7. Bố cục khóa luận
1.2.4. Vai trò của công tác định từ khóa tài liệu trong hoạt động Thông
Thông tin – thư viện tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
Để giúp cho người đọc và người dùng tin có thể truy cập thông tin và tài liệu được dễ dàng, các thư viện đã tiến hành các khâu xử lý bao gói dưới nhiều mức độ và cách thức khác nhau. Để tạo ra được các điểm
29
tiếp cận theo chủ đề, dưới hình thức này hay hình thức khác, ta luôn phải tiến hành việc định từ khóa khi xử lý tài liệu.
Định từ khóa tài liệu giúp tạo ra các điểm truy cập đến tài liệu theo nội dung. Định từ khóa chỉ được áp dụng trong thư viện và các cơ quan thông tin có sử dụng máy tính điện tử trong công tác biên mục và lưu trữ thông tin. Định từ khóa không được áp dụng để tạo nên mục lục hộp phiếu truyền thống mà chỉ tạo ra các điểm tiếp cận, tra tìm thông tin trong cơ sở dữ liệu. Trong mục lục điện tử, mục lục trực tuyến người đọc và người dùng tin có thể tra tài liệu và thông tin theo các từ khóa, từ chuẩn. Ngoài ra sản phẩm của định từ khóa còn được ứng dụng để tạo nên các điểm truy cập, tra tìm thông tin trong các ấn phẩm thông tin. Tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 với việc ứng dụng phần mềm tích hợp Libol 5.5 và được trang bị hệ thống máy tính giúp quản lý và khai thác tài liệu hiệu quả, giúp cho người dùng tin có thể tra tìm tài liệu theo từ khóa. Với việc sử dụng OPAC để tra tìm tài liệu người dùng tin có thể dễ dàng tra tìm theo ký hiệu phân loại, nhan đề, tác giả, từ khóa,…
Ngôn ngữ từ khóa có vai trò quan trọng trong tìm tin trong các ấn phẩm thông tin và tìm tin tự động hóa. Từ khóa được sử dụng để mô tả nội dung yêu cầu tin phục vụ cho việc tìm tin. Việc tìm tin bằng từ khóa có thể mở rộng hay thu hẹp phạm vi tùy ý nhờ kết hợp linh hoạt các từ khóa với sự hỗ trợ của các toán tử Boolean. Tìm tin theo từ khóa, từ chuẩn rất mề dẻo, linh hoạt. Khả năng tìm kiếm không bị hạn chế bởi vốn từ vựng cứng nhắc định sắn như các khung phân loại. Tìm tin theo từ khóa giúp cho người dùng tin có thể tìm tin mở rộng hay chuyên sâu về các ngành khoa học.
30
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐỊNH TỪ KHÓA TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 2.1 Quy trình định từ khóa
Quy trình định từ khóa tài liệu tại thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 do cán bộ phòng Nghiệp vụ đảm nhận. Được tiến hành theo quy trình định từ khóa kiểm soát trên cơ sở sử dụng bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam.
Tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, trước khi tiến hành định từ khoá tài liệu các cán bộ thư viện cũng tiến hành kiểm tra các biểu ghi tương ứng của các tài liệu trên các cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc hội Mỹ, và chỉ thực hiện với sách ngoại văn. Các biểu ghi của Thư viện Quốc hội được tiến hành định chỉ mục theo phương thức định đề mục chủ đề. Căn cứ vào đề mục chủ đề (bằng tiếng Anh) các cán bộ sẽ lựa chọn ra các yếu tố đặc trưng về nội dung của tài liệu sau đó sẽ dịch các đặc trưng đó sang ngôn ngữ từ khoá bằng tiếng Việt.
Ví dụ: Tài liệu “From abundance to scarcity” có thể tìm ở cơ sở dữ
liệu của Thư viện Quốc hội với đề mục chủ đề sau: Fishery policy |z United States |x History
Như vậy các đặc trưng nội dung của tài liệu được lựa chọn ra sẽ là Đối tượng nghiên cứu: Fishery policy
Phương diện nội dung: History Phương diện địa lý: United States
Dịch sang ngôn ngữ từ khoá: Nghề cá%chính sách%lịch sử%Mỹ Như vậy phương thức trên sẽ tiết kiệm thời gian và công sức của cán bộ trong việc định từ khoá, đặc biệt sẽ giải quyết được vấn đề hạn chế về ngoại ngữ của cán bộ. Theo các các bộ của thư viện, phương thức này đã được áp dụng cho hơn 70% tài liệu tiếng Anh được xử lý tại thư viện.
31
Các tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng Anh không tìm thấy tại cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc hội sẽ được tiến hành theo quy trình định từ khoá thông thường.
Các tài liệu được dùng để khảo sát quy trình định từ khóa tài liệu của cán bộ thư viện:
1. Hóa học vô cơ. Tập 2
2. Một số kỹ thuật cơ bản trong phòng thí nghiệm hóa học
3. Siêu dẫn nhiệt độ cao nền sắt tiết lộ cơ chế siêu dẫn mới/Vật lý ngày nay.
4. Lịch sử Việt Nam. Quyển 2. Tập 1 từ 1427-1858. 5. Nghề sơn truyền thống ở tỉnh Hà Tây
6. Vật lý các hiện tượng từ. 7. Vật lý hạt nhân đại cương.
8. Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả giờ dạy toán hình học lớp 5.
9. Giáo trình thực hành hóa học hữu cơ.
10. Sinh học đại cương. Tập 2: Sinh học cơ thể - di truyền - tiến hóa – sinhh thái học.
Quy trình định từ khóa cho một tài liệu được tiến hành theo 4 bước:
2.1.1 Phân tích chủ đề tài liệu
Đối với phương thức định từ khóa tài liệu, quá trình phân tích chủ đề, nội dung tài liệu đòi hỏi ngoài việc nghiên cứu các yếu tố chứa đựng thông tin về nội dung của tài liệu để xác định rõ đối tượng nghiên cứu của tài liệu và tính chất, đặc điểm và các phương diện nghiên cứu của đối tượng như phương diện về nội dung, thời gian, địa điểm…còn phải quan tâm đến các đặc trưng nội dung khác là phương pháp nghiên cứu và lĩnh vực áp dụng đặc biệt.
32
Đối tượng xử lý của công tác định từ khóa là sách, bài báo, bài tạp chí, luận án, luận văn, khóa luận, tài liệu tiêu chuẩn, sáng chế phát minh… Tùy từng loại hình tài liệu mà xác định các yếu tố cần phải nghiên cứu những thông tin cần thiết phản ánh nội dung tài liệu.
Thông thường, để phân tích nội dung của tài liệu, cán bộ định từ khóa cần đọc qua toàn bộ tài liệu. Tuy nhiên, có nhiều tài liệu nội dung được thể hiện khá rõ trong một số yếu tố:
-Nhan đề (tên sách, tên bài viết) -Lời giới thiệu (lời mở đầu, lời tựa…) -Mục lục
-Các kết luận cuối chương, cuối tài liệu
Nếu những yếu tố trên chưa xác định được toàn diện nội dung thì phải đọc qua toàn bộ tài liệu. Khi xem xét các yếu tố trên, nhan đề có ý nghĩa rất quan trọng, bởi nó thường chứa phần lớn nội dung của tài liệu.
Tuy nhiên, trong quá trình định từ khóa cũng có nhiều đề tài không phản ánh hết chủ đề của tài liệu khó xác định từ khóa tài liệu.
5/5 cán bộ của thư viện khi được hỏi họ cho rằng có thể sử dụng kết quả của quá trình phân tích tài liệu sử dụng chung cho tất cả các phương thức định chỉ mục và đối với phương thức định từ khoá thì cần phải chú ý tất cả các đặc trưng nội dung bao gồm các đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và các lĩnh vực áp dụng đặc biệt.
Có 2/5 cán bộ cho rằng ngoài các yếu tố đặc trưng cho nội dung tài liệu thì cần mở rộng chủ đề của tài liệu bằng cách sử dụng cấp trên của các đặc trưng đó.
VD: Với chủ đề toán sơ cấp thì nên sử dụng cả các chủ đề bao quát cấp trên là toán sơ cấp, đại số, toán học
33
Kết quả bảng quy trình định từ khóa cho thấy 08/10 tài liệu đã được lựa chọn ra các đặc trưng phản ánh đúng nội dung tài liệu. 02 tài liệu được phân tích thừa do phương pháp khái quát hoá đối tượng nghiên cứu không hợp lý (tài liệu số 01, 08).
Việc mở rộng chủ đề của tài liệu giúp bạn đọc có thể mở rộng tới các điểm tìm tin, tra tìm được nhiều tài liệu có liên quan. Tuy nhiên, trong một số trường hợp việc mở rộng sự lựa chọn các đặc trưng bằng khái quát đối tượng nghiên cứu và các phương diện nghiên cứu không hợp lý sẽ dẫn đến xuất hiện các từ khóa không phản ánh đúng nội dung của tài
liệu và gây ra hiện tượng nhiễu tin trong quá trình tìm tin.
2.1.2 Dịch các đặc trưng sang ngôn ngữ từ khóa tự do bằng phương pháp xử lý từ vựng pháp xử lý từ vựng
Sau khi lựa chọn được các đặc trưng của tài liệu, nhiệm vụ tiếp theo của người cán bộ là phải dịch các đặc trưng đó sang ngôn ngữ từ khoá bằng phương pháp xử lý từ vựng.
Xử lý từ vựng là thao tác biến đổi các từ ngữ thành dạng thức được sử dụng trong cách hành văn viết hoặc văn nói trên thực tế thành dạng thức tra cứu được. Để có khả năng tra cứu được thì một đơn vị từ vựng phải đảm bảo các yêu cầu như một thuật ngữ khoa học (ISO 704), cụ thể là: Đủ nghĩa, thông dụng, đúng đắn, súc tích, ngắn gọn, chính xác, hiện đại, đơn nghĩa, ổn định, bền vững và khách quan.
Để đảm bảo lựa chọn ra được các tập từ khoá khoa học đòi hỏi người cán bộ xử lý phải nắm chắc phương pháp xử lý từ vựng này.
Việc định từ khóa bằng phương pháp xử lý từ vựng được các cán bộ trong thư viện sử dụng. Theo họ yêu cầu về từ vựng đối với từ khoá là phải đảm bảo các yêu cầu về tính đầy đủ, tính thông dụng, súc tích, ngắn gọn, chính xác, đơn nghĩa, ổn định, bền vững, khách quan. Còn một số
34
cán bộ họ địch từ khoá một cách cảm tính, có nghĩa là lựa chọn ra những từ có nghĩa, phản ánh đúng các đặc trưng của tài liệu được lựa chọn. Và họ cho rằng các từ khoá đó còn có thể sửa lại sau khi kiểm soát bằng bộ từ khoá.
Khi nắm vững phương pháp xử lý từ vựng sẽ giúp cán bộ xây dựng được các tập từ khoá chuẩn mà sau khi dùng công cụ kiểm soát sẽ không phải tra tìm và sửa đổi nhiều.
Phân tích kết quả quá trình xử lý từ vựng của cán bộ thư viện:
Từ 10 tài liệu được lựa chọn để khảo sát, các cán bộ thư viện đã lựa chọn ra các đặc trưng nội dung của tài liệu và chuyển sang ngôn ngữ từ khoá tự do với 24 từ khoá. Trong số 24 từ khoá trên số lượng từ khoá tuân thủ các yêu cầu trong xử lý từ vựng (tính đủ nghĩa, thông dụng, súc tích, ngắn gọn, chính xác và hiện đại, đơn nghĩa, ổn định, bền vững, khách quan) chiếm tỷ lệ lớn là 23/24 từ. Có 1 từ khoá vi phạm lỗi trong
xử lý từ vựng là lỗi về tính ngắn gọn. Đó là từ: Chất siêu dẫn nhiệt độ cao.
Từ kết quả trên có thể thấy về cơ bản, các cán bộ định từ khoá của thư viện đã nắm được những kỹ năng cơ bản về xử lý từ vựng, một số trường hợp vẫn mắc các lỗi do cán bộ làm việc với phương pháp cảm tính, không tuân thủ các quy tắc của xử lý từ vựng.
2.1.3 Kiểm soát từ
Kiểm soát từ vựng là một kiểu hình thức hoá ngôn ngữ tự nhiên, hỗ trợ cho máy tính nhận dạng đúng thông tin cần thiết. Kiểm soát từ vựng có chức năng cung cấp một hệ thống từ vựng tương đối ổn định, có khả năng mô tả nội dung thông tin theo nhiệm vụ của hệ thống thông tin cụ thể; quy định thống nhất về hình thức viết các đơn vị từ vựng; kiểm soát các mối quan hệ ngữ nghĩa cơ bản giữa các từ vựng; khống chế tính đa
35
dạng của vốn từ vựng. Thông qua quá trình kiểm soát từ, người cán bộ cũng đồng thời tham gia vào công việc đánh giá chất lượng của các công cụ kiểm soát qua việc xem xét có đáp ứng được nhu cầu của thực tiễn công tác xử lý tài liệu hay không. Trong quá trình định từ khoá tài liệu, để tiến hành công việc này người cán bộ định từ khoá phải sử dụng công cụ kiểm soát đó là các bộ từ khoá.
Bảng từ khoá đang được sử dụng làm công cụ kiểm soát từ vựng tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là bộ từ khoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam xuất bản năm 2005.
Kiếm soát từ sẽ có 2 trường hợp:
Trường hợp 1: Các đặc trưng tài liệu có trong bộ từ khóa:
Cán bộ sử dụng những từ khóa kiểm soát đó.
Khi sử dụng từ khóa kiểm soát để thể hiện đặc trưng nội dung của tài liệu, ta phải chú ý đến dấu hiệu chỉ dẫn.
Nếu đặc trưng nội dung tài liệu là từ quy ước trong bộ từ khóa, ta sử dụng từ quy ước.
Nếu đặc trưng nội dung tài liệu là từ không được quy ước, ta phải theo dấu hiệu chỉ dẫn để lựa chọn.
Trường hợp 2: Các đặc trưng tài liệu không có trong bộ từ khóa:
Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam không đáp ứng được với toàn bộ công việc kiểm soát từ trong một số tình huống cụ thể do đó cũng có những cải biến phù hợp với thực tiễn.
Trong quá trình sử dụng bộ từ khoá để kiểm soát từ vựng, xuất hiện những tình huống mà cán bộ không tìm được các từ tương ứng trong bộ từ khoá. Các cán bộ đều thống nhất đưa ra các phương án là: Khái quát từ khoá ở mức có thể chấp nhận được (từ khoá không quá rộng) hoặc để từ khoá tự do và ghi thành một danh mục riêng.
36
Ta có thể khảo sát bảng sau để thấy rõ hơn kết quả của quá trình định từ khóa:
Bảng 4- Kết quả quá trình định từ khoá tài liệu
Tài liệu ĐTNC PDND PDĐL PDTG PDHT Tập từ khoá tự do Tập từ khoá kiểm soát
01 Hóa học vô cơ Giáo
trình
Hóa vô cơ%Hóa học%Giáo trình
Hóa vô cơ%Hóa học%Giáo trình 02 Hóa học Phòng thí nghiệm Hóa học%Phòng thí nghiệm Hóa học%Phòng thí nghiệm
03 Siêu dẫn nhiệt độ cao Siêu dẫn nhiệt độ cao Chất siêu dẫn
04 Lịch sử Việt Nam 1427- 1858 Lịch sử%Việt Nam%1427- 1858 Lịch sử%Việt Nam%1427-1858
05 Nghề sơn Hà Tây Nghề sơn%Hà tây Nghề sơn%Hà Tây
06 Từ Từ trường Từ trường
07 Vật lý hạt nhân Vật lý hạt nhân Vật lý hạt nhân
08 Hình học Phương pháp dạy học Lớp 5 Hình học%phương pháp dạy học%toán học%lớp 5 Hình học%phương pháp giảng dạy%toán %lớp 5
09 Hoá học hữu cơ Thực hành Giáo
trình
Hoá hữu cơ%Thực hành%Giáo trình
Hoá hữu cơ%Thực hành%Giáo trình 10
Sinh học cơ thể, di truyền, tiến hóa, sinh
thái học
Sinh học cơ thể%di truyền % tiến hóa%sinh thái học
Sinh học cơ thể%di truyền học% thuyết tiến
37 Kết quả trên cho thấy:
Có 19/24 từ khoá tự do được xử lý bằng kỹ năng xử lý từ vựng được tìm thấy trong công cụ kiểm soát;
01 từ khoá được khái quát hoá là: chất siêu dẫn nhiệt độ cao -> chất siêu dẫn;
01 từ khoá được sử dụng là từ khoá tự do là: nghề
03 từ khoá được điều chỉnh cho tương ứng với các từ trong công cụ
kiểm soát: Phương pháp dạy học ->phương pháp giảng dạy, di truyền - > di truyền học, tiến hóa ->thuyết tiến hóa.
Từ đó cho thấy năng lực xử lý từ vựng của cán bộ thư viện đã đạt được mức tương đối, điều đó sẽ giúp cho cán bộ giảm bớt thời gian và công sức trong công đoạn kiểm soát từ. Một số từ khoá phải được xử lý bằng phương pháp khái quát hoá hoặc sử dụng từ khoá tự do do công cụ chưa bao quát được cộng việc kiểm soát. Từ kết quả trên cũng có thể thấy được rằng, bộ từ khoá của Thư viện Quốc gia chưa đáp ứng được hoàn toàn nhu cầu công tác định từ khoá tài liệu tại thư viện.
2.1.4 Trình bày từ khóa theo quy định
Các cán bộ xử lý cần phải tuân thủ các yêu cầu về định từ khóa đã