Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải và những giải pháp

thông còn là bằng chứng, căn cứ pháp lý chân thực để xác định trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân có liên quan, hơn nữa chúng còn giúp tiết kiệm thời gian cũng như tiền của của Nhà nước

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

––––––––––––––––

ĐINH VĂN MẠNH

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG TẠI LƯU TRỮ BỘ GIAO THÔNG

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

ĐINH VĂN MẠNH

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG TẠI LƯU TRỮ BỘ GIAO THÔNG VẬN

MỤC LỤC

Phần mở đầu 3

1 Mục đích ý nghĩa của đề tài …… 3

2 Mục tiêu của đề tài …… 4

3 Phạm vi nghiên cứu ……….4

4 Đối tượng nghiên cứu …… 5

5 Lịch sử nghiên cứu ……….5

6 Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo …… 7

7 Phương pháp nghiên cứu …… 7

8 Đóng góp của luận văn …… 8

9 Bố cục của luận văn 8

Chương 1: Thành phần, nội dung, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật các CTGT tại Lưu trữ Bộ GTVT……… ……….…… 11

1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ GTVT……… 11

1.2 Thành phần, nội dung tài liệu các CTGT tại Lưu trữ Bộ GTVT……… 15

1.3 Đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật các CTGT……… ……….25

Chương 2: Thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải ………31

2.1.Tổ chức khoa học và tổ chức bảo quản để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức khai thác sử dụng TLKT các CTGT……… 31

2.2 Thực trạng khai thác sử dụng TLKT các CTGT tại lưu trữ Bộ……… 57

2.3 Ý nghĩa của việc khai thác và sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT… ……… 69

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận

tải………….……… …76

3.1 Nhận xét về tình hình tổ chức khoa học và tổ chức khai thác sử dụng TLKT các CTGT tại lưu trữ Bộ……… 76

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ……… 87

Kết luận 102

Tài liệu tham khảo ……… 105

Phụ lục………… ……… 108

Phần mở đầu

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Đất nước ta đang trên đà phát triển, sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đã

và đang đạt được những thành tựu đáng kể Các cơ quan từ trung ương đến địa phương đang dần được kiện toàn về tổ chức, đổi mới phương thức làm việc, đời sống nhân dân ngày một tăng lên, hạ tầng cơ sở, đặc biệt là hệ thống các công trình giao thông ngày càng được cải thiện…Để hoạt động điều hành, quản lý các công trình giao thông xây dựng đang không ngừng tăng lên về số lượng, đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung được tốt cần có sự đóng góp rất lớn của công tác lưu trữ Hơn thế nữa, bên cạnh việc quan tâm đến sự chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung thì chúng ta cũng cần đặc biệt quan tâm đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu một cách khoa học, có như vậy mới đảm bảo phát huy được hết những giá trị mà tài liệu lưu trữ mang lại

Nhận thức rõ tầm quan trọng của vấn đề này, Đảng và Nhà nước ta đã thực sự quan tâm đến công tác lưu trữ điều này được thể hiện bằng việc ban hành những văn bản chỉ đạo về công tác này nhằm đáp ứng kịp thời với tình hình mới, cụ thể như

Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được ban hành ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Uỷ ban thường vụ Quốc hội và Nghị Định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết

thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004 Trong các văn bản trên, công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu được đặc biệt chú ý coi trọng qua những quy định quyền và trách nhiệm của các cơ quan,

tổ chức và cá nhân trong việc khai thác, sử dụng tài liệu, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu…

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chính là quá trình cung cấp thông tin quá khứ cho các cơ quan, đoàn thể, cá nhân một cách nhanh chóng, khoa học, chính xác

dụng tài liệu vừa là kết quả của các quy trình chuyên môn nghiệp vụ trước đó vừa là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ

Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về giao thông đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hải và hàng không trong phạm vi cả nước, quản lý các dịch vụ và thực hiện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật Trong những năm qua, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, ngành giao thông vận tải đã có những bước tiến bộ vượt bậc Hàng loạt công trình giao thông được mọc lên trên khắp mọi miền của tổ quốc Đây là những thành công không nhỏ góp phần vào tiến trình hội nhập của đất nước Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, ngành giao thông vận tải hiện nay cũng đang đứng trước một thực trạng đáng báo động, đòi hỏi các ngành, các cấp phải có sự quan tâm đặc biệt như: tai nạn giao thông và nạn tham nhũng đã và đang diễn ra hàng ngày, hàng giờ Tất cả những vấn đề nêu trên đều được phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu trữ Bởi vậy, đây là nguồn tài liệu có giá trị, không chỉ trong hoạt động của ngành giao thông mà còn có ý nghĩa lớn đối với sự phát triển của quốc gia Chính vì thế, việc tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này không chỉ là trách nhiệm của ngành mà còn

là trách nhiệm của nhiều cơ quan nhà nước khác

Tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông (CTGT) được hình thành trong quá trình thi công xây dựng và quản lý các CTGT tại các cơ quan tổ chức có chức năng thiết kế, thi công, thẩm định… trên phạm vi cả nước Đây cũng chính là một trong những nguồn tài liệu kỹ thuật thuộc thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Thực tế công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật trong những năm qua tại các cơ quan đã cho thấy đây là khối tài liệu rất phong phú, đa dạng nhưng cũng rất phức tạp Chính vì đặc điểm này đã đặt ra yêu cầu đối với các cán bộ làm công tác lưu trữ, không chỉ nắm được chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có những kiến thức nhất định về lĩnh

thông còn là bằng chứng, căn cứ pháp lý chân thực để xác định trách nhiệm của các

tổ chức, cá nhân có liên quan, hơn nữa chúng còn giúp tiết kiệm thời gian cũng như tiền của của Nhà nước trong việc tu bổ, sửa chữa các công trình giao thông…

Tuy nhiên, trong suốt thời gian qua công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

kỹ thuật tại Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải ( từ đây xin được viết tắt là GTVT )còn gặp nhiều tồn tại, do khối lượng và thành phần tài liệu kỹ thuật tại đây ngày một nhiều và phong phú Việc khai thác và sử dụng đúng mục đích để có thể phát huy hết giá trị của khối tài liệu này phục vụ cho công việc thực tế của các cán bộ chưa thực

sự đạt hiệu quả cao

Với những lý do trên nên chúng tôi đã chọn đề tài “Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao Thông Vận Tải và những giải pháp” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình

2.Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu chủ yếu mà luận văn tập trung nghiên cứu là:

- Làm rõ vai trò, ý nghĩa công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật

các công trình giao thông (CTGT)

- Thực tế công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT hiện đang được lưu trữ tại Bộ;

- Đề xuất giải pháp nhằm giúp Lưu trữ Bộ và cơ quan quản lý tài liệu kỹ thuật CTGT thực hiện tốt hơn công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài lưu trữ

thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm một khối lượng tương đối lớn trong phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam Bao gồm khối tài liệu hoàn công về các công trình giao thông nhóm A; khối tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của Bộ… Trong phạm vi của luận văn này chúng tôi chỉ đi sâu khảo sát việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

kỹ thuật các CTGT tại Lưu trữ Bộ

4 Đối tượng nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi tập trung nghiên cứu các đối tượng chính:

- Khối tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông đang được bảo quản tại lưu trữ Bộ GTVT;

- Qui định, thủ tục, hình thức khai thác tài liệu tại Lưu trữ Bộ;

- Hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ các CTGT tại lưu trữ Bộ

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của công tác lưu trữ Chính vì lẽ đó, vấn đề này đã được sự quan tâm của nhiều tác giả thể hiện dưới dạng viết giáo trình, sách, báo, tạp chí và các đề tài khoá luận tốt nghiệp, luận văn cao học liên quan đến vấn đề tổ chức khai thức và sử dụng tài liệu Có thể kể đến một số công trình nghiên cứu về vấn đề này như sau:

