Tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai tại ở thái bình (Tóm tắt, trích đoạn)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BÙI THỊ LIỄU TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VỀ ĐẤT ĐAI Ở THÁI BÌNH LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học Hà Nội – 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BÙI THỊ LIỄU TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VỀ ĐẤT ĐAI Ở THÁI BÌNH Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Mã số: 60 32 03 01 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Minh Phương Hà Nội – 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu: “Tổ chức quản lý phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai Thái Bình” công trình nghiên cứu riêng Trong luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu, viết nhà khoa học, bạn học viên, đồng nghiệp sử dụng số thông tin tài liệu thích Lời cam đoan thật, sai xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng 11 năm 2016 TÁC GIẢ Bùi Thị Liễu MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4 Nhiệm vụ đề tài Phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Các nguồn tài liệu tham khảo làm sở khoa học cho đề tài 8 Đóng góp đề tài Bố cục luận văn Chương KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐẤT ĐAI 10 1.1 Khái niệm đặc điểm hồ sơ lưu trữ đất đai 10 1.1.1.Khái niệm tài liệu lưu trữ đất đai 10 1.1.2.Đặc điểm tài liệu lưu trữ đất đai .10 1.2 Các loại tài liệu lưu trữ đất đai chủ yếu Việt Nam 12 1.2.1 Tài liệu địa chính……………………………………………………… 13 1.2.2 Tài liệu địa chính……………………………………………………… 16 1.2.3.Tài liệu điều tra, đánh giá đất đai 17 1.2.4 Tài liệu thống kê, kiểm kê đất đai 18 1.2.5 Tài liệu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai .20 1.2.6 Tài liệu đất đai dạng số 22 1.3 Ý nghĩa tác dụng tài liệu lưu trữ đất đai 24 1.3.1 Tài liệu lưu trữ đất đai công cụ quản lý nhà nước đất đai 24 1.3.2 Tài liệu lưu trữ đất đai sở pháp lý để đối tượng sử dụng đất chuyển nhượng, cho thuê đất, thừa kế đất, chấp .26 1.3.3 Tài liệu lưu trữ đất đai làm chứng để giải tranh chấp đất đai .25 1.3.4 Tài liệu lưu trữ đất đai làm công cụ đấu tranh phòng, chống tham nhũng 27 1.3.5 Tài liệu lưu trữ đất đai nguồn sử liệu giá trị để nghiên cứu lịch sử, kinh tế, trị, văn hóa… 28 Tiểu kết chương 28 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VỀ ĐẤT ĐAI Ở THÁI BÌNH 29 2.1 Sự cần thiết phải quản lý tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu đất đai Thái Bình 29 2.2 Hệ thống quan lưu trữ tài liệu đất đai Thái Bình 34 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ VP đăng ký đất đai tỉnh Thái Bình 35 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ Chi nhánh VP đăng ký đất đai 38 2.3 Thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai Văn phòng đăng ký đất đai - Sở Tài nguyên Môi trường Thái Bình 39 2.3.1 Tình hình thu thập tài liệu đất đai Văn phòng Đăng ký đất đai .39 2.3.2 Phân loại lập hồ sơ tài liệu đất đai Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Thái Bình 46 2.3.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ đất đai Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Thái Bình 55 2.3.4 Công tác thống kê tài liệu lưu trữ đất đai Văn phòng Đăng ký đất đai Thái Bình .58 2.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tra tìm tài liệu đất đai Sở TN&MT Thái Bình 59 2.3.6 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ đất đai Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Thái Bình 61 2.4 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai Sở Tài nguyên Môi trường Thái Bình 62 2.4.1 Hiệu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai 63 2.4.2 Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai 63 2.5 Nhận xét tình hình tổ chức quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai Sở Tài nguyên Môi trường Thái Bình 66 2.5.1 Ưu điểm công tác tổ chức quản lý phục vụ khai thác sử dụng tài liệu đất đai Sở TN&MT Thái Bình 66 2.5.2 Hạn chế công tác tổ chức quản lý phục vụ khai thác sử dụng tài liệu đất đai Sở TN&MT Thái Bình 72 2.5.3 Nguyên nhân hạn chế 83 Tiểu kết chương 90 Chương