Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão ngày nay thực chất chính là cuộc cách mạng khoa học công nghệ. Công nghệ thông tin đã xâm nhập vào tất cả mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Xu hướng tin học hóa đang diễn ra mạnh mẽ và đạt rất nhiều hiệu quả cao. Hiện nay, việc ứng dụng tin học vào các hoạt động của công tác Thông tin - Thư viện đang diễn ra mạnh mẽ. Vai trò của tin học trong các đơn vị Thông tin - Thư viện không ngừng gia tăng và phát triển với tốc độ rất nhanh. Để nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của mình, các cơ quan TTTV đã sử dụng các phần mềm quản trị thư viện và thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 cũng không nằm ngoài xu thế đó.
Bắt đầu từ năm 2006, thư viện đã ứng dụng phần mềm Libol 5.5 của công ty Tinh Vân thay cho phần mềm CDS/ ISIS trước đây. Phần mềm này đã đáp ứng được yêu cầu của một thư viện hiện đại, đảm bảo tiêu chuẩn về kỹ thuật tin học và nghiệp vụ thư viện, có các module đáp ứng được nhu cầu quản lí và phục vụ của thư viện.
Hiện nay, phần mềm Libol 5.5 đã được ứng dụng trong nhiều khâu của hoạt động thư viện tại thư viện như: tra cứu thông tin, biên mục, quản lí bạn đọc, quản lí tình hình lưu thông vốn tài liệu,... Đặc biệt là trong khâu bổ sung vốn tài liệu của thư viện.
Thư viện đang sử dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol để quản lí công tác bổ sung. Libol cung cấp quy trình quản lí ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác. Tiện ích mà libol mang lại trong công tác bổ sung bao gồm: Đơn đặt, bổ sung, kế toán, thống kê.
- Thiết lập đơn đặt, kiểm soát các đơn đặt của các tài liệu. - Tạo các đơn nhận tài liệu và theo dõi quá trình nhận tài liệu.
- Thiết lập các tham số bổ sung nhằm kiểm soát tính nhất quán của công tác bổ sung (nhà cung cấp, nguồn bổ sung,...).
Như vậy, việc ứng dụng CNTT trong công tác bổ sung không những làm giảm thời gian và công sức bỏ ra của cán bộ thư viện mà còn tăng cường các hoạt động trong dây chuyền thông tin tư liệu. Từ đó nâng cao chất lượng phục vụ độc giả của thư viện.
2.4. Kết quả hoạt động công tác bổ sung vốn tài liệu của thƣ viện
Trong nhiều năm gần đây, nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của trung tâm thư viện, các thư viện trường Đại học. Thư viện đã tiến hành nhiều đợt bổ sung tài liệu, các tài liệu bổ sung hầu hết ở khắp các lĩnh vực, theo định kỳ bổ sung hàng năm. Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 tính đến năm
Năm bổ sung Số đầu tài liệu 2008 1.750 2009 1.867 2010 3.328 2011 4.494 2012 2.924 2013 2.600 2014 457
Bảng 4: Thống kê số sách bổ sung vào thƣ viện từ năm 2008 - 2014
Từ những thành công mà thư viện đạt được trong công tác bổ sung, đã giúp thư viện thu hút được nhiều sự quan tâm của bạn đọc, gắn kết với thư viện đến gần với bạn đọc hơn. Với hơn 148.312 lượt bạn đọc (số liệu năm 2012 - 2013), thư viện đã luôn hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình.
Chƣơng 3
MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BỔ SUNG VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2 3.1. Một số nhận xét chung về công tác bổ sung vốn tài liệu 3.1.1. Những thuận lợi
Trải qua một thời gian đi vào hoạt động, dưới sự chỉ đạo sát sao và sự hỗ trợ đắc lực của các Trung tâm, thư viện các trường Đại học, Cao đẳng. Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 đã ngày càng khẳng định được tầm quan trọng của mình đối với bạn đọc và sự phát triển cho xã hội trong công tác nâng cao dân trí của người dân, phục vụ công tác học tập nghiên cứu. Để đạt được những thành tựu to lớn đó, thư viện luôn quan tâm đến các công tác thư viện về mọi mặt, đặc biệt là công tác bổ sung vốn tài liệu - một trong những yếu tố vững mạnh giúp thư viện tồn tại.