- Trước hết về lý luận chung: Việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu đã được đề cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: " Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ" (Vương Đình Quyền - Chủ biên)

- Một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của sinh viên Khoa Lưu trữ

học và Quản trị văn phòng có đề cập đến vấn đề này ví dụ như: “Xây dựng phương

án tổ chức lưu trữ tài liệu thiết kế tại Công ty tư vấn xây dựng Sông Đà” (khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Thảo khóa 2000 – 2004); “Xác định các giải

Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương” (Luận văn thạc sĩ khoa học của Học viên

Hà Văn Huề năm 2002); "Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải - Thực trạng và giải pháp"(Luận văn thạc sĩ khoa học của học viên Nguyễn Kim Dung); “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình thủy lợi tại Lưu trữ Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn”( Luận văn thạc sĩ khoa học

của học viên Nguyễn Thị Phương Huyền)

- Các bài viết, bài giảng liên quan đến vấn đề khai thác và sử dụng tài liệu lưu

trữ trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Ví dụ như: Bài giảng “Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật” năm 2005 của các tác giả Nguyễn Minh Phương, Nguyễn Liên Hương, Nguyễn Cảnh Đương, bài viết “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới của đất nước” trên tạp chí Lưu trữ số 01 năm 1994; bài viết “Một số suy nghĩ

về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả Vũ Thị Phụng trên

tạp chí Lưu trữ số 02 năm 1994…

Những công trình nghiên cứu này chủ yếu tập trung vào các hướng sau đây:

+ Xây dựng cơ sở khoa học cho công tác chỉnh lý tài liệu khoa học kỹ thuật

+ Phân tích vai trò của tài liệu lưu trữ và tầm quan trọng của việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu phục vụ cho các nhu cầu thiết thực trong quản lý, nghề nghiệp của mình

+ Đi sâu nghiên cứu từng cơ quan, từng lĩnh vực cụ thể, từ đó phân tích hiệu quả của việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong thực tiễn

Có thể nói, những vấn đề mà các đề tài nghiên cứu khoa học, khoá luận, luận văn thạc sĩ, các bài viết trên các tạp chí đã đề cập tương đối nhiều và khá chi tiết về vai trò của công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu Mặc dù chưa có công trình nào phản ánh tình hình thực tế tổ chức khai thác và hiệu quả sử dụng của tài liệu kỹ thuật các CTGT tại Bộ GTVT nhưng những tài liệu này đã giúp chúng tôi rất nhiều trong việc nhận thức lý luận và phương pháp đánh giá, nghiên cứu tài liệu dưới nhiều

6 Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo

- Các văn bản chỉ đạo của Nhà nước và Bộ Giao thông vận tải về công tác lưu trữ nói chung và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng

- Tài liệu về lịch sử, tổ chức bộ máy và hoạt động của Bộ Giao thông vận tải

- Tài liệu mang tính chất phương pháp luận gồm: sách lý luận về chuyên ngành lưu trữ học

- Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan, Giáo trình lưu trữ của tác giả Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Hàm – Đào Xuân Chúc

- Các khoá luận tốt nghiệp cử nhân, luận văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ có nội dung liên quan đến các khâu nghiệp vụ khối tài liệu khoa học kỹ thuật và vấn đề

tổ chức sử dụng khối tài liệu kỹ thuật

- Các bài viết trên tạp chí Lưu trữ và Tạp chí Văn thư – lưu trữ về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông, xây dựng cơ bản

7 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin: Chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử;

- Phương pháp lịch sử và lôgic, phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp điều tra khảo sát thực tế

- Trong quá trình khảo sát tình hình thực tế, chúng tôi đã sử dụng phương pháp điều tra số liệu qua các sổ sách, văn bản…để đưa ra những đánh giá, nhận xét Bên cạnh đó, chúng tôi còn sử dụng phương pháp mô tả để tái hiện lại tình hình thực tế

về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại cơ quan

8 Đóng góp của luận văn:

- Đánh giá đúng ý nghĩa cũng như giá trị vốn có của khối tài liệu kỹ thuật các CTGT đối với công tác quản lý, thẩm định, kiểm tra, xây dựng, duy tu…các công trình giao thông

- Phản ánh chính xác, đầy đủ tình hình tổ chức khai thác cũng như hiệu quả của việc sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Trên cơ sở đó đưa ra những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT

- Đề tài nghiên cứu thành công có thể giúp Lưu trữ Bộ GTVT xác định và xử

lý một số vấn đề còn tồn tại trong việc thu thập, tra tìm tài liệu, đặc biệt trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT

9 Bố cục của luận văn

Chương I: Khái quát thành phần, nội dung đặc điểm và ý nghĩa tài liệu kỹ

thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ Giao thông vận tải

Chương 2: Thực trạng tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu kỹ thuật các công

trìn h giao thông tại Bộ Giao thông vận tải.

Chương 3: Nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức

khai thác, sử dụng tại Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải

Như đã trình bày ở trên, khối tài liệu khoa học kỹ thuật, đặc biệt là tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông rất đa dạng và phong phú, vì vậy khi thực hiện đề tài này chúng tôi cũng không tránh khỏi những khó khăn đó là khối tài liệu kỹ thuật các

công trình giao thông liên quan đến các số liệu, bản vẽ, bản thiết kế…nên rất khó có thể tiếp cận một cách đầy đủ và hoàn chỉnh; kiến thức về chuyên ngành giao thông, xây dựng cơ bản, kiến trúc…còn hạn chế do đó cũng đã gây ra không ít khó khăn trong việc tìm hiểu để nhận biết nội dung của tài liệu; nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo còn hạn chế…

Mặc dù trong quá trình thực hiện đề tài gặp không ít khó khăn song chúng tôi luôn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ, cơ quan nơi chúng tôi đến khai thác

tư liệu, tài liệu, khảo sát tình hình thực tế như: Văn phòng Bộ Giao thông Vận tải, Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải, Cục Đường Bộ Việt Nam, Cục Hàng không, Trường Đào tạo Bồi dưỡng Cán bộ Công chức ngành Giao thông Vận tải Đặc biệt là sự hướng dẫn giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi của cô giáo TS Nguyễn Liên Hương cùng các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Nhân dịp này, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới Cô giáo hướng dẫn và những cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan Bộ GTVT đã giúp đỡ, động viên chúng tôi hoàn thành luận văn của mình

Hà nội, tháng 12 năm 2009

Tác giả

Đinh Văn Mạnh

Chương 1:

THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, ĐẶC ĐIỂM VÀ Ý NGHĨA

CỦA TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG

TẠI LƯU TRỮ BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải 1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển

Hơn 60 năm xây dựng và trưởng thành, ngành Giao thông Vận tải Việt Nam đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển nhưng cho dù trong thời kỳ nào thì ngành Giao thông vận tải cũng chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã rất quan tâm đến Giao thông vận tải coi “Giao thông vận tải là một trong những yếu tố thiết yếu nhất, là điều kiện quyết định đối với đời sống” [1;3]

Ngay sau khi nước nhà giành được độc lập, ngày 28 tháng 8 năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ra Quyết định thành lập Bộ Giao thông Công chính thuộc Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hoà Cùng trong thời gian này, Chính phủ lâm thời đã ra Sắc lệnh quy định nhiệm vụ cho Bộ Giao thông Công chính là phải bảo đảm giao thông cho công cuộc kháng chiến chống Pháp và xây dựng mới kết cấu hạ tầng dân cư, đô thị

Hoà bình lập lại, ngày 20/9/1955, tại phiên họp lần thứ năm, Quốc hội đã ban hành Nghị quyết tách Bộ Giao thông Công chính ra làm 02 Bộ: Bộ Giao thông-Bưu điện và Bộ Thuỷ lợi Kiến trúc

Ngày 21/2/1961, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành Nghị quyết số

