6. Bố cục của khóa luận
2.3. HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU TRONG CHUỖI CUNG ỨNG
2.3.1. Công tác dự báo nhu cầu
Trong những năm gần đây, siêu thị Maximark Cam Ranh đã đạt được những thành công trong việc nắm bắt và xử lý thị trường. Các loại rau đưa về đều được bán hết trong ngày. Siêu thị đã có nhiều cố gắng trong việc liên hệ, phối hợp với các đơn vị nguồn hàng để đảm bảo có được sự ổn định về giá cả và chất lượng. Việc xác định nhu cầu thị trường không chỉ là trách nhiệm của phòng kinh doanh mà còn dựa trên số lượng đặt hàng của các nhân viên bán hàng tại quầy rau của siêu thị, các mối quan hệ làm ăn truyền thông, điều tra nguyện vọng của người tiêu dùng…
Công tác dự báo nhu cầu của khách hàng chỉ dựa trên cơ sở quan sát quá trình tiêu thụ, nghĩa là rau sạchđược người tiêu dùng đón nhận thì mới tiếp tục đặt hàng, dự đoán số lượng. Mặt khác, do dự báo nhu cầu thị trường dựa trên cảm tính, do đó việc nắm bắt nhu cầu tiêu dùng về sản phẩm rau thiếu chính xác về số lượng dẫn đến sự thiếu hụt hoặc ứ đọng, gây nên nhiều tổn thất. Tuy nhiên, sự thiếu hụt hay ứ đọng hàng hóa đã được ban lãnh đạo có các biện pháp khắc phục đúng đắn, giảm thiểu được nhiều tổn thất gây nên, cụ thể như:
Đối với sản phẩm rau, nếu khi mua về không tiêu thụ hết, có nguy cơ hỏng hay người tiêu dùng thờ ơ. Siêu thị đã nhanh chóng chia sẻ rủi ro bằng cách đem những sản phẩm này đi vào chế biến tạo thành những thức ăn vừa ngòn vừa bổ, đáp ứng nhu cầu ăn uống của khách hàng tại khu vực căn tin do siêu thị kinh doanh. Như vậy, siêu
thị không những đáp ứng được các chỉ tiêu đề ra, giúp quay nhanh dòng vốn kinh doanh mà còn tạo được ấn tượng tốt đẹp với người tiêu dùng.
2.3.2. Công tác thu mua
2.3.2.1. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác
Siêu thị kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trường hợp với sản phẩm rau, siêu thị có khá nhiều nhà cung ứng có khả năng cung cấp hàng cho siêu thị trên địa bàn thành phố như đã nói ở trên, vì vậy luôn có sự cạnh tranh giữa các nhà cung ứng. Việc lựa chọn một hay nhiều nhà cung ứng đều có những ưu, nhược điểm nhất định. Vì vậy siêu thị phải tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp đem lại cho mình nhiều lợi ích nhất. Khi lựa chọn nhà cung cấp, siêu thị thường căn cứ vào một số điểm sau:
1) Chất lượng hàng hóa 2) Uy tín của nhà cung cấp
3) Giá cả hàng hóa và các khoản giảm giá, chiết khấu có thể có 4) Khả năng cung cấp hàng hóa của nhà cung cấp
5) Phương thức thanh toán 6) Các dịch vụ kèm theo
Dựa trên các giấy tờ có liên quan của nhà cung cấp và một số yêu cầu như trên, siêu thị sẽ chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất.
