6. Bố cục của khóa luận
1.3. Hoạt động của chuỗi cung ứng theo mô hình SCOR
Có nhiều các tiếp cận phân tích chuỗi cung ứng khác nhau (theo mục tiêu cuả M. Goldratt Eliyahu, theo cấu trúc,...), nhưng cách tiếp cận theo mô hình tham chiếu hoạt động chuỗi cung ứng SCOR (Supply Chain Operations Research) được sử dụng phổ biến nhất. Mô hình SCOR được hội đồng chuỗi cung ứng SCC (Supply Chain Council) sáng lập. Mô hình này định ra các thực hành tốt nhất, các thước đo hiệu quả hoạt động và các yêu cầu chức năng của các phần mềm cho từng quy trình cốt lõi của chuỗi cung ứng, quy trình con (subprocess) và các hoạt động.
Mô hình SCOR cung cấp cấu trúc nền tảng, thuật ngữ chuẩn để giúp các công ty thống nhất nhiều công cụ quản lý, như tái thiết quy trình kinh doanh, lập chuẩn so sánh, và phân tích thực hành tốt nhất. Các công cụ của SCOR tạo khả năng cho công ty phát triển và quản lý cấu trúc chuỗi cung ứng hiệu quả. Mô hình SCOR bao gồm bốn cấp độ từ khái quát đến chi tiết. Ba cấp độ ban đầu – quy trình, quy trình con, các hoạt động – được mô tả trong mô hình. Các quy trình hoạt động cụ thể, hay cấp độ thứ
4, được diễn giải chi tiết bằng biểu đồ dòng chảy công việc, thường được chuyên biệt hóa tùy theo chiến lược và yêu cầu cụ thể của từng công ty. Vì thế cấp độ 4 không được bao gồm trong tài liệu xuất bản chính thức của mô hình SCOR.
Bắt đầu từ cấp độ 1 và kết thúc là cấp độ 3, nội dung của SCOR có thể dùng để chuyển chiến lược kinh doanh của công ty thành cấu trúc chuỗi cung ứng phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh cụ thể. Trình tự sử dụng các cấp độ khác nhau của SCOR sẽ phụ thuộc vào xuất phát điểm và yêu cầu kinh doanh cụ thể.
1.3.1. Mô hình SCOR cấp độ 1
Ở cấp độ 1, công ty cần xác định rõ sự phù hợp của các quy trình kinh doanh với cấu trúc kinh doanh (các đơn vị kinh doanh, các vùng, v.v…) và với các đối tác chuỗi cung ứng. Từ đó tinh chỉnh các mục tiêu chiến lược của chuỗi cung ứng – những ưu tiên kinh doanh mà chuỗi cung ứng phải hỗ trợ đắc lực. Cấp độ 1 tập trung vào năm quy trình chuỗi cung ứng chính (hoạch định (plan), mua hàng (source), sản xuất (make), phân phối (delivery) và thu hồi (return).
Hình 1.8. SCOR định nghĩa các quá trình mức 1
Hoạch định: Theo mô hình SCOR, việc thiết lập kế hoạch được thực hiện trước tiên và thông qua tất cả các quá trình, từ phân tích thông tin phản hồi về nhu cầu thị trường đến kiểm tra, đánh giá các nguồn lực hiện có, dung lượng sản xuất, tồn kho, khả năng giao hàng. Các lựa chọn ở cấp độ này sẽ quyết định chi phí của hệ thống công nghệ thông tin, sẽ chỉ ra cho công ty liệu có thể ứng dụng được những thực hành tốt nhất nào.
Đầu vào của việc lập kế hoạch là nguồn thông tin được cung cấp từ tiếp thị và thông tin phản hồi từ các bộ phận khác. Kế hoạch được đánh giá là tốt khi cân đối được cung cầu, tiếp cận mục tiêu, kết nối được các bộ phận. Kế hoạch phải chủ động
quản lý được các hoạt động khác, phát hiện và thu ngắn các khoảng cách giữa các bộ phận, loại bỏ những công việc trùng lắp. Thông thường kế hoạch thể hiện dưới dạng lịch sản xuất chính (Master Production Schedule), theo đó, mọi bộ phận tự xác định và thi hành công việc của mình. Chìa khoá để kế hoạch thành công là thông tin, chìa khoá để kiểm soát kế hoạch cũng là thông tin.
Theo Dinesh Garg: việc xác lập kế hoạch cho chuỗi cung ứng là sự nỗ lực nhằm đạt mục tiêu chính của “sản xuất và phân phối sản phẩm trong thương mại, bảo đảm đúng số lượng, đúng nơi, đúng thời điểm với chi phí là nhỏ nhất.” Như vậy bản thân kế hoạch phải giải quyết nhiều mục tiêu mâu thuẫn với nhau.
Mua hàng: Quá trình này được thực hiện tại giao diện của mỗi lớp trong chuỗi với lớp phía sau nó được định hướng bằng kế hoạch chung của chuỗi và được thực hiện bởi bộ phận thu mua (Purchasing). Các chức năng khác có thể kể đến là:
Tổ chức xây dựng, điều phối hoạt động mạng lưới cung cấp và các các hoạt động vận chuyển bên trong (từ nhà cung cấp đến nhà máy và ngược lại).
Tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp mới cũng như sàng lọc các nhà cung cấp không đạt yêu cầu, cấp chứng nhận cho những nhà sản xuất đạt tiêu chuẩn.
Kiểm soát nguồn nguyên liệu (thông qua kho và sản xuất). Bảo đảm chất lượng nguồn hàng. Cung cấp thông tin kỹ thuật cần thiết cho các nhà cung cấp.
Thực hiện đàm phán, thương thuyết để có được mức giá có lợi nhất.
Thực hiện ký kết các hợp đồng với các nhà cung cấp. Đảm bảo thủ tục để bộ phận kế toán có thể thực hiện việc chi trả cho các nhà cung cấp một cách thuận lợi.
Sản xuất: Theo Wheelright & Hill, sản phẩm khác nhau được sản xuất từ nhu cầu sử dụng khác nhau và môi trường sản xuất những sản phẩm này cũng rất khác nhau. Trong mô hình SCOR, quá trình sản xuất được bố trí sau quá trình thu mua và trước phân phối sản phẩm. Quá trình này được phân tích thành 3 dạng là: sản xuất tồn kho MTS (Make To Stock), sản xuất theo đơn hàng MTO (Make To Order), thiết kế theo đơn hàng ETO (Engineer to Order). Dạng lắp ráp theo đơn hàng ATO (Assemply to Order) là dạng đặc biệt của MTO.
Các chiến lược quản lý sản xuất tương ứng:
Sản xuất tồn kho (MTS: Make To Stock): là một môi trường sản xuất mà sản phẩm được hoàn thành trước khi nhận được đơn đặt hàng của người mua.
Làm theo đơn hàng (MTO: Make To Order): là một môi trường sản xuất mà hàng hóa hoặc dịch vụ được tạo ra sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng.
Thiết kế theo yêu cầu (ETO: Engineer To Order): khách hàng yêu cầu nhà sản xuất thực hiện thiết kế toàn bộ các đặc điếm kỹ thuật cũng như quy trình sản xuất.
Lắp ráp theo đơn hàng (ATO: Assemble-to-order): là môi trường sản xuất nơi hàng hóa hoặc dịch vụ được lắp ráp sau khi nhận được yêu cầu của người mua. Tại đây, nguyên liệu cùng với bán thành phẩm được sử dụng để sản xuất tạo ra hàng hóa. Bao gồm các ý tưởng về thiết kế sản phẩm, sản xuất sản phẩm, quản lý chất lượng sản phẩm, quản lý hàng tồn kho.
Phân phối: Trong mô hình SCOR, quá trình này được bố trí tiếp theo quá trình sản xuất, nó mang sản phẩm từ nhà máy tới tay người tiêu dùng. Quá trình này được chia làm 3 quá trình riêng là phân phối hàng tồn kho, phân phối sản phẩm làm theo đơn hàng, phân phối sản phẩm đựơc thiết kế theo đơn hàng.
Đối với dạng sản xuất hàng tồn kho, việc phân phối sản phẩm chỉ thực hiện sau khi tìm được thị trường, khách hàng có yêu cầu mua hàng thì kế hoạch giao hàng mới được thiết lập. Khi đó, giống với 2 dạng sản xuất còn lại, cách thức giao hàng sẽ do thoả thuận 2 bên và thể hiện trên hợp đồng mua bán. Có 2 vấn đề cần quan tâm trong quá trình phân phối hàng hoá là:
Tổ chức quản lý mạng lưới phân phối.
Vận chuyến hàng hoá từ nhà máy đến người tiêu dùng.
Thu hồi nhằm tạo mạng lưới giải quyết, xử lý hàng lỗi, bù đắp hàng thiếu hụt, xử lý hàng dư thừa, thay thế hàng sai hỏng và hỗ trợ khách hàng gặp rắc rối với hàng đã nhận. Quá trình này được đánh giá là khá rắc rối, phiền toái và nhiều rủi ro nhất. Trong mô hình SCOR, quá trình này được thực hiện ở bất cứ quá trình nào xảy ra trong chuỗi đặc biệt là ở các giao diện giữa các lớp. Nó bao gồm 2 quá trình:
Xử lý hoặc trả lại nguồn nguyên vật liệu bị sai hỏng, thiếu hụt, dư thừa.
Nhận về và xử lý các hàng hoá dịch vụ đã phân phối bị trả lại.
Trong chuỗi khi xảy ra những vấn đề này, thông tin và sản phẩm lỗi được trả ngược về các lớp phía sau đến nơi là nguồn gốc phát sinh lỗi. Bộ phận này phải chịu trách nhiệm khắcphục hậu quả và gánh chịu những chi phí phát sinh.
thực hiện việc trả lại thì chi phí, thời gian đều tăng lên, lợi nhuận giảm xuống. Quá trình này thường cản trở dòng lưu thông trong chuỗi và không phù hợp với cấu trúc bên trong lẫn bên ngoài vì phải chia sẻ nguồn lực hiện có. Nó yêu cầu phải có hệ thống làm hàng lại, phân tích thông tin và đo lường kết quả công việc. Dù có các động thái khắc phục hậu quả nhưng sự cảm nhận chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của khách hàng đều giảm sút.
Tuy nhiên, có thể coi đây là nguồn cung cấp thông tin, số liệu trung thực về chất lượng sản phẩm và sự phản ứng khách hàng làm cơ sở cho các doanh nghiệp thực hiện các thay đổi và cải tiến thích hợp.
1.3.2. Mô hình SCOR cấp độ 2
Ở cấp độ 2, công ty cần tinh chỉnh lựa chọn về các quy trình chuỗi cung ứng của mình và xác định làm thế nào để quy trình tương thích với hạ tầng cơ sở kỹ thuật (bao gồm nhà xưởng, máy móc, trang thiết bị ở các địa điểm và hệ thống công nghệ thông tin). Cấp độ 2, hay cấp độ cấu hình (configuration level), hỗ trợ phát triển và đánh giá các lựa chọn cấp độ cao (ở mô hình SCOR cấp độ 1) cho cấu trúc quy trình chuỗi cung ứng, bằng việc lựa chọn “gia vị” cho hoạch định, mua hàng, sản xuất, phân phối và thu hồi. Điều này được thực hiện thông qua việc lựa chọn các quy trình con tương ứng, hay còn gọi là các danh mục quy trình, dựa trên chiến lược chuỗi cung ứng. Việc lựa chọn danh mục quy trình sẽ ảnh hưởng đến thiết kế ở mức độ 3 bởi từng hạng mục yêu cầu các hoạt động cụ thể rất khác biệt. Ví như các công ty sản xuất có rất nhiều danh mục lựa chọn về chiến lược sản xuất. Họ có thể sản xuất theo dự đoán về nhu cầu khách hàng (sản xuất để dự trữ), chỉ sản xuất khi có các đơn hàng trong tay (sản xuất theo đơn hàng), sản xuất trước các bộ phận và sau đó lắp ghép thành sản phẩm hoàn thiện khi nhận được đơn hàng (cấu hình theo đơn hàng), hoặc sản xuất hàng dựa trên đặc thù riêng của khách hàng và vì thế yêu cầu các cam kết cụ thể trước khi bắt đầu (chế tạo theo đơn hàng).
Khi các danh mục quy trình được lựa chọn, chúng sẽ được dùng để mô tả các cấu hình chuỗi cung ứng. Việc mô tả được thực hiện dưới hình thức một bản đồ chỉ ra chỗ nào là khách hàng, nhà cung cấp, kho bãi, nhà máy, và nơi tiếp nhận đơn hàng, và sử dụng danh mục quy trình để diễn giải các dòng chảy hàng hóa và thông tin chính. Về bản chất, điều này giống như ta chọn từ danh sách các quy trình ra những loại phù hợp rồi dùng nó vào đúng chỗ cần thiết.
Khi đã có cấu hình, chúng ta có thể phát triển và thử nghiệm các lựa chọn “tương lai” (“to be” options). Tuy nhiên, hãy cẩn trọng vì phân tích SCOR cấp độ 2 có thể chỉ ra rằng không thể tối ưu được tất cả lựa chọn “tương lai” của bạn do các hạn chế đang tồn tại, như chí phí vận tải quá cao. Nói cách khác, bạn có thể không thể kiểm tra thử tất cả các lựa chọn mong muốn trong một thời gian ngắn, mà cần phải có một lộ trình để chuyển đổi dần về cấu hình mong đợi.
1.3.3. Mô hình SCOR cấp độ 3
Tùy vào các hoạt động của mô hình SCOR cấp 1 và cấp 2 mà công ty có thể đưa ra những mô hình hoạt động thích hợp. Mô hình này sẽ thay đổi nếu mô hình cấp 1, 2 thay đổi.