25/NQ-QH phê chuẩn Nghị quyết của Hội đồng Chính phủ ngày 14/2/1961, tách Bưu điện

ra khỏi Bộ Giao thông-Bưu điện, thành lập Bộ Giao thông Vận tải và Tổng cục Bưu

Tuy nhiên, sau ngày Miền nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất, cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải lại tiếp tục có sự thay đổi, Tổng cục Bưu điện

và Cục Hàng không Dân dụng được sát nhập vào Bộ Giao thông Vận tải theo Quyết định số 224/NQ- HĐCP ngày 31/3/1990 của Hội đồng Chính phủ Quyết định này cũng quy định việc đổi tên của Bộ Giao thông Vận tải thành Bộ Giao thông Vận tải

và Bưu điện

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông vận tải

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Giao thông Vận tải

Theo Nghị định số 51/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 04 năm 2008 của Chính phủ, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải được quy định như sau:

* Vị trí, chức năng:

Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về giao thông vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hải và hàng không trong phạm vi cả nước, quản lý nhà nước các dịch vụ công theo quy định của pháp luật.[15;1]

* Nhiệm vụ, quyền hạn:

Bộ Giao thông Vận tải có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang

bộ Cụ thể là:

- Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án Luật, Pháp lệnh, các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật khác về các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ

- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các văn bản quy

phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về giao thông vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hải, hàng không

- Quản lý đầu tư và xây dựng đối với các dự án đầu tư thuộc kết cấu hạ tầng giao thông thuộc thẩm quyền của Bộ

- Quản lý các phương tiện giao thông và phương tiện, thiết bị xếp dỡ, thi công chuyên dùng thông qua việc: đăng ký, cấp biển số và quy định việc kiểm tra chất lượng, an toàn kỹ thuât…

- Quy định, quản lý việc đào tạo, cấp bằng, giấy phép, chứng chỉ chuyên môn, nghiệp vụ cho người điều khiển phương tiện giao thông và người vận hành phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong giao thông vận tải

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng khung giá cước vận tải hoặc cước vận tải, kiểm tra an ninh, an toàn vận tải chuyên ngành, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn giao thông liên quan tới các lĩnh vực do Bộ trực tiếp quản

lý

- Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của các tổ chức kinh tế tư nhân, kinh tế tập thể, các hội và tổ chức phi Chính phủ trong lĩnh vực giao thông vận tải theo quy định của pháp luật

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng tiêu cực và

xử lý các vi phạm pháp luật về giao thông vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hải và hàng không thuộc thẩm quyền của Bộ

- Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp

vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong ngành giao thông vận tải

1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Bộ

Bộ Giao thông Vận tải làm việc theo chế độ thủ trưởng Bởi vậy, Bộ trưởng là người có vị trí cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động quản lý nhà nước trong ngành giao thông vận tải Giúp việc cho Bộ trưởng là các thứ trưởng và các đơn vị, tổ chức thuộc bộ, bao gồm:

4 Cục Hàng hải Việt Nam

5 Cục Hàng không Việt Nam

6 Cục Đăng kiểm Việt Nam

7 Cục Quản lý xây dựng và chất lượng công trình giao thông

8 Cục y tế giao thông vận tải

9 Viện Chiến lược và phát triển Giao thông Vận tải

10 Trung tâm Công nghệ thông tin

11 Báo Giao thông Vận tải

12 Tạp chí Giao thông Vận tải

13 Trường Cán bộ quản lý GTVT

1.2 Thành phần, nội dung tài liệu các CTGT tại lưu trữ Bộ GTVT

1.2.1 Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ

Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan thuộc Chính phủ, có hệ thống đơn vị, tổ chức hoàn chỉnh, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực giao thông vận tải trên toàn quốc Chính vì vậy trong quá trình hoạt động của mình, các cá nhân, đơn

vị, tổ chức thuộc Bộ đã hình thành nên một khối lượng lớn những tài liệu phản ánh đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ trong lĩnh vực mà Bộ quản lý

Có thể khẳng định rằng, tài liệu hình thành ra trong hoạt động của Bộ Giao thông Vận tải rất đa dạng về nội dung, phong phú về loại hình

Về nội dung, khối lượng tài liệu này không những chứa đựng đầy đủ những thông tin phản ánh chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực giao thông vận tải mà còn phản ánh quá trình hình thành, xây dựng và phát

Về loại hình, tài liệu của Bộ bao gồm nhiều loại: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử và tài liệu nghe nhìn Trong đó, tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khối lượng chủ yếu khối tài liệu này được hình thành từ các Cục, Vụ, Văn phòng và các đơn vị có liên quan được chia thành các khối cơ bản sau:

- Khối tài liệu về tổ chức bộ máy cơ quan

- Khối tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Bộ

- Khối tài liệu tổng hợp: Tài liệu về chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, tài liệu chuyên

đề, văn thư – lưu trữ…

- Khối tài liệu xuất bản, tuyên truyền, triển lãm

- Khối tài liệu về kế hoạch và quy hoạch, cụ thể là: tài liệu về kế hoạch dài hạn, hàng năm, cơ chế chính sách, tài liệu về thống kê…

- Khối tài liệu về XDCB, bao gồm các tài liệu về quản lý đầu tư xây dựng liên quan đến công tác chuẩn bị đầu tư , thực hiện đầu tư, nghiệm thu và đưa vào phục vụ…

- Khối tài liệu khoa học công nghệ, chất lượng sản phẩm, quản lý kỹ thuật, sở hữu công nghiệp, quản lý khoa học,,,

- Khối tài liệu về hợp tác Quốc tế, hợp tác song phương, đa phương, hợp tác liên doanh với nước ngoài…

- Khối tài liệu về tài chính kế toán, kiểm tra, thanh tra tài chính, quản lý tài chính kế toán doanh nghiệp, hành chính sự nghiệp, xây dựng cơ bản

- Khối tài liệu về tổ chức cán bộ: tổ chức, chính sách, đào tạo,bảo vệ chính trị nội bộ…

- Báo cáo, thuyết minh giải trình về quản lý, xây dựng các công trình giao thông vận tải và các hoạt động khác thuộc phạm vi quản lý của ngành giao thông vận tải;

- Khối tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý, thẩm định, giải quyết các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ cũng chiếm một khối lượng tương đối lớn, bao gồm các loại tài liệu sau:

- Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác hợp tác, quốc tế của ngành;

- Tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo về công tác đấu thầu, xây dựng và quản lý các công trình giao thông vận tải;

- Tài liệu chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính- văn phòng, tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, tài chính, kế toán trong ngành;

- Tài liệu phê duyệt dự án xây dựng các công trình giao thông vận tải trong phạm

vi, thẩm quyền của Bộ;

- Tài liệu thanh tra, kiểm tra, theo dõi thanh quyết toán các công trình giao thông vận tải;

- Tài liệu theo dõi tình hình tài chính, kế toán của các cơ quan cấp dưới trực thuộc như: các Cục Đường sắt, Cục Đường Sông… và các Tổng công ty, công ty…

- Các quyết định quản lý nhằm giải quyết các vấn đề, vụ việc làm trái quy định của nhà nước trong hoạt động quản lý kinh doanh, tổ chức cán bộ, xây dựng các công trình giao thông vận tải và các vấn đề khác của Bộ và các cơ quan, đơn vị, tổ chức cấp dưới

1.2.2 Tài liệu hình thành từ các Ban quản lý dự án các CTGT

Do Bộ Giao thông Vận tải có chức năng chính là quản lý mạng lưới Giao

khoa học kỹ thuật cũng chiếm khối lượng lớn trong phông lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải Khối tài liệu khoa học kỹ thuật của Bộ chủ yếu là hồ sơ hoàn công các công

trình giao thông Để trực tiếp quản lý các dự án của Bộ, Bộ GTVT đã thành lập các

Ban quản lý các dự án đặt tại một số tỉnh trên phạm vi cả nước ví dụ; Ban quản lý các dự án 18; Ban quản lý các dự án Thăng Long; Ban quản lý các dự án đường cao tốc; Ban QLDA Biển Đông; Ban QLDA Mỹ Thuận …

