Tìm hiểu công tác bổ sung vốn tài liệu tại thư viện trường đại học sư phạm hà nội 2

Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là một trong những thư viện lớn nằm trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, và cũng là một thư viện được đánh giá cao về sự phong phú, đa dạng của vốn tài l

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

=======***=======

ĐỔNG THỊ THƯƠNG

TÌM HIỂU CÔNG TÁC BỔ SUNG

VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện Thông tin

HÀ NỘI - 2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

=======***=======

ĐỔNG THỊ THƯƠNG

TÌM HIỂU CÔNG TÁC BỔ SUNG

VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện Thông tin

Người hướng dẫn khoa học: ThS Lê Thị Phúc

HÀ NỘI - 2014

Em xin chân thành cảm ơn tập thể thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin đã cung cấp nền tảng tri thức quý báu cho em trong 4 năm đại học để em

có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình

Em cũng xin cảm ơn tập thể cán bộ công tác tại thư viện Trường ĐHSP

Hà Nội 2 đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập, thu thập số liệu và nghiên cứu

Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, người thân và bạn bè của em, những người đã động viên giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và thực hiện khóa luận

Do hạn chế về thời gian nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2014

Sinh viên thực hiện Đổng Thị Thương

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khóa luận “Tìm hiểu công tác bổ sung vốn tài liệu

tại thư viện Trường Đại học Sư Phạm Hà Nội 2” là công trình nghiên cứu

của bản thân em dưới sự hướng dẫn của Ths Lê Thị Phúc

Các số liệu trong khóa luận đều trung thực, bám sát với tình hình thực tiễn, không có sự sao chép nguyên văn của bất kỳ công trình nghiên cứu nào Một lần nữa em xin khẳng định sự trung thực của lời cam đoan trên

Hà Nội, ngày tháng năm 2014

Sinh viên thực hiện Đổng Thị Thương

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1 - Thống kê số lượt bạn đọc đến sử dụng thư viện

Bảng 2 - Thống kê thành phần vốn tài liệu tại thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 Bảng 3 - Thống kê nội dung vốn tài liệu theo sổ đăng ký tổng quát (tính đến

ngày 31/03/2014)

Bảng 4 - Thống kê số sách bổ sung vào thư viện từ năm 2008 - 2014

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 6

1.1 Vài nét giới thiệu về thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 6

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 6

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thư viện 8

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của thư viện 10

1.1.4 Cơ sở vật chất kĩ thuật 11

1.2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Trường ĐHSP Hà Nội 2 13 1.3 Vai trò của công tác bổ sung vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện tại Trường ĐHSP Hà Nội 2 16

1.3.1 Khái niệm bổ sung tài liệu 16

1.3.2 Vai trò của bổ sung tài liệu 18

1.3.3 Yêu cầu trong công tác bổ sung tài liệu 21

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BỔ SUNG VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 23

2.1 Đặc điểm vốn tài liệu của thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 23

2.1.1 Thành phần vốn tài liệu 23

2.1.2 Tổ chức quản lý vốn tài liệu 27

2.2 Công tác bổ sung tài liệu tại thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 31

2.2.1 Các giai đoạn của quá trình bổ sung tài liệu 31

2.2.2 Các hình thức bổ sung tài liệu 42

2.2.3 Nguyên tắc bổ sung tài liệu 46

2.2.4 Các nguồn bổ sung vốn tài liệu 46

2.2.5 Kinh phí cho hoạt động bổ sung vốn tài liệu của thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 50

2.2.6 Phối hợp bổ sung, trao đổi vốn tài liệu giữa các thư viện Trường

Đại học 50

2.2.7 Thanh lý tài liệu 51

2.3 Ứng dụng tin học trong công tác bổ sung 52

2.4 Kết quả hoạt động công tác bổ sung vốn tài liệu của thư viện 53

Chương 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BỔ SUNG VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 55

3.1 Một số nhận xét chung về công tác bổ sung vốn tài liệu 55

3.1.1 Những thuận lợi 55

3.1.2 Những khó khăn 56

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bổ sung vốn tài liệu tại thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 57

3.2.1 Tăng cường kinh phí cho thư viện 57

3.2.2 Chủ động bổ sung các loại tài liệu đặc thù theo đối tượng người dùng tin của Thư viện 58

3.2.3 Kế hoạch thanh lý, phục chế tài liệu hợp lý 59

3.2.4 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và phương pháp làm việc cho cán bộ tại thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 60

3.2.5 Xây dựng mạng lưới cộng tác viên cho thư viện 61

3.2.6 Hoàn thiện cơ sở vật chất phục vụ công tác phát triển và khai thác vốn tài liệu 62

3.2.7 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của thư viện 62

KẾT LUẬN 63

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thư viện là một thiết chế văn hóa xã hội có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn

di sản thư tịch của dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ cho nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân

Bổ sung vốn tài liệu là một khâu quan trọng trong quy trình xử lý nghiệp vụ của các cơ quan thông tin thư viện Bổ sung tài liệu bao gồm những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ những tài liệu thư viện Bổ sung vốn tài liệu có ý nghĩa quan trọng nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin, truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ cho nhu cầu đa dạng của mọi tầng lớp nhân dân Do vậy công tác bổ sung vốn tài liệu cũng góp phần không nhỏ vào việc nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động của thư viện, góp phần quyết định sự tồn tại và phát triển cơ quan Thông tin - Thư viện

Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là một trong những thư viện lớn nằm trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, và cũng là một thư viện được đánh giá cao về sự phong phú, đa dạng của vốn tài liệu đã và đang đáp ứng nhu cầu cho mọi đối tượng bạn đọc trong và ngoài trường và cũng là một thư viện có vốn tài liệu khá phong phú

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc cả về nội dung và hình thức tài liệu, các thư viện đã không ngừng tìm kiếm, bổ sung phát triển vốn tài liệu của mình ngày càng đa dạng phong phú phù hợp với nhu cầu của bạn đọc Thư viện thường bổ sung những tài liệu tốt phù hợp với người dùng tin

và chức năng, nhiệm vụ của thư viện thì sẽ thu hút được nhiều độc giả, tần số sách phục vụ bạn đọc sẽ cao, tiết kiệm nhiều kinh phí và đem lại nhiều hiệu quả kinh tế lẫn tinh thần

Bên cạnh nhu cầu sử dụng tài liệu đa dạng của bạn đọc là sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, sự bùng nổ thông tin của thế kỷ 21, kỷ nguyên của nền kinh tế tri thức, sự ham hiểu biết khám phá tri thức, chinh phục khó khăn của con người đã trở thành động lực quan trọng thúc đẩy thư viện phải luôn tăng cường bổ sung vốn tài liệu (nguồn lực thông tin) để thỏa mãn cao nhất nhu cầu tin của người dùng tin

Tuy nhiên do nhu cầu ngày càng cao, yêu cầu cấp thiết đặt ra cho thư viện là phải có thêm nhiều tài liệu mới phong phú về nội dung và hình thức Bên cạnh những tài liệu truyền thống, thư viện cần bổ sung nhiều dạng tài liệu mới, đa dạng ở nhiều lĩnh vực nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng nhu cầu tin tại thư viện

Xuất phát từ mong muốn hỗ trợ tốt hơn cho quá trình xây dựng, phát triển vốn tài liệu tại thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, đồng thời đóng góp những kế hoạch bổ sung vốn tài liệu phù hợp với tình hình của thư

viện và với nhu cầu của bạn đọc Chính vì vậy mà tôi đã chọn đề tài: “Tìm hiểu công tác bổ sung vốn tài liệu tại thư viện Trường Đại học Sư phạm

Hà Nội 2” làm Khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Lịch sử nghiên cứu

Công tác bổ sung vốn tài liệu trong thư viện đóng một vai trò rất quan trọng, vốn tài liệu là cầu nối giữa bạn đọc và thư viện, giúp thư viện hoàn thành xuất sắc chức năng nhiệm vụ của mình, đồng thời thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc, gắn kết bạn đọc với thư viện để học tập nghiên cứu, giải trí và tăng cường tri thức cho mình

Các đề tài nghiên cứu khoa học về thư viện nói chung khá phong phú

Tuy nhiên công tác bổ sung vốn tài liệu lại chưa phải đề tài thu hút nhiều dự

án nghiên cứu lớn, chủ yếu là những khóa luận tốt nghiệp của sinh viên các trường Đại học, cao đẳng chuyên ngành Thư viện - Thông tin Tại trường Cao

đẳng Văn Lang Hà Nội đã có đề tài nghiên cứu về lĩnh vực này như đề tài của

sinh viên Nguyễn Thị Loan “Công tác bổ sung vốn tài liệu của thư viện

trường trung học cơ sở Dương Quỳ - Thực trạng và giải pháp”, đề tài của

Nguyễn Thanh Hảo “Công tác bổ sung tài liệu tại trung tâm thông tin thư

viện Đại học Kinh tế quốc dân”, đề tài của Trần Thị Mận “Tìm hiểu công tác

bổ sung tài liệu tại Trung tâm Thư viện Tư liệu và Thư viện trường Đại học Vinh” Mỗi đề tài đã đi sâu nghiên cứu hiện trạng và giải pháp về công tác bổ

sung vốn tài liệu theo những hướng khác nhau, dựa trên những đặc thù riêng của từng thư viện

Ngành Thư viện - Thông tin Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 chưa

có đề tài khóa luận nghiên cứu về vấn đề này, nên đề tài “Tìm hiểu công tác

bổ sung vốn tài liệu tại thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” vẫn là

đề tài mới, đến nay chưa có một đề tài nào nghiên cứu một cách đầy đủ Mặc

dù vậy, những tài liệu nói trên luôn là những tài liệu quan trọng giúp tôi tiếp tục đi sâu nghiên cứu và hoàn thành khóa luận của mình

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Đề tài đi sâu tìm hiểu thực trạng công tác bổ sung vốn tài liệu tại thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, trên cơ sở đó đưa ra một số khuyến nghị nhằm làm phong phú, phát triển hơn nữa kho tài liệu trong thư viện

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu công tác bổ sung vốn tài liệu tại thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

- Khảo sát phân tích, đánh giá thực trạng công tác bổ sung vốn tài liệu tại thư viện

- Đưa ra những khuyến nghị, đề xuất một số giải pháp để xây dựng và phát triển vốn tài liệu, đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc trong thư viện trường

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu về vốn tài liệu tại thư viện Trường Đại học

Sư phạm Hà Nội 2 và các vấn đề liên quan tới công tác bổ sung vốn tài liệu của thư viện như: Kinh phí cho hoạt động bổ sung; Các nguồn bổ sung; Nhân lực thực hiện công tác bổ sung; Kế hoạch công tác bổ sung; Diện bổ sung…

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi thời gian: Công tác bổ sung vốn tài liệu của thư viện trong giai đoạn hiện nay

Phạm vi không gian: Tại thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong suốt quá trình nghiên cứu công tác bổ sung vốn tài liệu tại thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, tôi dự kiến sẽ sử dụng các phương pháp cụ thể sau:

- Vận dụng kinh nghiệm hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin của một

số thư viện công cộng ở trong nước để mở rộng, phát triển công tác bổ sung vốn tài liệu trong thư viện, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin phục vụ cho mọi nhu cầu đa dạng của bạn đọc

7 Bố cục của đề tài nghiên cứu

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, Khóa luận được xây dựng thành 3 chương:

Chương 1: Khái quát về thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Chương2: Thực trạng công tác bổ sung vốn tài liệu tại thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bổ sung vốn tài liệu tại thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 1.1 Vài nét giới thiệu về thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Ngày 30/4/1945 cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước của dân tộc ta giành thắng lợi, đất nước được hoàn toàn thống nhất, cả nước bước vào giai đoạn hàn gắn vết thương sau chiến tranh và xây dựng chủ nghĩa xã hội

Ngày 11/10/1975, Bộ trưởng Bộ Giáo dục ra Quyết định số 872/QĐ về việc cải tạo xây dựng Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1 và Trường Đại học

Sư phạm Hà Nội 2 để mỗi trường hoàn chỉnh, có các khoa đào tạo giáo viên cấp 3 khoa học xã hội, các khoa đào tạo giáo viên cấp 3 khoa học tự nhiên và chuyển Trường ĐHSP Hà Nội 2 lên Xuân Hòa, Sóc Sơn, Hà Nội (nay là phường Xuân Hòa, thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc) Từ đó, trường bước vào giai đoạn mới, xây dựng và phát triển toàn diện

Hiện nay, Trường ĐHSP Hà Nội 2 đã phát triển mở rộng về nhiệm vụ

và quy mô đào tạo, trở thành trường đại học đào tạo đa ngành học, đa cấp học

Từ 6 khoa ban đầu, đến nay trường đã có 11 khoa và một bộ môn trực thuộc Trong đó có:

- 15 ngành cử nhân sư phạm gồm: Toán, Vật lý, Hóa, Sinh, Kỹ thuật,

Ngữ văn, Giáo dục tiểu học, Giáo dục công dân - Giáo dục Quốc phòng, Giáo dục mầm non, Kỹ thuật nông nghiệp (ghép sư phạm công nghiệp và sư phạm Kinh tế gia đình), Thể dục thể thao và Giáo dục quốc phòng, Sư phạm Ngoại ngữ, Sư phạm Tin học, Sư phạm Lịch sử

- 11 ngành cử nhân khoa học gồm có Công nghệ thông tin, Toán học,

Vật lý, Hóa học, Sinh học, Văn học, Tiếng Anh, Lịch sử, Việt nam học, Khoa học thư viện, Tiếng Trung Quốc

- 12 chuyên ngành thạc sỹ bao gồm: Toán giải tích, Vật lý chất rắn, Lí

luận và Phương pháp học vật lí, Sinh học thực nghiệm, Giáo dục học bậc Tiểu học, Lí luận văn học, Vật lý lý thuyết, Vật lý toán, Khoa học máy tính, Quản

trung tâm nghiên cứu khoa học giáo dục, khoa học cơ bản và khoa học ứng dụng, là cầu nối chuyển giao công nghệ mới vào thực tiễn giáo dục, văn hóa

và kinh tế; sinh viên được tiếp thu tri thức khoa học tiên tiến, được rèn luyện trong môi trường sư phạm và được chuẩn bị kĩ năng nghề nghiệp đạt chuẩn quốc gia và khu vực, sẵn sàng thích ứng với sự phát triển của xã hội

Trường ĐHSP Hà Nội 2 phấn đấu đến năm 2020 trở thành trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ đa năng

Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 được thành lập ngay khi Trường ĐHSP Hà Nội 2 được thành lập với mục đích là nơi làm việc, nơi cung cấp tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu của cán bộ, giáo viên và sinh viên trong toàn trường Trải qua hơn 40 năm hoạt động, thư viện không ngừng phát triển cùng sự đi lên của nhà trường Trong tiến trình đổi mới giáo dục, thư viện đã

và đang chuyển mình, đổi mới một cách toàn diện, sâu sắc theo hướng hiện đại hóa, kịp thời đáp ứng những yêu cầu mới của hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập trong điều kiện mới

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện

- Chức năng:

Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 trực thuộc và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc quản lý và tổ chức các hoạt động của thư viện phục vụ cho nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học, nâng cao tri thức cho cán bộ, học viên và sinh viên trong toàn trường

Thư viện có chức năng đảm bảo việc thu thập, lưu trữ, phổ biến và cung cấp thông tin khoa học cho các ngành đào tạo cao học, cử nhân khoa học

và cử nhân sư phạm, cũng như việc hỗ trợ khai thác hiệu quả những nguồn thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong và ngoài trường

Ngoài ra cũng như các thư viện khác thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 còn có 4 chức năng chính: Chức năng thông tin, chức năng lưu trữ, chức năng văn hóa và chức năng giải trí

- Nhiệm vụ:

Lập kế hoạch tổ chức thực hiện việc: Bổ sung - trao đổi, phân tích - xử

lý, bảo quản các tài liệu, xây dựng, hoàn thiện hệ thống tra cứu, tìm kiếm phù hợp, hướng dẫn NDT truy cập, khai thác kho tư liệu một cách hiệu quả

Thu nhận lưu chiểu các tài liệu do Nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, các đề tài cấp nhà nước, các

dự án lớn

Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin chất lượng cao, định kỳ đưa ra những thông tin thư mục, giới thiệu nguồn tư liệu mới, phục vụ cho công tác tìm kiếm và khai thác tài liệu của NDT Các sản phẩm và dịch vụ bao gồm:

+ Dịch vụ mượn - trả

+ Dịch vụ tư vấn thông tin

+ Dịch vụ photocopy

+ Trưng bày giới thiệu sách

+ Tổ chức hội nghị, hội thảo

+ Đào tạo NDT

+ Thông báo sách mới

+ Thư mục giới thiệu sách chuyên đề

Mở rộng hợp tác quốc tế, ứng dụng những thành tựu khoa học tiên tiến vào phát triển thư viện, các cơ hội mở rộng nguồn tin, bổ sung vốn tài liệu, phát triển cơ sở vật chất

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của thƣ viện

Cơ cấu tổ chức của một cơ quan thông tin - thư viện là hệ thống các phòng ban với những chức năng và nhiệm vụ riêng Cơ quan thông tin - thư viện có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, chức năng của mình thông qua hoạt động của các phòng ban Vì vậy, tất yếu phải có sự phân công trách nhiệm, sắp xếp tổ chức một cách rõ ràng giữa các cán bộ và sự phối hợp hoạt động thống nhất trong cơ quan

Bộ máy tổ chức của thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 có Ban chủ nhiệm và

3 phòng chức năng gồm 21 cán bộ, trong đó có: 05 thạc sỹ, 11 cử nhân và 02 Cao đẳng, Trung cấp 03cán bộ, được chia thành các phòng, ban cụ thể như sau:

+ Ban chủ nhiệm: 1 chủ nhiệm, 1 phó chủ nhiệm

+ Tổ nghiệp vụ - bổ sung

+ Tổ phòng đọc: Gồm các phòng

- Phòng đọc tổng hợp (hơn 160 chỗ ngồi dành cho người dùng tin)

- Phòng tra cứu (hoạt động theo phương thức kho mở)

- Phòng báo, tạp chí (hoạt động theo phương thức kho mở)

- Phòng đọc đa phương tiện

+ Tổ phòng mượn, gồm:

- Phòng mượn giáo trình

- Phòng mượn tài liệu tham khảo

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng ban của thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 1.1.4 Cơ sở vật chất kĩ thuật

Cơ sở vật chất là một trong những thành phần quan trọng không thể thiếu của cơ quan thông tin thư viện Cơ sơ vật chất đầy đủ, tiện nghi, thuận lợi là yếu tố quan trọng thu hút ban đọc đến với thư viện

Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 mặc dù là thư viện trường Đại học, song cơ sở vật chất tương đối đầy đủ phục vụ cho ban đọc khi lên thư viện, đảm bảo cho cán bộ lên thư viện, cũng như bạn đọc có không gian thoải mái, môi trường trong lành sạch đẹp, thoáng mát, trụ sở thư viện khang trang, thuận lợi để sử dụng tài liệu một cách hiệu quả nhất Hiện nay thư viện có diện tích sử dụng là 2650m2, với 2 cơ sở phục vụ:

- Cơ sở 1 đặt tại tầng 1 và tầng 3 nhà đa năng 8 tầng

- Cơ sở 2 tại tầng 2 và tầng 4 nguyên đơn 2 nhà 10

Bao gồm:

+ 04 phòng đọc mở - tự chọn

+ 01 phòng multimedia

+ 02 phòng mượn về nhà

+ Các phòng chức năng khác

Nắm rõ chức năng quan trọng của thư viện là chức năng giáo dục nên thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 được hết sức quan tâm trang bị với hệ thống phòng đọc, bàn ghế, điều hòa Đặc biệt thư viện được trang bị 53 chiếc máy tính nối mạng trong đó có 10 chiếc phục vụ cho việc tra cứu tài liệu được đặt

ở tầng 1 nhà 8 tầng, 25 chiếc phục vụ cho tài liệu điện tử, 17 chiếc phục vụ cho phòng chức năng, 02 chiếc đặt ở nhà 10 phục vụ cho việc tra cứu tài liệu

Năm 2004 Trường ĐHSP Hà Nội 2 được hưởng mức A “Dự án giáo

dục đại học” từ quỹ nâng cao chất lượng của ngân hàng thế giới với số tiền

500.000 USD trường đã đầu tư một phần ngân sách để nâng cấp thư viện, mua mới phần lớn các giá sách, bổ sung thêm các tài liệu, đặc biệt trong thời gian này thư viện được trang bị phần mềm tích hợp Libol 5.5 vào việc quản

lý, tra cứu và khai thác dữ liệu Đồng thời áp dụng khung phân loại thập phân Dewey (DDC) vào công tác phân loại tài liệu, việc biên mục các tài liệu thư viện áp dụng theo khổ mẫu MARC21, AACR2

Tính cho đến nay cơ sở vật chất của thư viện khá tiện nghi và đầy đủ, vốn tài liệu ngày càng tăng lên phong phú về mặt nội dung đa dạng về mặt hình thức đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu, dạy và học Với sự đầu tư của Nhà trường và sự nỗ lực của tập thể cán bộ viên chức trong đơn vị năm học 2013-2014 đã hoàn thành đưa 100% tài liệu vào quản lý điện tử với 1100 đầu sách số, 05 cơ sở dữ liệu (sách, báo, tạp chí, khóa luận, luận án, luận văn ), khoảng 294 đầu báo, tạp chí chuyên ngành, 20 đầu sách điện tử tiếng Anh Langmaster, 2.000 đĩa VCD ngoại văn, trên 7553 file luận án luận văn, khóa luận tốt nghiệp, 65.000 file điện tử các loại

Để phục vụ cho công tác bổ sung vốn tài liệu thư viện cũng đã được đầu tư các trang thiết bị để phục vụ cho công tác nghiệp vụ cũng như phục vụ tốt nhất cho người dùng tin

1.2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Trường ĐHSP Hà Nội 2

Người dùng tin là một nhóm người cụ thể trong xã hội, có nhu cầu tin

và sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của mình

Với đặc điểm là thư viện trường đại học, người dùng tin chủ yếu là sinh viên và giảng viên trong trường Ngoài ra thư viện còn phục vụ người dùng tin ngoài nhà trường có nhu cầu sử dụng các dịch vụ tại thư viện Lượt bạn đọc trung bình khoảng 117.521 lượt bạn đọc một năm (số liệu thống kê của thư viện năm 2007 - 2008) Hầu hết sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thư viện như mượn về nhà, đọc tại chỗ, tra cứu hệ thống thông tin truyền thống và hiện đại Cụ thể:

Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 ngày một thu hút nhiều độc giả tới

sử dụng vốn tài liệu, cũng như nguồn lực thông tin của thư viện, thành phần

bạn đọc chính của thư viện bao gồm 3 đối tượng chính sau:

- Cán bộ quản lý lãnh đạo

- Cán bộ làm công tác giảng dạy

- Sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh

Họ là những người làm công tác quản lý, lãnh đạo các cơ quan, tập thể,

họ có trình độ chuyên môn sâu, hiểu biết rộng về nhiều lĩnh vực

Nhu cầu thông tin của nhóm này rất phong phú, do cường độ lao động cao, không có nhiều thời gian cho việc tìm kiếm thông tin, nhưng họ lại luôn yêu cầu thông tin phải kịp thời, chính xác, ngắn gọn phù hợp với công việc họ quản lý Đó là những thông tin về chính trị, xã hội, các văn bản, nghị định, nghị quyết của Đảng và Nhà nước về lĩnh vực họ công tác, và các thông tin về tình hình địa phương, xã hội

Hình thức phục vụ thường là các bản tin nhanh, các tin tóm tắt, tổng quan, phục vụ chủ yếu bằng phương pháp từ xa, theo yêu cầu cụ thể

Là nhóm người dùng tin có nhu cầu tin phong phú, đa dạng gắn liền với chuyên môn và phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu chuyên ngành Đây là nhóm người dùng tin có hoạt động thông tin năng động và tích cực, họ vừa là chủ thể, vừa là khách thể, trong hoạt động thông tin Là chủ thể vì là những người trực tiếp cung cấp thông tin đến người học thông qua hệ thống bài giảng, giáo trình, bài tập, Là khách thể bởi họ đến trung tâm để tìm tin

và sử dụng thông tin phục vụ cho nhiệm vụ chuyên môn Nhóm cán bộ làm công tác giảng dạy là thành phần quan trọng trong hoạt động cung cấp thông tin của trung tâm

Là nhóm NDT trình độ cao, NCT phong phú, chuyên sâu và đa dạng Số thẻ thư viện của cán bộ giảng viên chiếm 140/7025 tổng số thẻ đang sử dụng

Các cán bộ giảng viên có trình độ cao hơn so với trình độ của sinh viên nên nhu cầu tin của họ cũng cao hơn, nhưng chủ yếu vẫn là tài liệu chuyên ngành phục vụ giảng dạy và nghiên cứu khoa học cùng với những tạp chí chuyên ngành ngoại văn Họ thường xuyên đến thư viện để tìm và sử dụng thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học của mình Đặc điểm NCT của nhóm NDT này là: thông tin phải mang tính chuyên sâu

và mang tính chất mới Thông tin mang tính thời sự, thông tin chứa đựng những thành tựu khoa học, các đề tài nghiên cứu - triển khai trong nước và ngoài nước

Nhóm người dùng tin này, nguồn cung cấp và phương thức cung cấp thông tin là: Thư viện luôn tạo điều kiện tốt nhất cho nhóm NDT này Các tạp chí chuyên môn, chuyên ngành hẹp theo từng lĩnh vực giảng dạy được chú ý quan tâm, nhất là các tạp chí chuyên ngành được viết bằng tiếng nước ngoài

Là tài liệu gốc cho mượn về nhà, bản sao hay một phần bản sao của tài liệu gốc Bên cạnh đó, họ có thể yêu cầu thư viện cung cấp các danh mục tài liệu (hiện có tại thư viện hay không có tại thư viện) để phục vụ cho nhiệm vụ, công việc của họ Với những tài liệu hiện có, thư viện đáp ứng nhanh nhất, trong khoảng thời gian ngắn nhất Với những tài liệu không có tại thư viện thì thư viện có kế hoạch cung cấp cho NDT bằng cách khai thác từ nguồn tài liệu bên ngoài (các cơ quan thông tin - thư viện khác)

 Nhóm NDT là sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh Nhóm bạn đọc là sinh viên trong trường chiếm số lượng thẻ dùng thư viện cao nhất 6131/7025 tổng số thẻ Nhu cầu tin của họ gắn với chương trình học tập hằng năm Nhu cầu của sinh viên những năm đầu chủ yếu là sách giáo khoa, giáo trình và tài liệu tham khảo để bổ sung cho bài học trên lớp, nhằm nâng cao kiến thức Những năm cuối sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học, làm khóa luận, thi tốt nghiệp nên nhu cầu sử dụng về tài liệu là đa dạng và chuyên sâu hơn

Nhóm bạn đọc là sinh viên cao học chiếm số thẻ dùng thư viện là 754/7025 thẻ bạn đọc, có số lượng nhỏ so với tổng số NDT của thư viện Nội dung tài liệu mà nhóm này thường quan tâm là các tài liệu về chuyên ngành sâu tương ứng với các ngành đào tạo Thạc sỹ của nhà trường, bao gồm: toán giải tích, vật lý lý thuyết, giáo dục tiểu học, lý luận văn học Loại hình tài liệu

mà nhóm người dùng tin quan tâm và sử dụng nhiều nhất là các luận án, luận văn, các sách tiếng Anh và tạp chí chuyên ngành

Ngoài ra thư viện còn phục vụ số ít bạn đọc ngoài thư viện với số thẻ bạn đọc khoảng 50 trên tổng số 7025 thẻ Các bạn đọc ngoài thư viện chủ yếu thuộc các trường trong khu vực như Trường Trung cấp Xây dựng số 4

