d .Sơ đồ hạch toán
c. Vòng quay tổng tài sản
3.1.1 Khái quát sơ lược về công ty
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ M.E.K.K.O
- Tên tiếng anh: M.E.K.K.O Service – Trading – Production Company Limited.
- Tên viết tắt: M.E.K.K.O. Co, LTD
- Địa chỉ: 69/20A đường Phó Cơ Điều, phường 3, Thành phố Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long.
- Điện thoại: 0703.382.288 - Mã số thuế: 1500528368
- Công ty được thành lập ngày 23/10/2008 căn cứ giấy phép kinh doanh số 1500528368 do Sở kế hoạch đầu tư cấp.
- Hình thức sở hữu vốn: Tư nhân góp vốn
- Người đại diện theo pháp luật của công ty: NGUYỄN MINH TRƯỜNG - Vốn điều lệ của công ty là 4.800.000.000 đồng (4 tỷ 800 triệu đồng) 3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty được thành lập từ năm 2008, trong thời gian đầu mới thành lập công ty gặp nhiều khó khăn do nhân viên thiếu nghiệp vụ chuyên môn, nguồn vốn phục vụ kinh doanh hạn hẹp, cửa hàng và phương tiện vận chuyển vừa thiếu hụt vừa lạc hậu, công ty chưa có nhiều đối tác kinh doanh cũng như khách hàng, uy tín của công ty trên thị trường còn hạn chế. Trước tình hình đó công ty đã đưa ra nhiều cuộc hợp với nhân viên nhằm đưa ra nhiều giải pháp để củng cố kiện toàn tổ chức, sắp xếp lại nhân viên cũng như nguồn lao động, xây dựng lại chiến lược kinh doanh, xác định ngành hàng, mặt hàng trọng tâm, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công nhân viên, nâng cao tay nghề của người lao động. Đầu tư mở rộng mạng lưới, mua sắm trang thiết bị, thay đổi phương thức kinh doanh, cải thiện công tác quản lý kịp thời với xu hướng phát triển và nhu cầu của thị trường.
62
Kết quả sau khi thực hiện các giải pháp là hoạt động của công ty ngày càng được cải thiện, công ty luôn hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra. Chính vì thế công ty đã đứng vững và phát triển trên thị trường cho đến nay.
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý công ty
Với quy trình công nghệ khá phức tạp và đội ngũ cán bộ nhân viên lớn, yêu cầu công ty phải tổ chức bộ máy quản lý chặt chẽ, phù hợp, điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Sau đây là sơ đồ bộ máy quản lý tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Sản xuất Thương mại & Dịch vụ M.E.K.K.O
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty
Hình 3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty TNHH sản xuất thương mại & dịch vụ M.E.K.K.O
3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng cấp quản lý phòng ban 3.2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Giám đốc công ty 3.2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Giám đốc công ty
- Giám đốc là người đứng đầu công ty.
- Trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh sản xuất và điều hành công ty.
- Xây dựng chiến lược phát triển công ty, kế hoạch dài hạn của công ty, phương án huy động vốn, đề án tổ chức công ty.
Giám đốc Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phòng hành chính nhân sự Phòng kế toán Phòng quản lý dự án Phòng thiết kế Phòng vật tư Xưởng sản xuất
63
- Triển khai thực hiện các quyết định, bổ nhiệm các chức danh tổ trưởng, tổ phó sản xuất, quyết định thành lập các tổ chức công tác điều hành quản lý.
- Giải quyết các trường hợp vi phạm điều lệ công ty, quyết định vượt thẩm quyền, lạm dụng quyền hạn gây thiệt hại cho công ty.
3.2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của Phó giám đốc
- Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Gám đốc về phần đã được phân công, chủ động giải quyết công việc đã được Giám đốc ủy quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và điều lệ của công ty.
- Phó giám đốc 1: Trực tiếp quản lý phòng dự án và phòng thiết kế. Chịu trách nhiệm về vấn đề ngoại giao, chiến lược phát triển sản phẩm, chiến lược phát triển thị trường, đổi mới và phát triển sản phẩm, ký kết hợp đồng kinh tế.
- Phó giám đốc 2: Phụ trách quản lý xưởng sản xuất và phòng vật tư. Chịu trách nhiệm về chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, chất lượng và tiến độ sản xuất sản phẩm, cải tiến chất lượng sản phẩm.
3.2.2.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán
- Tham mưu cho Giám đốc công ty về việc tổ chức bộ máy kế toán, điều hành hạch toán, quyết toán về hoạt động kinh doanh, quản lý vốn, nguồn vốn theo quy định của pháp luật.
- Lập báo cáo kế toán, phân tích, so sánh hoạt động kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra kiểm soát, thực hiện kế hoạch của công ty.
- Theo dõi công nợ, phải thu phải trả phản ánh kịp thời và quản lý tốt việc thu chi tiền mặt, tiền gửi, thanh toán nội bộ, thanh toán cho khách hàng.
- Kiểm tra kiểm soát chặt chẽ chứng từ hóa đơn phát sinh trong việc nhập, xuất, mua bán hàng hóa, công tác chi phí, giao dịch, vận chuyển, văn phòng phẩm, điện nước và các khoản chi phí phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.
- Theo dõi các hoạt động kinh tế đã ký với khách hàng, đối tác nhằm kịp thời thanh lý các hợp đồng đã thực hiện xong.
- Có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị, bộ phận trực thuộc thực hiện nghiệp vụ công tác kế toán theo quy định và quản lý giám sát thực hiện.
64
- Thực hiện đúng nguyên tắc, quy định quản lý tài chính của Nhà nước quy định trong việc ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời toàn bộ tài sản, hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Lập kế hoạch tài chính, cân đối các nguồn vốn đảm bảo cho kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng mở rộng mạng lưới công ty.
- Tổ chức kiểm kê định kỳ để đánh giá tài sản, nguồn thu vào của toàn bộ công ty và đề xuất xử lý những tồn tại phát sinh.
- Thực hiện tốt các chế độ báo cáo định kỳ cho các cơ quan ban ngành chức năng, các cơ quan khi có yêu cầu và được chấp thuận của Giám đốc.
- Chịu trách nhiệm quản lý các dữ liệu, quản lý lưu trữ hồ sơ kế toán, quyết toán, báo cáo theo quy định của pháp luật.
3.2.2.4 Chức năng và nhiệm vụ của phòng quản lý dự án
- Quản lý các hợp đồng, dự án của công ty.
- Chịu trách nhiệm về tiến độ, chất lượng của sản phẩm, lên kế hoạch về vật tư cho các hợp đồng, các dựa án, thu hồi công nợ đảm bảo thi công theo đúng kế hoạch, nghiệm thu sản phẩm hoàn thành.
3.2.2.5 Chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính – nhân sự
- Tham mưu cho Giám đốc công ty vè quản lý cán bộ, xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho người lao động toàn công ty.
- Thực hiện chế độ chính sách cho người lao động theo quy định của Nhà nước, tham mưu cho Giám đốc công ty về tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiễm trưởng, phó phòng ban, đề nghị khen thưởng và kỷ luật người lao động trong công ty có hành vi vi phạm nội dung lao động, luật lao động.
- Trưởng phó phòng ban có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động theo chức năng nhiệm vụ được giao và phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên thuộc phòng quản lý và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động của phòng và của mình.
- Giúp cho Ban giám đốc trong các hoạt động quản lý chung của công ty, các văn bản giấy tờ, quản lý, tổ chức của công ty.
65
- Tuyển dụng lao động theo yêu cầu của sản xuất, xây dựng quy chế trả lương, tiền thưởng có tính khuyến khích cho người lao động, thực hiện các chế độ phúc lợi lao động.
3.2.2.6 Chức năng và nhiệm vụ của phòng thiết kế
- Giao dịch, tư vấn khách hàng, chuẩn bị hợp đồng, thiết kế sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, phối hợp cùng với xưởng sản xuất để đảm bảo chất lượng sản xuất, đáp ứng tiến độ của sản xuất.
- Xây dựng các chiến lược kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của công ty. Nghiên cứu và nắm bắt sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
- Thực hiện công tác đàm phán với các đối tác kinh doanh, thiết lập mối quan hệ hợp tác với khách hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
3.2.2.7 Chức năng và nhiệm vụ của xưởng sản xuất
Chịu trách nhiệm sản xuất và cung cấp những sản phẩm theo yêu cầu của phòng thiết kế.
3.2.2.8 Chức năng và nhiệm vụ của phòng vật tư
- Tham mưu cho Phó giám đốc 1 về công tác quản lý tìm kiếm nguồn cung cấp vật tư đảm bảo cho chất lượng sản phẩm, giá thành hợp lý. Chịu trách nhiệm về vật tư đầu vào cho sản xuất cũng như tiến độ cung cấp vật tư, tìm kiếm các nguồn vật tư thay thế.
- Quản lý quá trình sản xuất sản phẩm, thực hiện công tác liên quan đến kỹ thuật: kiểm tra giám sát quá trình tạo ra sản phẩm nhằm đảm bảo đúng tiêu chuẩn chất lượng. Nghiên cứu, nắm bắt công nghệ sản xuất hiện đại để không ngừng nâng cao khả năng sản xuất và chất lượng sản phẩm.
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ
3.3.1 Ngành nghề kinh doanh
Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Sản xuất Thương mại & Dịch vụ M.E.K.K.O chuyên sản xuất kinh doanh các mặt hàng:
- Sản xuất và kinh doanh các loại nước sơn, sơn dầu, sơn chống kiềm, sơn chống thấm, bột trét tường.
- Mua bán vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng, hàng trang trí nội thất, các loại hóa chất sản xuất.
66
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 3.3.2.1 Chức năng 3.3.2.1 Chức năng
Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Sản xuất Thương mại & Dịch vụ M.E.K.K.O sản xuất và cung cấp các loại bột trét tường, các loại sơn. Mua bán sỉ lẻ vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng, hàng trang trí nội thất, các loại hóa chất sản xuất sơn.
3.3.2.2 Nhiệm vụ
- Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước pháp luật và khách hàng.
- Giữ uy tín với khách hàng.
- Thực hiện đầy đủ các quy định về bảo vệ công ty, tài nguyên môi trường, giữ vững an ninh trật tự, an toàn phòng cháy chữa cháy.
- Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định, chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý của Nhà nước.
- Thực hiện nghĩa vụ với người lao động theo quy định.
- Xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp với thực tiễn của công ty. Ký kết và thực hiện đúng hợp đồng với khách hàng.
- Bảo toàn và phát triển nguồn vốn của công ty.
- Đào tạo đội ngũ cán bộ, nâng cao hiệu quả chất lượng của công ty.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
3.4.1 Sơ đồ tổ chức
- Công tác tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Với quy mô này, phòng kế toán đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng và sự chỉ đạo của Giám đốc. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ quản lý và thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán, thống kê trong toàn công ty nhằm thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho Ban giám đốc và các cơ quan chức năng.
- Phòng kế toán của công ty gồm 5 nhân sự: + 1 Kế toán trưởng
+ 1 Kế toán tổng hợp
67
+ 1 Thủ kho + 1 Thủ quỹ
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty
Hình 3.2. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Sản xuất Thương mại & Dịch vụ M.E.K.K.O
- Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
+ Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất trong bộ máy kế toán của công ty. Là người giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, thống kê của công ty, kế toán trưởng lập báo cáo tà chính, đánh giá hoạt động kinh doanh cũng như trong việc ghi chép hạch toán các nghiệp vụ. Đồng thời chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và Nhà nước về việc quản lý tài chính của công ty. Triển khai thực hiện các thông tư, nghị định mới của Nhà nước.
+ Kế toán thanh toán công nợ: Phản ánh các khoản nợ phải thu, phải trả, các khoản phải nộp cũng như tình hình thanh toán hoặc còn phải thanh toán với đối tượng (người mua, người bán, cấp trên, ngân sách).
+ Kế toán tổng hợp: Thực hiện công tác cuối kỳ, có thể giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các thành phần ghi sổ tổng hợp, lập báo cáo nội bộ hoặc bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc đột xuất.
+ Thủ kho: Cập nhật chi tiết lượng hàng hoá, dịch vụ xuất ra và lượng hàng hoá mua vào của công ty. Dựa vào các chứng từ xuất, nhập vật tư, cuối tháng tính ra số tiền phát sinh và lập báo cáo.
+ Thủ quỹ: Phản ánh thu, chi, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày để đối chứng tồn quỹ thực tế cũng bằng số dư trên sổ sách.
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán công nợ Kế toán tổng hợp Thủ kho Thủ quỹ
68
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán 3.4.2.1 Chế độ kế toán áp dụng 3.4.2.1 Chế độ kế toán áp dụng
- Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính để quản lý hoạt động.
- Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của mỗi năm.
- Đơn vị tiền tệ công ty sử dụng trong ghi chép kế toán và báo cáo tài chính là đồng Việt Nam.
3.4.2.2 Hình thức kế toán áp dụng
Hiện nay hình thức sổ kế toán được áp dụng tại công ty là hình thức sổ Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi nhận vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Sổ kế toán của hình thức Nhật ký chung gồm các loại chủ yếu sau đây: - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Nhật ký đặc biệt - Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung:
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung sau đó căn cứ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt đề ghi hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10,...ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái,
69
sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