ðưa vào ứng dụng các công cụ quản lý hỗ trợ nhằm cải tiến liên tục hệ
thống quản lý
Do phải tốn nhiều sức lực ñể xây dựng hệ thống nên sau khi nhận ñược giấy chứng nhận, tâm lý chung của công chức cảm thấy thoả mãn, cho rằng mọi công việc liên quan ñến ISO ñã hoàn thành. Tâm lý này rất có hại cho việc duy trì hệ thống. Lãnh ñạo cần phải làm cho cán bộ nhận thức rằng ñến lúc này tổ
chức mới chỉñạt ñược mức ñộ “bức tranh phác thảo” hay “bản viết thô” mà thôi. Thực tế khi vận hành thường có những trường hợp phát sinh mà khi xây dựng văn bản chưa lường ñược hết, hoặc văn bản ñã xây dựng còn thiếu mạch lạc, chưa rõ ràng về mặt câu chữ, khó thực hiện trong thực tế…Khi ñó tổ chức cần phải tiếp tục tiến hành soát xét và ñiều chỉnh. Nói cách khác sau khi xây dựng hệ
thống quản lý chất lượng, tổ chức phải liên tục xem xét cải tiến hiệu lực và hiệu quả của hệ thống thông qua việc ñiều chỉnh hệ thống văn bản cho phù hợp với thực tế công việc. Hoạt ñộng này gọi là cải tiến thường xuyên, là yêu cầu bắt buộc và ñược thực hiện ñịnh kỳ thông qua các hoạt ñộng ño lường, phân tích và cải tiến. Hoạt ñộng cải tiến thường xuyên không chỉ do một bộp hận hay cá nhân nào trong tổ chức thực hiện mà ñòi hỏi sự tham gia của tất cả các thành viên trong tổ chức ñó. Vì thế, ñể duy trì hệ thống, sự nỗ lực không ngừng của toàn bộ ñội ngũ cán bộ công chức thuế trong suốt thời gian dài là yêu cầu then chốt. Thông qua sự nỗ lực này chất lượng các văn bản, các quyết ñịnh không ngừng
ñuợc nâng lên….Nhờ vậy, tổ chức áp dụng hệ thống ISO 9001:2008 càng lâu thì hệ thống này càng hoàn chỉnh và qua ñó ngày càng ñáp ứng tốt hơn các yêu cầu của NNT. Nói cách khác, bức tranh từ "bản phác thảo" ban hành ñược trau chuốt qua thời gian ñể ngày càng hoàn hảo.