Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm thông tin thư viện Trường đại học Giao thông Vận tải

Với ý nghĩa quan trọng như vậy, tôi đã chọn đề tài : “Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm thông tin thư viện Trường đại học Giao thông Vận tải – Hà

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, internet và phương tiện thông tin đại chúng mang tri thức đến chonhân loại nhanh chóng và thuận tiện Với một lượng thông tin khổng lồ khôngngừng tăng gia tăng đòi hỏi chúng ta phải có biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản vàkhai thác hiệu quả Và Thư viện đã và đang trở thành cơ quan quản lý, tổ chức vàcung cấp cho thông tin cho NDT Vì vậy, chúng ta không thể phủ nhận được vai tròcủa thư viện, đặc biệt là hệ thống thư viện các trường cao đẳng, đại học phục vụ chohọc tập, nghiên cứu của một đối tượng lớn là sinh viên và giảng viên, nhà nghiêncứu

Theo nghị quyết Trung ương 2 khóa 8 của Đảng đã chỉ rõ cùng với khoa học

và công nghệ, giáo dục và đào tạo là quốc sách hàng đầu Công cuộc công nghiệphóa, hiện đại hóa đất nước, nhằm đưa nước ta thành một nước phát triển thực hiệnmục tiêu: “Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng dân chủ văn minh” đang đặt rayêu cầu cấp bách cho tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, …Trong đó, hoạt động Thư viện nói chung và Thư viện Trường đại học nói riêngcũng đã và đang đóng góp một phần đáng kể vào sự nghiệp phát triển của đất nước

Nhận thức được tầm quan trọng của thư viện, năm 1962 cùng với quyết địnhthành lập Trường Đại học Giao thông Vận tải, thư viện đã được hình thành Trongnhiều năm qua Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải

đã góp phần không nhỏ trong việc cung cấp tài liệu, thông tin khoa học phục vụ cácnhiệm vụ và mục tiêu của trường Đặc biệt, trong những năm gần đây nhu cầu tàiliệu của sinh viên, giáo viên và cán bộ trong Trường ĐHGTVT ngày càng nhiều, cụthể, chuyên sâu đòi hỏi cán bộ thư viện phải có phương hướng, biện pháp để quản

lý hoạt động và đặc biệt là tổ chức, bảo quản vốn tài liệu khoa học và hợp lý nhằmđáp ứng một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhu cầu của NDT

Để đáp ứng tốt nhu cầu NDT, thư viện cần thực hiện chính sách tạo nguồn tintốt, đồng thời phải tiến hành tổ chức và bảo quản tốt nguồn tri thức này một cách

khoa học và hợp lý Bởi tổ chức và bảo quản vốn tài liệu có một vai trò quan trọngtrong hoạt động của thư viện Thư viện có quy mô hoạt động càng lớn, vốn tài liệucàng phong phú thì việc bảo quản càng nghiêm ngặt Cùng với tiềm năng về nhânlực, vật lực, trang thiết bị kỹ thuật, nguồn nhân lực thông tin, tổ chức và bảo quảntốt vốn tài liệu chẳng những đảm bảo được nguồn lực thông tin, nâng cao được uytín, chất lượng hoạt động của thư viện, tiết kiệm ngân sách mà còn quyết định sựtồn tại và phát triển của các cơ quan TT-TV Mỗi loại tài liệu trong thư viện cần cócách thức tổ chức và bảo quản riêng biệt đồng thời theo quy luật tự nhiên cùng vớithời gian, các điều kiện về môi trường, khí hậu và các nhân tố khác ngày càng tácđộng mạnh mẽ đến quá trình huỷ hoại và tự huỷ hoại của tài liệu Vì thế, để đưa rađược các chính sách, giải pháp cho việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một việclàm không mấy dễ dàng và có một ý nghĩa quan trọng.

Mặt khác, trong bối cảnh nền kinh tế tri thức, công nghệ thông tin ngày càngphát triển, nguồn thông tin trên giấy, điện tử bùng nổ nhanh chóng về số lượng Đặcbiệt, nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật lại nhanh chóng lỗi thời Là 1 Trung tâmThông tin – Thư viện có quy mô lớn,vốn tài liệu đa dạng và luôn cần được cập nhật,tái bản thường xuyên Do đó, muốn sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả, chúng

ta phải tổ chức kho tài liệu khoa học: lưu trữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy và dễ bảoquản thì Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (Trung tâm

TT - TV ĐHGTVT) cần tổ chức tốt công tác này.

Với ý nghĩa quan trọng như vậy, tôi đã chọn đề tài : “Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm thông tin thư viện Trường đại học Giao thông Vận tải – Hà Nội” làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp

của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

 Đề tài được nghiên cứu với mục đích như sau:

Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâmThông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải Qua đó, tác giả đưa ra nhữngnhân xét, đánh giá và đặc biệt là một số kiến nghị, giải pháp, phương hướng pháttriển và hoàn thiện hơn nữa trong giai đoạn tiếp theo Nhằm nâng cao hiệu quả củacác công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm nói riêng và chức năngnhiệm vụ của Trung tâm nói chung

 Để đạt được mục đích nghiên cứu, đề tài sẽ tập trung giải quyết cácnhiệm vụ như sau:

+ Nghiên cứu đặc điểm của Trung tâm, nội dung, thành phần vốn tài liệu,loại hình kho tài liệu trong việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

+ Đưa ra nhận xét, đánh giá, đề xuất một số giải pháp và phương pháp cụ thể

để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm ngàycàng đi vào hoàn thiện hơn đáp ứng ngày càng cao nhu cầu thông tin của bạn đọcmột cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác

+ Cân nhắc yếu tố ảnh hưởng để đảm bảo giải pháp được thực hiện tốt

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Liên quan đến vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã được nghiên cứu tạinhiều thư viện như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông - Tin thư việnĐại học Quốc gia Hà Nội, … và tại Trung tâm TT – TV ĐHGTVT đề tài liên quanđến công tác này đã được nghiên cứu năm 2008 với tên đề tài khóa luận tốt nghiệplà: “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin thư viện Đạihọc Giao thông Vận tải Thực trạng và giải pháp” (Bùi Thị Thanh Thảo – K49)thực hiện

Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nghiên cứu nào đi sâu tìm hiểu vềcác biện pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm

TT –TV ĐHGTVT và theo khảo sát thực tế, từ năm 2008 đến nay hai công tác này

vẫn còn nhiều vấn đề cần được đề cập tới Vì vậy, tôi đã đưa ra một số kiến nghị,giải pháp, đóng góp ý kiến cho Trung tâm dựa trên thực trạng hoạt động hiện tại.

Với việc lựa chọn đề tài này, tôi hy vọng có thể được kế thừa những thànhquả nghiên cứu của tác giả đi trước, vận dụng kiến thức đã học trên giảng đường vànhững thực tiễn học được sau hai tháng thực tập để nghiên cứu, khảo sát thực trạngcủa việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệuquả hai công tác này tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầucủa người dùng tin là giảng viên, sinh viên, nhà nghiên cứu trong trường

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trungtâm TT-TV ĐHGTVT

Phạm vi nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm

- Dựa vào cơ sở lý luận thông tin và thư viện học

- Nghiên cứu, tổng hợp các tài liệu lý luận về tổ chức và bảo quản khotài liệu và những tài liệu có nội dung liên quan đến khóa luận

- Dựa vào thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tạiTrung tâm TT-TV Đại học Giao thông Vận tải

 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài khóa luận, tôi đã sử dụng cácphương pháp luận nghiên cứu duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử và

một số phương pháp nghiên cứu khoa học sau: Khảo sát thực tế, trao đổi, thu thập,thống kê số liệu, phân tích, so sánh, tổng hợp.

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận: Đề tài khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biếtchung về ý nghĩa, vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đối vớingành Trung tâm đồng thời những giá trị khoa học cho công tác tổ chức và bảoquản mang lại cho các thư viện nói chung

Về mặt thực tiễn: Khóa luận đưa ra các ý kiến, đánh giá, giải pháp góp phầnnâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin–Thư viện nhằm thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của một thư viện trường đại học

7 Bố cục của khóa luận

Với bất cứ một đề tài nghiên cứu khoa học, đề tài khóa luận, ngoài lời cảm

ơn, phần mục lục, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo Nội dung củaKhóa luận gồm:

Chương 1: Giới thiệu tổng quan và thực trạng công tác tổ chức, bảo quản vốntài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Chương 2: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tàiliệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Chương 3: Nguyên tắc thực hiện và các yếu tố ảnh hưởng

NỘI DUNGCHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

1.1. Giới thiệu tổng quan

1.1.1 Giới thiệu Trường Đại học Giao thông Vận tải

Trường Đại học Giao thông vận tải (GTVT) có tiền thân là Trường Cao đẳngcông chính, được khai giảng lại dưới chính quyền cách mạng vào ngày 15 tháng 11năm 1945 theo sắc lệnh của Chủ tịch Hồ Chí Minh, nghị định của Bộ giáo dục và

Bộ giao thông công chính

Trong giai đoạn 1945 đến 1960, Nhà trường đã đào tạo được nhiều cán bộkhoa học kỹ thuật có trình độ cao đẳng và trung cấp thuộc các lĩnh vực giao thông,thuỷ lợi, bưu điện, kiến trúc phục vụ công cuộc kháng chiến cứu quốc và phát triểnđất nước

Ngày 24 tháng 03 năm 1962, trường được chính thức mang tên Trường Đạihọc GTVT theo quyết định số 42/CP của Hội đồng chính phủ

Ngày 27 tháng 04 năm 1990, cơ sở 2 của Trường tại Thành phố Hồ Chí Minhđược thành lập theo quyết định số 139/TCCB của Bộ trưởng Bộ giáo dục và đàotạo

Ngày 15 tháng 11 đã trở thành ngày truyền thống của Trường Tính đến thờiđiểm tháng 12 năm 2010 Trường có tổng số 1055 cán bộ, giảng viên, công nhânviên Trong đó có gần 789 giảng viên với 50 Giáo sư, phó giáo sư, 119 Tiến sỹ vàtiến sỹ khoa học, 333 Thạc sỹ đảm nhận đào tạo, quản lý gần 30.000 sinh viên, họcviên cao học, nghiên cứu sinh thuộc 69 chuyên ngành Đại học, 16 chuyên ngànhThạc sỹ và 17 chuyên ngành Tiến sỹ

Trường Đại học GTVT là trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyểngiao công nghệ mới trong lĩnh vực GTVT của cả nước Trong 60 năm qua Trường

đã đào tạo được trên 40.000 Kỹ sư, trong đó có trên 200 Kỹ sư cho hai nước bạn

Lào và Campuchia, gần 1000 Thạc sỹ, Tiến sỹ trong đó có 40 Thạc sỹ cho nướcCộng hoà dân chủ nhân dân Lào Các công trình giao thông lớn của đất nước nhưđường 559, đường sắt thống nhất, cầu Thăng Long, Cầu Mỹ Thuận, hầm Hài Vân,cầu Bãi cháy, các tuyến đường cao tốc, đều có sự tham gia của cán bộ, giảng viên

và sinh viên của Trường

Phát huy truyền thống 60 năm qua, mục tiêu của Trường đến năm 2010 vànhững năm tiếp theo sẽ trở thành Trường Đại học kỹ thuật và kinh tế đa ngành vớichất lượng và trình độ cao, đầu ngành trong lĩnh vực Giao thông vận tải của đấtnước, là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ lớn và có uy tín,từng bước hội nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới

1.1.2 Đặc điểm hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

1.1.2.1. Lịch sử hình thành

Cùng với sự ra đời và phát triển của Trường Đại học Giao thông vận tải,Trung tâm thông tin được manh nha ra đời từ năm 1962, ban đầu là một bộ phậnnhỏ trực thuộc phòng Giáo vụ cùng với Ban phiên dịch và Ban giáo vụ Năm 1984,Thư viện được tách ra thành đơn vị độc lập trực thuộc Trường với 14 thành viên

Ngày 21/2/2002 Trung tâm Thông tin-Thư viện được thành lập theo quyếtđịnh số 753 QĐ-BGD&ĐT – TCCB của Bộ Giáo dục và Đào tạo trên cơ sở ghépgiữa Thư viện và Bộ phận quản trị mạng Với dự án mức A, B của ngân hàng thếgiới, Trung tâm được trang bị hệ thống máy tính hiện đại và có thêm phòng internettạo điều kiện cho NDT tiếp cận với công nghệ thông tin Trong thời gian này, Trungtâm cũng bắt đầu sử dụng khung phân loại Dewey (DDC) thay cho BBK

Năm 2004, với dự án giáo dục mức C đã làm thay đổi cơ bản chất và lượng

cơ cấu tổ chức và hoạt động của Trung tâm TT-TV Là một đơn vị trực thuộc Bangiám hiệu, Trung tâm TT – TV có nhiệm vụ tổ chức các dịch vụ thông tin tư liệuphục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập cho cán bộ, giảng viên và sinhviên trong trường Đại học Giao thông Vận tải Ngoài ra, Trung tâm TT – TV là một

thành viên của Hiệp hội thư viện các trường đại học phía Bắc và hoạt động theo quychế của Hiệp hội Với mục tiêu do Trường đặt ra thì thư viện đã trở thành một bộphận không thể thiếu, được lãnh đạo nhà trường quan tâm và là giảng đường thứ hai

để sinh viên, học viên nghiên cứu và học tập

1.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng chínhGiữ gìn, bảo quản giáo trình, tài liệu tham khảo, thông tin khoa học phục vụcho công tác Đào tạo NCKH của nhà trường

Thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu cung cấp thôngtin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học viên cao học,nghiên cứu sinh, và số lượng đông đảo là sinh viên

Nhiệm vụThu thập, bổ sung, xử lý và cung cấp tài liệu, thông tin về các lĩnh vực khoahọc cơ bản, lĩnh vực chuyên ngành và các lĩnh vực khoa học khác nhằm đáp ứngnhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của NDT Tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảoquản kho tư liệu ĐHGTVT bao hàm tất cả các loại hình ấn phẩm và vật mang tin

Tổ chức phục vụ, hoạt động giới thiệu sách mới, thông tin - thư mục và hướng dẫncho NDT khai thác hiệu quả vốn tài liệu thư viện; Phục vụ cung cấp giáo trình, sáchtham khảo cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường thông qua quầy bánsách Thu thập các xuất bản phẩm do Trường xuất bản, các luận án, luận văn, các đềtài nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên của Trường bảo vệtrong nước và nước ngoài Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt độngcủa Trung tâm, tham gia xây dựng, phát triển và quản lý mạng thông tin Trung tâm,từng bước hiện đại hóa thư viện Nghiên cứu, đề xuất các ý kiến và phương án xâydựng, củng cố và phát triển nguồn tin, Trung tâm phục vụ cho công tác đào tạo,nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên của trường Thực hiện chế độbáo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất cho ban lãnh đạo Trung tâm TT-TV và Trường.Xây dựng nội dung về quản lý và sử dụng tài sản của Trung tâm, kiểm tra, giám sát

việc thực hiện và xử lý các vi phạm nội quy của Trung tâm Thực hiện các hoạtđộng hợp tác trao đổi thông tin với các cơ sở TT-TV ngoài Trường theo quy địnhcủa Hiệu trưởng Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên mônnghiệp vụ quản lý thông tin thư viện và tin học, ngoại ngữ cho cán bộ thư viện

Với những chức năng và nhiệm vụ trên, đã xác định rõ Trung tâm có một vịtrí vô cùng quan trọng góp phần vào phát triển giáo dục cho Trường nói riêng và đấtnước nói riêng

1.1.2.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Cơ sở vật chất – kỹ thuật có vai trò hết sức to lớn, là nơi chứa đựng, tàng trữ

và bảo quản tài liệu – là nơi bạn đọc làm việc với các tài liệu, tiếp xúc với cácnguồn thông tin trong nước và trên thế giới – là nơi cán bộ thư viện vận dụng kiếnthức vào thực tiễn công việc Việc xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuậthoàn thiện và hiện đại là yêu cầu cần thiết đối với các Thư viện nói chung và cácTrung tâm TT-TV nói riêng

Trung tâm Thông tin - Thư viện được bố trí tại Nhà A8 với diện tích gần4000m2 Hầu hết trang thiết bị của Trung tâm TT – TV được dự án mức C trang bịmới hoàn toàn và đồng bộ về hệ thống phòng đọc, phòng mượn, từ hệ thống máychủ đến máy trạm hiện đại, từ bàn ghế dành cho bạn đọc đến bàn ghế làm việc củanhân viên, từ giá sách đến kệ để báo – tạp chí, vv…

Hệ thống các phòng đọc của Trung tâm:

- Phòng đọc sách tiếng Việt: 280 chỗ ngồi

- Phòng đọc tài liệu tiếng nước ngoài, luận văn, luận án, báo-tạpchí: 150 chỗ ngồi

- Phòng đọc điện tử: 88 máy tính nối mạng

Hệ thống máy tính: Bao gồm 17 máy chủ, 140 máy trạm phục vụ công tácnghiệp vụ và tra cứu

Hệ thống máy in, máy phôtô: Trung tâm TT - TV có một hệ thống máy in: 7chiếc và máy phôtô: 5 chiếc đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu phôtô tài liệu của bạnđọc

Hệ thống an ninh: Camera, Công nghệ RFID, cổng từ(3 chiếc)

Đầu đọc: 6 chiếc

Đặc biệt, toàn bộ sách và tài liệu của Trung tâm được quản lý bằng phầnmềm Ilib4.0 giúp độc giả dễ dàng tra tìm tài liệu mình cần bằng từ khoá, tác giả,chủ đề, môn loại, năm xuất bản,…

Ngoài ra, còn hệ thống máy điều hòa, quạt điện, … được trang bị khác đầy

đủ, bố trí đúng vị trí, …

1.1.2.4. Thành phần vốn tài liệu

Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cơ bản (vốn tài liệu, cơ sở vật chất, cán

bộ thư viện và người dùng tin) quan trọng cấu thành Trung tâm: phong phú, đa dạng

về ngôn ngữ, loại hình tài liệu và số lượng tương đối lớn, nhưng chủ yếu là sáchchuyên ngành kỹ thuật Bao gồm tất cả các loại tài liệu được xuất bản, in ấn, phototrên giấy như: sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn…và tài liệu hiện đại được viếtbằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga và một số ngôn ngữ khác

Cụ thể chia theo loại hình tài liệu, bao gồm:

+ Tài liệu truyền thống

STT Loại hình tài liệu truyền thống Số lượng bản

Bảng 1: Thống kê tài liệu truyền thống

+ Tài liệu hiện đại

Để đáp ứng NCT của bạn đọc và từng bước hiện đại hóa Trung tâm, bêncạnh việc bổ sung, phát triển tài liệu truyền thống, Trung tâm đã chú trọng đầu tưcác loại hình tài liệu hiện đại Đó là các CSDL, CD-ROM, … Trung tâm đã cungcấp tài liệu điện tử toàn văn qua website trường lập http://opac:8088/dlib.

Dưới đây là số liệu thống kê nguồn tài liệu hiện đại:

CSDL gồm: tổng số hơn 18962 biểu ghi trong đó:

Bảng 2: Thống kê biểu ghi CSDL

+ CSDL trực tuyến: ngoài một số CSDL trực tuyến do Trung tâm tự xâydựng Trung tâm còn thực hiện mua, trao đổi các tài nguyên thông tin trực tuyếnphong phú như: CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải; CSDL Tiêu chuẩn Giaothông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI); Tạp chí điện tử của Viện điện – điện

tử - kỹ thuật Mỹ…một số sách điện tử…, các nguồn tin CSDL Offline, các nguồntin từ Internet…

+ Hệ thống đĩa CD-Rom gồm: trên 2200 đĩa CD-ROM

 Vốn tài liệu của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT rất phong phú và đadạng, thuộc nhiều loại ngôn ngữ khác nhau nhưng chủ yếu tập trung vào lĩnh vựckhoa học công nghệ, khoa học tự nhiên Để đáp ứng nhu cầu tin vủa NDT, Trungtâm không ngừng đưa ra những biện pháp nâng cao hiệu quả, phát triển nguồn tin,khai thác thông tin của NDT

1.1.2.5. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

 Cơ cấu tổ chứcGồm: Ban Giám đốc; Bộ phận nghiệp vụ; Phòng mượn; Hệ thống phòng đọc

Hệ thống cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm TT-TV ĐHGTVT

 Đội ngũ cán bộHiện nay, Trung tâm Thông tin – Thư viện có 19 cán bộ công chức Trongđó: 1 Tiến sỹ; 5 thạc sỹ, 13 cử nhân

Về trình độ học vấn của cán bộ như sau: Trình độ cao học trở lên: 04 cán bộ(21%) Trình độ đại học: 15 cán bộ (79%) Chuyên ngành Thông tin - Thư viện: 12cán bộ (64%); chuyên ngành khác: 7 cán bộ (36%)

Dưới đây là sơ đồ bố trí các phòng làm việc và phục vụ từ tầng 4 đến tầng 7của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT:

Phòng bán sách

Phòng mượn sách GT, sách tham khảo

Phòng đọc sách tiếng Việt

Phòng đọc ngoại văn, báo- tạp chí, LV-

Phòng đọc điện tử Ban giám đốc

15%

80%

Cán bộ quản lý

Giảng viên và nhà nghiên cứu Sinh viên và học viên cao

Hình 2: Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Trung tâm TT-TV 1.1.2.6. Người dùng tin

Trụ sở thư viện, cơ sở vật chất – kỹ thuật, vốn tài liệu, cán bộ thư viện là tiền

đề để xuất hiện NDT Phục vụ bạn đọc là mục tiêu cuối cùng của bất cứ thư việnnào Càng phục vụ nhiều bạn đọc thì vai trò xã hội của thư viện ngày càng tăng Vìvậy, nếu không có bạn đọc thì thư viện cũng mất mục đích tồn tại của mình

Trong hoạt động thực tiễn, NDT và NCT của họ là cơ sở để định hướng chotoàn bộ hoạt động thông tin của Thư viện Nắm vững NCT, đáp ứng đầy đủ, chínhxác là một nhiệm vụ quan trọng của thư viện nói chung và của Trung tâm TT-TVĐHGTVT nói riêng

Trung tâm TT-TV ĐHGTVT hàng năm quản lý khoảng 3200 thẻ bạn đọc.Đối tượng người dùng tin là toàn thể cán bộ công nhân viên, giảng viên, cán bộnghiên cứu khoa học và sinh viên thuộc các hệ đào tạo trong trường

Qua khảo sát thực tế tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT tôi chia đối tượng NDTcủa Trung tâm thành các nhóm người như sau:

Hình 3: Biểu đồ tỷ lệ NDT

 Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lýNDT này bao gồm: Ban Giám hiệu; Trưởng, Phó các phòng ban chức năng;Trưởng, Phó các khoa, tổ bộ môn Họ chiếm tỷ lệ rất nhỏ khoảng 5% Công việccủa nhóm người này là: điều hành cho bộ máy nhà Trường hoạt động một cách hiệuquả nhất Vì vậy, NCT họ cần không chỉ cao mà còn rộng, không chỉ đa dạng màcòn tổng hợp Đó là những thông tin về khoa học quản lý, lãnh đạo, khoa học giáodục, thông tin về tình hình kinh tế, xã hội, văn hóa trong và ngoài nước Họ ít quantâm đến những lĩnh vực chuyên ngành mà Nhà trường đào tạo Tuy nhiên, tài liệudành cho nhóm NDT này còn bị hạn chế, hầu như không đáp ứng được

 Nhóm người dùng tin là giảng viên và cán bộ nghiên cứuVới vị trí là Trường đại học phục vụ cho giáo dục và đào tạo, nhóm NDT này

là lực lượng nòng cốt giúp Nhà Trường thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ đặt ra.Nhóm NDT là cán bộ giảng viên chiếm tỷ lệ không nhiều khoảng 15% Họ là người

có trình độ chuyên môn cao thuộc các lĩnh vực đào tạo của Trường và đóng gópmột khối lượng lớn tạo ra lực lượng lao động chất xám cho xã hội

NCT của nhóm NDT này là những thông tin mang tính chuyên sâu, có tínhcập nhật về khoa học kỹ thuật và công nghệ, về các môn mà họ giảng dạy, nghiêncứu, biên soạn giáo trình, giáo án và nâng cao trình độ chuyên môn của họ

Hình thức NCT: phong phú, đa dạng như: sách, tạp chí khoa học trong vàngoài nước, danh mục tài liệu chuyên ngành mới, các thông tin thư mục chuyên đề,các CSDL toàn văn và rút gọn và tài liệu trực tuyến, …

 Nhóm người dùng tin là học viên cao học và sinh viên chínhquy và tại chức

Nhóm người dùng tin này có số lượng đông đảo (khoảng 80%) và thườngxuyên sử dụng thư viện Đặc biệt, NCT của họ thay đổi liên tục phụ thuộc vàochương trình đào tạo của Trường, của các Khoa theo mỗi kỳ học

Đối với NDT là học viên cao học thì tài liệu mang tính chất chuyên sâu phùhợp với chương trình học và đề tài mà họ nghiên cứu Hình thức tài liệu thườngđược sử dụng đó là: luận văn, luận án, sách tham khảo, tạp chí chuyên ngành, vàCSDL chuyên ngành,… Họ không có thời gian đọc tại chỗ tại Trung tâm nênthường photo mang về nhà tham khảo, nghiên cứu

Đối với NDT là sinh viên - là người sử dụng thư viện nhiều nhất Họ lên thưviện mượn sách, ngồi học Nhu cầu tin của họ tập trung chủ yếu vào các lĩnh vực:

cơ bản, cơ khí, kinh tế, điện tử, … Hình thức tài liệu hầu hết là sách giáo trình, tàiliệu tham khảo Ngoài ra, tài liệu: Luận văn, Luận án cũng được các sinh viên nămcuối rất hay được sử dụng

Tóm lại, hầu hết NCT cả các nhóm NDT là tài liệu chuyên ngành kỹ thuậtnhưng với mỗi loại hình tài liệu lại phù hợp với từng nhóm NDT là khác nhau Vìvậy, để công tác phục vụ có hiệu quả cần phải phân tích, tìm hiểu NCT của từngnhóm NDT đó để đáp ứng tối đa NCT của họ, tăng số lượng bạn đọc đến thư viện

1.2. Lý luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

Có thể nói công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một trong nhữngnhiệm vụ quan trọng hàng đầu của mỗi một cơ quan thông tin thư viện Đó được coi

là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật trong tổ chức và bảo quản lâu dài khotri thức của nhân loại.

1.2.1 Công tác tổ chức kho tài liệu

1.2.1.1. Khái niệm công tác tổ chức kho tài liệu

Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là một trong bốn yếu tố (tàiliệu, cơ sở vật chất, người dùng tin, cán bộ thư viện) cấu thành nên cơ quan thôngtin-thư viện

Thư viện – bắt nguồn từ chữ Hy Lạp cổ “biliotheka” là hai từ ghép: “biblio”

là sách và “theka” là bảo quản, theo nghĩa đen từ xa xưa thư viện là nơi bảo quảnsách

Năm 1934, khái niệm tổ chức kho xuất hiện do các nhà thư viện học ngườiNga nghiên cứu và đánh giá cao

Muốn sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả, chúng ta phải tổ chức kho tàiliệu khoa học: lưu trữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy và dễ bảo quản

Tổ chức vốn tài liệu là phương thức sắp xếp tài liệu khoa học, hiệu quả Hay

tổ chức vốn tài liệu là đăng ký, xử lý, kiểm kê và bảo quản vốn tài liệu

Nếu tổ chức kho chưa khoa học sẽ dẫn đến không đáp ứng được nhu cầungày càng cao của độc giả và không thể bảo quản tốt được, kho sách trở thành “mồchôn sách” Ở Việt Nam công tác tổ chức và bảo quản tài liệu đã được chú ý nhiều

Ta phải khẳng định rằng, bất kì một trường Cao đẳng, Đại học nào khi thànhlập thì sẽ có một Thư viện của trường thành lập ngay sau đó và được nâng cấp cơ sởvật chất trang thiết bị, mở rộng hoàn thiện kho tài liệu từng bước qua các năm đểđáp ứng nhu cầu tin Tiêu biểu là Trung tâm Thông tin-Thư viện Trường Đại họcGiao thông Vận tải

1.2.1.2. Ý nghĩa của công tác tổ chức kho tài liệu

Vốn tài liệu có ý nghĩa to lớn đối với một cơ quan Thông tin-Thư viện, nóduy trì mọi hoạt động của cơ quan đồng thời là động lực giúp cho sự tồn tại và phát

triển của mỗi thư viện Vì vậy, bất kì một thư viện nào cũng phải tiến hành tổ chứcvốn tài liệu một cách khoa học, hợp lý.

