5S là một công cụ cải tiến chất lượng của người Nhật được ứng dụng rộng rãi cho việc cải tiến môi trường làm việc góp phần gia tăng năng suất, hiệu quả công việc. Bên cạnh việc xây dựng áp dụng HTQLCL theo ISO 9000, nếu tất cả các đơn vị phòng ban áp dụng công cụ 5S này vào từng vị trí làm việc của mình thì sẽ phát huy được tốt nhất hiệu quả, hiệu lực của HTQLCL. 5S là chữ viết tắt của các chữ S, cũng là trình tự thực hiện cho việc cải tiến môi trường làm việc, được tạm dịch sang tiếng Việt như sau:
SERI - SÀNG LỌC
Sàng lọc, loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.
SEITON - SẮP XẾP
Sắp xếp mọi thứ theo trật tự ngăn nắp, tạo sự tiện lợi khi sử dụng.
SEISO - SẠCH SẼ
Luôn giữ gìn sạch sẽ vệ sinh nơi làm việc và sinh hoạt.
SEIKETSU - SĂN SÓC
Săn sóc thực hiện thường xuyên và đồng thời 3S nêu trên.
Xây dựng và duy trì nề nếp tự giác, sẵn sàng giúp đỡ nhau và cùng hợp tác vì mục tiêu chung. Thân thiện, minh bạch, công tâm và sẵn lòng phục vụ.
- Một số kinh nghiệm qua áp dụng và duy trì 5S:
+ Sự quan tâm chỉ đạo của Lãnh đạo: Phát động phong trào, giao nhiệm vụ, phân công nhân sự phụ trách, cung cấp nguồn lực (Kết hợp lồng ghép với HTQLCL theo ISO 9000).
+ Các hình thức tuyên truyền tạo không khí bề nổi của hoạt động: Các bảng nội quy, quy định. Các sơ đồ, biển chỉ dẫn, khuyến cáo. Các khẩu hiệu, tranh ảnh (Thi sáng tác khẩu hiệu, câu nói hay; thi vẽ tranh cổ động, biếm họa phê bình về môi trường làm việc).
+ Cơ chế ràng buộc trách nhiệm thường xuyên: Các bảng phân công khu vực, vị trí chịu trách nhiệm, lịch hoạt động cụ thể đến từng đơn vị, cá nhân.
+ Tổ chức các hoạt động chuyên sâu theo chủ đề: Ví dụ Tháng không khói thuốc, Tháng tươi cười, Tháng “ ve chai ”…
+ Kiểm tra, theo dõi, đánh giá: Xác định các “điểm nóng”. Chụp ảnh theo dõi sự thay đổi. Xây dựng các tiêu chí, chuẩn mực có thể định lượng được. Đánh giá cho điểm định kỳ các đơn vị theo các biểu mẫu thống nhất (kết hợp với hoạt động đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng). Tổng kết rút kinh nghiệm, khen thưởng, phê bình,…
Để cụ thể hoá việc áp dụng 5S vào thực tế nhằm cải tiến môi trường làm việc, góp phần gia tăng hiệu quả của HTQLCL theo ISO 9000, tổ chức áp dụng có thể biên soạn thành tài liệu “Hướng dẫn duy trì môi trường làm việc” để làm cơ sở cho việc hướng dẫn, triển khai áp dụng.