NHỮNG GIẢI PHÁP TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐẤT ĐAI Ở THÁI BÌNH 91 3.1 Nhóm giải pháp chung 91 3.1.1 Nâng cao nhận thức công tác lưu trữ tài liệu đất đai cho cán lãnh đạo, công chức, viên chức 91 3.1.2 Bổ sung, hoàn thiện văn quy định công tác lưu trữ tài liệu đất đai 92 3.1.3 Tăng cường hoạt động đào tạo bồi dưỡng cán nói chung cán lưu trữ đất đai nói riêng .96 3.1.4 Tăng cường đầu tư sở vật chất - hạ tầng công nghệ 99 3.1.5 Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác lưu trữ TLĐĐ 100 3.2 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý lưu trữ tài liệu đất đai 103 3.2.1 Tổ chức khoa học tài liệu đất đai 103 3.2.2 Tiếp tục xây dựng kiện toàn tổ chức lưu trữ Văn phòng Đăng ký đất đai cấp(cấp tỉnh) 106 3.3 Nhóm giải pháp tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai 106 3.3.1 Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý tra tìm khai thác sử dụng tài liệu đất đai 106 3.3.2 Đối hình thức khai thác, chia sẻ thông tin 108 KẾT LUẬN 109 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 110 PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Số lượng tài liệu, hồ sơ đất đai nộp lưu 41 Bảng 2.2 Số lượng tài liệu đo đạc địa thu thập từ năm 2008 đến 42 Bảng 2.3 Tổng hợp số lượng loại tài liệu số hóa đưa lên cổng thông tin điện tử 43 Bảng 2.4 Số lượng lượt khai thác sử dụng tài liệu từ 2013-2015 Trung tâm Công nghệ thông tin – Sở TN&MT Thái Bình 65 Bảng 2.5 Mục lục hồ sơ giao đất từ năm 1971 – 2014 74 Bảng 2.6 Thực tiễn khai thác thông tin đất đai số tỉnh 82 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Sổ, biên giao nhận tài liệu thu nộp 44 Hình 2.2 Tài liệu, hồ sơ đất đai đưa vào cặp, hộp phông số 48 Hình 2.3 Quản lý văn lưu 49 Hình 2.4 Sắp xếp hồ sơ địa 53 Hình 2.5 Công cụ thống kê công tác lưu trữ 57 Hình 2.6 Kho bảo quản đồ 60 Hình 2.7 Trang thiết bị kho lưu trữ 61 Hình 2.8 Biên mục hồ sơ lưu trữ đất đai 78 DANH MỤC CHỮ VIÉT TẮT BQL: Ban Quản lý CM: Chứng minh CNTT: Công nghệ thông tin CSDL: Cơ sở liệu ĐKĐĐ: Đăng ký đất đai ĐKHK: Đăng ký hộ GCN: Giấy chứng nhận MĐSD: Mục đích sử dụng QSDĐ: Quyền sử dụng đất TN&MT: Tài nguyên môi trường UBND: Ủy ban nhân dân VP: Văn phòng PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên vô quý giá quốc gia, điều kiện tồn phát triển người sinh vật khác trái đất Việt Nam tiến hành công đối mới, công nghiệp hóa, đại hóa đất nước theo kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa nên nhu cầu sử dụng đất đai thông tin đất đai ngày nhiều hơn, phức tạp Nhu cầu sử dụng thông tin, liệu đất đai lớn đa dạng từ người dân, hộ gia đình đến tổ chức, đoàn thể Vì vậy, yêu cầu đặt phải tổ chức quản lý thống hiệu tài liệu lưu trữ đất đai để đáp ứng cách nhanh nhất, đầy đủ tiện lợi nhu cầu thông tin đất đai Trong bối cảnh chung nước nay, số liệu điều tra bản, loại đồ, sổ sách có liên quan đến tài nguyên đất chưa thống nhất, lưu trữ cồng kềnh, tra cứu thông tin khó khăn làm ảnh hưởng không nhỏ đến phát triển kinh tế, xã hội đất nước Đây không vấn đề Nhà nước nói riêng mà đòi hỏi phải có chung tay, góp sức cấp, ngành từ trung ương đến địa phương để xây dựng hệ thống thông tin đất đai đại, thống phục vụ tối ưu cho nhu cầu khai thác sử dụng Thái Bình tỉnh ven biển thuộc lưu vực sông Hồng, tỉnh nông, diện tích đất tự nhiên 154.542,0396 ha, dân số1.845.000 người Nhiều thập kỷ, lãnh đạo Đảng Nhà nước, người dân Thái Bình lao động cần cù, "một nắng, hai sương", sử dụng đất có hiệu quả, có vi phạm pháp luật đất đai; lập nên kỳ tích với "Bài ca tấn", 10 tấn, 12 thóc/ha Tuy nhiên Thái Bình xảy khiếu kiện đất đai, đặc biệt vào năm 1997, gây ổn định trị trật tự an toàn xã hội; nguyên nhân " cấp đất, bán đất trái thẩm quyền cách phổ biến; quyền nhiều sở lạm dụng việc xử phạt hành cách tùy tiện, trái quy định, sức chịu đựng dân, gây bất bình dân" Sau kiện trên, cấp, ngành tỉnh rút kinh nghiệm; đề chủ trương, giải pháp sửa chữa, khắc phục khuyết điểm, thiếu sót, chấn chỉnh công tác quản lý đất đai, vi phạm pháp luật đất đai ngày giảm Những năm gần đây, Thái Bình đẩy mạnh chuyển dịch cấu kinh tế, nâng cao tỷ trọng công nghiệp, dịch vụ; xây dựng nhiều khu công nghiệp, cụm công nghiệp tập trung; với phong trào "xây dựng cánh đồng đạt giá trị sản xuất 50 triệu đồng/ha/năm hộ gia đình có thu nhập đạt 50 triệu đồng/ha/năm" Với tâm trên, Thái Bình từ tỉnh có thu ngân sách địa bàn đạt 235 tỷ đồng năm 2001, vinh dự vào câu lạc tỉnh có thu ngân sách địa bàn đạt 1.000 tỷ đồng năm 2004 Tuy nhiên, công tác quản lý nhà nước đất đai tỉnh bị buông lỏng; tình trạng cấp đất, giao đất sai thẩm quyền Một số địa phương lợi dụng chủ trương chuyển đổi cấu trồng, vật nuôi chuyển đổi không mục đích theo quy định tỉnh Một số doanh nghiệp cụm công nghiệp huyện Đông Hưng vi phạm nghiêm trọng Luật Đất đai Việc xử lý vi phạm chưa kịp thời, gây xúc nhân dân Một nguyên nhân gây tình trạng quyền cấp người dân chưa ý thức hết vai trò tầm quan trọng chứng tài liệu lưu trữ đất đai để khai thác sử dụng vào mục đích khác Có thể khẳng định tài liệu lưu trữ nói chung tài liệu lưu trữ đất đai nguồn tài nguyên vô quý giá, biết giữ gìn khai thác chúng có hiệu góp phần không nhỏ vào nghiệp phát triển kinh tế, xã hội Đặc biệt tài liệu lưu trữ đất đai giá trị hoạt động quản lý đất đai nói riêng mà có giá trị nhiều ngành khác ngành nông nghiệp, thuế, giao thông, xây dựng… - Hồ sơ tài liệu gốc pháp lý làm sở xây dựng định chất lượng hồ sơ địa phục vụ thường xuyên quản lý Hồ sơ tài liệu gốc bao gồm loại tài liệu sau: [44, tr.11] + Các tài liệu gốc hình thành trình đo đạc, lập đồ địa bao gồm toàn thành giao nộp sản phẩm theo Luận chứng kinh tế - kỹ thuật quan có thẩm quyền phê duyệt công trình đo vẽ lập đồ địa (trừ đồ địa chính, hồ sơ kỹ thuật đất, sơ đồ trích thửa) + Các tài liệu gốc hình thành trình đăng ký ban đầu, đăng ký biến động đất đai cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất + Các giấy tờ chủ sử dụng đất giao nộp kê khai đăng ký đơn kê khai đăng ký, giấy tờ pháp lý nguồn gốc sử dụng đất (Quyết định giao đất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp giai đoạn trước, giấy tờ chuyển nhượng đất đai, ) giấy tờ có liên quan đến nghĩa vụ tài Nhà nước mà người sử dụng đất thực hiện, +Hồ sơ tài liệu hình thành trình thẩm tra xét duyệt đơn kê khai đăng ký cấp xã, cấp huyện + Các văn pháp lý cấp có thẩm quyền thực đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất định thành lập Hội đồng đăng ký đất đai, biên xét duyệt hội đồng, định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, định xử lý vi phạm pháp luật đất đai + Hồ sơ kiểm tra kỹ thuật, nghiệm thu sản phẩm đăng ký đất đai, xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất - Các loại tài liệu địa phục vụ thường xuyên quản lý đất đai Các loại tài liệu địa phục vụ thường xuyên cho công tác quản lý đất đai bao gồm: + Bản đồ địa Bản đồ địa thành phần hồ sơ địa chính; thể vị trí, ranh giới, diện tích đất đối tượng chiếm đất không tạo thành 14 đất; lập để đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận nội dung khác quản lý nhà nước đất đai [10] Theo quy định Luật đất đai đồ địa lập theo đơn vị cấp xã quản lý cấp địa phương là: Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn; quan quản lý đất đai huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; quan quản lý đất đai tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Ngoài giấy, đồ địa lưu trữ máy tính cấp tỉnh, Trung tâm Thông tin tài nguyên môi trường thuộc Sở Tài nguyên Môi trường Bản Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn mà cán địa hàng ngày sử dụng trực tiếp để quản lý đất đai Bản quan quản lý đất đai huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh mà hàng ngày quan theo dõi việc thực công việc địa cán địa xã, phường, thị trấn thực công việc địa theo thẩm quyền Bản quan quản lý đất đai tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương lưu để quan kiểm tra, giám sát việc thực công việc địa cấp huyện cấp xã; đồng thời đồng thời trực tiếp thực công việc địa theo thẩm quyền mình.