Để nguồn hàng rau luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời cho hoạt động kinh doanh của siêu thị thì siêu thị phải có mối quan hệ lâu dài với những đơn vị nguồn hàng có uy tín, đảm bảo về số lượng, chất lượng hàng hóa. Vì vậy, siêu thị đã xem xét và nghiên cứu kĩ trước khi lựa chọn nhà cung ứng. Hiện nay, đối với mặt hàng rau, siêu thị đã cân nhắc và chọn được 1 số nhà cung ứng như sau:
Bảng 2.3 Các nhà cung ứng sản phẩm rau của siêu thị Maximark Cam Ranh
Mặt hàng Chủng loại Nhà cung ứng Số lượng đặt hàng
trung bình/tháng Rau bắp cải, cà chua, súp
lơ, bó xôi, bí ngòi, xà lách các loại, ớt ngọt Công ty TNHH Kim Quy( Số 4/20 Nguyễn Trãi – Đà Lạt – Lâm Đồng). 4 – 8 tấn
Rau Bí hồ lô, Karon, cà bi,…
Công ty TNHH VIỆT F.A.RM
3 – 6 tấn
Rau Cải, muống, dền, … Hộ kinh doanh Nguyễn Thị Sáu
6 – 12 tấn
( Nguồn: Phòng kế toán siêu thị Maximark Cam Ranh)
Ta thấy rằng việc siêu thị Maximark Cam Ranh lựa chọn các nhà cung ứng như trên là khá hợp lý, đối với các mặt hàng rau ở địa phương có thể sản xuất được, siêu thị đã chọn nhà cung cấp địa phương là hộ kinh doanh Nguyễn Thị Sáu, điều này đã giúp tiết kiệm rất nhiều trong chi phí thu mua, do giá mua rẻ hơn so với mua ở các công ty Đà Lạt vì chi phí vận chuyển thấp, hơn nữa an toàn, dễ bảo quản vì khoảng cách gần, việc làm này giúp siêu thị có nguồn cung ứng ổn định trong tương lai và hưởng những ưu đãi trong việc mua hàng trực tiếp, cũng như giúp tăng thêm thu nhập cho bà con nông dân địa phương, chất lượng rau thì đã được cơ quan chức năng địa phương kiểm định là an toàn vệ sinh thực phẩm. Bên cạnh đó, đối với những loại rau tại địa phương khó trồng hoặc trồng được với số lượng ít, siêu thị đã lấy hàng từ 2 nhà cung cấp (Công ty Việt F.A.R.M và Kim Quy, vì địa điểm ở Đà Lạt) nên chi phí mua có phần cao hơn vì họ sẽ tốn chi phí vận chuyển. Sở dĩ siêu thị lấy hàng từ 2 nhà cung cấp, mặc dù 2 nhà cung cấp này cung cấp các mặt hàng rau củ giống nhau xuất xứ từ Đà Lạt là vì siêu thị đã có chính sách so sánh giá cùng loại, cùng chất lượng đối với từng loại rau của 2 nhà cung cấp này và sản phẩm nào có giá mua rẻ hơn, siêu thị sẽ chọn nhà cung cấp đó.
2.3.2.2. Thiết lập mối quan hệ với đối tác
Thiết lập quan hệ kinh tế bằng hợp đồng thương mại với các nhà cung ứng: Để có nguồn hàng ổn định và đảm bảo nhà cung ứng không gây áp lực sau này, siêu thị sau khi khảo sát giá cả, chất lượng, nguồn hàng đã nhanh chóng ký kết hợp đồng mua bán. Hợp đồng này chính là cam kết của siêu thị và nhà cung ứng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong mối quan hệ trao đổi hàng hóa, trong hợp đồng mua bán hàng hóa gồm có những điều khoản về tên hàng, quy cách, ký mã hiệu, nhãn hiệu, số lượng, giá cả, phẩm chất, thời gian giao nhận, địa điểm giao nhận, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, bao gói, bốc dỡ,…
Ngoài duy trì mối quan hệ với đối tác bằng hợp đồng thương mại, siêu thị cũng duy trì mối quan hệ bằng thanh toán nhanh, đúng hẹn, không chiếm dụng vốn lâu, nhận hàng theo đúng chất lượng ghi trong hợp đồng, không đổi trả hàng, không tự ý cắt ngang hợp đồng.
2.3.2.3. Quy trình thu mua
Đàm phán kí kết hợp đồng Lập kế hoạch mua hàng Thực hiện hợp đồng
a. Đàm phán, ký kết hợp đồng
Việc đàm phán, ký kết hợp đồng rất được siêu thị coi trọng, đặc biệt là các hợp đồng cung cấp rau, củ, trái cây. Vì hầu hết các mặt hàng tiêu dùng việc đưa hàng về, định giá hàng đều phụ thuộc vào Maximark Cộng Hòa ở Thành phố Hồ Chi Minh. Đối với mặt hàng rau, siêu thị phải tìm được nhà cung cấp với chất lượng tốt và có giá rẻ nhất. Muốn làm được điều đó, siêu thị cần có chính sách đàm phàn thích hợp với nhà cung ứng. Thông thường siêu thị áp dụng phương pháp đàm phán trực tiếp. Với những nhà cung cấp mới chào hàng cho siêu thị, siêu thị thường dùng phương pháp đàm phán qua điện thoại, fax. Hai phương pháp này được kết hợp chặt chẽ trong quá trình đàm phán để dẫn đến việc ký kết hợp đồng. Để cuộc đàm phán đạt kết quả như mong muốn, cán bộ của siêu thị luôn phải cố gắng tìm kiếm thật nhiều thông tin về đối tác cũng như những thông tin về thị trường, những thông tin có liên quan tới nội dung cuộc đàm phán. Việc đàm phán các điều khoản thường được giao cho phòng kinh doanh. Giám đốc chỉ xem xét và ra quyết định cuối cùng.
