Nghiên cứu áp dụng 5s tạo môi trường làm việc việc quả trong công tác văn phòng tại văn phòng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

Hợ tên sinh viên: Ngu ven Thị Phirơng Mã sinh viên: 1705QTVB045 KHÓA LUÂN TÓT NGHIỆP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VÁN PHỊNG Ten cử quan: Bộ Nơng nghiệp vã Phát triều Nông thôn Đĩa chi: Ngọc Hà, Ba Đình, Hà Nội Giăng viên hướng dẫu: ThS Đinh Thị Hãi Yen LỜI CẢM ƠN Trong chương trình đào tạo cử nhân Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, việc thực khóa luận tốt nghiệp nội dung quan trọng nhằm giúp cho sinh viên tổng hợp kiến thức, rèn luyện kỹ nghiên cứu khoa học sở kết hợp lí luận thực tiễn Đề tài: “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc việc công tác văn phịng Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nơng thơn” hồn thành hướng dẫn trực tiếp giảng viên Đinh Thị Hải Yến Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để hồn thành khóa luận này, tơi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới - người hướng dẫn tận tình, góp ý trực tiếp giúp đỡ suốt thời gian qua Trong q trình nghiên cứu, tơi có nhiều cố gắng lực cịn hạn chế nên khóa luận khơng thể tránh khỏi sai sót định Tơi kính mong nhận ý kiến đóng góp từ Hội đồng q thầy, để khóa luận hồn thiện thời gian sớm Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu trích dẫn khóa luận dựa số liệu bảo đảm độ tin cậy, xác trung thực Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Người thực Nguyễn Thị Phương Stt BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Từ đầy đủ Bộ Nông nghiệp Phát triển Bộ NN& PTNT VP Văn phòng CBCC Cán bộ, công chức Nông thôn MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG VĂN PHÒNG 1.1 Khái quát chung chương trình 5S 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Lịch sử hình thành 5S .9 1.1.3 Nội dung chương trình 5S 10 1.1.4 Mục tiêu, ý nghĩa chương trình 5S .12 1.1.5 Quy trình thực chương trình 5S .17 1.1.6 Các yếu tố tạo nên thành công áp dụng chương trình 5S .18 1.2 Khái quát chung văn phòng 19 1.2.1 Một số khái niệm 19 1.2.2 Vai trò văn phịng cơng tác văn phịng 23 1.2.3 Ý nghĩa việc tạo môi trường làm việc hiệu văn phòng 24 1.3 Sự cần thiết việc áp dụng chương trình 5S tạo mơi trường làm việc hiệu văn phịng 26 TIỂU KẾT 29 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN TRÊN CƠ SỞ CHƯƠNG TRÌNH 5S 30 2.1 Vài nét Văn phịng Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thơn 30 2.1.1 Lịch sử hình thành Văn phịng Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thơn 30 2.1.2 Vị trí, chức Văn phịng Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thơn 30 2.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn 31 2.2 Thực trạng cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nơng thơn sở chương trình 5S 33 2.2.1 Thực trạng cơng tác văn phịng góc độ “Sàng lọc” 34 2.2.2 Thực trạng cơng tác văn phịng góc độ “Sắp xếp” .36 2.2.3 Thực trạng cơng tác văn phịng góc độ “Sạch sẽ” 40 2.2.4 Thực trạng cơng tác văn phịng góc độ “Săn sóc” 42 2.2.5 Thực trạng cơng tác văn phịng góc độ “Sẵn sàng” 44 2.3 Nhận xét 46 2.3.1 Ưu điểm 46 2.3.2 Nhược điểm 48 2.3.3 Nguyên nhân 49 TIỂU KẾT 52 CHƯƠNG ÁP DỤNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 53 3.1 Tính khả thi áp dụng chương trình 5S văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nông thôn 53 3.1.1 Những thuận lợi 53 3.1.2 Những khó khăn, thách thức 54 3.2 Quy trình áp dụng chương trình 5S Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn 57 3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị 57 3.2.2 Giai đoạn thực 59 3.2.3 Giai đoạn kiểm tra, đánh giá 68 3.2.4 Giai đoạn cải tiến, nâng cao hiệu áp dụng 70 3.3 Một số giải pháp để triển khai áp dụng chương trình 5S tạo mơi trường làm việc hiệu cơng tác văn phịng VP Bộ NN&PTNT 71 3.3.1 Nhóm giải pháp khắc phục rào cản để đưa 5S vào áp dụng văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nơng thơn .71 3.3.2 Nhóm giải pháp nhằm trì phát triển chương trình 5S cơng tác văn phịng văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn 74 TIỂU KẾT 77 KẾT LUẬN 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 PHỤ LỤC 81 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phịng ln coi máy thực chức giúp việc, phục vụ cho quan, Lãnh đạo quan đảm bảo cho công tác Lãnh đạo quản lý tập trung cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục hiệu Xuất phát từ thực tế, tồn cơng tác văn phịng yếu tố khách quan, có vai trị vị trí đặc biệt quan trọng cấu tổ chức doanh nghiệp quan hành nhà nước Hiện nay, tất quốc gia giới có xu hướng áp dụng điều hành nhà nước từ hành cai trị sang hành phục vụ Đảng Nhà nước ta đẩy mạnh công tác cải cách hành nhằm phục vụ nhân dân ngày tốt Những tiêu chí hành phục vụ kể xử cách dân chủ, khơng ban hành định mà cịn phải thơng tin đầy đủ, giải thích cặn kẽ, thấu tình đạt lý, cơng chức có chun mơn, kiến thức xã hội, hiểu biết tâm lý, người Lãnh đạo có trách nhiệm lắng nghe dân, thực gần dân, tổ chức máy hành thích hợp, hiệu quả, phân công, phân cấp trách nhiệm rõ ràng, áp dụng cơng nghệ hành tiên tiến, tạo thuận lợi tối đa cho dân Nói tóm lại, hành phục vụ xem doanh nghiệp dịch vụ, hướng lợi ích khách hàng thay đối xử với dân theo kiểu người cấp Để làm điều này, người yếu tố định đem lại thành công Xuất phát từ triết lý người trung tâm phát triển, mơ hình thực hành 5S áp dụng Nhật tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng Chương trình quản lý 5S xem cơng cụ hữu hiệu giúp đơn vị, tổ chức loại bỏ lãng phí, cải thiện chất lượng cơng tác nâng cao suất áp dụng tất mặt hoạt động Đối với cơng tác văn phịng việc áp dụng chương trình 5S đem lại nhứng lợi ích đáng kể tất khâu thực Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn quan Chính phủ, thực chức quản lý Nhà nước nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy lợi phát triển nông thôn phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ Để thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao, Bộ không ngừng nâng cao chất lượng cơng tác mặt văn phịng nhằm đáp ứng yêu cầu hành giai đoạn phát triển đất nước Do đó, nhiệm vụ đặt cần áp dụng phương pháp nhằm tạo môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học, tạo tiền đề phát huy tính sáng tạo cán công nhân viên mà 5S mục tiêu phải hướng đến Chính thực tế trên, lựa chọn đề tài “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn” làm đề tài khóa luận Thơng qua q trình nghiên cứu làm sáng tỏ vấn đề lý luận thực tiễn sở để đề xuất giải pháp áp dụng thành cơng chương trình 5S tạo động lực thúc đẩy cho phát triển Văn phòng Bộ Nơng nghiệp nói riêng tổ chức, đơn vị nói chung Mục tiêu đề tài Đề xuất áp dụng chương trình 5S tạo mơi trường làm việc hiệu cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Chương trình quản lý 5S áp dụng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi khơng gian: Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn - Phạm vi thời gian: Từ năm 2016 đến Nội dung nghiên cứu: Nghiên cứu áp dụng chương trình 5S tạo mơi trường làm việc hiệu cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài gồm có: - Giới thiệu chương trình 5S làm rõ cần thiết phải áp dụng chương trình 5S cơng tác VP VP Bộ NN&PTNT - Bước đầu tìm hiểu thực trạng áp dụng chương trình 5S qua nội dung chương trình 5S Trên sở đó, nêu lên mặt tích cực hạn chế Từ đó, đánh giá tính khả thi áp dụng chương trình 5S - Đề xuất áp dụng chương trình 5S VP Bộ NN&PTNT, đưa quy trình áp dụng cụ thể giải pháp áp dụng hiệu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đến nay, số lượng đề tài nghiên cứu áp dụng chương trình 5S cịn hạn chế Qua tìm hiểu, có số sách, viết số luận văn trình bày phương pháp Một số tài liệu điển sau: a Sách, giáo trình Phan Chí Anh (2008), sách Thực hành 5S - Nền tảng cải tiến suất, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội Trong sách này, tác giả giới thiệu đưa định nghĩa chương trình 5S tiếng Việt, theo 5S bao gồm hoạt động (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) Đây tài liệu tham khảo cung cấp sở lý thuyết chương trình 5S giúp tơi có nhìn tổng qt chương trình Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Giáo trình nhằm phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu sinh viên hệ dài hạn, chức, văn thuộc chuyên ngành quản trị kinh doanh trường Đại học Kinh tế quốc dân Đây tài liệu tham khảo cho người làm quản lý, nhân viên văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề nghiên cứu Quản trị văn phòng lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh Tác giả cung cấp cho người đọc kiến thức văn phòng quản trị văn phòng; đổi đại hóa cơng tác văn phịng; đại hóa công tác lưu trữ, sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, thành tựu đóng góp cơng tác lưu trữ phát triển kinh tế xã hội Kaoru Ishikawa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất Khoa học Kỹ TIỂU KẾT Qua việc đánh giá tính khả thi áp dụng chương trình 5S cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Nơng nghiệp sở nêu thuận lợi, khó khăn áp dụng chương trình 5S đây, tơi đề xuất quy trình áp dụng 5S đưa số giải pháp khắc phục trình bày, tơi hy vọng góp phần tạo mơi trường làm việc hiệu quả, nâng cao suất làm việc Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nơng thơn KẾT LUẬN Đến ta kết luận 5S công cụ quản lý chất lượng đơn giản với chi phí thấp lại hữu ích để quan, tổ chức áp dụng nâng cao chất lượng môi trường làm việc mình, nhằm tạo mơi trường làm việc hiệu tốt Hiểu rõ định nghĩa 5S, mục đích, ý nghĩa, quy trình nắm vững yếu tố để đảm bảo thành công sở lý luận quan trọng cho quan, đơn vị bước đầu triển khai áp dụng 5S Thơng thường, tiếp cận chương trình quản lý mới, quan, đơn vị gặp trở ngại việc thay đổi tư duy, thói quen, nề nếp làm việc cũ Đây thách thức lớn mà Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nơng thơn phải đối mặt có ý định triển khai áp dụng chương trình 5S Việc thay đổi nhận thức người lao động không dễ dàng, địi hỏi cần có lộ trình rõ ràng thời gian để họ hiểu rõ lợi ích 5S, từ thay đổi hành vi, hình thành thói quen tác phong khoa học Do đó, việc tuyên truyển, vận động người nhận thức thực điều cần phải nghiên cứu thực nhiều hình thức với tâm cao Lãnh đạo Mặt khác, mơ hình thành cơng tổ chức, quốc gia chưa đảm bảo thành công tuyệt đối cho tổ chức, quốc gia khác Vì vậy, Văn phịng Bộ Nơng nghiệp nghiên cứu học hỏi kinh nghiệm quan, tổ chức khác cần chắt lọc, đúc rút điều chỉnh cách thức áp dụng cho phù hợp với điều kiện hoàn cảnh Trong nghiên cứu này, tơi cố gắng trình bày khái qt tổng quan lý thuyết chương trình quản lý 5S, văn phịng mơi trường làm việc hiệu quả, tạo tiền đề cho chương xem xét thực trạng cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Nơng nghiệp góc độ 5S Đồng thời, trình bày ưu nhược điểm nguyên nhân để làm sở đề xuất áp dụng chương trình 5S đưa giải pháp khắc phục phù hợp Những nhận xét, đánh giá nghiên cứu mang màu sắc cá nhân dựa kiến thức học trình tự nghiên cứu Một số nhận xét giải pháp mà đề nội dung khóa luận mong nhận ủng hộ tổ chức, đơn vị, cá nhân liên quan để góp phần giúp cho VP Bộ NN&PTNT nói riêng đơn vị nghiệp khác nói chung hoàn thiện DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu văn Quy phạm pháp luật Nghị định 15/2017/NĐ-CP Chính phủ ngày 17/02/2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ NNPTNT Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ngày 20 tháng 03 năm 2017 việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Quyết định số 1986/QĐ-BNN-TCCB ngày 30/5/2018 Sửa đổi, bổ sung Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/03/2017 Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp PTNT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng Bộ Tài liệu chun mơn: Phan Chí Anh (2008), sách Thực hành 5S - Nền tảng cải tiến suất, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội Trương Quốc Anh (1998), 5S - Bí thành cơng doanh nghiệp Nhật Bản, Tạp chí Năng suất Chất lượng Lý Thị Kim Bình (2008), Môi trường làm việc điều kiện để cán bộ, công chức phát huy khả công tác, Tạp chí Tổ chức Nhà nước Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Trần Thúy Giang (2007), đề tài “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu phịng ban chức cơng ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội”, luận văn thạc sĩ - Đại học Kinh tế quốc dân TS Nguyễn Văn Hậu (2016), Sứ mệnh Quản trị văn phòng bối cảnh hội nhập phát triển cơng nghệ, Tạp chí Quản lý nhà nước, Học viện Hành Quốc gia Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề nghiên cứu Quản trị văn phòng lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh Kaoru Ishikawa, người dịch: Nguyễn Như Thịnh, Trịnh Trung Thành (1990), Quản lý chất lượng theo phương pháp Nhật, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Hồ Chí Minh (2001), Cơng tác văn phịng cấp ủy Đảng, NXB Chính trị Quốc gia 10 Nguyễn Đăng Minh, Đỗ Thị Cúc, Tạ Thị Hương Giang Hoàng Thị Thu Hà, (2013), đề tài “Áp dụng 5S doanh nghiệp sản xuất nhỏ vừa Việt Nam - Thực trạng khuyến nghf”, Tạp chí Khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, Kinh tế Kinh doanh, tập 29, số 1, trang 23-31 11 Trung Thị Ngân (2017) Đề tài nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa cơng tác văn phòng văn phòng Tổng cục Hải quan”, Khoa Quản trị văn phịng - K13 12 Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội 13 Nguyễn Ngọc Qúy (2005), đề tài “Áp dụng chương trình quản lý 5S giải pháp để nâng cao hiệu làm việc Bộ Công nghiệp”, Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 14 Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn Cơng nghệ Hành chính, Học viện Hành (2013), Cơng tác văn phịng bối cảnh đại hóa hành nhà nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nước 15 Nguyễn Hữu Tri: Quản trị văn phòng Nhà xuất khoa học kỹ thuật, 2005 16 TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu (2008), xuất lần 17 http: //www.omard.gov.vn//vi-VN/46/omard.aspx 18 https://www mard.gov.vn/Pages/default.aspx 19 http: //www.iso.org/ PHỤ LỤC Phiếu khảo sát; Nghị định 15/2017/NĐ-CP Chính phủ ngày 17/02/2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ NNPTNT; Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ngày 20 tháng 03 năm 2017 việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ; Quyết định số 1986/QĐ-BNN-TCCB ngày 30/5/2018 Sửa đổi, bổ sung Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/03/2017 Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp PTNT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Phụ lục 1: Phiếu khảo sát BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠO MỘI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG BỘ NƠNG NGHIỆP&PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN Mã phiếu: A THƠNG TIN CÁ NHÂN Anh/ chị vui lịng cho biết số thông tin cá nhân: (Lựa chọn cách “X” vào tương ứng) 1) Giới tính: 2) Tuổi: □ Dưới 30t 3) Thâm □ 10 năm □ Trên 50t □ >10 năm B PHẦN CÂU HỎI 1.Đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng góc độ “Sàng lọc” Câu 1: Xin cho biết tần suất anh/ chị thực việc sàng lọc (vật dụng, tài liệu) nơi làm việc? □ Hàng ngày □ Hàng tuần □ Hàng tháng □ tháng lần Mỗi năm lần >1 năm Không □ □ □ Câu 2: Số lượng vật dụng/ tài liệu không cần thiết (thừa, hết hạn, hỏng, không giá trị, ) phòng làm việc anh/chị? □ Khơng có □ Từ 1-3 □ Từ 3-10 □ >10 Hãy cho biết mức độ đồng ý anh/chị với nhận định sau */ • • • • (Có mức độ: 1- Hồn tồn khơng đồng ý, - Khơng đồng ý, - Bình thường, - Đồng ý, - Hoàn toàn đồng ý) STT Đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng Văn phịng làm việc bố trí khoa học thuận tiện Máy móc, thiết bị, vật dụng bố trí tiện lợi cho sử dụng Tài liệu, hồ sơ xếp gọn gàng,dễ tìm, dễ lấy Tài liệu, hồ sơ, vật dụng dán nhãn , Mức độ đồng ý quan anh/chị góc độ xếp đánh số khoa học dễ nhận biết 5 5 Câu 1: Xin cho biết tần suất anh/chị thực việc xếp tài liệu, hồ sơ? □ Hàng ngày □ Hàng tuần □ Hàng tháng □ tháng lần □ Mỗi năm lần □ >1 năm □ Không Câu 2: Thơng thường, việc tìm kiếm vật dụng, tài liệu anh/chị nào? (Chọn đáp án) STT □ Có tìm thấy, thời gian 5-15p □ Có tìm thấy, tốn nhiều thời gian15-20p □ Có tìm thấy tốn nhiều thời gian □ Đa số khơng tìm thấy Đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng Mức độ đồng ý quan anh/chị góc độ Sàn nhà khu vực làm việc sẽ, khơng có rác Khơng gian văn phịng khơng có bụi bẩn Máy móc, thiết bị,giá,tủ, văn phịng ln Tài liệu, hồ sơ không bụi bẩn 5 5 Câu 1: Xin cho biết mức độ tham gia anh/chị vào việc hoạt động vệ • • • • •ơ• sinh khu vực làm việc? □ Không □ Hiếm □ Thỉnh thoảng □ Thường xuyên theo phân công □ Tích cực, tự giác, chủ động STT Đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng Mức độ đồng ý quan anh/chị góc độ săn sóc Duy trì thực sàng lọc, phân loại tài liệu,vật dụng thường xuyên 5 5 Thường xuyên xếp tài liệu,vật dụng ngăn nắp,gọn gàng,khoa học Thường xuyên vệ sinh khu vực bàn làm việc Hoạt động kiểm tra,kiểm soat công tác sàng lọc,sắp xếp,sạch thực thường xuyên STT Đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng Mức độ đồng ý quan anh/chị góc độ sẵn sàng Tất thành viên văn phòng quan tham gia thực “Sàng lọc, 5 5 xếp, Sạch sẽ” Mọi thành viên tham gia cách ý thức,chủ động Việc thực Sàng lọc,Sắp xếp, Sạch đem lại lợi ích cho thân anh/chị Việc thực Sàng lọc,Sắp xếp, Sạch giúp nâng cao lực thực công việc anh/chị C ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HIỂU BIẾT VÀ NHẬN ĐỊNH VỀ TÍNH KHẢ THI ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 5S Câu 1: Cơng tác văn phịng quan anh chị tồn vấn đề sau đây? (Chọn vấn đề bật nhất) □ Tốn nhiều thời gian □ Nhiều tài liệu, vật dụng dư thừa khơng cần thiết □ Chi phí mua sắm văn phịng phẩm hàng năm lớn □ Khu vực văn phòng làm việc khơng ngăn nắp □ Khu vực phịng làm việc nhiều bụi bẩn □ Tài liệu, hồ sơ chất đống □ Tài liệu, hố sơ, vật dụng bị hư hỏng □ Ý kiến khác: Câu 2: Lãnh đạo quan lãnh đạo văn phịng quan anh/chị có quan tâm đến cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ, nhân viên không? □ Quan tâm □ Rất quan tâm □ Bình thường □ Khơng quan tâm Câu 3: Theo anh/chị có cần thiết áp dụng chương trình quản lý 5S tạo môi trường làm việc hiệu văn phịng quan khơng? □ Có □ Khơng □ Khơng có ý kiến Xin cho biết lý nên hay không nên áp dụng? Câu 4: Anh/chị hiểu biết chương trình quản lý 5S nào? □ Hồn tồn khơng biết □ Đã nghe đến chưa giới thiệu cụ thể □ Đã đào tạo chưa hiểu đầy đủ □ Hiểu nắm vững chương trình Câu 5: Theo anh/chị cần giải pháp trọng điểm để triển khai áp dụng 5S văn phịng? □ Đưa hình thức xử phạt có tính răn đe □ □ Tun truyền, giáo dục nâng cao ý thức cho đội ngũ lãnh đạo cán công nhân viên Tổ chức hội nghị tập huấn đào tạo kiến thức, kỹ thực hành 5S Thiết lập chế khen thưởng □ Đẩy mạnh phong trào thi đua thực hành chương trình 5S □ □ Xây dựng đội ngũ chuyên gia 5S nội □ Duy trì thường xuyên hoạt động kiểm tra, đánh giá □ Khác: Xin cảm ơn anh/chị trả lời phiếu khảo sát này! Phụ lục 3: Nghị định 15/2017/NĐ-CP Chính phủ ngày 17/02/2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ NNPTNT ■'f - ÌỊ CHÍNH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHỦ 77d Nội, ngày tháng 02 năm 2017 Số:17 15/2017/NĐ-CP -OHa tHMG UN DIỆN TỨ CHINH PHŨ NGHỊ ĐỊNH định chức năng, nhiệm vụ, cấu lức Bộ Nông nghiệp hạn Phát triển nơng thơn Căn Luật tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng năm 2015; Căn Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 cùa Chinh phù quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tồ chức bộ, quan ngang bộ; Theo đề nghị Bộ trướng Bộ Nông nghiệp Phát triển nóng thơn; Chính phù ban hành Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn câu tô chức cùa Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thơn Điều Vị trí chức Bộ Nơng nghiệp Phát ưiển nông thôn quan Chinh phũ thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sàn, thuỷ lợi, phòng, chống thiên tai, phát triển nông thôn; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý theo quy định pháp luật Điều Nhiệm vụ hạn Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức bộ, quan ngang nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: Trình Chính phủ dự án luật, dự thào nghị cùa Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phù theo chương trinh, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm phê duyệt nghị quyết, chế, sách, dự án, đề án, vãn quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo phân cơng cùa Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Phụ lục 4: Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ngày 20 tháng 03 năm 2017 việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Hij-ii'j?!*; TxỉiHiý.p _ CỌWỈH4AKA HỌf CBÙBGlílA VtfTNAH ự Á f HAT TML£> >ủ. sung Híì diêu, lhedfl fjuyi djnh BỈ Í1ỈKÌĐ- BNN-TCCB Iiy 2MÍ2M? ù.Ì!i i3-j truing Bộ Nũng Iighiíp Tằ ITiãl Iriẽn nỏcig Ihãn quy dinh chức nln&, nhisni vụ quyên hạn vỈCTclụ ti-chức cù* VBaphiog tì-ỉ iÃưMU: I Sira dõi bũ siưiỊỊ KJiixin ] EMU I: h l VỀỄ1 phúng Bộ lã ló chúc :liLĨ: Ekj Nóng nghiệp vi Ptìãq Iií-ĨTI iiủriỊỊ I hCil Cu chức tửrìjị Hum B1LBU bíing hợp vỉ chương trinh, ké l:uxh củng lác '.'á phúc vu ric hoai dõeig 11S: giúp Ró :rư'jT.? lủng riisọ, 1hso dài lỈLin diic LI1C ti cllủc, đửtì '-I '.IIL-ỊL lỉộ Ih.iL hiụn diưcT.Ị LTIIII' kế liLqLh ủõng lik cũ* Lìó: kiẻm sối ih'Li lục hành chinh, ló chức iriẽn khai thực hiịf| Gử-chẺ CT|Ộ( CUR lil'Ji Lira LiSn lhũn£ trúng 11 hu quịít thu lu: Linh chinh 1huỘL 1hũm qu.y:-Ti ịi.ìi qụyẺl cũa HỘRhenqny định ẸÚA phủphi^lI Phụ lục 5: Quyết định số 1986/QĐ-BNN-TCCB ngày 30/5/2018 Sửa đổi, bổ sung Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/03/2017 Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp PTNT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng Bộ Bộ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT ĨRIẺN NƠNG THƠN Số: 818 /QĐ-BNN-TCCB CỘNG HỒ XẢ HỘI CIIỦ NGHIA VIỆT NAM Độc l|p - Ty - Hf ab phúc Hà Nội ngày20tháng nim 2017 QUYẾT ĐỊNH Quy định chức nùng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vin phòng Bộ Bộ TRƯỞNG Bộ NÔNG NGHIỆP VẢ PHÁT TRIẺN NÔNG THÔN Cản cử Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 cùa Chinh phủ quy định chức nSng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tồ chức Bộ co quan ngang Bộ; Cân Nghi định sổ 15/2017/ND-CP ngày 17/02/2017 Chính phủ quy định chức nâng, nhiệm vụ quyền hạn cẩu tồ chức cùa Bộ Nóng nghiệp vi Phát triển nóng thơn; Theo dề nghi Vụ trướng Vụ Tổ chúc cán QUYẾT ĐỊNH: Diều VỊ trí chức ning Vãn phịng Bộ lả tồ chúc thuộc Bộ Nông nghiệp Phát triền nơng thơn, có chức tham mưu tồng hợp chương ưinh, kể hoạch công tác phục vụ hoạt động Bộ; giúp Bộ trướng tổng hợp theo dõi, đơn dóc tổ chức, quan, đon vị thuộc Bộ thực chương trinh, ke hoạch công tác Bộ Tổ chúc thực công tác hành chinh, văn thư, lưu trữ; quản lý sở vật chất * kỹ thuật, tài sản, kinh phi hoạt dộng, bào đảm phương tiện, diều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động Bộ vã công tác qn trị nội Văn phịng Bộ có dấu riêng, mỡ tài khoán theo quy định pháp luật Điều Nhiệm vụ vi quyền bạn Xây dựng, theo dõi dôn dốc việc thực chương trinh, kế hoạch công tác Bộ Lanh dạo Bộ nhiệm vụ 15 Tổ chức thực hoạt động dịch vụ thuộc nhiệm vụ dược giao theo quy định 16 Quản lý tổ chức máy, biên chế, công chức, viên chức người lao động cùa Văn phòng Bộ; thực chế độ tiên lương chế độ sách, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật công chức, viên chức, người lao dộng Văn phòng Bộ theo phân cấp cùa Bộ 17 Thực cơng tác phịng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí cài cách hành theo chương ưình, kế hoạch Bộ 18 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng phân công Điều Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Văn phòng Bộ: Có Chánh Văn phịng Bộ Phó Chánh Văn phòng Bộ Bộ trường bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định a) Chánh Văn phòng Bộ điểu hành hoạt động Văn phòng Bộ, chịu trách nhiệm trước Bộ trường trước pháp luật toàn hoạt động cùa Văn phòng Bộ; quy định nhiệm vụ Phòng thuộc Văn phòng Bộ, chi đạo xây dụng, phê duyệt to chức thực Quy chê làm việc Văn phịng Bộ; bố trí cơng chức, viên chức người lao động phù hợp với nhiệm vụ giao đề án vị trí việc làm phê duyệt b) Phó Chánh Văn phịng Bộ giúp Chánh Văn phòng Bộ theo dõi, chi dạo số mặt cơng tác theo phân cơng Chánh Văn phịng Bộ; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ, trước pháp luật nhiệm vụ phân công Các tổ chức chun mơn, nghiệp vụ: a) Phịng Hành chính; b) Phòng Tổng hợp; c) Phòng Văn thư - Lưu trữ; d) Phịng Truyền thơng; đ) Phịng Tin học; e) Phịng Ke tốn; g) Phịng Qn ưị Y tế; h) Phịng Bảo vệ; i) Đồn xe k) Cơ quan đại diện Văn phịng Bộ Thành phố Hồ Chí Minh; Đơn vị nghiệp công lập: Trung tâm Dịch vụ thương mại nơng nghiệp Phịng có Trựỡng phịng, Phó Trường phịng; Trung tâm có Giám đốc Phó Giám đốc bô nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý cán Bộ quy định pháp luật Điều Điều khoản chuyền tiềp Chánh Văn phịng Bộ chủ tri, phối hợp với Vụ Tài tổ chức thực việc hợp Trung tâm Dịch vụ Nông nghiệp Trung tâm Dịch vụ thương mại nơng nghiệp phía Nam thành Trung tâm Dịch vụ thương mại nơng nghiệp trực thuộc Văn phịng Bộ, xong trước 30/9/2017 Trong thời gian chờ xếp tổ chức, Trung tâm Dịch vụ nông nghiệp Trung tâm Dịch vụ thương mại nơng nghiệp phía Nam tiếp tục thực nhiệm vụ, quản lý tổ chức, nhân sự, hồ sơ tài liệu, tài chính, tài sàn, dấu nguồn lực khác đơn vị đến quan có thầm quyền ban hành định quy định chức nàng, nhiệm vụ cấu tổ chức Trung tâm Dịch vụ thương mại nông nghiệp Điều Hiệu lực thi hành Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành, thay the Quyết định số 618/QĐ-BNN-TCCB ngày 01/4/2014 Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cẩu tồ chức Văn phòng Bộ Điều Trách nhiệm thi hành Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trường Vụ Tổ chức cán Thủ trưởng quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định nảy/ Nơi nhận: • Như Điều 6; - Bộ trưởng, cốc Thứ trưởng; - Các quan, đon vị thuộc Bộ; - Công đoàn NN&PTNT VN; - Đảng ủy Bộ; - Đàng ùy khối co sở TPHCM; - CD co quan Bộ, ĐTN Bộ, - Lưu: VT, TCCB (60) 10 11 12 13 14 Lãnh dạo Bộ giao cho quan, dơn vị thuộc Bộ; tham mưu tảng hợp báo cáo công tác chi dạo, diều hành cùa Bộ; theo dõi việc thực Quy ché phổi hợp Bộ với quan, tổ chức, địa phương Chù tri phổi hợp chuần bị, tổ chức họp, lâm việc, tiếp khách, chuyến công tác cũa Lãnh dạo Bộ; thông bão ý kiến két luận, giao nhiệm vụ Lỉnh đạo Bộ Chủ tri phối hợp xây dụng Quy chế công vụ Bộ; hướng dẫn, đón dốc kiêm tra việc thực sau ban hành Xảy dựng quy định văn bán hướng dẫn; đôn đốc, kiêm tra việc thực công tác văn thư lưu trữ cảc quan, đơn vị thuộc Bộ; thực nhiệm vụ hành chinh, vàn thư, lưu trữ thông tin quan Bộ theo quy định Tham mưu, theo dôi, tổng hợp, báo cảo Bộ hoạt động báo chí, xuất bàn; dầu mơi tổ chức thực viộc phát ngôn cung cấp thông tin cho báo chí theo quy định pháp luật phân công Bộ trưởng; chũ tri phổi hợp xây dựng tồ chức thục chương trinh, ké hoạch thông tin truyền thông VC nông nghiệp phát triển nông thôn Bộ, quan, đơn vị thuộc Bộ Đầu mối tổ chức thực cồng tác tricn lăm Bộ tham gia thực hoạt dộng tồ chúc hội chợ theo phản công Bộ trưởng Chủ tri xây dụng lịch sừ truyền thắng Bộ, ngành Quán lý, tổ chức thực ứng dụng công nghệ thõng tin phục vụ công tác chi đạo diều hành Lảnh dạo Bộ, Vãn phòng Độ; đầu mối phổi hợp, vận hành hệ thống họp trực tuyền Bộ Quản lý sở vặt chất - kỹ thuật, tài sản; bào đàm phương tiện điều kiện lảm việc phục vụ chung cho hoạt động Bộ Thực công tác lỗ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy chế cúa Bộ Tồ chức thực công tác bão vệ an ninh trật tụ an toàn, cháy chữa cháy; quân sự, tự vộ, y tể, vệ sinh mỏi trường đảm bảo cánh quan quan Bộ Tồng hợp trinh Bộ dự tốn kinh phí hành năm phục vụ hoạt động cùa quan Bộ; quăn lý vả tổ chức thực nguồn kinh phi hành chính, nghiệp phục vụ hoạt dộng quan Bộ; quân lý chịu trách nhiệm tài sàn nguồn kinh phi khác giao theo phân cấp quản lý Bộ trưởng vả quy định pháp luật Phối hợp với đơn vị cỏ liên quan dề đối chiều, hoàn chinh hồ sơ giải chế độ bào hiềm xã hội, bào hiểm y té bào hiểm nghiệp cán bộ, công chức, viên chức, người lao dộng hướng lương từ Vàn phòng Bộ Tổ chúc thực nhiệm vụ Cơ quan dại diện Vin phòng Bộ Thảnh phố Hồ Chi Minh ... CHƯƠNG ÁP DỤNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THÔN 53 3.1 Tính khả thi áp dụng chương trình 5S văn phịng Bộ Nơng... trường làm việc hiệu cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nông thôn Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Chương trình quản lý 5S áp dụng Bộ Nông nghiệp Phát triển. .. mơi trường làm việc hiệu cơng tác văn phịng văn phịng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG VĂN