Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi truờng làm việc hiệu quả tại các phòng ban chức năng của Công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội

Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi truờng làm việc hiệu quả tại các phòng ban chức năng của Công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU

5S là công cụ quản lý chất lượng du nhập từ Nhật Bản nhưng nó rất phù hợp vớiđiều kiện và môi trường ở Việt Nam Những năm vừa qua rất nhiều tổ chức đã thực hiện5S một cách hiệu quả đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, nơi mà công nhân thườngxuyên làm việc với nhiều máy móc thiết bị và cần có một sự đảm bảo về an toàn laođộng Ngoài ra 5S còn được áp dụng hoàn thiện hệ thống quản lý đối với các tổ chức đãtừng được công nhận áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001, ISO14000, KAIZEN… 5S làđiều kiện cơ bản và quan trọng đẻ thực hiện KAIZEN một cách hiệu quả nhất

5S với những nguyên lý không quá phức tạp, phù hợp với mọi loại hình doanhnghiệp nên rất thuận tiện khi thực hiện áp dụng Trong quá trình thực tập tại công ty

cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội em đã nhận thấy điều kiện của công tyhoàn toàn có thể thực hiện chương trình 5S một cách có hiệu quả Thực hiện 5S tạicông ty là một cách nhìn khác trong cách thức quản lý Công ty chưa áp dụng một

hệ thống quản lý chất lượng, cũng như công cụ quản lý chất lượng nào nên giớithiệu làm quen với 5S sẽ là cơ sở lý luận để có thể trong tương lai công ty tiến tới

áp dụng một hệ thống quản lý như ISO 9001 chẳng hạn Chính vì lý do như trên mà

em đã chọn đề tài bài luận văn của mình là : Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi truờng làm việc hiệu quả tại các phòng ban chức năng của công ty cổ phần dịch

vụ du lịch đường sắt Hà Nội.

Trong khuôn khổ của bài luận văn em xin đưa ra một số thông tin cơ bản vềthực trạng công ty, về nội dung cũng như cách thức, quá trình thực hiện kiểm soát,cải tiến chương trình 5S khi áp dụng vào các phòng ban chức năng

Bố cục của luận văn bao gồm ba chương chính:

Chương 1 : Giới thiệu về công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội Chương 2 : Thực trạng quản lý các yếu tố sản xuất và môi trường làm việc

của công ty và sự cần thiết áp dụng 5S

Chương 3 : Áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả các phòng ban chức

năng tại công ty

Trong quá trình tìm hiểu thông tin không tránh khỏi những sai sót rất mong sựgóp ý, chỉ bảo của thầy hướng dẫn cũng như các cô, chú trong công ty cổ phần dịch

vụ du lịch đường sắt Hà Nội

CHƯƠNG I

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ DU LỊCH

ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI

***

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

1.1 Những thông tin chung

Tên công ty

Tên tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ DU LỊCH ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI Tên tiếng anh: HANOI RAILWAY SERVICE JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: HARATOUR

Mail: hrts.co@fpt.vn và dulichdshn@fpt.vn

Loại hình doanh nghiệp:

Công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước được

cổ phần hoá theo quyết định số 3744/QĐ-BGTVT ngày 07/12/2004 của bộ giao thôngvận tải về việc chuyển công ty dịch vụ du lịch đường sắt thành công ty cổ phần Dịch vụ

Du lịch Đường Sắt Hà Nội

Lĩnh vực hoạt động:

Lĩnh vực hoạt động của công ty bao gồm các lĩnh vực kinh doanh du lịch và cáclĩnh vực kinh doanh dịch vụ du lịch

Trong đó:

Kinh doanh du lịch bao gồm:

Kinh doanh lữ hành nội địa

Kinh doanh lữ hành quốc tế

kinh doanh dịch vụ du lịch bao gồm:

Kinh doanh dịch vụ Khách sạn, nhà hàng và các dịch vụ khácSản xuất nhãn và bao bì

Mua bán chất bôi trơn làm sạch động cơMua bán nhiên liệu khác dùng trong động cơHoạt động hỗ trợ vận tải hàng hoá và khách sạn Sản xuất nước uống

Kinh doanh bất động sản với quyền sở hữu hoặc đi thuêHoạt động thể thao và giải trí khác

Phạm vi kinh doanh và hoạt động của công ty:

Công ty được quyền hoạt động kinh doanh theo quy định trong Giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh, phù hợp với các quy định của pháp luật, điều lệ tổ chức và hoạt độngcủa công ty, thực hiện các biện pháp thích hợp để đạt được các mục tiêu của công ty

Mục tiêu hoạt động của công ty:

Mục tiêu hoạt động của công ty là không ngừng phát triển trong các lĩnh vực hoạtđộng sản xuất kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, thực hiệntối đa hoá lợi nhuận để nâng cao lợi tức cho cổ đông, đồng thời nâng cao thu nhập chongười lao động và cải thiện điều kiện lao động

1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Cùng đặc điểm chung của ngành dịch vụ, công ty còn có đặc điểm riêng củađơn vị chủ quản là Tổng công ty đường sắt Việt Nam (TCTĐSVN) đó là nhiệm vụđược phân bổ theo nhu cầu phát triển của ngành đường sắt,vì vậy trong ngành dulịch đường sắt ở đâu có dịch vụ thì ở đó có Công ty cổ phần dịch vụ du lịch Đườngsắt Hà Nội

Mặt khác, nhiệm vụ của công ty còn đặc biệt chú trọng đến chất lượng phục vụ

uy tín trên thị trường, vì vậy công ty đã không ngừng đầu tư sửa chữa, mua sắmtrang thiết bị để phục vụ khách hàng, đây là những kết quả ban đầu đáng khích lệ,

1.3 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội tiền thân là công ty phục

vụ đường sắt được hợp nhất bởi công ty ăn uống đường sắt và trạm bán hàng trên

tàu Tại quyết định số 3271/ QĐ - TC, ngày 9 tháng 12 năm 1970 của Bộ trưởng bộgiao thông vận tải KT: Thứ trưởng Hồng Xích Tâm

Trụ sở 104C đường Lê Duẫn, Hà Nội.

Năm 1975 đất nước thống nhất, đường sắt Bắc Nam được khôi phục, tổng cục

đường sắt đã chỉ đạo công ty phục vụ đường sắt tổ chức phục vụ tại các ga Huế, ĐàNẵng, Nha Trang, Sài Gòn và năm 1976 đã thành lập công ty phục vụ đường sắt II(Đà Nẵng), Công ty phục vụ đường sắt III (Sài Gòn) trên cơ sở cán bộ của công typhục vụ đường sắt I ( Hà Nội)

Năm 1989, căn cứ yêu cầu nhiệm vụ đổi mới quản lý của nhà nước về kinh tế,

đảm bảo quyền chủ động sản xuất kinh doanh và chuyển các đơn vị kinh tế cơ sởsang hoạch toán kinh doanh XHCN trong ngành đường sắt Công ty phục vụ đường

sắt Hà Nội đã đổi tên thành Công ty dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội tại quyết

định số 836 ĐS/TC, ngày 13 tháng 11 năm 1989 của cục trưởng cục đường sắt: Thứtrưởng BGTVT kiêm Tổng cục trưởng Tổng cục đường sắt Đoàn Văn Xê ký

Năm 1992, sau khi bàn giao một số đơn vị sang ga, công ty từ 21 đơn vị cơ sở

còn lại 8 đơn vị

Căn cứ quy chế về thành lập và giải thể doanh nghệp nhà nước ban hành kèm theoNghị định số 388/ HĐBT, ngày 20/11/1991 của HĐBT Công ty Dịch vụ du lịchđường sắt Hà Nội được thành lập tại quyết định số 607/QĐ/TCCB - LĐ, ngày 05tháng 04 năm 1993 của bộ trưởng BGTVT

Năm 2002 Căn cứ Nghị định Số 64/2002/NĐ-CP, ngày 19/06/2002 của Chính

Phủ về chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần

Tại quyết định số 3744/QĐ - BGTVT, ngày 07 tháng 12 năm 2004 Bộ trưởng

Bộ GTVT đã ký quyết định chuyển công ty dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội thànhcông ty cổ phần

Công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội chính thức đi vào hoạt

động ngày 01 tháng 04 năm 2005 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty

cổ phần số : 0103007241 do sở KHĐT - phòng đăng ký kinh doanh cấp

II CÁC ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT ẢNH HƯỞNG ĐẾN

HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY

2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý

Hình 1.1 SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ TỪ GIÁM ĐỐC ĐẾN CÁC PHÒNG BAN

TT LỮ HÀNH VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ ĐƯỜNG SẮT

TT DỊCH VỤ DU LỊCH THƯƠNG MẠI ĐƯỜNG SẮT

TT DỊCH VỤ DU LỊCH THƯƠNG MẠI ĐƯỜNG SẮT

CHI NHÁNH LÀO CAI

CHI NHÁNH PHÍA NAM

Nguyên tắc hoạt động và chức năng từng bộ phận

Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh công ty

để quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty Hội đồng quản trịkhông thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông

Hội đồng quản trị của công ty gồm 5 thành viên; bao gồm Chủ tịch và cácthành viên khác Hội đồng Quản trị có nhiệm kỳ 03 (ba) năm và có thể được bầu lạitại Đại hội cổ đông tiếp theo

Hội đồng quản trị được bầu bằng thể thức bỏ phiếu trực tiếp tại Đại hội cổđông Thành viên Hội đồng quản trị phải đạt ít nhất 51% (Năm mươi mốt phầntrăm) tổng số phiếu có quyền quyết của các cổ đông tham dự trực tiếp hoặc thôngqua đại diện uỷ quyền có mặt tại Đại hội cổ đông

Thành viên Hội đồng Quản trị

Thành viên Hội đồng Quản trị phải có đủ các tiêu chuẩn sau:

Là cổ đông thể nhân sở hữu hoặc đại diện sở hữu nhóm cổ đông thể nhân tốithiểu 1.5 % (Năm phần trăm) tổng số cổ phần phổ thông của công ty Nếu là ngườiđại diện hợp pháp cho cổ đông pháp nhân, thì tỷ lệ sở hữu tối thiểu là 10% (Mườiphần trăm) Tổng cổ phần phổ thông của công ty

Có trình độ học vấn từ đại học trở lên, có năng lực kinh doanh và tổ chức quản

lý doanh nghiệp, có kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh ngành nghềcủa công ty, hiểu biết về pháp luật

Có sức khoẻ, phẩm chất đạo đức tốt, trung thực liêm khiết

Chủ tịch Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị bầu chủ tịch, trong số thành viên Hội đồng quản trị Chủtịch hội đồng quản trị có thể kiêm Tổng giám đốc Công ty và được Đại hội cổ đôngthông qua Các thành viên Hội đồng quản trị có thể kiêm nhiệm các chức vụ điềuhành trực tiếp sản xuất kinh doanh của công ty

Quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch hôi đồng quản trị do điều lệ công ty và LuậtDoanh nghiệp quy định Chủ tịch hội đồng quản trị phải triệu tập và chủ toạ Đại hội

cổ đông và các cuộc họp của Hội đồng Quản trị.Một uỷ viên HĐQT sẽ thay mặtChủ tịch khi được chủ tịch uỷ quền Trong trường hợp này, Chủ tịch phải thôngbáo cho HĐQT về việc uỷ quyền Trường hợp Chủ tịch tạm thời không thể thựchiện nhiệm vụ vì bất kỳ lý do nào, thì Hội đồng Quản trị có thể bổ nhiệm một ngườikhác trong số các thành viên của HĐQT để thực hiện thay nhiệm vụ cho Chủ tịchHĐQT

Tổng giám đốc - Phó tổng giám đốc

Hội đồng quản trị bổ nhiệm Tổng Giám đốc, Phó tổng giám đốc và ký kết hợpđồng lao động với Tổng Giám đốc, Phó tổng đốc Hợp đồng lao động quy định rõmức lương, thù lao, quyền lợi và các điều kiện khác của hợp đồng Thông tin vềmức lương, trợ cấp, quyền lợi của Tổng Giám đốc phải được báo cáo cho đại hội cổđông thường niên và được nêu trong báo cáo thường niên của Công ty

Nhiệm kỳ Tổng Giám đốc là 3 năm (ba) trừ khi HĐQT có quy định khác Khihết nhiệm kỳ có thể được HĐQT xem xét bổ nhiệm lại Nếu bổ nhiệm lại thì phải

ký kết lại hợp đồng lao động lại với Tổng giám đốc

Các phòng chức năng của của công ty

vi phạm pháp luật, tiêu cực xảy ra trong phòng

Viên chức, nhân viên của phòng chịu sự quản lý, phân công nhiệm vụ của kếtoán trưởng (hoặc Trưởng Phòng) trên cơ sở HĐLĐ Tổng giám đốc đã ký và chịutrách nhiệm trước kế toán trưởng (hoặc trưởng phòng) về phần việc được giao Trường hợp Tổng giám đốc làm việc trực tiếp với viên chức, nhân viên củaphòng, thì viên chức, nhân viên có trách nhiệm thực hiên, sau đó báo cáo lại kế toántrưởng (hoặc Trưởng phòng)

Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc được Tổng giám đốc phân công điềuhành hoạt động của phòng thông qua trưởng phòng.

Trưởng phòng điều hành hoạt động của phòng, chịu trách nhiệm trước Tổnggiám đốc về thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng và các vụ việc vi phạm phápluật, tiêu cực xảy ra

Viên chức, nhân viên trong phòng chịu sự quản lý, phân công nhiệm vụ củatrưởng phòng trên cơ sở HĐLĐ tổng giám đốc đã ký và chịu trách nhiệm trướctrưởng phòng về việc được giao

Trường hợp Tổng giám đốc làm việc trực tiếp với viên chức, nhân viên củaphòng, thì viên chức, nhân viên có trách nhiệm thực hiên, sau đó báo cáo lại Trưởngphòng

Chức năng

Tham mưu định hướng chiến lược phát triển kinh doanh du lịch - Lữ hành;phát triển kinh doanh dịch vụ du lịch Tham mưu điều hành kinh doanh du lịch lữhành và tổ chức dịch vụ toàn công ty

* Phòng đầu tư - Kinh doanh Nguyên tắc hoạt động

Tổng giám đốc hoặc phó tổng giám đốc được Tổng giám đốc phân công điềuhành hoạt động của phòng Đầu tư - Kinh doanh thông qua trưởng phòng

Trưởng phòng, điều hành hoạt động của phòng, chịu trách nhiệm trước Tổnggiám đốc về thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng về các việc vi phạm phápluật, tiêu cực xảy ra trong phòng

Viên chức, nhân viên trong phòng chịu sự quản lý, phân công nhiệm vụ của trưởng phòngtrên cơ sở HĐLĐ Tổng giám đốc đã ký và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về phần việcđược giao.

Trường hợp Tổng giám đốc làm việc trực tiếp với viên chức, nhân viên củaphòng, thì viên chức, nhân viên có trách nhiệm thực hiên, sau đó báo cáo lại trưởngphòng

Giám đốc trực tiếp hoặc Phó tổng giám đốc chỉ đạo, điều hành hoạt động củaphòng TCHC thông qua trưởng phòng

Trưởng phòng điều hành hoạt động của phòng, chịu trách nhiệm trước tổng giámđốc về thực hiện chức năng nhiệm vụ và các vụ việc vi phạm pháp luật, tiêu cực xảy ra.Viên chức, nhân viên trong phòng chịu sự quản lý, phân công nhiệm vụ củaTrưởng phòng trên cơ sở HĐLĐ Tổng giám đốc đã ký và chịu trách nhiệm trướctrưởng phòng về công việc được giao

Trường hợp Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc phụ trách việc trực tiếpvới viên chức, nhân viên của phòng, thì viên chức, nhân viên đó có trách nhiệmthực đó báo cáo lại với Trưởng phòng

Chức năng

Tổ chức tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc quản lý về các mặt công tác:

Tổ chức - Cán bộ - Lao động - Tiền lương - Đào tạo - Quản trị hành chính - Quân

sự, bảo vệ - Thanh tra pháp chế - Thi đua, tuyên truyền, khen thưởng, kỷ luật - Y tế

Các đơn vị cơ sở

* Trung tâm lữ hành và thương mại quốc tế đường sắt (Số 1A Khâm Thiên,Hà Nội)

* Khách sạn Mùa Xuân (145 Lê Duẩn, Hà Nội)

* Trung tâm điều hành hướng dẫn du lịch (152 Lê Duẩn, Hà Nội)

* Trung tâm thể thao du lich đường sắt Hà Nội (109 Linh Quang, Trần Quý Cáp, Hà Nội )

* Trung tâm dịch vụ du lịch thương mại đường sắt (12 Nguyễn Khuyến, Hà Nội)

* Trung tâm thương mại và kinh doanh dịch vụ (17 Tô Hiến Thành,Hà Nội)

* Chi nhánh Vinh (Số 1 Lệ Ninh, Phường Lê Lợi, TP: Vinh)

* Chi nhánh Lào cai (002 Phố Tán Thuật, Phường Cốc lếu, TP: Lào Cai)

* Chi nhánh phía nam (Số 210/11 Đường Cách Mạng Tháng 8, TP:HCM )

* Trung tâm du lịch thương mại Đường Sắt (Số 196/1/17 Đường Cộng Hoà, TP : HCM ) Chức năng

Các đơn vị cơ sở có chức năng cụ thể khác nhau, song đối với tổng công ty thìchức năng tổng quát chung của các đơn vị cơ sở là: trực tiếp tổ chức sản xuất kinhdoanh, phấn đấu thực hiện mục tiêu : Hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước, với doanhnghiệp, với cổ đông, nâng cao quyền lợi của người lao động, tối ưu hoá lợi nhuận

Nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị cơ sở

Nhiệm vụ quyền hạn của các đơn vị cơ sở được phân theo các nội dung: kinhdoanh lữ hành quốc tế và nội địa,kinh doanh thương mại, kinh doanh khách sạn(khách sạn Mùa Xuân), kinh doanh lĩnh vực khác

Theo từng đơn vị cơ sở với lĩnh vực kinh doanh khác nhau có nhiệm vụ quyềnhạn khác nhau, trong điều kiện bài viết giới hạn tôi xin tóm tắt một số quyền hạnnghĩa vụ chung nhất các đơn vị cơ sở

- Đối với kinh doanh lữ hành quốc tế và nội địa

Xây dựng định hướng phát triển hoạt động du lịch lữ hành quốc tế và nội địatrên cơ sở đầu tư cơ sở vật chất và hoàn thiện đội ngũ chuyên môn, nghiệp vụ, đồngthời xây dựng các sản phẩm du lịch phong phú, phù hợp với thị hiếu, sở thích của

nhiều đối tượng và luôn đổi mới tạo sự hấp dẫn, tuyên truyền quảng bá, tiếp thị, báogía công khai cho khách và điều kiện phục vụ để cạnh tranh với các doanh nghiệp

du lịch khác Luôn ý thức nâng cao uy tín và thương hiệu Haratour

Có trách nhiệm trước công ty và pháp luật về quản lý các đoàn khách du lịchquốc tế từ khi nhập cảnh đến khi xuất cảnh và khách Việt Nam đi du lịch nướcngoài theo chương trình hợp đồng đã được ký

Trong trường hợp không đủ điều kiện tổ chức lữ hành thì uỷ quyền uỷ tháccho doanh nghiệp lữ hành quốc tế có uy tín thực hiện toàn bộ hoặc một phần tourhoặc một phần dịch vụ cho khách

Phổ biến và hướng dẫn khách thực hiện đúng các quy định về bảo vệ an ninh,chính trị, trật tự an toàn xã hội, môi trường sinh thái, tài nguyên thiên nhiên và disản văn hoá Đảm bảo bí mật quốc gia, an toàn tài sản và tính mạng của khách Tham gia hội chợ quốc tế và nội địa được Tổng giám đốc phê duyệt

- Đối với kinh doanh thương mại

Tổ chức thực hiện ký kết hợp đồng mua, bán buôn, bán lẻ, đại lý, ký gửi sảnphẩm hàng hoá được phép kinh doanh và thực hiện theo đúng pháp luật, đúng quyđịnh của địa phương

Bảo toàn vốn và tăng nhanh vóng quay, không để xảy ra nợ hàng tiền dây dưahoặc không có khả năng thanh toán

Vay vốn ngoài phải được Tổng giám đốc công ty cho phép bằng văn bản.Tính toán xác định định mức chi phí vận chuyển, bốc xếp, hao hụt thực tế từngloại hàng làm cơ sở thực hiện

Hàng hỏng, kém chất lượng, quá đát phải kịp thời sử lý và chịu trách nhiệm vềnhững thiệt hại ( nếu có)

- Đối với kinh doanh khách sạn (khách sạn Mùa Xuân)

Thực hiện đúng quy định của Chính phủ, Bộ công an về điều kiện kinh doanh

về điều kiện kinh doanh cho thuê khách lưu trú Thủ tục đón nhận và quản lý kháchđến lưu trú tại khách sạn

Chỉ nhận khách lưu trú khi có đầy đủ giấy tờ hợp lệ Từ chối đối với kháchkhông chấp hành nội quy khách sạn đã được biết trước, yêu cầu của khách vượt quákhả năng, phát hiện có hành vi phạm pháp luật, khách mang trong người bệnhtruyền nhiễm Từ chối các cuộc thanh tra kiểm tra không đúng pháp luật.

Đảm bảo an ninh, trật tự, bí mật quốc gia, bảo vệ người và tài sản cho kháchkhi đang lưu trú tại khách sạn

Quản lý lưu trữ danh sách khách đã lưu trú cùng các thông tin cần thiết kháctheo quy định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền

Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ chế độ sổ sách kế toán, lưu trữ hồ sơ, tài liệu về hoạtđộng kinh doanh lưu trú, chế độ báo cáo theo quy dịnh của pháp luật, của công ty

Duy tu, bảo trì, sửa chữa để không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất của kháchsạn.Lãnh đạo và nhân viên cẩu khách sạn phải sử sự với khách đúng mực, lịch sự,gây được thiện cảm và uy tín đối với khách

- Đối với Kinh doanh lĩnh vực khác

Kinh doanh các lĩnh vực khác phải đúng với giấy phép do sở kế hoạch đầu tư cấp, quátrình kinh doanh thực hiện đúng pháp luật, đúng quy định của địa phương, của công ty

Cá lĩnh vực kinh doanh đều phải tuân thủ các bước tiến hành: Nghiên cứu,phân tích thị trường, thông qua khảo sát thống kê để đánh giá khả năng thực hiện,

và tiềm năng của thị trường, thuận lợi, khó khăn, rủi ro để lập phương án khả thitiến hành đầu tư, huy động vốn, tính toán vòng quay vốn, thời gian hoàn vốn, cáckhoản chi phí hiệu quả kinh doanh

Sử dụng lao động đúng với hợp đồng lao động Tổng giám đốc đã ký Hợp đồng laođộng thời vụ đúng quyền hạn, người lao động phải có chuyên môn, tay nghề

Thực hiện an toàn cơ sở vật chất, an toàn lao động đúng quy định về an toàncủa từng ngành nghề, phòng chống cháy nổ, tệ nạn xã hội, những hành vi tiêu cựctrong quá trình SXKD gây thất thoát hàng, tiền của đơn vị

Nhận xét về mô hình quản lý, ưu nhược điểm

Mô hình quản lý của công ty được xây dựng theo mô hình quản lý hỗn hợp

Mô hình quản lý này giúp doanh nghiệp có thể chuyên môn hoá được các hoạt động

của doanh nghiệp song cũng có nhược điểm là có thể hình thành các doanh nghiệpquá nhỏ tạo nên sự cồng kềnh trong quản lý và không hiệu quả.

Mặt khác tổ chức quản lý của công ty có sự kết hợp chức năng trong cácphòng ban như: phòng tài chính kế hoạch, phòng kinh doanh du lịch, tổ chức hànhchính như vậy có thể tiết kiệm được mặt bằng, nhân công nhưng vẫn có thể tạo ra

sự chồng chéo trong chức năng nhiệm vụ dẫn đến khó quản lý

Một số dịch vụ bổ sung: Thông tin liên lạc, mua vé, giặt là…

Sản phẩm du lịch thường do nhiều đơn vị kinh doanh tạo ra như khách sạn,nhà hàng, doanh nghiệp vận chuyển, kinh doanh lữ hành… Do vậy các doanhnghiệp phải có sự phối hợp trong kinh doanh

Nhu cầu về sản phẩm du lịch không ổn định do ảnh hưởng của tính chất thời

vụ, biến động về tỷ giá tiền tệ, bất ổn về tình hình kinh tế, chính trị… Do đó sảnphẩm du lịch thường bấp bênh và không ổn định

2.3 Thị trường du lịch

Khái niệm về thị trường du lịch

"Thị trường du lịch là nơi "gặp gỡ" giữa cung và cầu trong lĩnh vực du lịch,phù hợp về chủng loại, chất lượng, số lượng, thời gian cung cấp sản phẩm và dịch

vụ trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh du lịch"

Để đảm bảo cho các hoạt động du lịch không bị ách tắc thì hàng hoá, dịch vụ tạo

ra dưới nhiều dạng thì phải được mua, bán và tiêu dùng Quá trình trên chỉ có thể xuấthiện và thực hiện trên thị trường Như vậy, trong du lịch cũng tồn tại thị trường

Những hàng hoá, dịch vụ được trao đổi mua bán trên thị trường du lịch là docác tổ chức và cá nhân chuyên kinh doanh tạo ra hoặc chuyển bán nhằm đáp ứngnhu cầu du lịch một cách trực tiếp và thuần tuý Thị trường du lịch là một phần cấuthành tương đối đặc biệt của thị trường hàng hoá nói chung Nói chính xác hơn thịtrường du lịch là bộ phận cấu thành nên thị trường dịch vụ

Đặc điểm thị trường du lịch

Thị trường du lịch là một bộ phận của thị trường hàng hoá nên thị trường dulịch có đầy đủ những đặc điểm cơ bản của thị trường nói chung, tuy nhiên do đặcthù của du lịch, thị trường du lịch có những nét đặc trưng độc lập tương đối so vớithị trường hàng hoá

Các đặc trưng của dịch vụ du lịch bao gồm:

Trên thị trường du lịch đối thượng mua và bán rất đa dạng gồm những vật hữuhình, dịch vụ và cả những đối tượng ở những thị trường khác không coi là hàng hoá.Cung và cầu du lịch chủ yếu là dịch vụ, xuất hiện muộn so với thị trường hànghoá và không có sự di chuyển của hàng hoá vật chất và dịch vụ từ nơi sản xuất đếnđịa phương thông tin của khách hàng

Đối tượng mua bán trên thị trường du lịch không hiện hữu trước người mua.Các khâu chào hàng, lựa chọn, cân nhắc trả giá quyết định mua, bán phải thông quaphương tiện quảng cáo và kinh nghiệm, khác hẳn với việc mua bán thông thường vàngười mua không sở hữu được được những dịch vụ mà mình đã trả tiền mà chỉ có

Mặt khác sản phẩm du lịch và dịch vụ du lịch không có đầy đủ thuộc tínhhàng hoá hoặc rất khó xác định các thuộc tính của nó một cách chính xác như tàinguyên du lịch

Quan hệ giữa người mua và người bán trên thị trường du lịch dài hơn so vớithị trường khác, bắt đầu khi sản phẩm được bán ra và kết thức khi khách trở về nơi

cư trú của họ

Các sản phẩm du lịch nếu không bán được sẽ không có giá trị và sẽ không thểlưu kho Việc mua bán, tiêu dùng du lịch được gắn liền với một không gian và thờigian nhất định cụ thể và mang tính thời vụ rõ rệt

Thị trường du lịch cũng có các chức năng thực hiện, công cụ thông tin và điềutiết như cá thị trường khác bởi lẽ nó cũng là một thị trường nói chung

Phân loại thị trường du lịch

Thị trường du lịch là một chỉnh thể gồm nhiều loại thị trường Mỗi loại thịtrường có những đặc thù khác nhau Có thể phân loại thị trường du lịch theo haicách, một là phân loại thị trường theo khả năng kinh tế bên bán và bên mua; hai làcăn cứ vào các tiêu thức thông lệ

Trong hai cách phân loại thì mỗi cách phân loại có những thuận lợi và khó khănkhác nhau Cách phân loại thứ nhất phẩn ánh toàn diện bản chất của thị trường,nhưng rất khó đánh giá đúng khả năng bên bán cũng như bên mua Cách phân loạithứ hai thông dụng và dễ tìm được các tiêu thức phân loại, nhưng chỉ phản ánh nhữngmặt khác biệt của thị trường Đây là cách phân loại thứ hai vẫn phổ biến hơn nhất.Theo cách phân loại này có thể dựa vào các tiêu thức thông dụng như: địa lý chính trị,không gian của cung và cầu, thực trạng thị trường, thời gian, loại hình dịch vụ Theo cách phân loại thứ hai thị trường du lịch có các loại thị trường sau:

Thị trường du lịch quốc tế: Thị trường mà ở đó cung thuộc một quốc gia còn

cầu thuộc một quốc gia khác

Thị trường du lịch nội địa: Là thị trường mà ở đó cung và cầu du lịch đều nằm

trong biên giới lãnh thổ quốc gia

Thị trường du lịch quốc gia:Là phần thị trường mà mỗi nước chiếm lĩnh được.

Thị trường du lịch khu vực: Là thị trường du lịch quốc tế của một số khu vực

vùng địa lý nào đó như : thị trường Đông Âu, Châu Á- Thái Bình Dương

Thị trường du lịch thếgiới: Là tổng hợp các quốc gia.

2.4 Đặc điểm lao động và quản lý

Biểu 1.1 BẢNG BÁO CÁO LAO ĐỘNG VÀ THU NHẬP CẢ NĂM 2006

Lao động

TNBQ (1.000đ Ng/Th)

TLBQ (1.000đ Ng/Tg )

31/12 năm 2006

Bình quân Tổng số

Tiền lương, các khoản có t/c lương

Các khoản thu nhập khác

Theo bảng báo cáo lao động và thu nhập cả năm 2006 ta thấy được trong tổng

129 lao động của công ty thì có 95 lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm chiếm 74%trong tổng số lao động, Lao động gián tiếp là 15 lao động chiếm 12 % trong tổng sốlao động trong đó bao gồm quản lý kinh tế 8 lao động, quản lý kỹ thuật 1 lao động

và quản lý hành chính 6 lao động Cơ cấu lao động theo tỷ lệ 1/6 như vậy là kháhợp lý Sáu người lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm ứng với 1 lao động quản lý.Tiền lương bình quân cả công ty năm 2006 là 1,966 nghìn đồng Mức lương nhưvậy là đảm bảo được mức sống của lao động Tuy nhiên có sự chênh lệch thực tế giữatiền lương của người quản lý và lao động trực tiếp Có sự chênh lệch này là do nhiều lý

do nhưng nguyên nhân cơ bản đó là sự khách nhau về trình độ chuyên môn và vị trí,đóng góp của lao động đối với sự phát triển của công ty

Biểu 1 2 CƠ CẤU LAO ĐỘNG THEO ĐỘ TUỔI VÀ GIỚI TÍNH

Biểu 1 3 CƠ CẤU TRÌNH ĐỘ VĂN HOÁ NHÂN VIÊN CÔNG TY

Caođẳng

Đạihọc

10 20 30 40 50 60 70

Lớp 9 Lớp 12 Công

nhân KT

Trung học CN

Cao Đẳng

Đại học Trên đại

Qua đồ chúng ta thấy được chất lượng của đội ngũ lao động của công ty ngàycàng được nâng cao Theo thống kê thì trong 62 lao động có trình độ đại học thì có

32 lao động dưới tuổi 30, 17 lao động từ 30 đến 40 tuổi Lao động có trình độ đạihọc chiếm 48% trong lao động trong tổng số, đấy là một tỷ lệ tương đối cao, thểhiện sự quan tâm của lãnh đạo đến chất lượng đội ngũ của công ty

Trong số 27 lao động có trình độ đến lớp 9, lớp 12 hầu hết là lao động không cần đếnchuyên môn, tập trung vào công tác vệ sinh và quản lý toà nhà 142 Lê Duẩn Sự phân công laođộng này không ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh công ty và phù hợp với nhu cầulao động, không gây lãng phí nhân công lao động khi thuê lao động có trình độ không cần thiết

2.5 Đặc điểm về cơ sở vật chất

Do tính đặc thù của ngành dịch vụ du lịch nên cơ sở vật chất của công ty cóthể thuộc sở hữu của công ty hoặc không thuộc sở hữu Phần cơ sở vật chất thuộc vềcông ty sở hữu đó chính là phần tài sản cố định của công ty còn phần không thuộc

sở hữu của công ty đó chính là các khu du lịch, nghỉ mát hay các trung tâm dịch vụcông cộng phục vụ trong quá trình cung cấp dịch vụ du lịch của công ty Ở đây tôixin đề cập đến cơ sở vật chất thuộc quyền sở hữu của công ty theo nguồn mới nhất.Công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội có tổng giá trị tài sản dàihạn là 23,457,650,227 (hai mươi ba tỷ, bốn trăm năm mươi bảy triệu, sáu trăm nămmươi nghìn, hai trăm hai mươi bảy).Trong đó tài sản cố định 23,051,282,886 (Haimươi ba tỷ, không trăm năm mươi mốt triệu, hai trăm tám lăm nghìn, tám trăm támsáu) và chi phí xây dựng dở dang là: 3,674,334,871 (Ba tỷ, sáu trăm bảy tư triệu, batrăm ba tư nghìn, tám trăm bảy mốt) Chi tiết được liệt kê theo bảng sau:

Biểu 1 4 BẢNG KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CÔNG TYTẠI THỜI

II Chi phí xây dựng dở dang 3,674,334,871

Tổng tài sản cố định 23,051,282,886

Như vậy trong 19 tỷ đồng tài sản cố định hữu hình thì đầu tư chủ yếu vào nhà

142 Lê Duẩn là chủ yếu (20 tỷ), tiếp đó là hai khách sạn là: Khách sạn Khâm Thiên

gần 1.5 tỷ, và khách sạn Mùa Xuân (gần 3 tỷ) Tuy nhiên lợi nhuận thu được hàngnăm không phải các cơ sở này đưa về nguồn thu chính Đặc điểm chung sản phẩmdịch vụ của ngành du lịch là không cố định, các cơ sở này là phần cung ứng thêmcác dịch vụ đi kèm du lịch nhằm thoả mãn ngày càng tốt hơn cho nhu cầu kháchhàng thông qua sự tiện lợi và đảm bảo tính thông suốt quá trình cung cấp sản phẩmcho khách hàng

Ngoài ra cơ sở vật chất của công ty còn thể hiện ở những trang thiết bị cungcấp cho hoạt động quản lý được tốt hơn như hệ thốn máy tính nối mạng, các phònglàm việc có điều hoà, bàn ghế làm việc thoải mái tạo không khí làm việc tốt

Nguồn cơ sở vật chất không thuộc nguồn sở hữu của công ty nhưng nó ảnhhưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đó là nguồn tài nguyên, cácđiểm đến khu du lịch, những trung tâm nghỉ ngơi, toa tầu thuộc các ga, trạm nghỉ.Đối với những nguồn này công ty phải thường xuyên theo dõi và giúp đỡ địaphương hay công ty cung cấp dịch vụ khi gặp sự cố Tạo điều kiện tốt nhất để haibên cùng có lợi, tránh thất thoát không đáng có

2.6 Đặc điểm tài chính

Thời điểm công ty bắt đầu chuyển từ doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổphần (4/2005), công ty có vốn điều lệ là 11,000,000,000 đồng được chia thành110.000 cổ phần với mệnh gía 100,000 đồng Việt Nam Trong đó, nhà nước chiếm

sở hữu 40%, người lao động trong doanh nghiệp và các đối tượng ngoài doanhnghiệp sở hữu 60%

Đến nay sau hai năm hoạt động kinh doanh theo hình thức cổ phần hoá doanhnghiệp đã có nhiều thay đổi về tổng lượng vốn và trong cơ cấu vốn Tổng lượng vốncủa công ty là 30,817,780,888 tăng 2.9 lần so với năm đầu thành lập, trong đó có19,963,699,059 là vốn vay và 10,854,081,829 là vốn chủ sở hữu Trong vốn vay thì16,027,376,074 đồng là vốn nợ ngắn hạn, 3,936,322,985 đồng là vốn vay dài hạn

Như vậy doanh nghiệp huy động vốn chủ yếu bằng hình thức: sử dụng vốn tự

có, vay ngân hàng và huy động vốn nội bộ công ty thông qua phát hành cổ phiếucông ty Trong đó tự có của doanh nghiệp chiếm gần 1/3 tổng vốn của doanhnghiệp Vốn vay của doanh nghiệp chiếm tỷ trọng khá lớn trong đó nguồn vốn vaydài khá nhiều nên làm tăng chi phí lãi vay ảnh hưởng đến khả năng thanh toán vàhuy động vốn của doanh nghiệp

Qua đó ta có thể nhận xét là khả năng huy động vốn của công ty có thể linhđộng theo các hình thức khác nhau tuỳ theo mục đích và điều kiện cụ thể khác nhau.Các hình thức có thể: Sử dụng vốn vay bằng cách vay ngân hàng, ban hành cổphiếu, hay sử dụng vốn chủ sở hữu thông qua quỹ đầu tư phát triển trích hàng năm,trích lợi nhuận chưa phân phối

Biểu 1 5 CƠ CẤU NGUỒN VỐN CỦA DOANH NGHIỆP 31/12/2006

II Nguồn kinh phí và quỹ khác (63,842,216)

I TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA

CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY

1.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh những năm gần đây

Biểu 2.1 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY

TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY

STT

Năm Chỉ tiêu 31/12/2005

% TH/KH 31/12/2006

% TH/KH

Sau khi thực hiện cổ phần hoá công ty đã đạt được những thành tựu nhất định

Cả hai năm 2005, và 2006 doanh thu đều đạt ở mức cao, riêng năm 2006 doanh thuđạt 71.458 triệu đồng, mượt mức chỉ tiêu 15%, Thông thường các doanh nghiệp khichuyển sang cổ phần hoá hay mắc phải một số khó khăn do chuyển cơ chế hoạtđộng và bắt kịp với nhịp độ làm việc mới, sức ỳ của cơ chế cũ có giảm nhưng vẫn

tác động làm cho hiệu quả kinh doanh của các công ty thường giảm sút Khắc phụcđược điểm yếu đó công ty cổ phần đường sắt không những giữ được mức doanh thutrước mà còn tăng thêm Trong tổng số doanh thu đạt được thì doanh thu bán hàng

là cao nhất, doanh thu hoạt động tài chính thì không hiệu quả (đạt mức âm) Đó làvấn đề mà công ty phải quan tâm

Trong hai năm qua công ty có mức doanh thu tăng cao như vậy một phần donăng lực hoạt động của công ty đựoc cải thiện một phần do ảnh hưởng chung củabiến động kinh tế xã hội nói chung năm 2006 Việt Nam với nhiều sự kiện diễn ranhư hội nghị APEC, ASEM, các giải bóng đá với quy mô khu vực và quốc tếdiễn ra liên tục ở Việt Nam làm tăng lượng khách du lịch vào nước ta Mặt khác đờisống người dân ngày càng được nâng cao nên nhu cầu đi du lịch trong những kỳnghỉ ngày càng tăng Các khu du lịch được đầu tư nhiều hơn, một số khu du lịchmới được phát hiện, đầu tư và đưa vào khai thác tạo điều kiện cho du lịch trongnước cũng như quốc tế ngày càng phát triển và cơ hội cho ngành cung cấp dịch vụ

1.2.2 Hoạt động đầu tư

Trong hai năm gần đây công ty đã thực hiện đầu tư nâng cấp và sửa chữanhững hệ thống cung cấp dịch vụ cho công ty Năm 2005 thực hiện sửa chữa nângcấp toà nhà 142 Lê Duẩn, sửa tầng 8, cải tạo công trình điện nước, thiết kế cải tạophần thô tầng 3,4, xây lắp điện nước tầng 3,4 tổng chi phí 138,124,361 đồng Sửdụng toà nhà không chỉ là trụ sở quản lý công ty mà thực hiện cho thuê văn phòng,tạo nguồn thu cho công ty Cải tạo khu nhà nghỉ Khâm Thiên, và một số công trìnhkhác Đầu tư cải thiện nhằm tạo thêm sức hút cho các khách thuê văn phòng và tạo

sự thoả mãn cho khách hàng ngày càng tốt hơn

1.2.3 Kết quả nâng cao đời sống cho người lao động:

Theo thống kê tiền lương bình quân người lao động công ty năm 2005 đạt 1.6triệu đồng/ ng/ tháng, tăng 1.72 lần so với năm 2004 Năm 2006 đạt 1.9 triệu đồng/ng/ tháng tang 1.4 % lần so với năm 2005 Như vậy tiền lương của lao động đượcđảm bảo

Công ty cũng đã thực hiện đầy đủ chính sách đối với người lao động đúng quyđịnh của pháp luật lao động và quy chế của công ty như : Chuyển lương cũ sanglương mới cho cán bộ CNV, nâng lương tối thiểu cho cán bộ công nhân viên từ 350ngàn đồng lên 450 ngàn đồng; nâng bậc lương, làm sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế; giải quyết lao động về nghỉ theo NĐ 41/CP của chính phủ ( 2 đợt: 70 người);tuyển mới 21 lao động, cho thôi việc và chuyển công tác 20 người, hàng năm tổ chứckhám sức khoẻ, phục hồi sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên Quan tâm chú trọngcông tác bồi dưỡng đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên

Ngoài ra công ty còn vận động cán bộ công nhân viên thực hiện tốt chế độchính sách, pháp luật Nhà nước Tổ chức tốt các hoạt động văn hoá thông tin, côngtác xã hội, từ thiện như mua công trái Thủ đô, ủng hộ quỹ xã hội - từ thiện ngànhđường sắt, địa phương phát động; tặng quà cán bộ công nhân viên chúc mừng ngàysinh nhật

1.2.4 Hoạt động quản lý chất lượng

Hiện tại công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội chưa có phòngriêng quản lý riêng về chất lượng, tuy nhiên các vấn đề liên quan đến chất lượngvẫn được kiểm soát một cách chặt chẽ Về chất lượng sản phẩm, chất lượng đội ngũcông nhân viên hay môi trường làm việc… đều được quản lý nhưng dưới góc độquản lý chung Mỗi phòng ban, mỗi cơ sở chịu trách nhiệm về những công tác quản

lý của mình đảm bảo đúng pháp luật và quy định của công ty

Tính cho đến nay thì công ty cũng chưa áp dụng một hệ thống quản lý chấtlượng nào Đó cũng là một hạn chế khi công ty bắt đầu thực hiện áp dụng bất kỳmột hệ thống quản lý chất lượng, hay một công cụ quản lý chất lượng nào Chính vìvậy nên khi triển khai áp dụng công cụ quản lý chất lượng đối với công ty phải đi từnhững bước đơn giản và dần cải tiến về sau

II ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG CỦA CÔNG TY

2.1 Nguồn dữ liệu đánh giá môi trường làm việc của công ty

Nguồn dữ liệu cung cấp để tìm hiểu và đánh giá thực trạng môi trường làmviệc của công ty bao gồm nguồn dữ liệu sơ cấp và nguồn dữ liệu thứ cấp Nguồn dữliệu sơ cấp chủ yếu được thu thập từ phương pháp quan sát và thu thập ý kiến củacác nhân viên trong công ty và nguồn dữ liệu thứ cấp thu thập được qua các tài liệuliên quan có trước của công ty thông qua các quyết định hay các thông tin đã đượcđưa ra tham khảo ở trang web của công ty

Các thông tin lấy từ nguồn dữ liệu sơ cấp bao gồm: Thông tin về tình hình

sắp xếp các vật dung của công ty, thông tin về thái độ làm việc của nhân viên công

ty, thông tin về các công tác vệ sinh của công ty…

Các thông tin lấy từ nguồn dư liệu thứ cấp bao gồm: Sơ đồ cơ cấu mặt bằng

của tầng 8 của công ty, thực tế sắp xếp các phòng ban công ty, lịch làm vệ sinh công

ty, truyền thống văn hoá công ty, …

2.2 Phương pháp thu thập thông tin từ nguồn dữ liệu sơ cấp

Phương pháp quan sát:

Khi thực hiện quan sát ta có thể thu thập được một số thông tin về thực trạngmôi trường làm việc của nhân viên của công ty Phương pháp này giúp cho ta nămđược thực tế một cách sát thực nhưng yêu cầu người quan sát phải có được trình độquan sát đánh giá chính xác, phải có một cách tổng quát và khoa học tránh ý chí chủquan và phiến diện

Một số thông tin chỉ có phương pháp trực quan mới chính xác đó là thực trạng

bố trí sắp xếp các vật dụng của công ty, biểu hiện thái độ làm việc của các nhânviên trong công ty Ví dụ như phòng làm việc có bao nhiêu bàn, bố trí như thế nào,

bố trí như thế đã hợp lý hay chưa… Qua việc quan sát đó có thể đưa ra các thôngtin, các sơ đồ biểu hiện những thông tin quan sát được

Kết quả của phương pháp này cho ta một số thông tin như sau:

Công ty có 4 phòng chức năng tại tầng 8 của toà nhà 142 Lê Duẩn, Trong đó

bố trí phòng tổ chức hành chính chia làm hai phòng làm việc Phòng của tổ văn thư

bố trí 4 bàn làm việc, phòng Tổ chức hành chính 5 bàn làm việc, phòng đầu tư kinhdoanh 3 bàn làm việc, Phòng du lịch 10 bàn làm việc, phòng tài chính kế hoạch 6bàn làm việc và 1 bàn tiếp khách, ngoài ra còn có tổ dịch vụ của phòng du lịch có 6bàn làm việc Ngoài những thông tin trên thì quan phương pháp quan sát ta có thể

có đựơc các thông tin về cơ cấu mặt bằng các phòng ban của công ty và tổng kếtthành sơ đồ sau:

WC WC

Tổ Văn Thư ( P.TCHC ) ( 20 m 2 )

5 bàn làm việc

P T ỔNG GIÁM ĐỐC ( 28.5 m 2 ) PHÒNG HỌP (28.5 m 2 )

PHÒNG DU LỊCH (43 m 2 )

10 bàn làm việc – 1 bàn tiếp

khách

TỔ DỊCH VỤ

P DU LỊCH (21.5 m 2 )

6 bàn lamv việc

P PTGD (21.5 m 2 )

P TC - KH ( 45 m 2 )

6 bàn làm việc – 1 bàn tiếpkhách

P KHO LƯU TRỮ HỒ SƠ ( 18 m 2 ) ( 10m 2 ) ( 10m 2 )

Bể nước mái (24.5 m 2 )

Hình 2.1 SƠ ĐỒ CƠ CẤU MẶT BẰNG CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG

Cầu thang bộ Kho điện Thang máy Cầu thang bộ

Phuơng pháp điều tra bảng hỏi:

Phương pháp này đòi hỏi người thu thập thực hiện lập một bảng hỏi và yêu cầu đối tượng

cần thu thập thông tin trả lời các câu hỏi đặt ra

Phương pháp này tuy mất nhiều thời gian và công sức hơn nhưng kết quả điều tra có thểthực hiện ở quy mô rộng hơn Trong quá trình điều tra phải biết sàng lọc các câu hỏi và gợi ý cácphương án trả lời

Sau khi lập bảng hỏi, các bảng hỏi thu được phải được hiệu chỉnh, thông tin thu được từbảng hỏi không phải khi nào cũng chính xác hoàn toàn vì hầu hết ý kiến là chủ quan và một số cóthể trả lời sai do hiểu lầm ý câu hỏi cũng xó thể do sự thiếu thành thật của các đối tượng được thuthập

Sau khi hiệu chỉnh thì số bảng hỏi còn lại là các bảng hỏi hợp lệ Các câu hỏi của bảng hỏi

sẽ được mã hoá và đưa vào các phần mềm để thu thập các thông tin cần thiết cho yêu câd đánhgiá thực trạng Trong bài viết này các thông tin thu thập chỉ quan tâm đến cơ cấu % của cácphương án lựa chọn từ các nhân viên công ty nên chỉ thu thập xử lý số liệu thủ công trên chươngtrình EXCEL Số liệu thu thập bao gồm các phương án lựa chọn Phương án lự chọn của cácnhân viên là nữ, các phương án lực chọn là nam và tổng kết cho toàn bộ 4 phòng ban chức năngcông ty

Từ các phương án lựa chọn tìm ra phần trăm và phân tích thực trạng môi trường làm việc, thái độ của nhân viên Sau đây là nội dung bảng hỏi gồm 3 trang và bảng các tổng hợp các

phương án lựa chọn ( theo phụ lục tham khảo)

2.3 Phương pháp thu thập thông tin từ nguồn dữ liệu thứ cấp

Nguồn dữ liệu thứ cấp là nguồn dữ liệu đã được thu thập và phân tích của một người khác trước khi mình sử dụng Thông tin này thường được thu thập từ các trang web, các tài liệu riêng về thông tin mình cần thu thập Dữ liệu này có thể lấy

từ các tạp chí, các báo cáo thường niên của công ty, các tài liệu tham khảo khác Để thu thập nó cần hỏi các anh chị có kinh nghiệm, tìm hiểu các tờ tạp chí chuyên ngành như tạp chí đường sắt, tạp chí chất lượng… Các thông tin thu thập được mang tính chất tham khảo là chính

2.4 Thực trạng môi trường làm việc công ty

2.4.1 Thực trạng về việc quản lý môi trường làm việc của công ty

Môi trường làm việc của các phòng ban chức năng công ty cổ phần dịch vụ dulịch đường sắt cơ bản là một môi trường làm việc phù hợp với nhu cầu làm việc củacán bộ công nhân viên chức Vấn đề quản lý môi trường làm việc nói chung vẫnmang tính chất truyền thống Quản lý môi trường làm việc của công ty vẫn nằmtrong công tác quản lý chung thuộc quyền quản lý của ban lãnh đạo công ty do banquản lý toà nhà quản lý

2.4.2 Thực trạng về bố trí mặt bằng các phòng ban chức năng

Các phòng ban chức năng của công ty cổ phần dịch vụ đường sắt nằm ở tầng 8của toà nhà 142 Lê Duẫn Gồm có 4 phòng ban chức năng là: Phòng Tổ chức hànhchính, Phòng Đầu tư kinh doanh, Phòng Du lịch, Phòng Tài chính kế hoạch

Trong đó:

Phòng tổ chức hành chính được chia làm hai phòng làm việc gồm tổ văn thư

và phòng hành chính phụ trách về công đoàn, lao động tiền lương Phòng làm việccủa tổ văn thư rộng 20 m2 bố trí 3 bàn làm việc, Phòng hành chính 21.5 m2 bố trí 6bàn làm việc.Phòng Đầu tư phát triển rộng 20 m2 bố trí 3 bàn làm việc, phòng Dulịch rộng 43 m2 bố trí 10 bàn làm việc, Phòng Tài chính kế hoạch 45 m2 bố trí 6 bàn

làm việc và một bàn lớn tiếp khách, Ngoài ra phòng du lịch còn có một phòng cho

tổ dịch vụ du lịch và phòng giao dịch mỗi phòng rộng 21.5 m2

Mặt bằng của tầng 8 còn có diện tích dành cho khu vực kho điện, bể nước, khuvực vệ sinh là các công trình phụ, có hai phòng vở vị trí giữa đó là phòng họp vàphòng tổng giám đốc

Theo thu thập từ bảng điều tra:

Câu hỏi 3 : Theo anh chị phòng làm việc của anh chị đã được sắp xếp một cách thuận tiện công việc mọi người hay chưa?

Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:

30/37 tức 81% cho ý kiến là có thuận tiện

7/30 tức 19% cho ý kiến là không thuận tiện

Trên thực tế có những cách bố trí thực sự chưa thật sự thận tiện nhưng do hạnchế của cơ cấu mặt bằng giới hạn và cách bố trí đã tạo thói quen làm việc và khóthay đổi

Câu hỏi 2: Theo anh chị phòng làm việc của mình có những vật dụng không cần thiết hay không?

Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:

15/37 tức 41% cho ý kiến là có những vật dụng không cần thiết22/37 tức ý kiến tức 51% cho rằng không có vật dung không cần thiết.Trên thực tế mỗi phòng làm việc đều có những vật dụng không cần thiết vàcần loại bỏ chúng đi

2.4.3 Thực trạng về cách thức sắp xếp vật dụng và quản lý vật dụng

Hiện nay việc sắp xếp và quản lý vật của các phòng ban chức năng của công tyđang xuất phát từ thói quen và kinh nghiệm của cá nhân của từng phòng ban Tạinơi làm việc các vật dụng của cá nhân thường có là giấy tờ sổ sách, máy vi tính, bútcác loại, con dấu… Chúng có thể phân loại theo nội dung, công dụng, thời gian sửdụng, thời gian ban hành … Các vật dụng này sau khi thay đổi vị trí làm việc có thể

được bàn giao lai hoặc không cho người mới Theo kết quả điều tra bảng hỏi một sốnội dung liên quan ta có các thông tin sau:

Câu hỏi 4: Anh chị có thường xuyên sắp xếp bàn làm việc của mình hay không?

Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:

37/37 tức 100% ý kiến có thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc.0/37 tức 0% ý kiến không thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc.Trên thực tế công ty chưa có các quy định các nhân viên phải thường xuyênsắp xếp bàn làm việc của mình Tất cả mọi nhân viên đều thường xuyên sắp xếp bànlàm việc của mình là theo tinh thần tự giác và đó là điểm mạnh của công ty

Câu hỏi 5: Anh chị thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc của mình mấy lần trong một ngày?

Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:

9/37 tức 24% ý kiến chọn một lần trong ngày23/37 tức 62% ý kiến chọn hai lần một ngày4/37 tức 11% ý kiến chọn ba lần một ngày1/37 tức 3% ý kiến chọn bốn lần trong ngày 0/37 ý kiến trên bốn lần trong ngày

Để dễ nhận xét ta quan sát qua biểu đồ sau:

Hình 2.2 BIỂU ĐỒ TỶ LỆ % CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN CÂU HỎI 5

Trong một ngày mọi người có thực hiện công việc sắp xếp lại bàn làm việccủa mình song không quá 4 lần trong một ngày, và công việc này thường hai lầnmột ngày là chiếm đa số Hai lần một ngày đó là số lần hợp lý Khi công ty đưa raquy định về lịch thực hiện sắp xếp lại bàn làm việc nên chọn 2 lần một ngày gần vớithói quen của nhân viên tự giác vẫn làm

Câu hỏi 6: Theo anh, chị bàn làm việc của anh chị có gọn gàng, sạch sẽ không?

Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:

Nữ: 17/17 tức 100% chọn phương án có

0/17 tức 0% chọn phương án khôngNam: 17/20 tức 85% chọn phương án có

Qua biểu đồ ta có nhận xét là nữ giới thường có ý thức giữ gìn vệ sinh sạch

sẽ, gọn gàng, sạch sẽ nơi làm việc hơn nam giới và khi lập ra các quy định về vệ sinh nơi làm việc cần chú ý kiểm tra tinhd tự giác của nhân viên nam nhiều hơn

Câu hỏi 8: Vật dụng trên bàn làm việc của anh chị chủ yếu là vật dụng nào?

Kết quả tổng kết từ bảng hỏi:

23/37 tức 62% chọn phương án có vật dụng hàng ngày15/37 tức 41% chọn phương án có vật dụng hàng tuần 10/37 tức 27% chọn phương án có vật dụng hàng thángNhư vậy có một số nhân viên để cả những văn bản, vật dụng sử dụng hàngngày, hàng tuần thậm chí hàng tháng trên bàn của mình, ngoại trừ những vật dụng

sử dụng thường xuyên như máy vi tính, con dấu, bút vừa sử dụng hàng ngày hàngtháng, thậm chí hàng năm thì những vật dụng khác có thế là không hợp lý.

Câu hỏi 9: Hồ sở lưu trữ tại nơi làm việc của anh chị bao gồm hồ sơ năm làm việc nào?

T ất cả tài liệu liên quan

Như vậy hầu hết mọi người đều để tài liệu mình quản lý tại phòng làm việccảu mình Đối với những nhân viên mới, và những người ít trực tiếp làm việc quản

lý sổ sách thì điều này rất bình thường nhưng đối với những công việc n hư quản lýlao động, tiền lương thì việc lưu trữ hồ sơ nhiều năm để thực hiện chế độ lao độngcần phải khoa học và có thể sắp xếp lưu trữ tại một khu vực riêng dễ tìm và dễ dàng

và mọi người có thể hiểu đuợc

Câu hỏi 10: Các vật dụng của anh, chị có được sắp xếp theo một tiêu thức nhất định ( Theo thời gian, theo nội dung…) hay không?

Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:

34/37 tức 92% ý kiến là có4/37 tức 8% ý kiến là không

Để tiện cho công việc mỗi người thường có những cách thức sắp xếp vật dụngmột cách sao cho mình có thể sử dụng nhanh nhất khi có việc cần dùng Tại công

ty, việc sắp xếp vật dụng của cán bộ chưa có một quy định nào và cũng chưa cónhững quy định để kiểm soát nó

Câu hỏi 11: Theo anh chị nếu có một người thay thế công việc của anh chị một thời gian thì vật dụng, giấy tờ, dổ sách bàn giao lại cho người mới có gặp nhiều khó khăn không?

Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:

12/37 tức 32% ý kiến cho rằng rất dễ21/37 tức 57% ý kiến cho rằng Không khó khăn4/37 tức 11% ý kiến cho rằng khó khăn

Trên thực tế với việc quản lý hồ sơ không khoa học của Việt Năm hiện nay thìviệc bàn giao công việc từ người trước và người sau hoàn toàn đơn giản, cơ bảnngười đến sau phải tự tìm hiểu về công việc của mình và không có một bảnthống kêcác văn bản, các hướng dẫn về những tài liệu, hồ sơ, văn bản trước đó mà ngườiphụ trách trước đã làm

Một vật dụng mà giờ trở nên khá phổ biến đó là máy vi tính, trong công ty tất

cả các phòng ban đều được trang bị máy song một số phòng còn có những máy tínhdùng chung Việc dùng chung máy thực tế gây khó khăn trong việc sắp xếp thờ giancũng như cách thức lưu trữ tài liệu Việc sắp xếp thông tin dữ liệu khoa học cũng làmột vấn đề cần quan tâm việc sữa chữa và thường xuyên bảo dưỡng hệ thống máytính của công ty được bộ phận chuyên trách thực hiện

Qua kết quả trên cho thấy hầu hết các nhân viên đều cho rằng phòng làm việccủa mình đã sạch sẽ điều đó là tốt tuy nhiên tốt rồi chúng ta vẫn có thể làm tốt hơnnữa nhờ có các phưong pháp mới và cải tiến nó.

Câu hỏi 20: Hoạt động vệ sinh lau chùi bàn ghế, của sổ, sàn nhà … thường do đối tượng nào phụ trách:

Về cơ bản thực tế công tác vệ sinh của công ty là khá tốt Công tác vệ sinh của

cả toà nhà 142 Lê Duẫn do bộ phận quản lý toà nhà phụ trách, việc vệ sinh tại cácphòng ban chức năng do sự quản lý của phòng tổ chức hành chính Cụ thể việc vệsinh các phòng ban do một nhân viên phụ trách y tế kiêm nhiệm Ngoài ra theo quyđịnh chung công ty thường có một cuộc tổng vệ sinh vào chiều thứ 6 hàng tuần.Trong mỗi phòng ban chức năng không thực hiện theo lịch, hay theo quy địnhnào của công ty mà đặt trách nhiệm vào người có phụ trách về vệ sinh Mỗi vị trílàm việc vẫn thường được dọn dẹp, làm vệ sinh theo tự giác của mỗi cá nhân

Câu hỏi 21: Anh chị có thường làm vệ sinh khu vực làm việc của mình hay không?

Câu hỏi 21 và 21a Kiểm tra thái độ giữ vệ sinh sạch sẽ của nhân viên trongcông ty, và phương án trả lời cũng mang tính chủ quan từng cá nhân họ Ở đây kếtquả rất khả quan khi tất cả mọi thành viên đều thực hiện vệ sinh nơi làm việc cảumình và tất cả đều từ 1 đến 3 lần chủ yếu là 2 lần một ngày ( 45% )

Câu hỏi 21 b Anh chị thực hiện vệ sinh chổ làm việc của mình mỗi lần trong thời gian bao lâu?

Tổng kết từ bảng hỏi:

9/37 tức 24% chọn phương án 3 phút19/37 tức 51% chọn phương án 5 phút4/37 tức 11% chọn phương án 7 phút1/37 tức 3% chọn phương án 10 phút4/37 tức 11% chọn phương án trên 10 phútCâu hỏi 21b Khảo sát thời gian hợp lý cho những lần vệ sinh tức thì mất thời gian bao lâu Đa số các phương án lụa chọn 5 phút và thời gian đó có thể là hợp lý cho quy định sau này của công ty nhằm hợp lý với thực tế thói quen của nhân viên, tránh lãng phíthời gian thừa cũng như quá ít thời guan sẽ tẩo cảm giác không thoải mái, kém hiệu quả khi thực hiện quy định về vệ sinh nơi làm việc

2.4.5 Thực trạng về thái độ làm việc và hiệu quả làm việc của các thành viên

Theo bảng hỏi điều tra thì nhân viên trong công ty có ý thức rất tốt trong việc tạomôi trường làm việc hiệu quả 98% nhân viên trong công ty tự hào về nơi làm việc củamình và thái độ hưởng ứng đối với những quy định mới về việc săp xếp vệ sinh nơilàm việc để nâng cao hiệu quả cũng rất cao Đó là một thuận lợi rất tốt đối với công ty

Câu hỏi 22: Anh chị có tự hào về nơi làm việc của mình hay không?

Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:

34/37 tức 92% chọn phương án có3/37 tức 8% chọn phương án không

Câu hỏi 23: Nếu công ty có quy định về sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh sạch sẽ thường xuyên nơi làm việc anh chị có hưởng ứng không?

Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:

27/37 tức 73% lựa chọn là rất hưởng ứng10/37 tức 27% lựa chọn là hưởng ứng0/37 tức 0% lựa chọn là bình thường0/37 tức 0% lựa chọn là không hưởng ứng0/37 tức 0% lựa chọn là hoàn toàn không đồng ý

2.5 Đánh giá chung về môi trường làm việc của các phòng ban chức năng

Qua những thông tin đã thu thập được qua bảng hỏi và những nhận xét cánhân thì môi trường làm việc của các phòng ban chức năng công ty có nhữngnhuéng điểm mạnh vầ một số những hạn chế nhất định

2.5.1 Những mặt tích cực

Môi trường làm việc của công ty khá sạch sẽ

Việc sắp xếp lưu trữ hồ sơ chưa có quy định chung nhưng hầu hết nhân viênđều tự giác

Bố trí các phòng ban chức năng tiết kiệm được diện tích mặt bằng cho công ty.Việc sử dụng, bảo quản các vật dụng của cá nhân được các nhân viên thự hiệnrất nghiêm túc, tự giác

Hầu hết các nhân viên công ty rất tự hào về nơi làm việc của mình

2.5.2 Những mặt còn tồn tại

Thông qua sơ đồ về cơ cấu mặt bằng của công ty có một số điểm chưa hợp lý gây

ra những bất tiện trong công việc của các nhân viên trong phòng tổ chức hành chính Bấttiện thứ nhất là việc bố trí đặt máy tính làm viêc Máy tính làm việc đặt tại phòng vănthư lưu trữ nhưng bàn làm việc đặt tại phòng hành chính Việc sắp đặt không hợp lý nàygây mất thời gian và không thuận tiện và không linh hoạt trong công việc

Trong sắp xếp hồ sơ, vật dụng của các phòng ban vẫn còn có những vật dụngkhông cần thiết, tuy việc điều tra bảng hỏi là theo ý kiến chủ quan nhưng đó cũng làmột hạn chế.

Trong công ty chưa có những quy định về cách thức lưu trữ và quản lý về các

hồ sơ của cá nhân trong công ty

Về ý thức của nhân viên, công ty đã được thành lập và tồn tại được 30 năm lạinay nên mọi cách thức quản lý cũng như văn hoá của công ty đã thành một nếpsống, điều đó vừa có mặt tốt vừa có mặt hạn chế Mặt tốt đó là tạo nét riêng củacông ty và mọi người có thể truyền nhau và ngươờimới có thể dễ dàng hoà nhập vàocông ty, nhưng hạn chế đó là khó thay đổi và cải tiến

Về công tác vệ sinh cần có những quy định rõ ràng hơn và cụ thể hơn cho công tác này

III GIỚI THIỆU 5S

3.1 Khái niệm 5S

5S là các chữ cái đầu tiên của các từ

*Theo tiếng Nhật là:"seiri", “seiton”,"seiso","seiketsu", và"shitsuke"

*Theo tiếng Việt là "sàng lọc", "sắp xếp", sạch sẽ, săn sóc, và sẵn sàng

*Theo tiếng Anh là "sort", "set in order", "shine", "standardize", và "sustain".

Nguyên bản 5S.

5S là phong trào huy động các thành viên tham gia cải tiến môi trường làm việc.Phương châm của phong trào 5S là: Nếu bạn có thể làm cho ngôi nhà củamình sạch sẽ năn nắp thì tại sao lại không thể làm cho nơi làm việc của mình sạch

sẽ và năn nắp như ở nhà