Đặc thù của nền hành chính Việt Nam nói chung và của ngành thuế nói riêng bị chi phối rất nhiều bởi các văn bản pháp luật khác nhau, sự chồng chéo trong quy định về thẩm quyền, trình tự thực hiện và đặc biệt là sự thường xuyên thay đổi, ban hành mới các văn bản thay thế các văn bản đã ban hành trước đó. Điều này gây nên không ít những trở ngại cho các cơ quan thực thi pháp luật.
Đối với Cục thuế tỉnh Lâm Đồng, việc kiểm soát hệ thống tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đã được thực hiện khá tốt, cải tiến rất nhiều so với trước đây. Tuy nhiên, do đặc điểm thường xuyên thay đổi của các văn bản pháp luật ngành thuế và một phần do thói quen của một số CBNV nên việc kiểm soát hệ thống tài liệu cũng gặp khá nhiều khó khăn và chủ yếu vẫn còn quản lý, kiểm soát ở dạng văn bản giấy.
Theo tinh thần cải tiến của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát, quản lý hệ thống tài liệu, hồ sơ nói chung được khuyến khích áp dụng. Vì vậy, Cục thuế tỉnh Lâm Đồng cũng cần hoàn thiện sự cải
tiến trong quản lý, kiểm soát hệ thống tài liệu là các văn bản pháp luật chuyên ngành phục vụ trực tiếp cho các công việc hàng ngày, cụ thể:
- Mạnh dạn thay đổi hình thức lưu trữ từ dạng văn bản giấy sang các file điện tử được kiểm soát, phân quyền truy cập, đảm bảo tính hiệu lực, tính chính thống, chính xác và kể cả tính bảo mật; hình thức quản lý các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành này có thể quản lý thông qua danh mục kiểm soát tài liệu bên ngoài (xem Biểu mẫu 3.1) Các lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, kiểm soát hệ thống tài liệu:
- Tiết kiệm chi phí rất lớn cho việc sao chụp các văn bản pháp luật chuyên ngành trong toàn bộ Cục thuế tỉnh Lâm Đồng.
- Quản lý tập trung, thống nhất và kiểm soát được tính hiệu lực của hệ thống các văn bản pháp luật thông qua sự phối hợp giữa Văn phòng và Phòng tin học.
- Giúp dễ dàng truy cập, tra cứu phục vụ cho công việc một cách nhanh chóng và chính xác nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật (Đảm bảo CBNV chỉ đọc để thực hiện, không chỉnh sửa, thay thế nội dung).
Bên cạnh lợi ích rõ rệt của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, kiểm soát tài liệu nêu trên, cũng đòi hỏi không ít các vấn đề nhằm mục đích đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của việc cải tiến này, đó là:
- Sự phối hợp chặt chẽ giữa Văn phòng và phòng Tin học là rất cần thiết và quan trọng nhằm đảm bảo việc cập nhật thường xuyên tính hiệu lực của văn bản và tính bảo mật của các file văn bản này thông qua hệ thống mạng nội bộ của Cục thuế tỉnh Lâm Đồng.
- Cần thiết lập quy định riêng về quản lý công nghệ thông tin trong nội bộ nhằm mục đích thống nhất chung về cách thức sử dụng thông tin phục vụ công việc thông qua hệ thống quản lý mạng nội bộ, qua website chuyên ngành của các cơ quan,
bộ ngành và định kỳ bảo trì hệ thống mạng máy tính, cài đặt các phần mềm diệt vi rút đảm bảo tính liên tục và thông suốt của hệ thống.
- Đào tạo thường xuyên để nâng cao trình độ nghiệp vụ về tin học cho các CBNV phụ trách công tác quản lý, kiểm soát hệ thống mạng máy tính.
- Lập danh mục và có phương án kiểm soát tốt chất lượng của các nhà cung cấp thiết bị, dịch vụ liên quan trong công tác quản lý hệ thống mạng máy tính (Thông qua các hợp đồng phụ).
Biểu mẫu 3.1: Danh mục quản lý tài liệu bên ngoài dạng file điện tử
Đơn vị/ Phòng ban:………
TT Tên / Số hiệu /Quyết định / Cấp ban hành/ Ngày ban hành tài liệu
Ngày hiệu lực
Đường dẫn truy cập đối với tài liệu dạng file điện tử