- Phƣơng pháp cho điểm:
a. Tiêu chí cho việc xem xét thành tích
Các tiêu chí xem xét thành tích nên đƣợc cân bằng giữa: - Các thành tựu trong mối tƣơng quan với các mục tiêu; - Mức độ kiến thức và kĩ năng đƣợc sở hữu và áp dụng; - Hành vi trong công việc khi nó ảnh hƣởng đến thành tích; - Mức độ mà trong đó hành vi ủng hộ giá trị cốt lõi của tổ chức; - Hiệu quả hàng ngày.
Các tiêu chí không nên giới hạn vào một số mục tiêu định lƣợng nhƣ thƣờng thấy trong các chƣơng tr nh đánh giá truyền thống. Trong nhiều trƣờng hợp, cân nhắc quan trọng nhất sẽ là tính hiệu quả hàng ngày của ngƣời đảm nhiệm công việc trong việc đáp ứng các tiêu chuẩn thành tích liên tục liên quan đến nhiệm vụ then chốt của họ. Không thể chỉ có khả năng đồng thuận các mục tiêu định lƣợng mới có ý nghĩa cho một số công việc hàng năm. Sự chú ý cần đƣợc hƣớng đến hành vi mà nó đem lại kết quả cũng nhƣ chính kết quả vậy.
ác hướng dẫn một cuộc họp xem xét thành tích
Có 12 nguyên tắc vàng cho việc thực hiện cuộc hợp xem xét thành tích, - Nên chuẩn bị: Nhà quản trị nên chuẩn bị dựa trên danh sách các mục tiêu đã đồng thuận và các lƣu ý của họ về thành tích trong suốt một năm. Họ cũng nên hiểu về các nguyên nhân của sự thành công hoặc thất bại và quyết định nên khen ngợi ở đâu, vấn đề thành tích g đƣợc đề cập và các bƣớc g đƣợc thực
hiện để giải quyết chúng. Nên suy nghĩ về bất cứ sự thay đổi nào diễn ra hoặc suy ngẫm về vai trò cá nhân để tìm ra những mục tiêu công việc và con ngƣời trong giai đoạn tiếp theo. Các cá nhân cũng nên chuẩn bị nhằm nhận diện các thành tựu và vấn đề, chuẩn bị sẵn sàng để đánh giá thành tích của họ trong cuộc họp. Họ cũng nên lƣu ý bất cứ điểm nào họ muốn gia tăng c ng việc và viễn cảnh của họ.
- Làm việc với một cấu trúc rõ ràng: Cuộc họp nên đƣợc hoạch định để xem xét những điểm trọng tâm đã đƣợc nhận diện trong quá trình chuẩn bị. Nên có đủ thời gian cho một buổi thảo luận đầy đủ, một cuộc họp vội vàng sẽ không hiệu quả. Một hoặc hai giờ thƣờng là cần thiết để đạt đƣợc giá trị lớn nhất t buổi đánh giá.
- Tạo ra bầu không khí tốt: Cuộc họp thành công phụ thuộc vào việc tạo nên một m i trƣờng thân mật, trong đó sự trao đổi thẳn thắn, trọn vẹn nhƣng thân thiện về các quan điểm đƣa ra. Tốt nhất là nên bắt đầu với một cuộc thảo luận chung thẳng thắn trƣớc khi đi vào bất cứ chi tiết nào.
- Đƣa ra phản hồi tốt: Các cá nhân cần biết họ tiến bộ nhƣ thế nào. Phản hồi nên dựa trên bằng chứng thực tế. Bằng chứng liên quan đến các kết quả, sự kiện, các việc rắc rối nghiêm trọng và các hành vi quan trọng tác động đến thành tích theo những cách thức có thể. Phản hồi nên đƣợc trình bày theo cách thức mà có thể tạo điều kiện cho các cá nhân nhận diện và chấp nhận bản chất thực tế của nó, nên là một sự miêu tả của điều g đã xảy ra chứ không phải là một phán xét đúng sai. Phản hồi tích cực nên đƣa ra những điều mà cá nhân làm tốt cùng với các lĩnh vực nên cải thiện. Nhân viên thƣờng cố gắng cải thiện hoạt động của họ và phát triển các kĩ năng nếu họ cảm thấy đƣợc trao quyền trong quá trình này.
- Sử dụng thời gian một các hiệu quả: Những ngƣời đánh giá nên kiểm tra sự thấu hiểu đạt đƣợc thông tin và tìm kiếm các đề xuất và hỗ trợ. Thời gian nên có để cho phép cá nhân diễn giải quan điểm của mình một cách trọn vẹn và
đáp ứng với bất cứ bình luận nào của nhà quản trị. Cuộc họp nên diễn ra dƣới hình thức một cuộc đối thoại giữa các bên tham gia đều quan tâm đến thành tích và để hết tâm trí vào thành tích, những ngƣời cùng đang t m kiếm một kết luận tích cực.
- Sử dụng lời khen ngợi: Nếu có thể, các nhà quản trị có thể bắt đầu khen ngợi một vài thành tựu đặc biệt, nhƣng phải chân thành và xứng đáng. Sự khen ngợi giúp nhân viên thƣ giãn, mọi ngƣời đều cần sự khuyến khích và đánh giá cao.
- Để cho các cá nhân làm đƣợc phần lớn điều họ nói: Điều này tạo điều kiện cho họ thể hiện hết mình và giúp họ cảm thấy họ đang đƣợc lắng nghe. Sử dụng các câu hỏi kết thúc mở (chẳng hạn các câu hỏi mời cá nhân nghĩ về điều trả lời hơn là chỉ định một câu hỏi trả lời mong đợi). Điều này giúp khuyến khích nhân viên mở rộng tƣ duy của mình.
- Khuyến khích việc tự đánh giá: Điều này là để xem quan điểm của các cá nhân về các vấn đề và đem đến một cơ sở cho việc thảo luận, nhiều ngƣời đánh giá thấp chính họ. Hỏi họ những câu hỏi nhƣ:
+ Bạn cảm thấy bạn làm việc tốt nhƣ thế nào? + Bạn cảm thấy điểm mạnh của bạn là gì?
+ Bạn thích điều gì nhất và ít thích nhất t công việc của bạn? + Tại sao bạn nghĩ dự án đó thực hiện tốt?
+ Tại sao bạn nghĩ bạn kh ng đạt đƣợc mục tiêu đó?
- Thảo luận thành tích nhân viên không phải tính cách: Các thảo luận về thành tích nhân viên nên dựa trên bằng chứng thực tế, không phải là sự chủ quan. Luôn dựa trên các sự kiện hoặc hành vi thực tế và các kết quả so với các đo lƣờng thành tích đƣợc đồng thuận. Các cá nhân nên đƣợc giải thích tại sao điều g đã hoặc đã kh ng xảy ra.
- Khuyến khích phân tích thành tích: Đ ng chỉ khen ngợi hoặc đổ lỗi. Phân tích chung và khách quan tại sao điều gì diễn ra tốt hoặc xấu và điều gì có
thể thực hiện để duy trì một tiêu chuẩn cao hay tránh các vấn đề trong tƣơng lai.
- Đ ng đƣa ra những chỉ trích kh ng đƣợc mong đợi: Thảo luận chỉ liên quan đến các sự kiện hay hành vi đƣợc lƣu ý tại thời điểm nó diễn ra. Phản hồi về thành tích nên đƣợc đƣa ra ngay lập tức. Không nên chờ đến khi hết năm. Mục đích của đánh giá chính thức là để phản ánh một cách ngắn gọn các kinh nghiệm trong suốt thời kì đánh giá và trên cơ sở để nhìn về phía trƣớc.
- Đồng thuận các mục tiêu đo lƣờng đƣợc và một kế hoạch hành động: Mục đích nên là một kết thúc cuộc họp đánh giá ở một lƣu ý tích cực.
Những nguyên tắc vàng này có thể nghe dễ dàng và đầy đủ nhƣng chúng chỉ có tác dụng trong một văn hoá hỗ trợ loại phƣơng pháp này. V tầm quan trọng của việc có đƣợc và duy trì sự hỗ trợ của ban quản trị cấp cao và nhu cầu chăm sóc đặc biệt trong việc phát triển và giới thiệu hệ thống và trong việc huấn luyện các giám đốc và nhân viên của họ.