Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại lưu trữ Bộ Kế hoạch và đầu tư

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _ LÊ THỊ HẰNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN _ LÊ THỊ HẰNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 62320301 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Dương Văn Khảm Hà Nội - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng Các tư liệu kết nêu luận văn trung thực Nếu có điều sai sót, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2014 Tác giả luận văn Lê Thị Hằng \ LỜI CẢM ƠN Để hồn thành luận văn này, trước hết tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Đại học Quốc gia Hà Nội thầy giáo tận tình giảng dạy, bảo, tạo điều kiện cho suốt thời gian học tập Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo Phịng Lưu trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư đồng nghiệp phòng cán bộ, công chức quan Bộ Kế hoạch Đầu tư Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn hướng dẫn bảo tận tình PGS.TS Dương Văn Khảm giúp tơi hồn thành luận văn Đề tài tơi hồn thành sở nỗ lực nghiên cứu thân có kế thừa, tổng hợp tài liệu nhà nghiên cứu trước Nhưng tính chất phức tạp đề tài, trình độ thân cịn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi thiếu sót Kính mong giúp đỡ góp ý thầy cô bạn để luận văn hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2014 Học viên Lê Thị Hằng MỤC LỤC Mục NỘI DUNG Trang LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA TÀI 15 LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HỆN ĐANG BẢO 1.1 QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Cục Đầu tư nước 15 1.1.1 Chức 15 1.1.2 Nhiệm vụ 15 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 17 1.2 Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu Cục Đầu tư nước 18 bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư 1.2.1 Thành phần tài liệu 18 1.2.2 Nội dung tài liệu 20 1.2.3 Khối lượng tài liệu 22 1.3 23 Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư 1.3.1 Đặc điểm tài liệu 23 1.3.2 Ý nghĩa tài liệu Tiểu kết chương CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI 25 28 29 THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ 2.1 HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Tổ chức khoa học tài liệu tổ chức bảo quản tài liệu Cục 29 Đầu tư nước ngồi phục vụ cho cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu 2.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu Cục Đầu tư nước 29 2.1.2 Tổ chức bảo quản tài liệu Cục Đầu tư nước 40 2.2 Nhu cầu khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước 54 2.3 bảo quản Lưu trữ Bộ Thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư 41 nước bảo quản Lưu trữ Bộ 2.3.1 Văn hướng dẫn công tác khai thác, sử dụng tài liệu Lưu 41 trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Cục Đầu tư nước 2.3.2 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng khối tài liệu 45 2.3.3 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu 46 2.3.4 Đối tượng khai thác, sử dụng khối tài liệu 2.3.5 Số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng khối tài liệu 2.3.6 Số lượng hồ sơ giấy phép mang khai thác, sử dụng 49 51 52 2.3.7 Đánh giá hiệu khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu 53 tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Tiểu kết chương CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG 57 58 TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI 3.1 LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Nhận xét chung tình hình khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ 3.1.1 Những ưu điểm đạt 58 58 3.1.2 Những điểm tồn tại, hạn chế 59 3.1.3 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế 62 3.2 Giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử 64 dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ 3.2.1 Về phía quan Bộ, Văn phịng Bộ 64 3.2.2 Về phía Về phía Cục Đầu tư nước ngồi 68 3.2.3 Về phía Lưu trữ Bộ 72 Tiểu kết chương KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 78 79 82 85 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Đối