[44, tr.99] + Sổ mục kê đất đai Sổ mục kê đất đai sổ ghi đất, đối tượng chiếm đất ranh giới khép kín tờ đồ thông tin có liên quan đến trình sử dụng đất Sổ mục kê đất đai lập để quản lý đất, tra cứu thông tin đất phục vụ thống kê, kiểm kê đất đai Sổ mục kê đất lập nhằm liệt kê toàn đất đối tượng chiếm đất không tạo thành đất phạm vi địa giới hành xã, phường, thị trấn nội dung: tên chủ sử dụng, diện tích, loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập tra cứu, sử dụng tài liệu hồ sơ địa cách đầy đủ, thuận tiện, xác không bị trùng sót 15 Sổ lập cho xã, phường, thị trấn theo địa giới xác định, cán địa xã chịu trách nhiệm lập Sổ lập thành bộ: gốc lưu Sở Tài nguyên Môi trường, lưu phòng Tài nguyên Môi trường cấp huyện; lưu trụ sở Ủy ban nhân dân xã,do cán địa xã trực tiếp quản lý + Sổ địa Sổ địa sổ lập theo đơn vị hành cấp xã để thể thông tin người sử dụng đất thông tin sử dụng đất người đất cấp giấy chứng nhận Sổ địa lập để quản lý việc sử dụng đất người sử dụng đất để tra cứu thông tin đất đai có liên quan đến người sử dụng đất + Sổ theo dõi biến động đất đai Sổ theo dõi biến động đất đai sổ lập để theo dõi trường hợp có thay đổi sử dụng đất gồm thay đổi kích thước hình dạng đất, người sử dụng đất, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, quyền nghĩa vụ người sử dụng đất + Bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giấy chứng nhận quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người sử dụng đất để bảo hộ quyền lợi ích hợp pháp người sử dụng đất [10] Thông tin thể giấy: tên người sử dụng đất, số hiệu, diện tích, mục đích sử dụng, biến động sau cấp giấy Ngoài tài liệu lưu trữ giấy đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai truy cập quản lý máy tính dạng số để phục vụ cho quản lý đất đai cấp tỉnh, cấp huyện gọi sở liệu địa 1.2.2 Tài liệu địa giới hành 16 Hồ sơ, tài liệu địa giới hành bao gồm tài liệu dạng giấy, dạng số thể thông tin việc thành lập, điều chỉnh đơn vị hành mốc địa giới, đường địa giới đơn vị hành Việc xác định, lập quản lý mốc địa giới hành quan trọng, góp phần giữ ổn định biên giới đơn vị hành Trong quản lý hành nhà nước, Chính phủ Uỷ ban nhân dân cấp thực tốt nội dung tránh tình trạng tranh chấp địa giới hành đơn vị hành cấp Hồ sơ địa giới hành gồm loại văn bản, sơ đồ, đồ, bảng thống kê, bảng tọa độ mốc địa giới hành khác : Quyết định quan Nhà nước có thẩm quyền việc thành lập đơn vị hành điều chỉnh địa giới hành chính; Bản đồ địa giới hành.chính; Sơ đồ vị trí mốc địa giới hành chính; Bảng tọa độ mốc địa giới hành chính; Biên xác nhận mô tả đường địa giới hành chính; Phiếu thống kê yếu tố địa lý có liên quan đến địa giới hành chính; Biên bàn giao mốc địa giới hành Hồ sơ địa giới hành cấp huyện cấp tỉnh Uỷ ban nhân dân giao cho Phòng Nội vụ Sở Nội vụ quản lý Hồ sơ địa giới hành cấp xã thống kê tài liệu địa giới hành đơn vị hành cấp cấp xã cấp cuối hệ thống hành 1.2.3 Tài liệu điều tra, đánh giá đất đai Điều tra, đánh giá đất đai hoạt động điều tra, đánh giá chất lượng đất, tiềm đất đai, thoái hóa đất, ô nhiễm đất, phân hạng đất nông nghiệp loại đất cụ thể theo yêu cầu quản lý nhà nước đất đai TW thời điểm xác định [18] Hoạt động điều tra đánh giá đất đai đựơc thực định kỳ năm lần, điều tra toàn diện lần đầu rà soát, điều chỉnh, bổ sung cho lần 17 tiếp theo; hoạt động quan trắc giám sát tài nguyên đất thực hàng năm; hoạt động điều tra, đánh giá đất đai theo chuyên đề thực đột xuất theo yêu cầu quản lý nhà nước đất đai có định Tài liệu điều tra đánh giá đất đai tài liệu hình thành hoạt động điều tra đánh giá đất đai bao gồm nhiều loại tài liệu, hồ sơ khác kế hoạch điều tra đánh giá; hồ sơ trình phê duyệt kết điều tra, đánh giá đất đai; tài liệu công bố kết điều tra, đánh giá đất đai gồm tờ trình phê duyệt kết quả; báo cáo tổng hợp kết điều tra, đánh giá chất lượng đất, tiềm đất đai; điều tra, đánh giá thoái hóa đất, ô nhiễm đất; điều tra, phân hạng đất nông nghiệp; báo cáo kết quan trắc giám sát tài nguyên đất; Bản đồ chất lượng đất, tiềm đất đai; thoái hóa đất, ô nhiễm đất; phân hạng đất nông nghiệp Tài liệu hình thành hoạt động điều tra đánh giá đất đai có vai trò quan trọng công tác quản lý nhà nước đất đai, nhằm bổ sung thông tin, tài liệu, số liệu, đồ, cung cấp đồ chất lượng đất, tiềm đất đai thoái hóa đất loại đất, đồng thời cung cấp thông tin phân tích, đánh giá thay đổi chất lượng đất, tiềm đất đai; thoái hóa đất loại đất theo chuyên đề điều tra Qua đó, tạo điều kiện cho hoạt động quản lý nhà nước đất đai, giúp cán quản lý đất đai đánh giá xác thực trạng đất để đề xuất bổ sung giải pháp bảo vệ, cải tạo đất định hướng quản lý sử dụng đất bền vững 1.2.4 Tài liệu thống kê, kiểm kê đất đai Thống kê, kiểm kê đất đai việc làm thường kỳ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm nắm số lượng đất đai diễn biến đất đai trình quản lý sử dụng Nội dung nội dung có từ lâu đời công tác quản lý nhà nước đất đai Bất kể xã hội nào, quản lý nhà nước đất đai cần phải thống kê, kiểm kê đất đai 18 Thống kê đất đai việc Nhà nước tổng hợp, đánh giá hồ sơ địa trạng sử dụng đất thời điểm thống kê tình hình biến động đất đai hai lần thống kê Kiểm kê đất đai việc Nhà nước tổ chức điều tra, tổng hợp, đánh giá hồ sơ địa thực địa trạng sử dụng đất thời điểm kiểm kê tình hình biến động đất đai hai lần kiểm kê [30] Thống kê đất đai thực sở thu thập số liệu từ hồ sơ địa kiểm kê đất đai thực sở thu thập số liệu từ thực địa có đối chiếu với số liệu từ hồ sơ địa Tài liệu thống kê, kiểm kê đất đai tài liệu hình thành hoạt động thống kê kiểm kê đất đai bao gồm Bảng liệt kê danh sách khoanh đất thống kê; Biểu kiểm kê đất đai theo đơn vị hành chính; Báo cáo thuyết minh trạng sử dụng đất; Bản đồ trạng sử dụng đất; Báo cáo thuyết minh đồ trạng sử dụng đất; Báo cáo kết kiểm kê đất đai Tài liệu thống kê kiểm kê đất đai cung cấp số liệu phục vụ vào mục đích sau: đánh giá trạng sử dụng đất, làm để lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, làm sở để kiểm tra việc thực quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; làm tài liệu điều tra tài nguyên đất phục vụ cho việc xây dựng chiến lược, quy hoạch tổng thể, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh nước, ngành địa phương; công bố niên giám thống kế quốc gia; phục vụ nhu cầu sử dụng liệu đất đai nghiên cứu khoa học, đào tạo nhu cầu khác Số liệu diện tích đất đai phản ánh trạng sử dụng đất, phân tích đánh giá kết hiệu sử dụng đất tác động Luật đất đai hệ thống sách, pháp luật Đảng Nhà nước, để từ kịp thời điều chỉnh, bổ sung pháp luật, sách cho phù hợp 19 Tài liệu thống kê kiểm kê đất đai hình thành sở đo đạc lập đồ để tính diện tích, dựa nội dung Bản đồ trạng đất Bởi vì, đất có vị trí cố định trình sử dụng tác động người thiên nhiên có biến động loại đất, chủ sử dụng hình thể cần thường xuyên chỉnh lý đồ Đặc điểm thứ hai số liệu tài liệu thống kê kiểm kê đất đai có ý nghĩa pháp lý chặt chẽ Số liệu thống kê phải gắn liền với sở pháp lý quyền sử dụng đất đất cụ thể Kết đăng ký đất tốt phối hợp thực nội dung nhiệm vụ quản lý đất đồng giá trị pháp lý số liệu thống kê đất nâng cao Kết thống kê, kiểm kê đất đai cấp xã in giấy lưu Uỷ ban nhân dân xã chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thuộc Sở Tài nguyên & Môi trường Bộ Tài nguyên & Môi trường Kết thống kê, kiểm kê đất đai dạng số cấp tỉnh lưu Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh Bộ Tài nguyên Môi trường 1.2.5 Tài liệu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất Quy hoạch sử dụng đất việc phân bổ khoanh vùng đất đai theo không gian sử dụng cho mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh, bảo vệ môi trường thích ứng biến đổi khí hậu sở tiềm đất đai nhu cầu sử dụng đất ngành, lĩnh vực vùng kinh tế - xã hội đơn vị hành khoảng thời gian xác định Kế hoạch sử dụng đất việc phân chia quy hoạch sử dụng đất theo thời gian để thực kỳ quy hoạch sử dụng đất [30] Tài liệu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất tài liệu hình thành kì quy hoạch sử dụng đất đai (Kỳ quy hoạch sử dụng đất 10 năm; Kỳ kế hoạch sử dụng đất cấp tỉnh 05 năm; Kế hoạch sử dụng đất cấp huyện lập hàng năm) 20 Tài liệu quy hoạch sử dụng đất đai nguồn thông tin hữu hiệu nhà nước để tìm biện pháp tổ chức lại việc sử dụng đất đai, hạn chế chồng chéo gây lãng phí đất đai, tránh tình trạng chuyển mục đích tuỳ tiện, làm giảm sút nghiêm trọng quỹ đất lâm nghiệp, lâm nghiệp, ngăn ngừa tượng tiêu cực, tranh chấp, lấn chiếm huỷ hoại đất,phá vỡ môi trường sinh thái, gây ô nhiễm môi trường dẫn đến tổn thất kìm hãm sản xuất, phát triển kinh tế - xã hội nhiều tượng gây hiệu khó lường tình hình bất ổn trị, an ninh quốc phòng tùng địa phương,đặc biệt năm gần nhà nước hướng kinh tế theo hướng thị trường Hơn nữa, tài liệu quy hoạch sử dụng đất đai tạo điều kiện để nhà nước sử dụng đất đai hợp lý Trên sở phân hạng đất đai, bố trí xếp loại đất đai quy hoạch sử dụng đất đai tạo khung bắt đối tượng quản lý sử dụng đất đai theo khung Điều cho phép việc sử dụng đất đai hợp lý, tiết kiệm hiệu Bởi vì, đối tượng sử dụng đất đai hiểu rõ phạm vi ranh giới chủ quyền loại đất họ yên tâm đầu tư khai thác phần đất đai mình, hiệu sử dụng cao Tài liệu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất gồm nhiều loại văn khác như: tài liệu đề nghị phê duyệt kế hoạch sử dụng đất ; điều chỉnh kế hoạch sử dụng đất kì (Tờ trình; Báo cáo thuyết minh tổng hợp; Bản đồ trạng sử dụng đất; Bản đồ kế hoạch sử dụng đất) tài liệu công bố công khai quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất (Nghị Quyết định phê duyệt; Báo cáo thuyết minh tổng hợp; Bản đồ quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất) Tài liệu quy hoạch kế hoạch sử dụng đất mang tính tổng hợp quy hoạch sử dụng đất khai thác, sử dụng, cải tạo, bảo vệ tài nguyên đất đai cho nhu cầu toàn kinh tế quốc dân, liên quan đến loại đất bản, nội dung đề cập đến nhiều lĩnh vực khoa học, 21 kinh tế xã hội như: khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, dân số đất đai, sản xuất nông nghiệp, công nghiệp, môi trường sinh thái Thông tin tài liệu quy hoạch, kế hoạch mang tính dài hạn tính chiến lược thể đạo vĩ mô nhà nước thời hạn quyhoạch sử dụng đất 10 năm lâu Do khoảng thời gian dự báo tương đối dài lại phải chịu ảnh hưởng củanhiều nhân tố kinh tế xã hội khó xác định, nên tiêu quy hoạch thường không cụ thể chi tiết kế hoạch ngắn trung hạn quy hoạch mang tính chiến lước đạo vĩ mô Ngoài tài liệu quy hoạch kế hoạch mang tính khả biến tính chất hoạt động quy hoạch Quy hoạch sử dụng đất quy hoạch động, trình lặp lại theo chu kỳ “Quy hoạch - thực – quy hoạch lại chỉnh lý - Tiếp tục thực ” với chất lượng, mức độ hoàn thiện tính phù hợp ngày cao Hồ sơ quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất cấp tỉnh lưu trữ 01 Văn phòng Chính phủ, 02 Bộ Tài nguyên Môi trường, 01 Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, 01 Sở Tài nguyên Môi trường; Hồ sơ quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất cấp huyện lưu trữ 01 Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, 01 Sở Tài nguyên Môi trường, 01 Ủy ban nhân dân cấp huyện, 01 Phòng Tài nguyên Môi trường Hồ sơ quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất để lưu trữ phải gồm in giấy dạng số 1.2.6 Tài liệu đất đai dạng số(chủ yếu sở liệu đất đai) - Tài liệu điện tử “Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác” [29] 22 Tài liệu điện tử đất đai bao gồm tài liệu tạo lập, chu chuyển lưu trữ máy tính tài liệu số hóa - Cơ sở liệu đất đai: “Là tập hợp thông tin có cấu trúc liệu địa chính, liệu quy hoạch sử dụng đất, liệu giá đất, liệu thống kê, kiểm kê đất đai xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý cập nhật thường xuyên phương tiện điện tử”[4] Tóm lại, tài liệu đất đai dạng số tài liệu hình thành hoạt động quản lý đất đai sản sinh, chuyển giao, lưu trữ máy tính, số hóa, xây dựng sở liệu sở tài liệu, hồ sơ đất đai giấy Việc sử dụng tài liệu đất đai dạng số mang lại nhiều lợi ích thiết thực kéo dài tuổi thọ văn bản, giảm chi phí bảo quản tài liệu, phục vụ khai thác sử dụng cách nhanh chóng không bị hạn chế mặt không gian thời gian đặc biệt tài liệu đất đai Trong tình hình chung nước, số liệu điều tra bản, loại đồ, sổ sách có liên quan đến tài nguyên đất chưa thống nhất, lưu trữ cồng kềnh, tra cứu thông tin khó khăn làm ảnh hưởng không nhỏ đến phát triển kinh tế đất nước, nguyên nhân làm giảm đầu tư của doanh nghiệp nước Việc xây dựng sở liệu tài nguyên đất sở cập nhật đồng hóa thông tin hệ quy chiếu; hệ tọa độ; độ cao; thông tin hệ thống đồ; thông tin ranh giới, địa giới hành chính; thông tin mô hình độ cao; địa hình, thông tin loại đất theo trạng sử dụng; thông tin quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; thông tin chủ sử dụng thông tin sở liệu liên quan đến tài nguyên đất cho thông tin đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý, nhu cầu thông tin cá nhân, tổ chức 23 Đơn vị hành cấp xã đơn vị để thành lập CSDL đất đai CSDL địa thành phần sở liệu đất đai, làm sở để xây dựng định vị không gian sở liệu thành phần khác Thông tin sở liệu đất đai kiểm tra, nghiệm thu theo quy định có giá trị pháp lý hồ sơ đất đai dạng giấy[4] Trường hợp thông tin không thống sở liệu đất đai với hồ sơ đất đai giấy (hồ sơ địa chính, hồ sơ quy hoạch, hồ sơ giá đất, hồ sơ thống kê, kiểm kê) xác định theo tài liệu hồ sơ đất đai quan có thẩm quyền ký duyệt cuối Các sở liệu đất đai Thái Bình trình xây dựng Đây lĩnh vực chuyên sâu công nghệ thông tin, luận văn không sâu nghiên cứu loại hình 1.3 Ý nghĩa tác dụng tài liệu lưu trữ đất đai 1.3.1 Tài liệu lưu trữ đất đai công cụ quản lý nhà nước đất đai Tài liệu lưu trữ đất đai chứa đựng nhiều thông tin có giá trị lịch sử thực tiễn, nguồn cung cấp thông tin đáng tin cậy cho công tác quản lý đất đai, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản lý đất đai Để quản lý đất đai Nhà nước phải tiến hành loạt nhiệm vụ điều tra, đo đạc, đánh giá phân hạng đất đai; lập đồ địa chính; quy hoạch phân bổ đất đai….Mục tiêu cao quản lý nhà nước đất đai bảo vệ chế độ sở hữu toàn dân đất đai, đảm bảo quản lý thống Nhà nước, đảm bảo cho việc khai thác sử dụng đất tiết kiệm, hợp lý, bền vững ngày có hiệu cao Do vậy, để Nhà nước quản lý đất đai, thiết phải có thông tin đất đai Trên sở thông tin thu Nhà nước thực việc điều chỉnh mối quan hệ kinh tế - xã hội liên quan đến đối tượng sử dụng đất, tài liệu lưu trữ đất đai nguồn thông tin quan trọng đáng tin cậy 24 1.3.2 Tài liệu lưu trữ đất đai sở pháp lý để đối tượng sử dụng đất chuyển nhượng, cho thuê đất, thừa kế đất, chấp Tài liệu lưu trữ đất đai chứng pháp lý để góp phần đảm bảo quyền nghĩa vụ người sử dụng đất đai Tài liệu lưu trữ đất đai giúp đảm bảo lợi ích người sử dụng để họ gắn bó với đất đai, yên tâm đầu tư dài hạn Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tài liệu quan trọng nhất, quyền sử dụng đất thức coi tài sản chấp để vay tín dụng từ ngân hàng; tạo điều kiện cho việc chuyển nhượng từ người sử dụng hiệu sang người sử dụng có hiệu hơn; chuyển mục đích sử dụng hợp lý cách thuận lợi cho việc tích tụ tập trung đất để tổ chức làm ăn quy mô lớn; thừa kế chắn trao tặng hợp pháp; góp vốn để đầu tư giá trị quyền sử dụng đất 1.3.3 Tài liệu lưu trữ đất đai làm chứng để giải tranh chấp đất đai “ Tranh chấp đất đai tranh chấp quyền, nghĩa vụ người sử dụng đất hai nhiều bên quan hệ đất đai”.[30] Đất đai vốn tư liệu sản xuất quan trọng đời sống xã hội Chính giá trị đặc biệt đất đai to lớn nên tranh chấp liên quan đến vấn đề phát sinh cách phổ biến xã hội Việc giải thỏa đáng tranh chấp đất đai giúp cho bên giải xung đột, mâu thuẫn, qua góp phần tạo ổn định cho xã hội Tài liệu lưu trữ đất đai để giải tranh chấp đất đai Khi giải tranh chấp đất đai, quan có thẩm quyền vào quy định Luật Đất đai văn hướng dẫn để giải Ngoài ra, quan có thẩm quyền phải xem xét hồ sơ địa việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lưu quan cấp giấy chứng nhận giấy tờ, tài liệu chứng minh mà bên liên quan cung cấp 25 1.3.4 Tài liệu lưu trữ đất đai làm công cụ đấu tranh phòng, chống tham nhũng Những năm gần đây, tham nhũng quản lý đất đai Việt Nam đánh giá mức độ cao tất lĩnh vực quản lý Báo cáo thực trạng nguy tham nhũng lĩnh vực đất đai Bộ Tài nguyên Môi trường khâu xuất hành vi tham nhũng nhiều là: công tác quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; công tác thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất , bồi thường giải phóng mặt bằng; định giá đất…Báo cáo nêu rõ tình trạng tham nhũng diễn phổ biến nhiều biến tướng khác nhau: gian lận lập phương án bồi thường; xác nhận thời điểm sử dụng đất, vị trí đất, diện tích đất có thỏa thuận với người dân để chia lợi phê duyệt giá giao đất, cho thuê đất có lợi cho chủ đầu tư Nguyên nhân tình trạng hệ thống văn pháp luật đất đai có nhiều điểm chưa thống nhất, chồng chéo Bên cạnh hệ thống hồ sơ địa chưa hoàn chỉnh, đồng bộ, thiếu liệu quản lý thông tin tới đất Đây kẽ hở để cán cấp sở lợi dụng nhũng nhiễu làm thủ tục cấp giấy, xác nhận thời điểm sử dụng đất, lập hồ sơ thực bồi thường, giải phóng mặt để tham nhũng Để giải tình trạng tham nhũng lĩnh vực đất đai cần công khai quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, qua tăng cường tính công khai, minh bạch đảm bảo tham gia người dân việc quản lý, thực quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; tăng cường giao đất có thu tiền sử dụng đất cho thuê đất tổ chức kinh tế, xã hội Việc tổ chức quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ đất đai đặc biệt hồ sơ địa tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai vừa góp phần quan trọng việc phòng chống tham nhũng Thông tin tài liệu lưu trữ loại thông tin có giá trị pháp lý cao nhất, 26 chứng tin cậy phản ánh vấn đề phát sinh quản lý đất đai quan trọng để giải vấn đề khiếu nại, tố cáo, điều tra vi phạm đất đai Đồng thời, tài liệu lưu trữ đất đai tổ chức quản lý sử dụng tốt tăng tính công khai, minh bạch quản lý đất đai 1.3.5 Tài liệu lưu trữ đất đai nguồn sử liệu giá trị để nghiên cứu lịch sử, kinh tế, trị, văn hóa… - Tài liệu lưu trữ đất đai tư liệu thiếu công tác nghiên cứu khoa học đất đai + Tài liệu lưu trữ đất đai phản ánh thật khách quan hoạt động ngành quản lý đất đai tất cấp tất giai đoạn phát triển đất nước mang tính khoa học cao + Tài liệu lưu trữ đất đai chứng phát triển khoa học, phục vụ cho công tác quản lý nhà nước đất đai, phục vụ cho đề tài khoa học + Ngoài ra, nguồn tài liệu lưu trữ sử dụng làm tư liệu tổng kết, đánh giá, rút quy luật vận động phát triển vật, tượng tự nhiên xã hội + Các lĩnh vực khoa học, nghiên cứu khoa học có sử dụng thông tin đất đai lưu trữ để kế thừa thành tựu có từ trước đó, đồng thời sở để tìm khoa học - Tài liệu lưu trữ đất đai nguồn sử liệu giá trị để nghiên cứu lịch sử Các tài liệu đất đai lưu trữ quản lý gắn liền phản ánh cách trung thực trình hoạt động người đất đai kiện diễn khứ, suốt tiến trình lịch sử quốc gia Tài liệu lưu trữ đất đai phản ánh lịch sử hình thành phát triển ngành quản lý đất đai Việt Nam với cấu tổ chức tên gọi khác Các mốc lịch sử quan trọng phản ánh qua tài liệu lưu trữ Bên cạnh 27 đó, tài liệu lưu trữ đất đai phản ánh sách thành tựu đạt công tác quản lý nhà nước đất đai nước ta qua thời kì - Tài liệu lưu trữ đất đai công cụ quan trọng để bảo vệ chống lại xâm phạm chủ quyền quốc gia lãnh thổ Trong công tác quản lý đất đai hình thành nên tài liệu quan trọng loại đồ, hồ sơ địa giới hành chính…thể rõ ràng yếu tố tự nhiên, xã hội, ranh giới lãnh thổ vùng nước với nước khác Những tài liệu có giá trị pháp lý cao lâu dài nên sử dụng công cụ để bảo vệ chủ quyền lãnh thổ quốc gia, giải tranh chấp khác có Hiện TTLTQG I lưu trữ hàng ngàn hồ sơ địa bạ triều đại nhà Nguyễn Trong nhiều hồ sơ làm chứng để bảo vệ biên giới quốc gia Bởi vì, nội dung, địa bạ giá trị thống kê đất đai phản ánh nhiều khía cạnh đời sống xã hội phong kiến Việt Nam triều Nguyễn lịch sử, địa lý, kinh tế, văn hoá Tài liệu địa bạ xã thuộc tỉnh biên giới như: Lạng Sơn, Cao Bằng, Tuyên Quang, Kon Tum, Hà Tĩnh, Nghệ An, Việt Nam nước láng giềng khác , coi để chứng minh chủ quyền quốc gia cần giải xung đột lãnh thổ Tiểu kết chương Như vậy, chương này, tác giả vào xem xét, nghiên cứu vấn đề về: khái niệm, thành phần, nội dung, giá trị ý nghĩa tài liệu lưu trữ đất đai Trong chương tác giả trình bày vấn đề, nội dung lý luận chung để phục vụ cho chương 28 ... THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VỀ ĐẤT ĐAI Ở THÁI BÌNH 29 2.1 Sự cần thiết phải quản lý tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu đất đai Thái Bình ... Thái Bình nói riêng tổ chức quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai Ba là, mô tả loại hồ sơ lưu trữ đất đai bảo quản, phục vụ khai thác sử dụng biện pháp tổ chức tài liệu lưu trữ đất. .. khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai 63 2.4.2 Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai 63 2.5 Nhận xét tình hình tổ chức quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất