NỘI DUNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Đóng góp của đề tài 2 5. Lịch sử nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Cấu trúc của đề tài 4 Chương I. LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 5 1.1.1. Khái niệm tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 5 1.1.2. Vai trò của Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 6 1.2. Quản trị tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 7 1.2.1. Tổ chức bộ máy nghiệp vụ công tác văn phòng 7 1.2.2. Tổ chức phát triển nguồn nhân lực nghiệp vụ công tác văn phòng 7 1.2.3. Trang thiết bị tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng: 10 1.2.4. Bố trí chỗ làm việc công tác văn phòng: 11 1.2.5. Công nghệ thông tin trong nghiệp vụ công tác văn phòng: 14 1.2.6. Môi trường làm việc trong tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng: 15 1.2.7. Xây dựng mối quan hệ giao tiếp – ứng xử tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng: 17 Chương II. ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 19 2.1. Đánh giá nghiệp vụ văn phòng 19 2.1.1. Ưu điểm 19 2.1.1.1. Về Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng trong doanh nghiệp 19 2.1.1.2. Về công tác lưu trữ trong công tác văn phòng. 20 2.1.2. Hạn chế 21 2.1.2.1. Về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng trong doanh nghiệp: 21 2.1.2.2. Về công tác lưu trữ trong công tác văn phòng. 21 Chương 3. GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 23 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NỘI DUNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng Ths Nguyễn Đăng Việt Sinh viên thực hiện: Dương Thị Huyền Ngọc Lớp: ĐHLT QTVP K14A HÀ NỘI - 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Nội dung tổ chức nghiệp vụ cơng tác Văn phòng, đánh giá nghiệp vụ số doanh nghiệp đưa giải pháp” cơng trình nghiên cứu thực tơi, thực hướng dẫn giảng viên Ths Lâm Thu Hằng & Ths Nguyễn Đăng Việt Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày luận văn trung thực chưa công bố hình thức Tất tài liệu tham khảo trích dẫn tác giả Tôi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu tôi! Người thực LỜI CẢM ƠN Việt Nam tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo chế thị trường có quản lí Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mang lại thành tựu to lớn về: trị, kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an tồn xã hội,… tạo tiền đề mới, đưa Việt nam bước sang thời kì phát triển - thời kì cơng nghiệp hố, đại hố Từ tiến hành cơng đổi đến thực tế Việt nam giành thành tựu đáng kể kinh tế, văn hố, xã hội, quản lí Nhà nước, trình độ cán viên chức,… trước xu thách thức thời đại đòi hỏi việc đổi quan, đơn vị đặc biệt quan quản lí Nhà nước cần phải đẩy mạnh Do đó, quan, tổ chức thành lập, “ Nghiệp vụ cơng tác Văn phòng” tất yếu hình thành Với mong muốn học hỏi bổ sung, đóng góp ý kiến nhằm nâng cao chất lượng “Nghiệp vụ cơng tác Văn phòng” hướng dẫn giảng viên Ths Lâm Thu Hằng & Ths Nguyễn Đăng Việt Để hồn thành đề tài này, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc tới thầy cô giáo trực tiếp giảng dạy, truyền đạt kiến thức môn học “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” cho tơi suốt q trình học tập, rèn luyện, nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn Ths Lâm Thu Hằng & Ths Nguyễn Đăng Việt tận tình, chu đáo hướng dẫn thực đề tài Xin ghi nhận góp ý q báu nhiệt tình bạn bè, đồng nghiệp khích lệ tơi việc nghiên cứu tập lớn Mặc dù tích cực có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hoàn chỉnh nhất, song buổi đầu làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, hạn chế kiến thức kinh nghiệm nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót định mà thân chưa thấy Tôi mong nhận góp ý, phê bình q thầy giáo bạn để đề tài tơi hồn chỉnh Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU .1 1.Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu .2 Đóng góp đề tài Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .4 Cấu trúc đề tài Chương I .5 LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Cơ sở lý luận tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng 1.1.1 Khái niệm tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng 1.1.2 Vai trò Tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng 1.2 Quản trị tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng .7 1.2.1 Tổ chức máy nghiệp vụ cơng tác văn phòng .7 1.2.2 Tổ chức phát triển nguồn nhân lực nghiệp vụ cơng tác văn phòng 1.2.3 Trang thiết bị tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng: 10 1.2.4 Bố trí chỗ làm việc cơng tác văn phòng: .11 1.2.5 Công nghệ thông tin nghiệp vụ cơng tác văn phòng: 14 1.2.6 Môi trường làm việc tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng: 15 1.2.7 Xây dựng mối quan hệ giao tiếp – ứng xử tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng: 18 Chương II 20 ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG 20 TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 20 2.1 Đánh giá nghiệp vụ văn phòng 20 2.1.1 Ưu điểm 20 2.1.1.1 Về Tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng doanh nghiệp .20 2.1.1.2 Về công tác lưu trữ cơng tác văn phòng 21 2.1.2 Hạn chế 22 2.1.2.1 Về tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng doanh nghiệp: 22 2.1.2.2 Về công tác lưu trữ công tác văn phòng 22 Chương 24 GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ 24 NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG .24 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .28 PHỤ LỤC 29 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công xây dựng đổi Đất nước nay, vấn đề đào tạo đội ngũ tri thức trẻ vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm hàng đầu Vì vậy, hệ trẻ khơng ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng thân để xây dựng phát triển đất nước, sánh vai với cường quốc giới Đặc biệt, năm gần Đất nước ta thực cải cách hành Quốc gia, việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Hành Văn phòng đóng góp phần quan trọng thiếu công đổi mới, phát triển đất nước Xác định tầm quan trọng cán làm cơng tác Văn phòng giai đoạn nay, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước, Trường đào tạo, nâng cao trình độ chun mơn cán Hành Văn phòng, Có thể khẳng định, cơng tác văn phòng có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Nó quan trọng theo quy định, tài liệu lưu trữ gốc, chính, có giá trị pháp lý, có tính chất làm chứng lịch sử Từ nhận thức trên, với tìm hiểu tình hình thực tế số Doanh nghiệp vừa nhỏ “ tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng”, tơi cho cơng tác văn phòng có vai trò vơ quan trọng, phận khơng thể thiếu hoạt động quan, đơn vị, tổ chức, để nâng cao chất lượng công tác văn phòng nhằm phục vụ có hiệu yêu cầu hoạt động quan, đáp ứng nhu cầu xã hội đòi hỏi cấp thiết phù hợp với xu hành đại Đây lý để lựa chọn đề tài nghiên cứu “NỘI DUNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP” Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu “Tổ chức nghiệp vụ công tác Văn phòng” tổ chức giúp Cơ quan, đơn vị tổng hợp, điều phối hoạt động tổ chức Cơ quan, đơn vị theo chương trình, kế hoạch làm việc thực cơng tác hành quản trị hoạt động Cơ quan, đơn vị 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian: Tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng số Doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn Tp Hà Nội - Về không gian: Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng số Doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn Tp Hà Nội Mục tiêu nghiên cứu 3.1 Khái quát hình thành phát triển “Tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng” Doanh nghiệp 3.2 Thực trạng “Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng” Doanh nghiệp 3.3 Giải pháp để nâng cao hiệu công tác “Tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng” Doanh nghiệp Đóng góp đề tài Trong hoạt động quan, tổ chức từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Nội dung đề tài tập trung nghiên cứu, phân tích thực trạng “ tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng” để thấy điểm đạt chưa cơng tác văn phòng, đồng thời tìm nguyên nhân bất cập, tồn cơng tác văn phòng Từ đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao chất lượng cơng tác văn phòng để cơng tác văn phòng hoạt động ngày có hiệu cao Hiệu đạt đề tài hồn thành vào sử dụng: Cơng tác văn phòng có bước tiến vào nề nếp: - Bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng cơng tác quan, tổ chức phòng chống tệ quan liêu giấy tờ - Giúp lãnh đạo quan, đơn vị, tổ chức đạo công việc xác, hiệu quả, khơng để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành - Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức Tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh trung thực hoạt động quan, tổ chức cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan - Làm tốt cơng tác văn phòng, cơng việc quan, tổ chức văn hoá; giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Cơng trình nghiên cứu trở thành tài liệu tham khảo cán bộ, công chức, học sinh, sinh viên Lịch sử nghiên cứu Nói đến cơng tác văn phòng, có nhiều đề tài, cơng trình khoa học nghiên cứu lĩnh vực này: Dựa sở đánh giá thực trạng, tác giả Trần Thị Thúy đưa giải pháp ứng dụng công nghệ thơng tin, nâng cao trình độ cán làm cơng tác văn phòng theo hướng đại hóa nhằm tạo thuận lợi cho cán phụ trách việc tra cứu thông tin, tài liệu dễ dàng, nhanh chóng Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành tập lớn sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tư liệu người trước - Phương pháp phân tích tổng hợp: Là phương pháp được vận dụng suốt trình thực tập lớn - Phương pháp điều tra khảo sát, vấn trực tiếp với quan, đơn vị cán phụ trách công tác văn phòng Với phương pháp tơi có số liệu nhận xét đưa tập lớn có tính thực tế hơn, đồng thời tơi thu thơng tin mà khơng thể tìm thấy nguồn tư liệu Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục, tài liệu tham khảo, đề tài có cấu trúc gồm chương: Chương 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Chương 2: ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP Chương 3: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Các Mác khẳng định: “Về chất người tổng hoà mối quan hệ xã hội” Thật vậy, xã hội lồi người khơng có khơng có mối quan hệ giao tiếp với Giao tiếp nhu cầu thiếu đời sống hàng ngày người xã hội Trong quan, đơn vị nào, tập thể nhân viên quan, đơn vị có mối quan hệ tốt, đối xử thân tình với cơng việc thực dễ dàng An tâm làm việc nhân tố hàng đầu thái độ lao động Thiếu an tâm làm việc làm giảm hiệu lao động, giảm gắn bó với quan, với tập thể nhân viên quan, đơn vị Trong trình giao tiếp người có tác động lẫn chịu ảnh hưởng mặt tâm lí, ý thức Vì giao tiếp mang tính xã hội tham gia hình thành nhân cách người (qua lời nói, cử thái độ đánh giá tình cảm tâm lí người) Một tập thể xây dựng tốt cảm nhận nhân cách họ đối xử thân với nhau, khơng phải hời hợt bên ngồi mà thấu hiểu nhau, trước hết hiểu mặt giá trị nhân cách Để làm điều nhân viên, người phải có lơi lẫn Có nghĩa gặp có dáng vẻ gây ấn tượng ban đầu, dễ tiếp xúc, dễ chan hoà, dễ cảm nhận nhân cách nhau, tìm giống thái độ làm việc,…Ngoài ra, mối quan hệ tập thể nhân viên tốt phải xây dựng thái độ cởi mở thích hợp, ủng hộ nhau, yểm trợ nhau, tạo quan hệ bình đẳng lao động xử sự, không tỏ người, kẻ cả; phải quan tâm đến nhu cầu tình cảm người khác; phải biết tôn trọng người khác; phải tôn trọng lời hứa; động, khẩn trương, trung thực không thủ đoạn, giả dối, biết đồng cảm với nhau; giảm bớt mức độ đối phó 19 Chương II ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 2.1 Đánh giá nghiệp vụ văn phòng Trong thời gian tìm hiểu thực tế nghiệp vụ Văn phòng số doanh nghiệp nay, tơi có điều kiện tìm hiểu, nghiên cứu, khảo sát tơi hiểu không tâm huyết với nghề, không cẩn thận, tỉ mỉ khơng hồn thành tốt nghiệp vụ Qua đây, xin đưa số nhận xét chung nghiệp vụ văn phòng sau: 2.1.1 Ưu điểm 2.1.1.1 Về Tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng doanh nghiệp - Qua thời gian tìm hiểu, khảo sát, tơi nhận thấy tổ chức theo hình thức hỗn hợp giúp cho “Tổ nghiệp vụ cơng tác văn phòng” quan, đơn vị giải nhanh chóng, kịp thời, xác chất lượng, hạn chế văn bị thất lạc giảm bớt nạn quan liêu giấy tờ Bộ phận cơng tác văn phòng quan, đơn vị bố trí gần cổng vào quan thuận tiện cho việc tiếp nhận chuyển giao văn đến; việc giao dịch với khách đến làm việc dễ dàng Văn phòng quan văn phòng đơn vị phối hợp học hỏi, giúp đỡ thực tốt nghiệp vụ cơng tác Văn phòng Vụ chịu trách nhiệm tiếp nhận, chuyển giao xử lý văn đơn vị - Cơng tác hướng dẫn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho chuyên viên làm cơng tác văn phòng trọng Định kỳ hàng năm, cán bộ, chuyên viên làm công tác văn phòng quan, đơn vị tham gia đầy đủ khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ Bộ Nội vụ quan liên quan tổ chức - Các chuyên viên làm Tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, giàu kinh nghiệm, có phẩm chất trị, đức tính tỉ mỉ, thận trọng, tâm huyết với nghề Đây điều kiện để nâng cao hiệu công việc, đảm bảo nghiệp vụ khơng sai sót Vì chun viên cơng tác văn phòng đảm bảo hồn thành tốt khối lượng lớn công việc ngày Hàng năm quan, đơn vị cử chuyên viên làm công tác nghiệp 20 vụ văn phòng học tập, bồi dưỡng nghiệp vụ Bộ Nội vụ quan liên quan tổ chức - Công tác soạn thảo ban hành văn bản, quản lý, giải văn bản, quản lý dấu, lập hồ sơ hành phận văn phòng làm tốt, đảm bảo hiệu công việc tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ - Văn ban hành ln thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đáp ứng yêu cầu nhanh chóng, chất lượng hiệu công việc Việc soạn thảo văn quan Vụ, đơn vị chuyên môn đảm nhiệm, đơn vị chịu trách nhiệm mảng tự soạn thảo văn công việc Từ giúp ích cho q trình trau dồi kỹ nghiệp vụ, đáp ứng công việc giao - Việc chuyển giao văn đảm bảo xác giữ bí mật nội dung văn - Các chế độ thông tin, báo cáo đột xuất theo yêu cầu chế độ báo cáo thống kê định kỳ thực đầy đủ - Phòng Hành – Tổng hợp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 cho quy trình quản lý cơng tác văn phòng gồm: Quy trình soạn thảo, ban hành giải văn bản; quy trình quản lý văn đến; quy trình lập quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ quan - Hiện Ban sử dụng phần mềm văn phòngnhằm ứng dụng khoa học công nghệ, nâng cao hiệu công tác văn phònglưu trữ 2.1.1.2 Về cơng tác lưu trữ cơng tác văn phòng - Tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ nhìn chung thời hạn (cuối năm chuyển lên lần) phục vụ tốt cho công tác bảo quản khai thác tài liệu lưu trữ - Các nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ,… thực theo quy trình quy định Nhà nước - Phần lớn tài liệu bảo quản hộp nhựa, hộp cát tông, cặp ba dây xếp giá 21 - Điều kiện bảo quản tài liệu tương đối tốt, có máy điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thơng gió, bình cứu hỏa - Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu đáp ứng nhanh chóng, kịp thời - Việc vệ sinh kho thực thường xuyên - Chun viên làm cơng tác lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, hàng năm cử học, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao tay nghề 2.1.2 Hạn chế 2.1.2.1 Về tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng doanh nghiệp: Bên cạnh ưu điểm nêu trên, mơ hình tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng quan, đơn vị số tồn nguyên nhân khách quan chủ quan như: sở vật chất, trang thiết bị phòng làm việc phận văn phòngcòn thiếu chưa đại Do kết cấu hạ tầng Ban nên diện tích phòng, văn phòng chật hẹp gây khó khăn cho việc bố trí thiết bị, máy móc phòng, khơng có nhiều khoảng trống để lại tính thẩm mỹ chưa cao Bộ phận văn phòngcách xa số phận khác phòng Hành – Tổng hợp, đặc biệt phận lưu trữ gây ảnh hưởng đến tiến độ trao đổi, giải công việc phận 2.1.2.2 Về công tác lưu trữ công tác văn phòng Do cơng tác lưu trữ văn phòng chưa lãnh đạo quan tâm mức nên số hạn chế như: - Tài liệu lưu trữ Ban không đầy đủ: + Tài liệu có định khen thưởng thiếu danh sách tập thể, cá nhân kèm theo ngược lại, có danh sách thiếu định kèm theo; + Tài liệu danh sách khen thưởng không đầy đủ (trong định); + Thiếu định danh sách kèm theo; + Tài liệu công tác thi đua; + Tài liệu Hội đồng Thi đua Khen thưởng 22 - Toàn khối tài liệu đơn vị, quan chưa xác định giá trị tài liệu Các tài liệu trùng thừa sau chỉnh lý chưa tiêu hủy để giải phóng kho - Số tài liệu doanh nghiệp tương đối lớn, diện tích kho lưu trữ chật hẹp, khơng đáp ứng đủ so với yêu cầu đặt - Vẫn số tài liệu đóng vào thùng giấy chưa chỉnh lý xếp hành lang lối - Việc tra cứu cho đối tượng diện tổng kết kháng chiến gặp nhiều khó khăn việc tra cứu tiến hành theo cách thủ công, số lượng đề nghị, xác nhận, cấp đổi vật khen thưởng hàng năm nhiều - Với khối lượng công việc lớn (công tác lưu trữ xác nhận cấp đổi vật khen thưởng), phận lưu trữ có chuyên viên nên gặp nhiều khó khăn Tóm lại, trước thực trạng đòi hỏi Tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng phải có giải pháp hợp lý nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng Tỏ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng giúp cho hoạt động quan, đơn vị trơn tru đạt hiệu cao 23 Chương GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Từ ưu điểm hạn chế trên, qua trình khảo sát, học hỏi kiến thức thân, xin mạnh dạn đóng góp số ý kiến sau: - Lãnh đạo Ban, lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm, trú trọng mức đến công tác văn phòng, hành chính, cơng tác văn thư, đặc biệt tổ chức nghiệm vụ cơng tác văn phòng lưu trữ nhằm phát huy tối đa chức - Nên bố trí phòng làm việc phận thuộc Văn phòng cạnh nhau, đảm bảo thống thuận lợi trình giải cơng việc - Phòng làm việc cần bố trí cho đảm bảo an toàn sử dụng trang thiết bị văn phòng, đảm bảo thống mát, đảm bảo tiêu chuẩn ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn… đảm bảo nguyên tắc thẩm mỹ, kinh tế, thuận tiện cho phòng làm việc Đây tiền đề đảm bảo suất công việc, tạo thiện cảm với khách đến làm việc yêu thích cho cán bộ, chun viên phòng làm việc họ - Các bàn làm việc nên xếp gọn gàng, ngăn nắp tạo điều kiện giải cơng việc nhanh gọn xác Chỉ để bàn làm việc giấy tờ liên quan, cần thiết, hồ sơ, tài liệu sau giải xong cần chuyển Những giấy tờ chưa giải xếp gọn vào ngăn bàn Việc bố trí, xếp gọn gang bàn làm việc khơng nâng cao suất, chất lượng cơng việc mà yếu tố kích thích tâm trạng nhiệt tình, hứng khởi làm việc nhân viên văn phòng - Cần có quan tâm việc cải tạo, nâng cấp phòng làm việc, bố trí phòng làm việc khoa học, đầu tư máy móc, trang thiết bị đại cho văn phòng nhằm bước đại hóa cơng tác văn phòng - Ban cần sớm ban hành Quy chế Nghiệp vụ công tác văn phòng để tạo thống hoạt động văn phòng hướng dẫn, đạo lãnh đạo, giúp cho cơng tác văn phòng thực dễ dàng 24 - Lãnh đạo Ban lãnh đạo văn phòng cần quan tâm đến đời sống tinh thần cán bộ, chuyên viên, tạo môi trường làm việc thân thiện, cởi mở, tổ chức giao lưu văn hóa, văn nghệ, thể thao phòng, đơn vị quan - Cần mẫu hóa loại sổ sách theo qui định Nhà nước để thuận tiện cho việc kiểm tra ban ngành tạo thống công tác quản lý văn bản, giấy tờ cơng tác văn phòng - Cần hướng dẫn cơng tác lập hồ sơ cho chuyên viên Vụ, đơn vị Cơ quan, đơn vị; - Thu thập tài liệu vào lưu trữ tài liệu thiếu, tài liệu bị rách nát, hư hỏng; - Thuê khoán đơn vị chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu lưu trữ Ban; - Thực xác định giá trị tài liệu tiến hành tiêu hủy tài liệu trùng thừa sau chỉnh lý; - Ứng dụng khoa học – công nghệ công tác quản lý tra cứu tài liệu lưu trữ việc tra cứu hồn tồn thủ cơng, gây thời gian lớn, hiệu công việc không cao; - Ban cần sớm có văn hướng dẫn công tác cấp đổi vật khen thưởng; - Cần bổ sung thêm chuyên viên làm công tác lưu trữ - Cơng tác văn phòng thực có hiệu cần nỗ lực, cố gắng, ý trí phấn đấu thân cán công tác văn phòng Bởi họ người trực tiếp tham gia giải công việc Nếu thân họ tự cảm thấy yêu nghề, tâm huyết với công việc, họ ln tìm phương pháp, hình thức để học hỏi, sang tạo, trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc Đây điều kiện thn lợi để thực tốt giải pháp 25 Trên nhận xét ý kiến đề xuất thời gian đánh giá nghiệp vụ văn phòng số doanh nghiệp đưa giải pháp Tôi hi vọng thời gian tới công tác văn phòng quan, đơn vị trọng, quan tâm, phát triển để hội nhập phát triển kinh tế - xã hội đất nước thời kỳ hội nhập để phát triển 26 KẾT LUẬN Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng, phận khơng thể thiếu, “huyết mạch” hoạt động quan, đơn vị tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa cơng tác văn phòng vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Đồng thời, phải đổi khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể như: việc lập hồ sơ văn (hồ sơ hành) phải làm tốt nghiêm túc; theo dõi giải văn phải kịp thời; soạn thảo văn phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi cơng việc hàng ngày quan Giải vấn đề u cầu tất yếu cơng tác văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Qua việc nghiên cứu “Tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng” giúp cho tơi có thêm kiến thức thực tế tìm tồn yếu kém, để từ đưa giải pháp đổi mới, nâng cao hiệu “Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng” Trong tương lai, đề tài tiếp tục hồn thiện, sửa đổi mặt hạn chế hi vọng tập lớn nghiên cứu góp phần nhỏ vào đề án đổi “Tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng” doanh nghiệp 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ (2009), Nghị định số 56/2009/NĐ-CP trợ giúp phát triển doanh nghiệp vừa nhỏ; Diệp Anh ( 2012), Điều hành doanh nghiệp vừa nhỏ, Nxb Đại học Kinh tế quốc dân; Lê Văn In (1996), Quản trị văn phòng doanh nghiệp, Nxb Thống kê; Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học kỹ thuật; Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb Lao động – Xã hội; Quốc hội khóa XIII (2014), Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13; Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phòng, Nxb Thống kê; 28 PHỤ LỤC 29 Một số hình ảnh văn phòng doanh nghiệp: 30 31 32 33 ... nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp tri n khai, giải công việc phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông... phòng, quan, đơn vị, xây dựng mối quan hệ tốt nhân viên, có mục tiêu chung giúp phấn đấu cho mục tiêu đó, phấn đấu quyền lợi chung nhân viên quan, đơn vị Ngày nay, quan, đơn vị nào, nhân viên quan. .. động quan, tổ chức Tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh trung thực hoạt động quan, tổ chức cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan - Làm tốt cơng tác văn phòng, công việc quan,