III. GIỚI THIỆU 5S
3.1 Khái niệm 5S
5S là các chữ cái đầu tiên của các từ
*Theo tiếng Nhật là:"seiri", “seiton”,"seiso","seiketsu", và"shitsuke" *Theo tiếng Việt là "sàng lọc", "sắp xếp", sạch sẽ, săn sóc, và sẵn sàng
*Theo tiếng Anh là "sort", "set in order", "shine", "standardize", và "sustain".
Nguyên bản 5S.
5S là phong trào huy động các thành viên tham gia cải tiến môi trường làm việc. Phương châm của phong trào 5S là: Nếu bạn có thể làm cho ngôi nhà của mình sạch sẽ năn nắp thì tại sao lại không thể làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ và năn nắp như ở nhà.
3.2 Các thành phần 5S
Seiri: Sàng lọc:
Có nghĩa là xem xét tất cả các khoản vật xung quanh và chia ra làm hai loại là các khoản vật thường dùng và các khoản vật không thường dùng.
Trong đó:
Khoản vật thường dùng sẽ phân loại thành:
- Khoản vật cần dùng hằng ngày - Khoản vật cần dùng hàng tuần
- Khoản vật cần dùng 1 hoặc 2,3 tháng 1 lần - Khoản vật cần dùng 6 đến 12 tháng 1 lần - Khoản vật cần dùng hơn 1 năm một lần
Đối với những khoản vật sử dụng ít sử dụng ví dụ trên 6 tháng một lần thì tổ chức cần cân nhắc sẽ dựa vào chi phí tổ chức bỏ ra để lưu lại khoản vật này.
Những khoản vật không thường dùng
- Không cần dùng và có thể thanh lý ngay: Đối với loại này tổ chức cần có kế hoạch thanh lý và đặc biệt chú ý trách nhiệm của người thanh lý.
- Các khoản vật chờ thanh lý: Tổ chức cần có trách nhiệm lưu giữ khoản vật này VD: Địa điểm lưu giữ các khoản vật, hình thức đánh dấu khoản vật.
Seiton : Sắp xếp
Khẳng định đã loại đi các khoản vật không cần dùng. Nhiệm vụ các thành viên của tổ chức giờ đây là sắp xếp các khoản vật cần dùng sao cho đảm bảo hiệu năng khi sử dụng.
Các lưu ý khi sắp xếp:
Bố trí các đồ vật tuỳ theo tần số sử dụng. Tần số sử dụng càng cao khoản vật càng được bố trí gần nơi làm việc, tần số sử dụng càng thấp thì càng bố trí cằng xa nơi làm việc.
Khi sắp xếp có thể thêm các nhãn mác vào những khoản vật. Ví Dụ như các khoản vật nào hay sử dụng với tần số cao đánh số màu sắc khác với các khoản vật có tần số thấp.
Khi đặt các khoản vật cần lưu ý tư thế khoản vật dễ lấy ra, đưa vào, dễ tiếp cận. Thông báo quy tắc sắp xếp các khoản vật để các thành viên biết được các khoản vật nào lưu trữ ở đâu.
Seiso : Sạch sẽ
Sạch sẽ ở đây mang nghĩa là kiểm tra.
Phương châm phong trào 5S làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trường làm việc phải luôn giữ sạch sẽ chứ không đợi đến khi bẩn mới làm vệ sinh. Để thực hiện nội dung này phát động phong trào. VD Phong trào làm vệ sinh 3 phút mỗi ngày tại nơi làm việc hoặc 5 phút mỗi ngày tại nơi làm việc.
Mọi người cần thể hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc, những người làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn những khu vực làm việc cá nhân nên để các nhân tự phụ trách.
Seiketsu: Săn sóc
Săn sóc cũng có nghĩa là tạo dựng một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc. Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 5S như một yêu cầu mỗi thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia. Tổ chức cần thực hiện đánh giá thường xuyên và lặp đi lặp lại việc thực hiện sàng lọc- sắp xếp - sạch sẽ.
Shutsuke: Sẵn sàng
Tạo dựng thói quen thực hiện 5S.
Tổ chức phải làm cho các thành viên hiểu rằng thực hiện 5S như là một hệ thống. Muốn vậy tổ chức cần thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm việc như ngôi nhà thứ hai của mình.