6. Kết cấu đề tài
3.2.5.4. Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phù hợp mục đích phân tích của công ty
Công ty hiện đã và đang phát triển một phần mềm liên kết các chức năng của các phòng ban trong công ty với nhau, đồng thời chứa toàn bộ cơ sở dữ liệu mà công ty thu thập được. Tuy nhiên, công ty chưa thể hoàn toàn sử dụng cơ sở dữ liệu này để tổng kết,
đánh giá lại kết quả hoạt động, cũng như làm bằng chứng chứng tỏ sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
Để có thể sử dụng hiệu quả nguồn thông tin, dữ liệu này, công ty cần phải thực hiện qua một sốbước sau:
Xác định mục đích sử dụng thông tin, phân tích và xác định rõ ràng công ty đang
mong muốn có những gì từ những nguồn thông tin.
Xác định các thông tin cần thu thập dựa trên mục đích đã xác định.
Xác định cách thức thu thập các thông tin cần thiết đã nêu bên trên. Thu thập theo định kỳ các thông tin đã xác định.
Sau khi thực hiện các bước trên, công ty nên áp dụng các công cụ thống kê để phân
tích và đưa ra các quyết định dựa trên những con sốphân tích được. Làm được việc này là công ty sẽ áp dụng được nguyên tắc thứ 7 trong 8 nguyên quản lý chất lượng dành cho lãnh đạo mà tiêu chuẩn ISO 9004:2009 đưa ra, đó nguyên tắc ra quyết định dựa trên các sự kiện, số liệu chính xác, không dựa trên một cảm tính cá nhân nào.
Công cụ thông dụng nhất mà công ty có thể sử dụng là bảy công cụ thống kê cơ bản: biểu đồ tiến trình, phiếu kiểm tra, biểu đồ phân bố tần số, biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả (hay còn gọi là biểu đồxương cá), biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát.
Trong các cuộc họp giao ban hàng tuần và hàng tháng, công ty sẽ phân tích và từđó
chỉnh sửa và bổ sung thêm mục đích sử dụng, các thông tin khác so với những thông tin
đã có, từđó tạo ra nhiều cơ hội cải tiến hơn cho hệ thống quản lý chất lượng.