Công tác bổ sung vốn tài liệu là khâu rất quan trọng của thư viện trong suốt quá trình hoạt động, nó bao gồm nhiều công đoạn nối tiếp nhau như: Xây dựng chính sách bổ sung, tìm và lựa chọn tài liệu, thu thập tài liệu, theo dõi quá trình sử dụng tài liệu của bạn đọc. Nếu có một phương hướng cụ thể trong công tác bổ sung như thanh lý tài liệu sẽ giúp thư viện phát triển tốt nguồn lực thông tin của mình.
Trong suốt quá trình hoạt động, thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 luôn coi trọng khâu công tác này, nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của thư viện. Ngoài việc phải đảm bảo những nguyên tắc cơ bản trong công tác bổ sung vốn tài liệu như: Tính khoa học, phù hợp, đầy đủ, hiệu quả kinh tế, thư viện cũng đã đưa ra một số yêu cầu trong công tác bổ sung vốn tài liệu. Cụ thể:
Tiêu chí lựa chọn tài liệu
- Hỗ trợ chương trình nghiên cứu, học tập, giải trí - Có thông tin tổng quát
- Phù hợp với nền văn hóa, pháp luật Việt Nam
- Tài liệu phải có giá trị: Giá trị tư tưởng, khoa học, thẩm mỹ,... - Các tài liệu mới xuất bản
- Ngôn ngữ thông dụng
Bên cạnh những tiêu chí chung để lựa chọn nguồn tài liệu phong phú, đa dạng mang tính chính xác và độ ra tin cậy cao thì thư viện cũng đưa ra các tiêu chí lựa chọn khác như:
* Tài liệu phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập
- Tài liệu bổ sung phải có nội dung phù hợp với từng nhóm đối tượng bạn đọc.
- Tính chính xác và độ tin cậy thông tin - Phổ biến thịnh hành
- Ngôn ngữ phù hợp và nguồn gốc rõ ràng - Giá cả phù hợp
* Ấn phẩm định kỳ
- Hỗ trợ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập, giải trí của bạn - Mức độ sử dụng cao
- Giá cả phù hợp
- Ưu tiên các ấn phẩm mới - Ngôn ngữ tài liệu phù hợp
Khi đáp ứng được các yêu cầu trên, thư viện sẽ có thể bổ sung vốn tài liệu đúng hướng, phù hợp với nguồn kinh phí của thư viện, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc, giúp thư viện tiết kiệm thời gian và công sức để phát triển hơn vốn tài liệu sau này.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BỔ SUNG VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
2.1. Đặc điểm vốn tài liệu của thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 2.1.1. Thành phần vốn tài liệu
Theo nội dung tài liệu
Vốn tài liệu tại thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 phục vụ cho đối tượng NDT cụ thể là giảng viên và sinh viên các khoa trong trường, nên nội dung các tài liệu cũng tương ứng với các ngành đào tạo. Tài liệu mang tính tổng hợp đáp ứng được yêu cầu đông đảo NDT. Tuy nhiên với số lượng tài liệu lớn, môn loại phong phú vì vậy rất khó thống kê số lượng phần trăm cụ thể của từng môn loại.
Theo như số liệu thống kê thực tế tại thư viện đến thời điểm cuối tháng 5/2014 thì trong tổng số 19.180 tên tài liệu tương ứng với các tài liệu đã được xử lý, đưa vào quản lý bằng phần mềm Libol. Trong đó:
Nội dung Số lƣợng tên tài liệu Tỷ lệ (%) Toán học 2.088 11% Vật lý, thiên văn 641 3% Hóa học 679 4% Sinh học 983 5% Văn học 4.113 21% Ngôn ngữ học 759 4% Lịch sử, địa lý 873 5% Tin học 648 3% Chính trị xã hội 4.593 24% Nội dung khác 3.803 20% Tổng 19.180 100%
Nội dung tài liệu bao gồm hầu hết các lĩnh vực như: Toán học, vật lý, hóa học, sinh học, công nghệ thông tin, chính trị - xã hội, ngôn ngữ,... Nhưng qua bảng thống kê trên ta có thể thấy số lượng tài liệu chiếm tỷ lệ lớn nhất là các tài liệu về văn học, chính trị - xã hội và toán học, do đây là những loại hình tài liệu được sử dụng nhiều trong quá trình giảng dạy, học tập và nghiên cứu. Các môn loại còn lại có số lượng khá đồng đều nhau.
