Thực tiễn cho thấy quy định về tiêu chuẩn công chứng viên bộc lộ một số bất cập, hạn chế, có thể coi như là còn đơn giản, thông thoáng, chưa chặt chẽ:
Thứ nhất, quy định công chứng viên phải có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức.
Quy định này là cần thiết nhằm bảo đảm các công chứng viên có kinh nghiệm hoạt động thực tiễn, thời gian 05 năm là đủ để một người làm quen, thử việc và tiếp cận đầy đủ với một công việc nhất định. Tuy nhiên, quy định này còn chưa chặt chẽ, nhiều người làm công tác pháp luật nhưng do quy mô đơn vị nhỏ, nên khối lượng công việc giải quyết không nhiều, do đó thiếu kinh nghiệm khi giải quyết các vấn đề thực tiễn. Hiện nay có rất nhiều các doanh nghiệp siêu nhỏ, có tổ chức hoặc không tổ chức bộ phận pháp chế, khối lượng công việc không lớn, nếu quy định những người làm pháp chế tại các đơn vị này cũng đủ điều kiện thì chất lượng công chứng viên sẽ không cao. Thậm chí, có những công chứng viên đã được bổ nhiệm tại các tỉnh Hưng Yên, Hải Dương khi tham gia các lớp đào tạo nghề công chứng thừa nhận thiếu kinh nghiệm đối với các hợp đồng, giao dịch về nhà đất do giao dịch tại địa phương không lớn. Chưa quy định mốc thời gian 5 năm được tính từ thời điểm nào, do đó nhiều người có thời gian làm công tác pháp luật nhưng lại chưa được trang bị kiến thức cơ bản về pháp luật (có bằng cử nhân luật), dẫn đến tình trạng hiểu và áp dụng chưa chính xác, thậm chí là áp dụng sai các quy định của pháp luật. Thực tế cho thấy, tại các Phòng công chứng, một số công chứng viên được bổ nhiệm khi vừa mới có bằng cử nhân luật, do được công chứng viên tin tưởng, giao nhiệm vụ trong công tác chuyên môn, giúp việc cho các công chứng viên, từ khâu tiếp nhận, hướng dẫn hồ sơ cho đến đến soạn thảo, hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký kết hợp đồng. Trong khoảng thời gian này, họ học thêm bằng cử nhân luật. Khi có đủ thời gian công tác pháp luật là 5 năm theo quy định, cộng với vừa tốt nghiệp cử nhân luật, họ đã có thể được bổ nhiệm. Có thể nói, đây là những công chứng viên được bổ nhiệm dựa trên kinh nghiệm thực tiễn hoạt động là chính, trong khi kiến thức cơ bản vừa mới được trang bị, do đó chất lượng không cao.
Thứ hai, quy định công chứng viên phải có giấy chứng nhận đào tạo nghề công chứng.
Công chứng được coi là một nghề, nên việc được đào tạo nghề là cần thiết, giúp các công chứng viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng nghề cần thiết. Tuy nhiên, việc thực hiện quy định này có một số bất cập, hạn chế sau:
Về thời gian đào tạo nghề công chứng, được quy định là 6 tháng, bao gồm cả việc trang bị các kiến thức cơ bản, đào tạo, rèn luyện các kỹ năng và giải quyết các tình huống thực tiễn. Khung thời gian như vậy là chưa hợp lý với những lý do sau: Một là, khi học cử nhân luật, gần như chưa có bộ môn về công chứng, do đó, đến khi được đào tạo nghề, học viên mới được trang bị kiến thức một cách có hệ thống về công chứng, bao gồm cả các kiến thức về Bộ luật Dân sự, Luật hôn nhân và gia đình, Luật sở hữu trí tuệ, Luật doanh nghiệp, Luật đất đai, Luật nhà ở,.... Hai là, công chứng có rất nhiều dạng hợp đồng, giao dịch khác nhau (hợp đồng chuyển nhượng, mua bán, tặng cho, hợp đồng thế chấp, hợp đồng ủy quyền, hợp đồng thuê, mượn tài sản, di chúc, văn bản khai nhận và thỏa thuận phân chia di sản thừa kế,...) mỗi dạng hợp đồng, giao dịch có những đặc điểm, yêu cầu, hồ sơ, thủ tục, kinh nghiệm khác nhau. Ví dụ: cùng là hợp đồng thế chấp, nhưng hồ sơ yêu cầu đối với các đối tượng là cá nhân, vợ chồng, hộ gia đình, doanh nghiệp (công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần)... là khác nhau. Do đó, mỗi một hợp đồng, giao dịch cần có nhiều buổi học để học viên được trang bị kiến thức, kỹ năng xử lý các tình huống thực tế. Ba là, nghề công chứng đòi hỏi phải được rèn luyện một số kỹ năng nhất định: xác minh nhân thân người yêu cầu công chứng, xác định đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, nhận dạng chữ ký, chữ viết, con dấu trong văn bản, cách lấy dấu vân tay của người yêu cầu công chứng. Có thể nói, công chứng là một nghề -nguy hiểm-, mỗi công chứng viên chứng nhận nhiều hợp đồng, giao dịch có giá trị lớn mỗi ngày, nếu sơ suất dù chỉ một hợp
đồng, giao dịch thì thiệt hại xảy ra rất lớn. Do đó, thời gian đào tạo nghề công chứng cần được quy định dài hơn để học viên được trang bị đầy đủ về lý thuyết, cũng như rèn luyện thuần thục các kỹ năng cần thiết trong nghề.
Ví dụ:
Vừa qua, các cơ quan chức năng phát hiện, ngăn chặn, xử lý một số vụ sử dụng giấy tờ nhà đất giả, như vụ Nguyễn Thị Bằng An (ở huyện Từ Liêm) cùng đồng bọn sử dụng hàng chục sổ đỏ giả, chiếm đoạt nhiều tỷ đồng; vụ Lê Bá Quỳ (ở xã Kiêu Kỵ, huyện Gia Lâm) dùng phôi sổ đỏ thật điền thông tin ảo, lừa hơn mười cá nhân, công ty, ngân hàng; vụ mất cắp 483 phôi sổ đỏ ở thị xã Sơn Tây...
Trong buổi làm việc với chúng tôi sáng 8/5/2012, đồng chí Lã Hoàng Hưng, Phó trưởng Phòng Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp thành phố Hà Nội, lo lắng đưa ra lời cảnh báo: Qua theo dõi hoạt động thực tiễn của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Hà Nội gần đây, thấy nổi lên vấn đề nhức nhối là việc sử dụng giấy tờ giả (nhiều nhất là giấy tờ liên quan nhà đất). Nhiều loại giấy tờ giả tinh vi đến mức, công chứng viên có kinh nghiệm cũng khó xác định đâu là thật, đâu là giả [12].
Về cơ sở đào tạo nghề: Hiện nay, Học viện Tư pháp là đơn vị duy nhất trong cả nước đào tạo về nghiệp vụ công chứng, tuy nhiên, vẫn chưa có Khoa đào tạo công chứng viên, phụ trách đào tạo nghiệp vụ công chứng là Khoa đào chấp hành viên và các chức danh tư pháp khác. Đội ngũ giảng viên hạn chế, gồm 3 nhóm: nhóm giảng viên cơ có trình độ Thạc sĩ, chưa qua thực tiễn hành nghề công chứng (giảng viên cơ hữu của Học viện Tư pháp), nhóm giảng viên có trình độ lý luận cao, làm công tác quản lý nhà nước về công chứng nhưng chưa hoạt động thực tiễn hành nghề công chứng (cán bộ của Vụ Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp) và nhóm giảng viên hoạt động thực tiễn nhưng trình độ lý luận chưa cao (là công chứng viên các tổ chức hành nghề công
chứng, đa số có trình độ thạc sĩ, chỉ duy nhất có ông Tuấn Đạo Thanh, Trưởng Phòng công chứng số 1 thành phố Hà Nội có trình độ Tiến sĩ trong lĩnh vực công chứng). Trong đó, nhóm giảng viên của Học viện Tư pháp có số lượng rất ít, nhóm giảng viên còn lại được giảng dạy theo chế độ cộng tác viên, do đó độ ổn định không cao, lớp học hay phải nghỉ do giảng viên vướng lịch công tác, nhóm giảng viên của Bộ tư pháp tuy có trình độ cao nhưng do chưa hoạt động thực tiễn nên hạn chế trong việc hướng dẫn học viên giải quyết tình huống, dẫn tới tình trạng giải quyết tình huống đúng quy định nhưng không phù hợp với thực tiễn.
Về chương trình đào tạo nghề: Tính đến thời điểm hiện tại, Bộ Tư pháp chưa ban hành chương trình khung về đào tạo nghề công chứng, chưa có chính sách để phát triển Học viện Tư pháp, thu hút đội ngũ công chứng viên có kinh nghiệm lâu năm về giảng dạy. Ngoài ra, đến năm 2012 (sau 5 năm thực hiện Luật Công chứng số 82/2006/QH11) Bộ Tư pháp mới ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, là tiêu chuẩn để các công chứng viên thực hiện. Đây là những yếu tố khiến công tác đào tạo công chứng viên còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng tới chất lượng công chứng viên được đào tạo. Chất lượng công chứng viên không chỉ phụ thuộc vào kỹ năng nghề mà còn phụ thuộc vào đạo đức hành nghề. Thực tiễn cho thấy, nhiều công chứng viên vì những nguyên nhân khác nhau đã không thực hiện đúng quy trình, thủ tục pháp luật quy định, gây hậu quả, thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và các cá nhân, tổ chức liên quan. Những tồn tại, hạn chế trong thời gian qua có một phần trách nhiệm không nhỏ của Bộ Tư pháp.
Ví dụ:
Đối với Hợp đồng ủy quyền ngày 21/5/2008, giữa bên ủy quyền ông Trần Văn Mạnh bà Nguyễn Thị Nương và bên được ủy quyền Nguyễn Thu Hợp. Số công chứng 440/HĐUQ/2008, Quyển số 01TP/C SCC/HĐGD.
Khi tiếp nhận hồ sơ, ông Hoàng Văn Sự là Công chứng viên đồng ý cho sử dụng chứng minh nhân dân của ông Mạnh là bản photocoppy, nhưng không có bản chính để đối chiếu và cho các bên tham gia ký hợp đồng ủy quyền ký tên, điểm chỉ vào bản hợp đồng. Theo tài liệu điều tra các đối tượng đã photocopy mặt trước chứng minh nhân dân của ông Mạnh (có dán ảnh của Nguyễn Toàn người đóng giả ông Mạnh), photocopy mặt sau chứng minh nhân dân của anh Toàn ghép thành chứng minh nhân dân của ông Mạnh để đưa vào hồ sơ công chứng (mặt sau chứng minh nhân dân có dấu vân tay của anh Toàn). Ông Hoàng Văn Sự khai đã đồng ý cho ông Mạnh sử dụng chứng minh nhân dân phôtôcoppy, nhưng yêu cầu phải có Giấy khai sinh của con ông Mạnh và bà Nương để đưa vào hồ sơ. Ông Sự đã không lường trước được Hạnh, Hợp, Nương đã thuê người đóng giả ông Mạnh để ký hợp đồng.
Như vậy, khi tiến hành công chứng Hợp đồng ủy quyền này, công chứng viên đã bỏ qua nguyên tắc xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng, không yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình chứng minh nhân dân nên đã công chứng không đúng với quy định của pháp luật. Hợp đồng ủy quyền là trái pháp luật phải được hủy bỏ [28].
Ngoài ra, Luật Công chứng số 82/2006/QH11 cũng không quy định thời gian tối đa cho phép kể từ khi một người được cấp Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng đến khi người đó đăng ký tập sự hành nghề công chứng. Nếu thời gian dài quá thì việc đào tạo nghề sẽ không còn ý nghĩa, người học sẽ bị quên kiến thức, kỹ năng đã được đào tạo.
Thứ ba, quy định công chứng viên phải qua thời gian tập sự nghề công chứng
Việc quy định tập sự hành nghề công chứng là cần thiết, tạo môi trường để những người trải qua đào tạo nghề công chứng được áp dụng những
kiến thức mình có được qua đào tạo nghề áp dụng vào thực tiễn. Tuy nhiên, quy định về tập sự hành nghề công chứng có một số bất cập, hạn chế sau:
Một là, không quy định tiêu chuẩn công chứng viên được hướng dẫn
tập sự dẫn đến trường hợp người tập sự được phân công hướng dẫn bởi các công chứng viên mới được bổ nhiệm, số lượng hợp đồng, giao dịch ít và kinh nghiệm trong nghề chưa nhiều.
Hai là, không quy định nghĩa vụ của công chứng viên hướng dẫn tập
sự, thực tế cho thấy, những người tập sự ít có cơ hội được tham gia thực hiện các công việc liên quan đến công chứng, do thời hạn thực hiện yêu cầu công chứng ngắn, đòi hỏi xử lý công việc gấp, mà người tập sự thì chưa thạo việc, nên các công chứng viên thường ít giao việc cho người tập sự, nhất là những hợp đồng, giao dịch có giá trị lớn, phức tạp, số lượng người tham gia công chứng đông.
Ba là, không quy định số lượng người tập sự mà mỗi công chứng viên
được hướng dẫn, thực tế có trường hợp, 1 công chứng viên hướng dẫn 4 người tập sự dẫn đến chất lượng hướng dẫn không cao.
Bốn là, không quy định nghĩa vụ của người tập sự về thời gian làm
việc, thông thường người tập sự chỉ đăng ký tập sự, thỉnh thoảng mới đến làm việc, khi đến thường chỉ quan sát các công chứng viên làm việc mà không trực tiếp tham gia vào hoạt động công chứng, hết thời gian tập sự thì đến xin xác nhận. Từ phía bản thân người tập sự cũng không hoàn thành trách nhiệm của mình, mục đích của việc tập sự không đạt được.
Năm là, việc quy định khi kết thúc quá trình tập sự, người tập sự báo
cáo kết quả tập sự có nhận xét của công chứng viên mà không đưa ra 1 tiêu chuẩn cụ thể nào trong việc nhận xét dẫn tới tính khả thi không cao, tùy thuộc vào ý muốn chủ quan của công chứng viên (tình cảm, trình độ, kinh nghiệm), kết quả tập sự không khách quan, thiếu chính xác và không có cơ sở để kiểm chứng.
Sáu là, không quy định thời gian tối đa cho phép kể từ khi một người
hoàn thành tập sự hành nghề công chứng đến khi nộp hồ sơ xin bổ nhiệm công chứng viên. Nếu thời gian dài quá thì kết quả tập sự sẽ không còn ý nghĩa, người tập sự sẽ quên những kỹ năng hành nghề có được qua tập sự.