Ngoài khối tài liệu hành chính, thành phần tài liệu kỹ thuật, cụ thể là tài liệu hoàn công các CTGT cũng chiếm một khối lượng đáng kể Qua nghiên cứu và xem xét thực tế, tài liệu dự án các CTGT hiện đang được lưu trữ tại Lưu trữ Bộ có thể được chia thành các nhóm cơ bản sau:

- Nhóm tài liệu hoàn công về Cầu, Cống, Hầm, Đường bộ.(chiếm khối lượng

chủ yếu)

- Nhóm tài liệu hoàn công về Cảng biển

- Nhóm tài liệu hoàn công về Cầu đường Sắt

( Riêng khối tài liệu về các công trình Hàng Không, Hàng Hải không nộp về lưu trữ

Bộ mà được lưu trữ tại kho lưu trữ Cục Hàng Không, Hàng Hải)

Nhìn chung, hệ thống tài liệu về CTGT hiện đang bảo quản tại lưu trữ Bộ tương đối phong phú những CT này có thể là những CT nhỏ được thiết kế và thi công trong thời gian ngắn, nhưng cũng có thể là những CT lớn kéo dài trong nhiều năm Với khối lượng tài liệu trên, Bộ đã dành riêng một kho lưu trữ với diện tích khoảng 70m2

để bảo quản

Trong phần lớn khối tài liệu các CTGT được thu thập và bảo quản trong phông lưu trữ Bộ thì khối lượng chủ yếu là tài liệu hoàn công các CTGT trong đó chủ yếu là các tài liệu hoàn công các công trình Cầu, đường bộ

Ví dụ: - Ban QLDA 1: + Hồ sơ hoàn công dự án cải tạo Quốc lộ 1A (Đông Hà – Quảng Ngãi) Hợp đồng FL1: Đoạn Đông Hà – Hải Vân (Km 761+530 – Km 867+207.3) gồm 45 hộp;

+ Hồ sơ hoàn công dự án nâng cấp và cải tạo Quốc lộ 1A (Vinh – Đông Hà) Km 463– Km 528 Hợp đồng số 1 gồm 53 hộp;

+ Hồ sơ hoàn công dự án đại tu Quốc lộ 1A (Đông Hà – Quảng Ngãi) Hợp đồng số 2 (Km 833 – Km 904+660) gồm 51 hộp;

+ Hồ sơ hoàn công dự án nâng cấp và cải tạo Quốc lộ 1A (Vinh – Đông Hà ) Hợp đồng số 3 (Km 626+000 – Km 673+000) gồm 126 hộp;

+ Hồ sơ hoàn công dự án nâng cấp và cải tạo Quốc lộ 1A (Vinh – Đông Hà ) Hợp đồng số 4 (Km 673+230 – Km 756+540) gồm 122 hộp;

- Ban QLDA Biển Đông: Hồ sơ hoàn công dự án Quốc lộ 38, đoạn nối cầu Yên Lệnh với Quốc lộ 1A , Km 69+600 – Km 84+506,86 gồm 42 hộp;

- Ban QLDA Mỹ Thuận : Hồ sơ hoàn công dự án đường Xuyên Á (Từ năm

- Tổng số hồ sơ hoàn công được thu thập trong năm 2006 là 1095 hộp gồm

5298 hồ sơ

- Năm 2007: Ban QLDA 85: Hồ sơ hoàn công dự án khôi phục, nâng cấp QL9 giai đoạn 2 bằng vốn vay của ADB số 1728VIE (SF) tuyến tránh thị xã Đông

Hà (Gói thầu R1 – QL9) số lượng 64 hộp, gồm 965 hồ sơ

Theo Quyết định số 2578/QĐ-BGTVT của Bộ Giao thông Vận tải ban hành ngày 14/10/1998 ban hành kèm theo bản danh mục hồ sơ hoàn công các công trình giao thông, thành phần tài liệu của bộ hồ sơ hoàn công bao gồm những thành phần tài liệu sau:

* Tài liệu hành chính (các văn bản có liên quan trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư và chuẩn bị xây dựng):

Trong một bộ hồ sơ hoàn công, ngoài những tài liệu liên quan đến thiết kế, thi công các công trình giao thông còn có nhiều tài liệu hành chính Mặc dù là tài liệu hành chính nhưng chúng tôi không đặt chúng trong khối tài liệu hành chính của Bộ Bởi lẽ, đó là những tài liệu liên quan đến các giai đoạn chuẩn bị đầu tư và chuẩn bị xây dựng một công trình giao thông Nó phải nằm trong một hệ thống hoàn chỉnh của một bộ hồ sơ hoàn công các công trình giao thông Thành phần tài liệu trong nhóm này gồm có:

- Quyết định đầu tư của dự án;

- Quyết định duyệt thiết kế kỹ thuật tổng dự toán và quyết định chấp thuận thiết

kế bản vẽ thi công, các quyết định duyệt dự toán thành phần trong giai đoạn này;

- Quyết định duyệt thiết kế thi công và tổng dự toán (đối với các công trình thiết

kế một bước);

- Các văn bản chỉ thị, thông báo có liên quan trong quá trình triển khai dự án

Ví dụ:

+ Tập các văn bản tài liệu chuẩn bị đầu tư và chuẩn bị xây dựng công trình cầu Quán Hàu gồm có: Quyết định 167/KHĐTngày 03/02/1992 của Bộ Giao thông Vận tải cho phép tiến hành đầu tư cầu Quán Hàu

+ Quyết định 134/KHĐT ngày 03/7/1998 của Bộ Giao thông Vận tải duyệt kinh phí dự toán chỉnh lý khảo sát thiết kế lập luận chứng khả thi

+ Văn bản 3073/KHĐT ngày 16/10/1995 của Bộ Giao thông Vận tải với Uỷ ban

Kế hoạch Nhà nước về cầu Quán Hàu…

+ Biên bản bàn giao đưa công trình cầu Quán Hàu vào khai thác

* Tài liệu thiết kế và thi công

- Bản thuyết minh thiết kế kỹ thuật tổng thể công trình;

- Bản tổng hợp khối lượng xây dựng công trình;

- Hồ sơ về hệ mốc toạ độ;

- Hồ sơ địa chất công trình gồm: Thuyết minh, mặt cắt cấu tạo địa chất, tài liệu

có lỗ khoan hoặc hố đạo, bình đồ địa chất hoặc bình đồ bố trí các lỗ khoan (hố đào);

- Hồ sơ thuỷ văn công trình: thuyết minh các số liệu, tài liệu tính toán và điều tra về thuỷ văn, thuỷ lực công trình;

- Thuyết minh tổng kết kỹ thuật thi công, đánh giá chung về chất lượng thi công, những vấn đề còn tồn tại;

- Hồ sơ giải phóng mặt bằng, chính sách phương án chung về giải phóng mặt bằng của dự án, tài liệu làm rõ phạm vi đã đền bù, giải toả, văn bản sao các Quyết định của các cấp liên quan đến giải phóng mặt bằng (Quyết định cấp đất, Quyết định đền bù, di chuyển v v…);

- Hồ sơ về hệ cọc mốc lộ giới, có biên bản bàn giao với chính quyền địa phương

- Danh sách các nhà thầu thi công, các đơn vị thi công từng hạng mục công trình;

- Danh sách tƣ vấn, giám sát thi công;

- Bản vẽ tổ chức thi công tổng thể (Sơ đồ ngang và là sơ đồ thật mô tả thực tế diễn biến thi công theo thời gian, không dùng sơ đồ ban đầu);

