Giải pháp quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân là thanh niên, trí thức yêu nước tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc, có ý nghĩa quan trọng trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”. Thật vậy, tài liệu lưu trữ chỉ thực sự phát huy giá trị khi được tổ chức khai thác sử dụng để phục vụ các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội.

TẠP CHÍ KHOA HỌC − SỐ 49/2021 105 GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÁ NHÂN LÀ THANH NIÊN, TRÍ THỨC YÊU NƯỚC TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Đinh Thị Hải Yến Đại học Nội vụ Hà Nội Tóm tắt: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 khẳng định: “Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa dân tộc, có ý nghĩa quan trọng công xây dựng bảo vệ Tổ quốc” Thật vậy, tài liệu lưu trữ thực phát huy giá trị tổ chức khai thác sử dụng để phục vụ hoạt động khác đời sống xã hội Hiện nay, Trung tâm lưu trữ Quốc gia áp dụng tất hình thức khai thác sử dụng tài liệu theo quy định Luật Lưu trữ 2011 nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu đặc biệt khối tài liệu lưu trữ cá nhân tiêu biểu Dù vậy, thực tế cho thấy nhiều người chưa biết đến tài liệu lưu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nên việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung tài liệu cá nhân tiêu biểu nói riêng chưa đạt hiệu cao Do đó, thời gian tới quan lưu trữ cần phải có biện pháp tích cực quản lý đa dạng hố hình thức tổ chức khai thác sử dụng để phát huy giá trị nguồn tài liệu Từ khoá: Tài liệu, tài liệu lưu trữ, niên, trí thức yêu nước, trung tâm lưu trữ Quốc gia Nhận ngày 11.3.2021; gửi phản biện, chỉnh sửa, duyệt đăng ngày 22.4.2021 Liên hệ tác giả: Đinh Thị Hải Yến; Email: dinhyen.qtvp@gmail.com MỞ ĐẦU Có thể nói, Lưu trữ lĩnh vực quan trọng quốc gia dân tộc, nhằm giữ gìn, bảo tồn khai thác tài liệu quý tài liệu đặc biệt quý, vật thể phi vật thể quốc gia, dân tộc, quan, tổ chức, dòng tộc, cá nhân, tất lĩnh vực trị, qn sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội, khoa học kỹ thuật, Công tác lưu trữ tốt, đầy đủ giá trị văn hiến, lịch sử dân tộc, lịch sử quốc gia sâu sắc có tác dụng to lớn giáo dục cho hệ hôm mai sau, phục vụ tốt cơng xây dựng Tổ quốc tình hình Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III lưu trữ bảo quản 100 phông lưu trữ cá nhân niên, trí thức yêu nước, phơng tài liệu có giá trị thể nhiều phương diện khác thân thế, nghiệp, đóng góp tích cực cá nhân đất 106 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ ĐÔ HÀ NỘI nước Mỗi cá nhân cán bộ, trí thức gắn với lĩnh vực khác nhau, song họ có điểm riêng biệt, mang dấu ấn thời Đây thành tích cha ơng giúp cho hệ trẻ tự hào, tự tôn dân tộc hệ trước Hơn giúp hệ trẻ có ý chí phấn đấu để kế tụng truyền thống yêu nước, truyền thống cha ông NỘI DUNG 2.1 Tình hình quản lý tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ cá nhân niên, trí thức yêu nước Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Sử dụng TLLT hoạt động độc giả, người có nhu cầu tìm kiếm, sử dụng thông tin tài liệu để phục vụ mục đích khác Cịn quản lý tổ chức sử dụng TLLT lại hoạt động người làm công tác lưu trữ việc bảo quản an toàn tài liệu lấy tài liệu kho để phục vụ độc giả có yêu cầu Tuy nhiên, quản lý tổ chức khai thác sử dụng TLLT lại hoạt động quan lưu trữ Ngay độc giả chưa có yêu cầu tìm kiếm thơng tin cán lưu trữ vào tiềm thông tin tài liệu để tăng nhu cầu tìm kiếm thơng tin độc giả, hoạt động mang tính chủ động, đại, phù hợp với xu phát triển chung Việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT không cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý mà cung cấp thông tin phục vụ nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử nhu cầu đáng khác cơng dân Do đó, TLLT cá nhân niên, trí thức u nước việc quản lý tổ chức khai thác sử dụng trình tác nghiệp để đảm bảo an tồn cho tài liệu tổ chức khai thác thông tin TLLT để phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử, khoa học, mục đích đáng cơng dân Trong số trường hợp để quản lý tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân phải chấp thuận chủ sở hữu cá nhân, tổ chức ủy quyền (nếu có) trường hợp chủ sở hữu ký gửi tài liệu Trung tâm lưu trữ 2.1.1 Những kết đạt Hiện nay, để quản lý tốt phục vụ công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nên năm gần đây, việc thu thập, bảo quản, lý khối tài liệu lưu trữ cá nhân Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực có hiệu Từ đó, Trung tâm nỗ lực tiến hành việc ứng dụng kết hợp đa dạng hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT nói chung TLLT cá nhân nói riêng, góp phần đắc lực vào việc quảng bá, giới thiệu TLLT Trung tâm cách thường xuyên, linh hoạt với đa dạng phong phú Trong thời gian qua, Trung tâm đạt kết định Cụ thể: Thứ nhất, Trung tâm quản lý 100 phông lưu trữ cá nhân (chủ yếu niên, trí thức yêu nước) với thành phần tài liệu phong phú, đa dạng từ tiểu sử, tài liệu sáng tác, tư liệu, sổ ghi chép, băng đĩa, ảnh, bưu thiếp, thư từ, hình thành trình sống hoạt động cá nhân niên, trí thức, cá nhân tiêu biểu, kiệt xuất1 Trong khối tài liệu cá nhân có phơng có số lượng tài liệu lớn, hội tụ tương đối đầy đủ Theo Danh mục phông lưu trữ cá nhân bảo quản Trung tâm LTQGIII TẠP CHÍ KHOA HỌC − SỐ 49/2021 107 thành phần tài liệu đa số thảo cơng trình nghiên cứu, sáng tác phông nhà sử học Trần Văn Giáp, nhà nghiên cứu phê bình văn học Hồi Thanh, nhà văn Hồng Ngọc Phách, nhà văn Tơ Hồi, nhà văn Nguyễn Văn Bổng, nhà thơ Lưu Trọng Lư, nhà thơ Xuân Sanh, nhà viết kịch Hàn Thế Du, nhà hoạt động sân khấu Lộng Chương, giáo sư xã hội học Phạm Huy Thông, nhà hoạt động nhà nước Tôn Quang Phiệt, Đặc biệt, có khối tài liệu phim, ảnh nhà nhiếp ảnh Nguyễn Bá Khoản với số lượng lớn gồm 2000 phim, ảnh, chủ đề đông đảo độc giả nhà nghiên cứu quan tâm Tuy nhiên, so với giá trị tài liệu mang lại việc tổ chức phát huy giá trị tài liệu qua hình thức tổ chức khai thác sử dụng chưa tương xứng với Thứ hai, quản lý khối lượng lớn tài liệu với nguồn thơng tin có giá trị, nên Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày đa dạng hóa đại hóa hình thức khai thác sử dụng TLLT Ngồi hình thức truyền thống, thấy nỗ lực Trung tâm việc sử dụng nhiều hình thức giới thiệu, quảng bá TLLT cá nhân triển lãm, trưng bày; làm phim; làm ấn phẩm - quà lưu niệm,… với hỗ trợ tối đa hoạt động truyền thông, maketing Ví dụ như, Trung tâm tổ chức kết hợp với đài truyền hình, tờ báo uy tín sản xuất chương trình, phim tài liệu, phim tư liệu, viết có nội dung liên quan khối TLLT mà Trung tâm quản lý, kể số tên sau: Bộ phim tài liệu nhiều tập Những giải mã mang tên Việt Nam Đài Truyền hình Việt Nam sản xuất, chương trình Người gieo mùa vui, gặt tiếng cười - Chuyện kể Nhà thơ trào phúng Tú Mỡ (1900-1976) Đài Truyền hình Việt Nam sản xuất, Hoặc tổ chức kiện phối hợp với tỉnh thành nước nội dung, vấn đề xã hội quan tâm: trưng bày - triển lãm tài liệu địa điểm tập trung đông người phố bộ, quảng trường (ví dụ khối tài liệu Hồ sơ cán B) Ngoài ra, Trung tâm cịn đặt biển quảng cáo, áp phích, phát tờ rơi giới thiệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III địa điểm dễ thấy, có đơng người địa điểm xung quanh Trung tâm Ví dụ gần triển lãm Quốc huy, Quốc kỳ, Quốc Ca, Trung tâm có số áp phích quảng cáo, giới thiệu đặt bên ngồi liên quan đến số viết tay nhạc lời hát Tiến Quân ca Nhạc sỹ Văn Cao, số mẫu vẽ Quốc huy Họa sỹ Bùi Trang Chước… Thứ ba, Sự quan tâm lãnh đạo Trung tâm, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước công tác khai thác sử dụng TLLT ngày nâng cao Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quan tâm đến công tác quảng bá, giới thiệu TLLT Trung tâm Trung tâm xây dựng “Chương trình bảo vệ phát huy giá trị tài liệu từ năm 2008 đến năm 2015 (giai đoạn 1)” với nội dung sau: Biên soạn xuất 24 sách; Xây dựng phận chuyên đề, tổ chức sản xuất ấn phẩm lưu trữ; Hoàn thiện khu trưng bày tài liệu quí Trung tâm; Trưng bày, triển lãm 27 cuộc; Xây dựng Website Trung tâm công bố giới thiệu trưng bày, triển lãm; Các phim chuyên đề; Mục lục tài liệu; Chăm lo xây dựng nguồn nhân lực, đặc biệt nguồn nhân lực việc phát huy giá trị TLLT 108 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ ĐÔ HÀ NỘI Ảnh chụp phòng triển lãm, trưng bày TLLT TTLTQGIII Thứ tư, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đầu tư xây sở hạ tầng, song song với hàng loạt trang thiết bị lắp đặt tạo thuận lợi cho việc sử dụng dịch vụ độc giả như: hệ thống máy tính, bàn ghế theo khơng gian rộng mở tạo thoải mái Bên cạnh đó, hệ thống công cụ tra cứu đáp ứng tương đối đầy đủ nhu cầu độc giả, đặc biệt năm gần Trung tâm III bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tra cứu tạo nhiều thuận lợi cho người sử dụng Thứ năm, khối lượng TLLT cá nhân quản lý bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày đa dạng phong phú nội dung hình thức Khối tài liệu khơng lớn mặt số lượng (khoảng gần 12.000 mét giá tài liệu) mà cịn phong phú loại hình bao gồm tài liệu hành (được chế tác từ nhiều chất liệu khác giấy dó, giấy pơ luya, giấy in roneo,…); tài liệu khoa học kỹ thuật (các đồ, vẽ thi công, vẽ thiết kế,…); tài liệu phim, ảnh ghi âm; tài liệu cá nhân, gia đình dịng họ 2.1.2 Những tồn tại, hạn chế Bên cạnh kết đạt được, công tác quản lý tổ chức khai thác sử dụng TLLT cá nhân niên, trí thức yêu nước TTLTQGIII nhiều hạn chế như: Thứ nhất, giống dịch vụ công khác, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ độc giả khung hành ngày tuần từ sáng đến chiều, không phục vụ ngày lễ tết, ngày cuối tuần chiều thứ hàng tuần Đây hạn chế tiếp cận thơng tin độc giả, gây khó khăn thời gian đối tượng chủ yếu sử dụng dịch vụ quan, tổ chức nhà nước, sinh viên, người lao động tự chủ động thời gian; rào cản thời gian phục vụ khiến cho số lượng độc giả đến với lưu trữ có phần ảnh hưởng Thứ hai, hình thức khai thác sử dụng TLLT cá nhân Trung tâm bộc lộ hạn chế khiến cho việc tiếp cận tài liệu độc giả hạn chế Ví dụ, việc đọc hồ sơ gốc TẠP CHÍ KHOA HỌC − SỐ 49/2021 109 phòng Đọc giới hạn độc giả đọc không 10 hồ sơ, xét góc độ độc giả rào cản phải cân nhắc chọn lựa hồ sơ, muốn đọc nhiều hồ sơ phải viết phiếu yêu cầu nhiều lần, khoảng thời gian dài gây lãng phí thời gian, sức lực khơng cần thiết Thứ ba, thủ tục tiếp cận TLLT cá nhân chưa linh hoạt TLLT cá nhân loại hình tài liệu đặc biệt, tiếp cận tài liệu phải cho phép chủ sở hữu tài liệu Điều quy định Điều 17 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ, theo “tài liệu lưu trữ cá nhân ký gửi vào Lưu trữ lịch sử phải cá nhân người đại diện hợp pháp cá nhân cho phép” Thứ tư, Trung tâm ủy quyền gia đình cá nhân có tài liệu ký gửi để quản lý tổ chức khai thác sử dụng, thực tế tài liệu phép chụp; không phép chụp tồn hồ sơ; quy trình cấp lặp lại với quy trình đọc tài liệu; gây phiền hà cho người sử dụng, thủ tục hành rắc rối Thứ năm, thơng tin TLLT cá nhân triển lãm sách chuyên đề cịn thiếu tính “mới” hay tính “độc quyền thơng tin” tức thơng tin có TLLT Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III mà ngồi khơng nơi có Đa số thơng tin tài liệu mà Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III giới thiệu, trưng bày xã hội biết thông qua nguồn thông tin khác thư viện, internet, báo tạp chí chun ngành,… Vì vậy, tổ chức hoạt động quảng bá, giới thiệu chưa đạt hiệu cao chất lượng Nguyên nhân dẫn đến hạn chế do: Về kinh phí đầu tư có giới hạn nên nhiều Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III khơng thể tổ chức hình thức quảng bá, giới thiệu TLLT cá nhân hay TLLT nói chung, vượt q mức kinh phí tối đa cho phép Về quan niệm TLLT, tồn nhận thức cán lãnh đạo quan niệm cho TLLT cần hạn chế tiếp cận mở rộng cho độc giả bên đến khai thác chứa nhiều thông tin mật quốc gia, cá nhân ký gửi tài liệu Vì vậy, số lượng tài liệu đưa giới thiệu chưa thực phong phú, đa dạng hấp dẫn Về hạn chế công tác thu thập tài liệu Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thu thập quản lý khối tài liệu hành chính, tài liệu văn nghệ sĩ nhà hoạt động khoa học xã hội Tài liệu nhà hoạt động trị, tài liệu nghe nhìn tài liệu khoa học kỹ thuật chưa thu nhiều Vì vậy, nhiều tài liệu đưa giới thiệu không tạo hứng thú, lôi khách thăm quan thỏa mãn nhu cầu thông tin họ Về thái độ phục vụ viên chức phòng Đọc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Độc giả đến khai thác không hướng dẫn, phổ biến cụ thể quy định thủ tục khai thác Trung tâm Ngồi ra, cán phân cơng quản lý TLLT “có giá trị phương diện kiến thiết quốc gia” lại làm nảy sinh thói “độc quyền, ban ơn” khâu 110 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ ĐÔ HÀ NỘI phục vụ khai thác Thái độ phục vụ số cán lưu trữ chưa thể nhiệt tình khiến độc giả cịn có nhìn khơng thiện cảm 2.2 Giải pháp để quản lý tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân niên, trí thức Trung tâm lưu trữ quốc gia III Có thể nói, giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân niên, trí thức mang lại khơng thể phủ nhận Tuy nhiên việc quản lý tổ chức khai thác sử dụng (KTSD) nguồn tài liệu cịn hạn chế, phía quan bảo quản cho phép KTSD TTLTQGIII lẫn phía người KTSD Do đó, phạm vi viết này, xin đưa số giải pháp sau: 2.2.1 Cần xây dựng hoàn thiện văn pháp lý làm sở cho việc quản lý tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân Đối với tài liệu lưu trữ cá nhân dạng tài liệu đặc biệt nên quy định sưu tầm, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần thiết lập cách đầy đủ, toàn diện có đặc thù cụ thể riêng Do đó, thời gian tới, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, có TTLTQGIII cần nghiên cứu xây dựng, ban hành văn thành lập phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ quy định cụ thể việc ký gửi tài liệu vào lưu trữ lịch sử Bên cạnh đó, việc xây dựng chế sách phù hợp, có đầu tư kinh phí để công tác thu thập, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân đồng bộ, thống nhất, đạt hiệu ngày cao cần trọng Đồng thời với xây dựng chế độ sách chủ sở hữu hiến tặng, bán tài liệu lưu trữ cá nhân cho Nhà nước nhằm làm cho phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam ngày đa dạng, phong phú Trong công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu cần phải lập Danh mục phông lưu trữ cá nhân đồng thời xin ý kiến khai thác chủ sở hữu với phông cá nhân ủy quyền cho Trung tâm cho phép khai thác trực tiếp Hơn nữa, cần xây dựng quy trình, thủ tục hướng dẫn cụ thể việc tiếp cận tài liệu lưu trữ cá nhân độc giả 2.2.2 Cần hoàn thiện đổi hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân Đối với hình thức khai thác tài liệu phịng đọc, thay thủ tục phức tạp, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nên đơn giản hóa thủ tục để tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tiếp cận với tài liệu, tránh lãng phí thời gian, cơng sức lại Ngồi ra, trung tâm III cần linh hoạt thời gian phục vụ để phục vụ độc giả vào ngày nghỉ hành chính, điều tạo thuận lợi cho cơng dân việc tiếp cận, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, không riêng TLLT cá nhân Đối với hình thức cung cấp sao, chứng thực lưu trữ, Trung tâm III cần đơn giản hóa thủ tục hành cải thiện thời gian phục vụ việc cung cấp tài liệu Có thể ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm để đẩy nhanh tốc độ phê duyệt lãnh đạo giảm công sức lại cho cán lưu trữ Trên thực tế việc cung cấp tài liệu lưu trữ chứng thực lưu trữ giới hạn phạm vi thực hiện, chủ yếu TẠP CHÍ KHOA HỌC − SỐ 49/2021 111 đối tượng cán B, thân nhân gia đình họ sử dụng dịch vụ tài liệu qua đường bưu điện Vì vậy, việc cần làm mở rộng phạm vi áp dụng cách thức gửi tài liệu qua đường bưu điện, tạo thuận tiện cho độc giả khơng có điều kiện trưc tiếp Tương lai gần Trung tâm III nghiên cứu để cung cấp tài liệu phịng đọc theo mơ hình cửa Tập trung đầu mối để giải thủ tục hành cho người sử dụng dịch vụ công xu hướng chung quan nhà nước Do đó, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việt Nam nên giao cho phòng đọc thực thủ tục liên quan đến việc sử dụng tài liệu lưu trữ Như vậy, thủ tục hành khơng dùng để quản lý mà phải làm hài lịng đối tượng có liên quan 2.2.3 Cần xây dựng mối quan hệ tốt độc giả người làm công tác lưu trữ Mỗi cán lưu trữ cần phải nhận thức trách nhiệm cao sứ mệnh “gìn giữ bảo vệ ký ức lịch sử dân tộc”, áp dụng tiêu chuẩn 4s giao tiếp tươi cười, lịch sự, mau lẹ chân thành (Smile, Smart, Speed, Sincerity) cho cán lưu trữ tiếp xúc làm việc với độc giả 2.2.4 TTLTQGIII cần giữ mối liên hệ chặt chẽ với chủ sở hữu TLLT cá nhân Việc giữ gìn liên lạc tạo mối quan hệ quan lưu trữ với chủ sở hữu tài liệu Do đó, TTLTQGIII cần thực thống kê thông tin cá nhân có liên quan địa gia đình, số điện thoại, số điện thoại nhà riêng, thân nhân chủ sở hữu,… nhằm theo dõi, quản lý địa cách định kỳ giúp cho mối liên kết Trung tâm cá nhân, gia đình, dịng họ bền chặt hơn, họ cầu nối chủ sở hữu tài liệu độc giả 2.2.5 Cần đa dạng hóa hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân Ngoài hình thức KTSD truyền thống, Trung tâm III nghiên cứu đưa vào thực hình thức như: Cung cấp tài liệu từ xa: Việc cung cấp TLLT từ xa nhằm đáp ứng yêu cầu độc giả khơng có điều kiện đến Trung tâm KTSD lại có nhu cầu sử dụng TLLT Việc nghiên cứu thông tin từ xa giúp nhiều độc giả có hội tiếp cận TLLT hơn, đặc biệt độc giả xa trung tâm độc giả nước Đối với độc giả sử dụng dịch vụ cung cấp tài liệu từ xa cần phải cam kết thực yêu cầu trung tâm giải trình rõ mục đích sử dụng thơng tin Ngồi ra, độc giả cần cam kết việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ cá nhân mục đích, khơng vi phạm vào qui định Nhà nước phong mỹ tục dân tộc Việt Nam Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ theo chuyên đề: Đây hình thức cung cấp thơng tin chủ động Trung tâm lưu trữ quốc gia Để thực hình thức này, yêu cầu Trung tâm phải điều tra, khảo sát nhu cầu cùa người dùng tin từ tổng hợp thơng tin thành chun đề cụ thể nhằm cung cấp thơng tin có hệ thống đến người dùng tin Ngoài ra, Trung tâm phải cập nhật bổ sung thông tin liên quan đến chuyền đề cách liên tục Các chuyên đề thành lập công bố trang web Cục Văn thư Lưu trữ trang truyền thông Trung tâm Facebook Khách hàng có nhu cầu sử dụng thơng 112 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ ĐƠ HÀ NỘI tin tài liệu lưu trữ theo chuyên đề dễ dàng tìm kiếm thấy thơng tin cần Từ người đọc mua lại thơng tin thơng tin Trung tâm Cung cấp thơng tin