tượng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu mang sử dụng, phục vụ cho mục đích đáng cá nhân, tổ chức, quan Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nghiệp vụ đặc biệt quan trọng mục đích cuối cơng tác lưu trữ Vì cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nhiệm vụ quan trọng, cấp thiết đặt lưu trữ quan hay trung tâm lưu trữ Lưu trữ quan Bộ Kế hoạch Đầu tư khơng nằm ngồi phạm vi Bộ Kế hoạch Đầu tư quan trực thuộc Chính phủ, giúp Thủ tướng Chính phủ thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực kế hoạch, đầu tư phát triển thống kê Chức quản lý nhà nước hoạt động đầu tư trực tiếp nước vào Việt Nam đầu tư trực tiếp Việt Nam nước chức chính, đặc thù quan Bộ Chức giao cho Cục Đầu tư nước - đơn vị trực thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư Để thực chức này, Cục phải giải tốt nhiệm vụ Bộ giao phó Trong q trình thực nhiệm vụ đó, Cục sản sinh khối lượng lớn tài liệu chuyên mơn, có ý nghĩa quốc gia có giá trị nhiều mặt hồ sơ dự án đầu tư nước đầu tư nước Đây khối hồ sơ tài liệu chiếm đa số tổng số khối lượng tài liệu Cục Mặt khác, Cục Đầu tư nước đơn vị có vị trí, vai trị quan trọng cấu tổ chức Bộ nên hồ sơ, tài liệu sản sinh q trình hoạt động Cục có giá trị 3.2.3 Về phía Lưu trữ Bộ: Một là: Xây dựng, hệ thống lập mục lục hồ sơ giấy phép theo mục đích người khai thác, sử dụng để dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu Bên cạnh việc lập mục lục hồ sơ truyền thống theo giấy phép Lưu trữ Bộ cần thiết nên cho xây dựng mục lục hồ sơ loại bảng kê hồ sơ giấy phép theo mục đích người sử dụng Thực tế cho thấy mục đích khai thác, sử dụng hồ sơ giấy phép đặt câu hỏi có nội dung hình thức, loại hình đầu tư, nguồn vốn đầu tư, số vốn đầu tư, quốc gia đầu tư…Đây trước hết vấn đề độc giả khai thác quan tâm đến Theo khảo sát thông tin, số thống kế giấy phép cán bộ, chuyên viên lập bảng thống kê hay lập bảng báo cáo để theo dõi giải công việc Những cán bộ, chuyên viên vào làm, người giao nhiệm vụ luân chuyển vị trí cơng việc cho mảng hoạt động khác nhau…đều cần thông tin để tiếp cận, theo dõi giải công việc tốt Thật công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu làm tốt không quản lý, lưu trữ tài liệu, mục lục hồ sơ mà công tác thực làm tốt cán lưu trữ quản lý nội dung thông tin tài liệu Đây việc làm khó mà lưu trữ cần phải làm, việc bước đầu quản lý nội dung thông tin có tài liệu mà nhiều người quan tâm giúp cho công tác phục vụ khai thác, sử dụng khối tài liệu đạt kết tốt, từ nâng cao hiệu hoạt động cơng tác Hai là: Cán lưu trữ quan Bộ cần tiếp tục thực việc chỉnh lý khối tài liệu Khối tài liệu lập hồ sơ, hồ sơ giấy phép, tài liệu số giấy phép đưa số giấy phép nhiều hồ sơ tài liệu cịn để lộn xộn, chưa chỉnh lý hoàn thiện Nhiều hồ sơ chỉnh lý sơ ban đầu, chưa xếp thứ tự theo ngày tháng, nhiều tài liệu 73 trùng thừa, việc đánh số tờ, biên mục hồ sơ chưa thực hết Thỉnh thoảng Cục Đầu tư nước lại nộp bổ sung hay nộp hồ sơ, cán phụ trách đơn vị Cục ghép tài liệu bổ sung vào hồ sơ, chưa thực công việc chỉnh lý hồ sơ Thực tế kéo dài làm giảm chất lượng hồ sơ, dẫn đến việc quản lý hồ sơ không chặt chẽ, đầy đủ Lưu trữ Bộ quản lý có hồ sơ bảo quản cặp khơng quản lý hồ sơ có tờ Cũng từ thực trạng gây khó khăn nhiều cho công tác khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu Cục Khi độc giả đến mượn hồ sơ tài liệu theo hình thức mượn hồ sơ nhà, cán lưu trữ khơng có cứ, sở để viết số lượng trang tài liệu mượn hồ sơ chưa đánh hết số tờ Muốn biết hồ sơ có tờ, cán lưu trữ lại phải ngồi đếm tờ, làm thời gian chờ đợi độc giả đến khai thác Do để nâng cao hiệu công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu việc tiếp tục thực chỉnh lý hoàn thiện hồ sơ việc làm quan trọng đặt Do khối tài liệu lớn mà bố trí 01 cán lưu trữ phụ trách nên việc thực biện pháp hai Để làm điều cần lỗ lực, cố gắng không ngừng hỗ trợ, giúp đỡ lẫn cán làm công tác lưu trữ quan cần quan tâm đặc biệt Lãnh đạo quan, Lãnh đạo Văn phòng Bộ việc thuê chỉnh lý khối tài liệu Ba là: Nâng cao hoạt động tuyên truyền, quảng bá khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản kho lưu trữ Bộ Công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ nói riêng hay cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Bộ nói chung việc thực nhiệm vụ lưu trữ quan hay nói cách khác nhiệm vụ công tác đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu cán bộ, chuyên viên quan để giải công việc hàng ngày quan 74 Để nâng cao hiệu hoạt động công tác khai thác, sử dụng tài liệu bên cạnh việc trình lãnh đạo đầu tư, mua sắm trang thiết bị, sở vật chất việc tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá khối tài liệu có kho lưu trữ Bộ việc làm góp phần quan trọng Thực tế khơng phải cán bộ, chuyên viên quan biết đến khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ, nhiều cán bộ, chuyên viên muốn tìm loại hồ sơ, tài liệu khơng biết tìm kiếm đâu Việc tuyên truyền, giới thiệu khối tài liệu trước hết nên thực nội quan giới thiệu, thông báo khối tài liệu trang tin nội quan, bảng thông báo lịch làm việc đơn vị quan… Việc giúp cho cán bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước ngồi nói riêng cán bộ, chuyên viên toàn quan biết đến khối tài liệu có nhu cầu khai thác, sử dụng khối tài liệu biết khối tài liệu có Lưu trữ Bộ mà tới khai thác Ngoài việc tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá khối tài liệu đến với cán bộ, chuyên viên quan đường trang tin nội hay bảng thơng báo việc giới thiệu đường cán lưu trữ quan đặc biệt quan trọng hiệu Để công tác nâng cao hoạt động tuyên truyền, quảng bá khối tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản kho lưu trữ Bộ đạt hiệu cao, thu hút cán bộ, chuyên viên quan Lưu trữ Bộ khơng đơn dừng lại việc giới thiệu, quảng bá khối tài liệu, giấy phép mà việc quảng cáo, giới thiệu nội dung thông tin chứa đựng tài liệu đặc biệt cần thiết Những số, thông tin dễ dàng thu hút độc giả đến Lưu trữ Bộ khai thác, sử dụng tài liệu Bốn là: Từng bước hồn thiện cơng cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu Muốn nâng cao hiệu hoạt động công tác khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu việc hồn thiện cơng cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu giải pháp đặc biệt quan trọng Công cụ tra cứu tài liệu kho lưu trữ có nhiều loại 75 mục lục hồ sơ, sở liệu quản lý hồ sơ tài liệu…Nếu có hệ thống cơng cụ tra tìm hồ sơ tốt phục vụ đắc lực cho công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Như trình bày phần thực trạng chương 2, Lưu trữ Bộ có loại công cụ tra cứu tài liệu mục lục hồ sơ, loại công cụ tra cứu phổ thông thường thấy kho lưu trữ Mục lục hồ sơ khối tài liệu chưa đầy đủ, chưa thể hết yếu tố thông tin mà mục lục hồ sơ yêu cầu Ví dụ: Trong mục lục hồ sơ tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi cịn chưa có đầy đủ thơng tin số hộp, số hồ sơ, ngày tháng bắt đầu kết thúc hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, số tờ hồ sơ… Từ dẫn đến chất lượng mục lục hồ sơ bị giảm sút Để hoàn thiện mục lục hồ sơ truyền thống yêu cầu đặt phải hoàn thiện việc chỉnh lý, thống kê hồ sơ Cục Thật vậy, có mục lục hồ sơ hồn thiện, đầy đủ thơng tin theo quy định công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu thực tốt Ngoài ra, thời buổi công nghệ thông tin, tin học phát triển nhanh việc áp dụng thành tựu vào cơng tác lưu trữ việc làm cần thiết Vấn đề đặt cho Lưu trữ Bộ xây dựng cho sở liệu quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ để quản lý hồ sơ cách tốt tra tìm tài liệu cách nhanh Để làm điều Lưu trữ Bộ cần hợp tác với Trung tâm tin học Bộ để nhanh chóng xây dựng sở liệu quản lý hồ sơ tài liệu khối tài liệu đề cập tới Luận văn nói riêng hay hồ sơ, tài liệu đơn vị khác trực thuộc Bộ nói riêng Nếu Lưu trữ Bộ xây dựng sở liệu quản lý hồ sơ tài liệu nhân tố thúc đẩy công tác khai thác, sử dụng khối hồ sơ, tài liệu Năm là: Lưu trữ Bộ cần đưa tiêu chí cứng để tuyển cán vào làm việc phòng Đây giải pháp liên quan tới người mà đặt với Lưu trữ Bộ Thật vậy, theo quy định pháp luật việc tuyển dụng cán vào 76 làm cơng tác lưu trữ phải có tiêu chuẩn định thực tiễn việc tuyển dụng Văn phịng Bộ Kế hoạch Đầu tư lại khơng thực cách nghiêm túc theo tiêu chuẩn Các cán tuyển dụng phịng làm việc đa số khơng có nghiệp vụ chun mơn, kiến thức tảng công tác lưu trữ Theo quy định tiêu biên chế phịng Lưu trữ - Thư viện thuộc Văn phịng Bộ có tiêu biên chế, khơng có tiêu hợp đồng Trong tiêu biên chế có 02 biên chế đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, có tới 07 biên chế khơng đào tạo chun mơn, nghiệp vụ lưu trữ Bên cạnh đó, cán tuyển dụng phịng làm cơng tác lưu trữ cịn hình thành tư tưởng khó xóa bỏ sau phịng làm việc, người có ý định lại phịng thời gian ngắn để chờ chuyển sang vị trí cơng tác mới, người muốn gắn bó với phịng lâu dài Như cán khơng có ý thức học hỏi công việc tư tưởng làm việc không tập trung Ngoài ra, tuyển dụng cán phòng, sau thời gian hướng dẫn, đào tạo để làm quen với công việc, bắt đầu biết việc cán lại chuyển vị trí công tác, nhiều thời gian đào tạo mà người biết làm công tác lưu trữ khơng có Mặt khác nhìn thấy tư tưởng khơng muốn gắn bó, làm việc lâu dài nên việc điều động, luân chuyển cán làm cơng tác lưu trữ phịng thực liên tục, gây nên ổn định nhân phòng, làm ảnh hưởng nhiều tới chất lượng, hiệu công việc Vì vậy, theo chúng tơi việc Lãnh đạo phịng Lưu trữ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ cần đưa số tiêu chuẩn cứng để nhận cán vào phòng làm việc để giảm bớt thay đổi nhân liên tục phịng Đó lực trình độ chun mơn thời gian gắn bó với công việc, ý thức trách nhiệm công việc…Làm điều cơng tác lưu trữ công tác khai thác sử dụng khối tài liệu thực cách tốt 77 Sáu là: Lưu trữ Bộ cần phải tổ chức hình thức khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định pháp luật lưu trữ Một giải pháp để nâng cao chất lượng công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu việc Lưu trữ Bộ phải tổ chức hình thức khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định pháp luật lưu trữ, khơng cho mượn tài liệu lưu trữ nhà Như vậy, bắt buộc Lưu trữ Bộ phải tổ chức phòng đọc tài liệu với thiết bị phòng đọc để tạo điều kiện tốt cho cán bộ, công chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ quan Thực tế Lưu trữ Bộ chưa xây dựng phòng đọc tài liệu, chờ đợi phòng đọc, cán lưu trữ tạm thời cho cán bộ, công chức mượn mang tài liệu lưu trữ phịng làm việc quan, ngừng hẳn việc cho mượn tài liệu lưu trữ nhà Khi phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu, cán lưu trữ quan cần nhắc nhở, đôn đốc vấn đề để công tác khai thác, sử dụng tài liệu vào nếp Ngoài ra, trường hợp cần mang tài liệu lưu trữ khỏi quan phục vụ u cầu cơng vụ Bộ trưởng định, đồng ý Bộ trưởng cán lưu trữ quan cho phép bộ, công chức mang tài liệu lưu trữ khoải quan Thật vậy, theo Khoản Điều 34 Luật Lưu trữ quy định “Cơ quan, tổ chức, cá nhân mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác sau quan nhà nước có thẩm quyền cho phép phải trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó” Vì vậy, hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ Bộ cần chấp hành theo quy định pháp luật lưu trữ 78 Tiểu kết chương 3: Lưu trữ Bộ lưu trữ quan, công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu trước hết để phục vụ cho hoạt động hàng ngày quan Công tác Lưu trữ Bộ muốn thực tốt mang lại hiệu cao nhận thức người đóng vai trò định, khuân khổ Luận văn đề cập đến nhận thức trước hết cán làm công tác lưu trữ khối tài liệu, Lãnh đạo quan, Lãnh đạo Văn phịng Bộ, Lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngồi sau ý thức cán bộ, chuyên viên Cục Đầu tư nước cán bộ, chuyên viên khác toàn quan Bộ Việc nâng cao nhận thức đối tượng giá trị, vai trị to lớn cơng tác 79 lưu trữ tài liệu lưu trữ giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu đặc thù Lưu trữ Bộ Tại chương Luận văn, vào phát phân tích ưu điểm tồn tại, hạn chế tìm nguyên nhân tồn tại, hạn chế cơng tác khai thác, sử dụng khối hồ sơ tài liệu cấp phép đầu tư Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Từ phát giúp có nhìn tồn diện, khách quan để đưa giải pháp tối ưu, hợp lý nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác Luận văn vào phân tích thực trạng bước đầu đưa số giải pháp để nâng cao hiệu công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu cấp phép đầu tư Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Muốn nâng cao hiệu hoạt động công tác khai thác, sử dụng hồ sơ giải pháp phải thực cách đồng mang lại hiệu cao KẾT LUẬN Cục Đầu tư nước đơn vị trực thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực đầu tư, chức quan Bộ Chính phủ giao cho Vì trình thực chức năng, nhiệm vụ mình, đơn vị Cục sản sinh khối lượng tài liệu chuyên môn lớn, có giá trị có tầm quan trọng đặc biệt, thể chức năng, nhiệm vụ đơn vị Cục nói riêng quan Bộ nói chung Nổi bật khối tài liệu hồ sơ cấp phép đầu tư hoạt động doanh nghiệp, loại hình tài liệu đơn vị Cục sản sinh 80 nhiều, khối tài liệu bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Khảo sát thực tiễn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Bộ cho thấy khối tài liệu Cục Đầu tư nước khối tài liệu chuyên môn nhiều người quan tâm khai thác nhất, chiếm phần lớn tổng số lượt người khai thác lượt hồ sơ, tài liệu mang phục vụ khai thác Mặt khác từ thực tiễn công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu này, chúng tơi cịn nhận thấy nhiều vấn đề cịn phải đưa xem xét, chọn nghiên cứu giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Chúng nghiên cứu đề tài luận văn với mục đích giới thiệu thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu Cục Đầu tư nước thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư, tình hình cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu Lưu trữ Bộ, ưu điểm đạt hạn chế cịn tồn tại, ngun nhân hạn chế cơng tác Từ đưa giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Bộ Trên sở giải pháp đưa giúp Lưu trữ Bộ tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu tốt hơn, mang lại hiệu cao Để giải nội dung nhiệm vụ đặt Luận văn, tìm hiểu, phân tích chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức đơn vị hình thành tài liệu Cục Đầu tư nước ngồi, tìm hiểu khối lượng, thành phần, nội dung ý nghĩa khối tài liệu nhắc đến, tìm hiểu thực trạng việc tổ chức khoa học tài liệu, tổ chức bảo quản tài liệu thực trạng công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Từ việc tìm hiểu, phân tích nội dung đây, đưa nhận xét ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế Từ có nhìn khách quan đưa giải pháp mà cho giải pháp phù hợp 81 có điều kiện để thực quan Bộ để góp phần nâng cao hiệu công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu nhiều giá trị Tổ chức công tác khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu thực nghiệp vụ mục đích cuối cơng tác lưu trữ Với vai trò lưu trữ quan Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư thực việc tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu phục vụ cho trình giải công việc hàng ngày quan Đây công tác ngày nhiều người biết đến, muốn khẳng định vị trí, tầm quan trọng cơng tác quan việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tốt nội dung định Làm tốt công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu thực tốt việc phát huy tối đa giá trị khối tài liệu thực tốt nhiệm vụ lưu trữ quan Bộ Với mong muốn Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư - quan trực tiếp quản lý khối tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu nhiều giá trị cách tốt hay khối tài liệu mang khai thác, sử dụng cách nhiều việc nghiên cứu thực trạng đưa giải pháp công việc tất yếu Đề tài Luận văn “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản Lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư” cho độc giả nhìn trực quan cụ thể công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu Chúng mong muốn sau Luận văn bảo vệ, đề tài giúp cho độc giả quan có nhìn công tác khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Bộ, giải pháp đưa Luận văn bước thực thực tiễn góp phần nâng cao hiệu hoạt động cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác khai thác, sử dụng khối tài liệu nói riêng 82 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hà Thị Tú Anh (2002), Tổ chức lưu trữ khai thác nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí phóng viên số tịa soạn báo Hà Nội, Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học Tư liệu học, Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội Bộ Kế hoạch Đầu tư (2003), Quyết định số 679/QĐ-BKH Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư ngày 10 tháng năm 2003 việc ban hành quy 83 định chế độ làm việc mối quan hệ công tác Lãnh đạo Bộ Kế hoạch Đầu tư Bộ Kế hoạch Đầu tư (2004), Quyết định số 456/QĐ-BKH Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư ngày 12 tháng năm 2004 việc ban hành quy định thực nội quan Bộ Kế hoạch Đầu tư (2008), Quyết định số 995/2008/QĐ-BKH ngày 05 tháng năm 2008 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước ngành Kế hoạch Đầu tư Các hồ sơ tài liệu Cục Đầu tư nước bảo quản kho lưu trữ Bộ Kế hoạch Đầu tư Chính phủ (2004), Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ hướng dẫn chi tiết số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội Phạm Thị Chung (2009), Nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục Đào tạo, Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội Trần Việt Hà (2008), Nghiên cứu giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động trưng bày, triễn lãm tài liệu lưu trữ Việt Nam, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học Tư liệu học, Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 10 Trần Phương Hoa (2007), Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia III phục vụ cho biên soạn lịch sử quan cấp Bộ, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành lưu trữ, Khoa Lưu trữ học Quản trị văn 84 phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 11 Hà Văn Huề (2002), Xác định giải pháp nâng cao hiệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học Tư liệu học, Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 12 Dương Văn Khảm (2006), Công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội 13 Đinh Văn Mạnh (2009), Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật cơng trình giao thơng Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải giải pháp, Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 14 Phòng Lưu trữ - Thư viện, Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư, Sổ khai thác hồ sơ tài liệu đầu tư nước ngoài, sổ chụp hồ sơ tài liệu, sổ chứng thực hồ sơ tài liệu năm 15 Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 16 Quốc hội khóa XIII (2011), Luật Lưu trữ 17 Nguyễn Anh Thư (2010), Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động văn hóa đối ngoại giai đoạn hội nhập quốc tế, Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội 18 Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư (2005), Công văn số 235/BKH-VP ngày 10 tháng năm 2005 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc Quy định số nhiệm vụ chủ yếu đơn vị thuộc Văn phòng 19 Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư (2007), Quyết định số 1183/QĐVP ngày 10 tháng 10 năm 2007 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư 85 việc ban hành hệ thống văn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000 20 Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư (2009), Quyết định số 1980/QĐVP Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư ngày 25 tháng 12 năm 2009 việc quy định nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ PHỤ LỤC Quyết định số 456/QĐ-BKH ngày 12 tháng năm 2004 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành quy định thực nội quan, có quy định cơng tác lưu trữ Công văn số 235/BKH-VP ngày 10 tháng năm 2005 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc Quy định số nhiệm vụ chủ yếu đơn vị thuộc Văn phòng Quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10 tháng 10 năm 2007 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc ban hành hệ thống văn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000 Quyết định số 521/QĐ-BKH ngày 16 tháng năm 2009 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Cục Đầu tư nước 86 Quyết định số 1980/QĐ-VP ngày 25 tháng 12 năm 2009 Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch Đầu tư việc Quy định nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ 87