ISO 9000 là mô hình hệ thống quản lý chất lượng có thể áp dụng trong nhiều tổ chức, lĩnh vực khác nhau như mô hình công ty, nhà máy, xí nghiệp, bệnh viện, trường học,...kể cả trong lĩnh vực dịch vụ hành chính công. Việc áp dụng ISO 9000 có thể do nhiều mục đích khác nhau tùy theo yêu cầu của mỗi tổ chức.
Tuy nhiên, việc áp dụng tiêu chuẩn này ở một số các cơ quan hành chính trong nước đã áp dụng thành công và kinh nghiệm áp dụng của các nước như Malaysia, Singapore, Ấn độ,… chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy một số tác dụng cơ bản cho tổ chức như sau:
- Các quy trình xử lý công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước được tiêu chuẩn hóa theo hướng khoa học, hợp lý, đúng luật và theo cơ chế một cửa;
- Minh bạch, công khai hóa quy trình, thủ tục xử lý công việc cho tổ chức và công dân để tạo cho công dân cơ hội kiểm tra;
- Người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan để có chỉ đạo kịp thời;
- Nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công theo mục tiêu cải tiến thường xuyên đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn;
- Cũng cố được lòng tin, cải thiện mối quan hệ và hình ảnh của cơ quan hành chính nhà nước các cấp đối với tổ chức, công dân phù hợp với bản chất của nhà nước ta là do dân và vì dân.
Bên cạnh đó còn có các lợi ích cụ thể trong cơ quan như sau:
- Nối kết hệ thống quản lý chất lượng vào các quá trình của cơ quan hành chính nhà nước;
- Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàn, tạo cơ hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồng thời có được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức;
- Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn cho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho công tác phát triển cơ quan;
- Đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng công việc và sự hài lòng của khách hàng theo các chuẩn mực hay chỉ tiêu chất lượng cụ thể;
- Làm cho công chức, viên chức có nhận thức tốt hơn về chất lượng công việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vì mục tiêu cải cách hành chính;
- Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng cao thành tích của đơn vị và cơ quan;
- Đánh giá được hiệu lực, tác dụng của các chủ trương, chính sách và các văn bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuất với cơ quan chủ quản có các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình phát triển;
- Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt động của cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quan tham gia góp ý các định hướng, mục tiêu, chiến lược và các thủ tục, quy trình giải quyết công việc hành chính.
Tại Việt Nam, các hiệu quả thiết thực từ việc áp dụng ISO 9000 vào dịch vụ hành chính công tại các cơ quan hành chính nhà nước theo báo cáo của Tiểu đề án 3 (“Thí điểm và triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước” thuộc đề án “Đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở của hệ thống hành chính” giai đoạn I từ 2003 đến 2005, gọi tắt là Đề án 169, theo phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ tại Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12/8/2003) như sau:
- Tạo tiền đề, cơ sở cho một phương pháp làm việc khoa học qua việc xây dựng và thực hiện thống nhất các thủ tục, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu cho từng công việc. Các thủ tục, quy trình này là cơ sở để thực hiện tốt cơ chế "một cửa" trong xem xét và giải quyết công việc.
- Giúp xác định rõ hơn nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn từ người lãnh đạo tới CBCC; ranh giới trách nhiệm và các mối quan hệ giữa các đơn vị trong cơ quan và cả đối với các bên liên quan ngoài đơn vị,...qua việc xây dựng Sổ tay chất lượng và viết các mô tả công việc cá nhân. Một số nơi còn dựa theo cách tiếp cận hệ thống và quá trình (nguyên tắc của ISO 9000) mà điều chỉnh một số nhiệm vụ giữa các đơn vị và bố trí công việc hợp lý hơn cho một số cán bộ, công chức.
- Qua thực hiện các thủ tục, quy trình của hệ thống quản lý chất lượng đã rút ngắn được thời gian theo quy định so với trước đây trong xem xét, giải quyết các yêu cầu của công dân như cấp giấy phép xây dựng, đăng ký kinh doanh, cấp phép đầu tư, các dịch vụ công trong lĩnh vực thuế,...
- Kiểm soát được công việc tốt hơn, giảm đáng kể các sai sót và tồn đọng công việc thường xẩy ra trước đây. Các sai sót trong phần chuẩn bị hồ sơ của CBCC trước khi trình ký cũng như các khiếu nại của khách hàng đã giảm hẳn.
- Tinh thần trách nhiệm của CBCC được nâng cao; quan hệ giữa cơ quan nhà nước với công dân được cải thiện qua thái độ tiếp xúc có văn hóa hơn và xem xét, giải
quyết công việc nhanh hơn. Tình trạng thờ ơ, lãnh đạm, hách dịch, nhũng nhiễu khách hàng,... cũng giảm nhiều.
- Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu được thu thập, sắp xếp, lưu giữ chặt chẽ hơn hẳn so với trước; tạo thuận tiện hơn cho việc tìm kiếm, sử dụng (tình trạng phổ biến trước đây là tài liệu hồ sơ để lộn xộn, thất lạc, không đủ và không có sẵn khi cần sử dụng).
Từ các lợi ích trên cho thấy áp dụng ISO 9000 trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước sẽ phục vụ trực tiếp cho các mục tiêu và yêu cầu của cải cách hành chính trên cả ba lĩnh vực THỂ CHẾ, BỘ MÁY, CÔNG CHỨC. Chính vì vậy ngày 20/6/2006, Thủ tướng chính phủ đã có quyết định 144/2006-QĐ-TTg về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào hoạt động của cơ quan quản lý Nhà nước.