Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG. 3 1. Vị trí và chức năng. 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 3 3. Cơ cấu tổ chức của cơ quan gồm có. 5 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 7 1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 1.1 Tìm hiểu chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan: 7 1.1.1 Vị trí chức năng 8 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 8 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của TTĐTNVVP DN 10 1.1.4 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng 10 1.1.5. Tìm hiều về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức 13 III. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16 1.1. Thẩm quyền ban hành văn bản 16 1.1.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 16 1.1.2. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 17 IV. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 18 1. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi 18 1.1 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan. 25 1.2. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành của cơ quan. 32 1.3. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan 32 2. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 33 2.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của phòng 33 2.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 34 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP( XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ ) 35 1. Xây dựng quy chế Văn hóa công sở 35 KẾT LUẬN 52 PHỤ LỤC 53
Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU I VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG Vị trí chức .3 Nhiệm vụ quyền hạn 3 Cơ cấu tổ chức quan gồm có II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan thực tập Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Tìm hiểu chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan: 1.1.1 Vị trí chức 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của TTĐTNVVP & DN .10 1.1.4 Xây dựng mô tả cơng việc vị trí văn phịng 10 1.1.5 Tìm hiều cơng tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức 13 III Công tác soạn thảo ban hành văn quan 16 1.1 Thẩm quyền ban hành văn .16 1.1.1.Thể thức kỹ thuật trình bày văn 16 1.1.2.Mô tả bước quy trình soạn thảo văn .17 IV Nhận xét quy trình quản lý giải văn .18 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản 18 1.1 Quy trình tổ chức, quản lý giải văn đến quan 24 1.2 Nhận xét việc lập hồ sơ hành quan 32 1.3 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan .32 Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 33 2.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất phòng 33 2.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu 34 PHẦN II 35 Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP .35 ( XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ ) 35 Xây dựng quy chế Văn hóa cơng sở 35 KẾT LUẬN 52 PHỤ LỤC 52 Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phịng LỜI NĨI ĐẦU Quản lý hành nhà nước hoạt động đặc biệt đời sống xã hội Đặc trưng hoạt động chấp hành điều hành quan cấp với quan cấp dưới, cá nhân lãnh đạo với nhân viên nội quan, tổ chức Mỗi quan quản lý hành nhà nước hay tổ chức, doanh nghiệp thực chức khuôn khổ nhiệm vụ, quyền hạn thông qua định hệ thống hành mối quan hệ cơng tác bên ngồi Nắm bắt tình hình nhu cầu thực tiễn xã hội, Trường Đại học Nội vụ thành lập dựa nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội mà tiền thân Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ TW I Trường đào tạo nhiều ngành nghề tạo nguồn nhân lực dồi đáp ứng với nhu cầu xã hội ngành: Văn thư – Lưu trữ, Quản trị nhân lực … đặc biệt Ngành Quản trị văn phịng Quản trị văn phịng có vị trí vơ quan trọng cơng tác quản lí, tổ chức thực hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp, ban ngành đoàn thể Trong quan, tổ chức văn phịng nơi tiếp nhận xử lý thông tin cách nhanh chóng xác để cung cấp thơng tin cần thiết thời gian định đạt hiệu cao công việc Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quan nguồn nhân