ngành thuế
- Bước 1: Chuẩn bị
+ Lãnh đạo cao nhất của Tổ chức/ Cơ quan thuế phải cam kết việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 (Thể hiện ở lãnh đạo tổ chức đã hiểu rõ yêu cầu và tầm quan trọng của việc áp dụng TCVN 9001:2008; kiên định chủ trương và sẽ đề ra chính sách, mục tiêu chất lượng, sẽ đảm bảo cung cấp các nguồn lực cần thiết, sẽ thực hiện việc xem xét định kỳ của lãnh đạo để đánh giá kịp thời tình hình và đưa ra các quyết định cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng…).
+ Lựa chọn, ký hợp đồng với tổ chức tư vấn có nhiều kinh nghiệm, đủ năng lực và thẩm quyền để được tư vấn về xây dựng mô hình, tổ chức triển khai thực hiện việc xây dựng và áp dụng cũng như tư vấn cho quá trình đánh giá bên ngoài để cuối cùng được cấp chứng chỉ cho hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức theo TCVN ISO 9001:2008.
+ Thành lập Ban chỉ đạo ISO và các tổ giúp việc gồm tổ thư ký, tổ biên soạn tài liệu, tổ đánh giá nội bộ nhằm giúp cho lãnh đạo cao nhất của Cơ quan xây dựng và chỉ đạo thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Trong thành phần Ban chỉ đạo phải có đại diện trong ban lãnh đạo cao nhất làm Giám đốc chất lượng, thay mặt lãnh đạo cao nhất đưa ra các quyết định chỉ đạo về hệ thống quản lý chất lượng. Các tổ giúp việc tuỳ theo chức năng được phân công ở từng giai đoạn cụ thể sẽ giúp lãnh đạo cao nhất của cơ quan triển khai thực hiện các công việc cần thiết cho từng giai đoạn trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng vì mục đích chung của toàn cơ quan theo đúng cam kết của lãnh đạo cao nhất đã đề ra.
- Bước 2: Đào tạo nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN
ISO 9001:2008
+ Phổ biến về ISO 9000
Phổ biến kiến thức chung về ISO 9000 cho tất cả cán bộ, công chức trong tổ chức là điều rất cần thiết và đặc biệt quan trọng. Việc phổ biến này sẽ được lặp đi lặp lại gắn liền với nội dung cụ thể ở các bước trong quá trình triển khai để nâng cao nhận thức và thu hút họ tham gia một cách tự nguyện vào các việc cần thiết trong quá trình xây dựng hệ thống.
+ Đánh giá thực trạng:
Yêu cầu chính là nắm được tình hình, đánh giá thực trạng so với các yêu cầu của TCVN ISO 9001: 2008 dự kiến áp dụng cụ thể cho các lĩnh vực dịch vụ công ngành thuế để thấy rõ mặt mạnh, mặt yếu của tổ chức; xác định các quá trình chính của tổ chức để trên cơ sở đó chọn lựa phạm vi áp dụng phù hợp và đáp ứng các yêu cầu của hệ thống, cũng như phạm vi sẽ dự kiến được chứng nhận.
+ Lập kế hoạch triển khai thực hiện:
Ban chỉ đạo ISO của tổ chức phải phối hợp chặt chẽ với Tổ chức tư vấn để đánh giá thực trạng đối với cơ sở vật chất, hệ thống tài liệu hiện có của tổ chức, từ đó lập kế hoạch triển khai thực hiện gồm nội dung các bước, giai đoạn và mốc thời gian hoàn thành với những định hướng nội dung:
- Giới hạn phạm vi áp dụng cũng như chứng nhận của HTQLCL;
- Xây dựng chính sách, mục tiêu mang tính định hướng cho hệ thống của toàn cơ quan;
- Xây dựng mô hình khung theo yêu cầu của tiêu chuẩn và mô hình hệ thống các văn bản, tài liệu cần biên soạn cho việc áp dụng, kiểm soát hệ thống công việc của toàn cơ quan (Sổ tay chất lượng, các thủ tục, quy định, quy trình, hướng dẫn cần thiết…);
- Bước 3: Xây dựng hệ thống các văn bản
+ Đào tạo về nhận thức và kỹ năng cần thiết cho tổ biên soạn tài liệu của tổ chức + Hướng dẫn cách viết các văn bản, tài liệu nội bộ cần thiết cho những người được phân công biên soạn.
+ Chính sách và mục tiêu chất lượng chung của tổ chức nên do lãnh đạo cao nhất nghiên cứu, đề ra theo sự tham mưu của các thành viên trong tổ thư ký và tổ biên soạn tài liệu. Cũng có thể giao cho Đại diện lãnh đạo nghiên cứu, biên soạn, trình lãnh đạo cao nhất phê duyệt và công bố. Các trưởng đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm cụ thể hóa mục tiêu chất lượng cho đơn vị mình.
+ Việc biên soạn hệ thống tài liệu nội bộ phải vừa đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn vừa đáp ứng yêu cầu về quản lý công việc của tổ chức, cụ thể:
* Giám đốc chất lượng cùng với tổ thư ký sẽ biên soạn sổ tay chất lượng chung của cả cơ quan/ tổ chức.
* Các quy định, quy trình, hướng dẫn công việc sẽ do Ban chỉ đạo ISO phân công cụ thể theo nguyên tắc các phòng ban/ đơn vị chuyên môn trực thuộc sẽ biên soạn các tài liệu này theo đúng chức năng nhiệm vụ thực hiện công việc hàng ngày và sau đó sẽ nhận góp ý từ các phòng ban/ đơn vị liên quan.
* Quá trình biên soạn tài liệu, từng phòng ban/ đơn vị, người được phân công phải chuẩn bị và viết theo hướng dẫn và góp ý của các chuyên gia tư vấn. Trong quá trình biên soạn tài liệu có thể trao đổi, tham khảo ý kiến của các đơn vị và cá nhân có liên quan cả trong và ngoài cơ quan.
* Khi đã hoàn chỉnh bản dự thảo theo danh mục tài liệu nội bộ cần biên soạn trên cơ sở đã được góp ý trong nội bộ cơ quan và chuyên gia tư vấn sẽ trình lãnh đạo cao nhất xem xét, phê duyệt và ban hành chuẩn bị cho việc triển khai áp dụng trong toàn cơ quan.
- Bước 4: Tổ chức triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
+ Chính thức công bố áp dụng các văn bản/ tài liệu nội bộ đã được xây dựng, xét duyệt (bằng quyết định của lãnh đạo cao nhất của tổ chức). Để tranh thủ thời gian và tránh dồn nhiều việc đối với các đơn vị và cá nhân thực hiện, có thể công bố áp dụng cho từng văn bản hay một số văn bản đã được xét duyệt, không nhất thiết phải chờ công bố một lần cho tất cả các văn bản đã được biên soạn.
+ Ban chỉ đạo tổ chức phổ biến các văn bản đã ban hành nhất là các văn bản liên quan tới nhiều đơn vị và cá nhân (như chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng chung của cơ quan; các quy định, quy trình mang tính bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008,…); nhắc nhở các đơn vị, cá nhân những điều cần lưu tâm khi thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Từng đơn vị phổ biến, hướng dẫn đầy đủ các văn bản do mình trực tiếp thực hiện, chủ trì hay phải thực hiện những phần liên quan (như mục tiêu chất lượng được cụ thể hóa của đơn vị; quy định, quy trình và hướng dẫn ứng với việc chính của mình; phần liên quan phải thực hiện ở các quy định, quy trình, hướng dẫn bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008 và các quy trình, hướng dẫn khác).
+ Ban chỉ đạo và từng đơn vị rà soát, điều chỉnh về phân công, trách nhiệm, quyền hạn đối với cán bộ, công chức tương thích với các qui định phải thực hiện của hệ thống quản lý chất lượng. Lập sổ theo dõi ở Ban chỉ đạo ISO và ở từng đơn vị để ghi chép tình hình thực hiện, những sai lỗi cần khắc phục, những bất hợp lý cần xem xét bổ sung, điều chỉnh… Các ghi chép này được cập nhật và báo cáo định kỳ với Ban chỉ đạo để kịp thời xem xét, xử lý.
+ Đào tạo đánh giá viên nội bộ hệ thống quản lý chất lượng (chọn một số cán bộ từ tổ biên soạn tài liệu để được các chuyên gia tư vấn đào tạo, tập huấn về nhận thức, kỹ năng cần thiết cho việc đánh giá nội bộ HTQLCL). Các đánh giá viên này sẽ giúp Ban chỉ đạo theo dõi, đánh giá và kiểm soát quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và sẽ là thành viên của các nhóm đánh giá chất lượng nội bộ chính thức của cơ quan.
- Bước 5: Đánh giá chất lượng nội bộ
Sau khoảng thời gian thực hiện tổ chức triển khai áp dụng khoảng từ 3 đến 4 tháng, sẽ tiến hành đánh giá nội bộ theo thủ tục bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008 để xem xét có phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn hay không, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng khi đưa vào áp dụng thực tế như thế nào, những gì cần được xem xét, điều chỉnh cho thích hợp hơn. Đánh giá chất lượng nội bộ do tổ chức chủ trì với sự phối hợp, hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn. Sau mỗi lần đánh giá chất lượng nội bộ, cần tổ chức họp xem xét của lãnh đạo ngay để được ghi nhận những vấn đề còn tồn tại và được lãnh đạo cao nhất chỉ đạo kịp thời cho giai đoạn tiếp theo của quá trình triển khai áp dụng. Việc đánh giá chất lượng nội bộ sẽ được tiếp tục lần 2, lần 3 hoặc có thể kết hợp thêm đánh giá kiểm tra của tổ chức tư vấn đối với hệ thống quản lý chất lượng … sau lần đánh giá trước khoảng từ 1-2 tháng cho tới khi tổ chức tự tin xác nhận là hệ thống quản lý chất lượng đã được thực hiện trong thực tế, đưa lại hiệu lực và hiệu quả rõ rệt, không còn sai lỗi lớn và được sự đồng thuận từ phía chuyên gia tư vấn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bước 6: Đánh giá, chứng nhận
+ Cùng với sự tư vấn, hỗ trợ của tổ chức tư vấn, cơ quan sẽ tiến hành gửi đề nghị được đánh giá, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 đến cơ quan đánh giá, chứng nhận hệ thống theo các bước sau:
+ Đề nghị một tổ chức đánh giá bên ngoài đã đăng ký hoạt động và được công nhận bởi Bộ Khoa học và Công nghệ tiến hành đánh giá hệ thống quản lý chất lượng đã xây dựng và triển khai trong cơ quan.
+ Căn cứ theo kết quả đánh giá của tổ chức chứng nhận độc lập, cơ quan nộp hồ sơ đăng ký xét và cấp giấy chứng nhận tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam.
+ Nếu được chứng nhận đối với HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 tổ chức vẫn phải tiếp tục duy trì áp dụng, cải tiến để đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống.