Thực trạng tình hình về công tác văn thư lưu trữ của UBND phường đức thắng

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI CAM ĐOAN 3 BẢNG VIẾT TẮT CHỮ CÁI 6 MỞ ĐẦU 7 1. Lý do chọn đề tài 7 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 7 3. Phương pháp nghiên cứu 8 4. Cấu trúc của đề tài 8 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỨC THẮNG 9 1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Phường 9 1.1.1. Sự hình thành của Ủy ban nhân dân Phường Đức Thắng 9 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng 9 1.2. Cơ cấu tổ chức UBND Phường Đức Thắng 10 1.2.1. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức 10 1.2.2. Chức năng của từng phòng, ban chuyên môn: 11 CHƯƠNG II. THỰC TRANG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỨC THẮNG 13 2.1. Công tác văn thư – lưu trữ của ủy ban nhân phường 13 2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ ở Ủy ban nhân dân phường 13 2.1.2. Quản lý và chỉ đạo công tác văn thư 14 2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND phường Đức Thắng 14 2.2.1. Cơ sở khoa học 14 2.2.2. Thực trạng tình hình công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND phường: 15 2.2.2.1. Công tác soạn thảovà ban hành văn bản 15 2.2.2.2.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 19 2.2.2.3. Công tác lưu trữ 26 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỨC THẮNG 27 3.1. Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ 27 3.1.1. Ưu điểm : 27 3.1.3. Tồn tại: 27 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ 27 3.3.Một số kiến nghị với UBND phường Đức Thắng 28 KẾT LUẬN 29  

LỜI CẢM ƠN Khảo sát ngồi thực tế có vai trò quan trọng q trình đào tạo nghành học nhà trường nói chung, ngành văn thư lưu trữ nói riêng Đồng thời hoạt động hữu ích khơng gắn liền nhà trường với xã hội, thực tiễn với lý thuyết mà tạo điều kiện để thân người sinh viên có dịp để so sánh, đối chiếu áp dụng lý thuyết vào thực tiễn, giúp cho sinh viên hiểu rõ chuyên ngành mà theo học Trong trình khảo sát Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng , thân em đem hết khả năng, vận dụng kiến thức học nhà trường áp dụng vào thực tế, nâng cao lực yêu cầu cần thiết người cán văn phòng Đặc biệt, dẫn dắt chị Nguyễn Thị Hương – cán Văn phòng Thống kê phường Đức Thắng hướng dẫn tận tình cho em bước giải khâu nghiệp vụ, truyền cho em lòng say mê với cơng việc, giúp em nhận thức sâu sắc nhiệm vụ, trách nhiệm vai trò cơng chức hành Chính nhiệt huyết chị tạo cho em thêm động lực, hăng say công việc mà làm Khi thực tập em làm việc tất mà có Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng, đặc biệt làVăn phòng Thống kê Trong suốt q trình thực tập phòng, em nhận quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ Cấn Văn Duẩn – Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Phường , anh Hà Trần Trung , chị Nguyễn Thị Hương, chị Nguyễn Thị Hồng cô ,anh chị quan nói chung anh chị cơng tác phòng nói riêng tạo điều kiện giúp đỡ em hồn thành tốt đợt khảo sát UBND Phường lần Về phía Nhà trường, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô giáo môn điều kiện cho em khảo sát UBND Phường Dù cố gắng để hoàn thành tốt nhiệm vụ thời gian hạn hẹp, độ hiểu biết chưa sâu nên tiểu luận em khơng tránh khỏi thiếu sót Do vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp từ phía thầy để báo cáo em hồn thiện hơn, giúp em có thêm hiểu biết , nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trước trường bước vào thực tế LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình khảo sát, nghiên cứu riêng em hướng dẫn khoa học Thạc sỹ Ngô Thị Kiều Oanh Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức Những số liệu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác MỤC LỤC BẢNG VIẾT TẮT CHỮ CÁI STT Chữ viết tắt Nội dung chữ viết tắt 01 UBND Uỷ ban nhân dân 02 HĐND Hội đồng nhân dân MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong giai đoạn đẩy mạnh cơng nghiệp hóa – đại hóa, kinh tế nước ta tăng cường với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững cần có quản lý, điều hành tốt Điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước Trong tiến trình bước sang thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa để đạt thành tựu to lớn đất nước ta vấp phải khơng khó khăn Để vượt qua khó khăn doanh nghiệp đơn vị hành khơng thể khơng kể tới vai trò “ cơng tác” Nó đóng góp khơng nhỏ vào q trình phát triển đất nước, cơng tác Văn thư – Lưu trữ Đây cơng tác chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý hành nói chung cải cách hành quốc gia nói riêng Cơng tác văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Nhờ làm tốt cơng tác Văn thư – Lưu trữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị giúp cho hoạt động đơn vị, ngành triển khai có hiệu nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển Đặc biệt ngành như: trị, hành quan, đơn vị hiệu cơng tác Văn thư – Lưu trữ đáng kể Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - + Đối tượng nghiên cứu Lịch xử hình thành Cơ cấu tổ chức Chức nhiệm vụ + Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư lưu trữ Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư lưu trữ phường tìm giải pháp hoạt động văn thư lưu trữ tại UBND phường Đức Thắng, Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Cấu trúc đề tài Chương I Giới thiệu vài nét Ủy ban nhân dân Phường Đức Thắng Chương II Thực trạng tình hình cơng tác văn thư- lưu trữ UBND phường Đức Thắng Chương III Đề xuất giả pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ UBND phường CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỨC THẮNG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Phường Sự hình thành Ủy ban nhân dân Phường Đức Thắng Thực Nghị định 132/NĐ-CP ngày 27/12/2013 Chính phủ việc điều chỉnh địa gioi hành Huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận 23 phường thuộc Thành phố Hà Nội Xã Đông Ngạc điều chỉnh thành 02 phường : phường Đông Ngạc phường Đức Thắng Phường Đức Thắng thức vào hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 2014 Phường Đức Thắng phía tây giáp với phường Thụy Phương, phía nam giáp với phường Xuân Đỉnh , Cổ Nhuế, phía bắc giáp với phường Đơng Ngạc, có diện tích tự nhiên 120ha; dân số 20681 người Phường có tốc độ thị hóa nhanh Trụ sở UBND Phường Đức Thắng : TDP số 2, phường Đức Thắng, quận Bắc Từ Liêm , TP Hà Nội Điện thoại: 043 7525 819 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng tổ chức nghiệp quản lý nhà nước có chức quản lý nhà nước HĐND giao cho vừa UBND cấp giao chịu lãnh đạo thống Chính Phủ Là quan hành nhà nước hoạt động thường xuyên địa phương thuộc hệ thống hành thống thơng suốt nước Như thực việc đạo, điều hành hàng ngày công việc hành Nhà nước địa phương quan HĐND, UBND chịu trách nhiệm thi hành Nghị HĐND báo cáo công việc trước HĐND cấp UBND cấp Là quan hành Nhà nước địa phương song UBND không chịu trách nhiệm chấp hành Nghị HĐND mà Nghị quan quyền cấp thi hành pháp luật thống Nhà nước Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng có trụ sở tạiTổ dân phố số 2, Phường Đức Thắng, Quận Bắc Từ Liêm,Thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Ủy ban nhân dân phường Đức Thắng thực quản lý nhà nước đại phương lĩnh vực sau : + Quản lý nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi, thủ công nghiệp, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thể dục thể thao, an ninh quốc phòng, trật tự an tồn xã hội, sách dân tộc, tơn giáo, tín ngưỡng thi hành pháp luật địa phương + Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp quan nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công đoàn địa phương + Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng tồn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch việc cư trú, lại người nước ngồi + Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước công dân chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác + Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương , bảo hiểm xã hội + Tổ chức đạo, thi hành án đị phương + Tổ chức thực việc thu chi ngân sách phường (thuế) phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, đủ, kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương + UBND phường Đức Thắng có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành địa phương • UBND chịu trách nhiệm báo cáo cơng tác trước HĐND cấp UBND cấp 1.1 Cơ cấu tổ chức UBND Phường Đức Thắng 1.1.1 Giới thiệu cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng HĐND cấp bầu Chủ tịch ủy ban nhân dân đại biểu HĐND.UBND phường gồm Chủ tịch , phó chủ tịch , Uỷ viên phụ trách quân , Uỷ viên phụ trách cơng an Chủ tịch phó chủ tịch UBND phường Đức Thắng bao gồm: Chủ tịch: Cấn Văn Duẩn Phó chủ tịch: Hồng Văn Dũng Phó chủ tịch: Hoàng Văn Khánh Các đơn vị thuộc UBND phường: Văn phòng – Thống kê Địa – Xây dựng Tư pháp – Hộ tịch Kế tốn – Tài Văn hóa xã hội Ban huy quân *Nhiệm vụ, quyền hạn Chủ tịch UBND phường Phối hợp với quan, tổ chức có thẩm quyền thực quy hoạch phát triển hạ tầng đô thị, xây dựng, giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ mơi trường, khơng gian, kiến trúc, cảnh quan đô thị địa bàn phường Quản lý dân cư địa bàn phường theo quy định pháp luật Hiện UBND có 25 cán bộ, công chức biên chế quan, hầu hết cán có trình độ đại học đại học Thống kê trình độ chuyên môn – nghiệp vụ UBND phường Đức Thắng sau : *Thạc sĩ: 01 người *Đại học: 24 người * Cao đẳng, Trung cấp: người 1.2.2 Chức phòng, ban chun mơn: Văn phòng – Thống kê a Chức Cán Văn phòng- Thống kê có chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND Phường Đức Thắng xây dựng, triển khai thực kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư trực tiếp triển khai công tác hành quản trị Ủy ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư – lưu UBND phường b Nhiệm vụ quyền hạn 10 UBND Việc soạn thảo văn cán Văn phòng – Thống kê trực tiếp soạn thảo, chủyếu văn hành thơng thường : Cơng văn, Báo cáo, Thơng báo, Tờ trình, Quyết định ,… Văn bao gồm nhiều yếu tố cấu thành nên viết nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ quy định chặt chẽ trình tự, thể thức theo quy định pháp luật hành nhằm đảm bảo cho văn có tính pháp lý, thể quyền lực văn Quy trình soạn thảo văn dùng để trình tự bước tiến hành soạn thảo văn Quy trình soạn thảo bao gồm: chuẩn bị soạn thảo văn bản, duyệt thảo, in ( nhân ), trình ký văn Qúa trình chuẩn bị - Sơ xác định vấn đề Đây động tác để xác định công tác soạn thảo văn bản, người soạn thảo văn phải xem xét vấn đề + Mục đích ban hành văn + Thời gian ban hành văn + Vấn đề cần giải văn + Đối tượng giải văn + Hậu tác động văn Căn để xác định: yêu cầu giải công việc ( yêu cầu vấn đề cần giải hay yêu cầu quan ) + Thực tế công tác quan có liên quan đến vấn đề giải văn Nội dung xác định: + Xác định vấn đề cần giải văn + Xác định thời gian văn - Xác định tên loại văn bản: Cơng việc q trình chuẩn bị xác định tên loại văn 15 cần soạn thảo Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn loại văn phù hợp với mục đích giải cơng việc thẩm quyền ban hành văn quan Mỗi văn có tác dụng mẫu cụ thể theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư quy định cụ thể kỹ thuật trình bày văn bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phơng chữ ( đánh máy ), cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác Việc chọn loại văn thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho việc giải công việc đạt hiệu quả, mục đích Căn để xác định: + Thẩm quyền ban hành văn quan + Nội dung vấn đề cần giải +Mục đích yêu cầu văn Nội dung công việc : + So sánh mục đích ban hành văn với cơng dụng loại văn để chọn văn cần sử dụng + Xác định mẫu văn theo tên loại chọn Tạo mẫu văn tiện cho việc thực mục đích ban hành văn bản, giải cơng việc đặt Ví dụ : Dự thảo định phải thơng qua có nửa tổng số thành viên Uỷ ban nhân dân biểu tán thành Mẫu số văn hành Theo Thơng tư 01/2011/TTBNV ngày 19/1/2011: 16 *Bố cục “ Quyết định ” gồm phần: Phần hình thức Phần nội dung ,+ Phần hình thức: Căn pháp lý ban hành Quyết định: (quyết định thành lập; chức năng, nhiệm vụ quan) Căn thực tiễn + Phần nội dung : Điều 1: Quyết định vấn đề việc cần ban hành ( vấn đề gì? Sự việc gì? Thành lập giải thể sáp nhập; điều động bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, ban hành quy chế, điều lệ ,…) Điều điều : Cụ thể hóa vấn đề nêu Điều Điều cuối Quyết định quy định trách nhiệm thi hành Quyết định * Một số mẫu hóa văn hành UBND phường Đức Thắng ( Phụ lục số 01) -Thu thập thông tin: Có loại thơng tin cần thu thập : thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ thông tin thực tế + Cơ sở thu thập: vào mục đích ban hành mục đích giải công việc văn vào đối tượng ban hành văn + Nội dung chính: dựa vào thơng tin thu thập Do vậy, đòi hỏi thơng tin thu thập phải nhiều xác Có văn ban hành có tính khả thi, đáp ứng u cầu vấn đề đặt -Viết đề cương: Đây công việc cuối để hình thành văn Tất công việc chuẩn bị đến công việc cuối Việc viết đề cương hình thành cách hồn thiện văn soạn thảo với việc xếp nội dung hợp lý, dễ dàng Việc hình thành đề cương viết đề cương theo mẫu văn đặc điểm văn quản lý Nhà nước, sở hình thành đề cương mẫu văn chọn tên loại thực sau xác định mục đích ban hành văn 17 - Phương pháp viết : viết tay viết máy Nhìn chung, Văn phòng UBND phường nói chung quan hành chính, đơn vị nghiệp chủ yếu sử dụng viết máy Viết máy giúp tốc độ làm việc nhanh hơn, tính xác cao hơn, mặt khác hình thức văn trinhg bày khoa học đẹp - Thông qua lãnh đạo xem xét Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định UBND phường làm việc theo chế độ tập thể nên: + Đối với vấn đề quan trọng quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật điều lệ tổ chức phải thảo luận tập thể định theo đa số, việc ký văn quy định sau: * Người đững đầu quan, tổ chức thay mặt (TM) tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức * Cấp phó người đứng đầu thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân cơng phụ trách 2.2.2.2.Quy trình quản lý giải văn Quản lý văn áp dụng biện pháp vè nghiệp vụ nhằm giúp cho quan thủ trưởng quan nắm thành phần, nội dung tình hình chuyển giao,tiếp nhận giải văn bản; sử dụng bảo quản văn hoạt động hàng ngày quan a, Quản lý văn đến Văn đến: Tất văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành ( kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật ) đơn thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến Nguyên tắc giải văn đến: -Tất văn đến phải qua văn thư quan để đăng ký vào sổ quản lý thống -Văn đến dù hình thức phải xử lý theo 18 nguyên tắc kịp thời, xác thống -Những văn đóng dấu “hỏa tốc”, dấu “thượng khẩn”, dấu “khẩn” phải làm thủ tục phân phối sau nhận Việc gửi nhận, phân phối văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” phải bảo vệ bí mật nhà nước Để đảm bảo nguyên tắc kịp thời, xác thống văn đến phải xử lý giải ngay, không bị lẫn lộn, không gây nên chậm trễ tốn thời gian, công sức *Sau nhận văn đến, văn thư quan phải kiểm tra sơ số lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) ,…phân loại văn Văn thư bóc văn gửi chung cho quan Đối với văn mật, vệc tiếp nhận bóc bì thực theo quy định Bộ Công an Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu đến Đối với văn fax cần chụp lại trước đóng dấu, văn chuyển phát qua mạng phải in đóng dấu đến Mẫu dấu đến UBND PHƯỜNG ĐỨC THẮNG CÔNG VĂN ĐẾN Số: Ngày: *Đăng ký văn Việc đăng ký vào sổ công văn đến bao gồm việc ghi lại thông tin văn bản, tài liệu; đòi hỏi khơng trùng lặp thơng tin, khơng bỏ sót, văn đăng ký lần Hình thức đăng ký cơng văn đến quan sử dụng phương pháp: đăng ký vào sổ, đăng ký máy vi tính *Trình chuyển giao văn đến Sau vào sổ công văn đến, phải xếp theo loại để trình Chủ tịch UBND xem xét, cơng văn đến ngày nào, phân phối ngày hơm đó, chậm đến sáng hơm sau Đối với cơng văn khẩn, hỏa tốc,mời họp phải phân phối sau nhận *Phân phối chuyển giao văn bản: Tất văn đến quan sau 19 có ý kiến phân phối Chủ tịch UBND phường phải chuyển đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, khơng chậm quên văn Văn mật chuyển giao chậm 30 phút hành chính, ngồi hành 60 phút Đối với văn mật sổ chuyển giao giống văn thường thêm cột “ mức độ mật ” Theo dõi , đôn đốc việc giải văn đến nhằm nâng cao hiệu giải công việc quan Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo định pháp luật quy định quan b, Quy trình quản lý văn Văn đi: Tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên nghành ( kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật ) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn Văn thư phường thực khâu nghiệp vụ theo hướng dẫn cấp * Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày ghi số, ngày tháng văn bản: Trước ghi số ngày tháng lên văn bản, văn thư quan kiểm tra lần cuối thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn Kiểm tra văn có đủ yếu tố thể thức hay không, văn không đảm bảo thể thức, trình bày khơng đẹp, khơng quy định phải đề nghị phận phụ trách làm lại trước chuyển đến đối tượng liên quan Ghi số ngày tháng văn Ghi số ngày tháng văn yêu cầu bắt buộc văn Mỗi văn ghi số ngày tháng định - Ghi số văn bản: văn phải tập trung văn thư quan để lấy số theo hệ thống quan Tình hình thực tế quan đơn vị ban hành văn đến xin số trước văn thư, văn thư cho số trước để có hệ thông số chung văn phải chuyển lại cho văn thư tổng hợp 20 Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư cảu quan Số văn ghi chữ số Ả-rập 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Để đảm bảo xác số tù đến ta ghi thêm số trước soạn thảo Ví dụ : Số: 01/QĐ-UBND - Ghi ngày tháng văn bản: Ngày tháng năm văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải ghi đầy đủ; số ngày, tháng, năm ghi chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1,2 phải ghi thêm số trước Ví dụ: Đức Thắng, ngày 08 tháng 02 năm 2014 * Trình ký văn bản: Sau văn soạn in ấn xong phải trình cho Chủ tịch người có thẩm quyền ký trước ban hành Trình cho phụ trách đơn vị kiểm tra ký nháy Trình ký thức: + Trường hợp 1: văn thông thường: nội dung khơng phức tạp cần trình in có ký nháy cảu đơn vị soạn thảo chánh văn phòng cho Chủ tịch ký + Trường hợp 2: văn có nội dung quan trọng, phong phú, phức tạp ( văn quy phạm pháp luật, đề án, kế hoạch dài hạn) trình chủ tịch ký phải kèm theo văn liên quan đến văn trình ký * Đóng dấu lên văn bản: Các quan sử dụng dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức công dân Dấu quan phép đóng vào văn có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền.Tuyệt đối khơng đóng dấu vào giấy trắng Dấu đóng vào văn phải rõ ràng, màu mực theo quy định chung Nhà nước Dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái.Ngồi dấu 21 quan có dấu đóng mức độ khẩn, mật * Đăng ký văn đi: Đăng ký văn công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan Hiện quan áp dụng hai hình thức đăng ký văn đi: sổ máy vi tính Tất văn phải đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn cách rõ ràng, đầy đủ cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bút chì, khơng dập xóa viết tắt từ thơng dụng, dễ gây hiểu nhầm, khó khăn việc tra tìm UBND phường ngồi sổ đăng văn hành thơng thường có sổ Đăng ký giấy mời, * Chuyển phát văn theo dõi việc chuyển phát văn bản: Tất văn quan làm phải gửi tới đối tượng có liên quan phải thực nguyên tắc chung là: xác, đối tượng kịp thời - Chọn bì: bì văn phải làm giấy dày, dai, khó thấm nước Tùy theo khổ giấy đọ dày văn mà ta chọn kích thước cho phù hợp Bì văn phải có kích thước lớn văn kích thước bì áp dụng theo phụ lục số 08 Thông tư 07/TT-BNV - Đóng dấu lên bì ( văn mức độ mật ) + Mức đọ mật: Trình bày bì ghi bình thường ngời bì đóng dấu ký hiệu mật chữ “C” hoa + Mức độ tối mật: Trình bày bình thường ngồi bì đóng dấu ký hiệu tối mật chữ “ B” hoa + Mức độ tuyệt mật: riêng văn phải làm bì, bì ghi số ký hiệu văn ghi đích danh tên người nhận, đóng dấu tuyệt mật Bì bên ngồi trình bày bình thường đóng dấu ký hiệu tuyệt mật chữ “A” hoa - Chuyển giao văn nội văn thư lập sổ chuyển giao Tại UBND phường chuyển giao văn ngồi quan có cán chuyển giao văn 22 - Theo dõi việc chuyển giao: văn thư theo dõi việc chuyển giao văn * Sắp xếp, bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng lưu Văn lưu UBND phát hành lưu lại văn thư, lưu đơn vị soạn thảo Bản gốc lưu văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Văn lưu xếp theo thứ tự đăng ký ( văn có số nhỏ xếp trước ).Trong loại nhóm văn năm số lượng nhiều ta chia tháng quý thành tập - Bảo quản , phục vụ sử dụng văn Văn thư hệ thống xếp tập lưu theo tháng, loại để cặp, hộp xếp lên giá, tủ, gáy hộp đề tên tập lưu để dễ cho việc tra tìm Các tập lưu văn thư quản lý phục vụ nghiên cứu sử dụng Khi đưa sử dụng văn thư phải lập sổ theo dõi Chủ yếu tập lưu dùng cho cán công chức UBND phường c, Công tác quản lý sử dụng dấu * Những quy định quan quản lý sử dụng dấu: - Con dấu giao cho Cán Văn phòng- Thống kê có trách nhiệm, có trình độ chun mơn giữ bảo quản chịu trách nhiệm việc giữu đóng dấu - Khơng tự tiện mang dấu theo người - Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả , sử dụng dấu không quy định Nếu sai phạm quy định bị xử lý theo pháp luật hành - Khi hết làm việc cán văn phòng phải cất dấu tủ cẩn thận * Việc đóng dấu quan là: - Trước đóng dấu lên văn cán văn thư phải kiểm tra rà sốt kỹ văn trước đóng dấu, dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống ( Đóng dấu khơng có chữa ký, đóng dấu trước – ký tên sau) Đóng dấu trùm lên 1/3 đến ¼ chữ ký phía bên trái.Việc đóng dấu cảu quan với quy định pháp luật hành 23 Văn thư quan quản lý loại dấu: dấu Uỷ ban , dấu Đảng ủy, dấu chức danh, dấu tên d, Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: Danh mục hồ sơ kê hồ sơ mà quan, đơn vị cần phải lập thời gian định Cán văn thư Phường dự kiến danh mục hồ sơ đơn vị quan Sau đưa cho cán phụ trách cán nhân viên đơn vị tham ga ý kiến, tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại danh mục hồ sơ quan, trình cho Chủ tịch xem xét ký duyệt Danh mục hồ sơ xây dựng vào cuối năm để sử dụng cho năm sau - Lập hồ sơ: Là trình tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơ q trình theo dõi giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tác phương pháp quy định + Lập hồ sơ có tác dụng: Tra cứu nhanh chóng hơn, làm xác để giải công việc kịp thời, hiệu Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Đảng , Nhà nước , quan Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt lâu dài sau * Trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị cơng tác văn thư yếu tố quan trọng đảm bảo suất, chất lượng công tác văn thư, đồng thời yếu tố giúp cho người cán làm cơng tác văn thư hồn thành tốt nhiệm vụ Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển tiến khoa học ứng dụng rộng rãi công tác văn thư, đặc biệt ứng dụng tiến công nghệ thông tin với việc bố trí trang thiết bị phải gắn liền với việc đại hóa cơng tác văn thư Các trang thiết bị văn phòng bố trí hợp lý nhằm phục vụ cho công việc văn phòng thuận tiện hơn.Hiện văn phòng có 02 máy photocopy, 03 máy vi tính, 02 máy in, điện thoại, 01 máy fax để phục vụ cho công tác Nhưng UBND phường vừa thành lập nên vật chất chưa đảm bảo, diện tích phòng làm việc chật hẹp, lượng cơng việc 24 nhiều 2.2.2.3 Công tác lưu trữ Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng vào hoạt động từ năm 2014 nên văn hình thành với số lượng ít.Mặt khác, đạo công tác lưu trữ UBND phường Đức Thắng chưa quan tâm sát sao.Chính mà cần phải có quan tâm đạo công tác lưu trữ để đẩm bảo chất lượng công việc - Công tác chỉnh lý tài liệu Uỷ ban giường chưa thực hiện, quan thu thập đầy đủ văn xếp, đánh số trang văn phân loại sơ văn Chính mà cần phải có cơng tác chỉnh lý tài liệu khoa học để đem lại hiệu công việc cao thuận tiện việc tra cứu tài liệu 25 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỨC THẮNG 3.1 Một vài nhận xét đánh giá thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ 3.1.1 Ưu điểm : - Việc ban hành văn đạo, công tác văn thư UBND phường tương đối thường xun có giá trị cao - Cơng tác đạo, lãnh đạo Chủ tịch ý thức thực cán tố Nhìn chung, UBND phường thực khâu nghiệp vụ văn thư, ngồi phòng ban ln ứng dụng khoa học công nghệ vào công việc Đặc biệt công tác Văn thư sử dụng phần mềm quản lý văn bản, sở liệu bảo mật an tồn Về chuyển giao văn qua phần mềm trực tiếp, lãnh đạo nhận văn máy tính đưa ý kiến đạo ln lãnh đạo người trực tiếp chuyển văn bản, ý kiến đạo đến đơn vị giao nhiệm vụ Ứng dụng tiết kiệm nhiều thời gian công sức cho cán 3.1.3 Tồn tại: Bên cạnh ưu điểm UBND phường tồn số điểm sau đây: - Chưa trọng tới công tác lưu trữ nhiều nên văn bản, tài liệu bó gói - Trang thiết bị văn phòng mà thường xuyên bị hỏng làm gián đoạn tiến độ cơng việc, ngồi diện tích phòng làm việc chật hẹp - Tình trạng lấy số văn trước thời gian trả văn chậm khiến thất lạc nhiều văn 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ Trong thời gian thực tập UBND phường Đức Thắng em thu hoạch nhiều kiến thức bổ ích Sau em xin có vài giải pháp sau: 26 Dựa vào quan sát thực tế công việc, em xin đưa vài giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Văn thư- Lưu trữ: * Tạo động lực, cá nhân chủ động hồn thành nhiệm vụ Cần có biện pháp để tạo cảm hứng, tinh thần làm việc, ngồi việc khơng ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán Tinh thần làm việc cán có ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng việc, cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi lợi ích họ Uỷ ban cần bố trí phòng cách hợp lý khoa học gọn gàng, thống mát, xếp văn phòng cho việc trao đổi giữ cán với thuận tiện * Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Để cán phát huy hết lực đơn vị phải tạo cho họ tâm lý công việc họ làm trả công thích đáng Hàng tháng phải tổ chức bình xét thi đua cán bộ, cán hoàn thành nhiệm vụ mức khác có khuyến khích cán tích cực cơng việc Đối với cán có sáng kiến đem lại hiệu cao thưởng kịp thời để động viên,khích lệ 3.3.Một số kiến nghị với UBND phường Đức Thắng - Cần trang bị thêm trang thiết bị văn phòng, mở rộng diện tích phòng làm việc, xây dựng kho lưu trữ chứa đựng tài liệu - Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư- lưu trữ, quan Nhà nước cấp cần trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm cơng tác văn phòng, văn thư- lưu trữ 27 KẾT LUẬN UBND phường Đức Thắng tổ chức nghiệp Nhà nước, khảo sát hội tốt cho em.Hơn em tạo điều kiện nhiều cơng việc để bộc lộ khả học hỏi nhiều điều mà chưa biết Lần khảo sát UBND phường Đức Thắng nói bước khởi đầu quan trọng giúp em trưởng thành hơn, tự tin công việc sau Những việc làm cộng với kinh nghiệm học tập từ phía UBND phường Đức Thắng chưa đủ giúp em tìm hiểu nắm bắt nhiều điều quan trọng Nhưng đơi có thiếu sót, khuyết điểm không tránh khỏi Đợt khảo sát giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế công tác hành Nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động quan cụ thể nói riêng Qua em thấy học sinh hành cần phải có thái độ tiếp thu nghiêm túc kiến thức học trường trình thực tiễn cơng việc làm tốt cơng việc trường trở thành cơng chức nhà nước nói chung lĩnh vực hoạt động văn phòng nói riêng Về quy trình nghiên cứu khảo sát tình hình cơng tác văn thư – lưu trữ, cơng tác văn phòng quan, cần thực phương pháp thu thập thông tin để từ so sánh, đánh giá kiến thức học với thực tế hoạt động HĐND – UBND phường Đức Thắng Cần tìm hiểu nghiên cứu để vận dụng kiến thức học, từ kết hợp tốt lý thuyết với thực hành đúc kết kinh nghiệm cho thân.Trong công việc cần nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức học hỏi kinh nghiệm từ người quan Tóm lại, tiểu luận em q trình đúc kết gần tuần vừa qua.Đó điều em viết dựa lý thuyết học tập trường công việc thực tập Uỷ ban Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích 28 xây dựng báo cáo có nhiều thiếu sót, mong góp ý thầy cô Qua nhận thấy đợt khảo sát lần thực bổ ích giúp cho sinh viên thâm nhập khảo sát công việc học hỏi thêm tinh thần trách nhiệm công việc Hơn dịp sinh viên trau dồi kiến thức, vững vàng thực tập làm việc Một lần em xin chân thành cảm ơn Khoa Văn thư- Lưu trữ đào tạo điều kiện giúp chúng em có điều kiện tiếp xúc với công việc thực tế Cũng cô, chú, anh, chị làm việc Uỷ ban nhân dân phường Đức Thắng động viên tạo điều kiện cho hoàn thành đợt khảo sát Em xin chân thành cảm ơn! 29 ... nhân dân Phường Đức Thắng Chương II Thực trạng tình hình cơng tác văn thư- lưu trữ UBND phường Đức Thắng Chương III Đề xuất giả pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ UBND phường CHƯƠNG... THƯ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỨC THẮNG 2.1 Công tác văn thư – lưu trữ ủy ban nhân phường 2.1.1 Tình hình cán làm cơng tác văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân phường a Về tổ chức Văn phòng... thuộc phường 2.2 Thực trạng tình hình cơng tác văn thư UBND phường Đức Thắng 2.2.1 Cơ sở khoa học Trong kiến thức sách vở, công tác văn thư – lưu trữbao gồm khâu nghiệp vụ sau: * Công tác văn thư: