Tổ Chức Và Bảo Quản Vốn Tài Liệu Tại Thư Viện Quân Đội

Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN  NGUYỄN ĐỨC TÂM TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 - X HÀ NỘI - 2013 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN  NGUYỄN ĐỨC TÂM TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 – X GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: Th.S Trần Hữu Huỳnh HÀ NỘI - 2013 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cám ơn chân thành sâu sắc tới Thầy Trần Hữu Huỳnh – người tận tình hướng dẫn hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học Xin gửi lời cám ơn tới tất Thầy, cô giáo khoa Thông tin Thư viện trường ĐH Khoa học xã hội Nhân văn tạo điều kiện để thực đề tài nghiên cứu khoa học phù hợp với chuyên ngành lực thân Xin gửi lời cám ơn tới Ban lãnh đạo toàn thể cán Thư viện Quân Đội tạo điều kiện thuận lợi cho suốt trình thực đề tài Tôi hứa cố gắng với nghiên cứu khoa học Một lần nữa, xin chân thành cám ơn! Sinh viên Nguyễn Đức Tâm Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CHỮ CÁI VIẾT TẮT NỘI DUNG CBTV Cán thư viện CSDL Cơ sở liệu CTĐ Công tác Đảng CTCT Công tác Chính trị NDT Người dùng tin TCCT Tổng cục trị TT-TV Thông tin-thư viện TVQĐ Thư viện Quân Đội Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm MỤC LỤC MỤC LỤC .5 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .6 MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Đất nước ta thực giai đoạn công nghiệp hoá - đại hoá lãnh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam để bảo vệ vững độc lập chủ quyền toàn vẹn lãnh thổ, bảo vệ chế độ XHCN, cần phải xây dựng quân đội mạnh, qui tinh nhuệ bước đại Trong quân đội thông Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm tin khoa học, đặc biệt khoa học quân có vai trò quan trọng giúp tướng lĩnh lãnh đạo, huy, nhà nghiên cứu khoa học đề chiến lược, sách lược đắn đáp ứng yêu cầu tình hình “diễn biến hòa bình” Các quan thông tin- thư viện (TT-TV) có Thư viện Quân đội đóng vai trò quan trọng việc thực nhiệm vụ Thư viện Quân đội (TVQĐ) thư viện khoa học chuyên ngành quân Ngoài chức tuyên truyền, giáo dục chủ trương sách Đảng Nhà nước, bước nâng cao đời sống văn hoá tinh thần cho cán chiến sỹ quân đội Đồng thời phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo huy quân tướng lĩnh, phục vụ cho nhà nghiên cứu khoa học quân Do tính chất đặc thù thư viện chuyên ngành quân sự, năm qua TVQĐ trọng đến công tác tổ chức bảo quản tài liệu, nhằm mục đích nâng cao chất lượng phục vụ, kịp thời cung cấp thông tin tài liệu cho bạn đọc Chính vậy, chọn đề tài: “Tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Quân đội” để làm khóa luận tốt nghiệp Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu với mục đích tìm hiểu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thời gian qua TVQĐ Đánh giá ưu nhược điểm công tác qua tác giả đóng góp số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức bảo quản tài liệu TVQĐ để nguồn tin nói riêng sản phẩm thông tin nói chung thư viện, ngày đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng xác nhu cầu bạn đọc 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu đặc điểm TVQĐ - Nghiên cứu công tác tổ chức nội dung, thành phần loại hình kho tài liệu có TVQĐ Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm - Phân tích, đánh giá hình thức xếp bảo quản vốn tài liệu - Đề xuất biện pháp cụ thể hoàn chỉnh công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu TVQĐ Đối tượng phạm vi nghiên cứu + Đối tượng: Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện chuyên ngành quân TVQĐ + Phạm vi nghiên cứu: TVQĐ giai đoạn Phương pháp nghiên cứu Thực đề tài khóa luận này, sử dụng phương pháp: Khảo sát thực tế, thống kê, phân tích so sánh đánh giá tổng hợp tài liệu Tình hình nghiên cứu Hiện nay, công tác nghiên cứu tổ chức bảo quản vốn tài liệu thư viện trung tâm thông tin nhiều người ý Mặc dù đề tài có người nghiên cứu, đề tài triển khai TVQĐ có nhiều điểm so với đề tài trước là: nội dung triển khai, cách nhìn nhận đánh giá, nhận xét đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bảo quản vốn tài liệu TVQĐ Cấu trúc khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo Khóa luận gồm chương với nội dung sau: Chương Khái quát Thư viện Quân đội Chương Thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Quân đội Chương 3: Một số nhận xét, kiến nghị công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Quân đội Trong trình làm khóa luận tốt nghiệp, cố gắng thời gian trình độ có hạn nên chắn không tránh khỏi thiếu sót Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Rất mong đóng góp thầy cô bạn để khóa luận hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI 1.1 Vài nét lịch sử đời Thư viện Quân đội Ngày 15/11/1957 Thư viện Quân đội (TVQĐ) thành lập theo chủ trương Tổng Quân uỷ mà trực tiếp đại tướng Nguyễn Chí Thanh - Chủ Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm nhiệm Tổng cục Chính trị Những ngày đầu thành lập, Thư viện Quân đội tủ sách Tổng Quân uỷ chiến khu Việt Bắc với gần 500 sách, sở vật chất nghèo nàn Vì vậy, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu công tác nghiên cứu đạo, học tập, giải trí cán bộ, chiến sĩ, phục vụ nhiệm vụ chiến đấu xây dựng quân đội Trải qua thời gian với phát triển quân đội, TVQĐ không ngừng lớn mạnh, từ thư viện phổ thông trở thành thư viện khoa học tổng hợp quân cấp Nhà nước Trong thời gian này, hệ thống thư viện quân đội hình thành, nhiều thư viện nhà trường quân đội, thư viện quân khu, quân đoàn, quan, đơn vị thành lập Hệ thống thư viện toàn quân có vai trò quan trọng mà đứng đầu TVQĐ, đại tướng Võ Nguyên Giáp viết: “Thư viện công cụ quan trọng để truyền bá tư tưởng, đường lối khoa học quân đông đảo cán chiến sĩ quân đội ta” Vì phải “Xây dựng Thư viện Quân đội thành trung tâm khoa học văn hoá quan trọng quân đội ta” (Trích Tập san Thư viện, số - 2002) Thực theo chủ trương Tổng cục Chính trị TVQĐ có nhiều cố gắng công tác thông tin -thư viện Đặc biệt đứng trước tình hình, nhiệm vụ đất nước, TVQĐ bước đổi hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ nhằm phục vụ tốt nhu cầu ngày đa dạng, phong phú bạn đọc, đặc biệt truyền bá chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, thị, nghị Đảng, Nhà nước quân đội tới cán bộ, chiến sĩ quân đội nhân dân để góp phần xây dựng quân đội vững mạnh, quy, tinh nhuệ, bước đại, góp phần giữ vững ổn định trị, phát triển kinh tế - xã hội đất nước Hơn 50 năm xây dựng phát triển TVQĐ với giai đoạn sau: Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm * Từ năm 1957 đến 1965 Đây giai đoạn đầu tiên, xây dựng móng cho TVQĐ Vốn tài liệu ban đầu gồm 500 sách Tổng Quân uỷ số sách báo quốc văn, ngoại văn Bộ Quốc phòng Khi TVQĐ nằm thành phần Câu lạc quân đội với cán biên chế Họ vừa làm đạo nghiệp vụ, vừa thực công việc cụ thể Đến năm 1958, yêu cầu đất nước, công tác trị nên TVQĐ tách khỏi Câu lạc quân đội trở thành thư viện trung tâm toàn quân Để nhanh chóng tăng vốn tài liệu thư viện, TVQĐ đặc biệt ý đến công tác bổ sung, sưu tầm vốn sách báo Sau thời gian sưu tầm, vốn tài liệu TVQĐ tăng lên thành 3.000 sách, báo Cùng với gia tăng lượng sách báo, số lượng cán TVQĐ tăng lên Năm 1959 Tổng cục Chính trị điều cho Thư viện thêm cán Trong hai năm 1960, 1961 TVQĐ liên tục cử cán học “Lớp thư viện Xê-rốp”, mở lớp nghiệp vụ thư viện ngắn ngày cho cán bộ, nhân viên thư viện quân khu, quân đoàn, sư đoàn, trung đoàn đồng thời biên soạn nhiều thư mục hướng dẫn, tuyên truyền vận động cán bộ, chiến sĩ đọc đợt học tập Từ 1962 đến 1965 TVQĐ tổ chức hai lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho 60 cán Ngày 17/9/1963 TVQĐ tổ chức Hội nghị Thư viện toàn quân lần thứ trạm 60 Bộ Quốc phòng Hàng quý, TVQĐ cho tập san phê bình “Người lính gác”, phát nhiều sách cần thu hồi Hai thư mục: Hướng dẫn mua sách đăng ký giới thiệu sách hàng tháng Nội san hướng dẫn nghiệp vụ thư viện tháng kỳ để phổ biến trao đổi nghiệp vụ Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm + Cơ cấu vốn tài liệu Vốn tài liệu theo ngôn ngữ: Tài liệu tiếng Việt chiếm 100% Nội dung tài liệu Tỷ lệ Tài liệu trị xã hội 30% Tài liệu quân 10% Tài liệu văn hóa nghệ thuật 50% Tài liệu khoa học – kỹ thuật – y tế 10% Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung phòng mượn + Nguyên tắc xếp tài liệu Tài liệu phòng mượn xếp theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ xuống Trật tự giá tài liệu xếp theo nguyên tắc từ trái sang phải + Phương pháp xếp tài liệu Kho phòng mượn xếp tài liệu theo phương pháp kết hợp nội dung hình thức (phân loại + chữ cái) Về phân loại: sử dụng bảng phân loại 19 lớp TVQGVN Về chữ cái: Trong ngành tri thức, phân loại không chia nhỏ nữa, tài liệu xếp giá theo trật tự chữ tên tài liệu tên tác giả * Công tác bảo quản tài liệu kho phòng mượn Nội quy phòng mượn đặt cửa vào để bạn đọc nắm rõ trách nhiệm nghĩa vụ sử dụng vốn tài liệu phòng Quản lý chặt chẽ việc mượn trả tài liệu bạn đọc để tránh tình trạng mát, hao hụt Trước sau trình mượn trả tài liệu, cán thư viện kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng tài liệu Đối với tài liệu bị hư hỏng sau trình mượn trả, cán thư viện phòng chuyển tu bổ tài liệu trở lại trạng thái ban đầu (bao gồm công việc đóng bìa cứng, dán lại trang bị rách, dùng ghim dập để dính lại Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm trang bị đứt chỉ) Đối với tài liệu mà bạn đọc làm mất, cán thư viện bổ sung kịp thời có biện pháp xử lý thích hợp Đối với tài liệu quý hiếm, nhân bản, số hóa tài liệu đem phục vụ để tránh tình trạng sử dụng gốc Cuối làm việc hàng ngày cán thư viện phòng kiểm tra lại kho sách để đảm bảo tài liệu xếp vị trí giá Đối với tài liệu luân chuyển đến đơn vị việc tổ chức bảo quản gặp khó khăn nhiều, để quản lý nguồn tài liệu luân chuyển TVQĐ thường xuyên tiến hành công tác kiểm kê số lượng tài liệu Mỗi đợt luân chuyển thường cách tháng đến năm Trước luân chuyển đợt Thư viện tiến hành thu hồi tài liệu luân chuyển Trước sau luân chuyển cán TVQĐ nắm rõ số lượng tình trạng tài liệu để đưa biện pháp bảo quản thích hợp Tuyên truyền, giáo dục ý thức giữ gìn, bảo quản tài liệu cho đôc giả đơn vị Ngoài ra, TVQĐ tiến hành đóng bìa cứng, trước vận chuyển để tránh hư hỏng tài liệu Việc vệ sinh kho, cán thư viện phòng mượn thực thường xuyên theo định kỳ bao gồm công việc như: hút bụi kho sách, diệt côn trùng gây hại cho tài liệu, lau giá sách…Mỗi năm phòng mượn phục chế khoảng 500 – 700 tài liệu 2.3.2.3 Kho phòng đọc Với diện tích khoảng 400 m2 kho đọc chia thành hai kho nhỏ kho đọc tra cứu kho đọc tự chọn * Kho phòng đọc tra cứu Kho phòng đọc tra cứu bố trí 30 chỗ ngồi với diện tích 200m tổ chức 25 giá đựng tài liệu Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Số lượng tài liệu tra cứu bao gồm: sách kinh điển, từ điển bách khoa, niên giám thống kê, thư mục, biên niên kiện; sách toàn tập, tuyển tập lựa chọn từ sách tra cứu lưu giữ tổng kho Nội dung tài liệu Tỷ lệ Bách khoa, từ điển 43% Tài liệu tra cứu quân 28% Tài liệu tra cứu trị xã hội 29% Tài liệu tra cứu văn học 0% Cơ cấu tài liệu theo nội dung kho đọc tra cứu Số lượng 3000 gần 2000 2000 cuốn * Kho phòng đọc tự chọn Diện tích kho đọc tự chọn khoảng 200 m2, bố trí 35 giá Tổng số tài liệu khoảng 15.000 tài liệu bao gồm tất môn loại, tài liệu nhập vào TVTWQĐ 10 năm gần Phòng trang bị máy điều hòa nhiệt độ, quạt máy tính.Công cụ tra cứu tìm tin: hệ thống mục lục máy tính Bạn đọc lựa chọn tài liệu giá trực tiếp sử dụng phòng đọc Đây phòng phục vụ trọng yếu, phòng đọc tự chọn chuyên phục vụ đọc sách tư liệu Đối tượng phục vụ người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy học tập, có nhu cầu hiểu biết sâu Nội dung tài liệu Tài liệu trị - xã hội Tài liệu quân Tài liệu văn hóa nghệ thuật Tài liệu khoa học – kỹ thuật - y tế Tỷ lệ 35 % 35% 5% 25% Cơ cấu vốn tài liệu phòng đọc tự chọn Vốn tài liệu kho đọc tự chọn theo môn ngành tri thức tuân theo bảng phân loại 19 lớp * Công tác bảo quản tài liệu kho phòng đọc Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Với lượt bạn đọc đông đảo (gần 5000 lượt bạn đọc hàng năm) nên không tránh khỏi tượng tài liệu bị hủy hoại rách nát, trang, ố bẩn CBTV làm thao tác tu bổ tài liệu kho phòng đọc như: đóng bìa cứng, tu sửa tài liệu, dùng băng dính dán lại trang bị rách, dùng ghim dập để đính lại trang bị đứt Giáo dục ý thức cho bạn đọc để nâng cao trách nhiệm bạn đọc việc giữ gìn bảo quản tài liệu Đối với kho phòng đọc công tác nội dịch tiến hành thường xuyên hàng ngày, xếp, chỉnh sửa theo kí hiệu xếp giá để phục vụ bạn đọc cách hiệu kịp thời phát tài liệu hư hỏng để sửa chữa 2.3.2.4 Phòng Báo – Tạp chí Diện tích phòng báo- tạp chí 150 m2 kho lưu giữ báo, tạp chí lưu 1.000 m2 trang bị máy điều hòa nhiệt độ, quạt, máy vi tính Phòng bố trí 50 chỗ ngồi, trưng bày 15 giá báo, tạp chí thuận tiện cho bạn đọc sử dụng có khoảng 1.662 loại báo, tạp chí nước nước với thứ tiếng Việt, Nga, Anh, Pháp, Đức, Trung Quốc số ngôn ngữ khác Các loại báo sưu tập kháng chiến chống Pháp lưu trữ kho, chủ yếu loại báo như: Báo Nhân dân, Báo Quân đội Nhân dân, tạp chí Học tập, Tạp chí Văn nghệ Quân đội… Hàng năm, TVQĐ đặt mua 160 loại báo, tạp chí quốc văn, 80 loại báo, tạp chí ngoại văn 60 loại báo, tạp chí nội quân đội quân khu, quân đoàn, binh chủng, học viện, nhà trường gửi tặng, lưu chiểu Số liệu thống kê năm 2012: Lượt bạn đọc: 19.700 (trong quân đội 8.550 lượt ; quân đội 11.150) Lượt luân chuyển tài liệu: 350.150 tài liệu; Phục vụ chuyên đề: 26 chuyên đề; CSDL trích số hóa: 93 biểu ghi; Nhập xử lý báo hàng ngày: quốc văn: 262, ngoại văn: 58 loại; Soạn báo, tạp chí đóng: 510 tập; Photo tài liệu 9.800 trang Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Đặc điểm báo, tạp chí cập nhập hàng ngày báo Nhân dân, báo Quân đội nhân dân Với số lượng báo, tạp chí ngày tăng đòi hỏi CBTV phòng Báo - tạp chí đầu tư nhiều thời gian công sức cho công tác tổ chức bảo quản nguồn Báo- tạp chí Đặc biệt, TVQĐ lưu trữ số lượng lớn báo, tạp chí từ thời kháng chiến chống Mỹ Với nguồn tài liệu lâu đời quý đòi hỏi cán phải có biện pháp tổ chức bảo quản báo, tạp chí hữu hiệu * Công tác tổ chức bảo quản tài liệu Vì số lượt bạn đọc lớn nên CBTV theo dõi ý thức giữ gìn tài liệu bạn đọc để kịp thời nhắc nhở Nội quy phòng Báo – tạp chí bố trí nơi nhiều người qua lại cửa vào để bạn đọc nắm quy tắc cần có sử dụng tài liệu Ngoài có cộng tác viên đóng góp ý kiến cho CBTV để nâng cao công tác giữ gìn bảo quản tài liệu Đầu làm việc cán phòng thường dành thời gian để xử lý báo, tạp chí ngày để dễ dàng cho công tác quản lý bảo quản Bao gồm công đoạn: đóng dấu, dập ghim, vào sổ đăng ký báo tạp chí, tránh tình trạng bạn đọc đem có dấu TVQĐ theo dõi tình hình xuất Cuối giờ, CBTV xếp báo vị trí giá để bạn đọc dễ dàng sử dụng Để quản lý bảo quản báo, tạp chí thuận lợi, TV tiến hành đóng báo, tạp chí thành tập sau thời gian phục vụ (1 đến tháng báo ngày, đến tháng báo tuần, năm tạp chí) Các tập báo, tạp chí sau đóng thành tập lưu trữ kho cẩn thận có yêu cầu bạn đọc đem phục vụ Riêng năm 2012 TVQĐ đóng 510 tập báo, tạp chí TVQĐ sử dụng giá nén để lưu trữ báo, tạp chí Giá nén có ưu điểm lưu trữ số lượng TL lớn, tiết kiệm diện tích kho, bảo vệ tài liệu khỏi tác nhân bên Khi độc giả có nhu cầu sử dụng báo, tạp chí từ lâu đời chứa đựng Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm kho CBTV tiến hành chép tài liệu để tránh việc sử dụng gốc Biện pháp giúp bảo vệ tài liệu gốc tốt mà đáp ứng nhu cầu bạn đọc Phòng vệ sinh để chống lại tác nhân làm hủy hoại tài liệu bụi, côn trùng, chuột… 2.3.2.5 Phòng Thông tin – thư mục Thực nhiệm vụ Biên soạn thư mục tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin tra cứu tài liệu theo chủ đề, theo môn loại, theo từ khóa,… phương thức truyên thông (tủ mục lục) hay đại (máy tính có kết nối internet, mạng MISTEN) Số hóa tài liệu, xây dựng sở liệu cho thư viện Một năm phòng thông tin- thư mục số hóa khoảng 50.000 trang Phòng máy tính phục vụ bạn đọc truy cập mạng nội MISTEN, mạng Inetnet Hiện phòng thông tin- thư mục lưu trữ khoảng 2.000 tài liệu điện tử 100.000 biểu ghi Chúng ta dễ dàng nhận thấy, việc quản lý cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ điện tử chứa đựng rủi ro như: Cơ sở liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa, tài liệu bị hủy hoại virus… * Công tác tổ chức bảo quản tài liệu Phòng tài liệu điện tử thiết kế hệ thống tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực chế độ quản lý tài liệu điện tử, quy trình khép kín an toàn quản lý để tài liệu với thông tin, hoàn cảnh cấu trúc giữ lại (Tính xác thực, độ tin cậy, tính an toàn, mối quan hệ với đối tượng liệu có liên quan, tính hữu dụng khả tiếp cận) Phân loại quản lý chặt chẽ bạn đọc để tránh tình trạng người xâm nhập vào mạng nội phá hủy Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm tài liệu mật, tài liệu điện tử quý giá có thư viện Thường xuyên lưu tài liệu sang đĩa cứng để tránh tình trạng hủy hoại mát, diệt virus thường xuyên để bảo vệ nguồn tài liệu điện tử có Thư viện.Các tài liệu mật có mã riêng Không đưa tài liệu toàn văn lên CSDLTM Máy tính cá nhân CB không nối mạng Internet để han chế xâm nhập trái phép 2.4 Đánh giá chung 2.4.1 Ưu điểm Nhờ có quan tâm Ban Giám đốc TVQĐ, nhận thấy tầm quan trọng công tác bảo quản vốn tài liệu mà Thư viện lưu giữ di sản quân dân tộc Do CBCNV thực tốt, tài liệu bị phục vụ bạn đọc cách tối ưu Những tài liệu bị rách nát hư hỏng phần nhiều phát kịp thời đem sửa chữa nhằm phục vụ bạn đọc nhanh chóng Công việc mượn trả tài liệu theo yêu cầu bạn đọc bảo quản tốt, tránh thất lạc, kịp thời phát hư hỏng để sửa chữa… Việc số hoá tài liệu quý giúp cho Thư viện gìn giữ vốn tài liệu quý giá mình, đồng thời phục vụ bạn đọc 2.4.2 Nhược điểm Tuy nhiên, công tác bảo quản, TVQĐ số khó khăn: - Kinh phí dành cho công tác bảo quản hạn chế: vốn tài liệu quý hiếm, kinh phí đầu tư cho bảo quản hạn chế Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm - Trang thiết bị dành cho công tác bảo quản lạc hậu, có máy hút bụi, xô, máy xén - Trình độ cán làm bảo quản chưa đáp ứng yêu cầu công việc, chưa đào tạo Do mà công tác bảo quản chưa đạt kết mong muốn.Với việc ứng dụng trang thiết bị đại công nghệ thông tin vào công tác bảo quản tài liệu việc bảo quản tài liệu trở nên tốt hơn, giảm hao tổn thời gian, công sức, tiền bạc mà bảo quản tài liệu trạng thái tốt CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1 Tổ chức xếp tài liệu theo kho riêng có chế độ bảo quản thích hợp Việc tổ chức xếp kho riêng vô quan trọng định hiệu công tác bảo quản vốn tài liệu thư viện, kho lại có đặc trưng riêng hình thức phục vụ, thành phần vốn tài liệu cách xếp tài liệu kho.Việc phân chia kho giúp xây dựng biện pháp bảo quản tài liệu thích hợp cho loại kho Báo -tạp chí loại hình tài liệu quan trọng Thư viện, gắn liền với phát triển mạnh mẽ xã hội khoa học công nghệ thời đại Đây nguồn thông tin khoa học nhanh nhất, thông tin cập nhật, mang tính khoa học cao chóng bị lỗi thời Do tính chất vậy, phòng báo-tạp chí TVQĐ nên tổ chức thư viện thu nhỏ từ khâu nhận phòng bổ sung đến xử lý kỹ thuật, tổ chức xếp, bảo quản kho tàng phục vụ bạn đọc Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Đối với kho phim TVQĐ dễ bị hỏng không sử dụng điều kiện môi trường không đạt tiêu chuẩn, kho phim lưu trữ tài liệu quý mà sau thành hai âm (Microfilm Negative) dương (Microfilm Positive) lưu giữ hộp nhôm Các microfiche lưu trữ hộp gỗ Tất bảo quản đạt tiêu chuẩn bảo quản cho phép (nhiệt độ 14- 17°C, độ ẩm 65-76%)… 3.2.Tuyên truyền giáo dục ý thức trách nhiệm bảo quản tài liệu Công tác thực cho hai đối tượng CBTV bạn đọc TVQĐ Điều có nghĩa làm cho cán TVQĐ hiểu tài liệu quản lý có giá trị đời sống, tất hoạt động cộng đồng người xã hội Để từ đó, nhận thức vai trò quan trọng mình, chắn người cán thư viện tự điều chỉnh quan điểm hành vi công việc giao Đối với bạn đọc, giúp họ biết nội quy cụ thể, quyền lợi nghĩa vụ phải đóng góp trách nhiệm sử dụng tài liệu muốn trở thành bạn đọc thường xuyên Điều cho thấy công tác giáo dục bạn đọc quan trọng cần thiết Nếu bạn đọc vi phạm vào quy định trên, tùy vào mức độ nặng hay nhẹ mà nhắc nhở, cảnh cáo, thu lại thẻ đọc, phạt tiền hay truy cứu trách nhiệm hình Cần thực nghiêm ngặt quy định hành chính, có thái độ cứng rắn trường hợp vi phạm quy chế bảo quản tài liệu TVQĐ Riêng quy định phạt tiền, vào nghị định 31/2001 NĐ-CP phủ xử lý vi phạm hành lĩnh vực văn hoá- thông tin 3.3 Đảm bảo môi trường công tác bảo quản Nước ta nước có khí hậu nhiệt đới gió mùa, việc bảo quản trở nên khó khăn mà ban lãnh đạo TVQĐ quan tâm đến môi trường kho Các kho có cửa dự phòng để phòng tránh tình trạng cháy nổ, kho Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm trang bị hệ thống bình chữa cháy tự động bán tự động Hệ thống điện kho bọc dây an toàn có đầu tiếp đất an toàn, bóng đèn huỳnh quang ngăn ánh sáng đỡ làm tổn hại đến sách Thư viện đưa hệ thống điều hoà trung tâm vào hoạt động để điều hoà nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với yêu cầu loại tài liệu Tuy nhiên điều hoà không khí lúc bật 24/24 trừ phòng vi phim Các kho cần lắp kính màu rèm để giảm cường độ ánh sáng chiếu trực tiếp lên tài liệu Công tác vệ sinh kho sách TVQĐ cần tiến hành định kỳ tháng/ lần vào ngày cuối tháng như: hút bụi, lau chùi giá sách…Đối với kho mở công tác nội dịch cần tiến hành thường xuyên, kho sách, báo -tạp chí tự chọn xếp, chỉnh sửa theo kí hiệu xếp giá để phục vụ bạn đọc cách hiệu kịp thời phát tài liệu hư hỏng để sửa chữa Lắp đặt thêm trang thiết bị: quạt thông gió, máy hút ẩm, điều hòa vận hành thiết bị điều chỉnh khí hậu để trì tiêu chuẩn bảo quản làm chậm tiến trình hư hỏng tư liệu lưu trữ 3.4.Chuyển tài liệu sang vật mang tin khác - Photocopy để tránh phải sử dụng để phục vụ nhân photocopy sử dụng để phục vụ cho độc giả - Vi thể hóa: Những định dạng quen thuộc loại phim cuộn 16mm 35mm vi phiếu, vi phiếu trông giống thẻ nhựa Phim cuộn, dù loại 16mm hay 35mm, cắt thành đoạn ngắn bảo quản “bao” để tạo vi thẻ Ba loại phim phổ biến sưu tập vi dạng là: bạc gelatin, diazo có lỗ - Số hóa (Digitization) trình tạo lập thông tin đối tượng thực sang dạng điện tử hay gọi dạng số Những đối tượng thực chứa thông tin tài liệu dạng văn bản, hình ảnh, đồ, băng ghi âm, ghi hình…trên vật mang tin vật lý (trên giấy, phim, giấy ảnh, băng ghi âm, Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm băng ghi hình…) Kết số hóa đối tượng thực chuyển sang đối tượng số dạng tệp tin, tệp tin sử dụng nhiều xây dựng CSDL có liên kết với tệp toàn văn.giảm việc tiếp xúc trực tiếp nguồn tài nguyên quý hiếm…, tạo lưu trữ, cho phép quan phát triển hạ tầng kỹ thuật, phát triển khả chia sẻ thông tin 3.5 Phục chế, đóng bìa nguồn tài liệu - Phục chế tài liệu hoạt động nhằm khôi phục trạng thái ban đầu tài liệu mặt vật chất thẩm mỹ Thông thường hoạt động phục chế tài liệu tiến hành sau tài liệu bị làm hư hại nguyên nhân với mục tiêu cụ thể Phục chế tài liệu bao gồm số công việc như: làm phẳng giấy; sửa chữa, bồi vá giấy - Đóng bìa tác động ảnh hưởng môi trường (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm không khí….) làm cho tài liệu bị lão hóa dần theo thời gian Vì vậy, muốn bảo quản tài liệu cần phải đóng bìa kịp thời, nhằm đưa chúng trở lại trạng thái ban đầu Việc đóng bìa đảm bảo việc bảo quản sách lâu dài hơn, làm cho sách đẹp giảm bớt khoản chi bổ sung 3.6 Ứng dụng kỹ thuật đại công nghệ thông tin bảo quản tài liệu Các phương pháp bảo quản truyền thống dù hạn chế phần tác nhân gây huỷ hoại tài liệu thường nhiều thời gian, công sức, tiền bạc, ảnh hưởng tới sức khoẻ người, giảm tuổi thọ tài liệu dùng nhiều hoá chất Do việc ứng dụng phương tiện kỹ thuật đại công nghệ thông tin vào bảo quản cần thiết đạt kết cao Cùng với việc tổ chức kho đóng, độc giả đọc theo phiếu yêu cầu, TVQĐ tổ chức kho mở nhằm tạo giao diện thân thiện với người dùng tin Tuy nhiên công tác bảo quản kho mở khó khăn nhiều so với kho đóng lượng người vào nhiều, môi trường chứa tài liệu bị chi phối yếu tố bên ngoài, tài liệu không xếp ngắn nên dễ bị quăn mép, nhàu…Để bảo vệ Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm tài liệu không bị cố tình hay vô ý độc giả, với lượng bạn đọc đông mà cán thư viện kiểm soát hết được, TVQĐ trang bị hệ thống máy quay camera đựơc gắn phòng hình đặt bàn thủ thư để tiện theo dõi bạn đọc Sách trước đưa vào phục vụ bạn đọc dán từ, nhờ mà bạn đọc mang sách khỏi phòng thiết bị cổng từ đặt cửa vào kêu báo cho cán thư viện biết kịp thời xử lý Song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống thông tin điện tử Internet (trang Web điện tử) hệ thống thông tin viễn thông việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật đại vào bảo quản lâu dài tài liệu có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành nhiệm vụ cấp bách công tác lưu trữ TVQĐ cần ứng dụng việc lưu trữ tài liệu chụp microfim, đĩa từ có dung lượng lớn thông qua phần mềm xử lý chuyên ngành (các thiết bị kỹ thuật thị trường Việt Nam) Với hệ thống lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ TVQĐ phát huy tối đa hiệu việc phục vụ vào lợi ích phát triển khoa học quân sự, kinh tế, văn hóa giáo dục thời kỳ công nghiệp hóa –hiện đại hóa đất nước Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm KẾT LUẬN Vốn tài liệu tài sản định tồn phát triển thư viện giai đoạn Hiệu phục vụ thư viện có tốt hay không phụ thuộc vào tiềm tuổi thọ vốn tài liệu Vì vậy, tổ chức bảo quản vốn tài liệu có ý nghĩa to lớn công tác thư viện Nét đặc thù công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu giữ tài liệu hai trạng thái tĩnh động cho không ảnh hưởng đến công tác luân chuyển tài liệu, vừa bảo vệ tài liệu vừa phục vụ bạn đọc cách nhanh chóng hiệu Tuy nhiên, với điều kiện khí hậu nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm nước ta làm ảnh hưởng đến công tác bảo quản tài liệu Thêm vào đó, tự huỷ hoại thân tài liệu, thiếu ý thức người nhân tố quan trọng gây nên tình trạng hư hỏng tài liệu Những năm qua, TVQĐ coi trọng công tác bảo quản coi lược nhằm tăng cường nâng cao chất lượng hoạt động thư viện TVQĐ không ngừng nâng cấp trang thiết bị kỹ thuật đại ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phục vụ cho công tác bảo quản cách tối ưu, tiến hành vệ sinh phục chế tài liệu, chuyển tài liệu giấy sang vật mạng Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm tin khác Đó lãnh đạo đắn Ban giám đốc đội ngũ cán công nhân viên quốc phòng Thư viện Quân đội thư viện trung tâm đầu ngành hệ thống thư viện toàn quân, vốn tài liệu có thư viện quý phương diện, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, học tập, giải trí cho đông đảo bạn đọc Vấn đề nảy sinh tất yếu bạn đọc đông, cường độ sử dụng tài liệu tăng vai trò tầm quan trọng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu tất yếu Chính mà tác giả khóa luận chọn đề tài để nghiên cứu, mong đóng góp ý kiến nhỏ bé nhằm góp phần làm cho công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu ngày hoàn thiện TVQĐ TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo tổng kết công tác Thư viện Trung ương quân đội năm 2011, năm 2012 Bùi Thị Thúy Hằng Tổ chức quản lý khai thác nguồn lực thông tin Thư viện Quân đội: Khóa luận tốt nghiệp đại học – H.: Trường Đại Học Khoa học Xã hội nhân văn,2012.- 67tr Công tác bảo quản tài liệu Thư viện Viện Lưu trữ Singapore// Tập san Thư viện, 2005, số 3.- tr 54-58 Đoàn Phan Tân Tin học hóa hoạt động thông tin thư viện.- H.: Đại học Quốc gia Hà Nội, 2001 - 242 tr Lê Thị Tiến Công tác bảo quản tài liệu Thư viện Quốc gia Việt Nam//Tập san Thư viện, 2005, số 1.- tr.14-18 Lê Văn Viết Cẩm nang nghề thư viện.- H.:Văn hóa thông tin, 2000.- tr.361365 Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt Tổ chức bảo quản tài liệu.- H.: ĐHVH HN, 2005.-207 tr Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Nguyễn Thị Kim Dung Bảo quản tài liệu theo phương pháp truyền thống đại Thư viện Hà Nội// Tập san Thư viện, 2006, số 2.- tr 43 - 44