- Tài liệu mang tính chất chỉ đạo
Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 có các tài liệu mang tính chất chỉ đạo được sử dụng phổ biến như:
+ Văn kiện Đại hội Đảng
+ Tài liệu học tập, nghị quyết của Đảng
+ Các văn bản quy phạm pháp luật (Nghị định, nghị quyết, quyết định) + Công báo (đăng các văn kiện của Nhà nước từ Quốc hội đến Hội đồng nhân dân, các Bộ)
Các tài liệu mang tính chất chỉ đạo là những tài liệu quan trọng với các nhà lãnh đạo quản lý, vì vậy đã được thư viện tiến hành bổ sung cẩn thận đảm bảo đầy đủ và mang tính thời sự nhất, đồng thời cũng đưa ra phục vụ rộng rãi hơn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tài liệu địa chí
Đây là những tài liệu cũng được thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 chú trọng bổ sung. Tuy nhiên, các tài liệu địa chí chiếm số lượng không nhiều trong thư viện, nhưng sách thường có khối lượng lớn về số trang, khổ cỡ to, nên được lưu trữ trên một giá riêng, khi nào bạn đọc có nhu cầu sử dụng, cán bộ thư viện sẽ đem ra phục vụ. Song các tài liệu này có ý nghĩa quan trọng đối với các nhà quản lý về văn hóa, đây cũng là tài liệu được cán bộ quản lý các lĩnh vực sử dụng nhiều nhất phục vụ cho mục đích nghiên cứu và công tác của mình.
Theo hình thức tài liệu
Vốn tài liệu của thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 bao gồm nhiều loại hình khác nhau với hai nhóm chính gồm tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử. Do đặc thù thư viện phục vụ cho những đối tượng NDT trong những phạm vi cụ thể là cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên nên vốn tài liệu truyền thống bao gồm các loại sách chuyên khảo, giáo trình, báo, tạp chí, luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên. Số lượng cụ thể như sau:
- Sách
Hiện tại, thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 có tổng số sách là 80.840 bản, kho sách của thư viện được sắp xếp theo môn loại của khung phân loại DDC, và xếp theo số đăng ký cá biệt.
Sách chủ yếu được các thư viện đặt mua tại các nhà sách có tiếng, nhằm đảm bảo chất lượng sách. Những tài liệu quý hiếm được thư viện bọc trong bìa cứng, và bảo quản cẩn thận.
- Báo - tạp chí
Báo - tạp chí là ấn phẩm thông tin định kỳ hàng tuần, hàng tháng cung cấp thông tin cho NDT nhanh chóng, thông tin mang tính thời sự, tổng hợp ở nhiều lĩnh vực. Kho báo - tạp chí nay đã được thay đổi tập trung ở toàn bộ ở tầng 1 nhà 8 tầng. Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 bổ sung báo - tạp chí theo tháng, theo số liệu thống kê năm 2014 có 294 đầu báo - tạp chí (ngày nay báo điện tử rất phát triển dẫn đến số lượng báo giấy giảm xuống đáng kể), chủ yếu ở các lĩnh vực như: Chính trị, Văn hóa, An ninh, Xã hội, Giáo dục, Phụ nữ,…
- Tài liệu điện tử
Các tài liệu trong thư viện chiếm số lượng nhỏ. Có ít các tài liệu được lưu trữ trên CD - ROM. Song do nhận thấy nhiều ưu điểm của tài liệu điện tử như: Lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, dễ tìm kiếm thông tin, tiện ích cho việc truy cập thông tin, quản lý tài liệu... Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 đã
Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ, sự ứng dụng ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin - thư viện, NCT của bạn đọc về các loại hình tài liệu hiện đại ngày càng gia tăng. Chính vì vậy, để đáp ứng tốt nhu cầu tin của bạn đọc, thư viện cần bổ sung các tài liệu ở dạng hiện đại như: các cơ sơ dữ liệu toàn văn, các đĩa CD - ROM,... Ngoài ra thư viện cũng cần chú ý mở cửa rộng rãi và tìm biện pháp để thu hút bạn đọc đến với kho tài liệu CD - ROM.
