6. Kết cấu đề tài
2.2.4.4. Quá trình mua hàng
Quá trình mua hàng được quy định cụ thể trong “Quy trình mua hàng”, mã kiểm soát PM – ADM – MH – 7.4. Quy trình quy định cụ thểcác bước từ nhận yêu cầu mua hàng,
xác định thông tin mua hàng, đặt hàng đến kiểm tra hàng khi về đến kho và thanh toán cho nhà cung cấp.
Để đảm bảo sựđồng bộ trên toàn hệ thống mạng cáp của công ty, khi mua các mặt
được Ban Giám đốc phê duyệt, phòng Hành chánh – mua hàng giữ danh sách này và liên hệ nhà cung cấp khi cần. Đối với các loại mặt hàng mới, công ty chưa từng sử dụng, luôn yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hàng mẫu để thử nghiệm trong một thời gian nhất
định, hoặc nếu là nhà cung cấp nước ngoài, không thể gửi mẫu được thì cần gửi các thông tin giới thiệu sản phẩm, nếu các thông số phù hợp sẽ cho mua thử nghiệm một số lượng ít. Công ty chủ yếu mua các thiết bị dùng cho mạng cáp như dây cáp, nút quang,
khuếch đại trục, khuếch đại nhánh, các đầu nối dây cáp, thùng nguồn,…. Các thiết bị
này chủ yếu mua từnước ngoài, nhà cung cấp quen từ khi công ty mới thành lập.
Bảng 2.11: Kết quả khảo sát nhân viên về quá trình mua hàng của LBC
S T T Nội dung khảo sát Cấp nhân viên Cấp quản lý Đ T B c h ung Điểm Đ T B Điểm Đ T B 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Sốngười trả lời Sốngười trả lời 1
Thông tin mua hàng luôn
được xác nhận trước khi
đặt hàng từ phòng Hành chánh
0 2 7 20 17 4,13 0 0 4 5 5 4,07 4,10
2
Công ty có xây dựng các tiêu chuẩn cho việc đánh
giá nhà cung cấp
0 4 32 10 0 3,13 1 3 5 4 1 3,07 3,10
3
Các nhà cung cấp luôn
được công ty đánh giá theo định kỳ
0 21 22 2 1 2,63 4 2 6 2 0 2,43 2,53
(Nguồn: tác giả tổng hợp sau khi khảo sát)
Về thông tin mua hàng: số lượng thiết bị cần thiết sử dụng cho một năm được khối kỹ thuật lập bảng dựtoán vào đầu năm, dựa trên khối lượng công việc dự kiến thực hiện
trong năm. Phòng Hành chánh – Mua hàng sẽ đảm nhận nhiệm vụ đặt hàng theo kế
hoạch đã được trình bởi khối kỹ thuật và phê duyệt bởi Giám đốc điều hành.
Khi đến đợt đặt hàng theo kế hoạch, Phòng Hành chánh – Mua hàng sẽ lập “Đơn đặt
hàng”, trong đó xác định tên các thiết bị cần mua (cả tiếng Việt và tiếng Anh), thông số
kỹ thuật, hình mẫu hoặc hàng mẫu, nhà cung cấp…tất cả các thông tin này phải được xác nhận lại thông qua chữ ký xác nhận của Giám đốc kỹ thuật bên cạnh các thông tin
này. Việc xác nhận các thông tin mua hàng cũng được xác nhận thông qua việc gởi “Phiếu đề nghị mua sắm”, trong đó xác định đầy đủ các thông tin về hàng hóa và do
chính người đề xuất xác nhận. Hoạt động này diễn ra rộng rãi và phổ biến trong toàn công ty nên phần lớn người trả lời bảng câu hỏi nhận thấy rằng các thông tin mua hàng của mình luôn được xác nhận và đảm bảo mua đúng hàng hóa mình cần (điểm trung bình của cả 2 cấp là 4,1/5).