lực có kinh nghiệm lực làm việc hiệu nguồn nhân lực cần phải đào tạo đội ngũ cán văn phịng có trình độ cao, chun mơn nghiệp vụ vững vàng, có kỹ tốt biết ứng dụng tất kiến thức học vào công việc thực tế, biết vận dụng lý thuyết vào thực hành cách thành thạo Học lý thuyết giảng đường Nhà trường chưa đủ, với phương châm “học đôi với hành” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập ngành nghề quan, tổ chức, doanh nghiệp, đoàn thể nhằm nâng cao kỹ nghề nghiệp giúp sinh viên có hội tiếp cận với hoạt động thực tế Thực tập ngành nghề nội dung quan trọng chương trình đào tạo dành cho sinh viên Đại học Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng Hà Nội, nhằm khép kín quy trình đào tạo cán thực hành – có lý luận Thực tập giúp sinh viên vận dụng kiến thức lý thuyết học trường đưa vào áp dụng thực tiễn quan; tiền đề để sinh viên đến quan thực tập tự tin giao tiếp có kinh nghiệm thực tế đưa vào học thơng qua thực tập ngành nghề sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành, nâng cao tay nghề để sau trường hồn thành tốt công việc giao Được đồng ý tạo điều kiện Nhà trường lãnh đạo Trung tâm Đạo tạo Nghiệp vụ Văn phòng Dạy nghề, em tiếp nhận thực tập nghề nghiệp Trung tâm Đào tạo nghiệp vụ Văn phòng Dạy nghề – thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 25/5/2015 đến hết ngày 30/7/2015 Trong thời gian thực tập Trung tâm Đào tạo nghiệp vụ Văn phòng Dạy nghề em nhận giúp đỡ tận tình thầy lãnh đạo Trung tâm giúp em tiếp cận với cơng việc ngồi thực tế, học hỏi kinh nghiệm làm việc văn phòng rút nhiều kinh nghiệm quý báu Tuy nhiên thời gian thực tập, giao tiếp khơng tránh khỏi sai sót, hạn chế công việc báo cáo Em mong nhận đóng góp ý kiến, nhận xét thầy cô Trung tâm để thân em ngày hoàn thiện tốt Em xin trân trọng cảm ơn Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Người viết báo cáo Lê Văn Tường Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng I VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn trường vào Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vị trí chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục Đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực công tác Nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế; nghiên cứu Khoa học triển khai áp dụng tiến Khoa học công nghệ phục vụ phát triển Kinh tế - Xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có tư cách Pháp nhân, có dấu riêng tài khoản riêng kho bạc Nhà nước Ngân hàng Nhà nước Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở thành phố Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn Xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Đại học, sau đai học thấp ngành, lĩnh vực quản lý Nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên nghiệp, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới tính, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phịng trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên Tuyển sinh quản lý người học Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liêu, trang thiết bị dạy- học phục vụ ngành đào tạo Trường nhu cầu xã hội 10 Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt dộng giáo dục đào tạo 11 Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo nhu cầu xã hội 12 Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền, xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Trường; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Nhà trường 13 Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; tham gia giải vấn đề kinh tế- xã hội địa phương đất nước; thực dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật 14 Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế- xã hội, bổ sung nguồn tài cho Trường 15 Xây dựng, quản lý sử dụng sở liệu đội ngũ công chức, viên chức, hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ hợp tác quốc tế Trường, trình học tập phát triển sau tốt nghiệp người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực lĩnh vực đào tạo Trường Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng 16 Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết hoạt động khoa học công nghệ, công bố kết hoạt động khoa họ công nghệ; bảo vệ lợi ích xã hội, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ Trường 17 Phát bồi dưỡng nhân tài đội ngũ công chức, viên chức người học Trường 18 Thực liên kết đào tạo sau đại học, đại học thấp theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo quy định hành khác 19 Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê sở vât chất; miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy đinh pháp luật 20 Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo dục 21 Giữ gìn, phát triển di sản sắc văn hóa dân tộc 22 Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật theo quy chế làm việc Bộ Nội vụ 23 Tổ chức thực hoạt động hợp tác quóc tế theo quy định pháp luật 24 Thực chế độ báo cáo Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động Trường theo quy định pháp luật 25 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao Cơ cấu tổ chức quan gồm có - Ban giám hiệu, gồm: Hiểu trưởng và các phó hiệu trưởng - Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác * Các phòng chức năng: - Phòng Quản lý đào tạo - Phòng Tổ chức cán bộ - Phòng Hành chính – Tổng hợp - Phòng Kế hoạch – Tài chính - Phòng Quản trị – Thiết bị - Phòng Khảo thí và kiểm định chất lượng - Phòng Quản lý khoa học và sau đại học Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phịng - Phòng Hợp tác q́c tế - Phòng Công tác sinh viên * Các khoa: - Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền - Khoa Tổ chức quản lý nhân lực - Khoa Hành chính học - Khoa Văn thư – Lưu trữ - Khoa Quản trị văn phòng - Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội - Khoa Nhà nước và pháp luật - Khoa Khoa học Chính trị - Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng * Các tổ chưc khoa học – công nghệ và dịch vụ: - Viện nghiên cứu và phát triển trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trung tâm tin học - Trung tâm ngoại ngữ - Trung tâm Thông tin Thư viện - Tạp chí Đại học Nội vụ - Ban Quản lý ký túc xá * Cơ sở đào tạo trực thuộc: - Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại miền trung - Đảng Bộ trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Công đoàn trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đoàn niên Công sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác (Sơ đồ tổ chức máy quan kiến tập xem phụ lục 01) Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phịng II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan thực tập Tổ chức hoạt động văn phịng 1.1 Tìm hiểu chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan: Văn phòng máy giúp việc cho Hiệu trưởng có chức tham mưu tổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành Hiệu trưởng đảm bảo điều kiện sở vật chất kỹ thuật cho quan hoạt động: Chức Văn phòng thể hai loại công tác: * Chức tham mưu, tổng hợp: Chức tham mưu tổng hợp chức quan trọng quan nào, yếu tố giúp cho quan phát triển: - Văn phòng đơn vị trực thuộc Trường phải nghiên cứu đề xuất ý kiến để Hiểu trưởng tổ chức công việc, điều hành Nhà trường thực chức nhiệm vụ Bộ Nội vụ giao cho - Tham mưu cho Hiệu trưởng thực chức nhiệm vụ Bộ Nội vụ giao cho - Tập trung tham mưu cho Hiệu trường cấu tổ chức xây dưng quy định Nhà trường trình Hiệu trưởng xem xét giải * Chức giúp việc đảm bảo hậu cần Nhà trường: - Văn phịng có trách nhiệm giúp việc cho Hiệu trưởng giải vấn đề sau Hiệu trưởng có ý kiến đế xuất - Tổ chức mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tồn tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật Nhà trường theo kế hoạch - Tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo Nhà trường, chuẩn bị sở vật chất cho chuyến công tác thành công tốt đẹp - Tổ chức Hội nghị, hội họp quan tổ chức, chuẩn bị phương tiện sở vật chất phục vụ hội nghị Trung tâm đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng dạy nghề thành lập dựa Quyết định số 221/QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng năm 2012 Hiệu trưởng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng Trường đại học Nội vụ Hà Nội việc Thành lập Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề thuộc Trường Đại học Nội vụ Chức năng, nhiệm vụ Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng quy định sau: 1.1.1 Vị trí chức Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức tổ chức thực hiện quá trình Đào tạo, bỗi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ trung cấp chuyên nghiệp quy tại trường và dạy nghề lĩnh vực Trường được giao Đào tạo; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và phát triển tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế – xã hội 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn Xây dựng chương trình Đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Trung tâm quản lý Chủ trì, tổ chức quá trình Đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Trường Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các trình độ, các chuyên ngành Đào tạo Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây dựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới Đề xuất thay đổi về cấu tổ chức, nhân sự Trung tâm Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy – học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học; Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào tạo các bậc, hệ đào tào; Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bỗi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn nghiệp vụ thuộc Trung tâm quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệu trưởng phê duyệt; Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phịng cơng tác; trả lời nhã nhặn, lịch sự; trao đổi ngắn gọn nội dung công việc, không ngắt điện thoại đột ngột - Khi giao dịch qua phương tiện thơng tin (điện thoại, thư tín, qua mạng ) phải có phản hồi (khơng q 48 giờ) hình thức phù hợp bảo đảm thông tin trao đổi nội dung công việc mà quan, đơn vị, tổ chức cá nhân cần hướng dẫn, trả lời - Trong công tác lễ tân, phải đảm bảo nguyên tắc ngoại giao, đón tiếp, hội nghị, tiệc chiêu đãi; tiếp khách phải ứng xử mực, tôn trọng khách; cán bộ, viên chức phải tự học tập, bồi dưỡng kiến thức tối thiểu lễ tân hội nghị, chiêu đãi, giao tiếp… phù hợp với đối tượng khách đón tiếp - Cán lái xe phải có thái độ vui vẻ, cởi mở, có tinh thần phục vụ chu đáo, đảm bảo an toàn tuyệt đối, đáp ứng tốt việc thực thi nhiệm vụ, công vụ CCVC sử dụng xe công tác khách mời Nhà trường Điều Các việc liên quan đến việc riêng cán công chức viên chức Tổ chức mừng sinh nhật Việc tổ chức mừng sinh nhật cho CCVC Cơ quan ĐHNVHN giao cho Cơng đồn chủ trì Việc hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau 2.1 Việc hiếu Khi CCVC Trường ĐHNVHN người thân (tứ thân phụ mẫu, vợ/chồng, đẻ) CCVC Trường ĐHNVHN từ trần, Phịng Hành – Tổng hợp báo cáo Hiệu trưởng việc lập đồn viếng thơng báo tới phòng chức năng, đơn vị thời gian, địa điểm tổ chức phương tiện lại, vòng hoa, thăm viếng 2.2 Việc hỉ Khi CCVC kết hôn, báo hỉ có thiếp mời, Phịng Hành – Tổng hợp làm đầu mối phối hợp với Cơng đồn Nhà trường có q đến chúc mừng 2.3 Việc thăm hỏi ốm đau Khi CCVC Trường ĐHNVHN người thân (tứ thân phụ mẫu, Sinh viên: Lê Văn Tường 44 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng vợ/chồng, đẻ) CCVC Trường ĐHNVHN ốm đau nặng (phải nằm viện), Cơng đồn Cơ quan phối hợp với tổ Cơng đồn có liên quan thơng báo tới đơn vị thời gian (trừ trường hợp thật đặc biệt, lại khơng tổ chức thăm hành chính), địa điểm tổ chức phương tiện đến thăm Chương III BÀI TRÍ CƠNG SỞ Điều Treo Quốc kỳ Quốc kỳ treo trang trọng 24/24 ngày số phịng họp phía Trụ sở Trường ĐHNVHN Quốc kỳ phải tiêu chuẩn kích thước, màu sắc, chất lượng theo quy định phù hợp với khơng gian treo Phịng Hành – Tổng hợp thường xuyên theo dõi, kiểm tra, không để quốc kỳ cũ, rách; thực treo cờ phướn vị trí ấn định dịp lễ, kiện trị quan trọng ngày Tết Việc treo Quốc kỳ buổi lễ, đón tiếp khách nước lễ quốc tang tuân theo quy định nghi lễ Nhà nước đón tiếp khách nước Điều Treo ảnh đặt tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh Treo ảnh đặt tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh Hội trường, phịng tiếp khách phải thể trang trọng, phù hợp Phòng Hành – Tổng hợp thường xuyên kiểm tra đảm bảo tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh ln sẽ, trang trọng Trong phịng làm việc, Phịng Hành – Tổng hợp chủ trì tổ chức việc treo ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh theo mẫu ảnh chung duyệt vị trí trang trọng Điều 10 Biển tên quan Biển tên quan đặt cổng (36 Xn La, Tây Hồ), ghi rõ tiếng Việt tiếng Anh (kích thước phần chữ tiếng Anh 2/3 chữ tiếng Việt): (Logo ĐHNVHN) Đại học Nội vụ Hà Nội; Hanoi University of Home Affairs, Sinh viên: Lê Văn Tường 45 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng 36 Xuan La, Tay Ho, Ha Noi Điều 11 Phịng làm việc Phịng làm việc phải có biển tên (bằng tiếng Việt tiếng Anh) ghi rõ tên đơn vị, họ tên, học hàm, học vị, chức vụ CCVC Việc xếp, trí phịng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý, thuận lợi cho việc thực nhiệm vụ chung thành viên phòng Khu vực làm việc phòng, ban chức phải đảm bảo đầy đủ thiết bị cần thiết, Internet, wifi… Việc trang bị bàn, ghế, tủ tài liệu, máy tính làm việc phải đảm bảo chất lượng, đẹp, đồng phòng, tầng Điều 12 Khu vực để phương tiện giao thông Khu vực để phương tiện giao thông CCVC làm việc Trụ sở Trường ĐHNVHN sân nhà xe Cơ quan Phương tiện giao thông phải đặt gọn gàng, trật tự bên nhà xe; xe ô tô để theo thứ tự có kẻ vạch sẵn Khách đến liên hệ công tác để xe địa điểm theo hướng dẫn Bộ phận thường trực bảo vệ quan Bộ phận trông giữ xe Điều 13 Cảnh quan môi trường Xây dựng trì cảnh quan môi trường xanh, sạch, đẹp sảnh Nhà A, B, C, D E; sảnh tầng, lối trước sau trụ sở Cơ quan Các cờ, phướn, pano, hiệu, hệ thống đèn chiếu sáng… ln trì cập nhật nội dung vào dịp lễ, tết kiện quan trọng, đặc biệt Chương IV CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC, HỘI HỌP Điều 14 Thời gian làm việc Toàn thể viên chức hành nghiêm túc thực tuần làm việc 40giờ ngày từ thứ đến thứ 6: - Buổi sáng : Từ 07giờ 30 đến 11giờ 30 Sinh viên: Lê Văn Tường 46 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng - Buổi chiều : Từ 13 00 đến 17 00 Các giáo viên, giảng viên thực giấc làm việc theo qui định riêng phòng Quản lý Đào tạo theo dõi, kiểm tra CCVC phải chấp hành nghiêm túc thời gian làm việc theo quy định, đảm bảo ngày làm việc có chất lượng, hiệu Việc quản lý thời gian làm việc viên chức hành giao cho Phịng Hành – Tổng hợp theo dõi Trường hợp CCVC vi phạm thời gian làm việc (đi muộn, sớm) mà khơng có lý đáng, Trưởng đơn vị quản lý CCVC tháng chủ động thơng báo cho Phịng Hành – Tổng hợp để làm xem xét đánh giá thi đua cuối năm Điều 15 Làm việc Trong trường hợp u cầu cơng việc, CCVC phải làm việc ngồi giờ, ngày nghỉ, ngày lễ phải thơng báo với Phịng Hành – Tổng hợp, bảo vệ Cơ quan phải chấp hành kiểm tra bảo vệ Cơ quan trường hợp cần thiết Trong ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết theo quy định Nhà nước, Cơ quan đóng cổng Trường hợp phải tổ chức hội thảo, hội nghị, toạ đàm họp khác theo u cầu cơng việc đơn vị chủ trì phải đăng ký lịch làm việc trước với Phịng Hành – Tổng hợp Điều 16 Tổ chức hội họp Hiệu trưởng Trường ĐHNVHN triệu tập chủ trì họp Ban Giám hiệu, hội nghị giao ban, hội nghị cán chủ chốt (để triển khai sơ kết, tổng kết thực nhiệm vụ năm học chủ trương lớn Trường ĐHNVHN, họp quan trọng khác), nhiệm vụ cụ thể quan trọng thuộc lĩnh vực công tác, buổi làm việc với đơn vị, hội thảo, tọa đàm… (gọi chung họp) Phịng Hành – Tổng hợp, đơn vị liên quan tổ chức họp theo ủy quyền Hiệu trưởng Trường ĐHNVHN để triển khai công tác chuyên môn thuộc phạm vi trách nhiệm quyền hạn Các họp tổ chức trang trọng, tiết kiệm, thiết thực, có chất Sinh viên: Lê Văn Tường 47 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng lượng hiệu quả; tránh phơ trương, hình thức, lãng phí Chỉ tổ chức hội nghị rõ mục đích, yêu cầu chuẩn bị kỹ nội dung Trừ công việc đột xuất, họp, hội nghị, hội thảo phải dự kiến trước chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm; tránh chồng chéo, trùng lặp, bị động công tác chuẩn bị nội dung phân công tổ chức họp Chương V NỘI QUY RA VÀO CƠ QUAN, TIẾP KHÁCH, VÀ QUẢN LÝ PHƯƠNG TIỆN GIAO THÔNG Điều 17 Nội quy ra, vào trụ sở Cơ quan Đối với CCVC làm việc trụ sở Trường ĐHNVHN CCVC làm việc trụ sở Trường