3.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Sau gần 10 năm công ty đi vào hoạt động, với đội ngũ lãnh đạo nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh và đội ngũ quản lý điều hành đều là những người có trình độ cao, có khả năng tiếp thu và thực hiện các công việc nhanh chóng, đảm bảo mọi hoạt động của công ty luôn thuận lợi, trên tinh thần xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ theo sơ đồ sau:
20
Nguồn: Phòng Nhân sự công ty TNHH Trang Khanh, 2014
Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Trang Khanh
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Ban Giám Đốc công ty
Giám đốc công ty có quyền quyết định việc điều hành hoạt động công ty và đại diện cho toàn quyền công ty trong mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xây dựng các mục tiêu và cam kết chất lượng nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho công ty.
Duyệt kế hoạch, các phương án đầu tư, sản xuất, thương mại, hợp tác liên doanh, liên kết và các tài liệu, thủ tục của hệ thống chất lượng.
Đề ra chính sách chất lượng, chính sách môi trường phổ biến đến các cấp trong công ty, bảo đảm luôn duy trì và thực hiện.
Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu
Kiểm tra và đôn đốc tiến độ sản xuất của xí nghiệp, thực hiện công tác tiếp thị và ký kết hợp đồng với khách hàng trong và ngoài nước.
Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong việc tìm kiếm, khai thác, duy trì và mở rộng thị trường tiêu thụ. Tìm kiếm các đối tác liên doanh liên kết trong và ngoài nước, đề xuất các phương án kinh doanh có hiệu quả trong mọi lĩnh vực sản xuất của công ty.
Giám Đốc
Phòng Kinh Doanh
Xuất Nhập Khẩu Quản Lý Chất Lượng Phòng Công Nghệ
Phòng Nhân Sự Phòng Kế Toán Phòng Kỹ Thuật Quản Lý Máy Móc
Cán Bộ Công Nhân Cán Bộ Nhân Viên Kế Toán
Tổ Vận Hành
Tổ Sửa Chữa
21
Tham mưu cho Ban Giám Đốc công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn công ty và các đơn vị trực thuộc bao gồm: kế hoạch dài hạn, kế hoạch hằng năm, kế hoạch quý, tháng định kỳ.
Tổ chức mạng lưới tiếp thị, thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin về thị trường, giá cả hàng hóa hàng ngày báo cáo Ban Giám Đốc công ty để xử lý kịp thời cho các phương án kinh doanh.
Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong việc soạn thảo, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Soạn thảo, dịch thuật các văn bản chào giá và các thông tin kinh tế có liên quan tới công tác sản xuất kinh doanh.
Tổ chức đăng ký thương hiệu hàng hóa của đơn vị, kết hợp với các bộ phận liên quan thiết kế mẫu mã bao bì, thương hiệu, nhãn hiệu sản phẩm tiêu thụ nội địa và xuất khẩu trình Ban Giám Đốc phê duyệt. Đề xuất xây dựng các phương án tham gia các kỳ hội trợ triễn lãm, trưng bày sản phẩm quảng cáo, khuyến mại phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm của đơn vị.
Phòng Công nghệ quản lý chất lượng
Giúp Ban Giám đốc quản lý về kỹ thuật chế biến, chất lượng sản phẩm, nghiên cứu sản xuất các mặt hàng mới, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
Xây dựng, quản lý và phát triển các quy trình chất lượng trong toàn công ty.
Có trách nhiệm giúp Ban Giám Đốc đề ra hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm, trên cơ sở đó kiểm tra các bộ phận có liên quan về việc thực hiện các hệ thống chất lượng do công ty đề ra.
Thực hiện các công việc có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng HACCP, ISO 9001:2000. Hướng dẫn giám sát kỹ thuật chế biến trong suốt quá trình sản xuất, chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng lô hàng cho từng khâu chế biến, đảm bảo qui trình HACCP để xuất khẩu ra thị trường một cách thuận lợi. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng Kế Toán
Đây là phòng ban quan trọng trong việc thu thập ghi chép và tổng hợp số liệu của các bộ phận trong toàn công ty, có trách nhiệm phân bổ và hạch toán chi phí, tính toán lợi nhuận cho công ty, giúp Ban Giám Đốc có cơ sở chỉ đạo trong việc thực hiện được mục tiêu của công ty đề ra.
