5. Bố cục của đề tài
2.2.1.2 Thủ tục tại phiên hòa giải
Trước khi tiến hành phiên hòa giải, Thư ký Tòa án có nhiệm vụ kiểm tra sự có mặt của các thành phần được triệu tập tham gia phiên hòa giải. Khi kiểm tra, Thư ký Tòa án yêu cầu người tham gia phiên hòa giải xuất trình giấy triệu tập, giấy tờ tùy thân có dán ảnh và các giấy tờ khác có liên quan (nếu có). Khi phiên hòa giải bắt đầu Thư ký Tòa án báo cáo sự có mặt của các đương sự với Thẩm phán. Khi tiến hành hòa giải, Thư ký có nhiệm vụ ghi biên bản hòa giải. Thư ký Tòa án ghi biên bản hòa giải phải có đầy đủ nội dung được quy định tại Điều 186 BLTTDS như thời gian, địa điểm, thành phần tham gia, ý kiến của các đương sự,... Khi ghi biên bản, phần đầu trong biên bản thường có sẵn mẫu, Thư ký Tòa án chỉ cần điền thông tin đúng như yêu cầu. Phần thứ nhất những người tiến hành tố tụng phải được ghi đầy đủ họ tên, chức danh. Phần thứ hai những người tham gia phiên hòa giải phải ghi đầy đủ họ tên, vị trí tố tụng của các đương sự, trường hợp có đương sự vắng mặt thì phải ghi rõ vắng có lý do hay không có lý do. Đối với trường hợp có đương sự vắng mặt nhưng phiên hòa giải vẫn được tiến hành thì cũng phải ghi rõ lý do vào biên bản hòa giải. Đối với trường hợp đương sự vắng mặt dẫn đến phiên hòa giải không tiến hành được thì Thư ký Tòa án cũng phải ghi rõ những lý do và hậu quả pháp lý đúng như giải thích của Thẩm phán tại phiên hòa giải. Ghi phần trình bày của các đương sự, ghi theo từng vấn đề cần phải giải quyết trong vụ án. Ghi ý kiến của nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan (ghi tóm tắt nhưng rõ ràng, đầy đủ ý). Từng vấn đề thỏa thuận phải được ghi kết luận là các đương sự có thỏa thuận được hay không thỏa thuận được.
Sau khi đã ghi đầy đủ ý kiến của đương sự cũng như những nội dung đương sự thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được, Thư ký Tòa án phải ghi đầy đủ ý kiến của Thẩm phán chủ trì kết luận về kết quả của phiên hòa giải. Khi các đương sự thỏa thuận được với nhau về vấn đề phải giải quyết trong vụ án, thì Thư ký Tòa án giúp Thẩm phán lập biên bản hòa giải thành. Thư ký cần lưu ý là khi hòa giải thành sẽ có 2 biên bản, một biên bản hòa giải và một biên bản hòa giải thành; biên bản hòa giải thành phải được gửi ngay cho các đương sự tham gia hòa giải. Đối với các đương sự vắng mặt mà việc hòa giải thuộc trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 184 BLTTDS thì Thư ký Tòa án phải gửi ngay biên bản hòa giải thành cho các đương sự vắng mặt.
Vai trò của Thƣ ký Tòa án trong giai đoạn xét xử sơ thẩm vụ án dân sự
Trong biên bản hòa giải thành cần ghi: “Trong thời hạn 7 ngày, kể từ ngày lập biên bản hòa giải nếu đương sự nào có thay đổi ý kiến về sự thỏa thuận thì phải làm thành văn bản gửi cho Tòa án”. Biên bản hòa giải phải được Thẩm phán chủ trì phiên hòa giải ký tên và đóng dấu của Tòa án vào biên bản. Các đương sự tham gia phiên hòa giải phải ký tên hoặc điểm chỉ vào biên bản hòa giải. Trong trường hợp các đương sự thoả thuận được với nhau về việc giải quyết toàn bộ vụ án nhưng không thoả thuận được với nhau về trách nhiệm phải chịu án phí hoặc mức án phí, thì Toà án không công nhận sự thoả thuận của các đương sự mà tiến hành mở phiên toà để xét xử vụ án. Thư ký lưu ý, khi ghi biên bản, tránh viết dài, không rõ trọng tâm yêu cầu của đương sự, dùng từ ngữ mang tính địa phương khó hiểu.
Một vấn đề vướng mắc ở đây là tại Điều 186 BLTTDS quy định về biên bản hòa giải nhưng không quy định việc công khai biên bản hòa giải cho các đương sự nghe lại nội dung hòa giải sau khi kết thúc phiên hòa giải, việc công khai biên bản hòa giải sẽ có tác dụng tích cực, sẽ minh bạch hơn đối với biên bản hòa giải và quá trình hòa giải. Hơn nữa biên bản hòa giải là biên bản thể hiện diễn biến phiên hòa giải, thể hiện ý chí thật sự của đương sự về việc giải quyết vụ án và vì vậy đương sự có quyền được nghe lại nội dung hòa giải sau khi kết thúc phiên hòa giải.