Bổ sung tài liệu là quá trình liên tục, được bắt đầu từ khi thành lập thư viện và không kết thúc khi thư viện còn tồn tại. Quá trình bổ sung bao gồm nhiều giai đoạn:
2.2.1.1. Xây dựng chính sách bổ sung
Bổ sung là khâu công tác kỹ thuật nghiệp vụ đầu tiên trong dây chuyền thông tin tư liệu nhưng có tính chất quyết định đến toàn bộ chất lượng cũng như hoạt động của thư viện. Hiệu quả phục vụ xã hội của thư viện được đánh giá bằng sự đáp ứng đầy đủ yêu cầu thông tin cho NDT, giảm số lần từ chối đối với NDT và tạo mọi điều kiện thuận lợi tốt nhất cho NDT khai thác thông tin.
Mọi cơ quan thư viện - thông tin nếu hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt được hiệu quả phục vụ tốt nhất thì điều quan tâm trước tiên là phải xây dựng cho mình được vốn tài liệu đủ về số lượng, phong phú về hình thức với chất lượng tốt, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện và phù hợp với nhu cầu ngày càng cao của NDT.
Tuy nhiên muốn làm được điều đó, các cơ quan thư viện và cơ quan thông tin không thể bổ sung ồ ạt các loại tài liệu có trên thị trường mà phải tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ càng trước mỗi loại tài liệu mà thư viện định bổ sung. Chính vì vậy, mỗi thư viện cần phải xây dựng cho mình một chính sách bổ sung bổ sung phù hợp, dựa trên các cơ sở khoa học cụ thể nhằm đảm bảo chất lượng, hiệu quả cao.
Xây dựng chính sách bổ sung là giai đoạn đầu tiên của quá trình bổ sung tài liệu nhưng có ý nghĩa quyết định chất lượng vốn tài liệu thư viện cũng như khả năng thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc.
Đối với một cơ quan thư viện - thông tin thì chính sách bổ sung tài liệu là quan trọng, là văn bản xác định phương hướng, là kim chỉ nam cho công tác phát triển vốn tài liệu của các cơ quan cùng các quy định, các thủ tục lựa chọn tài liệu, nhà cung cấp tài liệu,… phù hợp với khả năng kinh phí cũng như cơ cấu của từng cơ quan TTTV.
Để xây dựng được chính sách bổ sung, trước hết chúng ta phải xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chính sách bổ sung.
Yếu tố ảnh hưởng đến chính sách bổ sung
Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là một trong những thư viện lớn nằm trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, với chức năng, nhiệm vụ là đào tạo đội ngũ cán bộ giáo viên các cấp học, ngành học, các chuyên gia giáo dục và cán bộ kỹ thuật với chất lượng cao.
Hiện nay, nhà trường đang đào tạo 11 khoa với 15 ngành cử nhân sư phạm, 11 Ngành cử nhân khoa học, 12 chuyên ngành thạc sỹ, 3 chuyên ngành nghiên cứu sinh.
Có thể nói đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách bổ sung, nó quy định nội dung của chính bổ sung bởi các chính sách này được xây dựng trên cơ sở khung, hình đào tạo của nhà trường, bám vào các chuyên ngành đào tạo của nhà trường.
Mặt khác, vốn tài liệu cũng là yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến chính sách bổ sung. Với chức năng là cơ quan cung cấp thông tin, phục vụ cho nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu, giải trí của cán bộ, công chức, sinh viên và học viên cao học trong trường nên vốn tài liệu tại thư viện phong phú về nội dung và đa dạng về loại hình như: giáo trình, sách tham khảo, tạp chí khoa học,… Hiện tại, NDT đến thư viện có thể tra cứu tin trực tiếp bằng máy tính các nguồn tin: CSDL thư mục sách (trên 12.000 biểu ghi bao gồm sách tiếng Việt, tiếng Anh,…), CSDL toàn văn Luận án luận văn (trên 6.000 biểu ghi),… Ngoài ra, NDT có thể tra tìm thông tin ở các CSDL thông qua hệ thống mạng internet qua địa chỉ 192.168.0.1/Libol hoặc qua hệ thống phiếu của tủ mục lục truyền thống.
Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là một trường đại học đa ngành, có quy mô đào tạo lớn với 10.000 sinh viên, bên cạnh đó còn có số lượng không nhỏ các giảng viên, cán bộ nghiên cứu, học viên cao học,… cho nên NCT của bạn đọc cũng rất phong phú và đa dạng. Vì vậy trước khi đi bổ sung, cán bộ
bổ sung phải tìm hiểu NDT của mình ở các khía cạnh như: NCT, trình độ, nghề nghiệp, lứa tuổi, giới tính… để xây dựng được một chính sách bổ sung khoa học thỏa mãn cao nhất NCT đó.
Tuy nhiên, để đáp ứng được NCT của bạn đọc thì kinh phí dành cho công tác bổ sung là một yếu tố vô cùng quan trọng. Nhân tố này không những ảnh hưởng mà đôi khi còn quyết định đến chính sách bổ sung. Nhận thức rõ điều này nên mỗi năm Nhà trường dành cho thư viện khoảng 350 triệu đồng cho công tác bổ sung.
Cán bộ thư viện phụ trách công tác bổ sung cũng là một yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng tới chính sách bổ sung. Trình độ của cán bộ thư viện quyết định chất lượng của chính sách bổ sung. Nếu như như cán bộ bổ sung không nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, không nắm bắt tốt chuyên ngành đào tạo cũng như yêu cầu, đòi hỏi của công tác giảng dạy và nhu cầu của NDT thì chất lượng của công tác bổ sung sẽ không cao và ảnh hưởng rất nhiều đến nội dung vốn tài liệu. Hiện nay, do hạn chế về trình độ ngoại ngữ và trình độ tin học nên số lượng tài liệu ngoại văn và tài liệu điện tử đang còn rất ít. Đây cũng là một vấn đề đáng chú ý trong công tác bổ sung tài liệu. Để khắc phục những hạn chế này, hiện nay thư viện đã giao cho một số cán bộ đảm nhận công việc này. Những cán bộ này ngoài việc đã được đào tạo cử nhân chuyên ngành thư viện - thông tin cũng đã được đào tạo, bồi dưỡng thêm những kiến thức về tin học và cả lĩnh vực liên quan đến các chuyên ngành đào tạo của trường. Thư viện cũng đã nhận cán bộ tốt nghiệp đại về chuyên ngành ngoại ngữ để hỗ trợ cho công tác bổ sung và xử lý tài liệu ngoại văn. Chính vì vậy, hiện nay thư viện đã có một kho tài liệu ngoại văn khá phong phú, đa dạng và có khả năng đáp ứng cao các NCT của bạn đọc. Thư viện cũng đã xây dựng được nguồn lực thông tin khá mạnh, có khả năng đáp ứng nhu cầu của bạn đọc và đảm bảo khai thác được tối đa công dụng của máy tính và trang thiết bị kỹ thuật được trang bị.
Qua việc xác định một số yếu tố ảnh hưởng tới việc xây dựng chính sách bổ sung, chúng ta có thể nhận thấy rằng thư viện đã có khá nhiều thuận lợi cũng như không ít vấn đề cần chú ý khi xây dựng chính sách bổ sung cho mình.
Nội dung của chính sách bổ sung
Đảm bảo mối tương quan hợp lí trong thành phần vốn tài liệu.
Mối tương quan hợp lí thể hiện ở cơ cấu khoa học và được xét dưới nhiều phương diện khoa học.
- Về nội dung: Giữa các lĩnh vực, các môn ngành phải có tỷ lệ bổ sung hợp lý, tránh tình trạng có những ngành, lĩnh vực quá nhiều tài liệu trong khi có những ngành, lĩnh vực lại quá ít tài liệu.
Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là một trường đại học đa ngành nên nhu cầu về các tài liệu chuyên ngành của các khoa luôn được chú ý bổ sung.
Khi xây dựng chính sách bổ sung, thư viện thường tham khảo ý kiến của các khoa đào tạo chuyên ngành, khối các phòng ban.
