Thực hiện chủ trương xã hội hóa lĩnh vực công chứng, số lượng các Văn phòng công chứng được thành lập trên địa bàn thành phố Hà Nội tăng lên nhanh chóng, đáp ứng được nhu cầu giao dịch ngày càng tăng của người dân.
Tính đến ngày 01/04/2014, toàn thành phố có 93 Văn phòng công chứng, trong đó 88 Văn phòng tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, 05 văn phòng tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.
Các Văn phòng công chứng khi mới thành lập có gặp một số khó khăn về vốn, trụ sở, nhân viên, khách hàng, xây dựng thương hiệu v.v... không ít Văn phòng công chứng ra đời khi chưa kịp chuẩn bị chu đáo về nhân sự, về cơ sở vật chất, làm ảnh hưởng chất lượng hoạt động. Vượt qua những khó khăn, trở ngại ban đầu, đến
nay, đa số Văn phòng công chứng đã dần khẳng định được vị trí, vai trò của mình, hoạt động theo hướng ngày càng chuyên nghiệp, đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của người dân [57].
Tuy nhiên, các Văn phòng công chứng cũng xuất hiện những bất cập, hạn chế sau:
Thứ nhất, mặc dù chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng nhưng
nhà nước không có chính sách ưu đãi, hỗ trợ để cụ thể hóa chủ trương này, người thành lập văn phòng công chứng phải tự đầu tư mua hoặc thuê trụ sở, mua sắm máy móc, trang thiết bị, tuyển nhân sự, chi phí hành chính,... Nhiều công chứng viên không có đủ điều kiện về tài chính nên phải góp vốn với người khác để thành lập văn phòng công chứng, dẫn đến trường hợp mâu thuẫn về quyền lợi, trách nhiệm giữa người bỏ vốn đầu tư và công chứng viên đứng tên đăng ký thành lập văn phòng công chứng (ép ký hợp đồng trái quy định pháp luật, bỏ qua một số thủ tục, giấy tờ trong hồ sơ...). Do đó, nên quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của thành viên góp vốn, bảo đảm thành viên góp vốn không được can thiệp vào chuyên môn, nghiệp vụ của công chứng viên.
Trưởng Văn phòng công chứng Đống Đa Cáp Văn Chinh - nguyên thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao cho biết: Văn phòng công chứng Đống Đa chính thức đi vào hoạt động từ tháng 9-2008. Ngôi nhà hiện là trụ sở của Văn phòng công chứng Đống Đa thuộc sở hữu của luật sư Hoàng Đàm. Luật sư Đàm cũng là người đầu tư tài chính cho hoạt động của văn phòng. -Tới đầu tháng 4-2009 thì giữa tôi và anh Đàm bắt đầu có xung đột- ông Chinh nói.
Theo lời kể của ông Chinh, trong quá trình làm việc, luật sư Đàm đã soạn thảo một số hợp đồng liên quan đến việc góp vốn thành lập văn phòng, quyền và nghĩa vụ của luật sư Đàm và ông Chinh... Tinh thần chung của các bản hợp đồng đó là: luật sư Đàm là người góp vốn, nắm toàn quyền điều hành hoạt động của Văn
phòng công chứng. -Trong một hợp đồng, anh Đàm nói Văn phòng công chứng hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, anh Đàm là cổ đông, đồng thời là chủ tịch Hội đồng quản trị, còn tôi được cử làm trưởng Văn phòng công chứng... Tôi nói điều này không phù hợp với Luật Công chứng, không thể ký kết hợp đồng như vậy được. Vì đây là Văn phòng công chứng có một công chứng viên, hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân, trưởng văn phòng là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về hoạt động của văn phòng - ông Chinh bức xúc.
Sự việc không dừng lại ở đó, theo ông Chinh, luật sư Đàm còn cho lắp camera để theo dõi hoạt động của công chứng viên vì cho rằng - bỏ tiền ra góp vốn thì phải được quyền điều hành, giám sát.... Và từ khi phát sinh mâu thuẫn, luật sư Đàm đã giữ chặt con dấu của Văn phòng công chứng, quản lý tất cả giấy tờ gốc của văn phòng... [59].
Thứ hai, biểu hiện cạnh tranh không lành mạnh là điều dễ nhận thấy ở
các Văn phòng công chứng. Như chuyện thu phí dịch vụ theo thỏa thuận, vì cạnh tranh nên có văn phòng công chứng thu cao, có văn phòng công chứng thu thấp, dẫn đến sự không thống nhất. Để thu hút khách hàng đến với mình, nhiều khi các Văn phòng công chứng -đơn giản hóa- các loại giấy tờ, cố tình lược bỏ những thủ tục cần thiết, tùy tiện thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở trái pháp luật dẫn tới tình trạng công chứng ẩu, công chứng sai. Xuất hiện tình trạng công chứng viên lỉnh kỉnh mang theo đầy đủ -đồ nghề-, con dấu đi tới bất cứ địa chỉ nào mà khách hàng yêu cầu, để thực hiện công việc, bất chấp quy định của pháp luật. Thậm chí, có trường hợp giải quyết thủ tục công chứng tại nơi quán xá, nhà hàng, khó tránh khỏi những việc làm tiêu cực, sai trái.
Vẫn còn tình trạng một số văn bản công chứng chưa đảm bảo chặt chẽ, vẫn còn nhiều sai sót về lỗi kỹ thuật; Hồ sơ công
chứng còn thiếu một số giấy tờ có liên quan, quy trình thực hiện các giao dịch công chứng chưa thực hiện tốt; một số công chứng viên chưa nâng cao tinh thần trách nhiệm trong nghề nghiệp, nghiệp vụ còn non kém, chủ quan; lời chứng trong các văn bản công chứng còn thiếu chặt chẽ. Trụ sở làm việc của một số Văn phòng công chứng còn chật chội, chưa tách bạch giữa Văn phòng công chứng và tổ chức hành nghề khác, chưa thực hiện đúng theo Đề án và yêu cầu, hướng dẫn của cơ quan quản lý. Vì vậy, chưa đáp ứng được hết các yêu cầu cần thiết, tối thiểu của khách hàng. Có hiện tượng một số Văn phòng công chứng tự treo các biển hiệu tiếp nhận hồ sơ ở các địa điểm ngoài trụ sở... Ngoài ra, còn có hiện tượng trốn thuế ở một số Văn phòng, thiếu sự gắn kết về nghiệp vụ giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Một số Văn phòng vẫn có sự kiêm nhiệm trong hoạt động của nhân viên như: Kế toán kiêm lưu trữ, lưu trữ kiêm công tác văn phòng... [48].
Thứ ba, thời gian đầu thực hiện Luật Công chứng, các văn phòng công
chứng tại Hà Nội được thành lập chủ yếu là các văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập. "Tính đến tháng 6 năm 2009, Sở Tư pháp thành phố Hà Nội đã cấp đăng ký hoạt động cho 39 Văn phòng công chứng, trong đó có 04 văn phòng hoạt động theo mô hình Công ty hợp danh, 35 Văn phòng hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân" [46].
Điều này cho thấy sự phù hợp của quy định với nhu cầu thực tiễn, mô hình doanh nghiệp tư nhân được ưu tiên lựa chọn hơn. Tính đến 4/2014, trong số 93 Văn phòng công chứng thì có 88 Văn phòng hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, chỉ còn 5 Văn phòng hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân. Thực tế cho thấy, Văn phòng công chứng hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân còn bất cập. Văn phòng công chứng có một công chứng viên duy nhất khiến cho hoạt động của cả Văn phòng bị phụ thuộc nhiều vào
Trưởng văn phòng, các văn phòng này thường rơi vào tình trạng quá tải về công việc, ảnh hưởng đến sự chính xác, khách quan trong công việc, không có việc trao đổi nghiệp vụ giữa các công chứng viên trong công việc. Tuy nhiên, nguyên nhân chính là do các Văn phòng công chứng này chủ yếu do các công chứng viên sau khi nghỉ hưu hoặc chuyển từ các ngành nghề khác sang, độ tuổi khi thành lập Văn phòng công chứng tương đối cao, cộng với kinh nghiệm hoạt động chưa nhiều, do đó ảnh hưởng tới chất lượng hoạt động chung của Văn phòng công chứng. Trong thời gian tới, khi lực lượng công chứng viên được đào tạo bài bản tăng lên, độ tuổi trẻ hơn, sức khỏe tốt hơn, thì những bất cập trên của Văn phòng công chứng do 1 công chứng viên thành lập sẽ không còn.
Thứ tư, công ty tư nhân và công ty hợp danh là 2 mô hình doanh
nghiệp có sự điều chỉnh của Luật doanh nghiệp, tuy nhiên các Văn phòng công chứng không được hưởng các quyền của doanh nghiệp như mở văn phòng đại diện, chi nhánh theo quy định tại Điều 37 Luật doanh nghiệp, không được quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng,... mâu thuẫn với chủ trương khuyến khích xã hội hóa. Đây là những quyền chính đáng của doanh nghiệp nhằm mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng. Nhà nước chủ trương thu hút tư nhân tham gia lĩnh vực công chứng nhưng lại có nhiều quy định cản trở, gây khó khăn cho hoạt động của doanh nghiệp.
Thứ năm, các Văn phòng công chứng, giống như các doanh nghiệp,
trong hoạt động của mình, các Văn phòng công chứng tùy theo sự tăng trưởng hay sụt giảm về doanh thu, khách hàng mà có sự điều chỉnh về mặt quy mô, nhân sự, tài chính,... Nếu hoạt động thuận lợi, khách hàng đông, doanh thu tăng nhanh, các Văn phòng công chứng sẽ có nhu cầu mở rộng quy mô, tăng thêm số công chứng viên; ngược lại, nếu ít khách hàng, doanh thu giảm, các Văn phòng công chứng sẽ có nhu cầu giảm quy mô, giảm số lượng công chứng viên. Do đó, phát sinh yêu cầu chuyển đổi mô hình Văn phòng công
chứng từ Văn phòng do một công chứng viên thành lập sang Văn phòng do hai công chứng viên trở lên thành lập và ngược lại. Đây là hoạt động rất bình thường trong kinh doanh, tuy nhiên, không có quy định trong Luật doanh nghiệp về sự chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ doanh nghiệp tư nhân sang công ty hợp danh và ngược lại, đồng thời Luật Công chứng cũng không quy định về vấn đề này gây khó khăn cho việc tổ chức, hoạt động của các văn phòng công chứng.
Trong quá trình quản lý nhà nước trên lĩnh vực công chứng, Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội đã thực hiện việc hạn chế thành lập các Văn phòng công chứng do 01 công chứng viên thành lập, khuyến khích các Văn phòng công chứng chuyển từ mô hình danh nghiệp tư nhân sang công ty hợp danh. Điều này vừa thể hiện sự yếu kém của cơ quan quản lý nhà nước -không quản lý được thì cấm-, vừa đi ngược với chủ trương xã hội hóa, ảnh hưởng tới quyền lợi của người được bổ nhiệm công chứng viên. Nếu một người được bổ nhiệm công chứng viên nhưng không tham gia hành nghề tại Phòng công chứng, tại Văn phòng công chứng do từ 02 công chứng viên thành lập (do không thỏa thuận được về các điều kiện hợp tác), trong khi không được thành lập các Văn phòng công chứng do 01 công chứng viên thành lập thì sẽ dẫn tới tình trạng -treo bút-, có thể bị miễn nhiệm theo quy định tại điểm d, khoản 2, Điều 20 Luật Công chứng số 82/2006/QH11. Do đó, cần tiếp tục duy trì mô hình Văn phòng công chứng do 01 công chứng viên thành lập và cho phép Văn phòng công chứng được thuê công chứng viên theo hợp đồng lao động nhằm giữ sự ổn định trong hoạt động của Văn phòng công chứng.