6. Bố cục của khóa luận
2.3.2.3. Quy trình thu mua
Đàm phán kí kết hợp đồng Lập kế hoạch mua hàng Thực hiện hợp đồng
a. Đàm phán, ký kết hợp đồng
Việc đàm phán, ký kết hợp đồng rất được siêu thị coi trọng, đặc biệt là các hợp đồng cung cấp rau, củ, trái cây. Vì hầu hết các mặt hàng tiêu dùng việc đưa hàng về, định giá hàng đều phụ thuộc vào Maximark Cộng Hòa ở Thành phố Hồ Chi Minh. Đối với mặt hàng rau, siêu thị phải tìm được nhà cung cấp với chất lượng tốt và có giá rẻ nhất. Muốn làm được điều đó, siêu thị cần có chính sách đàm phàn thích hợp với nhà cung ứng. Thông thường siêu thị áp dụng phương pháp đàm phán trực tiếp. Với những nhà cung cấp mới chào hàng cho siêu thị, siêu thị thường dùng phương pháp đàm phán qua điện thoại, fax. Hai phương pháp này được kết hợp chặt chẽ trong quá trình đàm phán để dẫn đến việc ký kết hợp đồng. Để cuộc đàm phán đạt kết quả như mong muốn, cán bộ của siêu thị luôn phải cố gắng tìm kiếm thật nhiều thông tin về đối tác cũng như những thông tin về thị trường, những thông tin có liên quan tới nội dung cuộc đàm phán. Việc đàm phán các điều khoản thường được giao cho phòng kinh doanh. Giám đốc chỉ xem xét và ra quyết định cuối cùng.
b. Lập kế hoạch mua hàng
Sau khi hợp đồng được ký kết. Bộ phận bán hàng sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch mua hàng hàng ngày. Nhu cầu đặt hàng sẽ được báo trước 1 ngày cho nhà cung cấp chuẩn bị hàng. Việc lập kế hoạch mua hàng thường căn cứ vào tình hình bán hàng thời gian trước, lượng hàng tồn trong kho, khả năng bán hàng trong thời gian tới (dựa vào kinh nghiệm của nhân viên bán hàng). Dựa trên những căn cứ đó, siêu thị sẽ lên kế hoạch mua cho từng loại rau cụ thể đối với khách hàng cá nhân, riêng đối với khách hàng tổ chức như trường mẫu giáo, đơn vị bộ đội, siêu thị sẽ đặt hàng cho nhà cung cấp dựa trên số lượng đặt hàng của họ đối với siêu thị. Hơn thế nữa, đây là sản phẩm yêu cầu cần được dự trữ và bảo quản tốt nên tại quầy rau có hệ thông phun hơi nước giữ cho rau luôn tươi mới suốt cả ngày, cũng chính là kho dự trữ đối với mặt hàng rau tại siêu thị.
Ta thấy rằng sự bố trí mạng lưới kho hàng tại siêu thị như vậy là rất hợp lý, vì các loại rau được khách hàng tận mắt xem xét, lựa chọn, và nếu đồng ý thì khách hàng hoàn toàn có thể mua trực tiếp tại siêu thị. Điều đó cho thấy siêu thị rất tinh tế khi bố trí việc sắp xếp hàng rau trong kho ngay tại địa điểm bán hàng. Tuy nhiên, trong tương lai sắp tới, siêu thị cũng nên đầu tư nhiều hơn nữa cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản tốt mặt hàng này.
Mặt hàng rau là sản phẩm chỉ có thể bảo quản trong vòng 3 – 4 ngày nhưng mục tiêu siêu thị đề ra luôn mang đến những loại rau tươi nhất, nên đối với những loại rau không còn tươi nữa, chuẩn bị có nguy cơ hỏng sẽ được chuyển lên bộ phận căn tin của siêu thị. Vì thế mà việc tồn kho về sản phẩm này của siêu thị luôn ở mức thấp nhất. Việc lên kế hoạch mua hàng được giao cho nhân viên bán hàng tại quầy rau. Nhân viên quầy sẽ xem xét số lượng hàng còn trên quầy để đặt hàng với số lượng phù hợp. Họ có trách nhiệm lên kế hoạch mua hàng trong ngày đối với các mặt hàng đã được bán hết và sắp bán hết. Nhân viên sẽ đặt hàng qua phần mềm đặt hàng của siêu thị đó là một chiếc máy đặt hàng di động. Sau đó máy này sẽ được chuyển lên phòng kế hoạch kinh doanh của siêu thị, nhân viên kinh doanh sẽ tích hợp thông tin trong máy và hoàn tất đơn đặt hàng được gửi lên từ bộ phận bán hàng.