b. Lập kế hoạch mua hàng
Sau khi hợp đồng được ký kết. Bộ phận bán hàng sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch mua hàng hàng ngày. Nhu cầu đặt hàng sẽ được báo trước 1 ngày cho nhà cung cấp chuẩn bị hàng. Việc lập kế hoạch mua hàng thường căn cứ vào tình hình bán hàng thời gian trước, lượng hàng tồn trong kho, khả năng bán hàng trong thời gian tới (dựa vào kinh nghiệm của nhân viên bán hàng). Dựa trên những căn cứ đó, siêu thị sẽ lên kế hoạch mua cho từng loại rau cụ thể đối với khách hàng cá nhân, riêng đối với khách hàng tổ chức như trường mẫu giáo, đơn vị bộ đội, siêu thị sẽ đặt hàng cho nhà cung cấp dựa trên số lượng đặt hàng của họ đối với siêu thị. Hơn thế nữa, đây là sản phẩm yêu cầu cần được dự trữ và bảo quản tốt nên tại quầy rau có hệ thông phun hơi nước giữ cho rau luôn tươi mới suốt cả ngày, cũng chính là kho dự trữ đối với mặt hàng rau tại siêu thị.
Ta thấy rằng sự bố trí mạng lưới kho hàng tại siêu thị như vậy là rất hợp lý, vì các loại rau được khách hàng tận mắt xem xét, lựa chọn, và nếu đồng ý thì khách hàng hoàn toàn có thể mua trực tiếp tại siêu thị. Điều đó cho thấy siêu thị rất tinh tế khi bố trí việc sắp xếp hàng rau trong kho ngay tại địa điểm bán hàng. Tuy nhiên, trong tương lai sắp tới, siêu thị cũng nên đầu tư nhiều hơn nữa cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản tốt mặt hàng này.
Mặt hàng rau là sản phẩm chỉ có thể bảo quản trong vòng 3 – 4 ngày nhưng mục tiêu siêu thị đề ra luôn mang đến những loại rau tươi nhất, nên đối với những loại rau không còn tươi nữa, chuẩn bị có nguy cơ hỏng sẽ được chuyển lên bộ phận căn tin của siêu thị. Vì thế mà việc tồn kho về sản phẩm này của siêu thị luôn ở mức thấp nhất. Việc lên kế hoạch mua hàng được giao cho nhân viên bán hàng tại quầy rau. Nhân viên quầy sẽ xem xét số lượng hàng còn trên quầy để đặt hàng với số lượng phù hợp. Họ có trách nhiệm lên kế hoạch mua hàng trong ngày đối với các mặt hàng đã được bán hết và sắp bán hết. Nhân viên sẽ đặt hàng qua phần mềm đặt hàng của siêu thị đó là một chiếc máy đặt hàng di động. Sau đó máy này sẽ được chuyển lên phòng kế hoạch kinh doanh của siêu thị, nhân viên kinh doanh sẽ tích hợp thông tin trong máy và hoàn tất đơn đặt hàng được gửi lên từ bộ phận bán hàng.
Tổ chức mạng lưới thu mua phù hợp với đặc điểm kinh doanh nguồn hàng và điều kiện vận tải là vấn đề hết sức quan trọng để nguồn hàng được kịp thời, đúng số
lượng, chất lượng và thời gian giao nhận hàng đáp ứng cho kinh doanh tránh sự tăng giá của các đơn vị cung ứng, lảng phí chi phí lưu thông, cũng như gặp khó khăn trong việc mua hàng do cạnh tranh trong thu mua, vì lẽ đó, siêu thị đã có các chính sách phù hợp, có phương thức mua hàng cụ thể. Trong thời gian vừa qua, siêu thị đã tiến hành thu mua các mặt hàng rau qua 2 hình thức:
Thu mua của thương lái địa phương
Mua trực tiếp của công ty sản xuất rau tại Đà Lạt
Với phương thức mua hàng của thương lái địa phương (qua trung gian), trên lý thuyết giá có thể đắt hơn nhưng thực tế khi mua tại cô Sáu siêu thị lại có những thuận lợi về mặt số lượng, chất lượng, giá cả hàng hóa, gần siêu thị( thương lái và siêu thị cách nhau khoảng 10km) …tuy nhiên, theo hình thức này đòi hỏi siêu thị phải có nhiều đầu tư, tìm hiểu về thương lái và lựa chọn các điều kiện thương mại áp dụng trong hợp đồng phù hợp. Do hàng hóa là rau nên cần đòi hỏi các phương thức bảo quản chu đáo, phương tiện vận chuyển phải mang tính cơ động, hợp lý và thỏa mãn các tính năng yêu