ÁP DỤNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY

Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp ÁP DỤNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY *** I. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG, MỤC TIÊU CỤ THỂ CỦA 5S 1.1 Phạm vi thực hiện 5S 5S sẽ được thực hiện trước hết ở các phòng ban chức năng công ty bao gồm phòng Tổ chức hành chính, phòng Đầu tư kinh doanh, phòng Tài chính kế hoạch, phòng Du lịch. Khi việc 5S đã được phổ biến có thể áp dụng mở rộng tại các đơn vị cơ sở của công ty. 1.2 Đối tượng chủ yếu thực hiện 5S 5S thực hiện ở các phòng ban chức năng chủ yếu là, hợp lý hoá cơ cấu bố trí phòng ban công ty, đưa ra các tiêu chuẩn, quy định về vệ sinh công ty, sắp xếp hợp lý lại các vật dụng trong công việc . Việc hợp lý hoá cơ cấu mặt bằng của các phòng ban chức năng tức là bố trí sắp xếp lại vị trí các phòng ban chức năng để có thể sử dụng diện tích mặt bằng vốn có của công ty một cách hợp lý hơn. Các tiêu chuẩn quy định đưa ra đó là những cơ sở để cho 5S có thể đi vào nề nếp của hoạt động của công ty, đó cũng là các tiêu chí để 5S có thể được thực hiện và phát huy hiệu quả của nó. Ví dụ như các tiêu chuẩn để phân định các vật dụng cần thiết hay không cần thiết, các quy định thực hiện vệ sinh công ty, các khu vực riêng phân công từng cá nhân cụ thể và thời gian cụ thể… Các vật dụng chủ yếu trong công việc hàng ngày có thể là giấy tờ, sổ sách, các vật dụng cá nhân… có thể ở một vị trí có thể có một số vật dụng riêng biệt nhưng nhìn chung các vật dụng cơ bản trong các phòng ban chức năng công ty bao gồm các vật dụng sau: Biểu 3.1 DANH SÁCH CÁC VẬT DỤNG PHỔ BIẾN 1 Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân 1 1 Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp STT Nhóm vật dụng Tên vật dụng 1 Vật dụng chiếm nhiều diện tích Bàn làm việc 2 Tủ đựng hồ sơ sổ sách 3 Giá đựng giấy tờ, sách báo 4 Ghế ngồi làm việc 5 Máy vi tính 6 Máy in 7 Máy photocopy 8 Bàn tiếp khách 9 Văn phòng phẩm Các văn bản đi, văn bản đến 10 Các văn bản khác 11 Sách 12 Hồ sơ lưu trữ 13 Dập gim 14 Kẹp giấy 15 Bút các loại 16 File mềm 17 Giấy in, giấy loại 18 Con dấu 19 Các vật dụng khác Ấm chén 20 Phích nước 21 Báo, tạp chí 1.3 Mục tiêu thực hiện 5S: Thực hiện 5S tại các phòng ban chức năng của công ty nhằm khắc phục một số các mặt hạn chế về thực trạng của của công ty hiện nay và tạo một môi trường làm việc hiệu quả trong công ty. Cụ thẻ giúp các phòng ban có được một môi trường hạn chế nhất các vật dung không cần thiết trong công ty, vệ sinh thường xuyên sạch sẽ và các nhân viên công ty luôn có thái độ tốt đối với nơi làm việc của mình. Tù những mặt tích cực đó tạo cho công ty một hình ảnh thực sự tốt đẹp trong mắt khách hàng cũng như nội bộ công ty. Qua việc áp dụng 5S công ty có thể tiến xa hơn trong việc tiếp cận với các hệ thống quản lý chất lượng và các công cụ quản lý chất lượng. Có thể chủ động hơn trong tiếp cận các hệ thống quản lý như ISO 9001, TQM, các chương trình cải tiến chất lượng của KAIZEN… 2 Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân 2 2 Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp Hình 3.1 ĐỀ SUẤT THAY ĐỔI CƠ CẤU MẶT BẰNG CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG 3 Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Cầu thang bộ WC P. TC - KH ( 45 m 2 ) P. ĐẦU TƯ ( 20m 2 ) Bể nước mái (24.5 m 2 ) P. KHO LƯU TRỮ HỒ SƠ ( 18 m 2 ) ( 10m 2 ) ( 10m 2 ) P. TCHC (21.5 m 2 ) P. T ỔNG GIÁM ĐỐC ( 28.5 m 2 ) PHÒNG HỌP (28.5 m 2 ) PHÒNG DU LỊCH (43 m 2 ) TỔ DỊCH VỤ P. DU LỊCH P. PTGD (21.5 m 2 ) Kho điện Thang máy Cầu thang bộ Tổ Văn Thư ( P.TCHC ) ( 20 m 2 ) 3 3 Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp 4 Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân 4 4 Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp II. THUẬN LỢI KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY KHI THỰC HIỆN 5S 2.1 Những thuận lợi Ban lãnh đạo công ty rất quan tâm đến những vấn đề thay đổi hoạt động công ty nhằm nâng cao hiệu quả làm việc công ty. Mặt tích cực phải nhắc đến đầu tiên là thái độ làm việc và sự tự giác của nhân viên trong công ty. Mặc dù chưa có những quy định cụ thể nhưng nhân viên rất có ý thức trong những hoạt động của mình. Đội ngũ nhân viên của công ty chiếm phần lớn là các nhân viên trẻ, năng động và khả năng tiếp thu những cái mới khá nhanh và hiệu quả. Hoạt động của công ty hầu như đã ổn định sau hai năm cổ phần hoá và đang ngày càng thích nghi với điều kiện làm việc mới này. 2.2 Những khó khăn Thông qua sơ đồ về cơ cấu mặt bằng của công ty có một số điểm chưa hợp lý gây ra những bất tiện trong công việc của các nhân viên trong phòng tổ chức hành chính. Bất tiện thứ nhất là việc bố trí đặt máy tính làm viêc. Máy tính làm việc đặt tại phòng văn thư lưu trữ nhưng bàn làm việc đặt tại phòng hành chính. Việc sắp đặt không hợp lý này gây mất thời gian và không thuận tiện và không linh hoạt trong công việc. Nhưng thực hiện 5S để sắp xếp lại cần phải có một kế hoạch đúng đắn và khắc phục những nhược điểm cũ mà không làm phát sinh những vấn đề mới, điều đó đòi hỏi người thực hiện chương trình phải có trình độ nhất định Công ty dổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội chưa áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng nào nên cách tiếp cận mới trên phương diện chất lượng khác với các cách tiếp cận cũ sẽ gây một số khó khăn cho công ty. Công ty phải thực hiện đào tạo từ đầu đội ngũ nhân viên công ty từ lãnh đạo cho đến các thành viên khác có liên quan. 5 Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân 5 5 Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp Khi thực hiện chương trình 5S cần phải có sự đầu tư về kinh phí cũng như thời gian, chính về sự gia tăng về chi phí này nếu không được thuyết phục bởi các lợi ích lâu dài sẽ khó được chấp nhận và thông qua. III. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S 3.1 Giai đoạn chuẩn bị Trước khi ra một quyết định ban lãnh đạo công ty phải có sự phân tích những thuận lợi, những khó khăn, cũng như chi phí, lợi ích hoạt động phong trào 5S mang lại. Trong giai đoạn này, ban lãnh đạo cố gắng phân tích và tìm hiểu những nguyên lý, và lợi ích của 5S và cam kết thực hiện 5S. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể đi tham quan một số các doanh nghiệp đã thực hiện 5S để học hỏi kinh nghiệm. Trong quá trình tìm hiểu này nếu doanh nghiệp gặp khó khăn có thể thông qua một tổ chức tư vấn hỗ trợ. Hiện nay có rất nhiều tổ chức, trung tâm trực thuộc các trường đại học có thể cung cấp dịch vụ này. Một trung tâm thường xuyên có các khoá đào tạo và cho quan sát thực tế các hoạt động 5S uy tín đó là TRUNG TÂM HỢP TÁC NGUỒN NHÂN LỰC VIỆT NAM - NHẬT BẢN viết tắt là VJCC qua các khoá học sẽ giúp các nhà quản lý nắm bắt được những điều mình cần phải làm và phải làm như thế nào, các công ty khác đã làm như thế nào và hiệu quả ra sao. Kết quả của giai đoạn này là ban lãnh đạo công ty nắm dược lợi ích 5S, cách thức thực hiện và đưa ra quyết định thực hiện chương trình 5S. 3.2 Các bước triển khai thực hiện 5S 3.2.1 B1. Thông báo của lãnh đạo về việc cam kết thực hiện phong trào 5S. Sau khi có quyết định thực hiện chương trình 5S ban lãnh đạo phải có thông báo cam kết thực hiện phong trào này. Cam kết của lãnh đạo thể hiện trách nhiệm, và sự quyết tâm thực hiện 5S đến cùng. Sự cam kết thực hiện của lãnh đạo là một việc làm rất 6 Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân 6 6 Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp quan trọng đối với việc thực hiện chương trình 5S. Cam kết của lãnh đạo là cơ sở và là động lực thúc đẩy các nhân viên thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 5S đặt ra. Trong giai đoạn này người lãnh đạo thông báo cho toàn công ty về quyết định thực hiện phong trào 5S trong công ty, nội dung 5S là gì, đối tượng, phạm vi, mục tiêu và lợi ích mà 5S mang lại, đồng thời giới thiệu các thông tin, dụng cụ, các vấn đề chung nhất để thực hiện 5S như thẻ đỏ, thẻ vàng, thẻ xanh, đồng phục đội 5S theo các hình ảnh kèm theo. ( PHỤ LỤC ) 3.2.2 B2. Thành lập bộ phận phụ trách phong trào 5S Lãnh đạo bổ nhiệm ban chỉ đạo thực hiện và chỉ định người có trách nhiệm chính để tiến hành phong trào này. Giai đoạn này kết thúc khi công ty đào đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện phong trào. Ban chỉ đạo thực hiện chương trình có thể là các cán bộ có uy tín đại diện cho các phòng ban chức năng của công ty hoặc chính ban lãnh đạo công ty đứng ra tiến hành phong trào này. Trong trường hợp có thể thì bộ phận phụ trách phong trào 5S có thể tách riêng ra thành một phòng riêng nhưng với điều kiện để tiết kiệm diên tích mặt bằng của công ty để kinh doanh cho thuê thì bộ phận phụ trách phong trào 5S nên thực hiện kiêm nhiệm tức là vừa thực hiện chức năng chính ở các phòng ban vừa phụ trách 5S. 3.2.3 B3. Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S Sau khi thành lập bộ phận thực hiện phong trào 5S thì bộ phận này cùng ban lãnh đạo công ty sẽ dựa trên những thực trạng của công ty, mục tiêu hoạt động 5S để đưa ra các kế hoạch thực hiện phong trào 5S. Các kế hoạch thực hiện 5S phải hợp lý và được sự thông qua của ban lãnh đạo và các chuyên trách. Thông thường 5S được thực hiện theo trình tự SEIRI, SEISO, SEITON, SEIKETSU, sau khi thực hiện 3S đầu tiên có thể thực hiện kết hợp với SHITSUKE từ lúc dó. Kế hoạch thực hiện 5S phải cụ thể cho từng S một với nội dung và tiến độ của từng giai đoạn. Riêng trong giai đoạn khi thực hiện SEIRI cần thiết phải đưa ra các tiêu chuẩn để thực hiện việc sàng lọc những vật dụng cần thiết và không cần thiết. Các tiêu 7 Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân 7 7 ( 2 ) X â y d ự n g t i ê u c h u ẩ n c h o S e i r i ( 4 ) Đ á n h g i á v ậ t d ụ n g k h ô n g c ầ n t h i ế t ( 3 ) D ọ n d ẹ p v ậ t d ụ n g k h ô n g c ầ n t h i ế t ( 1 ) C h u ẩ n b ị c h o S e i r i Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp chuẩn này phải cụ thể cho từng đối tượng như giấy tờ, hồ sơ, văn bản đến, văn bản đi, các vật dụng khác… Các quy định về vệ sinh sạch sẽ các phòng ban… 3.2.4 B4. Thực hiện đào tạo việc quy định trong tổ chức Khi kế hoạch triển khai đã được xây dựng công việc đầu tiên thực thi đó là việc đào tạo cho các nhân viên về các quy định của công ty. Các quy định này có thể được truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp hay có thể là một buổi học ngoại khóa. Để các quy định này được đi vào thực tế lãnh đạo công ty triển khai dần từng bước và theo từng giai đoạn thích hợp. Khi các thành viên trong công ty đã nắm được mục tiêu, cách thức tiến trình và các quy định liên quan thì bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi các công việc cụ thể trong bước tiếp theo. 3.2.5 B5. Tiến hành tổng vệ sinh của toàn tổ chức (Tiến hành tổng vệ sinh có thể thực hiện được vào ngày nghỉ hay ngày làm việc bình thường ) Tiến hành tổng vệ sinh là giai đoạn thực hiện sau khi các nhân viên đã nắm bắt được các tiêu chuẩn mà ban lãnh đạo công ty và bộ phận phong trào 5S đã đưa ra. Trong lần tổng vệ sinh đầu tiên này công ty sẽ tiến hành theo tình tự 5S. Thực hiện 5S theo hai giai đoạn: Giai đoạn 1 : Bắt đầu bằng Seiri Giai đoạn 2: Thực hiện Seiri, Seiton, và Seiso hàng ngày tạo thói quen trong công việc 3.2.5.1 Giai đoạn 1: Bắt đầu bằng Seiri Hình 3.2 SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH TIẾN HÀNH SEIRI 8 Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân 8 8 Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp 9 Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân 9 9 * Xác định đối tượng (Đại điểm, vật dụng) * Đặt mục tiêu* Chuẩn bị thực hiện Cần thiết hay không cần thiết? Y N Y N Dễ chuyển đi hay không? Địa điểm bảo quản Hoá đơn Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn tốt nghiệp Hình 3.3 QUY TRÌNH THỰC TẾ THỰC HIỆN SEIRI Trong quá trình thực hiện SEIRI cần có các tiêu chuẩn đánh giá vật cần thiết và vật không cần thiết. Chuẩn này được xây dựng dựa trên tần xuất được sử dụng của vật dụng. Các vật cần dùng cũng như vật không cần dùng đều phải có các tiêu chuẩn. Trong các phân xưởng có quy mô người ta phân biệt các vật thường dùng và không cần dùng bằng các thẻ. Thẻ đỏ là dấu hiệu vật không thường dùng, thẻ vàng là vật thường dùng, thẻ xanh là hàng tồn qua ngày không thường dùng nhưng vẫn lưu tại vị 10 Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Bảng tiêu chuẩn đánh giá Vật dụng Thời gian không sử dụng Hoá đơn Danh sách Danh sách các vật không cần thiết TT Số hoá đơn Tên Số Số lượng Lý do Hành động 10 10 [...]... lượng môi trường làm việc của mình nhằm tạo ra một hiệu quả làm việc tốt hơn Nguyên lý của 5S không khó nhưng để 5S thực hiện hiệu quả thì cần có sự nỗ lực của toàn công ty Ngày nay khi đất nước ngày càng hội nhập, tất yếu những tiêu chuẩn đặt ra phải có tính định hướng và các doanh nghiệp tự giác tham thực hiện việc học hỏi các cách thức quản lý từ các nước vừa tạo ra cái mới cho các công ty vừa tạo. .. PHỤ LỤC 1 NỘI DUNG BẢNG HỎI “Sau thời gian hơn 3 tháng thực tập tại công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội hiện nay em đang trong quá trình hoàn thành luận văn của mình với đề tài: “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả các phòng ban chức năng tại công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội” 5S là một công cụ quản lý chất lượng xuất phát từ Nhật Bản, là viết tắt của 5 chữ... Ngày tháng .năm 2007 KÝ TÊN 34 Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Trần Thuý Giang QTCL 45 35 35 Luận văn tốt nghiệp MỤC LỤC Trang TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Đề tài: NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ DU LỊCH ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI Họ Tên :... hiện bằng các cách khác nhau nhưng phổ biến là phương pháp đánh giá định kỳ bằng cách cho điểm và phương pháp đánh giá theo các nội dung câu hỏi Có rất nhiều cách kiểm tra, đánh giá định kỳ, ở đây xin chỉ ra 2 cách như sau Cách 1: Lãnh đạo thành lập tổ kiểm tra tình hình thực hiện chương trình 5S tại các phòng ban thuộc công ty Nội dung kiểm tra như sau: 1 Kiểm tra vệ sinh các phòng làm việc, và sắp... bản tiếng nhật: 5S đã được áp dụng trong nhiều tổ chức với quy mô khác nhau thuộc lĩnh vực sản xuất cũng như dịch vụ nhằm tạo một môi trường làm việc hiệu quả và cải tiến nó 5S ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay và nó có thể được áp dụng vào công ty dịch vụ du lịch đường sắt một cách có hiệu quả Để những đề xuất nêu ra trong bài luận văncó thể có kết quả tốt em cần... một số thực trạng và một số ý kiến đánh giá, từ đó đưa ra đề suất áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả các phòng ban chức năng công ty Do hạn chế về kiến thức cúng như kinh nghiệm nên sẽ có những thiếu sót rất mong sự góp ý của các thầy cô giúp hoàn thiện hơn bài viết của mình Em xin chân thành cám ơn! 25 Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân 26 26 Trần Thuý Giang QTCL 45 Luận văn... Anh chị đã làm việc cho công ty đã được thời gian bao lâu ?  1 năm  3 năm  Khác: … năm  2 năm  4 năm 2 Hiện nay đang làm tại phòng ban chức năng nào của công ty ?  P Tài chính - Kế hoạch  P Du lịch  P Tổ chức - hành chính  P Đầu tư phát triển Nội dumg chính 1 Theo anh, chị thì phòng làm việc của anh chị có sạch sẽ, gọn gàng hay không?  Có  Không 2 Theo anh, chị thì trong phòng làm việc của... quen các tiêu chuẩn sẽ 20 Khoa quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân Trần Thuý Giang QTCL 45 21 21 Luận văn tốt nghiệp trở nên không còn gò bó và nhân viên công ty sẽ sống chung với 5S tạo thành một nét đẹp trong công ty 3.2.6 B6 Kiểm tra, đánh giá, theo dõi thường xuyên phong trào 5S Kiểm soát 5S do chủ yếu ban lãnh đạo công ty và chính các thành viên trong công ty thực hiện Kiểm soát 5S có... ngày tạo thói quen trong công việc * Thực hiện SEITON Sau khi việc sàng lọc đã được thực hiện, tại nơi làm việc không còn những vật dụng không cần thiết và những vật dụng cần thiết nhưng mức độ và tần suất sử dụng đối với từng cá nhân là không cao Khi thực hiện SEITON (sắp xếp) tức là làm thế nào các vật dụng của cá nhân cũng như của tập thể được sắp xếp khoa học, thuận tiện và tạo hiệu quả làm việc. .. cái mới cho các công ty vừa tạo uy tín cho chính công ty đó khi tham gia các mối quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài Đối với công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt thì áp dụng công cụ quản lý chất lượng là hợp lý 5S thực sự là một công cụ quản lý khá tốt hi vọng Việt Nam ngày càng có nhiều doanh nghiệp biết đến và sử dụng nó một cách có hiệu quả Trong khuôn khổ bài luận văn, bài viết đã có . văn tốt nghiệp ÁP DỤNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY *** I. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG, MỤC TIÊU CỤ THỂ CỦA 5S 1.1 Phạm. số các mặt hạn chế về thực trạng của của công ty hiện nay và tạo một môi trường làm việc hiệu quả trong công ty. Cụ thẻ giúp các phòng ban có được một môi