Thế giới ngày nay dưới góc nhìn của các nhà khoa học là “thế giới phẳng” không giới hạn về thời gian và không gian. Điều này là nhờ có sự phát triển “mạnh mẽbùng nổ” của CNTT và việc áp dụng CNTT vào cuộc sống đã làm nên những điều kỳ diệu, tạo nên kỷ nguyên mới trong lịch sử loài người. CNTT đã là thâm nhập sâu vào các hoạt động của xã hội luôn đóng vai trò “tiên quyết” trong mọi thành công.
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ PHÒNG GD&ĐT SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU CỦA CÁN BỘ VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ Người thực hiện: Chức vụ: Cán Văn thư Đơn vị công tác: SKKN thuộc lĩnh vực (môn): Văn Thư THANH HOÁ NĂM 2016 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài 1.2 Mục đích nghiên cứu 1.3 Đối tượng nghiên cứu 1.4 Phương pháp nghiên cứu NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Văn hướng dẫn thực khái niệm 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 2.3 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề 2.3.1 Giới thiệu khái quát sản phẩm 2.3.2 Chức a) Chức lưu trữ thông tin b) Chức tìm kiếm thông tin c) Chức tìm kiếm thông tin theo TTT riêng biệt kết hợp d) Chức nhắc nhở công việc 2.3.3 Hướng dẫn cài đặt sử dụng 2.4 Hướng dẫn thực chức 2.4.1 Chức lưu trữ thông tin 2.4.2 Chức tìm kiếm thông tin 2.4.3 Truy vấn thông tin theo trường cụ thể 2.4.4 Chức nhắc nhở công việc 2.5 Các vấn đề cần ý sử dụng chương trình 2.6 Kiểm nghiệm KẾT LUẬN – ĐỀ XUẤT 3.1 Kết luận 3.2 Đề xuất 1 3 3 6 6 7 7 10 10 11 13 15 17 18 19 19 19 MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài Thế giới ngày góc nhìn nhà khoa học “thế giới phẳng” không giới hạn thời gian không gian Điều nhờ có phát triển “mạnh mẽ-bùng nổ” CNTT việc áp dụng CNTT vào sống làm nên điều kỳ diệu, tạo nên kỷ nguyên lịch sử loài người CNTT thâm nhập sâu vào hoạt động xã hội đóng vai trò “tiênquyết” thành công Đặc biệt Việt Nam quốc gia phát triển nên việc ứng dụng CNTT vào hoạt động người xã hội với tần suất lớn thị trường tiêu thụ mạnh mẽ sản phẩm ứng dụng CNTT Trong thời gian gần Việt Nam đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT phần mềm mã nguồn mở vào hoạt động quan, tổ chức nhà nước Thủ tướng phủ ký kế hoạch ứng dụng CNTTtrong hoạt động tổ chức hành nhà nước Bộ trưởng thông tin truyền thông thị số 07/2008/CT/BTTTT việc đẩy mạnh sử dụng phần mềm mã nguồn mở hoạt động quan Nhà nước Bên cạnh hoạt động quản lý hành Nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, kế hoạch, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng, thể điểm sau: Thu thập xử lý thông tin việc làm thường xuyên trường phổ thông nói chung trường Tiểu học Nga Thuỷ nói riêng, hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt hoạt động nhà trường cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin xác, phải đảm bảo tính thực tiễn cách toàn diện Do công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ phải coi trọng, tìm biện pháp ưu việt làm để phục vụ công tác văn thư lưu trữ Trong công tác quản lý nhà trường, công tác văn thư hành giữ vai trò quan trọng, điều kiện thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng thu thập, xử lý thông tin cách “nhanh, đầy đủ, xác, kịp thời” đề định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ nhà trường Với tất sở trên, suy nghĩ cách thấu triệt thấy công tác văn thư quan trọng có ý nghĩa thiết thực hoạt động hành Việc áp dụng CNTTvào hoạt động quản lý tài liệu vô cần thiết Với ứng dụng phát triển mạnh mẽ khoa học áp dụng CNTT vào hoạt động văn thư quy luật tất yếu vòng quay CNTT Thực trạng công tác văn thư hoạt động có hiệu Song chưa thực chuyên nghiệp mang tính “công nghiệp” cao Hầu hết dừng lại thao tác thủ công, tài liệu không số hoá, chưa thực nhanh chóng khoa học truy vấn thông tin đặc biệt tìm thông tin “hồi cố” Khó khăn chia sẻ thông tin, … Mặt khác hoạt động thông tin số hóa số hình thức chuyển qua thư điện tử chữ ký điện tử Song văn quy phạm pháp luật hành phải đáp ứng yếu tố sau: Bảo mật, xác thực, sẵn sàng, chống chối bỏ Thì văn truyền thống (văn giấy có dấu đỏ) bỏ phong bì thư đáp ứng yêu cầu đơn giản, xác dễ kiểm nghiệm nhât Bởi dù công nghệ có phát triển mạnh mẽ tới đâu thể bỏ qua hình thức văn truyền thống 1.2 Mục đích nghiên cứu - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, đáng tin cậy phục vụ mục đích CT-KT-VH-XH Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia - Đặc biệt với khối lượng thông tin khổng lồ tồn đọng theo thời gian tài liệu cần phải xếp khoa học sau là: tìm kiếm nhanh chóng, xác đầy đủ thông tin Tác dụng chương trình Winisis nhấn mạnh số tính ưu Việt sau: Thứ khả lưu trữ văn điện tử lớn, tìm kiếm thông tin thông minh, xác nhanh chóng theo thuật ngữ tìm tin đơn giản Thứ hai khả hoạt động môi trường máy tính, chương trình dễ sử dụng, có giao diện tiếng Việt phù hợp với giai đoạn “quá độ” áp dụng CNTT Việt Nam Thứ ba chức nhắc nhở công việc hàng ngày cho lãnh đạo nhân viên Thứ tư phần mềm hoàn toàn miễn phí, tính khả thi cao Điều quan trọng chương trình đảm bảo nguyên tắc nghiệp vụ văn thư 1.3 Đối tượng nghiên cứu Chúng ta phải công nhận vài điều CNTT có phát triển tới đâu số hoạt thủ công người bị phủ nhận giá trị Trên thị trường tổ chức hành nghiệp có nhiều phần mềm ứng dụng cho công tác quản lý, xong muốn thực SKKN ý tưởng-sức sáng tạo thân lần học hỏi phương pháp nghiên cứu khoa học đặc biệt tính khả dụng chương trình Như với tình hình phát triển chung CNTT ứng dụng rộng rãi tình hình nước, khẳng định ứng dụng CNTTvào động hành quy luật tất yếu Đó lý viết SKKN này, ứng dụng phần mềm Winisis để quản lý tài liệu hoạt động văn thư trường phổ thông nói chung tiểu học nói riêng Bằng tất lý nghiên cứu-sáng tạo chương trình quản lý tài liệu, phần mềm tìm kiếm văn dựa chương trình Winisis15.3 miễn phí cung cấp tổ chức Unesco, với tên đề tài “Xây dựng sử dụng chương trình quản lý tài liệu cán văn thư trường trung học sở Nga Thủy” 1.4 Phương pháp nghiên cứu Trong trình thực sáng kiến kinh nghiệm sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp nghiên cứu xây dựng sở lý thuyết: Thông qua quy trình thực tế công tác văn thư hình thành hệ thống sở lý thuyết cho hoạt động văn thư, dựa vào tảng để tiến hành thiết kế phần mềm Phương pháp điều tra khảo sát thực tế: Tiến hành lập phiếu điều tra với câu hỏi có ý đồ đề lấy thông tin từ người điều tra Đối tượng điều tra cán giáo viên Hình thức vấn sâu số cán quản lý để tới số kết luận như: Áp dụng CNTTvào hoạt động văn thư cấn thiết; Nhu cầu thông tin lãnh đạo cần thiết; Phần mền có tính khả dụng cao; Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập công văn tài liệu dạng văn gốc văn số để tiến hành ứng dụng thực tế với phần mềm Bằng tất lý nghiên cứu-sáng tạo chương trình quản lý tài liệu, phần mềm tìm kiếm văn dựa chương trình Winisis15.3 miễn phí cung cấp tổ chức Unesco, với tên đề tài “Xây dựng sử dụng chương trình quản lý tài liệu cán văn thư trường trung học sở Nga Thủy” NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 Cơ sở lý luận: 2.1.1 Văn hướng dẫn thực khái niệm Để thực SKKN “Ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý tài liệu” cần vào số định, nghị định, kế hoạch,…như sau: Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Căn Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 03 tháng năm 2008; Căn Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 - Căn nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 phủ ứng dụng CNTT hoạt động quan nhà nước - Căn Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng năm 2010 Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt Chương trình quốc gia ứng dụng CNTT vào hoạt động quan Nhà nước giai đoạn 2011-2015 - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 công tác văn thư; - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành số điều pháp lệnh lưu trữ quốc gia - Căn nghị định số: 09/2010/NĐ-CP việc sửa đổi bổ sung nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành công tác văn thư Tiếp theo cần làm rõ khái niệm công nghệ thông tin: CNTT (Information technology, viết tắt IT) nghành sử dụng máy tính phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền thu thập thông tin Ở Việt Nam khái niệm CNTT hiểu định nghĩa nghị 49/CP ký ngày 04/8/1993 phát triển