6. Kết cấu đề tài
3.2.5.2. Khắc phục việc không tìm ra nguyên nhân gốc của sự không phù hợp
Để khắc phục vấn đề này, Ban lãnh đạo công ty cần tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo với các phòng ban, hướng dẫn một số phương pháp tìm hiểu và phân tích nguyên nhân, có thể dùng thông thường nhất là bảy công cụ thống kê cơ bản, trong đó có phương pháp dùng biểu đồ nhân - quả, hay còn gọi là biểu đồ xương cá để tìm nguyên nhân gốc của vấn đề.
Theo Tạ Thị Kiều An và cộng sự (2010), trang 219, biểu đồ xương cá hay còn gọi là biểu đồ nguyên nhân – kết quả có tên gốc là phương pháp Ishikawa, là một phương pháp
nhằm nhận diện vấn đề và đưa ra giải pháp trong quản lý, lãnh đạo. Phương pháp này được ông Kaoru Ishikawa đưa ra vào những năm 1943 để giải thích cho các kỹsư của nhà máy thép Kawasaki về các yếu tốkhác nhau được sắp xếp và liên hệ với nhau như
thế nào. Nó được gọi là xương cá vì biểu đồ này có hình dạng giống xương cá.
Biểu đồxương cá là một công cụđược sử dụng để suy nghĩ và trình bày mối quan hệ
giữa một kết quả với các nguyên nhân tiềm tàng có thể ghép lại thành nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ, từđó giúp tổ chức xác định các nguyên nhân chính và phụ,
có hướng để sắp xếp giải quyết các nguyên nhân theo thứ tựưu tiên. Việc xây dựng biểu
đồ xương cá đòi hỏi sự phối hợp của nhiều thành viên trong tổ chức, từ đó giúp các
thành viên nâng cao sự hiểu biết, tư duy logic và sự gắn bó giữa các thành viên.
Từ việc xác định đúng các nguyên nhân gốc của vấn đề sẽ giúp công ty đề ra các biện pháp khắc phục thích hợp, giảm thiểu thiệt hại do sự không phù hợp gây ra, đồng thời đềra các hành động phòng ngừa chính xác, hạn chế việc lặp lại các sự không phù hợp đã xảy ra trong tương lai.
3.2.5.3. Khắc phục việc đưa ra các hành động khắc phục – phòng ngừa cho các điểm
không phù hợp
Để cải tiện tình trạng đề xuất các hành động khắc phục – phòng ngừa của các phòng ban, cần sự quan tâm thực hiện từ cả hai phía, Ban lãnh đạo và nhân viên các phòng ban,
trong đó nhấn mạnh đến sự quan tâm thực hiện của Trưởng bộ phận của bộ phận đề xuất
các hành động đó.
Về phía Ban Lãnh đạo, cần quan tâm sâu sát đến các hành động được đề xuất bởi các phòng ban, phân tích và chỉđạo thực hiện lại nếu đề xuất đó không phù hợp hoặc không thực hiện được, giới hạn thời gian phù hợp cho việc thực hiện. Song song đó, cần theo dõi và giám sát việc thực hiện, có các biện pháp xử lý mạnh mẽ nếu phòng ban đó
không thực hiện theo đúngđề xuất.
Về phía các phòng ban, cần nghiêm túc đề xuất các hành động khắc phục – phòng ngừa phù hợp, có thể tổ chức buổi họp toàn phòng, phổ biến lại tất cả các điểm không phù hợp và phân công cho các nhân viên thực hiện khắc phục, phòng ngừa.