Tìm hiểu công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện trường đại học sư phạm hà nội 2

3.2 Nhiệm vụ: - Tìm hiểu về thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 gồm: Nguồn lực thông tin, người dùng tin và nhu cầu tin của họ tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 và yêu c

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay với sự bùng nổ thông tin, sự phát triển vượt bậc của tri thức khoa học đã ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của các cơ quan thông tin-thư viện nhất là các thư viện trường đại học, từ việc bổ sung,

xử lý, khai thác… đến thanh lý tài liệu

Ở các trường đại học, thư viện đóng vai trò quan trọng Đó là nơi cung cấp một khối lượng thông tin lớn cho sinh viên, giảng viên, cán bộ nghiên cứu, cán bộ quản lý của trường Thư viện trường đại học có mối quan hệ gắn bó mật thiết với các hoạt động giáo dục - đào tạo Các hoạt động giảng dạy, học tập, tự đào tạo ngoài quan hệ sư phạm giữa thầy và trò luôn cần đến các kho tài liệu Chính vì vậy, việc nâng cao hiệu quả hoạt động xử lý thông tin, tổ chức cho bạn đọc khai thác tốt, tối đa nguồn tri thức của nhân loại cũng được các trung tâm thư viện quan tâm

Trong nhiều năm qua, thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

đã đào tạo ra các thầy giáo, cô giáo về các lĩnh vực: Toán học, Vật lý, Sinh học, Văn học, Lịch sử… đều có sự đóng góp rất lớn của thư viện

Để có thể phục vụ bạn đọc tốt nhất thì không thể không kể đến công tác

mô tả nội dung tài liệu mà trong đó khâu định từ khóa đóng một vai trò

vô cùng quan trọng Bởi nó giúp tạo ra nhiều điểm tiếp cận đến thông tin trong tìm tin, định hướng và giúp bạn đọc nắm bắt và tra cứu thông tin một cách dễ dàng

Để có được tập hợp từ khóa chính xác, ngắn gọn, phản ánh đầy đủ nội dung của tài liệu đòi hỏi cán bộ xử lý phải am hiểu kiến thức chuyên môn, hiểu được nội dung, các khía cạnh của tài liệu Kết quả của quá trình định

từ khóa sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tìm tin của bạn đọc

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác định từ khóa nên em

đã chọn đề tài: “Tìm hiểu công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện

trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp ngành Thư viện-thông tin của mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Tìm hiểu công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện trường Đại học

Sư phạm Hà Nội 2

2.2 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu trong phạm vi thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, từ năm 2006 đến nay

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích: Đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong công tác

định từ khóa tài liệu của thư viện Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện

3.2 Nhiệm vụ:

- Tìm hiểu về thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 gồm: Nguồn lực thông tin, người dùng tin và nhu cầu tin của họ tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 và yêu cầu, vai trò của công tác định

từ khóa tài liệu tại đây

- Nghiên cứu thực trạng công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 Trên cơ sở đó đánh giá những mặt ưu điểm và hạn chế của công tác trên, tìm ra nguyên nhân và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác định từ khóa tài liệu tại đây

4 Tình hình nghiên cứu

Công tác định từ khóa tài liệu đã được một số nhà khoa học về thư viện học nghiên cứu Có các công trình nghiên cứu khác nhau ở một số thư viện chủ yếu là khóa luận tốt ngiệp của sinh viên Tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội đã có nhiều đề tài nghiên cứu về lĩnh vực này như đề tài

của sinh viên Ngô Thị Hồng Diệp: Khảo sát công tác định từ khóa qua một số cơ sở dữ liệu tư liệu tại trung tâm thông tin tư liệu khoa học và công nghệ quốc gia, năm 1998 Hay đề tài của sinh viên Trần Nhật Linh: Khảo sát bộ từ khóa đa ngành khoa học tự nhiên thực tiễn và công nghệ

sử dụng, năm 1999

Đề tài “Tìm hiểu công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội 2”là một đề tài mới và chưa có ai nghiên cứu

5 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

5.1 Ý nghĩa lý luận: Góp phần vào việc hoàn thiện lý luận về công tác

định từ khóa tài liệu trong hoạt động thư viện cũng như góp phần vào việc hoàn thiện công tác mô tả nội dung tài liệu của thư viện

5.2 Ý nghĩa thực tiễn: Trên cơ sở tìm hiểu thực tiễn thấy được công

tác định từ khóa vẫn còn những tồn tại và hạn chế nhất định, ảnh hưởng đến chất lượng khai thác tài liệu của bạn đọc Từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

Khóa luận nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng, trên cơ sở phân tích những quan điểm chỉ đạo về đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, và công tác thư viện

6.2 Phương pháp cụ thể

Đề tài tiến hành dựa trên cơ sở sử dụng các phương pháp cụ thể sau:

- Quan sát, tìm hiểu thực tế

- Phân tích, tổng hợp tài liệu có liên quan

- Phương pháp thống kê toán học

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC ĐỊNH TỪ KHÓA TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 1.1 Khái quát về thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

1975, trường gồm các khoa tự nhiên: Khoa Toán, Khoa Vật lý, Khoa Hóa, Khoa Sinh – Kỹ thuật nông nghiệp, Khoa Kỹ thuật Công nghiệp và Khoa Cấp 2 Trường đã đào tạo được hàng ngàn giáo viên và cán bộ giáo dục Nhiều cán bộ, sinh viên đã tham gia trực tiếp cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước Nhiều cán bộ đã được thực tập, bồi dưỡng, đào tạo

ở nước ngoài Trường đã đóng góp quan trọng vào sự phát triển các ngành khoa học cơ bản và sự nghiệp giáo dục của nước nhà

Ngày 11/10/1975, Bộ trưởng Bộ Giáo dục ra quyết định số 872

QĐ về việc cải tạo xây dựng Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1 và Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 để mỗi trường đều hoàn chỉnh, có các khoa đào tạo giáo viên cấp 3 khoa học xã hội, các Khoa đào tạo giáo viên cấp 3 khoa học tự nhiên và chuyển trường Đại học Sư phạm Hà Nội

2 lên Xuân Hòa, Sóc Sơn, Hà Nội.Từ đó, trường đã bước vào giai đoạn mới xây dựng và phát triển toàn diện

Đến nay, trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã phát triển cả về quy mô đào tạo, số lượng sinh viên đã tăng lên đáng kể Trước đây trường chủ yếu đào tạo các ngành khoa học cơ bản nhưng hiện nay đã trở

thành trường đào tạo đa ngành đa cấp Trường hiện nay gồm có 11 khoa,

1 bộ môn trực thuộc, 10 phòng, 9 đợn vị trực thuộc Và đào tạo:

- Cử nhân khoa học các ngành Sư phạm và cử nhân khoa học cơ bản, kỹ thuật, công nghệ

- Thạc sĩ khoa học các chuyên ngành khoa học cơ bản và quản lý giáo dục

- Tiến sĩ

Trong đó:

+ 12 ngành cử nhân Sư phạm: Toán, Vật lý, Hóa học, Sinh học,

Kỹ thuật, Ngữ văn, Giáo dục tiểu học, Giáo dục mầm non, Giáo dục công dân, Giáo dục công dân – Giáo dục quốc phòng, Kỹ thuật nông nghiệp (Sư phạm công nghiệp và Sư phạm kinh tế gia đình), Thể dục thể thao và Giáo dục quốc phòng

+ 11 ngành cử nhân khoa học: Tin học, Vật lý, Hóa học, sinh học, Văn học, Tiếng Anh, Lịch sử, Việt Nam học, Thư viện – Thông tin, Tiếng Trung Quốc