Thư viện đã rất cố gắng trong việc cung cấp tài liệu, cung cấp thông tin cho NDT Ngoài ra, thư viện còn mở các lớp bồi dưỡng, hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử, các sản phẩm dịch vụ hiện có tại thư viện Nhằm tạo điều kiện cho NDT có thể sử dụng và khai thác tối đa, hiệu quả nguồn lực thông tin của thư viện và thuận lợi cho vấn đề bổ sung thêm những tài liệu mới, tại mỗi phòng đọc của thư viện đều có sổ để bạn đọc ghi lại những tài liệu theo yêu cầu của môn học Đây là một việc làm đem lại hiệu quả cao Thông qua hoạt động này, thư viện có thể nắm bắt kịp thời NCT của NDT, điều chỉnh chính sách bổ sung cho phù hợp nhất với điều kiện thực tiễn của thư viện và NCT của NDT vào từng thời điểm khác nhau Kết quả hoạt động này cho thấy

số lượt NDT đến thư viện sử dụng, khai thác thông tin cũng như sử dụng, khai thác các sản phẩm và dịch vụ TTTV của thư viện ngày càng gia tăng theo từng năm học

1.3 Vai trò của công tác bổ sung vốn tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện tại Trường ĐHSP Hà Nội 2

1.3.1 Khái niệm bổ sung tài liệu

Bổ sung tài liệu theo tiếng Latin là “Completus” có nghĩa là đủ bộ phận, đủ thành phần của một cái gì đó Trong thư viện học, quá trình này vẫn

chưa có ý kiến thống nhất mà vẫn còn nhiều quan điểm khác nhau xung quanh khái niệm này

Quan điểm thứ nhất, dựa trên nhận thức chung về thuật ngữ “Bổ sung” thì cho rằng: Bổ sung tài liệu là thu thập có kế hoạch và sự lựa chọn có hệ thống các tài liệu để đưa vào thư viện Hệ thống ở đây tức là lựa chọn một cách liên tục, tuần tự, ở đâu có tài liệu thì đưa vào thư viện Theo quan điểm này, bổ sung tài liệu là nhằm tăng cường về mặt số lượng vốn tài liệu cho thư viện

Quan điểm thứ hai cho rằng: Bổ sung tài liệu là một quá trình gồm hai mặt Một mặt là lựa chọn và thu thập để bổ sung tài liệu có giá trị Mặt khác

là thanh lý ra khỏi thư viện những tài liệu đã lỗi thời, lạc hậu Theo quan điểm này, số lượng và chất lượng vốn tài liệu đều được quan tâm song công tác bổ sung chưa quan tâm đến giá trị sử dụng của những tài liệu được bổ sung về

Một quan điểm khác cho rằng: Bổ sung tài liệu là quá trình cung cấp năng lượng cho thư viện để đảm bảo cho thư viện luôn ở trạng thái vận động Theo quan điểm này, quá trình bổ sung tài liệu được ví như quá trình trao đổi chất trong sinh học Trong đó, bổ sung tài liệu mới được ví như là quá trình đồng hóa, còn thanh lý tài liệu cũ được ví như quá trình dị hóa Nếu thư viện

bổ sung những tài liệu tốt, có giá trị, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, phù hợp với nhu cầu tin thì thư viện sẽ rất phát triển và thu hút được rất nhiều bạn đọc Ngược lại, nếu thư viện bổ sung về những tài liệu đã bị lỗi thời, lạc hậu, không còn giá trị sử dụng hoặc không phù hợp với thể chế chính trị của đất nước, không phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và NCT của NDT tại thư viện thì thư viện sẽ không phát triển Thư viện không thanh lý tài liệu sẽ bị khủng hoảng về cơ sở vật chất, trang thiết bị, khủng hoảng về kho tàng và nhân lực cũng như chi phí cho việc bảo quản Đặc biệt không thanh lý tài liệu sẽ gây ra tình trạng nhiễu tin và ảnh hưởng đến các hoạt động khác của thư viện

Công tác bổ sung tài liệu là quá trình sưu tầm, nghiên cứu và lựa chọn

những tài liệu có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học, thực tiễn, nghệ thuật cao phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện để đáp ứng nhu cầu đọc và nhu cầu tin của NDT tại chính thư viện đó và của xã hội

Như vậy, quá trình bổ sung không chỉ đảm bảo cho vốn tài liệu phù hợp với các nhiệm vụ của thư viện mà còn làm cho vốn tài liệu của thư viện luôn được đổi mới Đây là quá trình thường xuyên đưa vào thư viện những tài liệu

có giá trị sử dụng cao, phù hợp với thư viện và giải phóng ra phải thư viện những tài liệu không còn giá trị, không phù hợp Theo quy luật lỗi thời thông tin, thông tin nào được trình bày trong tài liệu cũng dần bị già cỗi với thời gian, nó sẽ bị các tài liệu mới lấn át và nhu cầu sử dụng nó cũng giảm sút dần Khối lượng tài liệu không có nhu cầu sử dụng sẽ tích đọng lại trên giá, gây khó khăn cho công tác của cán bộ thư viện, gây nhiễu tin cho quá trình khai thác và sử dụng tin của NDT

Qua đó thấy rằng: Bổ sung tài liệu không chỉ ảnh hưởng đến vốn tài liệu về số lượng mà còn cả về chất lượng, về giá trị thông tin Vậy mỗi thư viện, mỗi cơ quan thông tin cần phải xem xét đến xu hướng phát triển của xã hội để có kế hoạch bổ sung kịp thời, khoa học và hợp lý những tài liệu mới

Có như vậy mới thỏa mãn được nhu cầu ngày càng cao của NDT, giúp họ sử dụng thông tin với hiệu quả cao nhất, phục vụ cho sự phát triển của đất nước hiện nay và trong tương lai

1.3.2 Vai trò của bổ sung tài liệu

Bổ sung tài liệu có vai trò vô cùng quan trọng đối với xã hội nói chung

và từng thư viện cụ thể nói riêng, vốn tài liệu quyết định sự giàu có của thư viện, không chỉ về mặt số lượng tài liệu, mà nó còn khẳng định rằng tri thức ở thư viện đó là vô cùng rộng lớn Vì vậy cho dù thư viện công cộng, thư viện trường học, thì bổ sung tài liệu vẫn luôn khẳng định được ba vai trò cơ bản,

cụ thể:

 Vai trò xã hội

Vốn tài liệu được coi là kho tàng văn hóa của nhân loại, nhờ có sách

mà những kinh nghiệm, hiểu biết của các thế hệ đi trước có thể lưu truyền qua thời gian cho các thế hệ sau Thế hệ sau sẽ dựa vào đó để tiếp tục phát huy những tinh hoa, những sáng kiến, và hoàn thiện tốt hơn

Bên cạnh đó vốn tài liệu còn phản ánh trình độ phát triển của xã hội, ngược dòng thời gian chúng ta thấy những thư viện đầu tiên xuất hiện ở quê hương của những nền văn minh nhân loại như Ai Cập, Trung Quốc Điều đó chứng tỏ thư viện và vốn tài liệu chỉ ra đời khi xã hội đã phát triển và phản ánh những thành tựu đã đạt được trong các lĩnh vực của đời sống xã hội

Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 đang có nhiều chuyển biến đi lên về mọi mặt: Kinh tế, văn hóa, giáo dục Những thành tựu trong các lĩnh vực của đời sống xã hội đều được ghi lại trong tài liệu và được lưu trữ trong thư viện, nhằm truyền bá cho các thế hệ sau những thông tin hữu ích, thiết thực về tình hình của địa phương và của đất nước

 Vai trò đối với thƣ viện

Vốn tài liệu là một trong 4 bộ phận tạo thành thư viện (vốn tài liệu, cơ

sở vật chất, bạn đọc, CBTV), 4 bộ phận có quan hệ chặt chẽ với nhau, nhưng vốn tài liệu có vị trí vô cùng đặc biệt

Trước hết, vốn tài liệu là điều kiện tiên quyết cho sự xuất hiện của một thư viện Để xây dựng thư viện, trước tiên cần có một số lượng vốn tài liệu nhất định mới có thể mở cửa phục vụ cho bạn đọc

Thứ hai, vốn tài liệu là cơ sở cho mọi hoạt động của thư viện Mọi hoạt động của thư viện đều liên quan đến vốn tài liệu như: Triển lãm, bổ sung, phục vụ, bảo quản

Thứ ba, vốn tài liệu giúp thư viện hoàn thiện tốt chức năng và nhiệm vụ

mà xã hội giao phó Nếu một thư viện không có tài liệu phong phú, không

phản ánh hết thành tựu của nhân loại, đó là một thiếu sót lớn, đồng thời thư viện còn phải góp phần quan trọng trong công cuộc phát triển kinh tế - xã hội, khoa học tri thức, những nhiệm vụ đó chỉ hoàn thành khi vốn tài liệu của thư viện phản ánh đầy đủ những vấn đề liên quan tới các lĩnh vực mà bạn đọc quan tâm

Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 với tổng số vốn tài liệu 87.652 bản (số liệu thống kê năm 2013 - 2014), đã và đang khẳng định được tầm quan trọng của mình trong công tác phục vụ bạn đọc, góp phần nâng cao dân trí cho NDT trong và ngoài nhà trường

Song với điều kiện kinh phí hằng năm cho thư viện còn khá hạn hẹp, hơn thế nữa cùng với sự phát triển ngày một mạnh mẽ của công nghệ thông tin đồng nghĩa với việc bạn đọc có thể tiếp cận tới nguồn thông tin đa dạng bằng nhiều cách khác nhau mà không cần trực tiếp đến thư viện, vì vậy công tác bổ sung vốn tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của thư viện Thông qua các quá trình xây dựng chính sách bổ sung, tìm và lựa chọn tài liệu, thu thập tài liệu, theo dõi quá trình sử dụng tài liệu của bạn đọc, thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 đang dần làm cho kho sách của mình trở nên phong phú, đa dạng hơn, và đáp ứng được nhiều bạn đọc hơn Điều đó giúp thư viện hoàn thành tốt được sứ mệnh cao cả mà xã hội giao phó, khẳng định vai trò của mình với sự phát triển của đất nước, và của thư viện trường

 Vai trò đối với bạn đọc

Vốn tài liệu trong thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 rất phong phú, ở mọi lĩnh vực, có nhiều chủ đề cho bạn đọc lựa chọn khi đến thư viện, vốn tài liệu cung cấp những thông tin cần thiết cho bạn đọc, từ đó vận dụng vào mục đích riêng của mình như học tập, nghiên cứu, giải trí

Vốn tài liệu góp phần xóa nạn mù chữ, giúp bạn đọc trau dồi tri thức, nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân tài

Cung cấp các thông tin trong nước và quốc tế một cách nhanh chóng, đáp ứng mọi nhu cầu thông tin về bất cứ một lĩnh vực nào mà bạn đọc có nhu cầu tìm hiểu Đó là những thông tin mang tính thời sự nhất, chính xác nhất thông qua các tuần báo hàng ngày, hàng tháng

Giúp bạn đọc xác định rõ độ chính xác của những thông tin mà họ có được qua các phương tiện thông tin đại chúng, mạng internet

Đối với bất kỳ thư viện nào, vốn tài liệu được coi là tài sản quý giá, là tiềm lực, là sức mạnh và niềm tự hào của thư viện Vốn tài liệu không chỉ là thước đo để dánh giá quy mô, tầm cỡ và phát triển của mỗi cơ quan thông tin thư việc mà còn phản ánh đến sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội giáo dục của mỗi địa phương hay đất nước Vì thế vốn tài liệu trong thư viện là một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu, quyết định đến quy mô, tầm cỡ cũng như sự phát triển của thư viện

1.3.3 Yêu cầu trong công tác bổ sung tài liệu

Công tác bổ sung vốn tài liệu là khâu rất quan trọng của thư viện trong suốt quá trình hoạt động, nó bao gồm nhiều công đoạn nối tiếp nhau như: Xây dựng chính sách bổ sung, tìm và lựa chọn tài liệu, thu thập tài liệu, theo dõi quá trình sử dụng tài liệu của bạn đọc Nếu có một phương hướng cụ thể trong công tác bổ sung như thanh lý tài liệu sẽ giúp thư viện phát triển tốt nguồn lực thông tin của mình

Trong suốt quá trình hoạt động, thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 luôn coi trọng khâu công tác này, nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của thư viện Ngoài việc phải đảm bảo những nguyên tắc cơ bản trong công tác bổ sung vốn tài liệu như: Tính khoa học, phù hợp, đầy đủ, hiệu quả kinh tế, thư viện cũng đã đưa ra một số yêu cầu trong công tác bổ sung vốn tài liệu Cụ thể:

Tiêu chí lựa chọn tài liệu

Các nguồn tài nguyên phải thỏa mãn ít nhất một trong những tiêu chí sau:

- Hỗ trợ chương trình nghiên cứu, học tập, giải trí

- Có thông tin tổng quát

- Phù hợp với nền văn hóa, pháp luật Việt Nam

- Tài liệu phải có giá trị: Giá trị tư tưởng, khoa học, thẩm mỹ,

- Các tài liệu mới xuất bản

- Ngôn ngữ thông dụng

Bên cạnh những tiêu chí chung để lựa chọn nguồn tài liệu phong phú,

đa dạng mang tính chính xác và độ ra tin cậy cao thì thư viện cũng đưa ra các tiêu chí lựa chọn khác như:

* Tài liệu phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập

- Tài liệu bổ sung phải có nội dung phù hợp với từng nhóm đối tượng bạn đọc

- Tính chính xác và độ tin cậy thông tin

- Ưu tiên các ấn phẩm mới

- Ngôn ngữ tài liệu phù hợp

Khi đáp ứng được các yêu cầu trên, thư viện sẽ có thể bổ sung vốn tài liệu đúng hướng, phù hợp với nguồn kinh phí của thư viện, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc, giúp thư viện tiết kiệm thời gian và công sức để phát triển hơn vốn tài liệu sau này

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BỔ SUNG VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

2.1 Đặc điểm vốn tài liệu của thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 2.1.1 Thành phần vốn tài liệu

