Các chiến lược và mục tiêu của tổ chức thể hiện sức sống của một tổ chức, vượt lên trên tất cả là sáng tạo. Chỉ có sáng tạo mới thiết kế được một tổ chức năng động, có sức sống vượt thời gian và đổi mới toàn diện. Sáng tạo là tiền đề thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược khi bắt tay vào thiết kế tổ chức.
Bảng 1.2: Loại chiến lược và mục tiêu thiết kế tổ chức
Loại chiến lược và mục tiêu Đặc điểm cơ cấu được dự báo
Sáng tạo - để hiểu và quản lý các quy trình và công nghệ mới
Nghi thức hoá thấp; Phân quyền Cấp bậc bằng phẳng
Khác biệt hóa thị trường - chuyên môn hoá vào thị hiếu khách hàng
Tính phức tạp từ trung bình đến cao Nghi thức hoá cao - trung bình; Tập trung hoá vừa phải
Kiểm soát chi phí - tạo ra sản phẩm tiêu chuẩn hoá một cách hiệu quả
Nghi thức hoá cao; Tập trung hoá cao; Tiêu chuẩn hoá cao và Tính phức tạp thấp
1.2.6.2 Các loại hình cơ cầu tổ chức
Chuyên môn hóa/khác biệt hoá công việc;
Phòng ban hóa (Departmentalization);
Phạm vi kiểm soát;
Phân quyền/tập trung hóa;
Công thức hoá (Formulazition).
Chuyên môn hóa/khác biệt hoá công việc liên quan đến cách thức tổ chức lao động theo từng ngành nghề/sản phẩm. Quy trình tác nghiệp theo chuyên môn sâu của từng bộ phận hay đơn vị. Chẳng hạn như tổ chức của một cảng vụ hàng không bao gồm nhiều chuyên môn khác nhau: không lưu, điều khiển bay, an ninh, vận chuyển hành khách và hàng hóa v.v…; nghĩa là cả hai lĩnh vực kỹ thuật và dịch vụ đều đòi hỏi tính chuyên môn/ sự khác biệt công việc rất cao. Ngoài ra, có rất nhiều các doanh nghiệp lớn thuộc ngành chế tạo cũng thường đòi hỏi tính chuyên môn hóa/ khác biệt hóa cao.
Phòng ban hóa (Departmentalization) thường áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo cách thức truyền thống. Phòng/ban là các bộ phận trung gian được phân chia theo hệ thống thứ bậc truyền thống: Chức năng, sản phẩm, lãnh thổ/địa lý hay khách hàng.
Thí dụ:
- Một công ty điển hình về thi công xây dựng được tổ chức bởi các phòng/ ban theo chức năng: Hành chính - tổ chức, Tài chính – kế toán, kỹ thuật thi công, Cung ứng vất tư, Đấu thầu v.v…;
- Một công ty điển hình về chế tạo loại hàng hóa bổ sung - máy in và mực in, được thiết kế theo chức năng sản phẩm;
- Một công ty điển hình về dịch vụ du lịch, ngân hàng… thường được tổ chức theo chức năng lãnh thổ hay khu vực;
Một công ty điển hình về đào tạo thường phân theo chức năng khách hàng (ngành học). Sơ đồ 1.7; 1.8; 1.9; 1.10 Sơ đồ các loại hình cơ cấu tổ chức phòng ban điển hình.
- Còn đối với một dự án, quản lý thường được tổ chức theo cơ cấu truyền thống, ma trận hoặc hỗn hợp. Do đặc thù cùa quản lý dự án, nên cơ cấu tổ chức thường được thể hiện bởi một hệ thống thứ bậc quản lý rất rõ ràng, qua đó lập ra các kênh báo cáo và mạng lưới thông tin chính thức xuyên suốt; chỉ dẫn các chức năng song song và phối hợp; phạm vi phân cấp trách nhiệm hoặc hợp tác và những mối liên hệ giữa các cơ cấu bộ phận bên trong và bên ngoài của tổ chức.
Ngoài ra, nhóm các loại hình như chuỗi mệnh lệnh, phạm vi kiểm soát, phân quyền/ tập trung hóa, công thức hoá v.v… thuộc về hành vi liên quan đến quá trình điều hành doanh nghiệp, khiến các nhà lãnh đạo cần phải cân nhắc để thiết kế một tổ chức phù hợp với hoàn cảnh cụ thể trong bối cảnh thị trường có quy mô toàn cầu với tính chất cạnh tranh ngày càng phức tạp và liên tục thay đổi. Một tổ chức phải hội đủ các tiêu chuẩn: linh động, mở, uyển chuyển và dễ thích nghi là mục tiêu chính yếu của công tác thiết kế tố chức đối với các nhà quản trị cấp cao. CÔNG TY A Các đồ dùng thương mại Thiết bị điện tử Các đồ gia dụng loại lớn Các đồ gia dụng loại nhỏ CÔNG TY A MIỀN TÂY TÂY NGUYÊN PHÍA BẮC PHÍA ĐÔNG
Hình 1.8: Các loại cơ cấu tổ chức phòng ban hóa theo lãnh thổ
CÔNG TY A
THIẾT KẾ SẢN XUẤT
TÀI CHÍNH NHÂN SỰ
Hình 1.7: Các loại cơ cấu tổ chức phòng ban hóa theo chức năng
1.2.6.3 Các mô hình thiết kế tổ chức