- Các chứng chỉ kiểm tra kỹ thuật xác nhận chất lƣợng từng hạng mục công trình trong quá trình nghiệm thu chuyển giai đoạn thi công, có ý kiến chấp thuận của

- Biên bản nghiệm thu công trình đƣa vào sử dụng

Ví dụ: Các văn bản tài liệu liên quan đến thiết kế thi công công trình cầu Bãi

Cháy (Quảng Ninh) gồm có:

+ Thuyết minh thiết kế kỹ thuật tổng thể công trình cầu Bãi Cháy

+Bản tổng hợp khối lƣợng xây dựng công trình, phụ lục khối lƣợng chi tiết các gói thầu;

+ Hồ sơ về hệ mốc toạ độ;

+ Hồ sơ địa chất công trình;

+ Thuyết minh tổng thể kỹ thuật thi công;

* Hồ sơ bản vẽ cấu tạo hoàn công công trình

Hồ sơ bao gồm các bản vẽ thiết kế bước thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công (nếu thiết kế hai bước) hoặc các bản vẽ thiết kế bước thiết kế thi công (nếu thiết

kế một bước)

- Nếu thi công đúng đồ án thiết kế thì dùng đồ án thiết kế lập bản vẽ hoàn công

- Nếu thi công khác với đồ án thiết kế một số chi tiết, kích thước cấu tạo phụ, có thể dùng bản vẽ thiết kế lập nhưng phải chữa lại bằng mực đỏ các hình dáng kích thước thay đổi, có ý kiến xác nhận của tư vấn giám sát, làm bản vẽ thi công

- Nếu thi công khác với đồ án thiết kế được duyệt ban đầu nhiều điểm cơ bản, quan trọng hoặc nhiều chi tiết cấu tạo, phải có bãn vẽ thiết kế bổ sung sữa đổi của cơ quan tư vấn thiết kế, kèm theo quyết định duyệt bổ sung chấp thuận của cấp có thẩm quyền và bản vẽ thiết kế cũ để đối chiếu

- Với những dự án dùng vốn nước ngoài thực hiện, nếu thi công khác nhiều điểm cơ bản quan trọng hoặc khác nhiều chi tiết so với hồ sơ thiết kế được duyệt thì nhà thầu thi công phải lập lại bản vẽ kèm theo thuyết minh cùng ý kiến xác nhận của Trưởng tư vấn giám sát và văn bản duyệt chấp thuận của cấp có thẩm quyền có bản

vẽ thiết kế cũ để đối chiếu

* Các bản vẽ hoàn công của các loại công trình

Các bản vẽ hoàn công của các loại công trình gồm:

tiêu, gương cầu lồi, đường lánh nạn v.v…) vị trí cầu, cống và các công trình khác gắn với dự án

+Mặt cắt địa chất tuyến và cao độ mực nước tính toán

- Về cầu:

+ Bình đồ khu vực cầu, các mốc toạ độ, mốc cao độ thuộc công trình;

+Mặt cắt địa chất tại mặt cắt ngang sông xây dựng cầu và các yếu tố thủy văn có ghi cao độ theo hệ thống mốc của cầu;

+Bản vẽ bố trí chung toàn cầu theo ba hình chiếu có đủ các cao độ thiết kế; +Bản vẽ các chi tiết kết cấu, cấu tạo chịu lực của các bộ phận công trình (kết cấu nhịp, hệ mặt cầu, mố trụ, móng, 1/4 nón)

1.3 Đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông

1.3.1 Đặc điểm của tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông

Là cơ quan có chức năng chính là quản lý mạng lưới Giao thông Vận tải trên phạm vi toàn quốc, nên ngoài tài liệu hành chính, loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật cũng chiếm khối lượng lớn trong phông lưu trữ của Bộ Giao thông Vận tải Khối tài liệu khoa học kỹ thuật của Bộ chủ yếu là hồ sơ hoàn công các công trình giao thông

từ các ban quản lý dự án nộp lên

Mặc dù là bộ chủ quản các cục chuyên ngành về Đường sắt, Đường thủy, Hàng không…nhưng khối tài liệu hoàn công các công trình được nộp về lưu trữ Bộ chủ yếu là tài liệu hoàn công của các công trình Cầu, Đường bộ và một số công trình

về Cảng Qua tìm hiểu chúng tôi được biết, vì hiện tại do điều kiện diện tích kho lưu trữ của Bộ không còn đủ diện tích để thu nộp tất cả khối tài liệu hoàn công các công trình khác, trong khi đó tại lưu trữ các cục chuyên ngành, ví dụ như lưu trữ Cục

Hàng không, Cục Hàng hải…đã làm rất tốt công tác lưu trữ đồng thời có đủ điều kiện về kho tàng nên tài liệu về các công trình Hàng hải hay Hàng không, không được nộp về Lưu trữ Bộ Cũng vì vậy nên trong đề tài này chúng tôi cũng chỉ nghiên cứu chủ yếu khối tài liệu hoàn công được lưu trữ tại Bộ GTVT trong đó tập trung vào một số tài liệu về Cầu - Đường bộ và Cảng

Nghiên cứu tổng thể khối tài liệu hoàn công các CTGT tại Lưu trữ Bộ, chúng tôi nhận thấy khối lượng tài liệu tại đây là rất lớn và phong phú Trong đó tập trung vào ba nhóm lớn như sau:

- Nhóm tài liệu hoàn công các công trình đường Bộ

- Nhóm tài liệu hoàn công các công trình đường Sắt (cầu đường sắt))

- Nhóm tài liệu hoàn công các công trình cụm cảng biển

Nghiên cứu khối tài liệu tại đây, chúng tôi nhận thấy nổi lên một vài đặc điểm cơ bản sau:

Thứ nhất, Lưu trữ Bộ chỉ thu nộp về khối tài liệu hoàn công các công trình giao thông trong đó chủ yếu là tài liệu của các công trình về Cầu, Đường Bộ (chiếm khối lượng lớn nhất), bên cạnh đó còn có một số ít khối tài liệu về Cảng biển, ví dụ như tài liệu hoàn công cụm Cảng Tiên Sa ( Đà Nẵng), Cảng Cái Lân (Quảng

Ninh)…còn đối với các tài liệu của các công trình như cụm Cảng Hàng Không, Hàng Hải không được thu nộp về Bộ

Thứ hai, hầu hết khối tài liệu các công trình giao thông tại đây đều được thu nộp về với số lượng lớn, thành phần tài liệu tương đối hoàn chỉnh do đây là khối tài liệu hoàn công, tức là khối tài liệu được tâp hợp lại khi công trình đã hoàn thành và đưa vào sử dụng

Thứ ba, thành phần tài liệu hoàn công các CTGT rất phong phú, đa dạng bao gồm cả tài liệu hành chính như: Biên bản bàn giao, nghiệm thu…tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật, cá biệt, tài liệu là các bản vẽ kỹ thuật công trình,bản vẽ hoàn công… bản thuyết minh, dự toán kinh phí vv

Thứ tư, tài liệu các CTGT do tính chất đặc thù, hầu hết là những công trình lớn, được chia thành nhiều giai đoạn, nhiều gói thầu, hạng mục và giao cho nhiều đơn vị tham gia chịu trách nhiệm thực hiện Do đó đây sẽ là những tài liệu là cơ sở pháp lý để quy trách nhiệm khi công trinh xảy ra sự cố

Thứ năm, tài liệu hoàn công các CTGT chứa đựng những thông tin liên quan đến bí mật Quốc gia, đó là những số liệu kỹ thuật công trình, là các chỉ tiêu kinh tế, khối lượng tài nguyên, nguồn cung cấp nhiên liệu…hơn nữa đây là những tài liệu phản ánh quá trình xây dựng của những công trình trọng điểm ví dụ như: Hầm đường

bộ Hải Vân, Cầu Mỹ Thuận, Cảng Tiên Sa, Đường Cao tốc Láng - Hòa lạc…

Thứ sáu, thời gian bắt đầu và kết thúc của khối tài liệu các CTGT là tương đối dài, do tình chất phức tạp cũng như quy mô của các công trình là rất lớn Thực tế cho thấy, do tính chất quan trọng của các công trình cộng với việc đầu tư kinh phí lớn nên phải qua thời gian thẩm định và phải có ý kiến cua các cơ quan chức năng phê duyệt, tiếp đến là khảo sát, thiết kế, thi công, hoàn công…nên công trình càng lớn thì thường có thời gian kéo dài