+ 9 chuyên ngành thạc sĩ: Toán Giải tích, vật lý chất rắn, Lý luận và phương pháp dạy học Vật lý, Sinh học thực nghiệm, Giáo dục học bậc tiểu học, Lý luận văn học, Vật lý lý thuyết, Vật lý toán, Khoa học máy tính + 2 chuyên ngành nghiên cứu sinh: Toán Giải tích và Giáo dục tiểu học

Hiện nay Nhà trường có một đội ngũ cán bộ giảng viên mạnh cả về

số lượng lẫn chất lượng, là những người giỏi về trình độ chuyên môn cũng như năng lực sư phạm Số lượng cán bộ của Nhà trường hiện có là

538, trong đó gồm : 1 Giảng viên cao cấp, 123 Giảng viên chính, 187 Giảng viên, 7 Phó Giáo sư, 43 Tiến sỹ, 160 Thạc sỹ, 1 nhà giáo nhân dân, 13 Nhà giáo ưu tú

Mục tiêu của Nhà trường:

Là cơ sở đào tạo giáo viên cho các trường phổ thông đáp ứng yêu cầu phát triển giáo dục trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, đồng thời đào tạo, bồi dưỡng giảng viên cho các trường đại học, cao đẳng

Là cơ sở đào tạo cử nhân đa ngành, đa lĩnh vực phục vụ cho việc phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội

Là trung tâm nghiên cứu khoa học giáo dục, khoa học cơ bản và ứng dụng, là cầu nối chuyển giao công nghệ mới vào thực tiễn giáo dục, văn hóa và kinh tế

Sinh viên được tiếp thu tri thức khoa học tiên tiến, được rèn luyện trong môi trường sư phạm và được chuẩn bị kỹ năng nghề nghiệp đạt chuẩn quốc gia và khu vực, sẵn sàng thích ứng với sự phát triển của xã hội

Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đặt ra phương hướng phấn đấu đến năm 2020 trở thành trường Đại học đa ngành, đa lĩnh vực, là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ năng động của cả nước Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được hình thành ngay

từ khi trường được thành lập Trước đây khi mới thành lập thư viện còn nghèo nàn, lạc hậu, đội ngũ cán bộ còn ít, tài liệu phục vụ học tập, giảng dạy chưa nhiều không đáp ứng được hết nhu cầu của bạn đọc Trải qua

45 năm xây dựng và phát triển thư viện hiện nay đã trở thành một trung tâm thông tin tư liệu, phục vụ đắc lực cho việc học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên toàn trường , đáp ứng yêu cầu đào tạo đa ngành đa lĩnh vực của Nhà trường.Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các mặt hoạt động, đặc biệt là việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 vào công tác quản lý tài liệu và quản lý người dùng tin qua mạng cục bộ

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng:

Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 có chức năng: Đảm bảo việc thu thập, lưu trữ và phổ biến, cung cấp tài liệu, thông tin khoa học về các lĩnh vực khoa học cơ bản và khoa học giáo dục, đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong và ngoài trường

-Thu thập, bổ sung, trao đổi và xử lý tài liệu nhằm cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ nhu cầu tra cứu tìm tin của bạn đọc

-Tổ chức sắp xếp, lưu trữ và bảo quản tài liệu của trường bao gồm các loại hình ấn phẩm và vật mang tin

- Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin, phục vụ cho công tác tìm kiếm và khai thác tài liệu của người dùng tin

-Lập kế hoạch tổ chức thực hiện việc: Mua, tiếp nhận, trao đổi , bổ sung các loại tài liệu, tài liệu điện tử… nhằm phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học

-Mở rộng hợp tác quốc tế, các cơ hội mở rộng nguồn tin, bổ sung vốn tài liệu, phát triển cơ sở vật chất

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực

Cơ cấu tổ chức của thư viện gồm có các phòng ban với những chức năng và nhiệm vụ riêng

Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 khi mới thành lập đội ngũ chỉ có gần 10 người Đến nay, đội ngũ cán bộ của thư viện gồm có

18 người: 02 Thạc sĩ, 03 đang theo học thạc sĩ chuyên ngành Thư Viện

và Khoa học máy tính, 08 cử nhân ngành Thư viện thông tin, 01 cử nhân ngoại ngữ, 02 cao đẳng tin học và 03 trung cấp thư viện

Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 gồm:

- Ban Chủ nhiệm thư viện gồm có: 1 Chủ nhiệm, 1 Phó Chủ nhiệm

Phòng tra cứu

Phòng

đa phương tiện

Phòng mượn giáo trình

Phòng mượn tài liệu tham khảo

1.1.4 Cơ sở vật chất

Về trụ sở :

Khi mới tách trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1 và trường Đại học

Sư phạm Hà Nội 2 cơ sở hạ tầng nằm trọn một đơn nguyên nhà 10 Đến nay, thư viện có trụ sở làm việc khang trang với tổng diện tích

sử dụng 2.250m2 được bố trí ở 2 khu vực: Nhà đa năng 7 tầng và nhà 10.Tại khu nhà đa năng 7 tầng thư viện làm việc ở 2 tầng là tầng 1 và tầng 3 có máy điều hòa nhiệt độ (đảm bảo điều kiện tốt cho việc bảo quản và phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất) Tầng 1 gồm có phòng ban chủ nhiệm thư viện, phòng sách tham khảo và phòng nghiệp vụ bổ sung; tầng 3 gồm các phòng đọc tổng hợp, phòng tra cứu, phòng đa phương tiện, phòng báo, tạp chí và luận văn Còn tại khu nhà 10 thư viện làm việc ở 2 tầng là tầng 2 và tầng 4 của đơn nguyên 2 Các phòng có hệ thống máy tính nối mạng

Trang thiết bị : Bao gồm:

Hệ thống bàn ghế, giá sách, tủ mục lục, điều hòa phù hợp cho việc phục vụ người dùng tin của thư viện cũng như công tác quản lý tài liệu Với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình tin học hóa hoạt động thư viện, thư viện được trang bị hệ thống máy tính ở hầu hết các phòng Hệ thống máy tính được kết nối mạng LAN và mạng internet, bao gồm có 46 máy tính Trong đó, 25 máy phục vụ đọc, 7 máy tra cứu, còn lại 14 máy phục vụ cho công tác chuyên môn

Hệ thống cổng từ

Đầu đọc mã vạch tại các phòng đọc và phòng mượn

Các loại máy in, bao gồm 02 máy in lazer, 01 máy in barcode, 01 máy in màu và máy photocopy để phục vụ cho việc sao in tài liệu khi bạn đọc có yêu cầu

1.1.5 Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người và các tài liệu đó phải được thu thập, xử lý lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác trong một hệ thống thông tin Thành phần của nguồn lực thông tin bao gồm nhiều loại hình tài liệu như tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử, tài liệu công bố và tài liệu không công bố Ngoài ra, nguồn lực thông tin còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là các cơ sở dữ liệu của các cơ quan thông tin

Nguồn thông tin, tài liệu của thư viện hiện nay chủ yếu do Nhà trường cung cấp kinh phí mua từ các nhà xuất bản, cung cấp từ nhà xuất bản Đại học Sư phạm, thông qua trao đổi, tặng biếu, nộp lưu chiểu Ngoài ra, thư viện còn được tài trợ từ các quỹ, tổ chức như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Khoa học công nghệ, quỹ tài trợ Châu Á,

dự án văn hóa dân gian,…

Hiện nay thư viện đang sử dụng phần mềm tích hợp Libol 5.5, biên mục tài liệu theo khổ mẫu MARC21 và bảng phân loại thập phân Dewey (DDC) của Mỹ để quản lý và phục vụ các hoạt động thông tin thư viện Cùng với sự phát triển của trường thư viện đã xây dựng được nguồn lực thông tin phong phú, đa dạng để đáp ứng nhu cầu đào tạo đa ngành,