Tổ chức kho vừa là một hoạt động nghiệp vụ, đồng thời cũng là một nghệthuật Bởi lẽ, nó là một loạt các hoạt động nghiệp vụ kế tiếp nhau: nhận và đăng kítài liệu, xử lý tài liệu, sắp xếp tài liệu sao cho cất được nhiều, dễ cất, dễ bảo quản vàmục đích cuối cùng là độc giả có thể sử dụng tối đa các tài liệu mà thư viện có

Việc tổ chức kho sách khoa học có ý nghĩa quyết định đến các vấn đề sau:Tiết kiệm diện tích, thời gian, nhân lực cho thư viện; Đáp ứng nhu cầu NDT nhanhchóng nhất; Bảo quản kho sách, nâng cao tuổi thọ cho sách

Bên cạnh đó, công tác tổ chức vốn tài liệu có quan hệ chặt chẽ với các côngtác khác, đặc biệt là:

Quá trình sử dụng tích cực của vốn tài liệu thư viện phụ thuộc vào hệ thốngmục lục: Khi kho tài liệu đăng kí đầy đủ, thể hiện chính xác trong hệ thống mục lục,cấu tạo kho tin tốt Sắp xếp có trật tự sẽ đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người dùngtin

Tổ chức kho tài liệu gắn bó chặt chẽ với công tác bổ sung tài liệu: Bổ sungtài liệu làm cho kho tăng cường về lượng và chất, đến với người dùng tin phụ thuộcvào công tác tổ chức kho Công tác thông tin-thư viện hoàn thành được nhiệm vụhoàn toàn dựa vào xác định tài liệu được bổ sung cho kho Tài liệu có giá trị là tàiliệu được sử dụng Ngược lại, nếu không có giá trị sẽ lãng phí ngân sách, chiếmdiện tích kho, tốn công sức bảo quản… Bổ sung tài liệu là xác định phương pháp tổchức kho (đóng, mở) và có ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức kho tài liệu

 Nhận thức được ý nghĩa, vai trò của công tác tổ chức vốn tài liệu và vịtrí của mình là một trong những trung tâm chuyên ngành về khoa học kỹ thuật phục

vụ cho nhà trường đào tạo ra các kỹ sư đầu ngành trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật.Trung tâm TT-TV ĐHGTVT luôn chú trọng hoàn thiện lại công tác tổ chức kho saocho hợp lý nên mục đích tổ chức tài liệu của Trung tâm được đặt ra rất cụ thể nhằm:tạo trật tự cho kho sách, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu, bảo quản lâu dài,

tránh mất mát hư hỏng, đồng thời sử dụng lâu dài và tiết kiệm kinh phí Tuy nhiên,các biện pháp về tổ chức kho phải phù hợp với trình độ nghiệp vụ của Trung tâm.

1.2.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu

1.2.2.1. Khái niệm công tác bảo quản vốn tài liệu

Thư viện là nơi chứa đựng một khối lượng lớn tri thức của nhân loại đượctích lũy qua nhiều thế hệ được thu thập và tổ chức thành các kho tài liệu Nhưng đểtài liệu đó được thế hệ sau có thể được tiếp thu một cách toàn diện thì cần phải cócác biện pháp bảo quản tốt vốn tri thức đó

Bảo quản tài liệu là hoạt động đóng góp vào việc gìn giữ tài liệu Bảo quảnvốn tài liệu là những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vốn tài liệu bìnhthường có trong kho

Bảo quản chia làm 2 loại: bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế Bảoquản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tài liệunói chung còn bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tínhhoặc hóa tính của tài liệu, nó đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường làcác chuyên gia có chuyên môn cao và rất tốn kém

Về mặt thuật ngữ, bảo quản là tất cả những hoạt động đóng góp vào việc giữgìn tài liệu

Bảo quản là mọi hoạt động nhằm làm chậm hoặc ngăn cản sự hư hỏng của tàiliệu bằng cách cung cấp môi trường hợp lý cho việc lưu giữ tài liệu, những chínhsách về sửa chữa, tu bổ, phục chế các tài liệu hư hỏng Khi tài liệu không thể bảoquản phải chuyển dạng để bảo quản nội dung tài liệu

1.2.2.2. Ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu

Công tác bảo quản là một trong những hoạt động trọng tâm và có ý nghĩa hếtsức lớn lao của các thư viện và trung tâm thông tin Nó góp phần làm cho thư việntồn tại và phát triển, đáp ứng hiệu quả NCT.

Bảo quản vốn tài liệu xét về phương diện tổng thể chỉ là một khâu trong quytrình nghiệp vụ của cơ quan thông tin thư viện Một thư viện có quy mô càng lớn,vốn tài liệu càng phong phú đa dạng, tài liệu quý hiếm càng nhiều thì việc tổ chứcbảo quản càng phải khoa học, quy trình quản lý càng phải nghiêm ngặt Chính vìvậy, công tác bảo quản vốn tài liệu mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hộinói chung và hoạt động thư viện nói riêng như sau: Giữ gìn vốn tài liệu thư viện,gìn giữ di sản văn hóa của dân tộc; Tăng cường nguồn lực thông tin, khả năng đápứng NCT, phát huy hết vốn tài liệu, giảm được chi phí không cần thiết; Tiết kiệmngân sách cho thư viện

Bảo quản là một lĩnh vực tương đối mới mà trong suốt 10 năm qua đã trảiqua 1 giai đoạn phát triển nhanh và tính chuyên môn hóa ngày càng tăng, đặc biệt làtrong lĩnh vực bảo quản thư viện và lưu trữ Nhưng một thực tế là cho đến nay lĩnhvực này chưa có hệ thống giáo dục chính thức, quy trình đánh giá chuyên môn hoặcchuẩn mực quốc gia Chính vì lý do này mà đôi khi rất khó khăn để tìm ra và lựachọn đào tạo một cán bộ chuyên môn Vì vậy, công tác bảo quản tổ chức tài liệumuốn được tổ chức tốt thì vấn đề đào tạo cán bộ trong khâu này rất quan trọng Bêncạnh đấy nó còn đòi hỏi nhiều yếu tố khác như: trang thiết bị, cơ sở vật chất củamỗi một cơ quan thông tin – thư viện

 Đối với hệ thống Trung tâm thông tin thư viện nói chung và Trungtâm TT-TV ĐHGTVT nói riêng, tài liệu là một trong bốn yếu tố ảnh hưởng đến sựtồn tại và phát triển của thư viện nhưng nó lại là sản phẩm rất dễ bị xâm hại và hưhỏng cho dù nó được cấu thành từ bất cứ chất liệu nào đi nữa thì các yếu tố kháchquan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấmmốc, thảm họa tự nhiên, các tác nhân hóa học đều có thể gây ra hư hại đến tài liệu.Với thực tế đó, công tác bảo quản vốn tài liệu đã thực sự trở thành mối quan tâm

hàng đầu của những người làm công tác thư viện Và nhận thức thức được vấn đề

đó, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT thường xuyên tiến hành các kê, sửa chữa, phục hồicác tài liệu hư hỏng một cách định kỳ Cán bộ thư viện thư viện kiểm tra để loại trừcác yếu tố xã hội, hóa học, sinh học, vật lý, gây tổn hại đến tài liệu Đặc biệt, Trungtâm đã được đầu tư trang thiết bị hiện đại: quạt, máy điều hòa, hệ thống giá mới, …công tác bảo quản được quan tâm nên đã đảm bảo được vốn tài liệu luôn trọng tìnhtrạng được phục hồi

1.3. Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải

1.3.1 Công tác tổ chức kho tài liệu

1.3.1.1. Quy trình tổ chức kho tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Tổ chức kho tài liệu là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làmcho vốn tài liệu có một trật tự nhất định trên giá để phục vụ cho độc giả và cóphương pháp bảo quản hợp lý nhất Đó là các thao tác sau:

 Giai đoạn 1: Nhận và đăng ký tài liệu+ Tiếp nhận tài liệu

Đối với Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, các tài liệu được nhập hầu hết là doNXB của Trường in ra, một phần nhỏ còn lại là do dự án tặng và mua của các NXBkhác như: NXB Xây dựng, NXB Giáo dục,

Hàng năm Trung tâm nhận được đầu tư của Nhà trường trong công tác bổsung vốn tài liệu Sách được bổ sung thường vào đầu mỗi học kỳ; luận văn, luận ánthường được được thư viện tiếp nhận thường xuyên bởi số lượng đề tài được bảo vệhầu như là liên tục trong tuần

Khi tài liệu được nhập về Trung tâm được cán bộ phụ trách tiếp nhận rõ ràng

có hóa đơn, chứng từ về số lượng, tên tài liệu, Vì vậy, đã giúp cán bộ thư việnnắm rõ được tổng số tài liệu được nhập, có những đầu sách nào, số lượng mỗi loại,nguồn bổ sung và giá tiền nên khi tài liệu được nhập về thì đăng ký vốn tài liệu là

khâu kỹ thuật bắt buộc đối với các thư viện nói chung và Trung tâm TT-TVĐHGTVT nói riêng.

