6. Kết cấu đề tài
3.2.2.2.Khắc phục những bất cập trong công tác xây dựng mục tiêu chất lượng
Khi xây dựng mục tiêu chất lượng của các bộ phận, TBP cần tập hợp nhân viên, phổ
biến lại mục tiêu chung của công ty, giúp nhân viên thấu hiểu định hướng phát triển
trong năm mới và đề nghị nhân viên tham gia đề xuất các mục tiêu của bộ phận mình,
được định hướng bởi mục tiêu chung của công ty. Việc này cần thực hiện nghiêm túc, có ghi nhận bằng văn bản các ý kiến đóng góp và mục tiêu cuối cùng đã thống nhất trong toàn bộ phận.
Số lượng mục tiêu nên hạn chế, chủ yếu thể hiện đúng chức năng và kết quả hoạt
động của phòng ban, phải có con số cụ thể, có thể đo lường được, các bộ phận phải xây dựng cách thức thực hiện, kiểm soát và đánh giá mục tiêu này, trong đó cần xem xét đến khảnăng và nguồn lực đểđạt được mục tiêu này.
Để thực hiện được việc này, tất cả nhân viên trong công ty cần làm quen và tập sử
dụng công cụ đặt mục tiêu SMART, không những có thể dùng cho việc đặt mục tiêu chất lượng, mà còn có thểđặt mục tiêu cho từng công việc hàng ngày hoặc mục tiêu cho cá nhân.
S.M.A.R.T là tên viết tắt các chữđầu của 5 bước: Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Realistic (Có tính thực tiễn cao), Time-Bound (Đúng hạn định). Đây là một công cụ hết sức đơn giản được sử dụng để xác định các mục tiêu một cách rõ ràng để giúp các tổ chức xây dựng một kế hoạch hành
động chính xác nhằm đạt được kết quả tối ưu:
Specific (Cụ thể): công ty nên tập trung vào thiết lập và định nghĩa một cách rõ ràng các mục tiêu. Ví dụ, với mong muốn của công ty là đạt 10,000 khách hàng lắp đặt mới trong năm thì mục tiêu “đạt được 1000 khách hàng lắp đặt dịch vụ 1
Measurable (Có thể đo lường được): các mục tiêu có thể đo lường được bằng một
con số cụ thể, có thể dùng số lượng đạt được thực tế so với con số trong mục tiêu. Achievable (Có thể đạt được): không đặt mục tiêu quá cao so với khả năng thực
hiện, nhưng cũng không đặt quá thấp, khi thực hiện luôn đạt được mục tiêu,
không có động lực phấn đấu và phát triển. Cần xem lại khả năng thực hiện trong
quá khứ để đưa ra mục tiêu phù hợp với yêu cầu này.
Realistic (Có tính thực tiễn cao): công ty cần xem xét mục tiêu liên quan đến các
yếu tố môi trường vĩ mô và vi mô, như tình hình suy thoái kinh tế chung, hoặc số lượng đối thủ cạnh tranh, khả năng của đối thủ cạnh tranh.
Time-Bound (Đúng hạn định): cần thời hạn để hoàn thành các mục tiêu này, như
vậy mới có thời điểm để rút lại và đánh giá mục tiêu có đạt hay không.
Việc sử dụng công cụ này cần được đào tạo và tập thói quen cho toàn thể trong nhân viên trong công ty sử dụng, một khi đã sử dụng thành thạo công cụ này, việc đặt ra mục tiêu và hoàn thành mục tiêu sẽ nâng cao kết quả hoạt động của công ty nói chung và của từng bộ phận, từng cá nhân nói riêng.