22
Kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động tài chính, đảm bảo đúng nguyên tắc chế độ Nhà nước, quy định quản lý hóa đơn nhập, xuất tại công ty do Bộ Tài chính phát hành.
Tham mưu cho Giám đốc về việc lập và thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm, quý, đáp ứng cho sản xuất, các chế độ chính sách được duyệt, chấp hành việc thu nộp ngân sách hàng năm của công ty.
Lập các thủ tục đề nghị để được hưởng chế độ ưu đãi. Theo dõi nợ tiền vay, tiền gửi nợ, tạm ứng, báo cáo thuế và các khoản phải thu, phải nộp và các khoản phải trả khác.
Phân tích hiệu quả hoạt động kinh tế nhằm đánh giá đúng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tham mưu cho Giám đốc về quản lý tài chính và công tác thu chi sử dụng vốn và vòng quay vốn có hiệu quả.
Phân tích hoạt động tài chính báo cáo kim ngạch xuất khẩu cho Giám đốc và cơ quan thuế.
Phòng Nhân Sự
Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực cho công ty.
Quản lý người lao động, xây dựng quy chế tiền lương, chế độ phúc lợi, chính sách cho nhân viên.
Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với toàn bộ đội ngũ nhân viên trong công ty.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác huấn luyện, đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự phù hợp với công việc và tình hình thực tế. Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty về công tác quản lý hành chính, văn thư.
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của công ty. Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.
23
Phòng Kỹ thuật quản lý máy móc
Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Ban Giám Đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc thiết bị trong toàn công ty.
Chủ trì xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu của các phương tiện thiết bị theo định kỳ hằng năm. Ngoài ra, chỉ đạo và giám sát công tác sửa chữa, duy tu bảo dưỡng máy móc thường xuyên và định kỳ.
Giám sát, theo dõi, kiểm tra và phát hiện kịp thời những sự cố kỹ thuật trong quá trình vận hành sản xuất và đề xuất các phương án xử lý trình Giám Đốc phê duyệt.
Ngoài ra, bộ phận kỹ thuật phải thường xuyên liên hệ với bộ phận điều hành trong phân xưởng để thông tin cho nhau những qui trình sản xuất để sản phẩm làm ra phù hợp với yêu cầu khách hàng, đảm bảo chất lượng theo đúng yêu cầu của ban Giám đốc đề ra.
3.3.3 Tình hình nhân sự của công ty
Tính đến thời điểm tháng 06 năm 2014 thì tổng số lao động trong toàn công ty là 655 người. Trình độ lao động của công ty đang từng bước nâng cao, gia tăng trình độ cho cán bộ quản lý cũng như nâng cao tay nghề cho công nhân lao động trong hoạt động sản xuất. Cơ cấu lao động phân theo trình độ được thể hiện như sau:
Bảng 3.1: Cơ cấu lao động công ty TNHH CB thủy sản và XNK Trang Khanh
CHỈ TIÊU SỐ LƯỢNG (người) TỶ LỆ (%) Trình độ Đại học 75 11,45 Trình độ Cao đẳng 20 3,05 Trung học chuyên nghiệp 38 5,80 Lao động phổ thông 522 79,70 TỔNG SỐ LAO ĐỘNG 655 100,00
Nguồn: Phòng Nhân sự - Công ty TNHH Trang Khanh, 2014
Qua bảng số liệu về tình hình nhân sự của công ty tính đến thời điểm tháng 06/2014, ta thấy được lực lượng lao động của công ty với trình độ lao động phổ thông là khá cao (chưa kể lao động thời vụ) chiếm đến 79,7%.
24
Nguyên nhân của tình trạng này là do công ty chỉ tập trung sản xuất mặt hàng chủ lực là tôm sú nên đòi hỏi chất lượng của công nhân. Với số lượng lao động có trình độ Đại học chiếm 11,45%, đây là bộ phận quản lý của công ty, nhân viên làm việc trong các phòng ban, có chức năng hoạch định, quản lý, kiểm tra, đôn đốc các hoạt động của công ty. Số lao động còn lại trong công ty chủ yếu có trình độ Cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp, chiếm số lượng không lớn so với toàn lao động trong công ty, làm việc trong các nhà máy sản xuất, hỗ trợ các bộ phận quản lý trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Để thúc đẩy hoạt động sản xuất, kinh doanh có hiệu quả và ngày càng phát triển trong thời gian tới, công ty đang đề ra các chính sách về đào tạo các kỹ năng nghề nghiệp, nghiệp vụ chuyên môn cho bộ phận quản lý của công ty đồng thời mở các lớp tập huấn nhằm nâng cao tay nghề cho công nhân lao động. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.3.4 Quy trình hoạt động xuất khẩu của công ty
3.3.4.1 Giai đoạn thu mua tôm nguyên liệu
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Hình 3.2: Sơ đồ quy trình thu mua thủy sản tại công ty Trang Khanh Nhìn vào sơ đồ, ta thấy công ty thu mua nguyên liệu chủ yếu qua ba nguồn cung cấp chính:
Nguyên liệu thu mua từ các ao nuôi đầu tư: chiếm khoảng 60% tổng sản lượng cung cấp hằng năm. Công ty ký hợp đồng hỗ trợ về tài chính, thức
Hộ nuôi trồng thủy sản
Thương lái mua nhỏ lẻ Chủ vựa thu mua lớn
Công ty Trang Khanh
25
ăn hoặc các hóa chất được phép sử dụng. Trước khi thu hoạch, công ty sẽ tiến hành lấy mẫu để kiểm tra các chất kháng sinh cấm trong vòng 5-7 ngày.
Nguyên liệu thu mua từ các đại lý: chỉ chiếm 30% tổng sản lượng thu mua. Các đại lý cung cấp đều được công ty đánh giá lựa chọn và đáp ứng đủ các điều kiện đảm bảo an toàn thực phẩm.
Nguyên liệu thu mua trực tiếp từ nông dân, hộ nuôi tôm nhỏ lẻ (không đầu tư): cung cấp khoảng 10% tổng sản lượng nguyên liệu thu mua. Trước khi thu hoạch, nông dân sẽ liên hệ với công ty và sẽ nhân viên xuống khảo sát, lấy mẫu, nếu đảm bảo chất lượng sẽ tiến hành ký hợp đồng thu mua nguyên liệu.
3.3.4.2 Quy trình sơ chế và bảo quản sản phẩm
Hàng thủy sản có đặc tính không thể để lâu sau khi chế biến nên muốn đảm bảo được chất lượng phải bảo quản trong điều kiện nhiệt độ thích hợp, đồng thời phải giữ được độ tươi mới của sản phẩm. Quy trình công nghệ được tóm tắt qua sơ đồ sau:
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Hình 3.3: Quy trình thu mua tôm chế biến xuất khẩu của công ty TNHH CB thủy sản và XNK Trang Khanh
Nông dân Sơ chế Phân loại Bao gói Chế biến Thành phẩm
nhập kho Xuất khẩu Tiếp nhận
Trạm thu mua Đại lý
26
Diễn giải quy trình:
Tiếp nhận, bảo quản, vận chuyển nhiên liệu: Một trong những khâu quan trọng then chốt để sản phẩm có chất lượng cao là giữ được độ tươi của tôm nguyên liệu trước khi đưa vào dây chuyền chế biến tôm, nếu giữ nhiệt độ của tôm càng thấp thì độ tươi của tôm càng kéo dài. Tôm sau khi thu hoạch phải cho vào thùng gỗ, nhựa hoặc thùng kim loại không gỉ. Đá muối tôm được xoay nhỏ và được trộn đều, cứ một lớp đá tiếp một lớp tôm.
Xử lý sơ chế nguyên liệu: nguyên liệu sau khi tiếp nhận được nhanh chóng đưa vào bể rửa. Tôm sau khi rửa sạch, được chuyển đến bể chứa gần dây chuyền chế biến. Trong quá trình chứa tôm, dùng nước đá để khống chế nhiệt độ trong bể.
Tôm sau khi ra khỏi bể lạnh được đưa vào phân loại, thực hiện bằng máy hoặc bằng tay.
Vặt đầu tôm: tùy theo hợp đồng ký kết với khách hàng mà quyết định chế biến tôm ở các dạng như tôm vặt đầu, tôm bóc vỏ, tôm nguyên con.
