d .Sơ đồ hạch toán
c. Vòng quay tổng tài sản
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý công ty
Với quy trình công nghệ khá phức tạp và đội ngũ cán bộ nhân viên lớn, yêu cầu công ty phải tổ chức bộ máy quản lý chặt chẽ, phù hợp, điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Sau đây là sơ đồ bộ máy quản lý tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Sản xuất Thương mại & Dịch vụ M.E.K.K.O
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty
Hình 3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ M.E.K.K.O
3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng cấp quản lý phòng ban 3.2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Giám đốc công ty 3.2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Giám đốc công ty
- Giám đốc là người đứng đầu công ty.
- Trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh sản xuất và điều hành công ty.
- Xây dựng chiến lược phát triển công ty, kế hoạch dài hạn của công ty, phương án huy động vốn, đề án tổ chức công ty.
Giám đốc Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phòng hành chính nhân sự Phòng kế toán Phòng quản lý dự án Phòng thiết kế Phòng vật tư Xưởng sản xuất
63
- Triển khai thực hiện các quyết định, bổ nhiệm các chức danh tổ trưởng, tổ phó sản xuất, quyết định thành lập các tổ chức công tác điều hành quản lý.
- Giải quyết các trường hợp vi phạm điều lệ công ty, quyết định vượt thẩm quyền, lạm dụng quyền hạn gây thiệt hại cho công ty.
3.2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của Phó giám đốc
- Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Gám đốc về phần đã được phân công, chủ động giải quyết công việc đã được Giám đốc ủy quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và điều lệ của công ty.
- Phó giám đốc 1: Trực tiếp quản lý phòng dự án và phòng thiết kế. Chịu trách nhiệm về vấn đề ngoại giao, chiến lược phát triển sản phẩm, chiến lược phát triển thị trường, đổi mới và phát triển sản phẩm, ký kết hợp đồng kinh tế.
- Phó giám đốc 2: Phụ trách quản lý xưởng sản xuất và phòng vật tư. Chịu trách nhiệm về chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, chất lượng và tiến độ sản xuất sản phẩm, cải tiến chất lượng sản phẩm.
3.2.2.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán
- Tham mưu cho Giám đốc công ty về việc tổ chức bộ máy kế toán, điều hành hạch toán, quyết toán về hoạt động kinh doanh, quản lý vốn, nguồn vốn theo quy định của pháp luật.
- Lập báo cáo kế toán, phân tích, so sánh hoạt động kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra kiểm soát, thực hiện kế hoạch của công ty.
- Theo dõi công nợ, phải thu phải trả phản ánh kịp thời và quản lý tốt việc thu chi tiền mặt, tiền gửi, thanh toán nội bộ, thanh toán cho khách hàng.
- Kiểm tra kiểm soát chặt chẽ chứng từ hóa đơn phát sinh trong việc nhập, xuất, mua bán hàng hóa, công tác chi phí, giao dịch, vận chuyển, văn phòng phẩm, điện nước và các khoản chi phí phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.
- Theo dõi các hoạt động kinh tế đã ký với khách hàng, đối tác nhằm kịp thời thanh lý các hợp đồng đã thực hiện xong.
- Có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị, bộ phận trực thuộc thực hiện nghiệp vụ công tác kế toán theo quy định và quản lý giám sát thực hiện.
64
- Thực hiện đúng nguyên tắc, quy định quản lý tài chính của Nhà nước quy định trong việc ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời toàn bộ tài sản, hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Lập kế hoạch tài chính, cân đối các nguồn vốn đảm bảo cho kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng mở rộng mạng lưới công ty.
- Tổ chức kiểm kê định kỳ để đánh giá tài sản, nguồn thu vào của toàn bộ công ty và đề xuất xử lý những tồn tại phát sinh.
- Thực hiện tốt các chế độ báo cáo định kỳ cho các cơ quan ban ngành chức năng, các cơ quan khi có yêu cầu và được chấp thuận của Giám đốc.
- Chịu trách nhiệm quản lý các dữ liệu, quản lý lưu trữ hồ sơ kế toán, quyết toán, báo cáo theo quy định của pháp luật.
3.2.2.4 Chức năng và nhiệm vụ của phòng quản lý dự án
- Quản lý các hợp đồng, dự án của công ty.
- Chịu trách nhiệm về tiến độ, chất lượng của sản phẩm, lên kế hoạch về vật tư cho các hợp đồng, các dựa án, thu hồi công nợ đảm bảo thi công theo đúng kế hoạch, nghiệm thu sản phẩm hoàn thành.
3.2.2.5 Chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính – nhân sự
- Tham mưu cho Giám đốc công ty vè quản lý cán bộ, xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho người lao động toàn công ty.
- Thực hiện chế độ chính sách cho người lao động theo quy định của Nhà nước, tham mưu cho Giám đốc công ty về tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiễm trưởng, phó phòng ban, đề nghị khen thưởng và kỷ luật người lao động trong công ty có hành vi vi phạm nội dung lao động, luật lao động.
- Trưởng phó phòng ban có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động theo chức năng nhiệm vụ được giao và phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên thuộc phòng quản lý và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động của phòng và của mình.
- Giúp cho Ban giám đốc trong các hoạt động quản lý chung của công ty, các văn bản giấy tờ, quản lý, tổ chức của công ty.
65
- Tuyển dụng lao động theo yêu cầu của sản xuất, xây dựng quy chế trả lương, tiền thưởng có tính khuyến khích cho người lao động, thực hiện các chế độ phúc lợi lao động.
3.2.2.6 Chức năng và nhiệm vụ của phòng thiết kế
- Giao dịch, tư vấn khách hàng, chuẩn bị hợp đồng, thiết kế sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, phối hợp cùng với xưởng sản xuất để đảm bảo chất lượng sản xuất, đáp ứng tiến độ của sản xuất.
- Xây dựng các chiến lược kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của công ty. Nghiên cứu và nắm bắt sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
- Thực hiện công tác đàm phán với các đối tác kinh doanh, thiết lập mối quan hệ hợp tác với khách hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
3.2.2.7 Chức năng và nhiệm vụ của xưởng sản xuất
Chịu trách nhiệm sản xuất và cung cấp những sản phẩm theo yêu cầu của phòng thiết kế.
3.2.2.8 Chức năng và nhiệm vụ của phòng vật tư
- Tham mưu cho Phó giám đốc 1 về công tác quản lý tìm kiếm nguồn cung cấp vật tư đảm bảo cho chất lượng sản phẩm, giá thành hợp lý. Chịu trách nhiệm về vật tư đầu vào cho sản xuất cũng như tiến độ cung cấp vật tư, tìm kiếm các nguồn vật tư thay thế.
- Quản lý quá trình sản xuất sản phẩm, thực hiện công tác liên quan đến kỹ thuật: kiểm tra giám sát quá trình tạo ra sản phẩm nhằm đảm bảo đúng tiêu chuẩn chất lượng. Nghiên cứu, nắm bắt công nghệ sản xuất hiện đại để không ngừng nâng cao khả năng sản xuất và chất lượng sản phẩm.