3.1.1.1 Trước khi ký kết hợp đồng
Trình độ chuyên môn và ngoại ngữ tiếng Anh của các cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu thép của doanh nghiệp Việt Nam còn hạn chế, vì vậy các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong quá trình giao dịch. Để khắc phục hiện trạng này, các doanh nghiệp cần lên kế hoạch đào tạo cho cán bộ nghiệp vụ. Cập nhật các kiến thức về pháp luật điều chỉnh hoạt động thanh toán chứng từ, pháp luật về xuất nhập khẩu mặt hàng sắt thép để tự bảo vệ mình khi tham gia vào thƣơng mại quốc tế.
Doanh nghiệp thép thực hiện xuất nhập khẩu cần có cán bộ chuyên trách về xuất nhập khẩu mặt hàng thép. Các cán bộ này cần phải đƣợc đào tạo bài bản, am hiểu pháp luật thƣơng mại quốc tế, có nhiều kinh nghiệm và đặc biệt cần có đạo đức kinh doanh.
Trƣớc khi ký kết hợp đồng, việc quan trọng nhất là cần tìm hiểu thật kỹ bạn hàng giao dịch. Cần nắm bắt đƣợc tình hình tài chính, uy tín, thiện chí trong giao dịch xuất nhập khẩu của bạn hàng. Các đối tác giao dịch xuất nhập
khẩu thép có vị trí rất gần ở Việt Nam, do vậy để giảm thiểu rủi ro trong trƣờng hợp này thì doanh nghiệp có thể cử cán bộ trực tiếp đến điều tra thị trƣờng nƣớc giao dịch. Thông qua điều tra gặp mặt trực tiếp và uy tín của bạn hàng trên thị trƣờng có thể quyết định đƣợc có nên giao dịch hợp đồng hay không.
Trong quan hệ với ngân hàng thì các doanh nghiệp cần thiết lập quan hệ tốt, thực hiện đúng các chỉ dẫn và lời khuyên của ngân hàng. Khi có thông tin về tranh chấp L/C xảy ra với đối tác dự kiến giao dịch, doanh nghiệp cần phải thông báo ngay cho ngân hàng để phối hợp tìm ra nguyên nhân, giải pháp khi thực hiện giao dịch với đối tác.
3.1.1.2 Trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng
Trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu thép có sử dụng điều khoản thanh toán bằng phƣơng thức tín dụng chứng từ thì các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần lƣu ý những giải pháp sau để phòng ngừa rủi ro:
L/C có tính chất hoàn toàn độc lập với hợp đồng thƣơng mại quốc tế mặc dù L/C đƣợc hình thành từ hợp đồng thƣơng mại quốc tế. Do đó, điều khoản của hợp đồng không đƣợc liệt kê vào L/C sẽ không có giá trị điều chỉnh về mặt thanh toán đối với các bên liên quan của L/C. Mặt khác, những điều khoản mà hợp đồng không điều chỉnh nhƣng lại đƣợc quy định trong L/C thì sẽ có giá trị ràng buộc đối với các bên liên quan. Do đó, trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng, không chỉ doanh nghiệp xuất khẩu mà cả doanh nghiệp nhập khẩu cần phải đặc biệt chú ý đến điều khoản thanh toán. Khi soạn thảo hợp đồng và phát hành L/C thì phải kiểm tra thật chi tiết điều khoản thanh toán phù hợp với từng mặt hàng thép và tính chất giao dịch.