Bóc vỏ và gân: Mặt hàng bóc vỏ thường áp dụng cho những loại tôm có độ tươi và phẩm chất hơi kém so với tôm nhặt đầu.
Luộc chín, nhuộm màu: Mặt hàng tôm luộc chín, nhuộm màu được sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi nhập vào xưởng chế biến và phân loại theo kích cỡ, tôm được rửa sạch và đem luộc trong dung dịch nước muối có pha màu, bột phẩm màu được pha lỏng nước nóng, nhiệt độ từ 500C - 600C với nồng độ 2%. Tôm sau khi luộc được nhanh chóng xếp khuôn và cho vào ướp đông.
Lạnh đông tôm: Dùng tủ lạnh đông tiếp xúc, sản phẩm được đặt trực tiếp giữa nhứng bản kim loại, nhiệt độ lạnh đông từ (−350C) đến (−400C), trong thời gian từ 46 giờ.
Ra khuôn, vào hộp, đóng thùng để đưa vào kho trữ đông: Tôm đã được lạnh đông, làm bóng xong cần tách ra khỏi khuôn để đóng vào túi nilon, hộp giấy và vào thùng.
Trữ đông tôm: Sau khi bao gói, đóng thùng và dán nhãn hiệu, sản phẩm được nhanh chóng đưa vào kho bảo quản ở nhiệt độ (−180 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
C).
Sau khi đã hoàn tất các công đoạn, sản phẩm được đưa đến công ty vận chuyển và tiến hành xuất khẩu cho các khách hàng theo đơn hàng đã ký.
27
3.4 KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NGÀNH THỦY SẢN TẠI ĐỊA BÀN NGÀNH THỦY SẢN TẠI ĐỊA BÀN
Bạc Liêu hiện gồm có 30 doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu với gần 33 nhà máy chế biến hàng thủy sản trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu. Theo số liệu từ Cục thống kê tỉnh Bạc Liêu, các mặt hàng xuất khẩu chính của tỉnh chủ yếu là tôm sú, cá tra. Trong những năm qua với sản lượng và kim ngạch xuất khẩu không ngừng tăng trưởng đã đem lại cho tỉnh nhiều nguồn ngoại tệ, đóng góp không nhỏ vào ngân sách của tỉnh nhà. Với diện tích nuôi trồng thủy hải sản của tỉnh hơn 126 ngàn ha, trải rộng trên cả 2 vùng mặn và ngọt, với sản lượng trên 222 ngàn tấn/ năm.
Hiện nay, toàn tỉnh có gần 30 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực chế biến, xuất khẩu thủy hải sản, với tổng công suất chế biến khoảng 100.000 tấn/năm.Theo số liệu từ Tổng cục thống kê, cho ta thấy trong giai đoạn từ năm 2011 đến tháng 6 năm 2014, Bạc Liêu luôn đạt giá trị và sản lượng xuất khẩu thủy sản tăng dần qua các năm. Cũng trong 6 tháng đầu năm nay, các doanh nghiệp thủy sản đều hoàn thành các chi tiêu xuất khẩu và đạt lợi nhuận, không có trường hợp nào hàng bị trả về do không đảm bảo chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm, tỷ lệ hàng có giá trị gia tăng cao trong chế biến xuất khẩu đã tăng lên đáng kể.
Bảng 3.2: Sản lượng và giá trị xuất khẩu thủy sản của tỉnh Bạc Liêu giai đoạn 2011 – T6/2014
CHỈ TIÊU NĂM CHÊNH LỆCH (%)
2011 2012 2013 6T/2014 2012/2011 2013/2012 SẢN LƯỢNG (Nghìn tấn) 1.035,02 1.256,58 1.889,36 1.032,01 21,41 50,36 GIÁ TRỊ (triệu USD) 169,89 198,05 218,06 209,88 16,56 10,10 Nguồn: Tổng cục thống kê, 2011 – T6/2014
Tuy nhiên, các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu thủy sản vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong việc tiếp cận vốn tín dụng từ ngân hàng đối với nguồn vay trung dài hạn, mà chỉ vay được những khoản ngắn hạn theo từng thương vụ, do đó làm hạn chế đến việc hoạch định các chiến lược kinh doanh dài hạn của các doanh nghiệp. Nguyên nhân của tình trạng này là do hầu hết các doanh