cầu của hàng hóa. Xuất phát từ những yêu cầu đó, đa phần các loại rau siêu thị mua về là thuộc nhà cung cấp địa phương - rau được trồng tại địa phương, có thể vận chuyển nhanh và dễ dàng đến siêu thị. Một số mặt hàng rau khác do khí hậu tại địa phương không trồng được như sú trái tim, bí ngò,…siêu thị đã sử dụng hình thức mua qua đơn đặt hàng đối với công ty TNHH VIET.F.A.R.M tại Đà Lạt và công ty TNHH KIM QUY. Với hình thức này, để có hàng hóa thích hợp với số lượng, thời gian dựa vào mối quan hệ kinh doanh sẵn có hoặc thông qua đơn chào hàng của các hàng sản xuất kinh doanh, sau khi siêu thị đã khảo sát, điều tra, thăm dò và đánh giá chất lượng hàng hóa sẽ đàm phán ký kết hợp đồng và siêu thị sẽ lập đơn hàng và đặt hàng với các đơn vị nguồn hàng đã lựa chọn( công ty VIET F.A.R.M, Kim Quy, thương lái), bộ phận có trách nhiệm lên kế hoạch đặt hàng thuộc phòng kinh doanh của siêu thị và cơ sở để đặt hàng là thông qua các số liệu báo cáo đặt hàng của các nhân viên bán hàng. Nhìn chung, có thể nói mạng lưới thu mua hàng hóa của siêu thị rất đơn giản, tương đối phù hợp với đặc điểm, địa điểm của đơn vị nguồn hàng và nhu cầu của siêu thị, siêu thị đã luôn chú trọng đến các nguyên tắc phân bổ mạng lưới kho hàng trong quá trình tổ chức mạng lưới mua hàng như nguyên tắc thuận tiện, nguyên tắc an toán, nguyên tắc nhu cầu và hiệu quả kinh tế.
c. Thực hiện hợp đồng
Kết quả của công tác mua hàng phụ thuộc vào quá trình thực hiện các hợp đồng mua bán đã được ký kết. Sau khi ký kết hợp đồng, nhà cung cấp sẽ thực hiện vận chuyển hàng theo nhu cầu đặt hàng của siêu thị giá mua vào căn cứ vào bảng báo giá của nhà cung cấp được siêu thị chấp nhận. Vì rau xanh là mặt hàng có giá biến động theo thị trường nên giữa siêu thị và nhà cung cấp sẽ trao đổi thông tin về giá hàng ngày, giá rau xanh tại siêu thị phụ thuộc vào giá bên ngoài thị trường. Tuy nhiên, theo định kỳ 1 khoảng thời gian cố định, nhân viên siêu thị sẽ khảo sát giá sản phẩm cùng loại, cùng chất lượng của đối thủ cạnh tranh như Co.opmart Cam Ranh và các chợ thuộc địa bàn thành phố và báo lại cho giám đốc, nếu giá bên ngoài thị trường thấp hơn giá mà nhà cung ứng cung cấp cho siêu thị, bộ phận kinh doanh sẽ thông báo, đàm phán lại với nhà cung cấp. Trong thời gian nhất định, nếu nhà cung cấp không thể điều chỉnh giá cung cấp lại cho siêu thị, siêu thị sẽ cắt hợp đồng và tìm kiếm nhà cung cấp khác. Mặt khác, nếu giá ngoài thị trường cao hơn, nhà cung cấp yêu cầu siêu thị được tăng giá bán, siêu thị sẽ xem xét và mua với giá cao hơn cho chủ hàng. Tuy nhiên, nhà cung cấp phải báo sự thay đổi về giá này trước một thời gian nhất định được quy định trong hợp đồng 2 bên.
Hợp đồng cung cấp rau củ của siêu thị đều có thời hạn 1 năm.
2.3.2.4. Sản xuất
Rau sạch sau khiđược nhà cung cấp giao tới sẽ được siêu thị sơ chế lại, cắt bớt những lá bị hư, dập và gói lại thành từng túi nilon. Sau đó rau sẽ được trưng bày trên kệ để khách hàng lựa chọn.
2.3.2.5. Chính sách phân phối
Khách hàng của siêu thị bao gồm khách hàng cá nhân và khách hàng tổ chức, khách hàng tổ chức của siêu thị chủ yếu là các đơn vị bộ đội trên địa bàn thành phố, những đơn vị này hàng ngày lấy một số lượng rất lớn rau xanh từ siêu thị để phục vụ nhu cầu ẩm thực của hàng ngàn bộ đội trong đơn vị, trung bình 10 tấn/ tháng.Vì vậy, siêu thị rất chú trọng đến công tác phục vụ khách hàng này. Siêu thị sẽ bán với giá rẻ hơn cho khách hàng tổ chức so với khách hàng cá nhân, và có mức chiếc khấu nhất