đa cấp của Nhà trường, từ các tài liệu dạng văn bản truyền thống đến các tài liệu hiện đại

 Tài liệu truyền thống:

Khi mới thành lập thư viện vốn tài liệu còn nghèo nàn chỉ với 1694 đầu sách đến nay, số lượng tài liệu đã tăng lên bao gồm sách chuyên khảo, báo, tạp chí; khóa luận, luận án, luận văn Số lượng cụ thể của các loại tài liệu như sau:

STT Loại hình tài liệu thư

viện

Số lượng đầu Tài liệu

để đáp ứng tốt nhất cho giảng viên, sinh viên trong việc học tập, giảng dạy và nghiên cứu của họ

Luận án, luận văn, khóa luận:

Gồm 5633 đầu chiếm 22,7% tài liệu truyền thống Đây là những tài liệu phục vụ đắc lực cho cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường tham khảo cho việc làm các đề tài nghiên cứu của mình

Báo, tạp chí:

Gồm 289 đầu chiếm 1,2% tài liệu truyền thống Các tài liệu này chủ yếu là lĩnh vực Triết học, Toán học, Vật lý, Hóa học, Giáo dục, Ngôn ngữ, Lịch sử, Văn học,…

 Tài liệu hiện đại

Thư viện trường Đ

hoàn thành việc đưa 100% tài

ng Đại học Sư phạm Hà Nội 2 từ năm 2011

c đưa 100% tài liệu vào quản lý điện tử với số

n sách, 04 dạng tài liệu (sách, báo tạp chí, luận án lunăm 2003 đến nay số lượng cụ thể như sau:

ình tài liệu Số lượng

Bảng 2: Các dạng tài liệu hiện đại

Hình 2: Biểu đồ các dạng tài liệu hiện đại

c thư viện bổ sung hàng năm căn cứ vào nhu c: Năm 2010 bổ sung 3328 đầu chiếm 18%, năm 2011 b

62.2

1.6

Tỷ lệ (%)

Sách Luận án, luận văn Bài trích

vào nhu cầu của

m 18%, năm 2011 bổ sung

Sách Luận án, luận văn Bài trích

Tạp chí

4494 đầu chiếm 24,3%, năm 2012 bổ sung 2930 đầu chiếm 15, 84% và năm 2013 bổ sung 641 đầu chiếm 3, 47%

Nhiều sách điện tử, công trình nghiên cứu khoa học, bài viết chuyên luận, giáo trình và tài liệu số, các cổng trực tuyến,…111 đầu báo, tạp chí chuyên ngành, 04 đầu tạp chí ngoại văn, trên 6000 file luận án, luân văn, khóa luận của sinh viên học viên Thư viện đang từng bước bổ sung và số hóa tài liệu, đáp ứng yêu cầu thư viện số năm học 2013-2014 Đĩa CD-ROM, CD, băng cassette gồm 286 tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau Tuy nhiên, những tài liệu này chưa được quản lý khai thác có hiệu quả do vẫn ở trong tình trạng đơn lẻ, chưa được quản lý thống nhất Phòng đọc đa phương tiện đã đi vào hoạt động nhưng chưa giúp bạn đọc khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn tài liệu đa phương tiện này

* Nghiên cứu tỷ lệ tài liệu theo nội dung

Nguồn lực thông tin của thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 bao gồm: Toán học; Vật lý, thiên văn học; Hóa học; Sinh học; Văn học; Ngôn ngữ học; Lịch sử, địa lý; Tin học; Giáo dục thể chất; Chính trị xã hội; nội dung khác Số lượng cụ thể như sau:

Nội dung Số lượng tên tài liệu Tỷ lệ

Thành phần nội dung nguồn lực thông tin

thành phần nội dung nguồn lực thông tin

1046 2048

Biểu đồ trên cho ta thấy, nguồn lực thông tin của thư viện có nội dung bao quát các ngành đào tạo của trường, bao gồm các ngành khoa học cở bản, các khoa học chính trị xã hội, nội dung mang tính tổng hợp

1.1.6 Người dùng tin và nhu cầu tin

1.1.6.1 Người dùng tin

Người dùng tin là một con người cụ thể trong xã hội, có nhu cầu tin

và sử dụng thông tin để thoả mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Người dùng tin của thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 thuộc nhiều đối tượng khác nhau với các nhu cầu tin đa dạng và có thể chia thành các nhóm cơ bản sau:

- Nhóm người dùng tin là cán bộ, giảng viên

- Nhóm người dùng tin là sinh viên

- Nhóm người dùng tin là học viên cao học

1.1.6.2 Nhu cầu tin

Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của con người

*Sinh viên:

Nhóm bạn đọc đông đảo nhất là sinh viên với số lượng thẻ dùng thư viện cao nhất 7229/7619 tổng số thẻ Đây là nhóm người dùng tin thường xuyên sử dụng thư viện và nhu cầu tin của họ có sự biến đổi theo từng giai đoạn học tập tại trường Bạn đọc là sinh viên có thời gian tương đối lớn và phong phú, phần lớn sinh viên chưa có khả năng cao trong khai thác thông tin tổng quát và sử dụng có hiệu quả Nhu cầu tin của nhóm người dùng tin này bao gồm các tài liệu mang tính chất giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo, các bài viết trong tạp chí khoa học, những luận án, luận văn, khóa luận phục vụ cho môn học chuyên ngành

và trong việc nghiên cứu các đề tài Ngoài ra nhu cầu tin của họ mở rộng với các tài liệu về: Chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, các văn bản pháp luật,…Nhu cầu tin của họ tại trường là lớn, đa dạng, chuyên sâu một số lĩnh vực Bên cạnh đó nhóm người dùng tin này cũng có không ít các yêu cầu mang tính chất giải trí rất đa dạng

*Cán bộ, giảng viên:

Nhóm người dùng tin là cán bộ, giảng viên chiếm 450/7619 tổng

số thẻ đang sử dụng Số lượng người dùng tin này tuy chiếm một số lượng nhỏ trong thư viện nhưng có vai trò quan trọng là lực lượng nòng cốt của Nhà trường Nhu cầu tin của nhóm này chủ yếu là những thông tin về các chuyên ngành đào tạo của trường, đặc biệt là về bộ môn họ đang giảng dạy, nghiên cứu Nhóm này rất cần các thông tin ở mức độ chuyên sâu và toàn diện để phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học của họ, cụ thể là phục vụ cho việc biên soạn bài giảng, thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học và hướng dẫn sinh viên và học viên thực hiện các đề tài nghiên cứu ở các cấp khác nhau Do đó thư viện cần tìm hiểu và bổ sung các tài liệu chuyên ngành mới, liên quan đến các môn học đang được giảng dạy tại trường cũng như công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ nghiên cứu và giảng dạy, các công trình nghiên cứu của sinh viên và học viên trong toàn trường Ngoài ra họ cũng có nhu cầu về các tài liệu mang tính chất chỉ đạo, điều hành, thông tin về chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước

*Học viên:

Nhóm bạn đọc là học viên cao học chiếm số thẻ dùng thư viện là 500/7619 thẻ bạn đọc Với đặc trưng là một trường sư phạm, phần lớn học viên cao học của trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là những thầy

cô giáo đang trực tiếp giảng dạy tại các trường trung học phổ thông,

trung học cơ sở,…Họ đến thư viện để tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu phục

vụ cho việc học tập, nghiên cứu chuyên sâu của mình Họ có nhu cầu tin

về các tài liệu vừa có tính chuyên sâu, tổng hợp cao vừa mang tính cụ thể chi tiết Các tài liệu mà họ thường quan tâm là các luận án, luận văn, các sách tiếng Anh, giáo trình, tài liệu nghiên cứu, các loại báo tạp chí và trích báo tạp chí chuyên ngành

Ngoài ra, thư viện còn phục vụ số ít bạn đọc ngoài thư viện Bạn đọc của trường trung học phổ thông Xuân Hòa, trường trung cấp xây dựng số 4, …

1.2 Khái quát về công tác định từ khóa tài liệu tại thư thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

1.2.1 Các khái niệm

*Từ khóa:

Từ khóa là từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa được sử dụng để mô

tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin tư liệu hiện đại

Từ khóa có hai chức năng chính, đó là:

- Chức năng thông báo nội dung tài liệu: Từ khóa có khả năng biểu thị những khái niệm quan trọng nhất của nội dung tài liệu Tập hợp từ khóa của một tài liệu phản ánh đầy đủ, cô đọng những thông tin cơ bản về nội dung tài liệu và được gọi là mẫu tìm trong cơ sở dữ liệu Thông qua mẫu tìm người dùng tin có thể biết được tài liệu đề cập đến vấn đề gì

- Chức năng tìm tin: Mẫu tìm của tài liệu đại diện cho tài liệu trong quá trình tìm tin Mỗi từ khóa trong mẫu tìm là một điểm truy cập đến nội dung tài liệu Thông qua từ khóa, người dùng tin có thể tìm được những tài liệu phù hợp với yêu cầu tin

Xét về mặt từ vựng, từ khóa có thể là một từ hoặc cụm từ Từ là một đơn vị ngôn ngữ nhỏ nhất có nghĩa hoàn chỉnh Từ có:

-Từ đơn: Các từ đơn có thể làm được từ khóa như: Sách, nhà, lúa, ngô,…

-Từ kép: Các từ kép được lấy làm từ khóa như: Thư viện, tạp chí, sinh viên,…

Cụm từ: Là tổ hợp nhiều từ có một nghĩa hoàn chỉnh Cụm từ được sử dụng làm từ khóa tương đối phổ biến, đó chính là các thuật ngữ khoa học

Ví dụ: Công nghệ thông tin, phương pháp giảng dạy, thư viện công cộng,…

Các từ và cụm từ đưa vào sử dụng làm từ khóa cần phải ổn định, tránh thay đổi về cấu trúc, ảnh hưởng đến hiệu quả tìm tin

Ví dụ: Cần thống nhất lấy từ khóa hóa hữu cơ hay hóa học hữu cơ,

hệ điều khiển hay hệ thống điều khiển

Tóm lại: Từ khóa phải phản ánh đúng nội dung chính của tài liệu,

mô tả đặc trưng nội dung của tài liệu và dùng để tìm tin trong hệ thống tìm tin tư liệu hiện đại

*Định từ khóa:

Định từ khóa là quá trình thể hiện nội dung tài liệu hoặc yêu cầu tin bằng ngôn ngữ từ khóa Định từ khóa được sử dụng để định từ khóa tài liệu và định từ khóa yêu cầu tin

Định từ khóa tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và môt

tả nội dung chính của tài liệu bằng một tập hợp các từ khóa nhằm phục

vụ cho việc lưu trữ và tìm tài liệu trong cơ sở dữ liệu Nói cách khác, định từ khóa tài liệu là thiết lập một tập hợp từ khóa làm phương tiện chỉ dẫn đến tài liệu, còn được gọi là xây dựng mẫu tìm tài liệu

Định từ khóa yêu cầu tin là thể hiện nội dung cơ bản yêu cầu tin bằng các từ khóa để thực hiện việc tìm tin trong cơ sở dữ liệu, còn gọi là xây xựng lệnh tìm

Khóa luận tập trung nghiên cứu định từ khóa tài liệu chứ không nghiên cứu về định từ khóa yêu cầu tin Định từ khoá tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả những nội dung chính của tài liệu bằng một tập hợp các từ khóa nhằm phục vụ cho việc lưu trữ và tìm tài liệu trong cơ sở dữ liệu Nói cách khác, định từ khóa là thiết lập một tập hợp từ khóa làm phương tiện chỉ dẫn đến tài liệu, còn được gọi là xây dựng mẫu tìm tài liệu

1.2.2 Công cụ định từ khóa tại thư viện

Tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 công tác định từ khóa tài liệu được tiến hành sau khi phân loại tài liệu

Bộ từ khóa được sử dụng làm công cụ định từ khóa tại thư viện là

bộ từ khóa của thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn năm 2005 Bộ từ khóa này được biên soạn trên cơ sở xử lý và rút ra những từ khóa từ 43.000 từ khóa tự do và từ khóa kiểm soát từ các CSDL khác nhau của thư viện Quốc gia

Diện đề tài bao quát vốn từ vựng của bộ từ khóa là đề tài mang tính tổng hợp, đa ngành, liên ngành đến mọi lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học kỹ thuật, văn học, nghệ thuật, y học, phản ánh vốn tài liệu đa dạng của thư viện Quốc gia

Cấu trúc của bộ từ khóa: gồm 5 phần:

-Từ khóa chủ đề: Bao gồm các từ chỉ các khái niệm trong các

ngành, lĩnh vựcvà một số từ về hình thức tài liệu Trong phần này các từ

có quan hệ ngữ nghĩa như:

+ Quan hệ tương đương (quan hệ đồng nghĩa) người ta lập ra tham

chiếu Xem, (DC)dùng cho

+ Quan hệ liên đới chỉ mối quan hệ giữa các khái niệm khác nhau nhưng về ý nghĩa lại có mối quan hệ mật thiết đến nhau Để phản ánh

mối quan hệ này, trong Bộ từ khóa đã lập ra tham chiếu CX (cũng xem)

- Từ khoá nhân vật: Bao gồm tên một số nhân vật nổi tiếng trong

lịch sử và một số tác giả có danh tiếng

- Từ khóa cơ quan: Bao gồm tên viết tắt của các cơ quan, tổ chức

quốc tế

-Từ khóa địa danh:

+ Từ khóa địa lý Việt Nam gồm ba mục tra cứu: địa danh, trừ các huyện, các huyện xếp theo tỉnh và các huyện xếp theo vần chữ cái tên huyện

+ Từ khóa địa lý thế giới gồm hai mục tra cứu: Địa danh trừ tên nước và địa danh xếp theo châu

-Bảng phân chia thời kỳ các tác phẩm văn học, nghệ thuật, lịch sử của Việt Nam và thế giới đã đưa ra các mốc phân kỳ cụ thể khi định từ

khóa với các mốc thời gian cụ thể của thời cổ đại, trung đại, cận đại và hiện đại

1.2.3 Yêu cầu công tác định từ khóa tài liệu tại thư viện

*Yêu cầu về nội dung từ khóa:

- Thông dụng, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học: Từ khóa phải là

các từ thông dụng trong lĩnh vực khoa học mà nội dung tài liệu đề cập đến và phù hợp với những ước định về từ vựng và thành ngữ khoa học

trong tiếng Việt, không sử dụng khẩu ngữ và các từ nghĩa bóng

Ví dụ: Từ “Hệ” cũng có nghĩa là “Hệ thống” (vì trong tiếng Anh, tiếng Pháp,… đề chỉ là “System”) song hai từ này được sử dụng khác

nhau trong các chuyên ngành: Nên dùng “Hệ phương trình” không nên dùng “Hệ thống phương trình” nhưng ngược lại không nên dùng “Hệ thông tin” và nên dùng “Hệ thống thông tin”

- Từ khóa được lựa chọn phải súc tích: Từ khóa thể hiện nội dung

thông tin dưới hình thức diễn đạt ngắn gọn nhất, nhằm định hướng vào việc chọn lựa những từ chứa nội dung thông tin

+ Giản lược các từ chỉ số nhiều: Các, những, một số, vài,…

Ví dụ: Không nên dùng “Những thành tựu” nên dùng “Thành tựu” + Giản lược từ chỉ sự danh hóa như: từ “Sự”

Ví dụ: Không nên dùng “sự phát triển” nên dùng “phát triển”

+ Giản lược các từ phụ trợ, liên từ, giới từ: của, cho, và,…

Ví dụ: Không nên dùng “kinh tế của tư nhân” nên dùng “kinh

tế tư nhân”

+ Giản lược các từ không làm rõ nghĩa thêm cho các từ chính trong những trường hợp có thể Việc giản lược này thực chất là quá trình xử lý thông tin đối với từng từ khóa , nhằm biến đổi nó thành súc tích nhất

Ví dụ: Không nên dùng “nền văn hóa” nên dùng “văn hóa”

Tuy nhiên, có những từ khóa chỉ có thể giản lược ở trường hợp này

mà không thể giản lược ở những trường hợp khác

Ví dụ: “Bệnh tim mạch” khác với “tim mạch”

+ Sử dụng từ Hán-Việt thay cho từ tiếng Việt để từ khóa súc tích hơn

Ví dụ: Không nên dùng “ biên giới quốc gia trên biển” nên dùng

“hải phận”

- Từ khóa được lựa chọn phải ngắn gọn: Từ khóa cần phải ngắn

gọn để tạo khả năng kết hợp tính linh hoạt và tối ưu trong quá trình tìm tin Các khái niệm đơn giản độc lập với nhau khi được kết hợp lại bằng

các toán tử có thể mô tả bất cứ một khái niệm phức tạp nào đó của yêu cầu tin khi tìm tin

Tính ngắn gọn của từ khóa được đảm bảo bằng cách tách các cụm

từ phức tạp thành các từ hoặc cụm từ đơn giản nếu có thể

Ví dụ: Từ khóa “Gia công kim loại” nên tách thành “gia công” và

“kim loại”, từ khóa“bón phân đạm” nên tách thành “bón phân” và “phân đạm”

- Từ khóa được lựa chọn phải chính xác, hiện đại: Từ khóa phải phản ánh chính xác chủ đề nội dung tài liệu, đồng thời cũng là thuật ngữ đang được sử dụng trong các lĩnh vực khoa học Có nghĩa là về hình thức

và nội dung phải phù hợp với sự phát triển của các lĩnh vực khoa học được nghiên cứu trong tài liệu

Ví dụ: Nhan đề tài liệu: “thành tựu kinh tế Việt Nam” gồm có từ khóa: thành tựu, kinh tế, Việt Nam

- Từ khóa được lựa chọn phải là những từ đơn nghĩa: Tính đơn

nghĩa được hiểu là tương ứng với một khái niệm hay đối tượng chỉ có một tên gọi duy nhất

+ Hiện tượng đồng âm đa nghĩa:

Ví dụ: Từ “đường” trong tiếng Việt rất đa nghĩa cho nên từ khóa phải

sử dụng để phản ánh là “đường thực phẩm” hay “đường giao thông”

+ Hiện tượng đồng nghĩa đa âm:

Ví dụ: Từ đồng nghĩa “chất chống nấm” có thể sử dụng: “Chất chống nấm”, “chất diệt nấm”, “chất kháng nấm”, “chất trừ nấm”

- Từ khóa được lựa chọn phải khách quan: Từ khóa phải trung hòa,

không mang sắc thái đánh giá, phê phán Từ khóa phải độc lập với văn cảnh nội dung tài liệu gốc để đảm bảo hiệu quả tìm tin

Ví dụ: Tài liệu “truyện ngắn chọn lọc” từ khóa là “truyện ngắn”

*Yêu cầu về hình thức của từ khóa:

Hiện nay có rất nhiều quy định khác nhau về chính tả tiếng Việt, bởi vậy để đảm bảo tính thống nhất trong khi định từ khóa chúng ta phải dựa vào một số công cụ như từ điển và các tiêu chuẩn Việt Nam Tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 từ khóa phải đảm bảo các yêu cầu về hình thức như:

*Đối với các từ gốc tiếng Việt:

- Chọn cách viết “i” trong trường hợp chưa thống nhất giữa “i” và

“y”

Ví dụ: Không viết “lý thuyết” mà viết “lí thuyết”

- Chọn cách viết “a” trong những trường hợp chưa thống nhất giữa

“a” và “â”

Ví dụ: Không viết là “giầy dép” mà viết “giày dép”

- Chọn phông chữ Unicode cho giải pháp đặt dấu thanh từ động trong âm tiết

Ví dụ: Không viết “ hóa học” mà viết “hoá học”

- Các thuật ngữ có dấu gạch nối thì viết liền, không để ký tự trống trước và sau gạch nối

Ví dụ: Xà phòng, bê tông,…

+ Danh từ chung chưa được Việt hóa thông dụng: Đối với những danh từ gốc nước ngoài chưa được Việt hóa thông dụng như tên hóa

chất, nguyên tố hóa học,…thì được phiên âm theo hướng dẫn của tiêu chuẩn Việt Nam 5529-1991, viết liền, không có dấu thanh

Ví dụ: Glucoza, axit sunfuric,…

+ Danh từ tên riêng (bao gồm cả tên người và tên địa danh):

Những từ được Việt hóa thông dụng viết theo cách viết thông dụng của tiếng Việt:

Ví dụ: Hà Lan, Mao Trạch Đông,…

Những từ chưa được Việt hóa thông dụng được viết chủ yếu theo phiên âm, không có gạch nối giữa các âm tiết và dấu thanh

Ví dụ: Italia, Mianma,…

+ Đối với tên người xử lý theo quy tắc mô tả của thư viện:

- Đối với các tên riêng Trung Quốc và các nước trong khu vực Đông Á

+ Sử dụng tên Hán Việt nếu tên đó được dùng theo tên Hán Việt VD: Mao, Trạch Đông

- Đối với tên Âu Mỹ

+ Tên có gốc Latinh chưa được Việt hoá, sử dụng tên Latinh

coi là chuẩn xác Ví dụ, với tác giả Victor Hugo, trong bảng từ khoá của Thư viện Quốc gia sử dụng từ chuẩn là Huygô, V Tuy nhiên nếu theo cách đọc của tiếng Pháp, Hugo sẽ được phiên âm thành Uygô, chữ không phải là Huygô Một ví dụ khác, với tên Shakespears William, trong bảng từ khoá của Thư viện Quốc gia dùng Sêcxpia, U Tuy nhiên trong tiếng Anh với chữ Shakespears, chữ sh không được đọc là s mà sẽ

được đọc là ʃ Do đó theo các cán bộ của Thư viện, đối với tên riêng Latinh thì nên giữ nguyên theo ngôn ngữ bản địa của họ

Danh từ nước ngoài chỉ phần mềm, ngôn ngữ lập trình được sử dụng phổ biến trong các tài liệu khoa học và trong giao tiếp được viết nguyên dạng bằng tiếng Anh

Ví dụ: Phần mềm Excel

*Viết tắt: Viết tắt các từ thông dụng như tên các tổ chức quốc tế,

quốc gia thông dụng

Ví dụ: UNESCO, FAO,…

* Yêu cầu đối với người định từ khóa:

- Có kiến thức chung rộng, thông thạo thuật ngữ khoa học;

- Có kiến thức lý luận về phương pháp và kỹ năng định từ khóa tài liệu, biết phân tích đánh giá nội dung tài liệu, lựa chọn những thuật ngữ phù hợp để phán ánh chính xác nội dung của tài liệu đó;

- Có kiến thức về ngôn ngữ học, có vốn từ vựng phong phú;

- Thông thạo, am hiểu bộ từ khóa quy ước hoặc từ điển từ chuẩn và

bộ máy tra cứu của thư viện;

- Thông thạo các ngoại ngữ thông dụng;

- Có thói quen và kỹ năng sử dụng tài liệu tra cứu;

- Cẩn thận, chính xác trong công việc;

- Biết học hỏi kinh nghiệm và cập nhật kiến thức;

- Riêng đối với các thư viện, trung tâm thông tin chuyên ngành ngoài kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thư viện đòi hỏi người cán bộ định từ khóa phải có kiến thức chuyên ngành đó

Muốn làm được công tác định từ khóa, người cán bộ xử lý không chỉ là người nắm được lý luận và phương pháp định từ khóa tài liệu mà còn là người có thể sử dụng các ngoại ngữ thông dụng Trong các yêu cầu trên, yêu cầu về nghiệp vụ thông Thư viện thông tin, về ngoại ngữ và

về chuyên môn khoa học là những yêu cầu quan trọng nhất

*Yêu cầu về công cụ cần phải có khi tiến hành định từ khóa tài liệu:

Công cụ định từ khóa tài liệu bao gồm từ điển từ chuẩn, từ điển từ khóa và các sách tra cứu tham khảo

Khác với phân loại tài liệu, định từ khóa đòi hỏi phải kiểm soát chặt chẽ về mặt từ vựng

Để việc định từ khóa đạt được chất lượng thì khi công cụ định từ khóa phải đảm bảo các tiêu chí sau:

-Tính khoa học: Tính khoa học của bộ từ khóa của thư viện Quốc

Gia Việt Nam thể hiện ở chỗ các thuật ngữ được lựa chọn phải đảm bảo các tiêu chí: Tính khoa học, tính dân tộc và thông dụng với mọi người

-Tính hiện đại: Từ điển từ chuẩn phải lựa chọn được các thuật ngữ

phản ánh thực trạng của sự phát triển khoa học và thực tiễn Từ điển từ khóa, từ điển từ chuẩn phải được cập nhật thường xuyên theo sát với thực tiễn và sự phát triển của vốn tài liệu

- Các tham chiếu và chỉ dẫn cần thiết Để giúp cho người cán bộ tiện xử lý tra cứu, các công cụ này phải được lập ra đầy đủ các tham chiếu phản ánh các mối quan hệ giữa các thuật ngữ như tham chiếu sử dụng (SD), dùng cho (DC) đối với các thuật ngữ đồng nghĩa, tham chiếu

từ rộng (TR), từ hẹp (TH) với các thuật ngữ có quan hệ thứ bậc, tham chiếu từ liên quan (TL), cũng xem với các thuật ngữ có quan hệ liên đới Đối với các thuật ngữ có thể gây ra sự hiểu không đúng hoặc nhầm lẫn khi phân định, có thể lập ra các chú giải về ngữ nghĩa…

Năm 2012, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã xuất bản Bộ Từ khóa mới Trên cơ sở Bộ Từ khóa xuất bản năm 2005, bộ Từ khóa năm 2012

đã được chỉnh lý và bổ sung các gốc từ và thuật ngữ cơ bản của tất cả các lĩnh vực khoa học để đảm bảo sự cân đối, độ đầy đủ của một công cụ tra cứu từ vựng và phù hợp với diện bao quát của bộ Từ khóa đa ngành Tuy nhiên, thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 vẫn chưa cập nhật bộ từ khóa mới mà vẫn sử dụng bộ từ khóa năm 2005 làm công

cụ định từ khóa tài liệu tại thư viện

1.2.4 Vai trò của công tác định từ khóa tài liệu trong hoạt động Thông tin – thư viện tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Để giúp cho người đọc và người dùng tin có thể truy cập thông tin

và tài liệu được dễ dàng, các thư viện đã tiến hành các khâu xử lý bao gói dưới nhiều mức độ và cách thức khác nhau Để tạo ra được các điểm

tiếp cận theo chủ đề, dưới hình thức này hay hình thức khác, ta luôn phải tiến hành việc định từ khóa khi xử lý tài liệu

Định từ khóa tài liệu giúp tạo ra các điểm truy cập đến tài liệu theo nội dung Định từ khóa chỉ được áp dụng trong thư viện và các cơ quan thông tin có sử dụng máy tính điện tử trong công tác biên mục và lưu trữ thông tin Định từ khóa không được áp dụng để tạo nên mục lục hộp phiếu truyền thống mà chỉ tạo ra các điểm tiếp cận, tra tìm thông tin trong cơ sở dữ liệu Trong mục lục điện tử, mục lục trực tuyến người đọc và người dùng tin có thể tra tài liệu và thông tin theo các từ khóa, từ chuẩn Ngoài ra sản phẩm của định từ khóa còn được ứng dụng để tạo nên các điểm truy cập, tra tìm thông tin trong các ấn phẩm thông tin Tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 với việc ứng dụng phần mềm tích hợp Libol 5.5 và được trang bị hệ thống máy tính giúp quản lý và khai thác tài liệu hiệu quả, giúp cho người dùng tin có thể tra tìm tài liệu theo từ khóa Với việc sử dụng OPAC để tra tìm tài liệu người dùng tin có thể dễ dàng tra tìm theo ký hiệu phân loại, nhan đề, tác giả, từ khóa,…

Ngôn ngữ từ khóa có vai trò quan trọng trong tìm tin trong các ấn phẩm thông tin và tìm tin tự động hóa Từ khóa được sử dụng để mô tả nội dung yêu cầu tin phục vụ cho việc tìm tin Việc tìm tin bằng từ khóa

có thể mở rộng hay thu hẹp phạm vi tùy ý nhờ kết hợp linh hoạt các từ khóa với sự hỗ trợ của các toán tử Boolean Tìm tin theo từ khóa, từ chuẩn rất mề dẻo, linh hoạt Khả năng tìm kiếm không bị hạn chế bởi vốn từ vựng cứng nhắc định sắn như các khung phân loại Tìm tin theo

từ khóa giúp cho người dùng tin có thể tìm tin mở rộng hay chuyên sâu

về các ngành khoa học

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐỊNH TỪ KHÓA TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 2.1 Quy trình định từ khóa

Quy trình định từ khóa tài liệu tại thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 do cán bộ phòng Nghiệp vụ đảm nhận Được tiến hành theo quy trình định từ khóa kiểm soát trên cơ sở sử dụng bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, trước khi tiến hành định từ khoá tài liệu các cán bộ thư viện cũng tiến hành kiểm tra các biểu ghi tương ứng của các tài liệu trên các cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc hội Mỹ, và chỉ thực hiện với sách ngoại văn Các biểu ghi của Thư viện Quốc hội được tiến hành định chỉ mục theo phương thức định đề mục chủ đề Căn cứ vào đề mục chủ đề (bằng tiếng Anh) các cán bộ sẽ lựa chọn ra các yếu tố đặc trưng về nội dung của tài liệu sau đó sẽ dịch các đặc trưng đó sang ngôn ngữ từ khoá bằng tiếng Việt

Ví dụ: Tài liệu “From abundance to scarcity” có thể tìm ở cơ sở dữ

liệu của Thư viện Quốc hội với đề mục chủ đề sau:

Fishery policy |z United States |x History

Như vậy các đặc trưng nội dung của tài liệu được lựa chọn ra sẽ là Đối tượng nghiên cứu: Fishery policy

Phương diện nội dung: History

Phương diện địa lý: United States

Dịch sang ngôn ngữ từ khoá: Nghề cá%chính sách%lịch sử%Mỹ Như vậy phương thức trên sẽ tiết kiệm thời gian và công sức của cán

bộ trong việc định từ khoá, đặc biệt sẽ giải quyết được vấn đề hạn chế về ngoại ngữ của cán bộ Theo các các bộ của thư viện, phương thức này đã được áp dụng cho hơn 70% tài liệu tiếng Anh được xử lý tại thư viện

Các tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng Anh không tìm thấy tại cơ

sở dữ liệu của Thư viện Quốc hội sẽ được tiến hành theo quy trình định

từ khoá thông thường

Các tài liệu được dùng để khảo sát quy trình định từ khóa tài liệu của cán bộ thư viện:

1 Hóa học vô cơ Tập 2

2 Một số kỹ thuật cơ bản trong phòng thí nghiệm hóa học

3 Siêu dẫn nhiệt độ cao nền sắt tiết lộ cơ chế siêu dẫn mới/Vật lý ngày nay

4 Lịch sử Việt Nam Quyển 2 Tập 1 từ 1427-1858

5 Nghề sơn truyền thống ở tỉnh Hà Tây

6 Vật lý các hiện tượng từ

7 Vật lý hạt nhân đại cương

8 Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả giờ dạy toán hình học lớp 5

9 Giáo trình thực hành hóa học hữu cơ

10 Sinh học đại cương Tập 2: Sinh học cơ thể - di truyền - tiến hóa – sinhh thái học

Quy trình định từ khóa cho một tài liệu được tiến hành theo 4 bước:

2.1.1 Phân tích chủ đề tài liệu

Đối với phương thức định từ khóa tài liệu, quá trình phân tích chủ

đề, nội dung tài liệu đòi hỏi ngoài việc nghiên cứu các yếu tố chứa đựng thông tin về nội dung của tài liệu để xác định rõ đối tượng nghiên cứu của tài liệu và tính chất, đặc điểm và các phương diện nghiên cứu của đối tượng như phương diện về nội dung, thời gian, địa điểm…còn phải quan tâm đến các đặc trưng nội dung khác là phương pháp nghiên cứu và lĩnh vực áp dụng đặc biệt

Đối tượng xử lý của công tác định từ khóa là sách, bài báo, bài tạp chí, luận án, luận văn, khóa luận, tài liệu tiêu chuẩn, sáng chế phát minh… Tùy từng loại hình tài liệu mà xác định các yếu tố cần phải nghiên cứu những thông tin cần thiết phản ánh nội dung tài liệu

Thông thường, để phân tích nội dung của tài liệu, cán bộ định từ khóa cần đọc qua toàn bộ tài liệu Tuy nhiên, có nhiều tài liệu nội dung được thể hiện khá rõ trong một số yếu tố:

- Nhan đề (tên sách, tên bài viết)

- Lời giới thiệu (lời mở đầu, lời tựa…)

- Mục lục

- Các kết luận cuối chương, cuối tài liệu

Nếu những yếu tố trên chưa xác định được toàn diện nội dung thì phải đọc qua toàn bộ tài liệu Khi xem xét các yếu tố trên, nhan đề có ý nghĩa rất quan trọng, bởi nó thường chứa phần lớn nội dung của tài liệu Tuy nhiên, trong quá trình định từ khóa cũng có nhiều đề tài không phản ánh hết chủ đề của tài liệu khó xác định từ khóa tài liệu

5/5 cán bộ của thư viện khi được hỏi họ cho rằng có thể sử dụng kết quả của quá trình phân tích tài liệu sử dụng chung cho tất cả các phương thức định chỉ mục và đối với phương thức định từ khoá thì cần phải chú

ý tất cả các đặc trưng nội dung bao gồm các đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và các lĩnh vực áp dụng đặc biệt

Có 2/5 cán bộ cho rằng ngoài các yếu tố đặc trưng cho nội dung tài liệu thì cần mở rộng chủ đề của tài liệu bằng cách sử dụng cấp trên của các đặc trưng đó

VD: Với chủ đề toán sơ cấp thì nên sử dụng cả các chủ đề bao quát cấp trên là toán sơ cấp, đại số, toán học

Kết quả bảng quy trình định từ khóa cho thấy 08/10 tài liệu đã được lựa chọn ra các đặc trưng phản ánh đúng nội dung tài liệu 02 tài liệu được phân tích thừa do phương pháp khái quát hoá đối tượng nghiên cứu không hợp lý (tài liệu số 01, 08)

Việc mở rộng chủ đề của tài liệu giúp bạn đọc có thể mở rộng tới các điểm tìm tin, tra tìm được nhiều tài liệu có liên quan Tuy nhiên, trong một số trường hợp việc mở rộng sự lựa chọn các đặc trưng bằng khái quát đối tượng nghiên cứu và các phương diện nghiên cứu không hợp lý

sẽ dẫn đến xuất hiện các từ khóa không phản ánh đúng nội dung của tài

liệu và gây ra hiện tượng nhiễu tin trong quá trình tìm tin

2.1.2 Dịch các đặc trưng sang ngôn ngữ từ khóa tự do bằng phương pháp xử lý từ vựng

Sau khi lựa chọn được các đặc trưng của tài liệu, nhiệm vụ tiếp theo của người cán bộ là phải dịch các đặc trưng đó sang ngôn ngữ từ khoá bằng phương pháp xử lý từ vựng

Xử lý từ vựng là thao tác biến đổi các từ ngữ thành dạng thức được sử dụng trong cách hành văn viết hoặc văn nói trên thực tế thành dạng thức tra cứu được Để có khả năng tra cứu được thì một đơn vị từ vựng phải đảm bảo các yêu cầu như một thuật ngữ khoa học (ISO 704),

cụ thể là: Đủ nghĩa, thông dụng, đúng đắn, súc tích, ngắn gọn, chính xác, hiện đại, đơn nghĩa, ổn định, bền vững và khách quan

Để đảm bảo lựa chọn ra được các tập từ khoá khoa học đòi hỏi người cán bộ xử lý phải nắm chắc phương pháp xử lý từ vựng này

Việc định từ khóa bằng phương pháp xử lý từ vựng được các cán

bộ trong thư viện sử dụng Theo họ yêu cầu về từ vựng đối với từ khoá là phải đảm bảo các yêu cầu về tính đầy đủ, tính thông dụng, súc tích, ngắn gọn, chính xác, đơn nghĩa, ổn định, bền vững, khách quan Còn một số

cán bộ họ địch từ khoá một cách cảm tính, có nghĩa là lựa chọn ra những

từ có nghĩa, phản ánh đúng các đặc trưng của tài liệu được lựa chọn Và

họ cho rằng các từ khoá đó còn có thể sửa lại sau khi kiểm soát bằng bộ

từ khoá

Khi nắm vững phương pháp xử lý từ vựng sẽ giúp cán bộ xây dựng được các tập từ khoá chuẩn mà sau khi dùng công cụ kiểm soát sẽ không phải tra tìm và sửa đổi nhiều

Phân tích kết quả quá trình xử lý từ vựng của cán bộ thư viện:

Từ 10 tài liệu được lựa chọn để khảo sát, các cán bộ thư viện đã lựa chọn ra các đặc trưng nội dung của tài liệu và chuyển sang ngôn ngữ

từ khoá tự do với 24 từ khoá Trong số 24 từ khoá trên số lượng từ khoá tuân thủ các yêu cầu trong xử lý từ vựng (tính đủ nghĩa, thông dụng, súc tích, ngắn gọn, chính xác và hiện đại, đơn nghĩa, ổn định, bền vững, khách quan) chiếm tỷ lệ lớn là 23/24 từ Có 1 từ khoá vi phạm lỗi trong

xử lý từ vựng là lỗi về tính ngắn gọn Đó là từ: Chất siêu dẫn nhiệt độ cao

Từ kết quả trên có thể thấy về cơ bản, các cán bộ định từ khoá của thư viện đã nắm được những kỹ năng cơ bản về xử lý từ vựng, một số trường hợp vẫn mắc các lỗi do cán bộ làm việc với phương pháp cảm tính, không tuân thủ các quy tắc của xử lý từ vựng

dạng của vốn từ vựng Thông qua quá trình kiểm soát từ, người cán bộ cũng đồng thời tham gia vào công việc đánh giá chất lượng của các công

cụ kiểm soát qua việc xem xét có đáp ứng được nhu cầu của thực tiễn công tác xử lý tài liệu hay không Trong quá trình định từ khoá tài liệu,