tài liệu lưu trữ qua internet Đây hình thức hồn tồn mang tính chủ động, Trung tâm III chủ động cung cấp thơng tin có tài liệu lưu trữ cá nhân, độc giả chủ động không bị hạn chế không gian thời gian khai thác tài liệu, đối tượng khác khai thác thơng tin lưu trữ Để áp dụng hình thức này, Trung tâm lưu trữ quốc gia III cần xây dựng trang web riêng Trung tâm triển khai hình thức cung cấp thơng tin qua internet Mức độ cung cấp thơng tin cho độc giả thông tin cấp 2, dạng file ảnh thông tin cấp dạng mục lục hồ sơ khai thác phông lưu trư 2.2.6 Nâng cao nhận thức chủ sở hữu giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân mục đích việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Khác với tài liệu quan nhà nước nguồn tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quan theo quy định tài liệu lưu trữ cá nhân nguồn tài sản trí tuệ thuộc quyền sở hữu riêng cá nhân Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 khẳng định “lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu cá nhân sở thỏa thuận” Những quy định vơ hình chung tạo khó khăn cho cơng tác thu thập tài liệu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân Do đó, Trung tâm cần xây dựng thường xuyên trì mối quan hệ gần gũi với cá nhân Trung tâm cần tổ chức hội nghị, hội thảo buổi gặp gỡ Lãnh đạo Trung tâm với chủ sở hữu tài liệu để trực tiếp tuyên truyền, vận động cá nhân lắng nghe tâm tư, nguyện vọng, suy nghĩ, kiến nghị họ việc trao tặng, ký gửi thủ tục, quy định việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ họ 2.2.7 Tăng cường hỗ trợ công tác truyền thông, marketing nhằm quảng bá TTLTQG III giới thiệu TLLT cá nhân Marketing giúp cho TTLTQGIII tìm hiểu nhu cầu mong muốn nhóm đối tượng dùng tin Sau nắm thông tin này, TTLTQGIII cần phải đưa sản phẩm từ TLLT phù hợp thỏa mãn nhu cầu đối tượng Hay nói cách khác khơng có sản phẩm từ TLLT, marketing khơng thể thực nhiệm vụ Điều phụ thuộc vào cơng tác chỉnh lý TLLT (TLLT mà đối tượng có nhu cầu khai thác chỉnh lý hoàn chỉnh chưa, có đầy đủ hay khơng, tình trạng vật lý có ổn định đảm bảo để đưa khai thác sử dụng không?), công tác thu thập, bổ sung TLLT( TLLT q chứa đựng thơng tin có giá trị cao thỏa mãn yêu cầu dùng tin đối tượng chưa thu thập có giá trị chưa bổ sung kịp thời,…) Khi khơng có sản phẩm từ TLLT marketing triển khai việc quảng bá, giới thiệu TLLT Ngồi ra, TTLTQGIII định hướng xây dựng Trung tâm trở thành điểm đến tour du lịch Việt Nam Các trung tâm lưu trữ mà có TTLTQGIII có nguồn tài nguyên du lịch phong phú có giá trị đặc sắc – tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử nguồn TẠP CHÍ KHOA HỌC − SỐ 49/2021 113 di sản văn hóa có giá trị đặc biệt dân tộc Xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thành điểm đến khách du lịch hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Hình thức nước giới Pháp, Mỹ, Singapore, Trung Quốc, Hàn Quốc thực nhận kết tốt Ví dụ, Lưu trữ Quốc gia Pháp, người ta mở cửa Trung tâm lưu trữ liên kết với Bảo tàng để đón khách du lịch Các tài liệu lưu trữ cá nhân kiệt xuất, nhân vật lịch sử quốc gia hay TLLT có giá trị khác họ trưng bày, triển lãm in ấn thành ấn phẩm, lưu niệm,… Những hoạt động giúp cho ngành du lịch nội địa ngoại quốc quốc gia họ phát triển gặt hái nhiều thành tựu Do đó, với tiềm Trung tâm lưu trữ có tiềm du lịch, hội tụ điều kiện cần thiết để trở thành điểm đến du lịch đầu tư xây dựng tốt có sách phát triển đồng Các Trung tâm lưu trữ trở thành điểm đến tour du lịch lịch sử - văn hố, thơng qua du khách tìm hiểu kiện lịch sử, truyền thống lịch sử, nhân vật lịch sử sống lại thời khắc khứ KẾT LUẬN So với loại tài liệu lưu trữ khác tài liệu lưu trữ cá nhân có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử quốc gia xã hội Tài liệu lưu trữ cá nhân nguồn sử liệu sử dụng để nghiên cứu thân thế, nghiệp cá nhân; phản ánh rõ nét đời sống, hoạt động, tâm tư, tình cảm cá nhân đó; góp phần giáo dục hệ trẻ tương lai Nhất là, tài liệu lưu trữ cá nhân niên, trí thức u nước cịn giúp hệ trẻ có ý chí phấn đấu để kế tụng truyền thống u nước, truyền thống cha ơng Nó giúp cho hệ trẻ hôm hiểu khứ hào hùng dân tộc, biết ơn hệ cha ông trước tự hào đất nước Việt Nam sinh người ưu tú, kiệt xuất lĩnh vực, ngành nghề Do đó, cần phải quản lý, bảo quản thật tốt quảng bá sâu rộng đến với giới trẻ hôm nay./ TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 quy định mức kinh tế kỹ thuật lập Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng Phông lưu trữ phục vụ độc giả phòng đọc, Hà Nội Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ, Hà Nội Nguyễn Thị Chinh (2010), “Vai trò tài liệu lưu trữ cá nhân qua triển lãm tài liệu lưu trữ”, Kỷ yếu Hội thảo Khoa học khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn, Nxb ĐHQG Hà Nội, Hà Nội Phạm Thị Bích Hải (2008), Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với công tác lưu trữ tài liệu xuất xứ cá nhân, Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quốc tế “Phát huy giá trị Tài liệu lưu trữ phục vụ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc”, Hà Nội Lê Thị Lý (2008), Trưng bày tài liệu tiêu biểu cá nhân, gia đình, dịng họ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 114 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ ĐÔ HÀ NỘI Phạm Thị Ngân (2015), Nghiên cứu giá trị mục đích sử dụng tài liệu phơng lưu trữ cá nhân Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Luận văn thạc sĩ, Hà Nội Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011, Hà Nội SOME SOLUTIONS FOR MANAGING AND ORGANIZING THE USE OF PERSONAL ARCHIVES ARE THE PATRIOTIC YOUNG INTELLECTUALS AT THE NATIONAL ARCHIVES CENTRE III Abstract: The 2001 National Archives Ordinance states: "The archives are the cultural heritage of the people, which are important in building and protecting the nation." In fact, they are really valuable only when used by the organization to serve the various activities in the social life Now, the National Archives Centre has adopted all forms of use of documents in accordance with the provisions of the 2011 Archives Law to maximize the value of documents, in particular, to the typical individuals’ archives Still, the fact that many people are still unaware of the documentation currently in storage at National Archives Centre is still unknown, so the organization of operations, use of general archives and personal archives has not been highly effective in their own right As a result, there are positive measures in managing and diversifying the types of organizations that operate to tap into the value of this document Keywords: Documents, archives, patriotic young intellectuals, National Archives Centre  ... tụng truyền thống u nước, truyền thống cha ơng NỘI DUNG 2.1 Tình hình quản lý tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ cá nhân niên, trí thức yêu nước Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Sử dụng TLLT hoạt động... quản lý tốt phục vụ công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nên năm gần đây, việc thu thập, bảo quản, lý khối tài liệu lưu trữ cá nhân Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực có hiệu Từ đó, Trung. .. trí thức Trung tâm lưu trữ quốc gia III Có thể nói, giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân niên, trí thức mang lại phủ nhận Tuy nhiên việc quản lý tổ chức khai thác sử dụng (KTSD) nguồn tài liệu hạn