Vốn tài liệu của thư viện khá phong phú, đa dạng cả về nội dung và hình thức. Hầu hết bạn đọc đều thấy hài lòng trong công tác phục vụ của thư viện về tài liệu cũng như thái độ của cán bộ thư viện.
Trong nhiều năm nay, cùng với sự khởi sắc đi lên của thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 về mọi mặt, thư viện đã đạt được nhiều thành tích trong công tác bổ sung vốn tài liệu, cụ thể:
Thư viện đã xây dựng được kho tài liệu vô cùng phong phú với hơn 12.210 bản sách, 294 đầu báo - tạp chí ở nhiều lĩnh vực, đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Mặc dù những năm gần đây, giá cả tài liệu luôn tăng, trong khi kinh phí cho thư viện rất ít, nhưng thư viện vẫn không ngừng nỗ lực bổ sung tài liệu một cách đảm bảo khoa học, tiết kiệm, phù hợp với nhu cầu bạn đọc. Không chỉ có sách, mà các báo - tạp chí luôn được cập nhật hàng ngày, hàng tuần cung cấp cho NDT những thông tin thời sự nhất.
Tạo lập, duy trì, phát triển tốt các nguồn bổ sung cho thư viện (mua, trao đổi, tặng biếu, lưu chiểu), thư viện luôn chú trọng mối quan hệ với các thư viện trường Đại học, Cao đẳng lân cận, các trung tâm thông tin, và các công ty sách lớn. Thông qua việc thiết lập và duy trì mối quan hệ này, thư viện đã có một lượng tài liệu tặng biếu khá lớn, có giá trị tri thức cao.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong các khâu nghiệp vụ thư viện, và đạt hiệu quả tích cực trong việc lưu trữ tài liệu, in phích phục vụ bạn đọc, tạo lập cơ sở dữ liệu. Bước đầu giúp thư viện quản lí tài liệu dễ dàng hơn, đồng thời trao đổi qua thư điện tử các danh mục sách với các thư viện trường lân cận, và các công ty sách trong quá trình bổ sung, trao đổi tài liệu.
Thu hút nhiều sự quan tâm của bạn đọc trong và ngoài trường, với thành phần bạn đọc cùng các nhu cầu tin khác, nhưng thư viện đã đáp ứng hầu hết NCT của NDT, gắn kết thư viện đến gần bạn đọc hơn, đặc biệt bạn đọc là các sinh viên, học viên cao học, những cuốn tiểu thuyết hay, những tác phẩm văn học nổi tiếng đã là không thể thiếu đối với họ.
Nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của các Trung tâm thông tin, các trường Đại học, Cao đẳng trong và ngoài địa bàn Trường ĐHSP Hà Nội 2, cùng các tổ chức cá nhân khác. Từ đó có kế hoạch bổ sung hợp lý, cũng như tạo kinh phí cho thư viện trong công tác bổ sung tài liệu, tăng cường cơ sở vật chất, kỹ thuật, đảm bảo tạo mọi điều kiện cho thư viện hoạt động hiệu quả.
3.1.2. Những khó khăn
Cùng với sự phát triển, đi lên của thư viện, đời sống con người ngày một nâng cao, nhu cầu sử dụng thông tin ngày một tăng, bên cạnh đó là sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin khả năng cập nhật thông tin nhanh, mang tính thời sự, lượng thông tin nhiều, không mất nhiều thời gian tìm kiếm, truy cập thông tin. Mặc dù thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 đã đầu tư nhiều công sức, kinh phí, cơ sở vật chất trong công tác phát triển thư viện,
song vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục từ khâu bổ sung, phục vụ, tìm kiếm thông tin. Cụ thể:
Thư viện vẫn chưa có kế hoạch cụ thể trong công tác bổ sung, cũng như các chính sách vể phát triển vốn tài liệu, số bản sách trùng nhau nhiều, do từ nhiều đợt bổ sung, luân chuyển từ các thư viện khác.
Tài liệu trong thư viện chủ yếu bằng tiếng Việt (13,64%), ít các tài liệu nước ngoài, gây khó khăn cho công tác phục vụ của thư viện khi bạn đọc có nhu cầu sử dụng tài liệu.