Theo ngôn ngữ tài liệu
- Tài liệu có ngôn ngữ bằng tiếng Việt
Ngôn ngữ tài liệu bằng tiếng Việt chiếm số lượng rất lớn tại thư viện 17.774 đầu (83,75%) bao quát ở mọi lĩnh vực tri thức, phù hợp với khả năng và nhu cầu người sử dụng tài liệu.
Do nhu cầu sử dụng tài liệu chủ yếu bằng tiếng Việt (83,75%), nên thư viện trong quá trình bổ sung chủ yếu bổ sung các tài liệu tiếng Việt, hạn chế các tài liệu bằng ngôn ngữ khác, vì vậy mà tài liệu trong thư viện bằng tiếng Việt chiếm số lượng rất cao.
- Tài liệu bằng tiếng Anh
Đây là tài liệu chiếm số lượng rất ít tại thư viện có 2894 đầu (13,64%), chủ yếu là các từ điển, từ vựng, sách giao tiếp.
Bạn đọc có nhu cầu sử dụng tài liệu trên chủ yếu là các bạn sinh viên, học viên cao học, sử dụng để phục vụ cho quá trình học tập, trau dồi kỹ năng giao tiếp.
Mặc dù số ít bạn đọc có nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Anh, nhưng thư viện cũng đang tập trung nghiên cứu nhu cầu bạn đọc để bổ sung tài liệu cho phù hợp nhất.
- Tài liệu bằng ngôn ngữ khác
sách hạn chế và nhu cầu của bạn đọc nên thư viện bổ sung rất ít, vì vậy mà các dạng tài liệu khác chiếm số lượng rất ít.
2.1.2. Tổ chức quản lý vốn tài liệu
Hệ thống sổ sách thư viện
Sổ đăng ký tổng quát:
Đăng ký tổng quát là đăng ký từng kho sách, đợt sách nhập vào thư viện có chứng từ kèm theo vào sổ đăng ký tổng quát.
Sổ đăng ký tổng quát cung cấp các thông tin sau:
+ Cho biết tổng số tài liệu của một thư viện ở một thời gian nhất định + Cho biết số lượng tài liệu cụ thể theo từng môn loại, ngôn ngữ + Cho biết tổng số tiền cho toàn bộ vốn tài liệu trong thư viện...
Sổ đăng ký tổng quát tại thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 giúp cán bộ thư viện quản lý toàn bộ vốn tài liệu của thư viện, nội dung, môn loại tri thức như:
Môn loại Đầu ấn phẩm Bản ấn phẩm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng loại 783 3672
Triết học - tâm lý học - logic học 295 1603
Chủ nghĩa vô thần- tôn giáo 72 141
Xã hội chính trị 4559 18.640
Ngôn ngữ học 759 5358
Khoa học tự nhiên và toán học 5472 27.076
Kỹ thuật 1670 5693
Nghệ thuật 514 2674
Nghiên cứu văn học 4113 19.353
Lịch sử 871 3730
Bảng 3: Thống kê nội dung vốn tài liệu theo sổ đăng ký tổng quát
Sổ đăng ký cá biệt
Đăng ký cá biệt là đăng ký từng quyển sách riêng biệt nhập vào thư viện. Mỗi cuốn sách, bản sách đều tính là một đơn vị đăng ký độc lập, sổ đăng ký cá biệt phải theo mẫu thống nhất cho tất cả các kho của thư viện.
Sổ đăng ký cá biệt cung cấp các thông tin sau:
+ Lịch sử hình thành vốn tài liệu của cả thư viện, hoặc từng phòng ban. + Cung cấp thông tin về giá tiền tài liệu giúp cán thể thuận lợi tính toán trong công tác thanh lý tài liệu, bạn đọc đền bù do mất sách...
+ Góp phần quan trọng vào công tác kiểm kê tài liệu.
Tại thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2, có tổng số đăng ký tổng quát tương đối lớn. Trong quá trình vào sổ, nếu cán bộ không cẩn thận sẽ rất dễ viết nhầm dòng, tẩy xóa, gây mất thẩm mỹ và có thể dẫn tới việc nhầm các thông tin tài liệu.
Sau khi xử lý nghiệp vụ, thư viện sẽ vào sổ đăng ký cá biệt, rồi mới đem tài liệu ra phục vụ bạn đọc, nếu trong quá trình sử dụng, bạn đọc bị mất tài liệu, đền bù cuốn khác, thư viện chỉ cần tìm ra tên tài liệu trong sổ đăng ký, gán cho tài liệu mới số đăng ký cũ. Điều đó giúp tiết kiệm thời gian, công sức cán bộ mà không tẩy xóa trong sổ.
Tổ chức kho
Mỗi thư viện phải căn cứ vào mục đích, nhiệm vụ thực tế của thư viện mình để lựa chọn cách tổ chức kho sao cho phù hợp nhất. Cơ sở cho sự lựa chọn là khối lượng kho thư viện và đặc tính của công tác bảo quản kho.
Để phù hợp với điều kiện thực tế của mình, thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 đã tổ chức các kho trong thư viện theo hình thức kho mở, bạn đọc có thể tự lên thư viện và tìm đọc những tài liệu mà họ quan tâm.
Kho mở được tổ chức đầu tiên tại Mỹ vào những năm cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX, sau đó lan rộng ra Châu Âu và thế giới.
Do hình thức kho mở nên vốn tài liệu ở các kho này được sắp xếp theo môn loại khoa học tài liệu có cùng nội dung được tập trung cùng một vị trí và sắp xếp theo khổ cỡ, ngôn ngữ của tài liệu. Vì là kho sách tự chọn và sắp xếp chủ yếu theo môn loại nên việc tổ chức các tài liệu ở kho này được sắp xếp theo cấu trúc khung phân loại thập phân DDC rút gọn ấn bản 14.
Với bảng phân loại DDC trong từng lớp chính trị thì lại được phân thành từng ngành, từng ngành lại chia nhỏ thành các khoa học nhỏ hơn.
Ví dụ: 500 Khoa học tự nhiên 510 Toán học 530 Vật lý 540 Hóa học,... Cách tổ chức này là hình thức mà NDT rất hứng thú. Tại phòng đọc tự chọn của thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 chia ra làm 2 bộ phận: Tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài. Nội dung chi tiết được sắp xếp theo khung phân loại DDC.
Ngoài ra thư viện còn xếp theo số đăng ký cá biệt: các tài liệu trong kho được sắp xếp theo kí hiệu xếp giá của mỗi tài liệu, những tài liệu xếp lần lượt lên giá theo số đăng ký cá biệt đó.
Ví dụ: KM02356 đến KM02370 những tài liệu này sẽ có vị trí cạnh nhau trên giá.
Với cách sắp xếp theo số đăng ký cá biệt này các tài liệu cũng được sắp xếp theo nguyên tắc từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. Trên giá sách, để tiện cho việc lấy sách của cán bộ, thư viện đã làm những phích chỉ chỗ ghi các khoảng kí hiệu của sách, thường là 50 cuốn và áp dụng cho tất cả các kho. Các số kí hiệu được in trên cả hai mặt của phích để tiện cho việc lấy sách.
Ngoài ra hàng năm thư viện tiếp nhận một số lượng các băng đĩa CD kèm theo các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên và nhập vào thư viện một số lượng lớn các tài liệu như: báo, tạp chí, tranh ảnh... Những loại tài liệu này sẽ được sắp xếp theo loại hình tài liệu, mỗi loại sẽ được sắp xếp trên những ngăn giá sách riêng, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu, phục vụ NDT.
Tổ chức mục lục (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mục lục thư viện là tập hợp tất cả các phích mô tả thư mục, các biểu ghi về các ấn phẩm, các loại tài liệu trong kho của thư viện và được sắp xếp theo một nguyên tắc nhất định phản ánh thành phần hoặc nội dung vốn tài liệu trong thư viện.
Mục lục giúp phục vụ nhanh và đúng yêu cầu của bạn đọc. Mục lục thư viện là công cụ quan trọng trong việc tuyên truyền, giới thiệu sách của thư viện. Việc tổ chức mục lục tốt sẽ tạo điều kiện cho bạn đọc làm quen với nội dung phong phú của vốn tài liệu thư viện. Thông qua mục lục bạn đọc có thể