II. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
2.4.3 Thực trạng về cách thức sắp xếp vật dụng và quản lý vật dụng
Hiện nay việc sắp xếp và quản lý vật của các phòng ban chức năng của công ty đang xuất phát từ thói quen và kinh nghiệm của cá nhân của từng phòng ban. Tại nơi làm việc các vật dụng của cá nhân thường có là giấy tờ sổ sách, máy vi tính, bút các loại, con dấu… Chúng có thể phân loại theo nội dung, công dụng, thời gian sử dụng, thời gian ban hành … Các vật dụng này sau khi thay đổi vị trí làm việc có thể được
bàn giao lai hoặc không cho người mới. Theo kết quả điều tra bảng hỏi một số nội dung liên quan ta có các thông tin sau:
Câu hỏi 4: Anh chị có thường xuyên sắp xếp bàn làm việc của mình hay không?
Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:
37/37 tức 100% ý kiến có thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc. 0/37 tức 0% ý kiến không thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc. Trên thực tế công ty chưa có các quy định các nhân viên phải thường xuyên sắp xếp bàn làm việc của mình. Tất cả mọi nhân viên đều thường xuyên sắp xếp bàn làm việc của mình là theo tinh thần tự giác và đó là điểm mạnh của công ty.
Câu hỏi 5: Anh chị thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc của mình mấy lần
trong một ngày?
Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:
9/37 tức 24% ý kiến chọn một lần trong ngày 23/37 tức 62% ý kiến chọn hai lần một ngày 4/37 tức 11% ý kiến chọn ba lần một ngày 1/37 tức 3% ý kiến chọn bốn lần trong ngày 0/37 ý kiến trên bốn lần trong ngày.
Để dễ nhận xét ta quan sát qua biểu đồ sau:
Hình 2.2 BIỂU ĐỒ TỶ LỆ % CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN CÂU HỎI 5
Trong một ngày mọi người có thực hiện công việc sắp xếp lại bàn làm việc của mình song không quá 4 lần trong một ngày, và công việc này thường hai lần một ngày là chiếm đa số. Hai lần một ngày đó là số lần hợp lý. Khi công ty đưa ra quy định về lịch thực hiện sắp xếp lại bàn làm việc nên chọn 2 lần một ngày gần với thói quen của nhân viên tự giác vẫn làm.
Câu hỏi 6: Theo anh, chị bàn làm việc của anh chị có gọn gàng, sạch sẽ không? Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi: Nữ: 17/17 tức 100% chọn phương án có. 0/17 tức 0% chọn phương án không Nam: 17/20 tức 85% chọn phương án có. 3/20 tức 15% chọn phương án không. Toàn công ty: 92% chọn phương án có.
8% chọn phương án không.
Hình 2.3 BIỂU ĐỒ % CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN CÂU HỎI 6
Qua biểu đồ ta có nhận xét là nữ giới thường có ý thức giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng, sạch sẽ nơi làm việc hơn nam giới và khi lập ra các quy định về vệ sinh nơi làm việc cần chú ý kiểm tra tinhd tự giác của nhân viên nam nhiều hơn
Câu hỏi 8: Vật dụng trên bàn làm việc của anh chị chủ yếu là vật dụng nào?
Kết quả tổng kết từ bảng hỏi:
23/37 tức 62% chọn phương án có vật dụng hàng ngày 15/37 tức 41% chọn phương án có vật dụng hàng tuần 10/37 tức 27% chọn phương án có vật dụng hàng tháng
Như vậy có một số nhân viên để cả những văn bản, vật dụng sử dụng hàng ngày, hàng tuần thậm chí hàng tháng trên bàn của mình, ngoại trừ những vật dụng sử
dụng thường xuyên như máy vi tính, con dấu, bút vừa sử dụng hàng ngày hàng tháng, thậm chí hàng năm thì những vật dụng khác có thế là không hợp lý.
Câu hỏi 9: Hồ sở lưu trữ tại nơi làm việc của anh chị bao gồm hồ sơ năm làm
việc nào?
Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:
4/37 tức 11% chọn phương án chỉ có hồ sơ làm việc năm hiện tại 2007 13/37 tức 41% chọn phương án hồ sơ một đến 3 năm hiện tại
20/37 tức 45% chọn phương án hồ sơ liên quan mà cá nhân chịu trách nhiệm. Quan sát qua biểu đồ:
Hình 2.4 BIỂU ĐỒ % CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN CÂU HỎI 9
Như vậy hầu hết mọi người đều để tài liệu mình quản lý tại phòng làm việc cảu mình. Đối với những nhân viên mới, và những người ít trực tiếp làm việc quản lý sổ sách thì điều này rất bình thường nhưng đối với những công việc n hư quản lý lao động, tiền lương thì việc lưu trữ hồ sơ nhiều năm để thực hiện chế độ lao động cần phải khoa học và có thể sắp xếp lưu trữ tại một khu vực riêng dễ tìm và dễ dàng và mọi người có thể hiểu đuợc.
Câu hỏi 10: Các vật dụng của anh, chị có được sắp xếp theo một tiêu thức nhất
định ( Theo thời gian, theo nội dung…) hay không?
Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:
34/37 tức 92% ý kiến là có 4/37 tức 8% ý kiến là không
Để tiện cho công việc mỗi người thường có những cách thức sắp xếp vật dụng một cách sao cho mình có thể sử dụng nhanh nhất khi có việc cần dùng. Tại công ty, việc sắp xếp vật dụng của cán bộ chưa có một quy định nào và cũng chưa có những quy định để kiểm soát nó.
Câu hỏi 11: Theo anh chị nếu có một người thay thế công việc của anh chị một thời gian thì vật dụng, giấy tờ, dổ sách bàn giao lại cho người mới có gặp nhiều khó khăn không?
Kết quả tổng hợp từ bảng hỏi:
12/37 tức 32% ý kiến cho rằng rất dễ
21/37 tức 57% ý kiến cho rằng Không khó khăn 4/37 tức 11% ý kiến cho rằng khó khăn
Trên thực tế với việc quản lý hồ sơ không khoa học của Việt Năm hiện nay thì việc bàn giao công việc từ người trước và người sau hoàn toàn đơn giản, cơ bản người đến sau phải tự tìm hiểu về công việc của mình và không có một bảnthống kê các văn bản, các hướng dẫn về những tài liệu, hồ sơ, văn bản trước đó mà người phụ trách trước đã làm.
Một vật dụng mà giờ trở nên khá phổ biến đó là máy vi tính, trong công ty tất cả các phòng ban đều được trang bị máy song một số phòng còn có những máy tính dùng chung. Việc dùng chung máy thực tế gây khó khăn trong việc sắp xếp thờ gian cũng như cách thức lưu trữ tài liệu. Việc sắp xếp thông tin dữ liệu khoa học cũng là một vấn đề cần quan tâm. việc sữa chữa và thường xuyên bảo dưỡng hệ thống máy tính của công ty được bộ phận chuyên trách thực hiện