CNTT phủ Việt Nam sau: “CNTTlà tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kỹ thuật đại-chủ yếu kỹ thuật máy tính viễn thông nhằm tổ chức khai thác có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm hoạt động người xã hội” Theo logic đề tài khái niệm cần nhắc tới “ứng dụng công nghệ thông tin” đề tài thiết nghĩ cần nhấn mạnh thu hẹp khái niệm lại ứng dụng CNTT hoạt động nhà trường: Ứng dụng CNTT vào hoạt động quan nhà trường nhằm nâng cao chất lượng hoạt động nhà trường nhằm nâng cao chất lượng, hiệu trọng hoạt động nội quan nhà trường Khái niệm sở liệu (CSDL): CSLD phần liệu lưu máy tính theo quy định (Database) CSDL hệ thống thông tin thông tin có cấu trúc lưu trữ thiết bị lưu trữu thông tin thứ cấp, để thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình khác Giảm trùng lặp thông tin xuống mức thấp đảm bảo tính quán toàn vẹn liệu Đảm bảo liệu trích xuất theo nhiều cách khác Khái niệm truy vấn thông tin: Là việc sử dụng thuật toán đơn giản để tìm kiếm thông tin CSDL hay hệ thống Khái niệm trường thông tin: Trường thông tin nhóm thông tin có chủ để Được thể đoạn văn từ, số Nhằm mục đích giúp người sử dụng thông tin có nắm bắt chất vật, tượng VD: Trong SKKN sử dụng 24 trường thông tin khác nhằm thể rõ trạng, nội dung tài liệu Một số trường thông tin sau: Trường “nhan đề tài liệu” (Tên công văn,…); Trường “từ khóa” (Thể nội dung TL cách ngắn gọn); Trường “Người ký” (Người ký văn bản) Mục đích trường thông tin giúp thuận tiện cho tìm kiếm văn theo nội dung cụ thể trường thông tin Khái niệm trường con: Là trường thông tin thứ cấp trường thông tin lớn, với mục đích làm rõ nội dung trường thông tin chủ VD: Tại trường thông tin từ khóa có nhiều trường con, với mục đích từ khóa khó lột tả hết thông tin cuả tài liệu nên cần trường để thể rõ nội dung Khái niệm từ khóa: Là từ cụm từ khái quát – cụ thể để thể thông vật tượng VD: Công văn có tên: Hướng dẫn thực kế hoạch tổ chức thi học sinh giỏi qua mạng Internet lớp năm học 2015-2016 Thì có từ khóa như: Hướng dẫn - Kế hoạch – Học - sinh giỏi – Ineternet – 20152016 Mục đích từ khóa giúp hệ thống tìm tin xác nhanh chóng Trong CSDL SKKN nên tìm kiếm thông tin tài liệu theo từ khóa 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm Về hiểu, công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác, lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Còn công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Giữa công tác văn thư lưu trữ tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Công tác văn thư lưu trữ trường THCS Nga Thủy có số thuận lợi khó khăn sau: - Thuận lợi: Hệ thống CSVC đảm bảo cho hoạt động văn thư lưu trữ Có phòng làm việc lưu trữ tài liệu riêng Có máy tính kết nối mạng Internet Có cán chuyên trách công tác văn thư Tất thuận tiện cho công tác văn thư - Khó khăn: Công tác văn thư chủ yếu xử lý tài liệu hình thức thủ công sổ công văn công văn đến Khi tìm lại tài liệu nhiều thời gian không xác Khai thác, tìm kiếm thông tin hồi cố thông qua sổ ghi chép công văn Hệ thống công văn chưa số hoá Gây khó khăn chậm trình tìm kiếm chia sẻ thông tin qua mạng Internet Khó khăn việc chọn lọc tài liệu có nội dung không chủ đề có trường thông tin giống thời gian khác thời gian vô khó khăn Hay tìm tài liệu có người 10 ký, quan ban hành,…Tóm lại việc chọn lọc tìm kiếm thông tin đặc thù tài liệu khó khăn tốn thời gian Khó khăn việc chọn tài liệu không tính khả dụng thời để đưa vào kho bảo quản Đôi cán văn thư không nhớ tới công văn cần phải thực thời gian nào? Làm gì? Ai thực hiện?,… dẫn tới hậu dây chuyền công việc nhà trường quản lý gặp trở ngại Thiếu tính kịp thời xác Đồng thời vất vả việc phải nhớ ghi chép trình công việc lúc Khó đáp ứng theo kịp với xu hội nhập đại hoá Mặt khác, thường không nhớ rõ thông tin tài liệu như: Nội dung, thể thức, trạng, tính pháp lý văn bản, đối tượng văn hướng tới, thời gian thực văn bản, ngày ban hành,.v v…nhưng thông qua sổ quản lý văn để nắm toàn thông tin Mà cần phải lấy gốc văn Gây thời gian khó khăn cho quản lý trình làm việc Đặc biệt riêng trình làm việc cán quản lý không nhớ chi tiết, nội dung cụ thể công văn? Đối tượng