Đang tải... (xem toàn văn)
MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Trong thời đại hiện nay vai trò của những chuyến đi công tác đối với những cơ quan, doanh nghiệp là rất quan trọng. Đó là điều kiện cần thiết cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán, ký kết hợp đồng giữa các đối tác hoặc giải quyết tình trạng bất ổn tại một đơn vị trực thuộc của công ty, doanh nghiệp. Văn phòng tại các cơ quan chính là bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức và phục vụ các chuyến đi công tác cho các cán bộ, lãnh đạo cơ quan. Để có thể tổ chức một chuyến đi công tác một cách chuyên nghiệp, an toàn, tiết kiệm, hiệu quả thì người tổ chức phải nắm bắt thật rõ tình hình công việc và quy trình tổ chức như thế nào cho chuyên nghiệp nhất. Và đây cũng là vấn đề được rất nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đặc biệt quan tâm. Trên đây là lý do để tôi lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về trách nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự trong việc tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội” làm đề tài cho bài tập tiểu luận kết thúc học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng”.
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành Tiểu luận đề tài: “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm Phịng Hành Nhân việc tổ chức phục vụ chuyến công tác Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội” Tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên môn “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng” Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội giảng dạy hướng dẫn suốt trình học tập, nghiên cứu đề tài Trong Trình làm tiểu luận dù cố gắng để làm tốt đề tài hạn chế kinh nghiệm kiến thức nên tiểu luận khơng thể tránh khỏi thiếu xót Tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy để tiểu luận tơi hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu thời gian qua Các nội dung nghiên cứu kết trung thực Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng tiểu luận Hà Nội, ngày 10 tháng 01 năm2019 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cở sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng.2 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO CƠ QUAN 1.1 Những vấn đề công tác tổ chức phục vụ chuyến công tác 1.1.1 Mục đích chuyến công tác .4 1.1.2 Lập kế hoạch chuyến công tác 1.2 Quy trình chuẩn bị cho chuyến công tác * Tiểu kết .6 Chương THỰC TRẠNG TRÁCH NHIỆM CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TRONG VIỆC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ HÀ NỘI 2.1 Khái quát Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Phòng Hành Nhân cơng ty .7 2.1.1 Khái quát Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội .7 2.1.2 Tổng quan Phịng hành Nhân Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội 2.2 Thực trạng trạng trách nhiệm phịng hành nhân việc tổ chức phục vụ chuyến công tác Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội .11 2.2.1 Trách nhiệm Phịng Hành Nhân công tác chuẩn bị chuyến 11 2.2.2 Trách nhiệm Phịng Hành Nhân chuyến .15 2.2.3 Trách nhiệm Phòng Hành Nhân sau chuyến 16 * Tiểu kết 17 Chương CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC CHO PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ HÀ NỘI 18 3.1 Nhận xét, đánh giá 18 3.1.1 Ưu điểm 18 3.1.2 Nhược điểm .19 3.1.3 Nguyên nhân 19 3.2 Các giải pháp nâng cao trách nhiệm Phịng Hành Nhân 19 * Tiểu kết 20 KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .22 PHỤ LỤC 23 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại vai trị chuyến cơng tác quan, doanh nghiệp quan trọng Đó điều kiện cần thiết cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán, ký kết hợp đồng đối tác giải tình trạng bất ổn đơn vị trực thuộc công ty, doanh nghiệp Văn phịng quan phận chịu trách nhiệm tổ chức phục vụ chuyến công tác cho cán bộ, lãnh đạo quan Để tổ chức chuyến cơng tác cách chuyên nghiệp, an toàn, tiết kiệm, hiệu người tổ chức phải nắm bắt thật rõ tình hình cơng việc quy trình tổ chức cho chuyên