- Về ngôn ngữ: Trong khi xây dựng chính sách bổ sung ưu tiên bổ sung các ngoại ngữ thông dụng, bổ sung tài liệu theo ngôn ngữ mà ngành tri thức đó được xuất bản nhiều nhất, có chất lượng khoa học, thực tiễn cao nhất, đồng thời nhiều người có nhu cầu nhất. Một thực tế đặt ra là tài liệu ngoại văn (dạng sách, tạp chí) ở thư viện cần được bổ sung thường xuyên. Chương trình bổ sung những loại tài liệu này còn hạn chế do nhiều nguyên nhân khác nhau như nguồn tài liệu chưa phong phú, các dạng tài liệu không phù hợp với chức năng đào tạo của nhà trường. Đồng thời cũng do trình độ ngoại ngữ của bạn đọc còn chưa cao nên tài liệu chủ yếu được bổ sung vẫn là các sách tiếng Việt, còn tiếng Anh và các ngôn ngữ khác bổ sung rất ít.
- Về loại hình tài liệu: Khi xây dựng chính sách bổ sung, cần chú ý đến tỷ lệ tài liệu là sách, báo, tạp chí vẫn là phổ biến nhất. Ở thư viện cũng vậy, dạng tài liệu chính được bổ sung là sách, báo, tạp chí, đặc biệt là sách
chiếm gần như toàn bộ vốn tài liệu. Ngoài ra, thư viện cũng đã chú trọng việc bổ sung các CSDL trên đĩa CD - ROM, song số lượng tài liệu dạng này vẫn chưa nhiều.
- Về thời gian xuất bản của tài liệu: Đảm bảo mối tương quan giữa tài liệu cũ và tài liệu mới. Do là một trong những thư viện của trường đại học nên tài liệu bổ sung của thư viện chủ yếu là những tài liệu mới, chứa đựng những thông tin mới để cập nhật kịp thời cho bạn đọc. Tài liệu cũ được bổ sung là những tài liệu thuộc nhóm ngành khoa học xã hội và nhân văn.
- Diện bổ sung: Diện bổ sung hay còn gọi là kế hoạch - đề tài: Đây là một văn bản quan trọng chi phối toàn bộ quá trình bổ sung của thư viện từ khi thành lập. Diện bổ sung là tài liệu quy định nội dung của vốn tài liệu từ quan điểm bổ sung những tài liệu thuộc các đề mục phù hợp với mục đích, chức năng, nhiệm vụ và người sử dụng thư viện. Diện bổ sung gồm 2 phần:
Phần 1: Gồm những thông tin về thư viện, đặc điểm hình thành vốn tài liệu, thành phần bạn đọc, điều kiện kinh tế, văn hóa - xã hội của địa phương...
Phần 2: Là một bản gồm những đề mục tri thức và những loại hình tài liệu cùng với những số lượng bản cần bổ sung, dưới mỗi đề mục lớn cần liệt kê các đề mục nhỏ theo cấp bậc gồm: Loại hình tài liệu, ngôn ngữ...
Diện bổ sung cần được xây dựng bởi các cán bộ chuyên môn, các ngành, bạn đọc, dựa vào bảng phân loại. Trong quá trình xây dựng diện bổ sung phải dự kiến đúng số lượng bản bổ sung cho từng tên tài liệu, nó phải căn cứ vào tổ chức kho thư viện, thành phần và khối lượng bạn đọc, khả năng tại thư viện...
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, căn cứ vào quá trình hoạt động xây dựng và phát triển vốn tài liệu. Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 đã xác định diện bổ sung như sau:
Sách:
Bổ sung thêm sách dùng trong trường, gồm: Sách tham khảo, sách giáo trình, sách văn học, phục vụ cho đối tượng bạn đọc là sinh viên. Đây là thành phần bạn đọc chiếm số lượng đông nhất tại thư viện.
Bổ sung các sách về khoa học kỹ thuật, các ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước, các sách về văn hóa, nghệ thuật. Đây cũng là những sách ít bản trong thư viện, mà nhu cầu sử dụng lại cao.
Báo - tạp chí:
Những năm gần đây, do sự phát triển của khoa học kỹ thuật nên tính thời sự và tính cập nhật của thông tin là vấn đề then chốt quyết định chất lượng tài liệu trong thư viện. Trong đó báo - tạp chí là phương tiện hữu ích và thuận tiện nhất đối với bạn đọc trong việc tiếp nhận những thành tựu khoa học.
Nhận thức lợi ích của báo - tạp chí, thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 đã thường xuyên bổ sung nguồn tài liệu này bằng cách đặt mua tài liệu theo số, theo tuần, theo quý... để cung cấp kịp thời và đầy đủ thông tin cho bạn đọc.
Thư viện thường bổ sung các báo - tạp chí ở các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, cập nhật những thông tin mới nhất nhằm đáp ứng cho bạn đọc nhanh nhất.
+ Xác định tiêu chuẩn thanh lý tài liệu
Bên cạnh việc đảm bảo mối tương quan trong thành phần vốn tài liệu, một yếu tố nữa cũng cần phải xác định trong chính sách bổ sung- đó là tiêu chuẩn thanh lý tài liệu. Áp dụng tiêu chuẩn chung của ngành thư viện - thông tin, tuân theo quy luật tập trung - phân tán thông tin và quy luật lỗi thời thông tin, thư viện đã tiến hành thanh lý những tài liệu đã quá rách nát, mờ, những tài liệu lỗi thời, lạc hậu, không phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện,… ít sử dụng hoặc không thể sử dụng được nữa.
Trên đây là những vấn đề chính sách bổ sung tại thư viện. Trên cơ sở của chính sách bổ sung, thư viện bắt đầu tiến hành tìm tài liệu.
2.2.1.2. Tìm và lựa chọn tài liệu
Các cơ quan TTTV phải tiến hành tìm tài liệu vì thực chất của quá trình bổ sung tài liệu là tìm kiếm, lựa chọn và thu thập những tài liệu cần thiết đưa về thư viện. Nhưng theo quy luật phân tán thông tin thì nguồn tài liệu không tập trung mà phân tán rộng rãi theo không gian và theo thời gian. Như vậy, để có được nguồn tài liệu cần thiết, ta phải tiến hành tìm tài liệu.
Nguồn tìm tài liệu chủ yếu là các nhà xuất bản, nhà in, các cơ quan phát hành sách,… Đây là nơi sản xuất ra tài liệu đồng thời cũng là nơi trực tiếp kinh doanh. Mỗi khi các nhà xuất bản có đợt xuất bản mới, họ đều gửi cho thư viện một danh mục các tài liệu mới xuất bản. Trên cơ sở bản danh sách đó, cán bộ bổ sung rà soát những sách, báo,… có trong thư viện, sau đó lập danh mục đề nghị bổ sung. Mặt khác là trên cơ sở tài liệu các nhà phát hành gửi về, thư viện đưa về các khoa, lấy nhu cầu của các khoa để bổ sung.
Ngoài ra, thư viện còn tiến hành tìm chọn tài liệu tại các trường đại học, các cơ quan thông tin trong cả nước, các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, các tổ chức Quốc tế (Quỹ Châu Á). Các công ty, các hãng xuất bản cũng là nguồn tìm tài liệu đáng kể.
Các chuyên gia, các nhà khoa học, các khoa, bộ môn, cán bộ giảng dạy, nghiên cứu trong và ngoài nhà trường cũng có thể cung cấp các nguồn tìm có giá trị bởi họ là những người nắm bắt rất vững các nguồn tài liệu trong lĩnh vực chuyên môn của mình. Họ không những nắm được nguồn tài liệu đã công bố thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình mà cả nguồn tài liệu “xám” - tài liệu chưa công bố cũng như địa chỉ của nó. Họ vừa là bạn đọc thường xuyên của thư viện vừa là cộng tác viên rất đắc lực, giúp đỡ cho cán bộ bổ sung trong quá trình tìm, lựa chọn và đánh giá chất lượng nội dung của tài liệu để quyết định có hay không bổ sung một tài liệu cụ thể nào đó vào thư viện.
Trong thời đại hiện nay, công nghệ thông tin phát triển rất mạnh mẽ, các cơ quan TTTV còn có một nguồn tìm tài liệu rất hữu ích nữa, đó là tìm
trên các mạng thông tin điện tử, qua Website của các nhà xuất bản, các đơn vị kinh doanh tài liệu trong nước và quốc tế, đặc biệt là mạng thông tin toàn cầu internet, CBTV có thể ngồi tại chỗ để tìm và lựa chọn tài liệu để đưa về thư viện.
Có thể thấy, hiện nay tài liệu được tìm thấy rất phong phú và đa dạng nhưng kinh phí bổ sung của thư viện có hạn, do đó thư viện phải lựa chọn tài liệu thật kỹ trước khi quyết định bổ sung.
Lựa chọn tài liệu thực chất là quá trình thẩm định giá trị nội dung của tài liệu. Sau khi xác định nguồn tìm, cán bộ bổ sung tiến hành lựa chọn tài