2.2.2.1 Nội dung, thành phần của HTQLCL tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong kiểm soát hồ sơ thuế kiểm soát hồ sơ thuế
Nội dung, thành phần của HTQLCL tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong kiểm soát hồ sơ thuếựược thực hiện qua các bước triển khai như sau:
Quá trình triển khai ISO 9001:2008 ựóng vai trò rất quan trọng ựể ựạt
ựược những lợi ắch ựầy ựủ của hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System - QMS). để thực hiện thành công QMS, tổ chức cần triển khai theo trình tự 6 bước cơ bản sau ựây:
Các bước này ựược cụ thể hóa qua 5 giai ựoạn triển khai sau (xem hình 2.2):
Hình 2.2 Yêu cầu các bước triển khai ISO 9001:2008
đÀO TẠO đỂ MỌI NGƯỜI NẮM Rạ VỀ BẢN CHẤT, VAI TRÒ VÀ LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG ISO 9001:2008
CAM KẾT, QUYẾT TÂM CỦA LÃNH đẠO CAO NHẤT
XÁC đỊNH VÀ CHUẨN HÓA, THIẾT LẬP MỚI CÁC QUY TRÌNH, CÔNG VIỆC THEO NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CỦA ISO 9001:2008
XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN đỂđẢM BẢO VIỆC THỰC HIỆN VÀ DUY TRÌ CÁC QUY TRÌNH đà đƯỢC CHUẨN HÓA HOẶC THIẾT LẬP
MỚI
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN VÀ THEO DạI, CẢI TIẾN CÁC QUY TRÌNH VĂN BẢN
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh ẦẦẦ 29
Bước 1, giai ựoạn chuẩn bị:
- Xác ựịnh mục ựắch, phạm vi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng; - Lập Ban chỉựạo dự án ISO 9001 hoặc phân công nhóm thực hiện dự án (ựối với doanh nghiệp vừa và nhỏ);
- Bổ nhiệm/phân công đại diện Lãnh ựạo về chất lượng và thư ký/cán bộ
thường trực (khi cần thiết);
- Tổ chức ựào tạo nhận thức chung về ISO 9001 và phương pháp xây dựng hệ thống văn bản;
- đánh giá thực trạng; - Lập kế hoạch thực hiện.
Bước 2, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng:
- Thiết lập các quy trình ựể chuẩn hóa cách thức thực hiện, kiểm soát các quá trình trong hệ thống;
- Xây dựng hệ thống văn bản bao gồm: + Chắnh sách, mục tiêu chất lượng; + Sổ tay chất lượng;
+ Các quy trình kèm theo các mẫu, biểu mẫu và hướng dẫn khi cần thiết.
Bước 3, triển khai áp dụng:
- Phổ biến, hướng dẫn áp dụng các quy trình, tài liệu; - Triển khai, giám sát việc áp dụng tại các ựơn vị, bộ phận;
- Xem xét và cải tiến các quy trình, tài liệu nhằm ựảm bảo kiểm soát công việc một cách thuận tiện, hiệu quả.
Bước 4, kiểm tra, ựánh giá nội bộ:
- Tổ chức ựào tạo ựánh giá viên nội bộ; - Lập kế hoạch và tiến hành ựánh giá nội bộ; - Khắc phục, cải tiến hệ thống sau ựánh giá; - Xem xét của lãnh ựạo về chất lượng.
Bước 5, ựăng ký chứng nhận:
- Lựa chọn tổ chức chứng nhận;
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh ẦẦẦ 30 - Chuẩn bịựánh giá chứng nhận; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- đánh giá chứng nhận và khắc phục sau ựánh giá; - Tiếp nhận chứng chỉ ISO 9001.
Kiểm soát hồ sơ thuế, là một quy trình nghiệp vụ thuế bắt buộc cơ quan thuế và NNT phải tuân thủ. Việc thực hiện các bước kiểm soát hồ sơ do cơ quan thuế thay mặt nhà nước hướng dẫn NNT và triển khai thực hiện. được HTQLCL khẳng ựịnh ựáp ứng các quy ựịnh của Nhà nước, tức là cơ quan thuế thực hiện có hiệu lực và hiệu quả ựáp ứng yêu cầu của NNT. Kiểm soát hồ sơ thuế theo HTQLCL ISO 9001:2008 chắnh là thực hiện tuần tự các bước kiểm soát. Theo HTQLCL các bước công tác kiểm soát hồ sơ thuế ựược thực hiện theo các quy trình cụ thể quy ựịnh rõ: mục ựắch, phạm vi áp dụng, cơ sở pháp lý, nội dung thực hiện mã hóa bằng lưu ựồ, lưu hồ sơ thuế tại quy trình này.
Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn xin ựưa ra nội dung, thành phần của HTQLCL tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong kiểm soát hồ sơ thuế bằng việc
ựưa vào nghiên cứu 01 quy trình trong hệ thống các quy trình nghiệp vụ liên quan tới kiểm soát hồ sơ thuế ựược ISO công nhận. Quy trình tiếp nhận hồ sơ
thuế, ựây cũng chắnh là 1 trong bước công việc kiểm soát hồ sơ thuế phải thực hiện theo quy ựịnh tại cơ quan quản lý thuế. Các quy trình xử lý hồ sơ thuế trong kiểm soát hồ sơ thuế theo HTQLCL ISO 9001:2008 qua nghiên cứu thấy có nội dung rất dài, nên tác giả xin phép không ựưa vào trong luận văn này.
Quy trình tiếp nhận hồ sơ thuế
Quy trình này ựược thực hiện tại Bộ phận Ộmột cửaỢ Cục Thuế nhằm mục
ựắch:
+ Thống nhất trình tự và nâng cao chất lượng trong công tác tiếp nhận thủ
tục hành chắnh thuế tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ thuế thuộc Cục Thuế.
+ Chuyên môn hoá và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ. tại bộ
phận tiếp nhận hồ sơ thuế thuộc Cục Thuế.
+ Tạo ựiều kiện thuận lợi nhất cho NNT và góp phần nâng cao tắnh tự giác tuân thủ pháp luật thuế của NNT.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh ẦẦẦ 31
Phạm vi áp dụng:
Áp dụng giải quyết các thủ tục hành chắnh thuế theo cơ chế Ộmột cửaỢ tập trung tại Văn phòng Cục Thuế bao gồm các lĩnh vực công việc sau:
- Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu hướng dẫn, giải ựáp vướng mắc về
chắnh sách thuế, quản lý thuế cho người nộp thuế;
- Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chắnh thuế của người nộp thuế, chuyển cho phòng chức năng giải quyết; bao gồm:
+ đăng ký thuế và cấp mã số thuế;
+ đăng ký thay ựổi phương pháp tắnh thuế Giá trị gia tăng và các văn bản
ựăng ký khai thuế, nộp thuế khác theo quy ựịnh; + Gia hạn nộp hồ sơ khai thuế;
+ Gia hạn nộp thuế; + Hoàn thuế;
+ Miễn thuế, giảm thuế; + Xác nhận nghĩa vụ thuế; + Nộp hồ sơ khai thuế;
+ Các tài liệu khác gửi cơ quan thuế theo quy ựịnh.
Cơ sở pháp lý:
- Luật quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29/11/2006 của Quốc hội khoá XI. - Thông tư 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 của Bộ tài chắnh hướng dẫn thi hành một số ựiều của Luật quản lý thuế, hướng dẫn thi hành Nghị ựịnh số
85/2007/Nđ-CP ngày 25/5/2007 và Nghị ựịnh số 106/2010/Nđ-CP ngày 28/10/2010 của Chắnh phủ.
- Thông tư 85/2007/TT-BTC ngày 18/07/2007 của Bộ Tài chắnh hướng dẫn thi hành Luật quản lý thuế về việc ựăng ký thuế
- Các Luật thuế và Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chắnh về chắnh sách thuế hiện hành. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quyết ựịnh của Bộ Tài chắnh số 78/2007/Qđ-BTC ngày 18 tháng 09 năm 2007 về việc ban hành Quy chế hướng dẫn, giải ựáp vướng mắc về chắnh sách
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh ẦẦẦ 32 thuế, quản lý thuế và giải quyết các thủ tục hành chắnh thuế của người nộp thuế
theo cơ chế Ộmột cửaỢ.
Nội dung:
TT Trình tự thực hiện Biểu mẫu Trách nhiệm Thời gian
1.
2. BPMC Ngay trong ngày
3. Phần mềm ứng dụng QHS BPMC Ngay trong ngày 4. BPMC 5. BPCN Theo quy ựịnh hiện hành 6. Phần mềm ứng dụng QHS BPMC 7. BPCN Theo quy ựịnh hiện hành 8.
Bảng 2.1 Quy trình tiếp nhận hồ sơ thuế theo HTQLCL ISO9001:2008
NNT có nhu cầu giải quyết các TTHC thuế dưới hình thức: đến trực tiếp BPMC ựểựược giải quyết. Khách hàng Tiếp nhận, KT HS Làm thủ tục tiếp nhận Chuyển Phòng Chuyên môn Thực hiện giải quyết Trả kết quả Lưu trữ Khách hàng
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh ẦẦẦ 33 Thời gian : Làm việc từ thứ hai ựến thứ 7 hàng tuần trừ ngày lễ, ngày tết Mùa hè: - Sáng từ 7h00 ựến 11h30'
- Chiều từ 13h ựến 16h30Ỗ Mùa ựông: - Sáng từ 7h30' ựến 12h - Chiều từ 13h ựến 16h30Ỗ
Thời gian giao nhận các loại hồ sơ thuế theo cơ chế "Một cửa" liên thông thì ựược thực hiện theo quy ựịnh tại quy chế thực hiện cơ chế một cửa liên thông. Cán bộ tiếp nhận: Tại bộ phận Ộmột cửaỢ Phòng Tuyên truyền hỗ trợ
NNT.
Khi ựến BPMC, NNT trực tiếp giao dịch ựối với việc gửi công văn, nộp tờ
khai, báo cáo thuếẦ.
BPMC xem xét các hồ sơ, làm thủ tục tiếp nhận ựối với những hồ sơựảm bảo tắnh hợp pháp và hợp lệ. đối với những hồ sơ sai hoặc chưa hợp lệ, BPMC trả lại hồ sơ cho NNT, thực hiện hướng dẫn NNT hoàn thiện lại hồ sơ.
- BPMC nhận tờ khai thuế, báo cáo thuế:
+ BPMC thực hiện nhận tờ khai, ựóng dấu nhận tờ khai, thực hiện phân loại tờ khai, ựưa số liệu tờ khai bằng việc quét mã vạch vào hệ thống quản lý (QLT) của ngành thuế.
+ đối với các trường hợp NNT nộp tờ khai quá thời hạn quy ựịnh, BPMC lập biên bản VPHC thành 04 bản, gửi người ựi nộp hồ sơ khai thuế 02 bản ựể
người ựi nộp hồ sơ chuyển cho người ựại diện pháp luật của NNT, ký ựóng dấu và chuyển cho BPMC 01 bản ựể giao cho BPCN xử lý theo quy ựịnh, 01 bản lưu tại BPMC.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày NNT nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn theo quy ựịnh, nếu NNT không ký biên bản, BPMC phải ghi rõ lý do vào biên bản sau ựó chuyển cho BPCN xử phạt theo quy ựịnh.
+ Cuối ngày, hoặc ựầu giờ ngày hôm sau BPMC thực hiện giao toàn bộ tờ
khai, biên bản cho BPCN. Riêng các Bảng kê mua vào, bán ra BPMC giao các phòng Kiểm tra quản lý NNT.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh ẦẦẦ 34 + BPMC tiếp nhận hồ sơ xin xác nhận nghĩa vụ thuế, in phiếu hẹn (Trên phần mềm QHS) giao cho NNT 01 bản.
+ Cuối ngày, BPMC thực hiện in phiếu chuyển hồ sơ và giao toàn bộ hồ
sơ xin xác nhận nghĩa vụ thuế cho các phòng chức năng giải quyết.
+ Các phòng chức năng sau khi giải quyết có trách nhiệm chuyển lại cho BPMC ựể trả kết quả cho NNT.
- BPMC tiếp nhận hồ sơ ựăng ký MST, thay ựổi thông tin NNT (trừ các trường hợp ựã giải quyết tại một cửa liên thông):
+ BPMC tiếp nhận hồ sơ MST, in phiếu hẹn (Trên phần mềm QHS) giao cho NNT 01 bản. đối với các trường hợp NNT ựăng ký quá thời hạn quy ựịnh, BPMC lập biên bản VPHC, gửi cho NNT 01 bản ựể NNT trực tiếp liên hệ làm việc với phòng Kê khai và kế toán thuế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Cuối ngày, BPMC thực hiện in bảng kê (từ phần mềm QHS) và giao toàn bộ hồ sơ MST cho phòng Kê khai và kế toán thuế.
+ Phòng Kê khai và kế toán thuế trả kết quả ựối với những hồ sơ trả kết quả cho NNT.
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế, miễn thuế:
+ BPMC tiếp nhận hồ sơ từ NNT, in phiếu hẹn (Trên phần mềm QHS) và giao cho NNT 01 bản.
+ Cuối ngày, BPMC thực hiện in bảng kê và giao hồ sơ cho các phòng chức năng.
+ Tương ứng với thời hạn giải quyết của từng loại hồ sơ, các phòng chức năng thực hiện lưu và theo dõi kết quả ựồng thời gửi kết quảựến NNT theo qui
ựịnh.
- BPMC tiếp nhận hồ sơ, tài liệu khác theo quy ựịnh:
+ BPMC tiếp nhận hồ sơ từ NNT.
+ Cuối ngày, BPMC thực hiện phân loại, in bảng kê và giao hồ sơ cho các phòng chức năng giải quyết theo quy ựịnh.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh ẦẦẦ 35 Hồ sơ thực hiện hàng ngày ựược phân loại và lưu giữ tại Phòng chức năng (Bộ phận tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chắnh về thuế). Thời hạn lưu trữ theo quy ựịnh hiện hành.
Hình 2.3 Sơựồ tổng quát quá trình xây dựng HTQLCL ISO 9001:2008
(Nguồn: sách quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế, TS. Lưu Thanh Tâm)