nghiệp Và vấn đề nhiều quan, tổ chức, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Trên lý để lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm Phịng Hành Nhân việc tổ chức phục vụ chuyến công tác Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội” làm đề tài cho tập tiểu luận kết thúc học phần “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng” Lịch sử nghiên cứu - GS TS Nguyễn Thành Độ (2012), giáo trình quản trị văn phịng, nhà xuất Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội; - PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), giáo trình Quản trị văn phòng, nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội; Để thưc nội dung chương đề tài, cần đến tài liệu thực tế, sử dụng tài liệu nội Phịng Hành Nhân Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Tài liệu nội cung cấp cho văn để triển khai chương tốt Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm Phòng Hành Nhân việc tổ chức phục vụ chuyến công tác Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội - Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Về không gian: Phịng Hành Nhân Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Về thời gian: tiểu luận tập chung nghiên cứu sở thông tin tư liệu giai đoạn từ năm 2014 – 2018 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Khảo sát, đánh giá trách nhiệm Phịng Hành Nhân việc tổ chức phục vụ chuyến công tác Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội - Đánh giá trung thực, khách quan ưu điểm, nhược điểm thực trạng tổ chức quản, phục vụ chuyến cơng tác Phịng Hành Nhân Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội, từ đưa số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Cở sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng - Cơ sở phương pháp luận: Căn vào văn quy định trách nhiệm Phịng Hành Chính Nhân Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội việc tổ chức phục vụ chuyến công tác cho quan, tài liệu liên quan tình hình thực tiễn cơng ty - Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp quan sát + Phương pháp mô tả + Phương pháp phân tích – tổng hợp + Phương pháp điều tra – khảo sát Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài mang tính thiết thực, gắn liền với thực tế Bài viết có bố cục rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục Đề tài gồm có chương: Chương 1: Cơ sở lý luận tổ chức phục vụ chuyến công tác cho quan Chương 2: Thực trạng trách nhiệm Phịng Hành Nhân việc tổ chức phục vụ chuyến công tác Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức phục vụ chuyến cơng tác cho Phịng Hành Nhân Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng sô Hà Nội Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO CƠ QUAN 1.1 Những vấn đề công tác tổ chức phục vụ chuyến công tác 1.1.1 Mục đích chuyến cơng tác - Chuyến công tác nhằm thực nhiệm vụ đặt thực chức quản lý nói chung; - Chuyến cơng tác giúp nắm bắt tình hình thực tế sở, học hỏi kinh nghiệm,… để phát triển tổ chức; - Chuyến công tác nhằm giải công việc cụ thể nằm kế hoạch công tác hàng năm tổ chức; - Chuyến công tác lãnh đạo thật cần thiết bối cảnh giao lưu, hợp tác quốc tế quan hệ hữu nghị nước ngày phát triển, chuyến cơng tác khơng bó hẹp phạm vi quốc gia mà cịn mở rộng phạm vi quốc tế 1.1.2 Lập kế hoạch chuyến công tác Phân loại chuyến công tác - Chuyến cơng tác có tính thường kỳ: chuyến tuần, tháng có thời gian ngắn địa bàn quan; - Chuyến công tác không định trước: chuyến khảo sát tình hình, tham khảo kinh nghiệm quan, tổ chức, đối tác nước, chuyến cơng tác với mục đích nghiên cứu, thăm dị, trao đổi, ký kết hợp đồng… chuyến công tác để tham dự hội họp: hội thảo, hội nghị, lễ hội,… Các cách lập kế hoạch chuyến công tác Đối với chuyến công tác thường kỳ: người lãnh đạo tổ chức, người lãnh đạo tham gia chuyến quy định ngày tuần, tháng vào công văn mời tham dự họp mà tự bố trí thời gian thích hợp Cán phụ trách không cần cần lập kế hoạch; - Đối với chuyến cơng tác khơng định trước: Văn phịng phải lên kế hoạch cụ thể; - Tất chuyến công tác cần phải đua vào kế hoạch ngoại trừ trường hợp đột xuất; - Chuyến công tác thường kỳ cần đưa vào kế hoạch hàng năm, mục tiêu chuyến xác định trước phù hợp với mục tiêu quan ; - Cần nắm rõ vấn đề sau: + Thời gian bắt đầu kết thúc, thời gian khởi hành chuyến đi; + Phương tiện di chuyển, nơi ăn nghỉ cho đoàn; + Các gặp gỡ, trao đổi,… 1.2 Quy trình chuẩn bị cho chuyến công tác Giải cơng việc hành cần thiết cho chuyến cơng tác - Lập danh sách thành viên theo định cử công tác, đạo thủ trưởng quan, tổ chức, giấy giới thiệu, giấy đường, cơng lệnh; - Nếu đồn cơng tác nước phải hướng dẫn đoàn chuẩn bị thủ tục hành kịp thời cho chuyến cơng tác hộ chiếu, visa,… - Chuẩn bị địa số điện thoại đại sứ quán nước địa liên lạc nơi quen biết; - Thông qua thành viên tham gia chuyến chuẩn bị giấy tờ tùy thân, chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thiệp mời, thẻ tín dụng quà tặng cho đối tác Liên hệ nơi công tác - Cần liên hệ trước thời gian nội dung với nơi đến công tác Nếu nội dung công tác vấn đề lớn thời gian chuyến dài phải đưa vào kế hoạch hàng năm nơi đến công tác; - Trước thời gian chuyến đi, cần thông báo cho nơi đến biết kế hoạch thời gian chuyến đi, danh sách người đến, phương tiện đến để họ có kế hoạch đón tiếp Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu - Tùy theo mục đích chuyến mà nội dung công tác chuẩn bị cần khác nhau; - Các nội dung công tác phải giúp đỡ phận chức năng, chuyên gia giúp soạn thảo; - Để soạn thảo nội dung cho chuyến đi, lãnh đạo phải có tư liệu, tài liệu tham khảo như: văn quy phạm pháp luật; tài liệu chuyên môn; tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ; - Các tài liệu cần tổng hợp theo danh mục, sưu tầm Chuẩn bị phương tiện giao thơng Tùy theo đặc điểm, thời gian, tính chất chuyến mà lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp máy bay, tàu hỏa, ô tô,… Văn phịng cần nắm xác, đầy đủ thơng tin phương tiện giao thông đến nơi công tác để lựa chọn loại phương tiện, cho phù hợp tiến hành đặt vé chuẩn bị tư liệu cho chuyến * Tiểu kết Trong chương 1, tơi tìm hiểu trình bày vấn đề công tác tổ chức phục vụ chuyến cơng tác cho quan, mục đích chuyến đ, lập kế hoạch chuyến quy trình chuẩn bị cho chuyến Qua phần ta hiểu rõ cơng tác tổ chức phục vụ chuyến công tác cho quan giấy tờ; - Chuẩn bị phương tiện lại cho đoàn; - Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ làm việc cho đồn; - Chuẩn bị tài liệu chun mơn phương tiện nghe nhìn; - Chuẩn bị kinh phí; - Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm nhà; - Kiểm tra chuyến phút chót Xây dựng chương trình cho chuyến cơng tác - Xác định mục đích chuyến - Nội dung chuyến - Số lượng người tham gia - Các địa điểm đến - Ngày, tháng bắt đầu kết thúc - Phương tiện lại - Các gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm, - Chuẩn bị lịch trình cơng tác, có hai loại: + Lịch trình xếp di chuyển + Lịch trình xếp hẹn Giải thủ tục giấy tờ Các giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác bao gồm: - Giấy giới thiệu công tác - Giấy đường - Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (nếu công tác nước ngoài) - Chứng minh nhân dân - Các giấy tờ khác chức danh khoa học, trị Ví dụ: ký kết hợp đồng kinh tế phải có hợp đồng đơn vị chức năng, chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị Nếu dự hội nghị khoa học phải nghiên cứu yêu cầu hội nghị để soạn thảo phát biểu Nội dung cơng tác cần có phối hợp, trợ giúp cán văn phòng, 12 phận chức năng, chuyên gia giúp lãnh đạo chuẩn bị, soạn thảo Để chuẩn bị nội dung cho chuyến công tác, lãnh đạo cần phải có tư liệu tham khảo như: văn quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực chuyên môn, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, tài liệu tham khảo có liên quan Phịng Hành Nhân cần tổng hợp tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu chỗ quan trọng, có liên quan, chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang theo chuyến để sử dụng cần thiết Chuẩn bị phương tiện lại cho đoàn Tùy theo địa điểm thời gian công tác, lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp tiết kiệm cán Phịng