văn hướng tới ai? để có tài liệu-công văn-chỉ thị,… cụ thể tiếp tục thực công việc Từ thuận lợi, khó khăn tồn hạn chế hoạt động văn thư lưu trữ trường THCS Nga Thủy Trên sở thực tế mà thân trải nghiệm viết phần mềm “Xây dựng sử dụng chương trình quản lý tài liệu cán văn thư trường trung học sở Nga Thủy” để giải vấn đề Giúp cho công tác văn thư quản lý thông suốt 2.3 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề 2.3.1 Giới thiệu khái quát sản phẩm WinISIS hệ thống lưu trữ tìm kiếm thông tin tổng hợp mà người sử dụng thao tác thuận tiện thông qua hệ thống menu giao diện thân thiện cho người dùng Được thiết kế chủ yếu để quản trị CSDL dạng văn có cấu trúc Đây chương trình viết dạng mã nguồn mở thỏa sức sáng tạo lập trình – thiết kế cho đối tượng công việc cần lưu trữ thông tin khác Để sử dụng chương trình đòi hỏi người có ít, chí chưa có kinh nghiệm sử dụng máy tính sử dụng 2.3.2 Chức bản: a) Chức lưu trữ thông tin: Một ưu điểm lớn của hệ thống thao tác với số lượng sở liệu không giới hạn, CSDL có chứa phần tử liệu hoàn toàn khác Có thể tạo tới 600 trường thông tin khác Lưu trữ xếp tài liệu cách khoa học giá dựa vào số ký hiệu có thiết lập WIS 11 b) Chức tìm kiếm thông tin: Đây chức chương trình, phương thức tìm kiếm Winisis Unesco đánh giá máy siêu tìm kiếm Có khả tìm kiếm thông tin theo từ, không biệt chữ hoa chữ thường Kết hợp với toán tử tìm tin c) Chức tìm kiếm thông tin theo TTT riêng biệt kết hợp Căn vào tình hình công việc thực tế quan quy trình xử lý tài liệu công văn công văn tới nhu cầu thông tin cán xây dựng 24 trường thông tin (TTT) khác bám sát khó khăn nêu để giải vấn đề Có khả tìm kiếm thông tin riêng trường kết hợp trường thông tin để có kết biểu ghi xác d) Chức nhắc nhở công việc: Hằng ngày chương trình có khả đưa công việc cần thực ngày tuần phụ thuộc vào nội dung công văn Tránh trường hợp quên- bỏ sót công việc 2.3.3 Hướng dẫn cài đặt sử dụng a) Các yêu cầu cài đặt Yêu cầu cấu hình máy tính - CPU: 80MHz - RAM: 256Mb - Ổ cứng: 10G - Ổ đĩa; Ổ cắm USB - Hệ điều hành Windows XP - Bộ gõ Tiếng Việt: Vietkey, Unikey b) Các bước cài đặt Bước 1: Copy tải toàn thư mục Winisis WINISIS_viet vào ổ đĩa D Bước 2: Kích đúp chuột vào file cài đặt : Wisis EN Thiếu hình biểu tượng - Xuất hộp thoại Setup + Chọn + Nhấp vào nhận thông báo thay đổi thư mục cài đặt Ví dụ: C:\winisis thay D:\winisis + Sau chọn đường dẫn 12 xong nhấn vào nhận hộp thoại Detination Group Nhấn vào để nhận thông báo Nếu ta chọn “D:\winisis” xuất “D:\winisis\data” + Khi nhấn vào xuất giao diện System Settings Ở ta thay đổi ngôn ngữ cho WinISIS Nhưng ta nên chọn ngôn ngữ mặc định Tiếng Anh (EN) + Nhấn vào để sang bước + Tiếp tục chương trình cài đặt + Cuối nhận hai thông báo nhấn chọn Bước 3: Mở Folder WINISIS_viet làm thao tác sau: Tại Folder MENU copy toàn liệu thư mục này, sau Paste vào File MENU đường dẫn sau: C:\WINISIS\MENU Tại Folder MSG copy toàn liệu thư mục này, sau Paste vào thư mục MSG đường dẫn sau: C:\WINISIS\MSG 13 Folder syspar.par copy file sau Paste vào thư mục WINISIS theo đường dẫn sau: C:\WINISIS Bước 4: Khởi động WinISIS15_3 EN Vào Start Programs CDS_ISIS for Windows CDS_ISIS for Windows Kích giữ chuột trái kéo biểu tường to Desk Top Bước 5: Việt hoá phông chữ cho WinISIS Khi khởi động ta thấy WinISIS bị lỗi font sau: +Sửa lỗi font chữ cho WinISIS Trên hình Desktop ta kích chuột phải chọn Persoralize xuất giao diện Personalization ta chọn Window color chọn Advanced appearance setting Xuất hộp thoại Window Color and Appearance Trên giao diện ta kích chọn Inactive Window; Active Window; Normal; Message Box; Messga Text chọn font chữ mục Font Ở mục Font ta chọn font VnArial Sau chọn xong nhấn “OK” để thiết lập Tiếp theo nhấn chọn “Apply” chọn “OK” để kết thúc việc cài đặt font chữ + Giao diện WinISIS sau cài đặt xong font chữ Tiêu đề cửa sổ Menu Bar Thanh công cụ Bước 6: Chúng ta tắt toàn chương trình Log Off lại máy tính Tới hoàn tất trình cài đặt WinISIS 15_3EN phiên mã nguồn mở miễn phí UNESCO khắc phục Việt hoá 14 Sau cài đặt xong, bước lập CSDL – Nhập liệu – Khai thác thông tin Các bước tạo lập CSDL nhập liệu bước mang tính kỹ thuật có hướng dẫn cụ thể tài liệu hướng dẫn sử dụng kèm theo video hướng dẫn cụ thể tất bước Tại SKKN đề cập tới bước cài đặt đặc biệt bước khai thác thông tin hay nói cách khác chức chương trình Với mục đích làm rõ tính ưu việt chương trình hướng dẫn giải vấn đề tồn 2.4 Hướng dẫn thực chức bản: 2.4.1 Chức lưu trữ thông tin: Một ưu điểm lớn của hệ thống thao tác với số lượng sở liệu không giới hạn, CSDL có chứa phần tử liệu hoàn toàn khác Có thể tạo tới 600 trường thông tin khác Lưu trữ xếp tài liệu cách khoa học giá dựa vào số ký hiệu có thiết lập Winisis VD: Tại trường THCS Nga Thủy hồ sơ cấp ký hiệu nhập tin lên sau: Hồ sơ Bộ ký hiệu là: A ký hiệu là: D Hồ sơ Sở ký hiệu là: B Hồ sơ tổ chức ngang cấp ký Hồ sơ Huyện - Phòng ký hiệu là: C hiệu là: G Hồ sơ tổ chức Đoàn-Đội-Hội Hồ sơ trường ký hiệu là: H Toàn hệ thống tài liệu trường THCS học Nga Thủy từ 20112016 lưu hệ thống CSDL Winisis như: Công văn – đến; hồ sơ giáo viên – học sinh; hồ sơ thông tin tổ chức đoàn đội hội Có lưu trữ số thứ tự thiết lập Winisis Tài liệu gửi qua mạng nên in lưu Đường dẫn để tài liệu nên hướng dẫn theo hai đường giá máy tính VD: - Hướng dẫn thực nhiệm vụ năm học 2015-2016 Bộ Giáo dục đào tạo Sẽ có số ký hiệu thể biểu ghi là: A/3 Nghĩa là: tài liệu giá A số thứ tự tài liệu thứ - Công văn hướng dẫn thi giải toán qua mạng cho học sinh lớp Sẽ có ký hiệu thể biểu ghi là: C/12 Nghĩa là: Tài liệu giá C có số thứ tự tài liệu thứ 12 - Báo cáo thực tháng ATGT trường THCS Nga Thủy Sẽ có ký hiệu thể biểu ghi là: H/13 Nghĩa là: Tài liệu giá H thứ tự tài liệu số 12 Như tất tài liệu nhập phân loại nhập tin vào CSDL xếp theo thứ tự thời gian Công việc nhân viên văn thư tìm lại tài liệu gõ từ khóa tìm kiếm thông tin 2.4.2 Chức tìm kiếm thông tin: Đây chức chương trình, phương thức tìm kiếm 15 Winisis Unesco đánh giá máy siêu tìm kiếm Có khả tìm kiếm thông tin tùy biến theo từ, không biệt chữ hoa chữ thường Kết hợp với toán tử tìm tin Tại Winisis có hai trạng thái tìm tin khác tìm tin trình độ cao tìm tin có trợ giúp Đặc trưng chung hai hình thức tìm tin tìm kiếm thông tin tài liệu cách nhanh từ khóa kết hợp với toán tử tìm tin Tìm tin trình độ cao ta thực sau: Tại Menu Bar chọn Tìm tin Tìm tin trình độ cao Toán tử Nhập từ khóa Gõ nội dung toán tử muốn tìm kiếm vào ô câu hỏi sau ấn nút tìm Nguyên tắc tìm tin Để tìm tin trường theo tệp đảo ta cần dựa vào biểu thức tìm tin Đó biểu thức logic bao gồm thuật ngữ tìm (từ khóa) liên kết phép toán ngôn ngữ Các toán tử liên kết thuật ngữ để tạo thành biểu thức tìm tin Các thuật ngữ tìm lưu từ điển đưa vào biểu thức tìm tin Ngôn ngữ tìm tin Ngôn ngữ tìm tin Winisis (The WinISIS Search Language) xây dựng sở Logic Bool, cung cấp phương tiện thuận tiện để trình bày phép toán logic Do sử dụng phép toán logic liên kết thuật ngữ tìm, tạo thành biểu thức tìm Ngôn ngữ tìm tin Winisi bao gồm toán tử logic số toán tử khác: Các toán tử ý nghĩa toán tử 16 Toán tử logic AND (ký hiệu *): Là toán tử giao nhóm Kết giao nhóm chứa phần tử chung hai nhóm Ví dụ: Internet*lớp phần chung hai nhóm Internet lớp • Toán tử OR (ký hiệu +): Là loại toán tử hợp nhóm kết toán tử OR hoàn trộn hai nhóm Ví dụ: Mỹ thuật+lịch sử giá trị Mỹ thuật+lịch sử Mỹ thuật Lịch sử • Toán tử NOT (ký hiệu ^): Là loại toán tử loại trừ, kết hai nhóm tất phần tử thuộc nhóm thứ mà không thuộc nhóm thứ hai Các toán tử lân cận mức trường: Các toán tử thu hẹp toán tử AND đặc biệt tìm theo ngôn ngữ Gồm toán tử (G): Kết nối thuật ngữ trường Ví dụ: Trong biểu ghi có nhan đề “Hướng dẫn thực nhiệm vụ giáo dục trường học năm học 2015-2016” có biểu thức tìm Hướng (G) 2015-2016 cho ta tìm biểu ghi tất biểu ghi có trường (F): Kết nối thuật ngữ trường hay tình trường lặp Ví dụ: Các biểu thức tìm Giáo.dục (hai từ Giáo dục kề sát nhau) Giáo công (có nhiều từ giáo công) Giáo … tác (có nhiều hai từ giáo tác) Cách thức tìm tin WinISIS Toán tử: Nhấn chuột vào nút ta chèn toán tử tương ứng cho câu hỏi Hộp hiệu đính biểu thức tìm tin (câu hỏi): Chứa biểu thức tìm tin tại, gõ trực tiếp bàn phím mà không cần dùng đến nút toán tử Hộp lịch sử tìm kiếm (danh sách câu hỏi): Liệt kê biểu thức tìm thực bao gồm số hiệu biểu thức, tên CSDL, kết nội dung 17 biểu thức tìm Nút từ điển: Nút có tác dụng chứa từ điển thuật ngữ tìm tin, thuật ngữ chọn từ từ điển gõ trực tiếp vào biểu thức tìm Nút thuật ngữ ANY: Có tác dụng hiển thị danh sách điều khoản cho CSDL Nút tìm: Sau chọn thuật ngữ xong nhấn chọn nút để hiển thị kết Nút xóa: Dùng để xóa biểu thức Trợ giúp: Hiển thị chủ đề trợ giúp Song hình thức có cách đặc trưng riêng thú vị sau Trước tiên tìm kiếm tìm kiếm thông tin có trợ giúp 2.4.3 Truy vấn thông tin theo trường cụ thể: Đôi cần gấp số công văn cụ thể không nhớ rõ tên công văn mà nhớ nội dung công văn phần mềm giải vấn đề trường cụ thể Ví dụ nhớ thông tin trường người ký ta tìm kiếm thông tin theo trường người ký với tên Phạm Đức Anh Kết quả: Phần mền đưa tất kết CSDL có tên Phạm Đức Anh người ký tất năm Số biểu ghi tìm Ấn vào xem kết để xem biểu ghi chi tiết Hoặc ta thu hẹp nội dung tìm kiếm xác nhớ thêm số thông tin từ khóa, năm học Ta có cấu trúc từ lệnh tìm kiếm như: Phạm Đức Anh*Internet*2012-2013 Kết quả: Các biểu ghi đưa vần người ký Phạm Đức Anh thu hẹp theo năm học yêu cầu nội dung đảm bảo theo từ khóa Mục đích tìm tin xác, gần không trùng lặp Số biểu ghi tìm 01, hạn chế biểu ghi so với cách tìm tin đơn giản theo trường thông tin người ký Chương có khả tìm kiếm thông tin linh hoạt kết hợp tất trường thông tin với theo thuận ngữ AND; OR, ….như giới thiệu mục 2.2 Tùy thuộc vào trường hợp tìm tin 18 Căn vào tình hình công việc thực tế quan quy trình xử lý tài liệu công văn công văn tới nhu cầu thông tin cán xây dựng 24 trường thông tin (TTT) khác bám sát khó khăn nêu để giải vấn đề Sau TTT chức trường thông tin: -Nhan đề tài liệu: Ghi nhan đề tài liệu; Tìm tài liệu theo nhan đề thông tin - Nội dung: Là nơi ghi tóm tắt vấn đề tài liệu Để tìm kiếm thông tin máy biết nội dung tài liệu mà không cần tới văn gốc - Từ khóa: Nơi ghi từ ngắn gọn thể chất tài liệu, vấn đề chất tài liệu Trường phục vụ đắc lực cho hoạt động tìm tin Vì nhập tin cán cần lựa chọn xác từ khóa có quy ước riêng-thống cách nhập tin Khi nhập tin tìm tin phải gõ VD: Nếu nhập 2001-2002 lần sau phải nhập không nên nhập 2001 – 2002 (có khoảng trống vị trí dấu – ) tránh trường hợp máy tìm kiếm không chuẩn Hoặc nhập nhập CNTB lần sau không nhập Chủ nghĩa tư mà cần phải nhập CNTB Nói tóm lại cần thống quy ước nhập tin để tìm kiếm thông tin đạt kết tối ưu - Cơ quan chủ quản: Ghi tên quan chủ quản Mục đích tìm kiếm thông theo quan chủ quản - Cơ xuất tài liệu: Ghi tên quan xuất tài liệu Mục đích tìm kiếm theo quan ban hành văn - Công văn tới: Ghi tình trạng vật lý pháp lý nhận tài liệu trường con: trạng nguyên hay không; Dấu đỏ hay photo; Tài liệu công văn, kế hoạch,…; mức độ công văn mật, khẩn, thượng khẩn,… - Ngày ký tài liệu: Mục đích tìm kiếm thông tin theo ngày ký - Ngày nhận tài liệu: Mục đích tìm kiếm tài liệu theo ngày nhận So sánh thời gian công văn tới nhanh hay chậm - Người ký: Ghi tên người ký tài liệu Mục đích tìm kiếm thông tin theo trường người ký Cần phải ghi tên xác Trong TTT người ký có trường để ghi chức vụ, với mục đích tìm kiếm tài liệu theo chức vụ như: Trưởng phòng giáo dục hay chủ tịch huyện CSLD cho câu trả lời tất biểu ghi CSDL có người ký mang chức vụ trưởng phòng chủ tịch huyện - Ngày văn hết hiệu lực: Mục đích trường thông tin tìm kiếm năm trước thời gian văn không hiệu lực thực mà mang tính chất tham khảo để chọn lọc đưa vào kho bảo quản tài liệu - Ngày thực văn bản: Ghi ngày cần báo cáo thời gian phải thực công văn nhập liệu Có thể ghi thêm thời gian thực văn theo tình hình công việc nội quan Thời gian không cố 19 định thời gian ghi tài liệu mà lãnh đạo cán văn thư chủ động xếp cho hợp lý Mục đích xem mục 3.4 - Còn số trường thông tin với mục đích kết hợp để tìm tin xác làm rõ nội dung – hình thức tài liệu 2.4.4 Chức nhắc nhở công việc: Hằng ngày chương trình có khả đưa công việc cần thực ngày tuần phụ thuộc vào nội dung công văn Tránh trường hợp bỏ sót công văn quên không thực hiện: Công việc cán văn thư tới trường làm việc khởi động chương trình gõ ngày vào trường thông tin ngày thực văn kiểm tra ngày hôm cần làm Như nhập tin cán văn thư cần thống với lãnh đạo tài liệu cần bắt đầu thực nào? Để nhập tin vào trường ngày thực văn thiết ghi theo ngày thực văn công văn Bởi có công văn ngày thực có để thực ngày cần chuẩn bị trước Bên cạnh trường đối tượng hướng tới lãnh đạo biết người thực hiện? Thực nào? Các bước thực hiện: Mở CSDL/tìm tin/trình độ cao/gõ ngày thời vào mục câu hỏi/tìm VD: Kiểm tra xem ngày 25/12/2012 có văn cần thực CSDL hay không ta gõ ngày 25/12/2012 vào mục câu hỏi bảng tìm kiếm trình độ cao bảng tìm kiếm thông tin có trợ giúp chọn trường thông tin ngày thực văn gõ 25/12/2012 vào mục thành phần tìm tin 20 Kết tìm kiếm tài liệu cần phải thực CSDL ANHDAO Tài liệu tìm có đầy đủ 24 trường thông tin thiết lập kết bôi màu nâu đỏ Chỉ cần thao tác đơn giản khoảng thời gian 01 giây biết công việc cách xác quan trọng tiết kiệm thời gian Như qua lần phủ nhận tính vượt trội chương trình có góp sức CNTT Áp dụng vào hoạt động quản lý tài liệu khiến cho không nhiều thời gian mà ngược lại giảm bớt cho nhiều thời gian Mặt khác tăng tính xác khoa học cho công việc Trên các bước hướng dẫn tìm kiếm thông tin song đồng thời giải pháp để khắc phục khó khăn nêu mặt kỹ thuật công việc Bên cạnh khó khăn quan điểm nêu mục phần II Sau có vài giải pháp để khắc phục tình trạng - Thứ vấn đề kinh tế chi phí cho hoạt động ứng dụng này: Chương trình hoàn toàn miễn phí - Thứ khả ứng dụng công nghệ thông tin: Đề xuất với nhà trường thường xuyên có buổi trao đổi chia sẻ kinh nghiệm CNTT Riêng chương trình phần cài đặt cán văn thư gặp khó khăn không làm đề xuất với phối hợp GV tin học, người có khả tin học - Thứ thói quen thủ công: Như khẳng định, cho dù khoa học kỹ thuật có phát triển tới đâu tuyệt đối phủ hoàn toàn giá trị hoạt động thủ công Như hoạt động văn thư cần có kết hợp song song hai thao tác nhập liệu – ghi sổ Cán quản lý cần đôn đốc – động viên cán văn thư áp dụng CNTT Tôi thiết nghĩ với thời gian giao diện đơn giản, tính dễ sử dụng cán có thói quen thủ công sớm bắt nhịp với chương trình 2.5 Các vấn đề cần ý sử dụng chương trình: CNTT phát triển nguy phải đối mặt với nguy hiểm cố mạng máy tính ngày lớn Đơn giản việc máy tính bị lỗi mà thường gọi bị virut Làm liệu trở thành nỗi kinh hoàng lo 21 sợ cho tất điều dễ hiểu Để khắc phục lỗi tránh CSDL mà phải nhiều công sức để nhập liệu hàng ngày có nhiều giải pháp song nêu số giải pháp đơn giản mà áp dụng có hiệu sau: Trong trình cài đặt không nên chọn đường dẫn tạo lập CSDL ổ C chương trình mặc định Mà nên chọn ổ D E Đưa CSDL lên mạng Nén giải file WINISIS sau gửi lên địa Gmail trường theo tuần - tháng,…Hoặc dùng địa Gmail đăng ký thành viên trang web: http://www.mediafire.com sau upload CSDL lên Đây dịch vụ lưu trữ chia sẻ file trực tuyến mạnh giới nay: 100% miễn phí; không giới hạn dung lượng; File upload lên tới 5G; quản lý File trực quan,…Điều quan trọng có thêm đường để bảo vệ dự phòng CSDL Hiện toàn CSDL trường THCS Nga Thủyđã Upload lên mạng với mục đích bảo vệ chia sẻ thông tin Hiện lãnh đạo cán thường xuyên sử dụng smatphone (điện thoại thông minh) máy tính bảng với ứng dụng thông minh thiết bị xa hay công tác điều khiển máy tính quan trực tiếp ngồi trước máy tính lấy tài liệu upload mạng để chia sẻ cho đồng nghiệp hay phục vụ công việc Tuyệt đối phải để tài liệu theo số thứ tự thiết lập TTT vị trí tài liệu Nên cài đặt máy tính diệt virut Điều cần đặc biệt ý phải có bảng hệ thống quy ước nhập liệu Nghĩa cụm từ viết tắt, ký hiệu riêng, cách sử dụng dấu cách để ghi ngày tháng năm, mà cán hay sử dụng trình nhập liệu Với mục đích sau: Thứ nhất, máy tìm kiếm thông tin nên việc nhập liệu từ khóa tìm kiếm thông tin cần có tương đương Tạo nên xác thống hệ thống CSDL Thứ hai, chuyển giao công tác văn thư người không cần phải tìm hiểu hệ thống ký tự nhập tin mà có sẵn tiếp tục làm CB trước tạo nên thống CSDL Thuận lợi cho tra cứu thông tin tron giai đoạn tránh trường hợp người sau người trước làm nào? Không thể tìm kiếm thông tin 22 2.6 Kiểm nghiệm: Bảng so sánh công việc trước sau sử dụng Winisis S T Chủ đề Thời gian Có khả nhìn chi tiết VĐ sau: nội dung; tình trạng vật lý hình thức pháp lý; Tìm vị trí để - tên – nội dung bản-ai mượn tất tài liệu chủ đề THTTHSTC GĐ 20082013 Tìm tài liệu Đ/c Phạm Đức Anh năm 2010 Chưa ứng dụng Winisis Cách làm Kết Thời gian Thành công giây/1000 văn Tìm CSDL Winisis Thành công Tìm vị trí Giây Tìm sổ tên Nội dung Nhanh CVĐVĐ không rõ 600 lần Không biết mượn Tìm CSDL Winisis Có đầy đủ thông tin mục chủ đề yêu cầu Tìm CSDL Winisis Thành công Rất lâu Trung bình Lấy văn phút/1 văn gốc 40 phút (2400 giây) Tùy thuộc vào hệ thống Tìm sổ Thành công tài liệu nhiều CVĐVĐ hay K thể làm Nhắc nhở công việc thông minh Tìm tài liệu có dấu đỏ Chia sẻ thông tin tài liệu – sản phẩm đầu Đã ứng dụng Winisis Cách Kết làm Rất lâu Tìm thẳng (2h cho toàn tài liệu TL nhà kho trường) Lâu – không Phô tô- thủ xác công giây Tìm kiếm trường Ngày thực VB Chính xác, tiện ích Thành công Giây Nhanh 1800 lần Tìm CSDL Winisis Thành công Thành công Nhanh – xác In-gửi mail Biểu ghi mã hóa Thành công Trên bảng so sánh vài tính vượt trội Winisis SKKN kinh nghiệm đúc kết từ trình sáng tạo áp dụng vào thực tiễn trường THCS Nga Thủy năm Phần mềm không áp dụng trường học mà áp dụng tất môi trường làm việc đòi hỏi nhu cầu tìm kiếm thông tin KẾT LUẬN – ĐỀ XUẤT 3.1 Kết luận - Ứng dụng phần mềm Winisis vào công tác quản lý tài liệu bước đột phá lớn với công tác văn thư nhà trường giúp cho việc quản lý tài liệu công tác văn thư cách dễ dàng, thuận tiện không nhiều thời gian công sức Các biểu ghi Winisis sửa bổ sung thêm Tiện ích in phiếu mô tả máy giấy dễ dàng Có mật độ lưu trữ thông tin cao Thông tin cập nhập dễ dàng Thông tin lưu trữ nhiều dạng khác (chữ viết, file văn bản.) Đặc biệt khả tìm kiếm thông tin đơn giản, nhanh chóng, độ xác cao - Chương trình cài đặt sử dụng đơn giản - giao diện thân thiện có khả ứng dụng rộng rãi Một số đồng chí cán văn thư sau tham khảo chương trình có phản hồi mang tính xây dựng khoa học tích cực ủng hộ phần mền - Với trình bầy sáng kiến lần khẳng định việc ứng dụng chương trình vào công tác quản lý tài liệu quy luật tất yếu cần phải thực Với chương trình Winisis chương trình thích hợp với trạng sở hạ tầng - nhân lực nhà trường huyện 3.2 Đề xuất Đối với thân đồng nghiệp: Thay đổi cách tư công việc Không ngừng nâng cao trình độ tin học - nghiệp vụ Cập nhập thông tin thường xuyên Đối với nhà trường: Tạo điều kiện ủng hộ sở vật chất cho công tác văn thư ngày nâng cấp-hoàn thiện Đặc biệt hoạt động ứng dụng CNTT cần đồng thuận lãnh đạo “Trí tuệ-tinh thần-CSVC” Đối với Phòng – Sở: Cần thường xuyên tổ chức chuyên đề ứng dụng CNTT cho GV nói chung VT nói riêng Có thể nói cách mạng phương pháp làm việc Với mục đích tạo không gian giao lưu chia sẻ kiến thức đồng nghiệp để tiến Cao cần có buổi hội thảo – hội thi công tác văn thư Với vấn đề trình bầy SKKN, tất vốn tri thức nhỏ bé với tất niềm tin mạnh mẽ, tin việc ứng dụng CNTT vào hoạt động văn thư diễn vô mạnh mẽ Đây quy luật tất yếu bỏ qua Chính lẽ lý trì hoãn việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý tài liệu Mặc dù biết nhiều khó khăn Cách tốt để giải khó khăn ta cần phải bắt tay thẳng vào khó khăn Tôi viết SSKN với kỳ vọng người cán văn thư hoạt động văn thư quản lý tài liệu truy tìm thông tin giai đoạn cần phải người quản lý tài liệu thông thái, đưa công tác văn thư trở vị trí quan trọng vốn có Trong SKKN không tránh khỏi sai sót Với tất lòng kính trọng tinh thần cầu thị tiến mong đóng góp ý kiến bạn đọc Xin chân thành cảm ơn! XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Nga Sơn, ngày tháng năm 2016 Tôi xin cam đoan SKKN viết, không chép nội dung người khác Lại Tiến Thành ... Unesco, với tên đề tài Xây dựng sử dụng chương trình quản lý tài liệu cán văn thư trường trung học sở Nga Thủy” NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 Cơ sở lý luận: 2.1.1 Văn hướng dẫn thực... chế hoạt động văn thư lưu trữ trường THCS Nga Thủy Trên sở thực tế mà thân trải nghiệm viết phần mềm Xây dựng sử dụng chương trình quản lý tài liệu cán văn thư trường trung học sở Nga Thủy” để... thập công văn tài liệu dạng văn gốc văn số để tiến hành ứng dụng thực tế với phần mềm Bằng tất lý nghiên cứu-sáng tạo chương trình quản lý tài liệu, phần mềm tìm kiếm văn dựa chương trình Winisis15.3