ĐHNVHN qua cửa vào trụ sở Cơ quan phải xuống xe, tháo khăn che mặt Đối với khách đến trụ sở Trường ĐHNVHN - Khách đến liên hệ công tác gặp người nhà phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân, giấy giới thiệu đến liên hệ công tác, công lệnh cho Bảo vệ Bộ phận bảo vệ báo với Phịng Hành – Tổng hợp; Phịng Hành – Tổng hợp có phận thường trực hướng dẫn khách lên phòng chờ để đợi người đón - Khách đến phải nhận thẻ khách đeo thẻ suốt thời gian làm việc; phải trả lại thẻ nhận lại giấy tờ gửi lại Bộ phận thường trực bảo vệ - Khách đến phải tuân thủ hướng dẫn bảo vệ Cơ quan, không tự tiện vào phòng làm việc Nhà trường Điều 18 Tiếp khách CCVC làm việc trụ sở Trường ĐHNVHN không tuỳ tiện đưa khách người nhà vào Cơ quan; trường hợp có khách đến liên hệ cơng tác, cần hướng dẫn khách đơn vị thực theo qui định Điều 17, Mục Quy chế Chấp hành nội quy công sở, không để khách Sinh viên: Lê Văn Tường 48 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng làm ảnh hưởng đến hoạt động CCVC khác Cơ quan Khách người nước ngồi đến liên hệ cơng tác làm việc phải chờ cán đơn vị chức đón tiếp, việc tiếp khách nước ngồi thực Phòng khách Cơ quan Điều 19 Quản lý phương tiện giao thông Đối với CCVC làm việc trụ sở Trường ĐHNVHN - Để xe vào Nhà xe Trường; gửi xe phải nhận vé xe trả vé nhận lại xe; khơng có vé xe khơng mang xe khỏi nhà xe; trường hợp vé xe phải báo cho Bộ phận trơng giữ xe để có biện pháp xử lý - Nếu cần gửi xe qua đêm phải thơng báo với Bộ phận trông giữ xe bảo vệ; trường hợp không thông báo, xảy mát, bảo vệ Bộ phận trông giữ xe không chịu trách nhiệm - CCVC thực tự quản việc xếp xe Nhà xe đảm bảo trật tự, ngăn nắp theo nguyên tắc xe đến trước phải chọn vị trí để xe thích hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xếp xe đến sau Đối với khách đến trụ sở Nhà trường Phải để xe nơi quy định theo hướng dẫn bảo vệ Cơ quan Đối với Bộ phận trông giữ xe - Hướng dẫn CCVC làm việc trụ sở Trường ĐHNVHN khách đến liên hệ công tác để xe nơi quy định - Tổ chức trông, giữ xe theo quy định; để xe phải bồi thường theo giá trị thực tế thỏa thuận - Phát có biện pháp xử lý trường hợp kẻ gian lợi dụng vé xe để lấy cắp đánh tráo xe - Khơng thu phí gửi phương tiện giao thông khách đến liên hệ công tác, làm việc - Được quyền ghi tên thông báo công khai tên CCVC để xe không quy định; tạm khố xe để khơng nơi quy định Điều 20 Phòng cháy, chữa cháy CCVC phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định, biện pháp phòng Sinh viên: Lê Văn Tường 49 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng cháy, chữa cháy CCVC, khách đến trụ sở Trường ĐHNVHN không mang theo vật dễ gây cháy, nổ, chất độc hại có khả phát tán dịch bệnh Chương VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 21 Trách nhiệm thực CCVC làm việc trụ sở Trường ĐHNVHN, khách đến liên hệ công tác phải thực quy định Quy chế Trưởng đơn vị làm việc trụ sở Trường ĐHNVHN chịu trách nhiệm quán triệt Quy chế đến cán viên chức, nhân viên đơn vị mình; chủ động đôn đốc, kiểm tra, theo dõi việc chấp hành Quy chế văn hố cơng sở cán viên chức đơn vị mình; chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường để xảy vi phạm Quy chế văn hóa cơng sở đơn vị Phịng Hành – Tổng hợp chịu trách nhiệm hướng dẫn tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc CCVC, khách đến liên hệ làm việc Trụ sở Trường ĐHNVHN thực Quy chế; theo dõi định kỳ báo cáo Hiệu trưởng, thông báo cho Thường trực Hội đồng Thi đua, khen thưởng Trường ĐHNVHN tình hình chấp hành Quy chế văn hố cơng sở đơn vị, CCVC tạo sở đánh giá cán bình xét thi đua cuối năm Các tổ chức đoàn thể quan, đơn vị phối hợp chặt chẽ với quyền việc tuyên truyền, vận động, đôn đốc, kiểm tra CCVC chấp hành tốt Quy chế Trong trình thực hiện, có vướng mắc đề nghị phản ánh phịng Hành – Tổng hợp để báo cáo Hiệu trưởng sửa đổi, bổ sung cho phù hợp Điều 22 Xử lý vi phạm CCVC vi phạm quy định Quy chế tuỳ theo mức độ vi phạm bị xử lý trách nhiệm theo quy định hành Đơn vị trực tiếp quản lý sử dụng CCVC có CCVC vi phạm quy Sinh viên: Lê Văn Tường 50 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phịng định Quy chế tuỳ theo mức độ vi phạm CCVC, người đứng đầu cấp phó người đứng đầu đơn vị bị xử lý kỷ luật theo quy định pháp luật./ HIỆU TRƯỞNG NGƯT TS Triệu Văn Cường Sinh viên: Lê Văn Tường 51 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng KẾT LUẬN Trên “ Báo cáo thực tập Tốt nghiệp” em viết sau đợt thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Được giúp đỡ Trường, đặc biệt thầy cô giáo Trung tâm Đào tạo NVVP & DN thân em Nhờ tạo điều kiện thuận lợi mặt, bảo, hướng dẫn tận tâm thầy cô Trung tâm giúp em hoàn thành đợt thực tập quan trọng Trong trình thực tập Trung tâm Đào tạo NVVP & DN – Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em có điều kiện kiểm chứng thực tiễn kiến thức mà học ghế nhà trường Trong q trình em sâu nghiên cứu nhiều cơng tác quản lý văn phịng Trường, em tích lũy thêm nhiều kiến thức chun ngành quản trị văn phịng Nhìn chung cơng tác đào tạo bồi dưỡng trường tốt đem lại hiệu định, chất lượng viên chức giảng dạy tăng lên Trong suốt thời gian thực tập em tích lũy nhiều kiến thức lĩnh vực rút kinh nghiệm quý báu cho thân để hoàn thành tốt khóa thực tập viết báo cáo thực tập chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp Song bên cạnh em tự thấy cịn nhiều khuyết điểm nhờ giúp đỡ cán quan em khắc phục nhiều khuyết điểm Em xin chân thành cảm ơn thầy cô Trung tâm Đào tạo NVVP & DN, tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tập viết báo cáo tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh Viên Thực Tập Lê Văn Tường PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ 01: Sinh viên: Lê Văn Tường 52 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NVVP & DN Ban Giám hiệu Các Phòng K Tổ chức xây dựng quyền P Quản lý đào tạo P Tổ chức cán P Hành – Tổng hợp K Tổ chức quản lý nhân lực K Hành học P Kế hoạch – Tài Viện nghiên cứu phát triển Trường Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề Trung tâm Tin học Cơ sở miền trung Trung tâm Ngoại ngữ K Văn thư – Lưu trữ K Quản trị văn phòng Trung tâm Thơng tin Thư viện K Văn hóa Thơng tin xã hội Tạp chí Đại học Nội vụ P Quản lý khoa học sau đại học K Nhà nước pháp luật Ban Quản lý ký túc xá P Hợp tác quốc tế K Khoa học Chính trị P Công tác sinh viên K Đào tạo chức bồi dưỡng P Quản trị thiết bị P Khảo thí đảm bảo chất lượng Cơ sở đào tạo trực thuộc Các tổ chức khoa học – công nghệ dịch vụ Các Khoa Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh Đảng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơng đồn trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đồn TNCS Hồ Chí Minh trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: Các tổ chức đoàn thể tổ chức khác : mối quan hệ đạo : : mối quan hệ phối hợp Sinh viên: Lê Văn Tường 53 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng PHỤ LỤC SỐ 02: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NVVP & DB Sinh viên: Lê Văn Tường 54 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng 55 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng PHỤ LỤC SỐ 03: QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BĂN ĐI Trưởng phịng Hành Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn Ký ban hành văn Ban Giám Hiệu Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, đóng dấu ban hành văn Nhân viên văn thư Đăng ký văn vào sổ phần mềm quản lý văn Sinh viên: Lê Văn Tường 56 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phịng PHỤ LỤC SỐ 03: QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BĂN ĐẾN Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn đến Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến vào văn đến Trình Lãnh đạo phịng Hành giải quyết, cho ý kiến xử lý Nhân viên văn thư Trình Ban Giám Hiệu cho ý kiến giải Lãnh đạo phịng Hành Đăng ký văn đến vào sổ phần mềm quản lý văn Chuyển đến phận, cá nhân mà Lãnh đạo cho ý kiến xử lý theo dõi việc giải văn Sinh viên: Lê Văn Tường 57 Khoa: Quản trị văn phòng Sinh viên: Lê Văn Tường Khoa: Quản trị văn phòng PHỤ LỤC SỐ 04: MƠ HÌNH PHỊNG LÀM VIỆC TỐI ƯU P.Trưởng phịng Máy scan Bàn làm việc nhân viên Văn thư Của Sinh viên: Lê Văn Tường 58 Máy photo Khoa: Quản trị văn phòng