Hành Nhân phải nắm đầy đủ xác thơng tin, phương tiện giao thơng nơi đồn đến cơng tác như: - Bảng đến lọai phương tiện - Giá vé - Độ dài quãng đường - Chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng sử dụng Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghĩ làm việc cho đoàn cán văn phịng phải điện thoại đến nơi đồn đến công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày, làm việc đăng ký nơi ăn, nơi - Đối với đợt cơng tác nước ngồi: + Cần báo cáo văn cho quan có thẩm quyền nước xét duyệt đàm phán với nước đến gửi cơng hàm cho nước + Đối với nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán Việt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua nước thứ ba Sau thỏa thuận chuyến công tác, trước thời gian cần phải thông báo cụ thể cho quan tiếp nhận thời điểm đến, danh sách người đến đăng ký chỗ fax Email, có xin xác nhận Chuẩn bị tài liệu chuyên môn phương tiện nghe nhìn - Các tài liệu pháp quy, pháp luật hành thuộc lĩnh vực chuyên môn 13 - Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan Các liệu liên quan nên chép đĩa CD-ROM mang theo máy vi tính xách tay Nếu được, nên mang theo điện thọai di động có khả kết nối mạng với máy tính xách tay để gửi fax, Email, truy cập internet, chat, hội thoại với phận cần liên hệ, nhận xử lý thông tin từ doanh nghiệp chuyển đến Chuẩn bị kinh phí Dựa vào kế hoạch cơng tác đồn, phịng Hành Nhân lập dự trù kinh phí Trong dự trù cần có khoản chi phí sau đây: - Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ôtô - Tiền ăn, nghỉ khách sạn suốt chuyến đi; - Tiền lệ phí giải thủ tục hành - Tiền đóng góp cho hội thảo hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu); - Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phịng Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm nhà - Thông báo thời gian thủ trưởng cán vắng mặt; - Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn trách nhiệm cho người nhà; - Những việc khác cần phải thực như: hủy bỏ lên lịch lại họp ấn định suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt Kiểm tra chuyến phút chót - Vé máy bay, tàu thủy; - Xác nhận đăng ký khách sạn biên nhận đặt chỗ; - Passport, Visa (nếu công tác nước ngồi); - Ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng - Xác nhận phịng ngừa y tế (nếu cơng tác nước ngồi); - Giấy giới thiệu; - Tính cách người quan trọng cần gặp; - Các loại bảo hiểm; - Sổ tay địa Danh sách nhà cung cấp; 14 - Giấy phép lái xe quốc tế (nếu cơng tác nước ngồi); - Thơng tin chuyến bay thay chuyên chở khác; - Toa thuốc; - Mắt kính, mắt kính sơ cua toa trịng kính; - Phong bì có địa chỉ; - Bản diễn văn, báo cáo, tài liệu cần thiết; - Lộ trình chuyến Bản đồ đường; - Các hướng dẫn khách sạn; - Các tài liệu để đọc; - Lộ trình chuyến An tồn cho chuyến - Khơng nên mang nhiều tiền mặt, khoản tốn trước sau nên thực hiện; - Chú ý đầy đủ vấn đề bảo hiểm; - Chú ý hành lý, đừng gây ý cho người khác sử dụng vật đựng đắt tiền, tránh phô bày vật nhỏ ví, đồ trang sức đắt tiền, dễ giựt, đặc biệt nơi vắng, lúc lên, xuống xe; - Cẩn thận an ninh nơi khách sạn cư trú; - Photo tài liệu quan trọng trước mang để đề phòng bị cắp; - Nếu bị cướp, liên lạc với cảnh sát Lấy giấy xác nhận cảnh sát để bảo hiểm; - Chọn phương tiện lại an toàn tùy nơi, tùy lúc quan trọng nhằm đảm bảo an toàn 2.2.2 Trách nhiệm Phịng Hành Nhân chuyến Về nguyên tắc, thời gian lãnh đạo hay cán bộ, chuyên viên công ty công tác Phịng Hành Nhân tiến hành công việc để đảm bảo cho công việc quan diễn bình thường - Làm việc với người ủy thác xem công việc thực chưa 15 - Đối với cơng tác thư tín, phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn hồ sơ việc cần phải làm để chung vào hồ sơ; bìa “Để thơng báo” hồ sơ; việc mà thư ký người khác thực để vào hồ sơ “Để đọc có thời gian” - Chuyển văn thư cho cá nhân ủy quyền xử lý Cần phải xem qua loại thư từ cấp quản trị người trả lời thư Trong trường hợp cần thiết, phải viết thư trả lời cho đối phương biết thủ trưởng công tác, thư chuyển tiếp trả lời thủ trưởng - Công cụ để theo dõi công việc phải làm thư tín sổ tóm tắt thư tín sổ nhật ký hoạt động cần lưu ý Nhật ký hoạt động nên bao gồm tóm tắt hoạt động hành tổng quát, nhằm giúp cho nhà quản trị cập nhật hóa thơng tin lúc trở Mẫu sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN THỦ TRƯỞNG Ngày Nguồn / Mô tả tháng VẮNG MẶT Hoạt động Hoạt động cần thực / Người thực / Ngày giải hết hạn Mẫu nhật ký hoạt động hành cần lưu ý CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý Ngày Mơ tả tháng 2.2.3 Trách nhiệm Phịng Hành Nhân sau chuyến - Báo cáo tóm tắt diễn biến quan thủ trưởng cán bộ, chuyên viên quan vắng; - Trình bày cơng văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng Báo cáo sổ 16 tóm tắt thư tín, sổ nhật ký hoạt động hành chính; - Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí cơng tác để làm thủ tục toán; - Soạn thảo thư cám ơn người tiếp giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi chuyến đi; - Lưu trữ tài liệu, hồ sơ chuyến * Tiểu kết Trong chương 2, tơi tìm hiểu khái qt Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội; Phịng Hành Nhân cơng ty tìm hiểu thực trạng trách nhiệm Phịng Hành Nhân cơng tác tổ chức phục vụ chuyến công tác cho quan Từ tơi có sở để đưa những nhận xét giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn chương 17 Chương CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC CHO PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ HÀ NỘI 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Phịng Hành Nhân thực tốt chức năng, nhiệm vụ Cán văn phịng người có trình độ chun mơn, lực tốt Chính cơng tác hành văn phịng ln giải cách hiệu quả, nhanh chóng; - Các giấy tờ liên quan đến chuyến công tác lãnh đạo đảm bảo đầy đủ; - Phương tiện giao thông phục vụ cho nhu cầu lại lãnh đạo chuyến công tác bố trí nhanh chóng, phù hợp với u cầu đặt ra; - Việc liên lạc trước với nơi đến cơng tác để bố trí chỗ ăn, cho đồn cơng tác Phịng Hành Nhân chuẩn bị chu đáo; - Đảm bảo kinh phí phục vụ cho chuyến đi; - Việc chấp hành nội quy, quy định quan thời gian làm việc thực nghiêm túc; - Phịng Hành Nhân thực tốt nhiệm vụ chuyên môn mình; - Các chuyên viên tổng hợp phân công theo dõi lĩnh vực công tác Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội ln chủ động bám sát chương trình cơng tác Công ty, giúp lãnh đạo Công ty xây dựng lịch cơng tác theo dõi tình hình hoạt động phòng ban, đơn vị; - Trong trình thực nhiệm vụ, phận Văn phịng thường xun có đồn kết, thống nhất, tương trợ giúp đỡ lẫn nhằm hoàn thành nhiệm vụ giao; - Nội dung chuyến thông báo trước, chuẩn bị chu đáo từ 18 người chủ trì đến thành viên 3.1.2 Nhược điểm - Công tác tổ chức phục vụ chuyến nhiều chưa thực thực chuẩn bị tốt thiếu linh hoạt; - Cịn khơng cán Phịng Hành Nhân làm việc thiếu tích cực Điều thể chỗ: nhiều cán bộ, bảo thủ cách nghĩ, cách làm, thiếu động, sáng tạo; - Chưa xây dựng chương trình kế hoạch cho chuyến công tác thời gian quy định; - Tổ chức chuyến công tác cho quan chưa xác định thời gian cụ thể, nhiều thiếu sót; - Sắp xếp cơng việc cịn có chồng chéo lên gây khó khăn việc giải cơng việc lãnh đạo; - Vì số lượng cán cịn hạn chế nên q trình xếp nhân chồng chéo, chưa phân công sở trường người 3.1.3 Nguyên nhân - phịng Hành Nhân chưa nắm chi tiết công việc mà ban lãnh đạo làm nơi công tác; - Việc nắm bắt thông tin từ ban lãnh đạo chưa kịp thời; - Do lãnh đạo không thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở nhân viên cơng việc; - Cán cơng chức Phịng Hành Nhân chưa nhận thức đầy đủ, vị trí, chức Văn phịng để có động lực rèn luyện, phấn đấu đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ 3.2 Các giải pháp nâng cao trách nhiệm Phòng Hành Nhân - Thường xuyên cử cán bộ, nhân viên Phịng Hành Nhân học lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ; - Cán bộ, nhân viên Phịng Hành Nhân cần trọng thực nhiệm vụ để cơng tác tổ chức phục vụ chuyến công tác công ty 19 đạt kết cao; - Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc, chuyên viên phải có chương trình làm việc riêng (Năm, Quý, tháng hàng tuần), làm việc theo quy chế, quy trình cụ thể; phải bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật; - Có chế tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình mới; - Lãnh đạo cần thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở nhân viên cơng việc để họ có tinh thần làm việc tốt hơn; - Cán bộ, nhân viên Phịng Hành nhân cần nắm bắt thơng tin kịp thời từ, xây dựng chương trình kế hoạch chuyến công tác thời hạn quy định; - Cơng việc phải xếp cách có hệ thống linh hoạt; - số lượng cán bộ, nhân viên Phịng Hành Nhân cịn hạn chế ảnh hưởng đến việc phân cơng cơng việc Vì vậy, cơng ty nên bố trí thêm người cho Phịng Hành Nhân * Tiểu kết Trong chương 3, có nhận xét ưu điểm hạn chế Công tác tổ chức phục vụ chuyến công tác Phịng Hành Nhân Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội ngun nhân dẫn đến hạn chế Tơi đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của công tác tổ chức phục vụ chuyến công tác cho công ty, hi vọng giải pháp góp phần để việc tổ chức phục vụ chuyến công tác công ty thực tốt 20 KẾT LUẬN Các chuyến công tác thủ trưởng phần tất yếu hoạt động quan, tổ chức Các chuyến công tác nhằm giải công việc cụ thể hoạch định chương trình kế hoạch cơng tác quan, thủ trưởng Tùy theo chức quan, chuyến cơng tác cịn nhằm giải nhiệm vụ đột xuất xảy ra, nhằm thực hoạt động mang tính chất đối ngoại quan Cũng làm để chuyến công tác thủ trưởng xếp, hoạch định cách kỹ lưỡng, phân công trách nhiệm rõ ràng, công việc tiến hành trôi chảy thủ trưởng vắng mặt Đó phần cơng việc trách nhiệm Phịng Hành Nhân cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Qua nghiên cứu tơi tìm hiểu làm rõ vấn đề công tác tổ chức phục vụ chuyến công tác cho quan; thực trạng trách nhiệm Phòng Hành Nhân cơng tác tổ chức phục vụ chuyến cơng tác cho quan từ đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của công tác tổ chức phục vụ chuyến công tác cho công ty Tôi mong nghiên cứu tơi phần giúp người hiểu rõ nâng cao chất lượng công tác tổ chức phục vụ chuyến cơng tác Phịng Hành Nhân Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Trong q trình nghiên cứu tơi cố gắng tìm hiểu để thực đề tài cách tốt nhất, hạn chế thời gian lần đầu nghiên cứu đề tài nên cịn nhiều thiếu xót Tơi mong nhận ý kiến đóng góp q thầy để nghiên cứu tơi hồn thiện 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO GS TS Nguyễn Thành Độ (2012), giáo trình quản trị văn phịng, nhà xuất Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội; PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), giáo trình Quản trị văn phòng, nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội; Tài liệu nội bộ; Thông tin internet 22 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Một số hình ảnh Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội 23 Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng số Hà Nội ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỊNG PHỊNG PHỊNG KIỂM TÀI CHÍNH HÀNH SỐT NỘI KẾ TỐN CHÍNH BỘ NHÂN SỰ PHỊNG BAN BAN QUẢN LÝ QUẢN LÝ KINH TẾ TÀI SẢN KĐTM KỸ THUẬT NGHĨA ĐÔ BAN QUẢN LÝ TỊA NHÀ THÀNHCƠ NG BAN QUẢN LÝ TỊA NHÀ CT1A CT1B KHÁCH SẠN KHỐI CÁC XÍ NGHIỆP XÂY PHƯƠNG DỰNG ( XÍ NAM NGHIỆP XÂY DỰNG 1,2,3) Phụ lục 03 Sơ đồ cấu tổ chức phịng hành nhân TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHĨ PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH – VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÂN VIÊN CƠNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, VĂN NHÂN VIÊN LÁI XE ... TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ HÀ NỘI 2 .1 khái quát Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Phòng Hành Nhân cơng ty 2 .1. 1 khái qt Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội Lịch... hiệu công tác tổ chức phục vụ chuyến cơng tác cho Phịng Hành Nhân Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng sô Hà Nội Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO CƠ QUAN 1. 1... thành Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng số Hà Nội tiền thân Công ty xây dựng nhà Hà Nội thành lập năm 19 72, sở sáp nhập công ty lắp ghép nhà số số Năm 19 93, công ty đổi tên thành Công ty xây dựng