Doanh nghiệp thực hiện xuất nhập khẩu sắt thép khi ký kết hợp đồng cần lƣờng trƣớc những bất lợi có thể xảy ra khi có tranh chấp. Khả năng về tài chính và kinh nghiệm của doanh nghiệp Việt Nam còn ít, vì vậy trong trƣờng hợp bị khởi kiện ở nƣớc ngoài thì các doanh nghiệp Việt Nam thƣờng ít khi giành phần thắng trong các phiên tòa quốc tế. Do đó, để trảnh rủi ro trên thì khi đƣợc quyền lựa chọn tòa án xử khi có tranh chấp thì nên chọn trọng tài và nguồn luật xét xử của Việt Nam
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu thép:
Để đảm bảo an toàn trong thanh toán theo phƣơng thức tín dụng chứng từ, nhà nhập khẩu thép cần thực hiện:
+Khi ký kết hợp đồng ngoại thƣơng doanh nghiệp nhập khẩu cần đàm phán thêm điều khoản phạt và bồi thƣờng khi không thực hiện hợp đồng. Đối tƣợng của hợp đồng là hàng hóa sắt thép, vì vậy nếu ngƣời mua có thiện chí trong việc thực hiện hợp đồng và mở L/C nhƣng vẫn có thể gặp rủi ro khi ngƣời bán không giao hàng. Để giảm thiểu rủi ro thì ngƣời mua cần thêm điều khoản phạt vào trong hợp đồng để phòng trƣờng hợp ngƣời bán không giao hàng hoặc giao hàng chậm.
+Sử dụng các hình thức bảo lãnh thực hiện hợp đồng nhƣ: L/C stand-by, bank guarantee, performance bond hoặc hình thức ngƣời bán phải ký quỹ tại một ngân hàng trung gian để đề phòng trƣờng hợp ngƣời bán không thực hiện đúng hợp đồng thì sẽ mất khoản tiền đặt cọc, số tiền ký quỹ nhƣ là số tiền đền bù thiệt hại.
+Trong hợp đồng cần yêu cầu chứng từ và hình thức chứng từ để thanh toán phải chặt chẽ:
*Chứng từ phải do các cơ quan đáng tin cậy cấp nhƣ: Phòng thƣơng mại và công nghiệp của nƣớc xuất khẩu
*Vận đơn do hãng tàu đích danh lập, khi xếp hàng thì cần có đại diện của bên mua giám sát để đối chiếu, kiểm soát.
*Yêu cầu hóa đơn thƣơng mại có xác nhận của đại diện bên nhập khẩu, hoặc văn phòng thƣơng mại Việt Nam, hoặc hóa đơn lãnh sự quán “Consular„s invoice”
*Giấy chứng nhận do cơ quan uy tín của nƣớc xuất khẩu, hiệp hội thép nƣớc xuất khẩu hoặc quốc tế cấp. Hoặc do sự giám sát, kiểm tra của đại diện ngƣời nhập khẩu
*Yêu cầu giấy chứng nhận kiểm tra hàng hóa của một bên thứ 3 uy tín. Thực tiễn thƣơng mại quốc tế cho thấy rằng đã có một số trƣờng hợp xuất hiện chứng từ giả mạo mà UCP 600 lại cho phép các ngân hàng miễn trách về vần đề này. Để đề phòng doanh nghiệp xuất khẩu giao hàng không đúng nhƣ hợp đồng nhƣng lập bộ chứng từ phù hợp với L/C. Vì vậy, doanh nghiệp nhập khẩu cần phải có những quy định rõ ràng và cụ thể đối với bộ chứng từ xuất trình. Khi đàm phán phải làm rõ thêm về số loại chứng từ, bản gốc, bản sao, số lƣợng mỗi bản, ngƣời phát hành, nội dung...
Đối với doanh nghiệp xuất khẩu thép:
Thực trạng các giao dịch thép tại Việt Nam cho thấy trong quá trình ký kết hợp đồng thì nhiều doanh nghiệp không suy xét kỹ khi đàm phán để hình thành hợp đồng. Khi thấy hợp đồng không có lợi cho mình thì ngƣời nhập khẩu mở L/C trái với hợp đồng nhằm mang lại lợi thế cho mình. Thậm chí mở L/C chậm hoặc không mở L/C để gây áp lực với ngƣời bán ký kết lại hợp
đồng. Do vậy các doanh nghiệp xuất khẩu phải chú ý thật kỹ khâu đàm phán và ký kết hợp đồng.
Các ngân hàng xử lý L/C chỉ căn cứ vào bộ chứng từ, không căn cứ vào hàng hóa. Ngân hàng phát hành phục vụ nhà nhập khẩu đƣa ra quyết định thanh toán hay không là phụ thuộc vào bộ chứng từ phù hợp và yêu cầu của nhà nhập khẩu. Chính vì thế, doanh nghiệp xuất khẩu thép cần phải nắm rõ về khả năng, uy tín của ngân hàng phát hành vì cam kết trả tiền L/C đƣợc thực hiện bởi ngân hàng phát hành khi xuất trình bộ chứng từ phù hợp chứ không phải doanh nghiệp nhập khẩu. Vì vậy, việc biết đƣợc khả năng, uy tín của ngân hàng phát hành có ý nghĩa rất quan trọng nhằm đảm bảo khả năng thu đƣợc tiền bán hàng. Trong hoạt động nghiệp vụ, các ngân hàng luôn thực hiện việc cập nhật thông tin của các ngân hàng khác trên thế giới, để giảm thiểu rủi ro thì trƣớc khi ký kết hợp đồng doanh nghiệp xuất khẩu thép cần hỏi ý kiến ngân hàng phục vụ mình tƣ vấn về khả năng, uy tín của ngân hàng phát hành.
Khi soạn thảo hợp đồng, nhà xuất khẩu thép đảm bảo đƣợc những chi tiết quan trọng của thƣ tín dụng mà ngƣời nhập khẩu sẽ chỉ thị ngân hàng phát hành mở. Khi đó ngƣời xuất khẩu có thể nắm bắt trƣớc đƣợc nội dung L/C và nghĩa vụ ràng buộc đối với nhà nhập khẩu
Nếu ngƣời nhập khẩu không mở hoặc chậm mở L/C thì gây ra rủi ro lớn cho ngƣời xuất khẩu. Vì vậy, trong quá trình đàm phán hợp đồng nên có điều khoản ràng buộc trách nhiệm nhƣ: hợp đồng cần quy định các điều khoản phạt trong trƣờng hợp ngƣời mua không mở hoặc chậm mở L/C.
3.1.1.3 Giai đoạn phát hành và thực hiện thư tín dụng
Trong giai đoạn phát hành và thực hiện L/C, cả doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp nhập khẩu thép đều cần phải thực hiện tốt những giải pháp để tránh rủi ro có thể xảy ra.
Đối với doanh nghiệp xuất khẩu thép:
Doanh nghiệp cần có sự phối kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong các hoạt động xuất nhập khẩu. Những doanh nghiệp không đƣợc tổ chức tốt, cán bộ thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu không nắm vững các tập quán quốc tế nhƣ UCP, ISBP và Incoterms… thƣờng gây ra những rủi ro trong thanh toán quốc tế theo phƣơng thức tín dụng chứng từ.
Khi nhận đƣợc L/C từ ngân hàng gửi tới, doanh nghiệp xuất khẩu phải kiểm tra kỹ L/C. Kiểm tra sự phù hợp của L/C với hợp đồng đã ký kết. Khi nhận đƣợc L/C thì không chỉ quan tâm đến nội dung chính mà cần tiến hành phân tích chi tiết nội dung L/C. Việc xem xét chi tiết cần đƣợc tiến hành cẩn thận, tỉ mỉ. Nếu phát hiện có điều khoản không rõ ràng, khó thực hiện, không giống với hợp đồng thì phải yêu cầu nhà nhập khẩu sửa đổi, tu chỉnh ngay đồng thời phân tích ý đồ của nhà nhập khẩu khi có yêu cầu lạ trong L/C. Đối với những điều kiện chứng từ bất lợi cho mình, đặc biệt là chứng từ phải đƣợc cung cấp bởi ngƣời mua thì ngƣời bán không nên chấp nhận. Doanh nghiệp xuất khẩu cần kiểm tra L/C thuộc đối tƣợng điều chỉnh của UCP phiên bản nào? Và kiểm tra tính chân thực của L/C nhằm tránh trƣờng hợp gặp L/C giả bằng cách yêu cầu ngân hàng phục vụ mình kiểm tra tính chân thực của L/C của ngân hàng phát hành gửi đến. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trƣờng hợp gặp khó khăn trong thời hạn giao hàng, xuất trình chứng từ thì ngƣời xuất khẩu cần kiên quyết yêu cầu ngƣời nhập khẩu tu chỉnh L/C. Khi nhận đƣợc tu chỉnh L/C thì mới tiến hành giao hàng để tránh trƣờng hợp giao hàng rồi mà không nhận đƣợc tiền.
Khi đã đồng ý với L/C đƣợc phát hành, doanh nghiệp xuất khẩu cần lập kế hoạch chi tiết để sản xuất hay thu gom hàng hóa xuất khẩu, giao hàng, lập
bộ chứng từ, xuất trình… và đồng thời tổ chức thực hiện, giám sát thƣờng xuyên quá trình này.
Doanh nghiệp xuất khẩu thép chuẩn bị hàng hóa để giao và tổ chức lập bộ chứng từ tuân thủ các điều khoản của L/C và các quy tắc của UCP, ISBP. Đối với những chứng từ mà phải do bên khác tạo lập thì ngƣời xuất khẩu gửi ngay nội dung mà các chứng từ phải tuân thủ cho công ty vận tải, bảo hiểm, phòng thƣơng mại và công nghiệp… để lập các chứng từ tƣơng ứng cho phù hợp với yêu cầu.
Trƣớc khi xuất trình doanh nghiệp xuất khẩu cần yêu cầu ngân hàng phục vụ mình kiểm tra trƣớc bộ chứng từ xem đã phù hợp để đƣợc thanh toán hay chƣa. Đồng thời phải tự kiểm tra bộ chứng từ nhằm phát hiện ra các lỗi chính tả, đánh máy, in ấn… để tu chỉnh kịp thời. Doanh nghiệp xuất khẩu thép cần cân đối thời gian để xuất trình bộ chứng từ đúng hạn và tu chỉnh nếu có sai sót xảy ra.
Để hạn chế chứng từ mắc phải sai sót trong những lần giao dịch sau, ngƣời xuất khẩu cần kiểm tra và kiểm soát thƣờng xuyên quá trình lập bộ chứng từ cũng nhƣ các nhân tố có thể làm cho việc xuất trình chậm trễ. Để hạn chế các sai sót của bộ chứng từ, doanh nghiệp xuất khẩu cần tuân thủ tiêu chí 3P mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở mọi ngành hàng thƣờng dùng là: lập kế hoạch (Planning); lập chứng từ (Preparation); xuất trình (Presentation) cùng tiêu chí 3C trong lập chứng từ phù hợp gồm: hoàn chỉnh (Complete); chính xác (Correct); nhất quán (Consistent).
Thực tiễn cho thấy để lập bộ chứng từ phù hợp để đƣợc thanh toán bằng L/C rất phức tạp, đòi hỏi bộ phận chuyên môn của doanh nghiệp xuất khẩu thép phải có kinh nghiệm và am hiểu pháp luật về thƣơng mại quốc tế, thanh
toán quốc tế. Có nhƣ vậy mới hạn chế đáng kể các rủi ro phát sinh khi sử dụng phƣơng thức thanh toán bằng L/C.
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu thép:
Trong thực tế tại Việt Nam, doanh nghiệp phải làm đơn mở L/C theo mẫu chung của ngân hàng phát hành. Do đó, khi điền vào mẫu của ngân hàng gửi, cán bộ của doanh nghiệp nhập khẩu phải lƣu ý các thông tin trong L/C phải phù hợp với hợp đồng và phù hợp với tập quán quốc tế đƣợc quy định. Đối với giao dịch thép thì khối lƣợng thƣờng có dung sai giao hàng, do đó giá trị cũng có dung sai tƣơng tự. Thƣờng trong các giao dịch mức dung sai này là 10%.