Khi thiết bị về đến công ty, luôn có Giám đốc kỹ thuật hoặc nhân viên kỹ thuật do
Giám đốc kỹ thuật chỉđịnh sẽ kiểm tra chất lượng thiết bịtrước khi nhập kho. Việc này
được ghi nhận vào “Phiếu kiểm tra chất lượng và đề nghị nhập kho”, những thiết bị không đảm bảo chất lượng sẽ được tách riêng ra và trả về nhà cung cấp, đảm bảo các thiết bị có chất lượng tốt mới được nhập kho và sử dụng.
Ngay từ khi xây dựng quy trình mua hàng, công ty xác định việc đánh giá nhà cung
cấp là một trong những nguồn thông tin giúp công ty xác định đúng chất lượng thiết bị,
đảm bảo chất lượng tín hiệu không bị ảnh hưởng bởi các thiết bị. Việc đánh giá nhà
cung cấp cũng giúp công ty xác định được nhà cung cấp lâu dài cho hoạt động của công ty. Chính vì thế, công ty đã xây dựng 4 tiêu chuẩn chính cho việc đánh giá nhà cung cấp,
quy định về thời gian và nhân sự đánh giá nhà cung cấp cũng được công ty quy định trong “Quy trình mua hàng”. Bốn tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp bao gồm: giá cả, chất lượng, dịch vụ hỗ trợ và tiêu chuẩn vềgiao hàng; trong đó, tiêu chuẩn về chất lượng sẽ do Giám đốc kỹ thuật hoặc nhân viên kỹ thuật được chỉđịnh đánh giá, bộ phận Kho
tham gia đánh giá về khảnăng lưu kho, chống chọi lại với môi trường của vật tư, 3 tiêu
chuẩn còn lại sẽ do Phòng Hành chánh – Mua hàng đánh giá. Thời gian đánh giá được
quy định là cuối năm, chậm nhất là đến ngày 31/12 của năm phải hoàn tất đánh giá. Nhưng qua khảo sát, có 37/60 người được khảo sát không biết vềquy định đánh giá
nhà cung cấp này, không biết có các tiêu chuẩn dùng để đánh giá nhà cung cấp (điểm trung bình chung cả 2 cấp là 3,13/5). Điều này xuất phát từ một thực tếlà công ty chưa
thực hiện đánh giá nhà cung cấp theo định kỳ từ khi xây dựng quy trình đến nay, và hầu hết các cá nhân được hỏi đều cho rằng không thấy việc đánh giá nhà cung cấp được tiến
Tuy Ban lãnh đạo nhìn nhận từđầu việc đánh giá nhà cung cấp là quan trọng, nhưng chưa truyền đạt được tầm quan trọng này đến cho các cấp thực hiện bên dưới. Theo lý giải của các cá nhân có trách nhiệm thực hiện công việc này thì có một số nguyên nhân khiến họ bỏ qua công việc này: (1) họ không thấy được tầm quan trọng của việc đánh
giá nhà cung cấp, vai trò của việc đánh giá này với việc cải tiến chất lượng và cải tiến hệ
thống, (2) nhà cung cấp các thiết bị chủ yếu lại ởnước ngoài nên họchưa có khảnăng đánh giá trực tiếp tại công ty của nhà cung cấp, (3) công việc cuối năm thường bận rộn nên họ cũng bỏ qua những việc họ cho là không cần thiết, (4) không có chỉđạo và đốc thúc từ Ban Giám đốc và Ban Lãnh đạo hệ thống.
Do không đánh giá nhà cung cấp theo định kỳ, nên có một số thiết bịkhông đạt chất
lượng như mong đợi nhưng vẫn được công ty nhập về sử dụng, việc thay thế và sửa chữa gây tốn kém nhiều về thời gian và tiền bạc, điển hình như thùng nguồn cung cấp
điện cho các thiết bị trên mạng cáp (được mua bởi nhà cung cấp mới trong 3 năm trở lại
đây) thường xuyên bịhư hỏng so với thùng nguồn mua từ khi thành lập công ty.