Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu dành cho sinh viên và cán bộ chuyên ngành Thư viện giúp Các cơ quan thông tin thư viện có nhiệm vụ thường xuyên sưu tầm, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu nên mục đích của việc tổ chức tài liệu là rất cụ thể nhằm: Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu, Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu, Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu, Bảo quản lâu dài, tránh mất mát hư hỏng, Sử dụng được lâu bền, tiết kiệm kinh phí.
Trang 1TỔ CHỨC & BẢO QUẢN
VỐN TÀI LIỆU
Trang 2TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Trần Thị Hoàn Anh (2014), Kỹ năng tổ chức kho
và bảo quản tài liệu, nxb Thế giới, Hà Nội.
2 IFLA Malaysia workshop on maps spatial and conservation: library, Uni of Malaysia, Kuala Lumpur, 17-21 June 1991
3 Memory of the World: a survey of current library preservation activities: prepared for UNESCO/ Jan Lyall Paris: UNESCO, 1996.- 72tr.
Trang 33 Memory of the World: Lost memory librabries and Archives detroyed in the Twentieth century/ prepared for UNESCO on behalf of IFLA.- Paris: UNESCO, 1996.- ii, 70p.
4 Nguyễn Tiến Hiển (2005), Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, H., 207tr
5 Quyết định số 81/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 15/09/2008 của Cục Lưu trữ Quốc gia
Trang 4Bài 1 Tổ chức kho tài liệu
1 Khái quát chung
1.1 Khái niệm
- Tổ chức vốn tài liệu là phương thức sắp xếp
tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả
- Để tổ chức, sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả, vì vậy cần phải tổ chức kho tài liệu khoa học: cất giữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy,
dễ bảo quản.
Trang 51.2 Mục đích, ý nghĩa
Các cơ quan thông tin thư viện có nhiệm vụ thường xuyên sưu tầm, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu nên mục đích của việc tổ chức tài liệu là rất cụ thể nhằm:
- Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu
- Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu
- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu
- Bảo quản lâu dài, tránh mất mát hư hỏng
- Sử dụng được lâu bền, tiết kiệm kinh phí
Trang 6- Việc tổ chức tài liệu có trật tự, có hệ thống, đảm bảo tính khoa học, giúp cho cán bộ thư viện và người đọc khai thác hiệu quả tài liệu, không để tài liệu chết trong kho.
- Việc tổ chức tài liệu khoa học đã giúp tra tìm nhanh, chính xác, dễ theo dõi và bảo quản có hiệu quả
Trang 72 Tổ chức kho tài liệu
2.1 Tổ chức kho theo nội dung tài liệu
- Tổ chức kho theo nội dung tài liệu là dựa vào nội dung của tài liệu có trong thư viện để tổ
chức sử dụng và bảo quản
- Tổ chức theo nội dung tài liệu chủ yếu dựa vào khung phân loại
Trang 82.2 Tổ chức kho theo loại hình tài liệu
- Tổ chức kho chủ yếu dựa trên hình thức của tài liệu
vì vậy có nhiều kho riêng biệt như kho sách, kho báo, tạp chí, kho băng đĩa hình, kho vi phim vi phiếu, kho bản đồ, bản nhạc,…
* Kho sách:
-Sách là loại tài liệu quan trọng trong cơ quan thông tin thư viện, chiếm đa số trong các thư viện và cơ quan thông tin.
* Kho báo, tạp chí
- Là kho ấn phẩm định kỳ được xuất bản theo thời gian
đã ấn định trước.
Trang 9* Kho vi phim vi phiếu
Đây là kho cần thiết và thường thấy ở các trung tâm thông tin thư viện lớn, để bảo quản các tài liệu bằng vi phim, vi phiếu
Trang 10* Kho băng đĩa hình:
Lưu trữ tài liệu với loại hình băng từ, đĩa từ,
Trang 11* Kho bản đồ, bản nhạc:
Thường xuất hiện ở các thư viện, trung tâm lớn và/hoặc các thư viện chuyên ngành như Thư viện nhạc Viện, thư viện các cục thống kê,…
Mỗi loại hình tài liệu này đều có kích thước , hình dạng, tính chất khác nhau
Ta phải tổ chức thành bộ phận riêng biệt để dẽ
sử dụng, bảo quản và tiết kiệm diện tích kho chứa
Trang 12- Bản đồ:
+ Bản đồ người đọc thường xuyên mượn sẽ
được đặt ở phòng đọc, tiện cho việc phục vụ.+ Bản đồ quan trọng nhất nên treo ở phòng đọc hoặc phòng mượn bằng phương thức treo rèm, có thể nâng lê, hạ xuống vừa tiện cho việc tra cứu vừa tiết kiệm diện tích kho giá
+ Kho bản đồ thường được xếp theo môn loại khoa học, theo số đăng ký cá biệt hoặc theo khổ cỡ (Các thư viện thường xếp theo khổ cỡ, kho đẹp hơn, tiện dụng hơn)
Trang 13Kho lưu trữ bản đồ
Trang 142.3 Tổ chức kho theo hình thức phục vụ
Gồm 2 hình thức sau: Kho đóng và kho mở
* Kho đóng:
- Là kho người đọc đến mượn tài liệu phải qua
hệ thống tra cứu như mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy
- Phải ghi phiếu yêu cầu và mượn qua cán bộ thư viện
- Người đọc không được trực tiếp vào kho tài liệu
Trang 16- Nhược điểm:
+ Người đọc không được vào kho tài liệu
+ Phải thông qua hệ thống mục lục tra cứu
+ Hình thức này kém hứng thú, người đọc ít đến thư viện hơn.
+ Do xếp theo số đăng ký cá biệt nên tài liệu có cùng nội dung không tập trung mà nằm rải rác trong kho + Thư viện không thể sử dụng sắp xếp này để nghiên cứu vốn tài liệu và hướng dẫn đọc cho người đọc + Cán bộ thư viện phải vất vả di lại nhiều lần phục vụ người đọc.
Trang 17* Kho mở:
- Được tổ chức lần đầu tiên ở Mỹ vào những năm cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX sau đó lan truyền sang Châu Âu và thế giới
- Người đọc trực tiếp vào kho lấy tài liệu, không phải tra cứu qua mục lục
- Người đọc rất có hứng thú với hình thức này
- Dễ thoả mãn nhu cầu của người đọc
Tài liệu trong kho mở thường được xếp theo môn loại khoa học, chủ yếu dựa vào bảng phân loại như BBK, DDC, UDC,…
Trang 18- Ưu điểm:
+ Người đọc trực tiếp vào kho, xem lướt qua tài liệu để lựa chọn hoặc dễ dàng tìm được tài
liệu khác thay thế
+ Người đọc không mất nhiều thời gian để
mượn tài liệu
+ Vòng quay tài liệu kho mở nhiều hơn kho
đóng
+ Cán bộ thư viện không phải tiếp nhận phiếu
yêu cầu và đi lại nhiều lần trong kho để tìm tài liệu cho người đọc
Trang 19- Nhược điểm:
+ Chiếm nhiều diện tích kho giá vì phải dành chỗ phát triển kho
+ Nếu tính sai lệch khi các đề mục phát triển
nhanh sẽ thiếu chỗ dẫn đến giãn kho sách rất vất vả
+ Hình thức kho không đẹp và quyển cao quyển thấp nằm cạnh nhau
+ Bảo quản khó hơn kho đóng
+ Dễ mất, dễ hỏng do bạn đọc lấy ra, vào nhiều
Trang 20- Thường ở xa cán bộ thư viện.
- Vòng quay của tài liệu cũng ít hơn kho phụ
Trang 21- Kho chính bao giờ cũng được tổ chức theo
hình thức kho đóng và sắp xếp kết hợp giữa khổ, ngôn ngữ và số đăng ký cá biệt
- Tiết kiệm diện tích kho chứa
- Dễ bảo quản
- Hình thức đẹp
- Kho lưu giữ tất cả mọi loại hình tài liệu có
trong thư viện
- Kho có thể được phân ra thành nhiều bộ phận khác nhau như bộ phận sách ngoại văn, sách quốc văn, địa chí, ấn phẩm định kỳ,…
Trang 22Tóm lại, kho chính là kho:
- Gồm tất cả các tài liệu có từ khi thư viện được thành lập
- Là kho tổng hợp nhất, đầy đủ nhất
- Có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu của người đọc
Trang 24- Cán bộ thư viện đỡ mất công đi lại nhiều
- Phục vụ nhanh chóng hơn
- Người đọc không mất nhiều thời gian chờ đợi
Trang 25- Tài liệu được xếp theo môn loại khoa học hoặc theo chủ đề, thường xếp theo hình thức mở.
- Luôn luôn được bổ sung những tài liệu mới theo định kỳ Hàng năm sẽ chuyển những tài liệu cũ trở về kho chính
- Tài liệu kho phụ thường luôn mới, có tính thời
sự, tính cấp thiết
Trang 26- Khi tổ chức kho phụ cần phải tuân thủ một nguyên tắc là:
Tài liệu sau một thời gian phục vụ có thể ít được yêu cầu cần được chuyển về kho chính
và có cũng có thể đề nghị được thanh lọc.
Trang 27- Các thư viện thường có các loại kho phụ sau:+ Kho phụ phòng đọc
+ Kho phụ phòng đọc báo, tạp chí
+ Kho tra cứu
+ Kho chuyên dạng như vi phim, vi phiếu, đa
phương tiện, tài liệu nghiệp vụ thư viện thông tin
+ Kho phụ phòng mượn, phòng địa chí,…
Trang 28+ Kho sách lưu động:
Để phục vụ ngoài thư viện
Dành cho các chi nhánh của thư viện
Có thể tổ chức kho lưu động thành kho riêng hoặc là bộ phận của kho mượn
Trang 29+ Kho dự trữ - trao đổi:
Tổ chức trực thuộc phòng bổ sung
Không đưa ra phục vụ người đọc
Gồm những tài liệu thừa bản để thay thế những tài liệu đã bị hư hỏng, mất mát, rách nát không phục vụ được
Trang 30
Dùng để trao đổi trong và ngoài nước
Hỗ trợ các thư viện cơ sở gặp khó khăn trong việc thành lập vốn tài liệu (thường là các thư viện tỉnh)
Trong nhiều nước, vốn tài liệu này được cấp cho các thư viện khác trên cơ sở không thu tiền
Trang 31Kho phụ phòng đọc:
- Mục đích:
Là để phục vụ người đọc một cách nhanh nhất
- Đặc điểm:
Vốn tài liệu tổng hợp, mới nhất, có giá trị, nhập vào ít bản (2 bản)
Trang 32- Những sách ít sử dụng sẽ chuyển về kho chính.
Các kho phụ phòng đọc và mượn có thể tổ chức theo kho đóng hoặc kho mở
Trang 34- Cách này thường được áp dụng trên thế giới và Việt Nam cũng tương tự.
- Ở Việt Nam phổ biến nhất là kho sách tiếng Anh và tiếng Việt
Trang 35- Ưu điểm:
+ Định hướng cho người đọc (biết ngôn ngữ nào
sẽ sử dụng kho tài liệu theo ngôn ngữ ấy, sẽ đọc nhanh và thoải mái hơn)
+ Cán bộ thư viện làm việc nhiều năm trong kho tài liệu này sẽ nâng cao trình độ chuyên môn
và ngoại ngữ đó
Trang 36- Nhược điểm:
+ Nếu không kết hợp với các hình thức khác như khổ cỡ, loại hình tài liệu sẽ làm mất diện tích kho giá, hình thức không đẹp
Trang 37Bài 2 Sắp xếp và kiểm kê tài liệu
1 Khái quát về xử lý kỹ thuật đối với tài liệu:
- Đóng dấu
- Ghi số đăng ký cá biệt
- Viết ký hiệu xếp giá và dán nhãn
- Làm túi và phiếu sách
- Sửa chữa nhỏ đối với tài liệu
- Dán mã vạch, thẻ từ cho tài liệu
Trang 39+ Đóng dấu trang tên sách ở vị trí nào?
Dấu thường được đóng ở dưới các yếu tố
thông tin nhan đề
Nếu tài liệu không có trang tên tài liệu ta
đóng dấu vào trang bìa
Nếu tài liệu mỏng không có trang 17 thì ta
đóng vào trang cuối chính văn của tài liệu
Trang 40* Ghi số đăng ký cá biệt:
- Số đăng ký cá biệt được ghi ở trang tên tài liệu
- Trang 17 vào phần giữa của nách trang sách
Trang 41* Viết ký hiệu xếp giá và dán nhãn:
- Dán nhãn ở các vị trí sau:
+ Nếu sách dày, nhãn được dán ở gáy sách
+ Nếu sách mỏng, nhãn được dán ở trang bìa sau góc trên bên trái
- Trên nhãn ghi ký hiệu xếp giá Một số thư viện ghi trên nhãn ký hiệu kho hoặc ký hiệu tác giả,
…
Trang 42* Làm túi và phiếu sách:
- Hình thức này được áp dụng nhiều ở nước
ngoài ở Việt Nam hình thức này ít phổ biến, chủ yếu ở các Trung tâm TTKH & CNQG
- Túi sách được dán ở mặt trái của bìa sách
- Trong túi sách đựng thẻ sách
- Trên túi ghi số đăng ký cá biệt
- Qua thẻ sách chúng ta biết được vòng quay của tài liệu; biết được 1 đối tượng người đọc thích đọc loại sách gì?
Trang 43* Sửa chữa nhỏ đối với tài liệu
- Trước khi đưa tài liệu vào kho điều đầu tiên là thư viện cần kiểm tra tình trạng tài liệu như:+ Tình trạng bìa, gáy sách, chỉ may,…
+ Có thể làm bìa để bảo vệ tài liệu
+ Đóng thành tập hoặc hộp bảo quản tài liệu
nếu tài liệu đó là các tờ rơi,…
Trang 44* Dán mã vạch, thẻ từ cho tài liệu
- Dán mã vạch:
+ Mã vạch ra đời từ khi nào?
Mã vạch bắt đầu được áp dụng vào thực tế công tác thông tin thư viện ở những nước công nghiệp phát triển đặc biệt là ở Hoa Kỳ và Pháp khoảng đầu những năm 1980 , nhất là sau khi chỉ số ISBN (International Standard Book Number) và ISSN (International Standard Serial Number) được tạo lập, để kiểm soát nguồn sách báo trên phạm vi toàn thế giới và có liên quan chặt chẽ với quá trình tin học hoá thư viện
Trang 45Ở Việt Nam, việc áp dụng mã vạch trong lưu
thông tài liệu đang được áp dụng một cách
rộng rãi như:
Đầu tiên phải kể đến đó là Trung tâm thông
tin Tư liệu khoa học và Công nghệ Quốc gia là
đơn vị đi đầu trong việc sử dụng mã vạch
Kế đến là các thư viện thuộc các trường Đại
học Khoa học tự nhiên, Đại học Sư phạm kỹ thuật, Đại học Nông lâm ….
Trang 46- Định nghĩa về mã vạch:
+ Mã vạch là phương pháp mã hoá thông tin bằng các vạch đen trắng, có độ rộng hẹp, dài ngắn, đậm nhạt
khác nhau (Theo tài liệu: Tổ chức và bảo quản tài
liệu của Nguyễn Tiến Hiển và Kiều Văn Hốt)
+ Mã vạch là sự thể hiện thông tin ở dạng nhìn thấy trên các bề mặt mà máy móc có thể đọc được Mã vạch được đọc bởi các thiết bị quét quang học gọi là máy đọc mã vạch hay được quét từ hình ảnh bằng
các phần mềm chuyên biệt (Vấn đề tổ chức kho mở
trong các thư viện hiện nay/ Ths Nguyễn Thị Đào;
2010)
Trang 47Ví dụ, để quản lý kho sách, người ta xây dựng hai cơ sở
dữ liệu (CSDL):
CSDL bạn đọc gồm các thông tin về họ tên, địa chỉ, điện thoại,… được mã hoá dưới dạng mã vạch và dán vào thẻ bạn đọc
CSDL sách, gồm các yếu tố thư mục như tên tác giả, nhan đề, ký hiệu kho,… được mã hoá dưới dạng mã vạch và gắn lên sách Khi độc giả mượn tài liệu, cán bộ thư viện sẽ quét mã vạch trên thẻ và sách lên máy để lưu lại thông tin về bạn đọc và tài liệu.
Mã vạch giúp quản lý tự động việc mượn, trả tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
Trang 48- Cấu tạo của mã vạch:
+ Số ký tự trong mã vạch nhiều hay ít tuỳ thuộc vào số lượng tài liệu của thư viện.
VD: Tài liệu nhiều sẽ dùng 5 loại ký tự bắt đầu bằng 00001
Tài liệu ít sẽ dùng 4 loại ký tự bắt đầu bằng 0001
+ Trước ký hiệu mã vạch cũng có thể thêm các ký hiệu chữ cái chỉ các bộ phận lưu trữ tài liệu.
VD: M- phòng mượn
EĐ: tài liệu tiếng Anh, phòng đọc,…
R – phòng đọc: R03S-R000046
Trang 49- Thẻ từ:
Là một dải từ tính được gắn vào sách một cách kín đáo (người đọc không nhìn thấy được) Khi người đọc mượn tài liệu, cán bộ thư viện sẽ quét máy để khử từ Nếu tài liệu lấy ra khỏi kho mà không qua khử từ, khi qua cổng từ, thiết bị báo động sẽ kêu
- Cổng từ được thiết kế để nạp từ, phát tín hiệu báo động nhằm ngăn chặn việc lấy cắp tài liệu
Trang 50+ Cấu tạo của cổng từ: gồm hai cửa từ gắn trên một chân đế:
Đèn báo động thường được gắn trên đỉnh một tấm cửa.
Thiết bị phát âm thanh báo động được đặt trên đỉnh tấm cửa còn lại.
+ Vị trí đặt cổng từ:
Thường được lắp đặt ở cửa ra vào kho sách hoặc lối vào thư viện để kiểm soát tài liệu và bạn đọc
Trang 51MỌI NGÃ ĐƯỜNG ĐỀU ĐI ĐẾN SỰ
THÀNH CÔNG