7. Bố cục khóa luận
2.1.4 Trình bày từ khóa theo quy định
Các cán bộ xử lý cần phải tuân thủ các yêu cầu về định từ khóa đã quy định trong bộ từ khóa.
Một đặc điểm riêng biệt của ngôn ngữ từ khoá so với ngôn ngữ đề mục chủ đề là các từ khoá có giá trị tìm tin ngang nhau. Như vậy yêu cầu đặt ra là khi trình bày các từ khoá trong các trường của biểu ghi làm sao đó để khi tìm tin, các từ khoá chính (đối tượng nghiên cứu) sẽ được ưu tiên hơn các từ khoá còn lại. Một yêu cầu cầu khác là làm sao để có thể trích ra từ các trường các từ khoá chính, các từ khoá địa lý và các từ khoá nhân vật để xây dựng các bảng tra cứu phụ trợ đối với các bản thư mục, hoặc các sản phẩm thông tin thư mục khác.
Hiện nay công tác định từ khoá tài liệu tại các thư viện trong nước xuất hiện hai cách trình bày từ khoá trong biểu ghi.
38
-Cách thứ nhất: trình bày các từ khoá trong trường 653, tất cả các loại từ khoá đều được trình bày trong cùng một trường bao gồm cả các từ khoá chính, các từ khoá nhân vật, từ khoá địa lý,…
-Cách thứ hai: Trình bày từ khoá chính và từ khoá phụ trong trường 653, các từ khoá địa lý được trình bày trong trường 651, từ khoá nhân vật được trình bày trong trường 610.
Việc trình bày các từ khoá trong các trường của biểu ghi cơ sở dữ liệu của thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được tiến hành theo cách thứ nhất.
Trường 653 – Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát. -Chỉ thị 1: Cấp độ của thuật ngữ chủ đề.
# Không có thông tin 0 Không nêu cấp 1 Chủ đề chính 2 Chủ đề phụ
- Chỉ thị 2: Không xác định - Mã trường con sử dụng
653 $aThuật ngữ không kiểm soát
Ví dụ: Các từ khóa được trình bày trong biểu ghi như sau:
Stt tài liệu Nhãn trường
Chỉ
thị Nội dung trường
01 653
$aHóa vô cơ $aHóa học $aGiáo trình
02 653 $aHóa học
$aPhòng thí nghiệm
39
Với phương thức trình bày dữ liệu từ khoá như trên, các từ khoá sẽ có giá trị ngang nhau, không có các dấu hiệu để phần mềm có thể phân biệt được giữa từ khoá chính và các từ khoá phụ. Như vậy trong quá trình tìm tin, các kết quả tìm kiếm sẽ không có sự ưu tiên đối với các từ khoá chính. Khi biên soạn các sản phẩm thư mục, sẽ không trích được các từ khoá chính, các loại từ khoá phụ (từ khoá nhân vật, từ khoá địa lý) để xây dựng các bảng tra phụ trợ.