Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chuyên môn bảo quản tại Trung tâm Khí tượng Thủy văn Quốc gia - Bộ Tài nguyên và Môi trường : Luận văn ThS. Thông tin: 60 32 24

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN DƢƠNG THỊ HOÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM KHÍ TƢỢNG THUỶ VĂN QUỐC GIA- BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI- 2009 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN DƢƠNG THỊ HOÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM KHÍ TƢỢNG THUỶ VĂN QUỐC GIA- BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 603224 Ngƣời hƣớng dẫn: TS Nguyễn Liên Hƣơng Hà Nội- 2009 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chương THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, ĐẶC ĐIỂM, Ý NGHĨA TÀI LIỆU TRUNG TÂM TƯ LIỆU KTTV 11 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Tư liệu KTTV 11 1.2 Thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu KTTV 20 1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu KTTV 20 1.2.2 Đặc điểm tài liệu KTTV 34 1.3 Ý nghĩa tài liệu KTTV 36 1.3.1 Tài liệu chuyên ngành KTTV phục vụ cho việc dự báo thời tiết 36 1.3.2 Tài liệu chuyên môn ngành KTTV phục vụ cho ngành kinh tế 37 1.3.3 Ý nghĩa tài liệu KTTV an ninh, quốc phòng 40 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM TƯ LIỆU KTTV 42 2.1 Thực trạng tài liệu Trung tâm Tư liệu KTTV 42 2.2 Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 49 2.2.1 Những văn quản lý, đạo tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 49 2.2.2 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 54 2.2.3 Các công cụ tra cứu tài liệu KTTV 61 2.2.4 Số lượng, đối tượng độc giả khai thác sử dụng tài liệu KTTV 61 2.2.5 Thành phần, nội dung tài liệu KTTV khai thác,sử dụng chủ yếu 69 2.3 Những kết đạt việc khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 71 2.4 Nhận xét 74 2.4.1 Về văn quản lý đạo công tác tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 74 2.4.2 Về hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 78 2.4.3 Về nghiệp vụ lưu trữ 80 2.4.4 Về kết đạt công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 81 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU KTTV 85 3.1 Nâng cao nhận thức ý nghĩa tài liệu KTTV 85 3.2 Nâng cao trình độ đội ngũ cán làm công tác tài liệu KTTV 87 3.3 Xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu KTTV 90 3.4.Bảo quản an toàn tài liệu KTTV nhằm phục vụ công tác khai thác, sử dụng lâu dài 98 3.5 Đầu tư kinh phí, sở vật chất phục vụ cơng tác tài liệu KTTV 99 3.6 Đa dạng hoá, đại hóa hình thức khai thác sử dụng tài liệu KTTV 100 3.7 Hiện đại hố cơng tác tư liệu KTT Vtạo điều kiện đại hố cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 105 KẾT LUẬN 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 112 PHỤ LỤC 116 PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Tài liệu lưu trữ di sản văn hoá dân tộc Chính vậy, từ xa xưa người biết lưu giữ lại tài liệu có giá trị để khai thác sử dụng vào nhiều mục đích khác Đến nay, với phát triển không ngừng khoa học kỹ thuật, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức ngày phong phú nội dung đa dạng loại hình Đây tài liệu có ý nghĩa đặc biệt phát triển đất nước Nhưng để tài liệu lưu trữ phát huy giá trị đích thực địi hỏi phải có biện pháp tổ chức, sử dụng hợp lý Tài liệu lưu trữ ngành khí tượng thuỷ văn c hỡnh thnh quỏ trỡnh hoạt động quan đơn vị thuộc Trung tâm Khí tượng thuỷ văn Quốc gia Tài liệu có ý nghĩa to lớn phát triển kinh tế đất nước, vấn đề an ninh quốc phòng sống hàng ngày người dân Tài liệu khí tượng thuỷ văn (viết tắt KTTV) ghi lại mốc quan trọng biến đổi thời tiết, giúp cho quan chức ngành khí tượng thuỷ văn nghiên cứu biến đổi thời tiết từ dự báo tượng thời tiết nguy hiểm Nhờ đó, phịng chánh thiên tai bất ngờ thời tiết gây bão, lũ, lụt, hạn hán, sóng thần…Những kết quan trắc mây, mưa, gió bão, thuỷ triều…cịn có ý nghĩa đặc biệt nhiều ngành kinh tế quốc dân xây dựng, giao thông, thuỷ điện, nông nghiệp, y tế, mơi trường…Thậm chí, nước phát triển ngành thương mại, tài chính, bảo hiểm ngành quan tâm đến thay đổi thời tiết Sự ảnh hưởng khí hậu, thời tiết khơng bó hẹp phạm vi quốc gia hay khu vực mà nhiều ảnh hưởng đến kinh tế giới Ngồi ra, thơng tin tài liệu khí tượng thuỷ văn cũn phục vụ công tác nghiên cứu xây dựng chiến lược bảo vệ an ninh quốc phũng đất nước phục vụ cho sống hàng ngày nhân dân Xuất phát từ ý nghĩa tài liệu lưu trữ ngành khí tượng thuỷ văn, khẳng định rằng: Đây tài sản có giá trị Đảng, Nhà nước nhân dân ta Chính vây, việc bảo quản thống nhất, tổ chức khai thác sử dụng khối tài liệu quan trọng cần phải thực cách khoa học phục vụ cho trình phát triển đất nước Hiện nay, tài liệu khí tượng thuỷ văn lưu trữ Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn, lưu trữ chuyên ngành khí tượng thuỷ văn Trung tâm có nhiệm vụ thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng toàn tài liệu lưu trữ chuyên môn ngành Tuy nhiên, thực tế công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu Trung tâm nhiều hạn chế nên tài liệu lưu trữ chưa phát huy hết giá trị đích thực Việc nghiên cứu vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên ngành khí tượng thuỷ văn giúp đưa biện pháp thiết thực để tổ chức sử dụng tốt tài liệu lưu trữ ngành Là giảng viên Trường Cán quản lý ngành Giao thông vận tải nghiên cứu vấn đề giúp hiểu sâu mặt lý luận thực tiễn công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Điều này, có ý nghĩa thiết thực công tác giảng dạy Với lý trên, chọn đề tài “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chun mơn bảo quản Trung tâm Khí tượng thuỷ văn Quốc gia- Bộ Tài nguyên Môi trường” làm đề tài luận văn thạc sĩ Mục tiêu đề tài Trong phạm vi luận văn, chúng tơi tìm hiểu chủ yếu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu chuyên môn thuộc ngành Khí tượng thuỷ văn bảo quản Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn Thực đề tài, tập trung vào vấn đề sau đây: - Giới thiệu thành phần, đặc điểm giá trị tài liệu KTTV - Tìm hiểu khái quát tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu khí tượng thuỷ văn bảo quản Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn - Đề xuất giải pháp nhằm giúp Trung tâm Tư liệu KTTV thực tốt công tác tổ chức khai thác sử dụng tài lưu trữ ngành Phạm vi nghiên cứu Trong lưu trữ Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn có nhiều khâu nghiệp vụ quan trọng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu khâu nghiệp vụ cuối cùng, có khả định đến vai trị lưu trữ Mặt khác, trình hoạt động ngành khí tượng thuỷ văn hình thành nhiều loại tài liệu khác tài liệu hành chính, tài liệu phim ảnh, tài liệu đồ, tài liệu điện tử…nhưng phạm vi luận văn không sâu nghiên cứu tất khâu nghiệp vụ liên quan đến loại hình tài liệu bảo quan Trung tâm mà tập trung chủ yếu vào nghiêu cứu: công tác tổ chức, sử dụng tài liệu chuyên mơn ngành khí tượng thuỷ văn Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn Đối tượng nghiên cứu Trong q trình thực luận văn, chúng tơi tập trung nghiên cứu hai đối tượng chính: - Hệ thống lý thuyết tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Khối tài liệu lưu trữ chun mơn ngành khí tượng thuỷ văn tình hình khai thác sử dụng tài liệu Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nhiệm vụ quan trọng hàng đầu công tác lưu trữ Chính lẽ đó, vấn đề quan tâm nhiều tác giả nước thể dạng viết sách, báo, tạp chí đề tài khoá luận tốt nghiệp, luận văn cao học liên quan đến vấn đề tổ chức khai thức sử dụng tài liệu Cụ thể sau: Trước hết vấn đề khai thác sử dụng tài liệu nghiên cứu nhà lưu trữ học nhiều nước giới công bố số sách như: “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ Liên Xơ” nhóm tác giả G.A.Bêlốp, A.N.Lôghinôva, K.G.Michiáep, N.R.Prôkôphenkô; “Lưu trữ Pháp” Cục Lưu trữ Cộng hoà Pháp… Ở Việt Nam, vấn đề nhiều tác giả nghiên cứu góc độ khác như: “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” (Vương Đình Quyền chủ biên); Các viết liên quan đến vấn đề khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tạp chí Văn thư lưu trữ Ví dụ như: “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thời kỳ đổi đất nước” tạp chí Lưu trữ số 01 năm 1994; viết “Một số suy nghĩ vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nước ta” tác giả Vũ Thị Phụng tạp chí Lưu trữ số 02 năm 1994; viết “Mấy ý kiến công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật thuỷ lợi”-Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 1994 tác giả Vũ Văn Minh … Ngoài ra, số luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học học viên, sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng đề cập đến vấn đề Cụ thể như: “Xác định giải pháp nâng cao hiệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương” (Luận văn thạc sĩ khoa học Học viên Hà Văn Huề năm 2002); “Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ tỉnh Thái Nguyên” (Khoá luận tốt nghiệp Trần Thị Phương Thuý); “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật cơng trình thuỷ lợi Lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn” (Luận văn thạc sĩ khoa học Nguyễn Thị Phương Huyền năm 2007); “Tổ chức sử dụng tư liệu viện lịch sử Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử” (Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thuỳ Dương năm 2008); “Hồn thiện hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia I” (Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Hương năm 2008); “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữ Văn phòng Quốc hội thực trạng giải pháp” (Luận văn thạc sĩ khoa học Đặng Thị Thu Trang năm 2009); Kết hội thảo khoa học tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ như: Kỷ yếu hội nghị khoa học “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia” ngày 14 tháng 11 năm 2004; Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc” H, 2008 Những cơng trình nghiên cứu chủ yếu tập trung vào hướng sau đây: - Xây dựng sở khoa học cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu - Phân tích vai trị tài liệu lưu trữ tầm quan trọng việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu thiết thực quản lý, nghề nghiệp - Nghiên cứu thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan, lĩnh vực cụ thể, từ phân tích hiệu việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thực tiễn Trong q trình thực đề tài, chúng tơi có tham khảo kế thừa nội dung mặt lý luận thực tiễn công tác lưu trữ bao gồm vấn đề phương pháp luận phương pháp tổ chức sử dụng bảo quản tài liệu nhiều vấn đề khác cơng trình nghiên cứu Nhìn chung, khía cạnh mà đề tài nghiên cứu khoa học, khoá luận, luận văn thạc sĩ, viết tạp chí đề cập tương đối nhiều chi tiết vai trị cơng tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Tuy nhiên, thực tế chưa có đề tài nghiên cứu tổ chức sử dụng tài liệu khí tượng thuỷ văn Vì vậy, với đề tài mong muốn đưa tranh tồn cảnh thực trạng cơng tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ... nay, tài liệu khí tượng thuỷ văn lưu trữ Trung tâm Tư liệu khí tượng thuỷ văn, lưu trữ chuyên ngành khí tượng thuỷ văn Trung tâm có nhiệm vụ thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng toàn tài liệu lưu... bảo quản Trung tâm Khí tượng thuỷ văn Quốc gia- Bộ Tài nguyên Môi trường? ?? làm đề tài luận văn thạc sĩ 2 Mục tiêu đề tài Trong phạm vi luận văn, chúng tơi tìm hiểu chủ yếu tổ chức khai thác sử dụng. .. HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN DƢƠNG THỊ HOÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM KHÍ TƢỢNG THUỶ VĂN QUỐC GIA-