Thứ bảy, do yêu cầu từ thực tế cần phải thường xuyên sửa chữa, duy tu các công trình nên khối tài liệu này thường xuyên được bổ sung Đây cũng là một đặc điểm khác biệt so với những tài liệu khác Ví dụ như trong quá trình chúng tôi thực hiện đề tài và nghiên cứu tại Lưu trữ Bộ thì Bộ GTVT đang triển khai chỉ đạo các đơn vị sửa chữa toàn bộ bề mặt của Cầu Thăng Long với kinh phí lên tới 97 tỉ đồng khối tài liệu về công trình này liên tục được các cán bộ sử dụng và bổ sung

Từ những đặc điểm nêu trên đã cho thấy việc tổ chức phân loại, hệ thống hóa, quản lý và tổ chức khai thác sử dụng một cách hiệu quả khối tài liệu này là rất cần thiết Cần phải thực hiện nghiêm chỉnh những quy định của Nhà nước về vấn đề này,

có như vậy chúng ta mới đảm bảo an toàn và giữ lại lâu dài khối tài liệu có giá trị này, phục vụ cho yêu cầu của thực tiễn

1.3.2 Ý nghĩa tác dụng của tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông

Thực tiễn đã cho thấy tài liệu kỹ thuật các CTGT đóng vai trò quan trọng, Nó không chỉ là những căn cứ pháp lý trong việc phê duyệt, thẩm định các dự án GTVT

mà còn rất cần thiết trong quá trình thi công các CTGT Chúng ta có thể thấy, nếu không có tài liệu thiết kế thì không thể xây dựng được CT Bởi lẽ, tài liệu thiết kế CTGT bao gồm toàn bộ quá trình xây dựng của CT, từ khâu lựa chọn địa điểm, lập bản vẽ thiết kế, đến bản vẽ thi công…

Do vậy, CT muốn được xây dựng và hoàn thành phải căn cứ vào tài liệu thiết

kế Tuy nhiên, giá trị của tài liệu thiết kế kỹ thuật các CTGT không chỉ được sử dụng

để thi công, để sửa chữa hoặc duy tu, bảo dưỡng khi cần thiết, nó còn được sử dụng

để nghiên cứu về trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật trong từng thời kỳ, trong từng giai đoạn phát triển của một Quốc gia Chính vì vậy, khối tài liệu này có giá trị lịch

sử, giá trị khoa học và giá trị thực tiễn vô cùng to lớn

* Giá trị lịch sử

Tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu kỹ thuật các CTGT nói riêng được sản sinh trong một giai đoạn lịch sử nhất định Nó gắn liền với một thời kỳ và phần nào phản ánh giai đoạn lịch sử đất nước nói chung, lịch sử phát triển của GTVT nói riêng Thông qua tài liệu kỹ thuật các CTGT, chúng ta có thể hiểu được lịch sử, cụ thể trên các lĩnh vực như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật

Ngoài ra, nghiên cứu tài liệu kỹ thuật các CTGT giúp chúng ta đánh giá được tốc độ phát triển kinh tế, cụ thể là tốc độ đầu tư và xây dựng trong từng thời kỳ, tốc

độ phát triển và ứng dụng khoa học và công nghệ trong mỗi giai đoạn phát triển của đất nước Đối với những CTGT áp dụng những thành tựu khoa học, kỹ thuật mới và tiên tiến mang tầm cỡ Quốc gia như tuyến đường Hồ Chí Minh, Cầu Mỹ Thuận hay Hầm đường bộ Hải vân thì tài liệu thiết kế này có thể được sử dụng để xem xét góp phần vào nghiên cứu lịch sử phát triển của ngành khoa học xây dựng cầu, đường…

* ý nghĩa khoa học

Như đã nêu, hồ sơ hoàn công (còn gọi là hồ sơ hoàn thành công trình) là tài liệu lý lịch của sản phẩm được tạo ra từ công trình xây dựng, bao gồm các vấn đề từ chủ trương ban đầu đến việc nghiên cứu khảo sát thiết kế, thi công và các vấn đề khác có liên quan đến công trình đó Do đó đây là những căn cứ xác đáng và chân thực khi nghiên cứu khoa học bởi nó đã được kiểm nghiệm qua thực tế

Tài liệu thiết kế xây dựng nói chung và tài liệu kỹ thuật các CTGT thể hiện

cứu khoa học đồng thời nó giúp các cơ quan nghiên cứu trong việc tìm lại các số liệu liên quan đến công trình

Qua tài liệu thiết kế này, trình độ khoa học được phản ánh rõ Việc nghiên cứu tài liệu các CTGT có thể giúp các nhà nghiên cứu khoa học đúc rút được những kinh nghiệm, tìm tòi sáng tạo trong khi nghiên cứu những vấn đề mới đồng thời, rút ra những kết luận đúng đắn trong khoa học nhằm tiết kiệm thời gian, công sức và kinh phí nghiên cứu về lĩnh vực GTVT

Tài liệu kỹ thuật các CTGT được hình thành trong một giai đoạn nhất định Thông qua khối tài liệu này, chúng ta có thể nhận biết được trình độ tổ chức cũng như biện pháp thi công ở mỗi giai đoạn và gắn kết với hoàn cảnh lịch sử của giai đoạn đó

Nhờ những biện pháp thi công hiện đại, yêu cầu kỹ thuật khoa học và chính xác đã đảm bảo an toàn lao động, giảm bớt cường độ lao động của con người và tốc

độ thi công được nhanh hơn

Như vậy, qua nội dung của tài liệu kỹ thuật các CTGT, chúng ta có thể thấy được những thành tựu và những bước tiến bộ của ngành khoa học kỹ thuật trong mỗi một CT

* ý nghĩa thực tiễn

Giá trị thực tiễn của khối tài liệu này được thể hiện rất rõ đặc biệt là đối với những tài liệu hoàn công, Nó giúp cho các cơ quan quản lý trực tiếp công trình nắm được đầy đủ cấu tạo cụ thể, thực trạng ban đầu của công trình, nhằm khai thác sử dụng đúng với khả năng thực tế của công trình và có biện pháp duy tu sửa chữa phù hợp đảm bảo tuổi thọ công trình được lâu dài Những tài liệu kỹ thuật các CTGT được coi như là một công cụ lao động cần được sử dụng liên tục trong quá trình thi công Việc tuân thủ các bước xây dựng từ khâu nhỏ cho tới khâu lớn nhất sẽ mang lại sự an toàn và đảm bảo chất lượng CT

Mặt khác, trong quá trình thi công CT, có thể có sự thay đổi, sự điều chỉnh cho phù hợp với thực tế Trong trường hợp này, tài liệu thiết kế sẽ là cơ sở thiết yếu để đối chiếu, bổ sung hoặc thay đổi nhằm đảm bảo yếu cầu về các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và thiết kế ban đầu

Giá trị thực tiễn của tài liệu kỹ thuật các CTGT không chỉ có ý nghĩa trong quá trình thi công CT mà nó còn được thể hiện rất rõ sau khi CT hoàn thành và đưa vào

sử dụng Tuỳ thuộc một số các điều kiện khác nhau, sau một thời gian, CT có thể bị xuống cấp hoặc hỏng một bộ phận nào đó Trong những trường hợp này, chắc chắn chúng ta không phá bỏ toàn bộ CT để xây dựng CT mới Để có thể tiết kiệm thời gian và kinh phí thì rất cần thiết phải sử dụng lại tài liệu thiết kế cũ để bảo dưỡng, sữa chữa hoặc mở rộng CT Ngoài ra, tài liệu thiết kế cũng là căn cứ quan trọng để quản lý và truy cứu trách nhiệm giữa các bên liên quan khi CT xảy ra sự cố

Bên cạnh đó, tài liệu thiết kế các CTGT còn là căn cứ để tham khảo khi thiết

kế, thi công những CT cùng loại

Ví dụ: Công trình Cầu Chương Dương được xây dựng dựa trên cơ sở nghiên cứu và học tập kinh nghiệm của công trình Cầu Thăng Long hay công trình Cầu Bãi Cháy (Quảng Ninh) là kết quả của việc hợp tác và nghiên cứu công nghệ xây dựng Cầu Mỹ Thuận…

Trong quá trình xây dựng các CT cùng loại, việc sử dụng các tài liệu thiết kế

CT trước có thể giúp cho công tác thiết kế CT sau thuận lợi và hiệu quả hơn Đồng thời, tài liệu này cũng được dùng làm căn cứ để cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất lao động khi thiết kế những CT mới Điều này, mang lại những hiệu quả kinh tế rất lớn

Chương 2:

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU

KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG

TẠI LƯU TRỮ BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

2.1 Tổ chức khoa học và tổ chức bảo quản để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông

2.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu

2.1.1.1 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu

Chế độ thu thập tài liệu XDCB, trong đó có tài liệu kỹ thuật các CTGT đã được quy định rõ trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08/4/2004 về Công tác văn thư và Quyết định số 18/2003/QĐ-BXD ngày 27 tháng 6 năm 2003 của Bộ Xây Dựng quy định về quản lý chất lượng công trình (CT) xây dựng cơ bản

Thực hiện những quy định về thu thập tài liệu, Lưu trữ Bộ đã thu thập tài liệu các CTGT từ các Ban quản lý dự án Theo Điều 18 và điểm 3 của phụ lục 30 ban hành kèm theo Quyết định số 18/2003/QĐ-BXD ngày 27 tháng 6 năm 2003 của Bộ Xây Dựng quy định về quản lý chất lượng CT XDCB , chế độ nộp lưu được quy định như sau:

- Những CT thuộc dự án A là những CT do Chính Phủ ký Quyết Định đầu tư

có vốn đầu tư trên 400 tỷ VNĐ thì nộp 01 bộ tài liệu vào lưu trữ Quốc gia; 01 bộ vào lưu trữ Bộ và 01 bộ lưu trữ tại Cục Quản lý chuyên ngành

- Những CT thuộc dự án B là những CT do Bộ ký Quyết Định đầu tư có vốn

từ 20 tỷ đến 400 tỷ VNĐ thì quy định: nộp 01 bộ tài vào Lưu trữ Bộ;01 bộ lưu trữ tại Cục Quản lý chuyên ngành

- Những CT thuộc dự án C do Cục Quản lý chuyên ngành làm chủ đầu tư với những CT dưới 20 tỷ VNĐ thì phải nộp 01 bộ tài liệu ở lưu trữ Cục Quản lý chuyên ngành và 01 bộ lưu trữ tại cơ quan quản lý khai thác tài liệu

Đối với những CT thuộc nhóm A, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Bộ là bản sao y bản chính Còn những CT thuộc nhóm B, khi nộp vào lưu trữ Bộ đều là bản chính

Hồ sơ các CT khi được thu về lưu trữ Bộ phải kèm theo “Danh mục hồ sơ”, quy định này tạo nhiều điều kiện rất thuận lợi cho công tác phân loại tài liệu

Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Nội Vụ, Cục Văn thư- Lưu trữ nhà nước, Bộ Giao thông Vận tải đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ trong đó có công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Trước thực trạng công tác nộp lưu tài liệu của các đơn vị, tổ chức không đúng theo các quy định của Nhà nước, tài liệu khi giao nộp vào Lưu trữ Bộ trong tình trạng bó gói, không có mục lục kèm theo, gây khó khăn trong công tác bảo quản, thống kê và phục vụ khai thác, Bộ Giao thông Vận tải đã ban hành văn bản số 4372/BGTVT- VP ngày 25 tháng 12 năm 2000 về việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ hiện hành Trong văn bản này Bộ đã đưa ra quy định về việc lập hồ sơ công việc cũng như các thủ tục nộp lưu

Việc đưa ra những quy định này là cơ sở tránh cho tài liệu bị phân tán ở nhiều nơi, thậm chí có thể mất mát nhiều tài liệu có giá trị Mặt khác, lập hồ sơ công việc, sẽ giúp cho các cán bộ theo dõi được từng bước tiến hành giải quyết những công việc cụ thể

Cũng nhằm giúp cho cán bộ lưu trữ thống kê được số lượng và nắm được tình hình tài liệu khi giao nộp, trong văn bản còn yêu cầu: “Phải lập mục lục thống kê những hồ sơ đem nộp và những hồ sơ còn giữ lại- Mục lục phải đánh bằng máy vi tính”; “cán bộ khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu phải lập biên bản để nơi nhận và

nơi nộp mỗi nơi một bản” (mẫu mục lục hồ sơ và biên bản giao nhận tài liệu được đính kèm với văn bản này)

Có thể nói rằng, những quy định, hướng dẫn tại văn bản nêu trên là cơ sở giúp cho cán bộ làm việc trong các đơn vị, tổ chức biết cách quản lý và lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc Tuy nhiên, những nội dung đưa ra trong văn bản còn có nhiều hạn chế, chính vì vậy, công tác lập hồ sơ công việc tại cơ quan chưa được tiến hành theo đúng những quy định đã đề ra

Không chỉ ban hành văn bản chỉ đạo về nộp lưu hồ sơ công việc, Bộ Giao thông Vận tải còn ban hành Quyết định số 2578/QĐ/1998/GTVT-CGT ngày 14 tháng 10 năm 1998 về việc quy định nội dung, danh mục hồ sơ hoàn công công trình giao thông cầu, đường, bộ Việc ban hành ra văn bản này đã giúp cho lưu trữ

Bộ gặp nhiều thuận lợi trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu hồ sơ hoàn công (tài liệu khoa học kỹ thuật) Bởi lẽ, văn bản được ban hành dưới dạng quy phạm pháp luật cho nên có tính pháp lý cao và buộc các đơn vị phải thực hiện Mặt khác, nội dung văn bản được chia ra từng phần rõ ràng, bao gồm:

Phần I: Nêu khái niệm và yêu cầu chung về hồ sơ hoàn công

Phần II: Nêu thành phần tài liệu của bộ hồ sơ hoàn công

Phần III: Nêu số lượng bộ hồ sơ hoàn công phải lập và giao nộp cho lưu trữ các cấp

Phần IV: Nêu trách nhiệm lập hồ sơ hoàn công

Phần V: Nêu quy cách lập hồ sơ

Cùng với tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, Bộ Giao thông Vận

Lưu trữ Bộ đã xây dựng đề cương Hội thảo ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ

hồ sơ hoàn công công trình giao thông và đề cương này đã được Văn phòng Bộ phê duyệt Nhưng phải đến ngày 23 tháng 12 năm 2004, Lưu trữ Bộ mới ban hành văn bản số 7411/BGTVT- VP về lưu trữ điện tử hồ sơ hoàn công các công trình giao thông bằng đĩa CD (sau đây gọi là văn bản số 7411/BGTVT- VP) Theo quy định tại văn bản này, đối với các công trình cầu đường bộ: “các chủ đầu tư có trách nhiệm hướng dẫn các nhà thầu lập hồ sơ hoàn công theo hình thức thông thường, đồng thời sử dụng máy quét (Scanner) quét toàn bộ hồ sơ đó để có dữ liệu điện tử dưới dạng file ảnh, dữ liệu này sẽ được chuẩn hóa theo quy định, sau đó nộp dữ liệu này dưới dạng đĩa CD cho các cơ quan có trách nhiệm lưu trữ”