Tổ chức mạng lưới thu mua phù hợp với đặc điểm kinh doanh nguồn hàng và điều kiện vận tải là vấn đề hết sức quan trọng để nguồn hàng được kịp thời, đúng số
lượng, chất lượng và thời gian giao nhận hàng đáp ứng cho kinh doanh tránh sự tăng giá của các đơn vị cung ứng, lảng phí chi phí lưu thông, cũng như gặp khó khăn trong việc mua hàng do cạnh tranh trong thu mua, vì lẽ đó, siêu thị đã có các chính sách phù hợp, có phương thức mua hàng cụ thể. Trong thời gian vừa qua, siêu thị đã tiến hành thu mua các mặt hàng rau qua 2 hình thức:
Thu mua của thương lái địa phương
Mua trực tiếp của công ty sản xuất rau tại Đà Lạt
Với phương thức mua hàng của thương lái địa phương (qua trung gian), trên lý thuyết giá có thể đắt hơn nhưng thực tế khi mua tại cô Sáu siêu thị lại có những thuận lợi về mặt số lượng, chất lượng, giá cả hàng hóa, gần siêu thị( thương lái và siêu thị cách nhau khoảng 10km) …tuy nhiên, theo hình thức này đòi hỏi siêu thị phải có nhiều đầu tư, tìm hiểu về thương lái và lựa chọn các điều kiện thương mại áp dụng trong hợp đồng phù hợp. Do hàng hóa là rau nên cần đòi hỏi các phương thức bảo quản chu đáo, phương tiện vận chuyển phải mang tính cơ động, hợp lý và thỏa mãn các tính năng yêu cầu của hàng hóa. Xuất phát từ những yêu cầu đó, đa phần các loại rau siêu thị mua về là thuộc nhà cung cấp địa phương - rau được trồng tại địa phương, có thể vận chuyển nhanh và dễ dàng đến siêu thị. Một số mặt hàng rau khác do khí hậu tại địa phương không trồng được như sú trái tim, bí ngò,…siêu thị đã sử dụng hình thức mua qua đơn đặt hàng đối với công ty TNHH VIET.F.A.R.M tại Đà Lạt và công ty TNHH KIM QUY. Với hình thức này, để có hàng hóa thích hợp với số lượng, thời gian dựa vào mối quan hệ kinh doanh sẵn có hoặc thông qua đơn chào hàng của các hàng sản xuất kinh doanh, sau khi siêu thị đã khảo sát, điều tra, thăm dò và đánh giá chất lượng hàng hóa sẽ đàm phán ký kết hợp đồng và siêu thị sẽ lập đơn hàng và đặt hàng với các đơn vị nguồn hàng đã lựa chọn( công ty VIET F.A.R.M, Kim Quy, thương lái), bộ phận có trách nhiệm lên kế hoạch đặt hàng thuộc phòng kinh doanh của siêu thị và cơ sở để đặt hàng là thông qua các số liệu báo cáo đặt hàng của các nhân viên bán hàng. Nhìn chung, có thể nói mạng lưới thu mua hàng hóa của siêu thị rất đơn giản, tương đối phù hợp với đặc điểm, địa điểm của đơn vị nguồn hàng và nhu cầu của siêu thị, siêu thị đã luôn chú trọng đến các nguyên tắc phân bổ mạng lưới kho hàng trong quá trình tổ chức mạng lưới mua hàng như nguyên tắc thuận tiện, nguyên tắc an toán, nguyên tắc nhu cầu và hiệu quả kinh tế.
c. Thực hiện hợp đồng
Kết quả của công tác mua hàng phụ thuộc vào quá trình thực hiện các hợp đồng mua bán đã được ký kết. Sau khi ký kết hợp đồng, nhà cung cấp sẽ thực hiện vận chuyển hàng theo nhu cầu đặt hàng của siêu thị giá mua vào căn cứ vào bảng báo giá của nhà cung cấp được siêu thị chấp nhận. Vì rau xanh là mặt hàng có giá biến động theo thị trường nên giữa siêu thị và nhà cung cấp sẽ trao đổi thông tin về giá hàng ngày, giá rau xanh tại siêu thị phụ thuộc vào giá bên ngoài thị trường. Tuy nhiên, theo định kỳ 1 khoảng thời gian cố định, nhân viên siêu thị sẽ khảo sát giá sản phẩm cùng loại, cùng chất lượng của đối thủ cạnh tranh như Co.opmart Cam Ranh và các chợ thuộc địa bàn thành phố và báo lại cho giám đốc, nếu giá bên ngoài thị trường thấp hơn giá mà nhà cung ứng cung cấp cho siêu thị, bộ phận kinh doanh sẽ thông báo, đàm phán lại với nhà cung cấp. Trong thời gian nhất định, nếu nhà cung cấp không thể điều chỉnh giá cung cấp lại cho siêu thị, siêu thị sẽ cắt hợp đồng và tìm kiếm nhà cung cấp khác. Mặt khác, nếu giá ngoài thị trường cao hơn, nhà cung cấp yêu cầu siêu thị được tăng giá bán, siêu thị sẽ xem xét và mua với giá cao hơn cho chủ hàng. Tuy nhiên, nhà cung cấp phải báo sự thay đổi về giá này trước một thời gian nhất định được quy định trong hợp đồng 2 bên.
Hợp đồng cung cấp rau củ của siêu thị đều có thời hạn 1 năm.