Cơ sở vật chất cho thư viện còn hạn chế, do sách báo bổ sung về thư viện ngày một tăng, đòi hỏi thư viện cần có thêm giá đựng sách, điều đó giúp thư viện phục vụ bạn đọc tốt hơn, đồng thời giá trị sử dụng tài liệu sẽ cao hơn. Trình độ cán bộ chuyên môn tốt nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế, điều đó gây khó khăn trong công tác thư viện, không phát huy hết hiệu quả công việc, đồng thời không đạt hiệu quả cao.
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bổ sung vốn tài liệu tại thƣ viện Trƣờng ĐHSP Hà Nội 2 tại thƣ viện Trƣờng ĐHSP Hà Nội 2
3.2.1. Tăng cƣờng kinh phí cho thƣ viện (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đây là một trong những yếu tố tác động lớn đến số lượng cũng như chất lượng vốn tài liệu. Ngân sách bổ sung không chỉ là yếu tố ảnh hưởng mà là yếu tố quyết định đến việc phát triển vốn tài liệu. Để có vốn tài liệu đa dạng, phong phú và thỏa mãn nhu cầu bạn đọc, thư viện nên có sự đầu tư thích đáng cho việc phát triển vốn tài liệu.
Trong giai đoạn hiện nay đang có sự bùng nổ thông tin mạnh mẽ, nhất là thông tin khoa học kỹ thuật, đòi hỏi thư viện phải luôn có sự đầu tư thích hợp để có những thông tin tốt nhất, hay những tài liệu giá trị nhất. Vì thế thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 cần tăng cường kinh phí cho việc bổ sung tài liệu.
sung, vì họ là người nắm quyền bổ sung, số vốn tài liệu hiện có tại thư viện rõ nhất. Ngoài ra thư viện cần đưa ra các giải pháp nhằm tăng kinh phí bổ sung như: Các công trình nghiên cứu khoa học có thể thu kinh phí cho việc cung cấp tài liệu theo yêu cầu, xin thêm ngân sách của Nhà nước.
3.2.2. Chủ động bổ sung các loại tài liệu đặc thù theo đối tƣợng ngƣời dùng tin của thƣ viện.
- Xác định chính xác phạm vi thu thập tài liệu:
Thư viện phải liệt kê các lĩnh vực, các đề tài còn thiếu để bổ sung vốn tài liệu. Đây là công việc vô cùng quan trọng để phát triển vốn tài liệu thỏa mãn NCT của NDT.
Với đặc thù là một thư viện trường Đại học, phục vụ cho mọi đối tượng bạn đọc, với những nhu cầu đa dạng phong phú. Thư viện cần bổ sung tài liệu ở tất cả các lĩnh vực, đặc biệt là các tài liệu thuộc lĩnh vực chính trị, văn hóa, thư viện nên bổ sung hạn chế ở một số lượng nhất định, hợp với phương hướng phát triển của thư viện. Bên cạnh đó, thư viện nên đi sâu vào các lĩnh vực mới như: công nghệ thông tin, vật liệu mới, các ngành khoa học mũi nhọn của đất nước.
- Vốn tài liệu: Phù hợp với nhu cầu bạn đọc, đặc biệt bạn đọc là sinh viên.
- Nội dung tài liệu: Trong thời gian tới nội dung tài liệu nên đi sâu vào
lĩnh vực bạn đọc quan tâm. Đặc biệt các lĩnh vực về tổ chức nguồn lực thông tin, không gian mở cho thư viện trong tương lai, ngoài ra còn quan tâm đến lĩnh vực phát triển dịch vụ tham khảo chất lượng cao.
- Loại hình tài liệu: Thực tế cho thấy cơ cấu loại hình thư viện chưa
thực sự phù hợp, sách chiếm phần lớn vốn tài liệu, báo - tạp chí chưa nhiều, ít tài liệu điện tử, vì vậy các tài liệu truyền thống nên bổ sung các sách và các xuất bản phẩm định kỳ. Có thêm nhiều tạp chí Khoa học kỹ thuật mới phục vụ cho hoạt động nghiên cứu của cán bộ.
3.2.3. Kế hoạch thanh lý, phục chế tài liệu hợp lý
Công tác thanh lý, bảo quản vốn tài liệu có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của thư viện. Các tài liệu cũ nát phải được thanh lý để nhường chỗ cho các tài liệu mới trên giá, song cần có kế hoạch cụ thể để bảo quản, phục chế những tài liệu đã cũ nát nhưng vẫn còn giá trị thông tin cao.
Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2 có vốn tài liệu ngày một tăng cao do những đợt bổ sung mới về, song giá sách thư viện còn thiếu, cách sắp xếp trên giá phải để khoảng trống cho những đợt bổ sung sau, vì vậy nhiều sách mới đã xử lý nghiệp vụ song nhưng vẫn chưa đưa ra phục vụ bạn đọc vì không có chỗ xếp sách trên giá. Điều đó gây cản trở cho thư viện trong công tác phục vụ bạn đọc. Chính và vậy thư viện cần có kế hoạch thanh lý những tài liệu đã cũ nát, thông tin lỗi thời, lạc hậu nhằm giúp giảm bớt tình trạng nhiễu thông tin, mở rộng diện tích kho giá, tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc khi lựa chọn tài liệu.
Việc thanh lý phải chú ý đến từng loại hình tài liệu cụ thể, phải so sánh với nhu cầu của bạn đọc để có thể thanh lý đúng diện, hợp lý.
Đối với những tài liệu vẫn còn giá trị sử dụng nhưng quá cũ, rách nát, thư viện cần có kế hoạch bảo dưỡng, phục chế để tạo nguồn tài liệu phục vụ lâu dài cho bạn đọc.
Phục chế tài liệu là các hoạt động nhằm khôi phục trạng thái ban đầu của các tài liệu về mặt vật chất và thẩm mỹ càng nhiều càng tốt. Đây là biện pháp bảo quản tài liệu đòi hỏi trình độ cao và khó thực hiện. Thông thường thì hoạt động phục chế tài liệu được tiến hành sau khi tài liệu bị làm hư hại vì một nguyên nhân nào đó với mục tiêu cụ thể.
Đối với thư viện Trường ĐHSP Hà Nội 2, phục chế tài liệu là công việc khó khăn và mất nhiều thời gian, công sức với sự trợ giúp của trang thiết bị hiện đại và hóa chất. Nhưng hiện nay công tác này chưa được quan tâm nhiều.
Một số công việc phục vụ cho hoạt động phục chế tài liệu như: + Làm phẳng giấy
+ Sửa chữa, bồi vá giấy + Đóng sách...
Đối với các biện pháp phục chế tài liệu đòi hỏi phải có trình độ cao kết hợp sự hỗ trợ của các phương tiện hiện đại thì thư viện chưa có điều kiện áp dụng được.
3.2.4. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và phƣơng pháp làm việc cho cán bộ tại thƣ viện Trƣờng ĐHSP Hà Nội 2
Cán bộ thư viện chịu trách nhiệm mọi hoạt động của thư viện đồng thời cũng chính là linh hồn của mỗi thư viện. Vốn tài liệu có được tổ chức khoa học, ngăn nắp, phục vụ NDT có hiệu quả hay không đều phụ thuộc vào đội ngũ CBTV. Với trách nhiệm lớn như vậy đòi hỏi người CBTV cần phải nắm vững kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ, thành thạo các công việc trong dây chuyền thông tin tư liệu, có trình độ ngoại ngữ phù hợp với công việc được giao.
Giáo dục cho đội ngũ CBTV tinh thần trách nhiệm, linh hoạt trong mọi khâu công tác và lòng yêu nghề thì người CBTV mới có thể làm tốt công việc của mình.
Thường xuyên mở các lớp tập huấn về công tác bổ sung vốn tài liệu cho CBTV nghiên cứu và học tập các phương pháp bổ sung vốn tài liệu mới để công tác thư viện được hiệu quả hơn. Đồng thời mỗi năm thư viện nên tổ chức các buổi tham quan học hỏi, trao đổi kinh nghiệm đối với các thư viện của các trường Đại học, Cao đẳng khác về vấn đề tổ bổ sung vốn tài liệu.
Cán bộ thư viện phải thường xuyên bám sát và nhắc nhở NDT thực hiện đúng nội quy của thư viện, cách trả mượn tài liệu, đặc biệt là đối với kho đọc tự chọn (vì đây là kho mở nên NDT tự lấy tài liệu và tự sắp xếp, tài liệu