6. Kết cấu đề tài
2.2.5.3. Theo dõi và đo lường quá trình
Các quá trình hoạt động trong công ty được xây dựng thành các văn bản rõ ràng như
các quy trình, hướng dẫn công việc… Việc đo lường các quá trình này được thực hiện thông qua việc đo lường kết quả công việc, qua kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Khi kết quảkhông như mong đợi, các quy trình sẽđược mang ra phân tích và thay
đổi quy trình khi cần thiết. Nhưng qua khả sát, các hoạt động thực tế luôn đi trước và việc thay đổi quy trình luôn đi sau, có thể nói là việc ban hành một quy trình mới để phù hợp với sựthay đổi trong thực tế là khá chậm, thường trễ từ1 đến 3 tháng. Kết quả khảo sát cũng cho thấy hầu hết những người trả lời đều nhận biết được sự chậm chạp trong việc thay đổi của quy trình khi hoạt động thực tếthay đổi (điểm trung bình chung cho cả
2 cấp là 3,14/5).
Việc này xảy ra thường do các hoạt động thực tế cần được thực hiện thử nghiệm
trước một thời gian, khi quá trình đã đi vào ổn định thì mới tiến hành xây dựng thành
văn bản hoàn chỉnh. Thêm nữa, khi đã hoàn chỉnh và trình Ban lãnh đạo phê duyệt quy trình mới, lại có thêm các phát sinh cải tiến quy trình nên việc xây dựng được lặp lại, mất nhiều thời gian.
Hệ quả của việc chậm thay đổi quy trình khiến cho nhân viên nhiều khi không biết thực hiện công việc theo yêu cầu nào, thực hiện theo quy trình hay theo thực tế. Các cá nhân thực hiện theo dõi và giám sát hệ thống như Trợlý ĐDLĐ, đoàn đánh giá nội bộ
cũng khó khăn trong việc theo dõi và kiểm tra, không biết áp dụng theo quy định nào để