Doanh nghiệp nhập khẩu phát hành đơn xin mở L/C thống nhất với hợp đồng vì ngân hàng trả tiền căn cứ vào sự phù hợp của bề mặt chứng từ. Do vậy, ngƣời mua muốn nhận đƣợc hàng hóa đúng nhƣ hợp đồng thì cần chuyển tải kỹ lƣỡng và đầy đủ các điều khoản của hợp đồng vào đơn xin mở L/C.
Trƣớc khi ngân hàng phát hành L/C thì ngƣời nhập khẩu đề nghị ngân hàng phát hành bản nháp để ngƣời nhập khẩu kiểm tra các điều khoản và điều kiện của L/C đã phù hợp với hợp đồng hay chƣa? phù hợp với yêu cầu mở L/C hay chƣa? Trƣờng hợp có sai khác thì cần đề nghị ngân hàng sửa đổi ngay trƣớc khi phát hành bản chính thức. Nếu hai bên đối tác giao dịch tin tƣởng nhau thì ngƣời nhập khẩu có thể gửi bản nháp cho ngƣời xuất khẩu để kiểm tra. Cách làm nhƣ vậy sẽ giúp ngƣời nhập khẩu tránh phải sửa đổi L/C nhiều lần khi phát sinh lỗi. Ngƣời nhập khẩu kiểm tra bản nháp thƣ tín dụng theo các nội dung nhƣ: địa chỉ ngƣời mua, ngƣời bán, các điều khoản về hàng hóa, giá trị L/C, điều kiện thanh toán, mô tả hàng hóa và xuất xứ hàng hóa; cơ sở và điều kiện giao hàng theo hợp đồng thƣơng mại quốc tế; điều kiện về chuyển tải; ngày hết hạn của L/C…[10, tr.94-98]
3.1.1.4 Nội dung cơ bản khi tạo lập và kiểm tra bộ chứng từ
Đối với doanh nghiệp thực hiện xuất khẩu thép, khi lập bộ chứng từ cần phải chú ý đến đặc điểm dễ dẫn đến sai sót của từng loại chứng từ và đặc điểm riêng của giao dịch đối với mặt hàng thép. Từ đó ngƣời xuất khẩu thực hiện lập chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C. Để đảm bảo an toàn trong thanh toán theo phƣơng thức tín dụng chứng từ, nhà xuất khẩu cần lập bộ chứng từ hoàn hảo theo đúng yêu cầu của L/C và phù hợp với pháp luật điều chỉnh L/C. Cách thức lập hóa đơn thương mại khi thanh toán:
-Ngày lập hóa đơn phải trƣớc hoặc bằng số ngày ký B/L
-Số bản xuất trình phải bằng với số bản L/C yêu cầu, nhƣ số bản gốc “Original” và bản phụ “Copy”
- Nếu L/C yêu cầu “Signed Commercial Invoice” thì hóa đơn thƣơng mại phải có chữ ký ngƣời bán
-Nếu L/C không yêu cầu số lƣợng hóa đơn thì ngƣời bán phải xuất trình hóa đơn có ít nhất một bản có dấu “Original”
-Mô tả hàng hóa phù hợp với mô tả hàng hóa trên L/C, nếu L/C yêu cầu ghi chú thì trên hóa đơn thƣơng mại cũng phải có mô tả tƣơng tự
-Nếu điều kiện giao hàng từng phần không cho phép thì tổng trị giá hóa đơn phải nằm trong dung sai cho phép của thƣ tín dụng
-Nếu L/C không quy định ai là ngƣời lập hóa đơn thƣơng mại thì ngƣời thụ hƣởng sẽ là ngƣời lập