Vốn tài liệu tại thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 phục vụ cho đối tượng NDT cụ thể là giảng viên và sinh viên các khoa trong trường, nên nội dung các tài liệu cũng tương ứng với các ngành đào tạo Tài liệu mang tính tổng hợp đáp ứng được yêu cầu đông đảo NDT Tuy nhiên với số lượng tài liệu lớn, môn loại phong phú vì vậy rất khó thống kê số lượng phần trăm cụ thể của từng môn loại

Theo như số liệu thống kê thực tế tại thư viện đến thời điểm cuối tháng 5/2014 thì trong tổng số 19.180 tên tài liệu tương ứng với các tài liệu

đã được xử lý, đưa vào quản lý bằng phần mềm Libol Trong đó:

Nội dung Số lượng tên tài liệu Tỷ lệ (%) Toán học 2.088 11%

Nội dung tài liệu bao gồm hầu hết các lĩnh vực như: Toán học, vật lý, hóa học, sinh học, công nghệ thông tin, chính trị - xã hội, ngôn ngữ, Nhưng qua bảng thống kê trên ta có thể thấy số lượng tài liệu chiếm tỷ lệ lớn nhất là các tài liệu về văn học, chính trị - xã hội và toán học, do đây là những loại hình tài liệu được sử dụng nhiều trong quá trình giảng dạy, học tập và nghiên cứu Các môn loại còn lại có số lượng khá đồng đều nhau

- Tài liệu mang tính chất chỉ đạo

Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 có các tài liệu mang tính chất chỉ đạo được sử dụng phổ biến như:

+ Văn kiện Đại hội Đảng

+ Tài liệu học tập, nghị quyết của Đảng

+ Các văn bản quy phạm pháp luật (Nghị định, nghị quyết, quyết định) + Công báo (đăng các văn kiện của Nhà nước từ Quốc hội đến Hội đồng nhân dân, các Bộ)

Các tài liệu mang tính chất chỉ đạo là những tài liệu quan trọng với các nhà lãnh đạo quản lý, vì vậy đã được thư viện tiến hành bổ sung cẩn thận đảm bảo đầy đủ và mang tính thời sự nhất, đồng thời cũng đưa ra phục vụ rộng rãi hơn

- Tài liệu địa chí

Đây là những tài liệu cũng được thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 chú trọng bổ sung Tuy nhiên, các tài liệu địa chí chiếm số lượng không nhiều trong thư viện, nhưng sách thường có khối lượng lớn về số trang, khổ cỡ to, nên được lưu trữ trên một giá riêng, khi nào bạn đọc có nhu cầu sử dụng, cán

bộ thư viện sẽ đem ra phục vụ Song các tài liệu này có ý nghĩa quan trọng đối với các nhà quản lý về văn hóa, đây cũng là tài liệu được cán bộ quản lý các lĩnh vực sử dụng nhiều nhất phục vụ cho mục đích nghiên cứu và công tác của mình

 Theo hình thức tài liệu

Vốn tài liệu của thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 bao gồm nhiều loại hình khác nhau với hai nhóm chính gồm tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử

Do đặc thù thư viện phục vụ cho những đối tượng NDT trong những phạm vi

cụ thể là cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên nên vốn tài liệu truyền thống bao gồm các loại sách chuyên khảo, giáo trình, báo, tạp chí, luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Số lượng cụ thể như sau:

- Sách

Hiện tại, thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 có tổng số sách là 80.840 bản, kho sách của thư viện được sắp xếp theo môn loại của khung phân loại DDC, và xếp theo số đăng ký cá biệt

Sách chủ yếu được các thư viện đặt mua tại các nhà sách có tiếng, nhằm đảm bảo chất lượng sách Những tài liệu quý hiếm được thư viện bọc trong bìa cứng, và bảo quản cẩn thận

- Báo - tạp chí

Báo - tạp chí là ấn phẩm thông tin định kỳ hàng tuần, hàng tháng cung cấp thông tin cho NDT nhanh chóng, thông tin mang tính thời sự, tổng hợp ở nhiều lĩnh vực Kho báo - tạp chí nay đã được thay đổi tập trung ở toàn bộ ở tầng 1 nhà 8 tầng Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 bổ sung báo - tạp chí theo tháng, theo số liệu thống kê năm 2014 có 294 đầu báo - tạp chí (ngày nay báo điện tử rất phát triển dẫn đến số lượng báo giấy giảm xuống đáng kể), chủ yếu

ở các lĩnh vực như: Chính trị, Văn hóa, An ninh, Xã hội, Giáo dục, Phụ nữ,…

- Tài liệu điện tử

Các tài liệu trong thư viện chiếm số lượng nhỏ Có ít các tài liệu được lưu trữ trên CD - ROM Song do nhận thấy nhiều ưu điểm của tài liệu điện tử như: Lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, dễ tìm kiếm thông tin, tiện ích cho việc truy cập thông tin, quản lý tài liệu Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 đã tạo lập nhiều cơ sở dữ liệu mới

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ, sự ứng dụng ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin - thư viện, NCT của bạn đọc về các loại hình tài liệu hiện đại ngày càng gia tăng Chính vì vậy, để đáp ứng tốt nhu cầu tin của bạn đọc, thư viện cần bổ sung các tài liệu ở dạng hiện đại như: các cơ sơ dữ liệu toàn văn, các đĩa CD - ROM, Ngoài ra thư viện cũng cần chú ý mở cửa rộng rãi và tìm biện pháp để thu hút bạn đọc đến với kho tài liệu CD - ROM

 Theo ngôn ngữ tài liệu

- Tài liệu có ngôn ngữ bằng tiếng Việt

Ngôn ngữ tài liệu bằng tiếng Việt chiếm số lượng rất lớn tại thư viện 17.774 đầu (83,75%) bao quát ở mọi lĩnh vực tri thức, phù hợp với khả năng

và nhu cầu người sử dụng tài liệu

Do nhu cầu sử dụng tài liệu chủ yếu bằng tiếng Việt (83,75%), nên thư viện trong quá trình bổ sung chủ yếu bổ sung các tài liệu tiếng Việt, hạn chế các tài liệu bằng ngôn ngữ khác, vì vậy mà tài liệu trong thư viện bằng tiếng Việt chiếm số lượng rất cao

- Tài liệu bằng tiếng Anh

Đây là tài liệu chiếm số lượng rất ít tại thư viện có 2894 đầu (13,64%), chủ yếu là các từ điển, từ vựng, sách giao tiếp

Bạn đọc có nhu cầu sử dụng tài liệu trên chủ yếu là các bạn sinh viên, học viên cao học, sử dụng để phục vụ cho quá trình học tập, trau dồi kỹ năng giao tiếp

Mặc dù số ít bạn đọc có nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Anh, nhưng thư viện cũng đang tập trung nghiên cứu nhu cầu bạn đọc để bổ sung tài liệu cho phù hợp nhất

- Tài liệu bằng ngôn ngữ khác

Một số dạng tài liệu khác là 25 đầu chiếm khoảng 12%, vì số lượng

sách hạn chế và nhu cầu của bạn đọc nên thư viện bổ sung rất ít, vì vậy mà các dạng tài liệu khác chiếm số lượng rất ít

2.1.2 Tổ chức quản lý vốn tài liệu

Sổ đăng ký tổng quát:

Đăng ký tổng quát là đăng ký từng kho sách, đợt sách nhập vào thư viện có chứng từ kèm theo vào sổ đăng ký tổng quát

Sổ đăng ký tổng quát cung cấp các thông tin sau:

+ Cho biết tổng số tài liệu của một thư viện ở một thời gian nhất định + Cho biết số lượng tài liệu cụ thể theo từng môn loại, ngôn ngữ

+ Cho biết tổng số tiền cho toàn bộ vốn tài liệu trong thư viện

Sổ đăng ký tổng quát tại thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 giúp cán bộ thư viện quản lý toàn bộ vốn tài liệu của thư viện, nội dung, môn loại tri thức như:

Triết học - tâm lý học - logic học 295 1603

Sổ đăng ký cá biệt

Đăng ký cá biệt là đăng ký từng quyển sách riêng biệt nhập vào thư viện Mỗi cuốn sách, bản sách đều tính là một đơn vị đăng ký độc lập, sổ đăng

ký cá biệt phải theo mẫu thống nhất cho tất cả các kho của thư viện

Sổ đăng ký cá biệt cung cấp các thông tin sau:

+ Lịch sử hình thành vốn tài liệu của cả thư viện, hoặc từng phòng ban + Cung cấp thông tin về giá tiền tài liệu giúp cán thể thuận lợi tính toán trong công tác thanh lý tài liệu, bạn đọc đền bù do mất sách

+ Góp phần quan trọng vào công tác kiểm kê tài liệu

Tại thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2, có tổng số đăng ký tổng quát tương đối lớn Trong quá trình vào sổ, nếu cán bộ không cẩn thận sẽ rất dễ viết nhầm dòng, tẩy xóa, gây mất thẩm mỹ và có thể dẫn tới việc nhầm các thông tin tài liệu

Sau khi xử lý nghiệp vụ, thư viện sẽ vào sổ đăng ký cá biệt, rồi mới đem tài liệu ra phục vụ bạn đọc, nếu trong quá trình sử dụng, bạn đọc bị mất tài liệu, đền bù cuốn khác, thư viện chỉ cần tìm ra tên tài liệu trong sổ đăng

ký, gán cho tài liệu mới số đăng ký cũ Điều đó giúp tiết kiệm thời gian, công sức cán bộ mà không tẩy xóa trong sổ

Mỗi thư viện phải căn cứ vào mục đích, nhiệm vụ thực tế của thư viện mình để lựa chọn cách tổ chức kho sao cho phù hợp nhất Cơ sở cho sự lựa chọn là khối lượng kho thư viện và đặc tính của công tác bảo quản kho

Để phù hợp với điều kiện thực tế của mình, thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 đã tổ chức các kho trong thư viện theo hình thức kho mở, bạn đọc có thể tự lên thư viện và tìm đọc những tài liệu mà họ quan tâm

Kho mở được tổ chức đầu tiên tại Mỹ vào những năm cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX, sau đó lan rộng ra Châu Âu và thế giới

Do hình thức kho mở nên vốn tài liệu ở các kho này được sắp xếp theo môn loại khoa học tài liệu có cùng nội dung được tập trung cùng một vị trí và sắp xếp theo khổ cỡ, ngôn ngữ của tài liệu Vì là kho sách tự chọn và sắp xếp chủ yếu theo môn loại nên việc tổ chức các tài liệu ở kho này được sắp xếp theo cấu trúc khung phân loại thập phân DDC rút gọn ấn bản 14

Với bảng phân loại DDC trong từng lớp chính trị thì lại được phân thành từng ngành, từng ngành lại chia nhỏ thành các khoa học nhỏ hơn

Ngoài ra thư viện còn xếp theo số đăng ký cá biệt: các tài liệu trong kho được sắp xếp theo kí hiệu xếp giá của mỗi tài liệu, những tài liệu xếp lần lượt lên giá theo số đăng ký cá biệt đó

Ví dụ: KM02356 đến KM02370 những tài liệu này sẽ có vị trí cạnh nhau trên giá

Với cách sắp xếp theo số đăng ký cá biệt này các tài liệu cũng được sắp xếp theo nguyên tắc từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới, từ trái qua phải Trên giá sách, để tiện cho việc lấy sách của cán bộ, thư viện đã làm những phích chỉ chỗ ghi các khoảng kí hiệu của sách, thường là 50 cuốn và áp dụng cho tất cả các kho Các số kí hiệu được in trên cả hai mặt của phích để tiện cho việc lấy sách

Ví dụ: 50, 100, 150,

Ngoài ra hàng năm thư viện tiếp nhận một số lượng các băng đĩa CD kèm theo các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên và nhập vào thư viện một số lượng lớn các tài liệu như: báo, tạp chí, tranh ảnh Những loại tài liệu này sẽ được sắp xếp theo loại hình tài liệu, mỗi loại sẽ được sắp xếp trên những ngăn giá sách riêng, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu, phục

vụ NDT

Mục lục thư viện là tập hợp tất cả các phích mô tả thư mục, các biểu ghi về các ấn phẩm, các loại tài liệu trong kho của thư viện và được sắp xếp theo một nguyên tắc nhất định phản ánh thành phần hoặc nội dung vốn tài liệu trong thư viện

Mục lục giúp phục vụ nhanh và đúng yêu cầu của bạn đọc Mục lục thư viện là công cụ quan trọng trong việc tuyên truyền, giới thiệu sách của thư viện Việc tổ chức mục lục tốt sẽ tạo điều kiện cho bạn đọc làm quen với nội dung phong phú của vốn tài liệu thư viện Thông qua mục lục bạn đọc có thể

tự tìm thấy những tài liệu mình cần

Mục lục còn giúp CBTV thực hiện tốt trong các khâu trong công tác như: Tổ chức triển lãm sách, làm thư mục, bổ sung tài liệu

Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 đang tổ chức theo 2 hình thức: Mục lục phân loại và mục lục chữ cái

Mục lục phân loại tại thư viện được chia thành 10 môn loại chính trong khung phân loại thập phân Dewey, trong đó có các phiếu tiêu đề, phiếu ngăn, phiếu chỉ chỗ

Ví dụ:

2 Tôn giáo, gồm các mục:

21 Chủ nghĩa Mác Lênin bàn về tôn giáo

23 Khoa học và tôn giáo

Ví dụ: Nguyễn Công Hoan

Nguyễn Văn Hải

Mục lục chữ cái là mục lục được thư viện sử dụng ngay từ khi mới thành lập, nhưng đến nay thư viện do tổ chức kho mở nên cả hai hệ thống mục lục này không được sử dụng nhiều, bạn đọc lên thư viện thường vào tìm tài liệu trực tiếp trên giá, điều đó giúp bạn đọc được thoải mái lựa chọn tài liệu hơn, kích thích sự tò mò và tìm kiếm của bạn đọc

2.2 Công tác bổ sung tài liệu tại thư viện Trường Đại học Sư phạm

Hà Nội 2

2.2.1 Các giai đoạn của quá trình bổ sung tài liệu

Bổ sung tài liệu là quá trình liên tục, được bắt đầu từ khi thành lập thư viện và không kết thúc khi thư viện còn tồn tại Quá trình bổ sung bao gồm nhiều giai đoạn: