IV. Lợi nhuận sau thuế TNDN 1.110 1.154 1
2.3.2.Nguyên tắc tổ chức của doanh nghiệp điện lực Chăm Pa Sắc
Doanh nghiệp điện lực Chăm Pa Sắc là công ty chuyên sản xuất, kinh doanh các thiết bị điện và xây dựng các công trình điện, nên việc đạt được mục tiêu về doanh số cũng như hiệu quả công việc là nguyên tắc tổ chức đầu tiên mà Ban giám đốc công ty đặt ra. Việc tổ chức trong công ty phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của một công ty điện nên các phòng ban trong công ty luôn có các tổ điện, tổ xây lắp...nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng. Đồng thời Ban giám đốc công ty xác định là công ty vừa và nhỏ, với nguồn lực cả về vật lực lẫn tài lực so với đối thủ cạnh tranh là không đủ lớn. Chính vì vậy, công ty luôn đặt ra tiêu chí bộ máy tổ chức phải được tổ chức sao cho có hiệu quả nhất, không chỉ gọn nhẹ mà còn phải có hiệu quả trong công
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 2011 2012 2013 trên đại học đại học TC-CĐ CNKT CNPT
việc. Chính vì là công ty nhỏ nên mục tiêu đặt ra thì phải đạt được, biết tích tiểu thành đại, đi từ nhỏ đến lớn, không làm thì thôi đã làm là phải chiến thắng. Do đó, nguyên tắc tổ chức gắn với mục tiêu là nguyên tắc được ưu tiên hàng đầu trong nguyên tắc tổ chức của công ty điện lực Chăm Pa Sắc.
Bên cạnh đó, trong xu thế hội nhập như hiện nay đặt ra cho các doanh nghiệp Lào nói chung, các doanh nghiệp nhỏ nói riêng trong đó có Công ty điện lực Chăm Pa Sắc nhiều thách thực lớn đặc biệt là nguy cơ phá sản của các doanh nghiệp nhỏ là khó tránh khỏi. Bởi lẽ, sự cạnh tranh ồ ạt của các công ty tầm cỡ trong nước, đặc biệt là các công ty nước ngoài với quy mô lớn trên thương trường ngày càng khốc liệt mà sức cạnh tranh của các công ty nhỏ là có hạn. Với những hiểu biết và quan tâm đến những thay đổi của thời cuộc, ban Giám đốc công ty đặc biệt quan tâm đến sự linh hoạt, ứng biến với mọi sự thay đổi của môi trường, hay nói cách khác ban Giám đốc công ty chú ý nhiều đến nguyên tắc linh hoạt trong tổ chức bộ máy của doanh nghiệp mình. Thật vậy, ngay từ khi mới thành lập từ năm 1993 đến nay công ty đã gặp không ít khó khăn do sự biến đổi mạnh mẽ của môi trường như luật doanh nghiệp năm 2005, chính sách của nhà nước, giá xăng dầu tăng…Chính vì vậy, Ban giám đốc công ty đặc biệt quan tâm đến nguyên tắc linh hoạt trong công tác tổ chức bộmáy. Do đó, nhiều lần công ty đã sửa đổi cơ cấu bộ máy cho phù hợp với hoàn cảnh. Việc tổ chức đó giúp công tynăng suất sản xuất, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi người được phân hóa rõ ràng, góp phần mở rộng sản xuất, quy mô hoạt động ngày càng tăng. Và cũng để cho công việc luôn thông suốt, mỗi người trong công ty biết được chức năng, nhiệm vụcũng như quyền hạn của mình, Ban giám đốc công ty đã phân chia công việc và trách nhiệm của mỗi phòng ban như sau:
Phòng kế toán:
-Quan hệ với đối tác bên ngoài vềlĩnh vực thuế, BHXH; -Theo dõi, kiểm tra chặt chẽ các hợp đồng kinh tế;
-Cân đối tình hình thu chi tài chính của công ty một cách có hiệu quả và hợp lí;
-Liên hệ với chủđầu tư để quyết toán các công trình xây lắp;
-Kiểm tra, xác minh giá cả vật tư hàng hóa của tất cả các đơn hàng, báo giá của bộ phân có liên quan;
-Có quyền kiểm tra tất cả các bộ phận chức năng khi nghi ngờ có gian lận;
-Thay mặt giám đốc giải quyết các công việc của công ty khi giám đốc đi vắng trong chức năng cho phép.
Với trách nhiệm và quyền hạn trên giúp nhân viên của phòng kế toán biết mình làm những việc gì, đâu là quyền hạn của mình. Chính vì vậy, công việc của phòng kế toán luôn được phối hợp nhịp nhàng, mà đây lại là một phòng quan trọng nắm toàn bộ tài chính của công ty. Do công việc luôn thông suốt nên các vấn đề liên quan tới tài chính công ty luôn được phòng kế toán hoàn thành xuất sắc, giúp công ty tiết kiệm khá nhiều chi phí, nâng cao hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
Phòng Kỹ thuật - KCS:
-Chịu trách nhiệm chung công việc liên quan đến kĩ thuật;
-Theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc, nhật kí công trình, đôn đốc, nhắc nhở nhân viên thực hiện công việc đã giao;
-Tìm hiểu khách hàng (các thông tin về báo giá, chất lượng thi công …);
-Kiểm tra kĩ bản vẽ thiết kế cơ khí, các đề nghị vật tư, danh mục thí nghiệm vật tư, thiết bị công trình, các khoản tạm ứng để giải quyết công việc;
-Báo cáo hàng tuần cho giám đốc về tiến độ thực hiện các công trình xây lắp cho khách hàng;
-Được quyền đình chỉ ngay công việc hoặc yêu cầu sửa chữa những sai sót nếu thấy không an toàn, không đúng yêu cầu kỹ thuật tại các bộ phận sản xuất;
-Được quyền đề nghị Quản đốc phân xưởng cơ điện hỗ trợ, điều động nhân viên nếu có thông tin xử lí sự cố công trình xây lắp;
-Được phép ký báo giá các công trình xây lắp đơn lẻkhi ban giám đốc đi vắng.
Đây là một phòng cực kì quan trọng của công ty, nó liên quan đến hình ảnh chất lượng sản phẩm của công ty cũng như hiệu quả hoạt đông kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm của phòng kỹ thuật là đòi hỏi cần thiết. Các quy định trên giúp phòng kỹ thuật biết được tầm quan trọng của mình, cũng như quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công ty, không ảnh hưởng cũng như xâm phạm quyền hạn
của người khác. Do đó, hoạt động của phòng kỹ thuật luôn đạt mục tiêu mà công ty đề ra, đưa hình ảnh công ty điện lực Chăm Pa Sắc lên tầm cao mới trong lĩnh vực điện và tạo được lòng tin đối với khách hàng.
Phòng Kinh doanh - kế hoạch - Vật tư:
-Điều hành mọi hoạt động được giám đốc giao;
- Marketing tìm khách hàng mới, chịu trách nhiệm báo giá, xử lí đơn hàng và các vấn đề về quan hệ khách hàng, hậu mãi…;
-Tìm nhà cung cấp vật tư, thiết bị đầu vào phục vụ cho sản xuất và thương mại;
-Quản lí vật tư, chịu trách nhiệm kiểm soát về nội dung và ký vào các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu công tác, lệnh sản xuất;
-Chịu trách nhiệm xem xét kĩ về nội dung trước khi ký nháy hợp đồng kinh tế, bảng chào giá, hồsơ thầu trình giám đốc phê duyệt;
-Hỗ trợ phòng kế toán công nợ theo dõi và phân công thu công nợ; -Được quyền tham gia vào quá trình tuyển nhân viên khi có yêu cầu. Lập ra hướng đào tạo đối với những nhân viên mới chưa thông suốt trong công việc;
-Được hưởng các chế độ khác theo đúng quy định của công ty và nhà nước;
-Điều động nhân viên, bố trí sắp xếp công việc cụ thể cho nhân viên trong tổ;
-Lập bảng dự trù kinh phí thi công có ký duyệt của trưởng bộ phận và chuyển Ban giám đốc phê duyệt.
Quyền hạn và trách nhiệm của phòng kinh doanh – kế hoạch – vật tư là khá nhiều, một mặt giúp nhân viên nắm rõ quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công ty, mặt khác có thể thấy rằng một số trách nhiệm của phòng có liên quan đến trách nhiệm của phòng khác như phòng kế toán, phòng kỹ thuật. Chính ví vậy, đôi khi các phòng này có sự chồng chéo trong công việc như việc kê vật tư, việc báo giá, quan hệ khách hàng…Tuy nhiên, bên cạnh đó việc phân chia như vậy cũng giúp cho nhân viên có sự hỗ trợ nhau trong công việc, gắn bó với nhau vì mục tiêu của công ty. Kết quả mà phòng kinh doanh đạt được trong quá trình làm việc mang về cho công ty một khoản thu nhập khá lớn, không thể không thừa nhận những thành tích mà phòng kinh đã đạt được trong thời gian qua.
Phân xưởng cơ điện:
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình sản xuất của phân xưởng cơ điện. Quản lí điều hành sản xuất của toàn bộphân xưởng;
- Nhận lệnh sản xuất, lập kế hoạch giao việc và theo dõi tiến độ sản xuất;
- Tổ chức, sắp xếp, quản lí người lao động và các thiết bị sản xuất, đảm bảo an toàn sản xuất và tính năng sử dụng thiết bị;
- Theo dõi tiến độ sản xuất, xử lí về mặt kỹ thuật sản xuất tại phân xưởng;
- Cung cấp thông tin về tiến độ cho phòng kinh doanh;
- Có quyền yêu cầu cung cấp thiết bị, tài liệu kỹ thuật để phục vụ sản xuất.
Phân xưởng cơ điện là bộ phận tập trung nhân lực của công ty mà đa số là công nhân, do đó việc quản lý là hết sức khó khăn. Và đây cũng là bộ phận nắm toàn chức năng sản xuất của công ty. Chính vì vậy, quyền hạn và trách nhiệm được quy định rõ ràng sẽ giúp nhân viên hiểu được trách nghiệm và công việc mình làm. Từ đó, giúp phân xưởng có sự phối hợp ăn ý trong công việc, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất của công ty.
Nhờ có sự phân chia rõ ràng và hợp lý giữa trách nhiệm và quyền hạn của mỗi phòng ban trong công ty. Kết quả, từ một cơ sở sản xuất nhỏ vài tỷ kíp hiện nay công ty có đến vài chục tỷ kíp, doanh thu năm sau luôn cao hơn năm trước. Đặc biệt, khi áp dụng nguyên tắc này công ty luôn bắt kịp xu thế của thời đại, phản ứng nhanh nhạy với mọi sự thay đổi của môi trường nên mới tồn tại và ngày càng phát triển như hiện nay.
Tuy nhiên, Ban giám đốc công ty chưa quan quan tâm đến một số nguyên tắc khác rất cần cho công tác tổ chức như nguyên tắc khoa học, nguyên tắc hợp lí…Chính vì vậy trong quá trình hoạt động công ty cũng có những thiếu xót nhỏdo không quan tâm đến các nguyên tắc đó. Nhưng cũng có những nguyên tắc Ban giám đốc công ty đặc biệt quan tâm tuy không thể hiện rõ trong công tác tổ chức như nguyên tắc lấy chất lượng làm trọng chứ không lấy số lượng làm chủ yếu mà thể hiện rõ trong quá trình sản xuất và đạt được kết quả không nhỏ. Đó là công ty đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã khẳng định thương hiệu của công ty điện lực Chăm Pa Sắc trên thị trường.
Nó là một động lực thúc đẩy các cán bộ công nhân viên trong công ty làm việc hết mình và tin tưởng một tương lai tươi sáng hơn.