hợp đồng, giao dịch
3.2.3.Nâng cao năng lực và trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước
Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, Sở Tư pháp thành phố Hà Nội thực hiện quản lý nhà nước về công chứng cần tích cực, chủ động trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, ban hành văn bản chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn nghiệp vụ kịp thời, đúng quy định, nhằm phát hiện và giải quyết những bất cập nảy sinh trong quá trình thực hiện, phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của thành phố trong từng thời kỳ. Nâng cao năng lực, trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước, đặc biệt là trách nhiệm của người đứng đầu trong việc tổ chức thi hành, áp dụng pháp luật công chứng, cán bộ, công chức làm việc trong lĩnh vực công chứng phải nắm bắt và hiểu biết sâu sắc các quy định của pháp luật trong lĩnh vực này. Xác định rõ trách nhiệm của cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc của dân, của tổ chức, gắn trách nhiệm với quyền lợi, với công việc chuyên môn của từng cán bộ, công chức trên cơ sở đầu việc được giao. Đồng thời thường xuyên bồi dưỡng, trang bị những kiến thức pháp luật cơ bản liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, của tổ chức để người thực thi công vụ phải hiểu pháp luật và giải quyết công việc trên cơ sở pháp luật. Cán bộ, công chức có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin pháp luật đến các tổ chức hành nghề công chứng, cá nhân, tổ chức. Phát huy tính chủ động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đặc biệt là đội ngũ cán bộ, công chức nhà nước trong
việc lấy pháp luật làm nền tảng ứng xử trong việc giải quyết các mối quan hệ xã hội. Trong quản lý nhà nước, cần thực hiện các giải pháp cụ thể sau:
- Chỉ đạo tăng cường phối hợp, chia sẻ thông tin giữa Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng với Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất các quận, huyện, thị xã trên địa bàn thành phố. Ban hành quy chế phối hợp giữa các cơ quan nhà nước và tổ chức hành nghề công chứng liên quan đến hoạt động công chứng. Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và điều chỉnh phù hợp với thực tế.
- Để đơn giản hóa thủ tục hành chính, đảm bảo chất lượng dịch vụ, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cần chỉ đạo xây dựng cơ chế thủ tục -một cửa-, lấy các tổ chức hành nghề công chứng (có trình độ, hiểu biết về pháp luật, các thủ tục) làm trung tâm, nhận và trả kết quả tại tổ chức hành nghề công chứng. Cơ chế "một cửa" này tương tự như việc thực hiện "một cửa" trong thành lập doanh nghiệp, người dân chỉ phải nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh, sau đó đến nhận chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký mã số thuế và con dấu tại Phòng đăng ký kinh doanh mà không phải đi lại nhiều lần. Tương tự như vậy, người dân nộp hồ sơ sang tên tại tổ chức hành nghề công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng sẽ thực hiện thủ tục công chứng, các cơ quan địa chính, thuế sẽ phối hợp để thực hiện các thủ tục liên quan, sau khi cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng, sở hữu nhà đất, tổ chức hành nghề công chứng sẽ trả lại cho người dân.
- Quy định bắt buộc tất cả tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố kết nối và cập nhật dữ liệu nhanh chóng, chính xác vào Chương trình quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng (UCHI).
- Triển khai thực hiện "Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020" trên địa bàn thành phố Hà Nội, nghiên cứu, khảo sát
tình hình thực tế để điều chỉnh cho phù hợp. Đẩy mạnh xã hội hóa công chứng để huy động một lực lượng đông đảo các công chứng viên tham gia vào hoạt động công chứng, đáp ứng nhu cầu của tổ chức, cá nhân có nhu cầu công chứng, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội của Thủ đô.
- Nghiên cứu, xúc tiến thành lập Quỹ bảo hiểm hành nghề công chứng để hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng trong việc mua bảo hiểm nghề nghiệp và bồi thường khi xảy ra thiệt hại.
- Quan tâm hỗ trợ địa điểm làm việc, đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc, công nghệ thông tin… cho các Phòng Công chứng để hoạt động có hiệu quả.
- Ban hành mức trần thu lao công chứng phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của thành phố theo từng thời kỳ, bảo đảm cân bằng giữa việc tạo động lực tài chính hợp lý cho tổ chức hành nghề công chứng, các công chứng viên hành nghề và thu nhập bình quân của người dân trên địa bàn thành phố Hà Nội.