để tiến hành công việc này người cán bộ định từ khoá phải sử dụng công

cụ kiểm soát đó là các bộ từ khoá

Bảng từ khoá đang được sử dụng làm công cụ kiểm soát từ vựng tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là bộ từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam xuất bản năm 2005

Kiếm soát từ sẽ có 2 trường hợp:

 Trường hợp 1: Các đặc trưng tài liệu có trong bộ từ khóa:

Cán bộ sử dụng những từ khóa kiểm soát đó

Khi sử dụng từ khóa kiểm soát để thể hiện đặc trưng nội dung của tài liệu, ta phải chú ý đến dấu hiệu chỉ dẫn

Nếu đặc trưng nội dung tài liệu là từ quy ước trong bộ từ khóa, ta sử dụng từ quy ước

Nếu đặc trưng nội dung tài liệu là từ không được quy ước, ta phải theo dấu hiệu chỉ dẫn để lựa chọn

 Trường hợp 2: Các đặc trưng tài liệu không có trong bộ từ khóa:

Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam không đáp ứng được với toàn bộ công việc kiểm soát từ trong một số tình huống cụ thể do đó cũng có những cải biến phù hợp với thực tiễn

Trong quá trình sử dụng bộ từ khoá để kiểm soát từ vựng, xuất hiện những tình huống mà cán bộ không tìm được các từ tương ứng trong bộ

từ khoá Các cán bộ đều thống nhất đưa ra các phương án là: Khái quát

từ khoá ở mức có thể chấp nhận được (từ khoá không quá rộng) hoặc để

từ khoá tự do và ghi thành một danh mục riêng

Ta có thể khảo sát bảng sau để thấy rõ hơn kết quả của quá trình định từ khóa:

Bảng 4- Kết quả quá trình định từ khoá tài liệu

Tài liệu ĐTNC PDND PDĐL PDTG PDHT Tập từ khoá tự do Tập từ khoá kiểm soát

Hóa học%Phòng thí nghiệm

Hình học%phương pháp giảng dạy%toán %lớp 5

Sinh học cơ thể%di truyền

% tiến hóa%sinh thái học

Sinh học cơ thể%di truyền học% thuyết tiến hóa%sinh thái học

Kết quả trên cho thấy:

Có 19/24 từ khoá tự do được xử lý bằng kỹ năng xử lý từ vựng được tìm thấy trong công cụ kiểm soát;

01 từ khoá được khái quát hoá là: chất siêu dẫn nhiệt độ cao -> chất siêu dẫn;

01 từ khoá được sử dụng là từ khoá tự do là: nghề

03 từ khoá được điều chỉnh cho tương ứng với các từ trong công cụ

kiểm soát: Phương pháp dạy học >phương pháp giảng dạy, di truyền

-> di truyền học, tiến hóa >thuyết tiến hóa

Từ đó cho thấy năng lực xử lý từ vựng của cán bộ thư viện đã đạt được mức tương đối, điều đó sẽ giúp cho cán bộ giảm bớt thời gian và công sức trong công đoạn kiểm soát từ Một số từ khoá phải được xử lý bằng phương pháp khái quát hoá hoặc sử dụng từ khoá tự do do công cụ chưa bao quát được cộng việc kiểm soát Từ kết quả trên cũng có thể thấy được rằng, bộ từ khoá của Thư viện Quốc gia chưa đáp ứng được hoàn toàn nhu cầu công tác định từ khoá tài liệu tại thư viện

2.1.4 Trình bày từ khóa theo quy định

Các cán bộ xử lý cần phải tuân thủ các yêu cầu về định từ khóa đã quy định trong bộ từ khóa

Một đặc điểm riêng biệt của ngôn ngữ từ khoá so với ngôn ngữ đề mục chủ đề là các từ khoá có giá trị tìm tin ngang nhau Như vậy yêu cầu đặt ra là khi trình bày các từ khoá trong các trường của biểu ghi làm sao

đó để khi tìm tin, các từ khoá chính (đối tượng nghiên cứu) sẽ được ưu tiên hơn các từ khoá còn lại Một yêu cầu cầu khác là làm sao để có thể trích ra từ các trường các từ khoá chính, các từ khoá địa lý và các từ khoá nhân vật để xây dựng các bảng tra cứu phụ trợ đối với các bản thư mục, hoặc các sản phẩm thông tin thư mục khác

Hiện nay công tác định từ khoá tài liệu tại các thư viện trong nước xuất hiện hai cách trình bày từ khoá trong biểu ghi

- Cách thứ nhất: trình bày các từ khoá trong trường 653, tất cả các loại từ khoá đều được trình bày trong cùng một trường bao gồm cả các từ khoá chính, các từ khoá nhân vật, từ khoá địa lý,…

- Cách thứ hai: Trình bày từ khoá chính và từ khoá phụ trong trường

653, các từ khoá địa lý được trình bày trong trường 651, từ khoá nhân vật được trình bày trong trường 610

Việc trình bày các từ khoá trong các trường của biểu ghi cơ sở dữ liệu của thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được tiến hành theo cách thứ nhất

Trường 653 – Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát

653 $aThuật ngữ không kiểm soát

Ví dụ: Các từ khóa được trình bày trong biểu ghi như sau:

Stt tài liệu Nhãn

trường

Chỉ thị Nội dung trường

Với phương thức trình bày dữ liệu từ khoá như trên, các từ khoá sẽ

có giá trị ngang nhau, không có các dấu hiệu để phần mềm có thể phân biệt được giữa từ khoá chính và các từ khoá phụ Như vậy trong quá trình tìm tin, các kết quả tìm kiếm sẽ không có sự ưu tiên đối với các từ khoá chính Khi biên soạn các sản phẩm thư mục, sẽ không trích được các từ khoá chính, các loại từ khoá phụ (từ khoá nhân vật, từ khoá địa lý)

Để đánh giá chất lượng định từ khoá các tài liệu được lấy làm mẫu Các biểu ghi có tóm tắt kèm theo được định từ khoá dựa trên các bài tóm tắt đó Đối với các biểu ghi không có tóm tắt, việc định từ khoá được tiến hành dựa trên những tài liệu gốc được rút ra từ kho tài liệu của thư viện Các từ khoá phản ánh nội dung của tài liệu là các từ khoá phản ánh các đối tượng nghiên cứu bậc 1, bậc 2, các phương diện nghiên cứu, các phương pháp nghiên cứu và lĩnh vực áp dụng đặc biệt

Phương pháp đánh giá được dựa trên hai chỉ số đánh giá cơ bản là

Ncm – Tổng số chỉ mục trong kết quả

Hệ số đầy đủ được tính là :

Kđđ = Nđt/Mđt 100% , trong đó

Kđđ - Hệ số đầy đủ

Nđt – Số lượng đặc trưng được chọn

Mđt – Tổng số các đặc trưng nội dung

Tiến hành khảo sát 50 biểu ghi trong cơ sở dữ liệu của thư viện trường cho thấy:

Đối tượng nghiên cứu: Quan hệ ngoại giao

Phương diện địa lý: Trung Quốc, Liên Xô