+ Đăng ký tài liệu:

Vốn tài liệu khi được nhập về Trung tâm TT-TV ĐHGTVT được đăng kýtheo lô trên phầm mềm quản lý thư viện Ilib4.0, mỗi một loại tài liệu (sách Việt,sách ngoại, sách tham khảo, Luận văn-luận án, ) được đăng ký một số đăng ký cábiệt riêng Còn đối với báo, tạp chí hàng ngày sẽ có một phiếu ghi rõ tên đầu báo, sốlượng, giá tiền kèm theo do nhà cung cấp mang đến

 Giai đoạn 2: Quy trình xử lý tài liệuQua tìm hiểu, khảo sát có thể nhận thấy rằng quy trình xử lý được cán bộ thưviện tại liệu tai Trung tâm ĐHGTVT thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Dán tem (ĐKCB): với từng loại tài liệu khác nhau có loại tem khácnhau: Ví dụ: Luận văn(LV); Sách tiếng Việt (DV); Sách ngoại văn (DN), …

Bước 2: Định từ khóa, phân loại theo khung phân loại DDC 14, định chủ đề.Bước 3: Biên mục theo từng loại hình tài liệu: Sách lẻ, luận văn, luận án, …Nhập các trường trong phiếu nhập tin (Worksheet) Trung tâm TT-TV ĐHGTVT sửdụng các chuẩn mực của quốc tế để tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin như:biên mục theo quy tắc Anh – Mỹ và biên mục đọc máy MARC21

Bước 4: Làm tem mở; Ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17,đóng dấu sau đó dán tem mở, dán chíp RFID (đối với tài liệu kho mở ) trên dánlogo của Trường

Bước 5: Nhập máy trên phần mềm ilib4.0 theo từng dạng tài liệu trong đơnnhận ở phân modul bổ sung Mỗi cuốn sách sau khi được nhập về thư viện TT-TVđược bộ phận nghiệp vụ biên mục đọc máy MARC21 sau đó nhập vào cơ sở dữ liệuvào máy tính để tạo thành hệ thống mục lục trên máy tính cho bạn đọc tra cứu

Cuối cùng, quét chip để tích hợp với phần mềm Ilib trước khi bàn giao về cácphòng phục vụ

Như vây, bất kỳ một loại tài liệu nào khi nhập về Thư viện đều được xử lýnghiệp vụ về mặt hình thức và nội dung trước khi đưa về các bộ phận phục vụ bạnđọc.

 Giai đọan 3: Chuyển giao, sắp xếp tài liệuTài liệu sau khi được xử lý nội dung và hình thức sẽ được sắp xếp, tổ chứcphục vụ bạn đọc Sắp xếp tài liệu là khâu cuối cùng trong chu trình đường đi của tàiliệu bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả phục vụ bạn đọc Nó là cầu nối giữa bộphận nghiệp vụ và bộ phận phục vụ Nghiệp vụ tốt thì sắp xếp tốt, sắp xếp tốt tấtyếu phục vụ tốt, bảo quản tốt tài liệu của thư viện

Khi tiến hành sắp xếp vốn tài liệu phải căn cứ vào loại hình tài liệu có trongkho, điều kiện giá kệ có sẵn của thư viện để chọn cách sắp xếp cho phù hợp vớiđiều kiện của thư viện mình

Tài liệu trong thư viện được sắp xếp từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới, từtrái sang phải theo một trật tự khoa học đảm bảo yêu cầu: dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễbảo quản

Qua thực tế, tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT ta thấy được tài liệu trong khochiếm đa số là tài liệu chuyên ngành, loại nguồn tin phục vụ cho học tập, nghiêncứu Hàng năm, Trung tâm đã phục vụ được khối lượng lượng lớn NDT và để bạnđọc đến thư viện được dễ dàng, thuận lợi, thư viện sắp xếp vốn tài liệu theo 2 hìnhthức sau: Sắp xếp theo phân loại và sắp xếp theo số đăng ký cá biệt

Đối với sắp xếp tài liệu theo số đăng ký cá biệt đã giúp Trung tâm tiết kiệmdiện tích kho và tìm tài liệu nhanh chóng, tài liệu có cùng nội dung sẽ được sắp xếpcạnh nhau Tuy nhiên, cán bộ thư viện rất khó nắm bắt được nội dung kho sách,cuốn sách, tính thẩm mỹ của kho không đẹp, tài liệu có khổ cỡ khác nhau được xếpcùng nhau

Khác với xếp tài liệu theo số đăng ký cá biệt, cách sắp xếp theo phân loại tốndiện tích của Trung tâm, luôn phải có khoảng trống để nhận tài liệu mới Nhưng tàiliệu theo cách sắp xếp theo ngành tri thức này, giúp cán bộ thư viện nắm được nội

dung kho tài liệu nên phục vụ bạn đọc tốt hơn và hiệu quả hơn Mặt khác, trong kho

mở giúp bạn đọc có thể tìm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng và công tác bổ sung,thanh lọc tài liệu dễ dàng hơn cho Trung tâm

Đối với kho đóng sách giáo trình Trung tâm còn áp dụng hình thức sắp xếptheo Khoa gồm: Khoa cơ bản, Khoa kinh tế, Khoa điện tử, Khoa công trình giúpcán bộ thư viện tìm tài liệu phục vụ cho NDT nhanh nhưng đòi hỏi họ phải làm việctrong bộ phận trong thời gian khá lâu thì mới có thể nắm bắt nhanh vị trí của từngđầu sách

1.3.1.2. Hình thức tổ chức kho tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Có người cho rằng: Thư viện là một khoa học, một nghệ thuật sắp xếp bảoquản vốn tài liệu Thư viện phải tổ chức tài liệu thế nào để độc giả có thể sử dụngtối đa các tài liệu mà thư viện có Vì vậy, việc tổ chức kho hợp lý là vấn đề đã vàđang được các thư viện quan tâm của thư viện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

Tổ chức kho tài liệu phụ thuộc các yếu tố: quy mô, loại hình thư viện; chức

năng, nhiệm vụ của cơ quan thông tin-thư viện; đối tượng phục vụ; thành phần vốntài liệu; cơ sở vật chất; số lượng và trình độ cán bộ thông tin thư viện Mỗi loại hìnhkho tài liệu lài phải phù hợp với đặc điểm vốn tài liệu

Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các Trung tâm TT-TV đã và đang tổ chức kếthợp 2 loại hình kho tài liệu, trong đó có Trung tâm TT-TV ĐHGTVT Đó là khođóng và kho mở tùy thuộc vào loại hình tài liệu Hai hình thức tổ chức này sẽ khắcphục những nhược điểm của nhau để phục vụ hiệu quả nhất cho NDT và Trung tâm

đã tổ chức theo hình thức này tương đối tốt phù hợp với điều kiện cơ sở vật chấttrang thiết bị của mình

Căn cứ vào điều kiện cơ sở vật chất; đặc điểm và thành phần vốn tài liệuTrung tâm TT-TV ĐHGTVT đã tiến hành tổ chức kho theo 2 hình thức: Kho đóng

và kho mở theo sơ đồ sau:

Hình 4: Sơ đồ tổ chức kho tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT

 Tổ chức kho đóng

Tổ chức vốn tài liệu theo dạng kho đóng là tài liệu được tổ chức thành mộtkho độc lập, tách biệt với bạn đọc Khi NDT đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệthống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy phải ghi phiếu yêu cầu và mượnqua thủ thư, đặc biệt tiết kiệm diện tích kho, bảo quản tốt tài liệu

Đối với Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, vốn tài liệu tương đối nhiều và cũngnhư thể loại (sách, báo, tạp chí, Luân văn, luận án, đề tài NCKH, … nhưng phânchia tài liệu theo dạng kho đóng chủ yếu với sách giáo trình và tỷ lệ nhỏ sách thamkhảo ở phòng mượn

Phương thức tổ chức kho tại Trung tâm TT-TV ĐHGVT

5

Phòng đọc điện

tử tầng 7 Phòng

đọc tầng 6: Sách ngoại văn;

Luận văn, Luận án;

NCKH

Phòng mượn là phòng phục vụ quan trọng nhất và có số lượng tài liệu lớnnhất của Trung tâm vì đa phần NDT mượn tài liệu về nhà để học tập, nghiên cứu.

Loại hình tài liệu phòng mượn là sách giáo trình và sách tham khảo và chiathành 2 khu vực riêng biệt

 Khu vực sách giáo trìnhĐối với sách giáo trình được chia thành các khoa: Cơ bản, Công trình, Kinh

tế, Điện tử, Cơ khí Theo thống kê kho sách tháng 12/2011 tài liệu giáo trình có sốlượng lớn 75.786 cuốn được phân theo các khoa, ngành

Sách giáo trình được sắp xếp theo giá, chia thành các Khoa và mỗi tài liệumang một số đăng ký cá biệt, không có ký hiệu xếp giá Trong từng Khoa lại xếptheo đầu sách giúp cán bộ thư viện dễ dàng tìm tài liệu phục vụ cho NDT Để làmtốt công tác phục vụ thì cán bộ thư viện phải có thời gian phục vụ lâu mới xác địnhnhanh vị trí tài liệu cần phục vụ Khi sinh viên mượn sách giáo trình phải mất chiphí khấu hao cho sách, mượn về nhà trong vòng một kỳ học NDT mà vi phạm nộiquy, quy định của Trung tâm đều bị phạt, đặc biệt là tình trạng sinh viên mượn quáhạn tương đối nhiều

 Khu vực sách tham khảoTrung tâm TT-TV ĐHGTVT có số lượng sách tham khảo đa dạng và phongphú, được xuất bản bởi nhiều nhà xuất bản khác nhau như: Xây dựng, Giáo dục, …Hiện nay, số lượng sách tham khảo có 11.074 bản với 3232 đầu tài liệu

Phòng mượn sách tham khảo cho phép sinh viên mượn tài liệu về nhà, khôngmất tiền khấu hao, mượn trong vòng 15 ngày Tài liệu được xếp theo số đăng ký cábiệt

Vì vậy, Trung tâm TT-TV cần phải đưa ra những biện pháp khắc phục nhữnghạn chế đang tồn tại để phục vụ NDT đạt hiệu quả cao, thu hút ngày càng nhiều sốlượng bạn đọc đọc đến thư viện

 Tổ chức kho mởHiện nay, kho mở ngày càng chiếm ưu thế vì lợi ích mang lại cho bạn đọcngày càng nhiều Từ năm 2003, do nhu cầu của NDT ngày càng tăng lên, Trung tâmTT-TV ĐHGTVT đã tổ chức các kho mở Việc này đã tạo điều kiện cho công tácphục vụ NDT hiệu quả hơn.

Hiện tại, hệ thống kho mở của Trung tâm được tổ chức từ tầng 5 đến tầng 7

Ký hiệu xếp giá của tài liệu kho mở được cấu tạo bằng ký hiệu phân loại kết hợpvới ký hiệu tác giả hay còn gọi là chỉ số Cutter Và mỗi một tài liệu trong kho mởđược mang một ký hiệu xếp giá Tại kho mở, bạn đọc tra cứu tài liệu qua máy tínhhay là trực tiếp vào giá tìm tài liệu mà không cần qua thủ thư, mỗi NDT khi lựachọn tài liệu sẽ được lấy tối đa 2 cuốn sách ra chỗ đọc nhưng cán bộ thư viện luônphải xếp lại vị trí của tài liệu cuối mỗi buổi

 Phòng đọc tầng 5Đây là phòng đọc sách tiếng Việt, nơi bạn đọc có thể tìm đọc các giáo trình,bài giảng, sách tham khảo bằng tiếng Việt Hiện nay, phòng có 280 chỗ ngồi, khốilượng tài liệu lớn với 24013 cuốn Ở phòng đọc mỗi loại tài liệu có từ 5 đến 10 tàiliệu được sắp xếp theo chỉ số phân loại DDC từ 000 đến 900 Hình thức sắp xếptheo trật tự ký hiệu phân loại này tạo điều kiện cho xác định vị trí của từng tài liệu

và quản lý kho một cách dễ dàng

 Phòng đọc tầng 6Đây là phòng đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học vàbáo tạp chí; là nơi mà NDT có thể tìm đọc các sách tham khảo, tạp chí bằng tiếngAnh, Nga, Pháp, …

+ Luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học

Theo số liệu thống kê tháng 12/2011, thư viện có 1647 đầu với 1743 số bảnluận văn thạc sỹ và 21 đầu với 21 bản luận án tiến sỹ các chuyên ngành; Nghiêncứu khoa học: có 541 đề tài đạt giải cấp Bộ đã đưa vào kho phục vụ NDT Đây lànguồn tài liệu có giá trị tham khảo đặc biệt bởi nhiều LV, LA, NCKH để đề ra được

những giải pháp hữu hiệu trong công tác nghiên cứu và triển khai công nghệ Khuvực tài liệu luận văn, luận án, NCKH được chia các giá theo loại hình tài liệu: Luận

án Tiến sỹ, Luận văn Thạc sỹ, Đề tài nghiên cứu khoa học, sau đó mỗi loại lại đượcsắp xếp theo ký hiệu phân loại từ nhỏ đến lớn, từ trái qua phải Đây là kho mở nênbạn đọc có thể tra cứu tài liệu trên máy hoặc có thể vào trực tiếp kho mượn sách vàngồi đọc tại chỗ, đặc biệt là không được mượn về nhà mà chỉ được photo

+ Sách ngoại văn

Đây là loại sách chiếm một phần lớn phòng đọc tầng 6 của Trung tâm Sốlượng tài liệu là: 4242 số đầu tên tài liệu với 5159 số bản tài liệu được viết bằngnhiều thứ tiếng khác nhau nhưng cơ bản là tiếng Nga và tiếng gốc Latinh có nộidung liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của Trường Trên giá tài liệu được xếp theo

ký hiệu phân loại DDC từ 000 đến 900

+ Báo - Tạp chí

Mỗi đầu báo-tạp chí được đựng trong một hộp đựng riêng trên giá, thiết kếhoàn toàn khác với giá sách Để phục vụ tự chọn, Trung tâm đã tổ chức xếp báo-tạpchí theo trật tự A,B,C của tên báo, tạp chí

Hiện nay, trong kho có khoảng 200 đầu báo, tạp chí tiếng Việt và tiếng nướcngoài Từ báo Trung ương đến báo ngành đề cập hầu hết đến mọi lĩnh vực của xãhội: kinh tế, văn hóa, xã hội, giải trí, và đặc biệt là lĩnh vực ngành

Báo được sắp xếp theo trật tự ABC của tên báo Ví dụ: An ninh thế giới, Anninh thủ đô, Công an nhân dân, Đại đoàn kết,…

Tạp chí tiếng Việt được chia thành hai nhóm chính: Giải trí và chuyên ngành.Trong đó: Tạp chí giải trí được sắp xếp theo trật tự chữ cái A, B, C của tên tạp chí.Tạp chí chuyên ngành được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành, và trong lĩnh vựcchuyên ngành lại được xếp theo thứ tự chữ cái A, B, C…; Tạp chí chuyên ngànhbằng tiếng nước ngoài được sắp xếp theo trật tự ngôn ngữ tiếng Anh, tiếng Đức,tiếng Nga, tiếng Trung và trong từng ngôn ngữ, các tạp chí lại được sắp xếp theolĩnh vực và trật tự A, B, C

Mỗi đầu báo-tạp chí được xếp theo theo thời gian xuất bản: năm, quý, tháng,ngày, số Thường hàng tháng các ngăn đựng đầy, cán bộ thư viện tiến hành bó báo,tạp chí xếp vào kho đến cuối năm thanh lý.

 Phòng đọc tầng 7Đây là phòng điện tử với 88 máy tính hiện đại cho phép bạn đọc tiếp cận và

sử dụng một loại hình mới trong Trung tâm: đọc tài liệu điện tử Tại đây bạn đọc cóthể đọc các tài liệu toàn văn từ CSDL mà Trung tâm xây dựng Ngoài ra, bạn đọccòn có thể tiếp cận và khai thác các nguồn tin quý giá khác trên mạng

 Để tăng cường công tác tổ chức kho mở hiệu quả, Trung tâm TT-TVĐHGVT cần phải có những giải pháp hữu ích, tích cực để giải quyết tận gốc nhữnghạn chế, phát huy những kết quả đã đạt được Có như vậy, thư viện mới đáp ứng kịpthời và đầy đủ nhu cầu đọc của NDT ngày càng cao trong thời đại thông tin tri thức

1.3.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu

1.3.2.1. Các nguyên nhân hủy hoại vốn tài liệu

Vốn tài liệu là vật dễ bị hủy hoại bởi các yếu tố khách quan và chủ quan khácnhau: sự lão hóa tài liệu, các nhân tố môi trường như: bụi, ánh sáng, nhiệt độ, độ

ẩm, vi sinh vật, …đặc biệt còn có sự tác động của con người Đó cũng là nhân tốhủy hoại vốn tài liệu không thể không kể đến tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT:

 Sự lão hóa của tài liệuTài liệu dù được bảo vệ cẩn thận đến đâu nhưng sau một thời gian sử dụngtài liệu cũng dần tự hủy hoại Đó chính là sự lão hóa của tài liệu Bản chất của quátrình này chính là sự biến đổi lý hóa sinh trong tài liệu do tác động của các yếu tốtổng hợp bên trong và bên ngoài nên các hợp chất của giấy bị quá trình oxi hóa vàlão hóa làm giảm chỉ tiêu bền vững cơ học của giấy

 Các nhân tố tự nhiênÁnh sáng gây tác hại khá lớn cho tài liệu, làm cho giấy bị giòn, ố vàng, màusắc, mực bị phai nhạt

Độ ẩm gây tác hại khá lớn cho tài liệu, nếu độ ẩm tương đối cao làm giấy bịthấm nước, mềm ra dễ bị nát Mặt khác, tạo điều kiện cho nấm mốc hoạt động, pháttriển, nếu khí hậu khô hanh làm cho giấy mất tính đàn hồi dễ rách.

Không khí: do có oxy dễ gây ra oxy hóa làm hư hỏng tài liệu Đặc biệt, nếukhông khí bị ô nhiễm thì tác hại càng lớn Trong không khí có thể có bụi hóa chất

và bụi dạng rắn có thể có tác hại cả về phương diện vật lý lẫn hóa học Về cơ họcgây biến dạng sách, về hóa học nếu có bụi, lưu huỳnh dễ tác động với hơi nước tạothành axit ăn mòn giấy

 Các tác nhân sinh vậtSách báo là thức ăn tinh thần ngon nhất của loài người, nhưng là thức ănngon nhất của nhiều sinh vật

Mối mọt, chuột gián, sâu bọ,

 Giữ vệ sinh kho, phòng chống hỏa hoạn

Để phòng chống các tác nhân gây hại đến tài liệu, Trung tâm TT-TVĐHGTVT đã tiến hành bố trí các giá sách xung quanh cửa sổ kính, ngăn cuối cùngcủa giá sách cách mặt sàn 20cm, cách tường 50cm

Trung tâm còn có hệ thống quạt thông gió, hệ thống điều hòa, quạt, ánh sángđiện, máy hút bụi nhằm bảo quản tài liệu khỏi các tác nhân môi trường

Mỗi phòng được bố trí 2 bình CO2, hệ thống báo động và quy định tuyệt đốiNDT không được mang chất dễ gây cháy nổ vào Trung tâm nếu không bị lập biênbản, xử phạt

 Hoạt động kiểm kê và thanh lý tài liệuHiện nay, trung tâm chỉ tiến hành bằng thủ công: công tác kiểm kê tiến hànhtheo định kỳ kết hợp với kiểm kê theo số đăng ký cá biệt và bằng phiếu kiểm kê.Hình thức kiểm kê thủ công của Trung tâm thực hiện rất lâu, nên thường được kiểm

kê vào đợt nghỉ hè, các sinh viên đã hoàn trả lại sách cho Trung tâm để tránh tìnhtrạng đóng cửa quá lâu, ảnh hưởng đến quá trình học tập của sinh viên Đây cũng làmột kế hoạch kiểm kê được hầu hết các thư viện trường đại học áp dụng

Bên cạnh đó, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT là một thư viện chuyên ngành kỹthuật, tài liệu phục vụ cho người dùng tin luôn đòi hỏi tính mới nhưng trong kho tàiliệu khoảng 10 năm trước vẫn còn nhiều, NDT mượn nhưng hầu như không sửdụng Vì vậy, công tác thanh lý tài liệu trung tâm cần triển khai có hiệu quả hơn

 Đóng và sửa chữa tài liệuHoạt động đóng và sửa chữa tài liệu được Trung tâm thực hiện tương đối tốt,

và được ban lãnh đạo quan tâm thường xuyên Trung tâm có kế hoạch đóng và sửatài liệu hàng quý Hoặc là cán bộ thư viện khi cho mượn sách xuất hiện dấu hiệurách thường đóng và dính lại ngay bởi mỗi phòng đều được trang bị các dụng cụsửa chữa rách nát đơn giản: tem SĐKCB, chỉ số phân loại,

 Công tác đào tạo, giáo dục cán bộ thư viện và NDTTrung tâm TT – TV ĐHGTVT đã tiến hành thực hiện một số hoạt động sau:

tổ chức học lớp học nội quy sử dụng Trung tâm cho sinh viên, lập biên bản vớiNDT vi phạm xé rách, mang tài liệu ra ngoài khi không được phép, …nên Trungtâm đã thu được kết quả đáng kể trong công tác bảo quản tài liệu nhưng tình trạng

vi phạm vẫn còn nhiều đặc biệt là với các sinh viên ít lên sử dụng Trung tâm Trongkhi đó, mỗi phòng lại phục vụ theo một hình thức khác nhau phù hợp với loại hìnhtài liệu của cơ quan

Ngoài ra, biện pháp phòng ngừa và tiêu diệt sinh vật được Trung tâm thựchiện một cách đều đặn, định kỳ hay không để hạn chế tối đa sự hủy hoại của sinhvật và côn trùng như: phun thuốc chống mọt, côn trùng, phát hiện và bắt chuột

CHƯƠNG 2: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

2.1 Nhận xét, đánh giá công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Từ khi thành lập đến nay, song song với việc xây dựng cơ sở vật chất, tăngcường vốn tài liệu, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT không ngừng phát triển và ngàycàng lớn mạnh Hiện nay, Trung tâm luôn quan tâm tới công việc nghiên cứu, cảitiến công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ

và đối tượng phục vụ của một thư viện khoa học kỹ thuật chuyên ngành Cũng nhưcác thư viện khác trong ngành Trung tâm cũng tiến hành tổ chức kho tài liệu củamình thành hai dạng: kho đóng và kho mở Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế côngtác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT nhận thấyrằng:

2.1.1 Công tác tổ chức kho tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Nhìn chung công tác tổ chức kho tài liệu ở Trung tâm ĐHGTVT luôn bámsát tình hình chủ quan và khách quan để có kế hoạch tổ chức kho khoa học:

+ Hệ thống kho sách báo của Trung tâm được bố trí dựa vào chức năng,nhiệm vụ và đối tượng phục vụ nên hiệu quả hoạt động mà Trung tâm đạt được thậtđáng khích lệ

+ Các phòng được sắp xếp hợp lý, hiện đại và tương đối sạch sẽ và gọngàng Vốn tài liệu được nhập vào Trung tâm được tiến hành xử lý theo một quytrình khoa học và nghiêm ngặt kể từ khâu nhận, đăng ký tài liệu rồi xử lý đến khi tàiliệu được xếp lên giá nên đã tránh được tình trạng bỏ sót công đoạn nào đó Đặcbiệt là đáp ứng được yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng và chính xác

+ Trung tâm tổ chức tài liệu theo kho đóng và kho mở để hai hình thức này

bổ sung cho nhau, hỗ trợ cho nhau phục vụ NDT tốt hơn Số lượng tài liệu giáo

trình tương đối lớn và thay đổi liên tục được Trung tâm sắp xếp theo dạng khođóng, còn các dạng tài liệu khác được sắp xếp theo dạng kho mở để bạn đọc tiếpcận thông tin dễ dàng.

Do nắm được những ưu nhược điểm của kho đóng và kho mở nên Trung tâmTT-TV ĐHGVT đã tổ chức kho sách của mình theo từng loại hình tài liệu rõ ràng

để phục vụ tốt nhu cầu NDT Tuy nhiên, bên cạnh những thành quả đạt được, Trungtâm còn một số nhược điểm như sau:

+ Sinh viên khi mượn sách phải trả tiền khấu hao khi sử dụng và đặc biệt làmượn sách quá hạn cũng bị phạt bằng tiền, do đó cũng ảnh hưởng đến số lượng bạnđọc đến thư viện;

+ Tài liệu tham khảo trong phòng mượn có số lượng ít, được xuất bảnkhoảng chục năm chưa được cập nhật mới Sách giáo trình và sách tham khảo được

bố trí cùng phòng mượn;

+ Số lượng NDT đến truy cập phòng điện tử ít

2.1.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Một số nguyên nhân chính hủy hoại tài liệu tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVTnhư sau:

+ Các trang thiết bị dùng cho công tác bảo quản chưa được sử dụng triệt đểmặc dù được đầu tư đầy đủ

+ Hai kho chứa sách bổ sung cho nhà sách và các phòng phục vụ vẫn chưađược đảm bảo

+ Bản chất tài liệu bị lão hóa

Nhưng so với một số thư viện trong cùng hệ thống, công tác bảo quản vốn tàiliệu được Trung tâm TT-TV ĐHGTVT thực hiện tương đối tốt Do đó, Trung tâm

đã đạt được một số kết quả sau:

Kho tài liệu phục vụ bạn đọc được sắp xếp trên tầng cao ráo, hiện đại từ tầng

4 đến tầng 7 Công tác vệ sinh kho sách, chống mối mọt và chuột được tiến hành

thường xuyên đều đặn Những trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản đã đượcTrung tâm trang bị như: máy điều hòa, quạt trần, máy in, máy camera, RFID, cổng

từ tại các kho mở nên cán bộ thư viện có thể bao quát được bạn đọc sử dụng tài liệu.Việc quản lý và phục vụ bạn đọc truy tìm tài liệu được thực hiện qua hệ thống máytính nên đã giảm bớt sự tổn hại đáng kể qua sự tiếp xúc trực tiếp với tài liệu của bạnđọc ở kho mở Nhờ phương thức giáo dục bạn đọc một cách trực tiếp và gián tiếpqua các quy chế nghiêm ngặt của Trung tâm đã giảm được đáng kể tình trạng mấtsách và rách sách Do đó, Tài liệu được bảo quản ngày càng tốt hơn

Với công tác bảo quản tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT mà vốn tài liệu vẫnđáp ứng được tương đối hiệu quả nhu cầu NDT Nhưng vẫn có một số hạn chế sau:

+ Trung tâm đã có các biện pháp nghiêm ngặt đề phòng mất sách, rách sách

và nát sách nhưng tình trạng đó vẫn xảy ra đặc biệt là tình trạng viết, vẽ ra sách;

+ Tài liệu nhanh chóng xuống cấp do ý thức của bạn đọc vẫn chưa tốt;

+ Các trang thiết bị được sử dụng phục vụ bạn đọc cũng như cho bảo quảntài liệu chưa được hiệu quả;

+ Trung tâm chưa có một đội ngũ chuyên môn làm công tác vệ sinh kho;+ Công tác kiểm kê tiến hành thủ công, tốn công sức cán bộ thư viện, và độchính xác không cao Số lượng tài liệu cũ, bị lỗi thời vẫn còn tương đối nhiềunhưng vẫn không đủ kinh phí để mua hay tái bản những sách mới

+ Một số biện pháp bảo vệ kho sách bổ sung cho các phòng phục vụ cũngcần được quan tâm, chú trọng hơn nữa

2.1.3 Những tồn tại cơ bản của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Trung tâm TT-TV ĐHGTVT là một Trung tâm tương đối hiện đại trong hệthống Trung tâm Thông tin thư viện của các trường đại học Tuy nhiên, trong côngtác tổ chức và bảo quản tài liệu còn một số tồn tại cơ bản như sau:

Khi tiến tới chuẩn hóa và hội nhập với ngành thư viện thế giới, các Trungtâm TT-TV cần phải chuẩn hội nhập nghiệp vụ Tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT

đa số cán bộ thư viện chỉ học về các môn khoa học xã hội, kiến thức về khoa học tựnhiên còn hạn chế, điều này ảnh hưởng đến việc xử lý nghiệp vụ của thư viện rấtnhiều như: nhiều tài liệu luận văn, luận án thuộc lĩnh vực kinh tế nhưng vẫn đượcphân loại vào lĩnh vực kỹ thuật.

Các trang thiết bị được đầu tư đồng bộ từ năm 2004 đến nay nhưng vẫn chưađược nâng cấp, truy cập internet với tốc độ rất chậm Phòng đọc tầng 5 và phòngđọc tầng 6 là kho mở, nhưng hệ thống camera được cán bộ thư viện sử dụng chưatối đa, nhiều khi hệ thống này hoàn toàn không hoạt động nên vẫn xảy ra tình trạngmất sách Và là kho mở nên tài liệu nhanh chóng xuống cấp do ý thức của bạn đọcvẫn chưa tốt

Trung tâm tổ chức sách tham khảo, sách giáo trình ở cùng một kho trongphòng mượn Khi đó bạn đọc không tiếp xúc trực tiếp với tài liệu nên độ chính xáccủa thông tin NDT cần không cao, tốn thời gian của NDT; Cán bộ thư viện thì tốncông sức khi bạn đọc mượn và trả ồ ạt vào thời gian đầu mỗi học kỳ và cuối học kỳ(hạn chế của tổ chức kho đóng) Sinh viên khi mượn sách giáo trình và sách thamkhảo ở kho đóng phải trả tiền khấu hao khi sử dụng bằng 20% giá tiền trên sách vàđặc biệt là mượn sách quá hạn cũng bị phạt bằng tiền Do đó cũng ảnh hưởng đến sốlượng bạn đọc đến thư viện Mặt khác, khi sinh viên trả sách nếu cả giáo trình vàtham khảo thì cán bộ thư viện phải phân loại: Sách Mv (mượn tham khảo) và sáchgiáo trình của từng khoa (Kinh tế: KT, Cơ bản: CB, Điện điện tử: DDT, Công trình:CT, )

Chính sách bổ sung và thanh lý tài liệu chưa được hợp lý Tài liệu thuộcphòng đọc trong kho mở tầng 5 và tầng 6 bạn đọc không được mượn tài liệu nhưng

số lượng tài liệu tham khảo trong phòng mượn lại rất ít nên rất khó khăn cho bạnđọc Tài liệu được bổ sung cho phòng mượn được xuất bản từ năm 2002 về trướcchưa thanh lý mới nên chưa đáp ứng được nhu cầu sinh viên trong quá trình học tậpcủa mình Các giá tài liệu về khoa học xã hội hầu như là bỏ trống rất nhiều như: 100Tôn giáo Đối với báo và tạp chí cần bổ sung cho những tên báo-tạp chí vẫn còn

trống như một số ô chứa của giá Tạp chí Bên cạnh đó, số lượng tài liệu trong haikho chứa dưới tầng 1 chưa được trang bị các thiết bị bảo quản, không có ánh sángmặt trời nên dẫn đến tình trạng ẩm mốc tài liệu Do đó, Trung tâm nên có các biệnpháp bảo quản kho sách.

Số lượng tài liệu điện tử vẫn còn ít chủ yếu là đĩa luận văn, luận án và tài liệutiếng nước ngoài được download về nên chủ yếu chỉ phục vụ cho bộ phận NDTnhất định Mặt khác, khả năng tra cứu tài liệu điện tử thông qua website thư viện:http://opac:8088/dlib chỉ có thể thực hiện bằng mạng nội bộ NDT muốn sử dụngnguồn tin toàn văn này bị hạn chế nên thường thì rất ít sử dụng, bởi chỉ có thể lênphòng đọc điện tử NDT mới có khả năng sử dụng chúng, mất thời gian của họ Do

đó, số lượng NDT đến truy cập nguồn tài liệu điện tử không nhiều

Trung tâm cũng chưa có một đội ngũ chuyên môn làm công tác bảo quản kho

đó nên công tác này thường bị trì trệ, thực hiện chưa được tốt, đặc biệt là kho giáotrình ít được sử dụng bị bám bụi rất nhiều Hiện tại, Trung tâm chưa có chế độ bồithường độc hại cho cán bộ thư viện nên công tác vệ sinh, bảo quản tài liệu có thểvẫn chưa được thực hiện chưa triệt để

Hiện nay, Trung tâm vẫn chưa có phần mềm kiểm kê tự động Công tác nàythường được tiến hành thủ công: tốn công sức cán bộ thư viện, và độ chính xáckhông cao Mặt khác, với số lượng tài liệu lớn và phong phú khi tiến hành kiểm kêthủ công thì số liệu thống kê tài liệu trên máy thường không khớp với tài liệu trongkho và đặc biệt là tốn thời gian ảnh hưởng đến kế hoạch phục vụ cho NDT

Một số lượng lớn sinh viên lên Trung tâm chưa nắm rõ được quy trình mượntrả, không biết tra cứu, vẫn mang tài liệu vào phòng đọc, tự động đi vào ghế đọc màkhông thông qua bàn thủ thư Đặc biệt là tình trạng sinh viên mượn sách quá hạn rấtnhiều do không nắm bắt được thời hạn mượn sách cho NDT khi sử dụng tài liệu vàquy định đền sách của Trung tâm… Kế hoạch triển khai hướng dẫn đào tạo NDT ởTrung tâm còn chậm trễ Ví dụ: Sinh viên nhập học vào Trường năm 2011 đã học

xong học kỳ I nhưng công tác này vẫn chưa được triển khai nên họ chưa được sửdụng thư viện.

Trên đây là những tồn tại cơ bản thông qua khảo sát thực hiện đề tài Khóaluận tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT Nhận thấy đây là một số kiến nhận xét có thểgiúp cho Trung tâm có thể trên cở sở đưa ra các giải pháp nâng cao công tác tổ chức

và bảo quản tài liệu

2.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Xuất phát từ hiện trạng thực tế của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệutại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, xuất phát từ yêu cầu thực tiễn của đề tài nâng caochất lượng phục vụ thông tin, tư liệu Trung tâm có thể tham khảo một số giải phápsau:

2.2.1 Chuẩn hóa nghiệp vụ tổ chức kho mở hiệu quả và khoa học

Trong hoạt động TT-TV các tiêu chuẩn nghiệp vụ về xử lý, lưu trữ và phục

vụ thông tin được ưu tiên hàng đầu, nhất là trong điều kiện tự động hóa dựa trên nềntảng công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ

Hiện nay, các Trung tâm TT-TV đã và đang chuyển từ hình thức tổ chức khođóng sang kho mở, nhưng cách thức tổ chức lại chưa khoa học, không thống nhất đã

và đang gây khó khăn cho quá trình phục vụ bạn đọc và trao đổi thông tin tài liệu.Nguyên nhân chủ yếu là chưa có sự thống nhất trong chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ

từ các cơ quan thông tin thư viện đầu ngành Việc chuẩn hóa là một tiến trình có sự

tự lập, áp dụng những tiêu chuẩn và nó được định nghĩa như là: “một sự chuyển tiếp

từ ý tưởng cá biệt sang ý tưởng chung, sự chuyển tiếp từ sự lộn xộn đến sự ngănnắp và tư sự hành xử tùy tiện đến sự hành sử theo quy luật”

Sự thống nhất trong công tác tổ chức và hoạt động kho mở hiện nay của cácthư viện đang được đề cập đến nhiều trong quá trình chuẩn hóa bước tới mục tiêuhội nhập của ngành Nó làm thay đổi bộ mặt của thư viện, mang lại cho thư việnhình thức phục vụ mới

Ta biết rằng, bước quan trọng đầu tiên để tiến hành tổ chức kho mở là xác lập

ký hiệu xếp giá cho mỗi cuốn tài liệu, làm cơ sở cho sắp xếp tài liệu trong kho Kýhiệu xếp giá được kết hợp bởi hai yếu tố chính: chỉ số phân loại và chỉ số cutter.Bên cạnh đó, còn có sự trợ giúp trong trang thiết bị hiện đại như: mã vạch, cổng từ,trong quá trình phục vụ bạn đọc và quản lý vốn tài liệu

Trong thực tế hiện nay, các thư viện vẫn chưa có sự thống nhất khi sử dụngbảng phân loại: BBK, DDC,LCC nên mỗi thư viện đưa ra một ký hiệu phân loạiriêng khi xử lý cùng một loại tài liệu

Mặt khác, chỉ số Cutter của mỗi thư viện sử dụng cũng khác nhau, có nơi sửdụng chỉ số Cutter Sanborn 3 chữ số, có thư viện lấy 2 chữ cái đầu của họ tác giả,

có nơi lấy 3 chữ cái đầu tên tài liệu,… Do đó, cùng một cuốn sách mà các thư việnxác định một ký hiệu xếp giá rất khác nhau

Mỗi phương thức định ký hiệu xếp giá đều có mặt ưu và nhược điểm riêng.Tùy vào từng loại hình, yêu cầu và điều kiện cụ thể của từng thư viện mà áp dụngcác phương thức để tổ chức kho mở phù hợp và hiệu quả

Nhưng để ngành thông tin thư viện nước ta đi đến mục tiêu “chuẩn hóa vàhội nhập” trên thế giới Đặc biệt, các thư viện lớn là các thư viện đầu ngành và thưviện các trường đại học cần đi tiên phong trong sự nghiệp chuẩn hóa các tiêu chuẩnnghiệp vụ cụ thể nói chung và tổ chức kho mở nói riêng Các thư viện có thể tổchức kho mở với quy mô lớn nhỏ khác nhau nhưng các khâu nghiệp vụ như xácđịnh ký hiệu xếp giá cần từng bước đi đến sự thống nhất toàn ngành

Qua tìm hiểu, quan sát thực tế sử dụng ký hiệu xếp giá tại một số thư viện vàTrung tâm Thông tin Thư viện có thể nhận thấy được tính rộng rãi của bảng phânloại Dewey và bảng ký hiệu tác giả Cutter Sanborn Sau đây là một số đề xuất:

* Lựa chọn khung phân loại DDC mà Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đang sửdụng vì một số ưu điểm như sau:

Khung phân loai DDC là một trong những khung phân loại được sử dụngsớm nhất trong việc tổ chức kho mở Ở Việt Nam, DDC đã được chính thức coi là