Không dừng lại ở quy định về việc số hóa hồ sơ hoàn công dưới dạng đĩa

CD, trong văn bản này còn quy định Lưu trữ Bộ chỉ thu thập và bảo quản những hồ

sơ hoàn công đã được số hóa từ bản chính của các tài liệu giấy (các bộ đĩa CD); Riêng tài liệu bằng giấy là bản chính của các hồ sơ hoàn công sẽ được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đối với công trình thuộc dự án nhóm A, bảo quản tại Cục quản lý chuyên ngành đối với công trình thuộc dự án nhóm B và C không phân cấp

Có thể nói rằng, việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thu thập, bổ sung tài liệu là cơ sở giúp cho Lưu trữ Bộ tiến hành thu thập, bổ sung các loại hình tài liệu được thuận lợi Tuy nhiên, mỗi một loại hình tài liệu đều có những văn bản hướng dẫn khác nhau và quy định những nội dung khác nhau Bởi vậy, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ phụ thuộc rất nhiều vào sự chỉ đạo, hướng dẫn của những văn bản đó

Tài liệu hoàn công các công trình cầu đường bộ khi nộp lưu vào Lưu trữ về

theo đúng những quy định đề ra Sở dĩ, làm được điều này là do Bộ Giao Vận tải đã

có sự chỉ đạo sát sao đối với khối tài liệu trên.Việc ban hành Quyết định số 2578/ QĐ/1998/GTVT-CGĐ quy định nội dung, danh mục hồ sơ hoàn công công trình giao thông cầu, đường bộ đã thể hiện được điều đó Theo văn bản này, Bộ yêu cầu các chủ dự án khi xây dựng bất kỳ một công trình giao thông nào, cũng đều phải lập hồ sơ hoàn chỉnh Thành phần tài liệu trong một hồ sơ cũng phải đầy đủ theo quy định đã đề ra

Chẳng hạn: Hồ sơ địa chất công trình gồm các loại tài liệu sau: Thuyết minh, mặt cắt cấu tạo địa chất, tài liệu lỗ khoan hoặc hố đào, bình đồ địa chất hoặc bình

đồ bố trí các lỗ khoan (hố đào)

Do yêu cầu của công tác quản lý và quyết toán công trình nên các đơn vị thi công luôn chú trọng đến việc lập hồ sơ hoàn công Đây chính là lý do giúp cho Lưu trữ Bộ gặp nhiều thuận lợi trong công tác thu thập và bổ sung hồ sơ hoàn công các công trình cầu, đường bộ

Tuy nhiên, trên thực tế việc thu thập tài liệu kỹ thuật tại đây lại chưa đầy đủ, tức là chưa thu thập được các loại hình tài liệu kỹ thuật từ một số Cục chuyên môn khác, ví dụ như tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng các cụm cảng Hàng không, tài liệu về đường Sắt, đường Thuỷ, hay Hàng hải mà hầu hết chỉ có những tài liệu hoàn công các công trình cầu, cống và đường bộ Qua tìm hiều chúng tôi được biết, hiện nay do điều kiện về diện tích của Lưu trữ bộ còn hạn chế nên toàn

bộ khối tài liệu của một số công trình liên quan đến Hàng hải, đường Sắt, Hàng không… đều không thể chuyển về Lưu trữ bộ mà được gửi luôn tại Lưu trữ của Cục chuyên ngành Cán bộ lưu trữ của Bộ chỉ làm nhiệm vụ nhận bàn giao, xác nhận số lượng tài liệu trên danh mục tài liệu khi công trình hoàn công Vì vậy hiện nay khối tài liệu kỹ thuật đang bảo quản tại Lưu trữ bộ là không đầy đủ, điều này gây ra rất nhiều khó khăn cho công tác nghiên cứu và khảo sát khối tài liệu này

2.1.1.2 Phân loại và lập đơn vị bảo quản tài liệu

Phân loại tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật là căn cứ vào những đặc trưng của từng loại tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật để phân chia và sắp xếp các nhóm tài liệu một cách hợp lý ở trong từng bộ tài liệu và trong kho lưu trữ Công tác phân loại tài liệu khoa học kỹ thuật nếu làm tốt sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tra tìm tài liệu,

Nó giúp cho công tác này diễn ra nhanh chóng, chính xác và đầy đủ

Khác với khối tài liệu hành chính, tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật phải căn

cứ vào các đặc trưng như: bộ tài liệu ( bộ thiết kế ), trình tự thu thập tài liệu, kích thước hoặc vật liệu làm ra mà không được tổ chức theo phông

Qua quá trình khảo sát thực tế tại kho lưu trữ của bộ chung tôi nhận thấy, toàn

bộ khối tài liệu hoàn công các công trình giao thông tại đây sau khi thu về đã được các cán bộ lưu trữ lựa chọn phương án phân loại theo bộ thiết kế, tức là căn cứ vào từng bộ thiết kế của từng công trình để phân nhóm và sắp xếp tài liệu trong kho,theo

đó tài liệu của mỗi bộ thiết kế được tập hợp thành một nhóm

Việc Lưu trữ Bộ lựa chọn cách phân loại này là hoàn toàn hợp lý mặc dù qua khảo sát, chúng tôi được biết tại đây cũng có những bộ tài liệu của các công trình nộp về chia thành nhiều đợt song lại được tập trung cho một bộ thiết kế nên nhìn chung không có vấn đề gì trở ngại khi lựa chọn phương án phân loại này Hơn nữa, nhờ có sự chỉ đạo bằng văn bản chi tiết của Bộ ( Quyết định số 2578) đối với khối tài liệu hoàn công nên trước khi nộp về lưu trữ Bộ các đơn vị ( Ban quản lý các dự án)

có trách nhiệm đã tiến hành thống kê và hệ thống hoá

Quy trình phân loại tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại đây được tiến hành như sau:

* Khối hồ sơ hoàn công về Cầu, Đường Bộ, Cống…

* Khối hồ sơ hoàn công về Đường Sắt

* Khối hồ sơ hoàn công về Đường Thủy

* Khối hồ sơ hoàn công về Cảng…

Sau khi tài liệu được phân loại thành các khối theo từng chuyên ngành, toàn

bộ tài liệu kỹ thuật các CTGT trong từng khối được phân theo đặc trưng Bộ thiết kế Trong mỗi bộ thiết kế, tài liệu được phân loại theo các giai đoạn Trong mỗi giai đoạn, tài liệu được phân chia theo các hạng mục Đối với từng hạng mục cụ thể, tài liệu được phân chia tiếp theo từng bộ phận chi tiết (chia theo chuyên môn thiết kế)

Ví dụ:

* Khối hồ sơ hoàn công về Cầu bao gồm;

- Hồ sơ hoàn công công trình cầu Mỹ Thuận

- Hồ sơ hoàn công công trình cầu Hoà Bình

- Hồ sơ hoàn công công trình cầu Sông Gianh

- Hồ sơ hoàn công công trình cầu Bãi Cháy

- Hồ sơ hoàn công công trình cầu Phù Đổng…

Trong mỗi công trình tài liệu tiếp tục được chia thành các giai đoạn

Ví dụ:

- Hồ sơ hoàn công công trình cầu Phả Lại gồm các giai đoạn:

- Giai đoạn chuẩn bị đầu tư và chuẩn bị xây dựng

- Giai đoạn thiết kế và thi công

- Giai đoạn nghiệm thu, hoàn công công trình

Việc tài liệu CTGT được phân loại theo phương án trên là rất hợp lý, bởi nhìn vào quá trình hình thành tài liệu của mỗi CTGT dù là Cầu, Đường bộ hay Đường sắt,