Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu dành cho sinh viên và cán bộ chuyên ngành Thư viện giúp Các cơ quan thông tin thư viện có nhiệm vụ thường xuyên sưu tầm, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu nên mục đích của việc tổ chức tài liệu là rất cụ thể nhằm: Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu, Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu, Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu, Bảo quản lâu dài, tránh mất mát hư hỏng, Sử dụng được lâu bền, tiết kiệm kinh phí.
TỔ CHỨC & BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TÀI LIỆU THAM KHẢO Trần Thị Hoàn Anh (2014), Kỹ tổ chức kho bảo quản tài liệu, nxb Thế giới, Hà Nội IFLA Malaysia workshop on maps spatial and conservation: library, Uni of Malaysia, Kuala Lumpur, 17-21 June 1991 Memory of the World: a survey of current library preservation activities: prepared for UNESCO/ Jan Lyall Paris: UNESCO, 1996.- 72tr Memory of the World: Lost memory librabries and Archives detroyed in the Twentieth century/ prepared for UNESCO on behalf of IFLA.- Paris: UNESCO, 1996.- ii, 70p Nguyễn Tiến Hiển (2005), Tổ chức bảo quản vốn tài liệu, H., 207tr Quyết định số 81/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 15/09/2008 Cục Lưu trữ Quốc gia Bài Tổ chức kho tài liệu Khái quát chung 1.1 Khái niệm - Tổ chức vốn tài liệu phương thức xếp tài liệu cho khoa học, hiệu - Để tổ chức, sử dụng bảo quản tài liệu có hiệu quả, cần phải tổ chức kho tài liệu khoa học: cất giữ nhiều, dễ cất, dễ lấy, dễ bảo quản 1.2 Mục đích, ý nghĩa Các quan thông tin thư viện có nhiệm vụ thường xuyên sưu tầm, tổ chức sử dụng bảo quản tài liệu nên mục đích việc tổ chức tài liệu cụ thể nhằm: - Tạo trật tự kho tài liệu - Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu - Nâng cao hiệu sử dụng vốn tài liệu - Bảo quản lâu dài, tránh mát hư hỏng - Sử dụng lâu bền, tiết kiệm kinh phí - Việc tổ chức tài liệu có trật tự, có hệ thống, đảm bảo tính khoa học, giúp cho cán thư viện người đọc khai thác hiệu tài liệu, không để tài liệu chết kho - Việc tổ chức tài liệu khoa học giúp tra tìm nhanh, xác, dễ theo dõi bảo quản có hiệu Tổ chức kho tài liệu 2.1 Tổ chức kho theo nội dung tài liệu - Tổ chức kho theo nội dung tài liệu dựa vào nội dung tài liệu có thư viện để tổ chức sử dụng bảo quản - Tổ chức theo nội dung tài liệu chủ yếu dựa vào khung phân loại 2.2 Tổ chức kho theo loại hình tài liệu - Tổ chức kho chủ yếu dựa hình thức tài liệu có nhiều kho riêng biệt kho sách, kho báo, tạp chí, kho băng đĩa hình, kho vi phim vi phiếu, kho đồ, nhạc,… * Kho sách: -Sách loại tài liệu quan trọng quan thông tin thư viện, chiếm đa số thư viện quan thông tin * Kho báo, tạp chí - Là kho ấn phẩm định kỳ xuất theo thời gian ấn định trước * Kho vi phim vi phiếu Đây kho cần thiết thường thấy trung tâm thông tin thư viện lớn, để bảo quản tài liệu vi phim, vi phiếu Ưu điểm: - Gọn nhẹ, tiết kiệm diện tích kho giá Nhược điểm: - Đòi hỏi phải có trang thiết bị * Kho băng đĩa hình: Lưu trữ tài liệu với loại hình băng từ, đĩa từ, CD, đĩa quang,… Ưu điểm: - Bảo quản tốt - Dùng lâu bền - Độ nén thông tin cao Bài Sắp xếp kiểm kê tài liệu Khái quát xử lý kỹ thuật tài liệu: - Đóng dấu - Ghi số đăng ký cá biệt - Viết ký hiệu xếp giá dán nhãn - Làm túi phiếu sách - Sửa chữa nhỏ tài liệu - Dán mã vạch, thẻ từ cho tài liệu * Đóng dấu: - Bất kỳ tài liệu nhập vào quan thông tin thư viện phải đóng dấu - Đây sở để nhận biết tài liệu thuộc sở hữu thư viện - Các vị trí cần phải đóng dấu là: + Trang tên sách + Trang 17 + Đóng dấu trang tên sách vị trí nào? Dấu thường đóng yếu tố thông tin nhan đề Nếu tài liệu trang tên tài liệu ta đóng dấu vào trang bìa + Trang 17: Thường đóng dấu vào nách trang tức lề trái trang Nếu tài liệu quý hiếm, đóng dấu vào nách trang 34 trang cuối tài liệu Nếu tài liệu mỏng trang 17 ta đóng vào trang cuối văn tài liệu * Ghi số đăng ký cá biệt: - Số đăng ký cá biệt ghi trang tên tài liệu - Trang 17 vào phần nách trang sách * Viết ký hiệu xếp giá dán nhãn: - Dán nhãn vị trí sau: + Nếu sách dày, nhãn dán gáy sách + Nếu sách mỏng, nhãn dán trang bìa sau góc bên trái - Trên nhãn ghi ký hiệu xếp giá Một số thư viện ghi nhãn ký hiệu kho ký hiệu tác giả, … * Làm túi phiếu sách: - Hình thức áp dụng nhiều nước Việt Nam hình thức phổ biến, chủ yếu Trung tâm TTKH & CNQG - Túi sách dán mặt trái bìa sách - Trong túi sách đựng thẻ sách - Trên túi ghi số đăng ký cá biệt - Qua thẻ sách biết vòng quay tài liệu; biết đối tượng người đọc thích đọc loại sách gì? * Sửa chữa nhỏ tài liệu - Trước đưa tài liệu vào kho điều thư viện cần kiểm tra tình trạng tài liệu như: + Tình trạng bìa, gáy sách, may,… + Có thể làm bìa để bảo vệ tài liệu + Đóng thành tập hộp bảo quản tài liệu tài liệu tờ rơi,… * Dán mã vạch, thẻ từ cho tài liệu - Dán mã vạch: + Mã vạch đời từ nào? Mã vạch bắt đầu áp dụng vào thực tế công tác thông tin thư viện nước công nghiệp phát triển đặc biệt Hoa Kỳ Pháp khoảng đầu năm 1980, sau số ISBN (International Standard Book Number) ISSN (International Standard Serial Number) tạo lập, để kiểm soát nguồn sách báo phạm vi toàn giới có liên quan chặt chẽ với trình tin học hoá thư viện Ở Việt Nam, việc áp dụng mã vạch lưu thông tài liệu áp dụng cách rộng rãi như: Đầu tiên phải kể đến Trung tâm thông tin Tư liệu khoa học Công nghệ Quốc gia đơn vị đầu việc sử dụng mã vạch Kế đến thư viện thuộc trường Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Sư phạm kỹ thuật, Đại học Nông lâm … - Định nghĩa mã vạch: + Mã vạch phương pháp mã hoá thông tin vạch đen trắng, có độ rộng hẹp, dài ngắn, đậm nhạt khác (Theo tài liệu: Tổ chức bảo quản tài liệu Nguyễn Tiến Hiển Kiều Văn Hốt) + Mã vạch thể thông tin dạng nhìn thấy bề mặt mà máy móc đọc Mã vạch đọc thiết bị quét quang học gọi máy đọc mã vạch hay quét từ hình ảnh phần mềm chuyên biệt (Vấn đề tổ chức kho mở thư viện nay/ Ths Nguyễn Thị Đào; 2010) Ví dụ, để quản lý kho sách, người ta xây dựng hai sở liệu (CSDL): CSDL bạn đọc gồm thông tin họ tên, địa chỉ, điện thoại,… mã hoá dạng mã vạch dán vào thẻ bạn đọc CSDL sách, gồm yếu tố thư mục tên tác giả, nhan đề, ký hiệu kho,… mã hoá dạng mã vạch gắn lên sách Khi độc giả mượn tài liệu, cán thư viện quét mã vạch thẻ sách lên máy để lưu lại thông tin bạn đọc tài liệu Mã vạch giúp quản lý tự động việc mượn, trả tài liệu cách nhanh chóng xác - Cấu tạo mã vạch: + Số ký tự mã vạch nhiều hay tuỳ thuộc vào số lượng tài liệu thư viện VD: Tài liệu nhiều dùng loại ký tự bắt đầu 00001 Tài liệu dùng loại ký tự bắt đầu 0001 + Trước ký hiệu mã vạch thêm ký hiệu chữ phận lưu trữ tài liệu VD: M- phòng mượn EĐ: tài liệu tiếng Anh, phòng đọc,… R – phòng đọc: R03S-R000046 - Thẻ từ: Là dải từ tính gắn vào sách cách kín đáo (người đọc không nhìn thấy được) Khi người đọc mượn tài liệu, cán thư viện quét máy để khử từ Nếu tài liệu lấy khỏi kho mà không qua khử từ, qua cổng từ, thiết bị báo động kêu - Cổng từ thiết kế để nạp từ, phát tín hiệu báo động nhằm ngăn chặn việc lấy cắp tài liệu + Cấu tạo cổng từ: gồm hai cửa từ gắn chân đế: Đèn báo động thường gắn đỉnh cửa Thiết bị phát âm báo động đặt đỉnh cửa lại + Vị trí đặt cổng từ: Thường lắp đặt cửa vào kho sách lối vào thư viện để kiểm soát tài liệu bạn đọc MỌI NGÃ ĐƯỜNG ĐỀU ĐI ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG ... 2.1 Tổ chức kho theo nội dung tài liệu - Tổ chức kho theo nội dung tài liệu dựa vào nội dung tài liệu có thư viện để tổ chức sử dụng bảo quản - Tổ chức theo nội dung tài liệu chủ yếu dựa vào... giúp cho cán thư viện người đọc khai thác hiệu tài liệu, không để tài liệu chết kho - Việc tổ chức tài liệu khoa học giúp tra tìm nhanh, xác, dễ theo dõi bảo quản có hiệu 2 Tổ chức kho tài liệu. .. tin thư viện có nhiệm vụ thư ng xuyên sưu tầm, tổ chức sử dụng bảo quản tài liệu nên mục đích việc tổ chức tài liệu cụ thể nhằm: - Tạo trật tự kho tài liệu - Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài